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Universidad Tecnolgica de Puebla

Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

Manual de Asignatura
Basado en Competencias Profesionales

Ofimtica

Enero 2012

ELABOR: UNIVERSIDAD TECNOLGICA


AUTORES:
APROB:
DE TIC

REVIS: UNIVERSIDAD(ES) TECNOLGICA(S)


REVISORES:

COMISION NACIONAL ACADMICA

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

OFIMTICA
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

Contenido
INTRODUCCIN .................................................................................. 7
UNIDAD TEMTICA I PROCESADOR DE TEXTOS .......................................... 8
MICROSOFT WORD .......................................................................... 10
1.1 Entorno de trabajo de Word ................................................................................................. 10
1.1.1 MI PRIMER DOCUMENTO ............................................................................. 10
1.1.2 ELEMENTOS DE WORD2007 ........................................................................ 12
1.1.3 ELEMENTOS DE LA PANTALLA .................................................................... 12
1.1.3 EDICIN BSICA ........................................................................................... 15
1.2 DISEO DE PGINA ........................................................................................................ 19
1.2.1. CONFIGURACIN DE PGINAS .................................................................. 19
1.2.2. ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA ........................................................... 21
1.2.3. NMERO DE PGINAS................................................................................. 22
1.3. FORMATO DE UN TEXTO .............................................................................................. 23
1.3.1 FORMATO CARCTER. FUENTES. .............................................................. 23
1.3.2. FUENTE ......................................................................................................... 24
1.3.3.TAMAO ......................................................................................................... 25
1.3.4. ESTILO........................................................................................................... 25
1.3.5. ORTOGRAFA Y GRAMTICA ...................................................................... 25
1.4 TABLAS ............................................................................................................................... 29
1.4.1. DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN TABLAS ......................... 30
1.4.2.HERRAMIENTAS DE LA TABLA .................................................................... 31
1.4.3 COMBINAR ..................................................................................................... 31
1.5. .COMBINAR CORRESPONDENCIA ............................................................................... 32
1.5.1. PESTAA DE CORRESPONDENCIA ........................................................... 34
1.6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO ........................................................................................ 37
1.6.1. MGENES. ...................................................................................................................... 37
1.6.2.GRFICOS. ...................................................................................................................... 38
1.6.3. TIPOS DE ARCHIVOS GRFICOS .............................................................. 38
1.6.3. IMGENES VECTORIALES O PREDISEADAS. ......................................... 39
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1.6.4. IMGENES PREDISEADAS. ...................................................................... 39


1.6.5. DESDE ARCHIVO. ......................................................................................... 40
1.6.6. Manipular imgenes ....................................................................................... 41
1.6.7. INSERTAR FORMAS Y DIBUJAR ................................................................. 44
1.6.8. AADIR TEXTO A LOS GRFICOS .............................................................. 45
1.6.9. Modificar grficos ........................................................................................... 46
1.6.10.INSERTAR WORD ART ................................................................................ 48
1.6.11. INSERTAR GRFICOS DE EXCEL ............................................................. 50
1.6.12. INSERTAR IMGENES DESDE INTERNET ............................................... 52
1.6.13. ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS. ............................................................. 52
1.6.14. ORGANIGRAMAS ........................................................................................ 53
1.6.15. AGREGAR FORMAS. .................................................................................. 55
1.6.16. CAMBIAR EL ORDEN DE LOS ELEMENTOS. ............................................ 57
1.6.17 CAMBIAR EL DISEO. ................................................................................. 58
1.6.17. EL PANEL DE TEXTO. ................................................................................ 58
1.6.18 MODIFICAR EL ASPECTO DEL DIAGRAMA ............................................... 59
1.7. Actividad 1 Procesador de Textos ....................................................................................... 69
1.8. Prctica 1 Requerimientos de Informacin ........................................................................ 69

