INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO INPEC

PROCESO Nombre del documento: Gua para Planear

: Gestin Procesos
del
CDIGO: En REVISO:
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Sistema revisin
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FECHA: 18/07/11

GUA PARA PLANEAR PROCESOS

PROCESO DE GESTIN DE LA
CALIDAD

FECHA

CONTROL DE CAMBIOS
MOTIVO DEL CAMBIO
RESPONSABLE

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PRESENTACIN
El sistema de Gestin de la Calidad es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas,
tcnicas y mecanismos para mejorar, la eficacia, la eficiencia de los procesos y la efectividad
en los servicios del Instituto. Para que el Instituto funcione de manera eficaz, es necesario
gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad que utiliza recursos, y
que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en
resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un
proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.
En esta gua se presenta la metodologa para la planeacin de procesos la cual permitir
adoptar un enfoque basado en procesos para el desarrollo y mejora de la eficacia, eficiencia
y efectividad y para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos.
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre
los vnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre
su combinacin e interaccin.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin de la calidad,
enfatiza la importancia de:
a)
la comprensin y el cumplimiento de los requisitos,
b)
la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,
c)
la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
La planificacin de los procesos facilitara al personal el desarrollo de las actividades y
mejorara el enfoque basado en procesos asegurando su planeacin, operacin y control.

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OBJETIVO
1.1.OBJETIVO:
Establecer una orientacin metodolgica para la planeacin y documentacin de los
procesos que componen el Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto.
2. ALCANCE
Las recomendaciones contenidas en este documento sern aplicadas en los procesos que
componen el Sistema de Gestin de la Calidad.
3. DEFINICIONES
3.1 Planificacin de Proceso: Documento que presenta la planeacin de cada uno de los
procesos perteneciente al Sistema de Gestin de la Calidad, as como el mtodo de
seguimiento y control del mismo. Este documento permite establecer claramente la relacin
de los procesos, identificando a su vez, las entradas y salidas de cada uno de ellos.
3.2 Actividad: Conjunto de tareas realizadas en un proceso. La suma de actividades
coherentes y ordenadas que permiten obtener un elemento, un subproducto o un producto.
Representa el grado de accin y de transformacin requerido para administrar los recursos
dentro de un proceso.
3.2 Desplegar: Desdoblar, extender lo que est plegado. Aclarar y hacer patente lo que
estaba agregado o subsumido.
3.3 Documento: Informacin y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificacin,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El medio de soporte puede ser
papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos.
3.4 Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias de
expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los procesos o la
documentacin de los mismos.
3.5 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para
generar valor y las cules transforman elementos de entrada en resultados. Una salida de un
proceso generalmente es la entrada de otro.
3.6 Procedimiento: Documento que describe la forma especfica de llevar a cabo un proceso
y las caractersticas de la misma, definen el quien hace que, como, porque, cuando y donde.

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4. SUSTENTO LEGAL
TIPO DE DOCUMENTO
Ley 489 de 1998
Ley 872 de 2003
Decreto 4110 de 2005
Norma NTCGP10000: 2009

5. DESCRIPCIONES

DESCRIPCIN
Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de
la administracin pblica.
Por la cual se crea el sistema de gestin de la
calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en
otras entidades prestadoras de servicios.
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la norma tcnica de calidad en la gestin
pblica.
a) determinar los procesos que le permiten
cumplir la funcin que se le ha asignado,
NOTA 1 Estos incluyen, segn sea aplicable,
los procesos estratgicos, de apoyo,
misionales y/o de evaluacin.
b) determinar la secuencia e interaccin de
estos procesos,
c) determinar los criterios y mtodos necesarios
para asegurarse de que tanto la operacin
como el control de estos procesos sean
eficaces y eficientes,
d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e
informacin necesarios para apoyar la
operacin y el seguimiento de estos
procesos,
e) realizar el seguimiento, la medicin cuando
sea aplicable y el anlisis de estos procesos,
f) implementar las acciones necesarias para
alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos, y
g)
establecer controles sobre los riesgos
identificados y valorados que puedan afectar
la satisfaccin del cliente y el logro de los
objetivos de la entidad.