UNIDAD TEMTICA II HOJA DE CLCULO ................................................. 72


MICROSOFT EXCEL 2007 ............................................................. 74
2.1 ENTORNO DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO ................................ 74
2.1.1. LA PANTALLA INICIAL ............................................................................................... 74
2.1.2. LAS BARRAS.................................................................................................................. 74
2.1.3. LA BARRA DE ACCESO RPIDO ............................................................................... 75
2.1.4. LA BANDA DE OPCIONES ........................................................................................... 76
2.1.5 EL BOTN OFFICE ......................................................................................................... 78
2.1.6 LA BARRA DE FRMULAS .......................................................................................... 79
2.1.7 LA BARRA DE ETIQUETAS .......................................................................................... 79
2.1.8. LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ...................................................................... 79
2.2. MANEJO DEL ENTORNO ................................................................................................ 82
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2.2.1. Diseo de impresin ....................................................................................... 82


2.2.2. Lectura de pantalla completa ......................................................................... 83
2.3. HOJA DE CLCULO ......................................................................................................... 83
2.3.1 INTRODUCIR DATOS..................................................................................... 83
2.3.2 MODIFICAR DATOS ....................................................................................... 84
2.3.3 TIPOS DE DATOS .......................................................................................... 84
2.3.4 ERRORES EN LOS DATOS ........................................................................... 85
2.3.5 FRMULAS Y FUNCIONES ........................................................................... 86
2.3.6. INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE ................................................. 87
2.3.7 UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES ... 89
2.4. FUNCIONES ....................................................................................................................... 89
2.4.1. FUNCIONES DE FECHA Y HORA................................................................. 89
2.4.2 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................................ 90
2.4.3. FUNCIONES DE BSQUEDA ....................................................................... 91
2.4.4. FUNCIONES FINANCIERA. ........................................................................... 92
2.4.5. MANIPULANDO CELDAS .............................................................................. 92
2.4.6. SELECCIN DE CELDAS ............................................................................. 92
2.4.7. SELECCIN DE UNA CELDA ....................................................................... 93
2.4.8. SELECCIN DE UN RANGO DE CELDAS ................................................... 93
2.4.9. SELECCIN DE UNA COLUMNA ................................................................. 93
2.4.10 SELECCIN DE UNA HOJA ENTERA ......................................................... 93
2.4.11. AADIR A UNA SELECCIN ...................................................................... 93
2.4.12. AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIN .................................................. 94
2.4.13. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES ............................... 94
2.4.14. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATN ............................................... 96
2.4.15 COPIAR EN CELDAS ADYACENTES .......................................................... 96
2.4.16. PEGADO ESPECIAL.................................................................................... 97
2.4.17. SELECCIONAR LAS CELDAS DONDE QUIERES COPIARLAS. ............... 98
2.4.18. MANIPULACIN DE CELDAS ..................................................................... 99
2.4.19. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES ................................ 99
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2.4.20. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL RATN .............................................. 100


2.4.21. BORRAR CELDAS ..................................................................................... 101
2.4.22.3 BORDES .................................................................................................. 106
2.4.23. CORRECCIN ORTOGRFICA ................................................................ 112
2.4.24. CONFIGURAR LA AUTOCORRECCIN ................................................... 112
2.4.25 VERIFICACIN DE LA ORTOGRAFA ....................................................... 115
2.5. GRFICOS ....................................................................................................................... 116
2.5.1 CREAR GRFICOS ...................................................................................... 116
2.5.2 AADIR UNA SERIE DE DATOS ............................................................................... 118
2.6. Actividad 2 Hoja de Clculo ............................................................................................. 120
2.7. Prctica 1 Requerimientos de Informacin ..................................................................... 120

UNIDAD TEMTICA III EDITOR DE PRESENTACIONES ............................... 124


INTRODUCCIN A POWER POINT ................................................. 125
3.1.

ENTORNO DE TRABAJO ....................................................................................... 126

3.1.1.

PLANEAR LA PRESENTACIN Y SU CONTENIDO ............................... 126

3.1.2.

PANTALLA PRINCIPAL DE POWERPOINT ............................................ 126

3.1.3. REA DE TRABAJO EN POWER POINT .................................................... 128


3.2 CREAR ESTRUCTURA DE UNA PRESENTACION ..................................................... 129
3.2.1. APLICAR UN TEMA DIFERENTE A SU PRESENTACIN ......................... 129
3.2.2. AGREGAR IMGENES PREDISEADAS, GRFICOS SMARTART Y
OTROS OBJETOS ................................................................................................. 131
3.2.3. AGREGAR IMGENES PREDISEADAS................................................... 131
3.2.4. CONVERTIR TEXTO DE DIAPOSITIVA EN UN GRFICO SMARTART .... 132
3.2.5. PARA CONVERTIR TEXTO EXISTENTE EN UN GRFICO SMARTART: . 132
3.3. PERSONALIZAR PRESENTACION .............................................................................. 133
3.3.1. AGREGAR, REORGANIZAR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS ........................ 133
3.3.2. COPIAR UNA DIAPOSITIVA ........................................................................ 134
3.3.3 .ELIMINAR DIAPOSITIVAS ........................................................................... 135
3.3.4

AGREGAR TEXTO Y APLICARLE FORMATO ........................................ 135

3.3.5. FORMATO DE LISTAS CON VIETAS ....................................................... 135


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3.3.6. CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTO ......................................................... 135


3.3.7. Formato al tipo de fuente (texto) .................................................................. 136
3.3.8. AGREGAR UNA TRANSICIN DE DIAPOSITIVA....................................... 137
3.3.9 AGREGAR HIPERVNCULOS ...................................................................... 137
3.3.10 COMPROBAR LA ORTOGRAFA Y OBTENER UNA VISTA PREVIA DE SU
PRESENTACIN ................................................................................................... 138
3.3.11. OBTENER UNA VISTA PREVIA DE UNA PRESENTACIN CON
DIAPOSITIVAS ...................................................................................................... 138
3.3.12. TECLAS RPIDAS .................................................................................... 139
3.4. Actividad 2 Presentacin electrnica ................................................................................ 139
3.4. Prctica 1 Requerimientos de Informacin ..................................................................... 140

REFERENCIAS ................................................................................ 141

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

INTRODUCCIN
El siguiente documento integra informacin acerca temas relacionados con la asignatura de
Ofimtica. El objetivo principal del documento es brindar al alumno informacin que le permita
trabajar sobre el desarrollo de documentos profesionales, contiene informacin sobre el uso de
las herramientas que ofrece un procesador de texto una hoja de clculo y una presentacin
electrnica, que servir a los alumnos a desempearse con acierto en un contexto en especfico.
Con la finalidad de que el alumno pueda aplicar algunos de los conocimientos adquiridos
durante el desarrollo de la asignatura, en este manual se integran prcticas que le permitirn
comprender conceptos y procesos de la elaboracin de documentos profesionales.

DESARROLLO

El manual est compuesto por 3 unidades temticas:


I.
II.
III.

Procesadores de texto
Hojas de Clculo
Editor de presentaciones

Cada uno de estas unidades cuenta con informacin que sustenta cada uno de los temas
contenido en la unidad. Esta informacin en su mayora ha sido colectada de libros, sitios de
internet, para brindar al alumno informacin seria y de calidad. Se integran prcticas a los temas
para fortalecer el aprendizaje significativo del alumno.

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Unidad Temtica I Procesador de textos


Objetivo: El alumno elaborar documentos empleando las caractersticas y propiedades de un
procesador de textos para presentar la informacin.
Temas

Saber

Entorno
trabajo
procesador
textos

de Identificar los elementos


del del entorno de trabajo
de del procesador de textos
y vistas (Normal, Diseo
web,
Diseo
de
impresin, Diseo de
lectura,
Esquema,
Preliminar).
Configuracin de Describir los parmetros
Pgina
de configuracin de una
pgina del procesador de
textos.
Edicin y Formato Describir
las
de Texto
herramientas para editar
y dar formato a texto.
Tablas

Identificar
los
procedimientos
para
creacin y manipulacin
de tablas.