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5.1 PASOS PARA LA PLANEACIN DE PROCESOS
Los siguientes pasos se aplicaran a los procesos determinados por el Instituto para cumplir la
funcin que se ha asignado. Estos se procesos se presentan en el Mapa de Procesos que se
encuentra en el Manual de la Calidad.
Los pasos enunciados a continuacin permitirn establecer una planeacin de procesos
enfocada en las expectativas de los clientes, tambin permitirn estructurar el modelo de
gestin de procesos del Instituto.
1. Establecer los productos del proceso.
2. Identificar los clientes.
3. Determinar las expectativas
4. Identificar los requisitos legales aplicables al proceso
5. Establecer el objetivos del procesos
6. Definir las actividades del proceso
7. Establecer las actividades criticas
8. Elaborar los documentos que especifiquen como se desarrollan las actividades criticas
9. Elaborar un plan de control
10. Elaborar un plan de seguimiento
5.2 DESARROLLO DE LOS PASOS PARA LA PLANEACIN DE PROCESOS
1. Establecer los productos del proceso:
Los productos del proceso son sus resultados, los cuales pueden ser clasificados
como productos, servicios y/o informacin, Para definirlos El responsable del proceso
rene al personal que participa en este y mediante la metodologa de lluvia de ideas
identifican los resultados del proceso y elaboran un listado con estos resultados.
2. Identificar los clientes:
Los clientes del proceso son las personas de otros procesos del Instituto, entidades
externas, usuarios, familiares de los usuarios, entre otros, cada resultado del proceso
deber tener un destinatario al cual se le denominara Cliente, junto a cada producto
del proceso se identificara la persona o personas que lo reciben.
3. Determinar las expectativas del cliente:
Una expectativa es algo esperado o anhelado por un cliente cuando tiene la necesidad
de un producto o servicio, para los clientes identificados se deben determinar sus
expectativas considerando los siguientes reglones;

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Oportunidad: expectativas relacionadas con los tiempos de respuesta o entrega
Seguridad: expectativas relacionadas con el funcionamiento del producto o servicio.
Informacin: expectativas relacionadas con los datos para el producto o servicio.
Atencin: expectativas relacionadas con el servicio.
4. Identificar los requisitos legales aplicables al proceso:
Para el desarrollo de las actividades del proceso existirn una serie de requisitos
legales los cuales debern ser considerados para su desarrollo, estos requisitos
legales se deben identificar en las fuentes de datos correspondientes, como las
pginas web de las autoridades.
5. Establecer el objetivos del procesos:
Los objetivos son las intenciones del proceso y permitirn conocer dirigir al personal
que participe en ellos, objetivos del proceso describirn su razn de ser y debern
incluir las expectativas de los clientes o hacer referencia a ellas.
6. Definir las actividades del proceso:
Para conocer la ejecucin del proceso se realizara una descripcin de manera
secuencial las actividades que se desarrollan. Esta secuencia deber seguir el
esquema de preparacin, ejecucin, verificacin y ajuste.
7. Establecer las actividades crticas:
Conocer las actividades crticas del proceso permitir determinar cules
procedimientos deben ser documentados, esta determinacin se realizara
desarrollando un ejercicio de evaluacin de efectos de las actividades en factores
claves de xito del Instituto como la calidad del producto, el ambiente, la seguridad,
salud ocupacional, requisitos legales, la Imagen, entre otros, la metodologa se
describe a continuacin:
Los factores y los valores de calificacin se describen:
CALIDAD DEL PRODUCTO
1
2
3
4

El desarrollo de la actividad no afecta las

caractersticas del producto
El desarrollo de la actividad afecta las caractersticas
asociadas con la informacin del producto.
El desarrollo de la actividad afecta las caractersticas
asociadas con el embalaje
El desarrollo de la actividad afecta las caractersticas
asociadas con los tiempos de entrega.

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5

El desarrollo de la actividad afecta las caractersticas

de funcionamiento del producto.

MEDIO AMBIENTE
1
2
3
4
5

El desarrollo de la actividad genera impacto ambiental

espordico.
El desarrollo de la actividad genera impacto ambiental
recuperable al corto tiempo (menor a tres meses)
El desarrollo de la actividad genera impacto ambiental
recuperable al mediano plazo (entre tres y seis meses)
El desarrollo de la actividad genera impacto ambiental
recuperable al largo plazo (entre seis meses y un ao)
El desarrollo de la actividad genera impacto ambiental
irreversible.

SEGURIDAD Y SALUD DE LAS PERSONAS

1
2
3
4
5

El desarrollo de la actividad genera molestias para las

personas
El desarrollo de la actividad genera pequeas heridas,
lesiones no incapacitantes o d El desarrollo de la aos
menores.
El desarrollo de la actividad genera lesiones con
incapacidad no permanente
El desarrollo de la actividad genera Lesiones
incapacitantes permanentes
El desarrollo de la actividad genera o puede generar la
muerte

IMAGEN DE LA ORGANIZACIN
1
2
3
4

El desarrollo de la actividad afecta la imagen con el

personal de la organizacin.
El desarrollo de la actividad afecta la imagen de la
organizacin con los proveedores y contratistas.
El desarrollo de la actividad afecta la imagen de la
organizacin con las autoridades.
El desarrollo de la actividad afecta la imagen de la
organizacin con los clientes (usuarios).