Integracin
de Identificar los elementos
procesador
de que
se
pueden
textos y hojas de complementar entre dos
clculo
aplicaciones
(Combinacin
de
correspondencia
y
vnculos a datos).

Saber hacer

Ser

Localizar los elementos Analtico.


del entorno de trabajo Sistemtico
del procesador de
textos, as como las
diferentes vistas.

Configurar una pgina Analtico.


del procesador de Sistemtico
textos.
Crear documentos de
texto
utilizando
herramientas
de
edicin y formato.
Disear
tablas
utilizando
las
herramientas
de
creacin
y
manipulacin.
Generar documentos
que
integren
elementos
del
procesador de textos
con elementos de la
hoja de clculo.

Analtico.
Sistemtico
Coherente.
Analtico.
Sistemtico
Coherente.

Analtico.
Coherente.
Sistemtico
Proactivo.

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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

Temas

Herramientas de
dibujo

Saber

Describir las
herramientas de
manipulacin de
imgenes, objetos y
formas bsicas.

Saber hacer

Integrar imgenes,
objetos y formas
bsicas para
complementar
documentos.

Ser

Analtico.
Coherente.
Sistemtico
Proactivo.

Resultado de aprendizaje:
El alumno realizar y entregar en formato electrnico un documento de texto que integre:
- Configuracin de pgina.
- Edicin y Formatos.
- Tablas.
- Objetos.
Datos de hoja de clculo.

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MICROSOFT WORD
Microsoft Office Word 2007 est incluido en la versin 2007 de Microsoft Office system. Office Word
2007 es un eficaz programa de creacin de documentos que ofrece la capacidad de crear y compartir
documentos mediante la combinacin de un conjunto completo de herramientas de escritura con la
interfaz de usuario de Microsoft Office, fcil de usar.

1.1 Entorno de trabajo de Word

1.1.1 MI PRIMER DOCUMENTO


Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007es, obviamente, arrancar el programa.
Podemos hacerlo de varias formas, ahora slo vamos a ver una de ellas: Desde el men Inicio.
Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla y desde ah se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados en el
ordenador.

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn


se despliega un men parecido al que ves
a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador.
En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el elemento Microsoft Office Word
2007 y haz clic sobre l para que se arranque.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma de
hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Word 2007. As cuando lo creas oportuno
puedes pasar a la sesin de Word 2007 para practicar lo que acabas de leer.

Fig. 1

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Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta:

Fig. 2

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento
sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en
blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Ms abajo tienes el ejercicio Crear un
documento donde est todo explicado paso a paso.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la lnea,
observars cmo salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER o retorno de
carro; en el teclado de la imagen se llama "ent").

Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn vas escribiendo,
se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra que
tecleemos. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta forma

cuando

est dentro del rea de texto y esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar
otras formas que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver una raya horizontal como sta que
indica dnde acaba el documento.

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Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de direccin,
mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla
Retroceso que retrocede una posicin borrando la ltima letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece
como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda).

Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la tecla
con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta llegar a la
siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.
Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el error,
mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn; vers cmo
el punto de insercin se desplaza justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de
insercin.

1.1.2 ELEMENTOS DE WORD2007


Hay varias formas de arrancar Word.

Desde el botn Inicio


pantalla.

, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

Desde el icono de Word


que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en
la barra de Office o en el men Inicio.
Arranque automtico al iniciar Windows.
Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.
Para cerrar Word hacer clic en el botn cerrar

o mediante la combinacin de teclas ALT+F4.

1.1.3 ELEMENTOS DE LA PANTALLA


Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes
elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo. As podrs saber, en el resto del curso, a
qu nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones. La pantalla que se
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muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que
ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada
momento.

Fig. 3.3

La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de
Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando

Fig. 3.4

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las
operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

Fig. 3.5

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones
correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de
texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en
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anteriores versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de
herramientas aparte.
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar.
Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men que al hacer clic, abre
una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos de acceso rpido.
La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de
los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office, lo que antes era el men
Archivo, que en esta nueva versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja con el
logo de office.
Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cules no en la barra de acceso rpido, es lo
que se suele llamar "personalizar".
Estos elementos que acabamos de explicar son los ms importantes de Word2007, si no conoces el resto
de los elementos que aparecen sealados en color rojo en la imagen de ms arriba puedes verlos aqu.

Fig. 3.6

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1.1.3 EDICIN BSICA


Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y
deshacer. Tambin veremos cmo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo
documento.

1.1.3.1. DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO


Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir.
El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos
movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse
por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin
, que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que
tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:


Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de
insercin se colocar en ese lugar.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una
posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una
lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no
es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras
que la longitud de la pgina la definimos nosotros
Mediante las Barras de desplazamiento:
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma
grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y
el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin.
Mapa del Documento:
En el men Vista tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice
en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la
parte del documento que contiene dicha lnea

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Fig. 3.7

16

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Las barras de desplazamiento horizontal:

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido
horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan
menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

Fig. 3.8

1.1.3.2 GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botn Office
(o el icono de la barra
de acceso rpido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un
cuadro de dialogo como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo
y la carpeta que lo contiene.
Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo, simplemente se guardarn en su
actual ubicacin los cambios que hayas efectuado en el documento.
Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca,
se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como

Fig. 3.9

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En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la
carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.

Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de dilogo:

Guardar en

Fig. 3.10

Nombre del archivo: Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo
aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta
pgina aparece El dia amanecio triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro
nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si quieres modificarlo haz clic sobre l
Guardar como tipo: el tipo de documento normalmente ser Documento de Word, pero
tenemos un men despegable (haciendo clic en el tringulo de la derecha) con otros tipos, para,
por ejemplo, guardar el documento como una pgina Web, como ya veremos en el punto
correspondiente

Fig. 3.11

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo en el
que tenemos que elegir una de las tres opciones:
18

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Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo
que estamos guardando.
Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo
Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que
ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

1.2 DISEO DE PGINA

1.2.1. CONFIGURACIN DE PGINAS


Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que
luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los
cuales no podemos sobrepasar.

Fig. 3.17

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina,
se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina,
Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar
para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando,
entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados
Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic
en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes,
aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel

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Fig. 3.18

En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados
en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del
documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la
pgina.
Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las
lneas del documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del
documento.
Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para
encuadernar un libro.
Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de
encuadernacin.
Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal
(tambin llamada apaisada).
Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes
simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la
vista previa te mostrar claramente en que consisten.
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En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante
aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina.
Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos
documentos que creemos.

En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y
tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una.

1.2.2. ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto


es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el
autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele
contener los nmeros de pgina.

Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina
o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa.

Fig. 3.18

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar
nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a
continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo
clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa

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1.2.3. NMERO DE PGINAS


Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo
dnde queremos que aparezca el nmero

Fig. 3.18

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1.3. FORMATO DE UN TEXTO


Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver
con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva,
alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de
formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos
tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha
calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo
adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque
de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos:
1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao,
color, etc.
2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y
sangras.
3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como
tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc.

1.3.1 FORMATO CARCTER. FUENTES.


Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin de formatos bsicos. As que lo primero que hay
que aprender es a manejar esos formatos bsicos. Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de
puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles
en la pestaa Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

Fig. 3.12

Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase para
poder modificar, fuente, tamao y estilo de fuente,etc

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Fig. 3.13

1.3.2. FUENTE
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres,
palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo
tringulo que hay al lado de la fuente actual,
esto har que se abra una ventana
con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de
fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

Fig. 3.14

El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn
las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas
arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos
de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una
vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el
nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una
doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.

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1.3.3.TAMAO
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el
tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el
punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Fig. 3.15

1.3.4. ESTILO
Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita,
cursiva y subrayado .
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono
anaranjado).
Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y
volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo: negrita y
cursiva.

Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

1.3.5. ORTOGRAFA Y GRAMTICA


En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se est utilizando
en la correccin, en este caso, el Espaol.