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5

El desarrollo de la actividad afecta la imagen de la

organizacin con los actores de la comunidad

REQUISITOS LEGALES
1
3
5

Para el desarrollo de la actividad no existen requisitos

legales
Para el desarrollo de la actividad cursa el trmite para
definirse un requisito legal
El desarrollo de la actividad implica la existencia de un
requisito legal

Para continuar con el ejercicio se elabora una matriz de calificacin para las actividades del
proceso:
En la columna actividad se hace la relacin de las actividades del proceso. En las columnas
siguientes se coloca el valor que se genera de preguntarse cul es el efecto del desarrollo de
la actividad en cada factor clave de xito, por ejemplo:

Actividad
1
2

Calidad
producto
2
1

Medio
ambiente
1
1

Seguridad Imagen
y salud
1
3
1
1

Requisito Total
legal
5
30
1
1

El valor de criticidad de la actividad ser el resultado de multiplicar los nmeros en cada fila.
8. Elaborar los documentos que especifiquen como se desarrollan las actividades
crticas.
De acuerdo con la gua para elaborar procedimientos se deben elaborar los
documentos describan como se desarrollan las actividades crticas, el grado de detalle
en la elaboracin de los documentos del proceso depender del valor de criticidad
arrojado.
9. Elaborar un plan de control.
El plan de control es un esquema que permite obtener los datos de las variables del
proceso al definir los criterios para controlarlas. El contenido del plan de control es:
VARIABLE

CARACTERISTICA

ESPECIFICACIN

FRECUENCIA

RESPONSABLE

EVIDENCIA

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VARIABLE: Se obtiene del objetivo del proceso, de las actividades crticas y/o de los
resultados.
CARACTERISTICA: Es la accin organizacional que se ejecuta para que la variable
se mantenga bajo control.
ESPECIFICACIN: Es la descripcin detallada de la caracterstica, esta descripcin
incluir los criterios de aceptacin/rechazo de la caracterstica.
FRECUENCIA: Se define un intervalo para el control de la caracterstica
RESPONSABLE: es la persona que se encargara del control
EVIDENCIA: es el documento que muestra el resultado del control.
10. Elaborar un plan de seguimiento.
El plan de seguimiento es un esquema que permitir obtener los indicadores del
proceso asociados con las variables. El contenido del plan de seguimiento es:
VARIABLE

INDICADOR

UMBRAL

FRECUENCIA
ANALISIS

RESPONSABLE

EVIDENCIA

VARIABLE: Se obtiene del objetivo del proceso, de las actividades crticas y/o de los
resultados.
INDICADOR: es la relacin entre variables que muestra su comportamiento.
UMBRAL: es el rango bajo el cual se considera normal el comportamiento del
indicador.
FRECUENCIA DE ANALISIS: Se define un intervalo para el anlisis de los datos de
las variables.
RESPONSABLE: es la persona que se encargara del anlisis del control
EVIDENCIA: es el documento que muestra el resultado del anlisis
5.3 DOCUMENTACIN DE LA PLANEACIN DE PROCESOS
5.3.1 ENCABEZADO DEL DOCUMENTO
Los documentos que describen la planeacin de procesos deben mantener el encabezado en
la totalidad de pginas, los datos de informacin del encabezado se deben diligenciar
siguiendo el siguiente esquema:
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PROCESO: Nombre del documento:
CDIGO:
REVISO:
APROBO:

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PROCESO Nombre del documento: Gua para Planear
: Gestin Procesos
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CDIGO: En REVISO:
APROBO:
Sistema revisin
CARGO:
CARGO:
FECHA: 18/07/11
CARGO:

CARGO:
FECHA: 13/07/11

En el espacio PROCESO se describe el nombre del proceso.

En el espacio Nombre del Documento se describe Planeacin de Proceso
En el espacio CDIGO se coloca el serial de acuerdo con los requisitos de codificacin
descritos en el Procedimiento de Control de Documentos.
En el espacio REVISO y APROBO se describe el nombre de las personas que realizan la
revisin y aprobacin de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos.
En el espacio CARGO se describe el cargo de las personas que revisan y aprueban.
En el espacio FECHA se describe la fecha de aprobacin del documento.
5.3.2 CONTENIDO DEL DOCUMENTO
El documento Planeacin de Proceso se presentara segn el siguiente formato:
INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO INPEC
PROCESO: Nombre del documento: Planeacin de proceso
Gestin de CDIGO:
REVISO:
APROBO:
calidad
CARGO:
CARGO:
FECHA:

PRODUCTOS
PROCESO
CLIENTES

DEL

ENTRADAS AL PROCESO
PROVEEDORES
ALCANCE
RESPONSABLE
EXPECTATIVAS
DEL
CLIENTE
OBJETIVO DEL PROCESO

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CARGO:
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ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
OTROS DOCUMENTOS
VARIABLES

6. FORMATOS
Formato de Planeacin de procesos
7. ANEXOS