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Fig. 3.16

En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase
del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que
contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En
muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (Bastaron). En este
caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta,
pero si no fuese as bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este caso el ms adecuado sera
"Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos:

Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no encontrada y continua revisando el
documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar
ninguna accin sobre ella. Continua revisando el documento.
Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos
usar esta accin cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no
queremos que la vuelva a detectar como no encontrada.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la palabra no encontrada.
Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre
la palabra no encontrada la correccin que creamos oportuna y pulsar este botn.
Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada
de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de
sugerencias a la lista de Autocorreccin. Ms adelante se explica en qu consiste la
autocorreccin.

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En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botn del tringulo para desplegar una lista en la que
elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido est disponible en nuestro ordenador. Si
queremos que tambin realice la revisin gramatical junto con la revisin ortogrfica, marcar la casilla
Revisar gramtica.
El botn Opciones nos lleva al cuadro de dilogo que hemos visto al principio de esta pgina. El botn
Deshacer, deshace los ltimos cambios realizados por la revisin ortogrfica, uno a uno, pidindonos la
confirmacin. Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta
forma de revisin debemos ir al Botn Office

, hacer clic en el botn Opciones de Word

y all seleccionar Revisin. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar


ortografa mientras escribe y pulsar Aceptar.
Otra diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrar el
cuadro de dilogo que vimos anteriormente, sino que subrayar la palabra no encontrada con un
subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha.

Fig. 3.17

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho del
ratn, entonces aparecer una pequea ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitir
tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografa al finalizar. Veamos las
opciones de esta ventana:

Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para
corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que
seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia
elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.
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Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar
ninguna accin sobre ella y no la volver a mostrar subrayada.
En caso de faltar el botn Omitir, no es ningn problema ya que si queremos omitir el error
detectado basta con no elegir ninguna opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para
que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera
abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se
imprimir en ningn caso.
Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a
mostrar subrayada.
Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir la lista con las sugerencias para que
elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin.
Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
Ortografa... Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana para corregir los errores que
hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.

Si utilizamos este mtodo de revisar la ortografa mientras se escribe debemos ser conscientes del
tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que
Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo depender
de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro equipo.
Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opcin, antes de abrirlo.
Fig. 3.18

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1.4 TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos
de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la
distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caractersa se emplea sobre todo en
la construccin de pginas Web para Internet.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede
insertar texto, nmeros o grficos
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se
muestra una ventana con las tres opciones.
1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda
de la misma.
2. Hacer clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de
filas y columnas para la tabla.
3. Usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse.

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Fig. 3.19

1.4.1. DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN TABLAS


Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales,
no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner
texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual
que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del
cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay
algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a
continuacin.

Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Al pulsar la tecla
TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de
celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la
celda se pondr en negro (vdeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna
quedar en vdeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic
o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla
Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar
una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se
pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla.

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1.4.2.HERRAMIENTAS DE LA TABLA
Para abrir stas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo
de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo y Presentacin.
La pestaa Diseo muestra las herramientas que se observan a continuacin.

Fig. 3.20

La pestaa Presentacin muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el de la siguiente


imagen.

Fig. 3.21

1.4.3 COMBINAR
Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una nica celda combinando el contenido de las

celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como
elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos
dividir la celda seleccionada

Fig. 3.22
Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botn Dividir tabla, se
puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla
nueva.

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1.5. .COMBINAR CORRESPONDENCIA


Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que
se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada
carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su

valor del origen de datos.


Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede

ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el
origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los
campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la
opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia .

Fig. 3.22

Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy
sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada.
32

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Paso 1. Elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres,
etc..)
Paso 2. Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente
Paso 3. Seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una
tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para
buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la
opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer
clic en ella para introducir los valores en la lista
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se
admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si
tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los
datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el
origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se
encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen
de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el
botn Abrir
Paso 4. En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin

donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea
de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms
elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el
campo a insertar.
Paso 5. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de
datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado
Paso 6. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar

las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar
luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite
33

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elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser
un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores
cerramos el panel de tareas

1.5.1. PESTAA DE CORRESPONDENCIA


Aqu veremos las opciones de la pestaa, nos enfocaremos a las utilizadas.
. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el
cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos
el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que
queramos. El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un
campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. A la derecha tienes un
ejemplo de un documento con campos de combinacin
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos
combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.

Fig. 3.23

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios.
Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

Fig. 3.24

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn. Este botn
permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen de la
derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos
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Fig. 3.25

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar
un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se
utiliza el botn. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo
tiene que buscar
z

Fig. 3.25

. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia


para realizar los cambios convenientes. Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word,
podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de
ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos
introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de
todos. Si abrimos este cuadro nos parece la siguiente ventana.

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Fig. 3.26

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se
combinarn con el documento principal).
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o mensaje de
correo electrnico, o etiqueta, etc...).
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los
destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo
clic sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte
inferior y pulsamos Edicin.

Combinar al imprimir

La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. Al hacer


clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
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Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el
primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
ltimo.

Fig. 3.26

1.6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO


1.6.1. MGENES.
Hoy en da un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que
sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word2007 no poda dejar de tener en cuenta que la imagen
cada vez est ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en este
aspecto como vamos a ir viendo.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos
para saber a que nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este tema. Podramos clasificar
los elementos grficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imgenes y
grficos:

Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que


Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que
permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden
desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En
realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los
grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales.
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Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras


digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser
de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el
tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn
formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn
relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si
las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin.
Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no
vectoriales.

1.6.2.GRFICOS.

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales,
aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar,
cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas que vamos a ir
viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas Diseo y
Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente
grfica atractiva.

1.6.3. TIPOS DE ARCHIVOS GRFICOS


Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms
utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensin del
archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en
Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos.
GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos
tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados.
BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por
ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
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PNG. Moderno formato que permite compresin.

1.6.3. IMGENES VECTORIALES O PREDISEADAS.

WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para
los de sonido.

Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin con estas opciones.
Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los puntos siguientes
veremos el resto de las opciones.

1.6.4. IMGENES PREDISEADAS.

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Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral de Imgenes prediseadas, que
puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo
que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como
puedes ver en la imagen de ms a la derecha.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Tambin tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la bsqueda, por
ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.
En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelculas o sonidos;
tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms concretos, por ejemplo,
podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG.
Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para
copiar la imagen a tu disco duro.
Puedes ver cmo insertar imgenes prediseadas con ms detalle en este tema bsico.
Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Imgenes prediseadas de Office
Online.
Aqu lo explicamos con ms detalle.

1.6.5. DESDE ARCHIVO.


Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y
que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

40

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se
copiar en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del botn Insertar,
aparecer la opcin Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo
origen, stos se vern reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el
documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde est la imagen, si borramos
la imagen tambin desaparecer del documento Word.

1.6.6. Manipular imgenes


Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, la
imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos.
Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaa Formato:

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Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una
doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la seccin Tamao de esta
pestaa:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se
activar el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posicin que deseas enmarcar.
Vers que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.
En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona de
recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Mediante esta pestaa podrs acceder a otras muchas
opciones, veamoslas:

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.


Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable tambin
encontrars la opcin Color transparente para hacer transparente un color a escoger en
imgenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).
Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo (o solo las
seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color
y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.
Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de
varias formas, tal y como se puede ver en los iconos
de la ventana.

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Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede
ver en los iconos de esta ventana.

Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su
mismo nivel.
Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo
nivel.
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.
Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Desde estas opcoines podrs aplicar diversos estilos a tu imagen, adems de poder aadirle un contorno
o enmarcarla en determinada forma.
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Utiliza los Estilos predeterminados para aadir mayor vistosidad al resultado final.

1.6.7. INSERTAR FORMAS Y DIBUJAR


Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de
multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros
muchos grficos.

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Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano
alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa.
Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja de calculo y
establecer el tamao que tendr la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que
quieres que tome la forma.

1.6.8. AADIR TEXTO A LOS GRFICOS


Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto
de la pestaa Formato,
deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el
texto, y a continuacin insertar el texto.
Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de
un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn
derecho del ratn, para que aparezca el men contextual,
elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos
crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible
en el grfico.
Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

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1.6.9. Modificar grficos


Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y
proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer
clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una
doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de
arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra desde una de
las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original.

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Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del
grfico. En este caso un triangulo issceles se ha convertido en escaleno.

Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior
central de la imgen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de
presionar el ratn.
Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D,
... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa Formato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las
imagenes, adems de estilos rpidos y de forma.
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En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos.
y tipo de contorno discontinuo.

1.6.10.INSERTAR WORD ART


Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que
introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente
Word crear un objeto grfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto
quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y
tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la pestaa Insertar.


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Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la que vemos aqu.
Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modificado.


Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito.
Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las pestaas Inicio y Formato.

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1.6.11. INSERTAR GRFICOS DE EXCEL


Word 2007 utiliza Excel para representar informacin numrica en forma grfica.
Para insertar un grfico ir a la pestaa Insertar, y hacer clic en el botn Grfico.
Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podrs seleccionar el tipo de grfico que quieres insertar.
Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.
Aparecer un grfico similar a este y la cuadrcula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

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Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos,
desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El grfico se dibuja
automticamente a partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico


pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico.

, que aparece en la

Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las opciones de
presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc...

Desde la pestaa Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visulaizacin
del grfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

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1.6.12. INSERTAR IMGENES DESDE INTERNET


Muchas de las imgenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma
siguiente.
Hacer clic con el botn derecho del ratn en la imagen que queremos traer de Internet, se abrir una
ventana con una opcin similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que
nos permitir grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento
podemos insertarla como se explica en el punto insertar imgenes desde archivo.
En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecer el mismo
men Guardar imagen como... a que hacamos referencia anteriormente.
Insertar imgenes desde el portapapeles

Desde otro programa, por ejemplo, Paint o Photoshop, podemos copiar una imagen en el portapapeles,
al volver a Word, bastar hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.

1.6.13. ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS.


Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un
organigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, por
ejemplo la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin
jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de
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secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una
secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la
estructura y elementos que lo forman.

1.6.14. ORGANIGRAMAS

Crear organigramas.

Para insertar un organigrama debemos:


Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

Se abrir este cuadro de dilogo, seleccionar el tipo de diagrama que


quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

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Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que
deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

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1.6.15. AGREGAR FORMAS.

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo
negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que
nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede
tener compaero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son
subordinados de A.

Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa.


Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.
Modificar el diseo.

Este botn sirve para modificar el diseo del organigrama.


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Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los recuadros.

Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la
imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.

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Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del
organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.

1.6.16. CAMBIAR EL ORDEN DE LOS ELEMENTOS.


Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a
izquierda.
Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:

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1.6.17 CAMBIAR EL DISEO.


Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de nuestro
diagrama por uno de su misma categora con un solo clic.
Para ello, en la pestaa Diseo hacemos clic en el desplegable Diseos para ver la lista de posibles
cambios:

Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente.


Tambin podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico
SmartArt.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no sea la
misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ello.
Lo que se tomar en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de
texto.

1.6.17. EL PANEL DE TEXTO.


Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando este
panel.
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Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus
propiedades desde la pestaa Inicio.
Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su aspecto.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar queq uieras insertarlo y pulsa Enter.
Se crear un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador
para moverlo a un nivel superior.

1.6.18 MODIFICAR EL ASPECTO DEL DIAGRAMA


Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado a
cmo hacerlo.
Si utilizas un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas y grficos muy vistosos.

En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo.
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SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y
colores para cada una de ellas.
Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la seccin Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello, simplemente
despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la previsualizacin
de cmo quedara si aceptases esa opcin.

Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que en un mismo
documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.
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Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho hay algunos que tienen
un nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de Word, los
grficos 3D tienen una calidad impresionante.

Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno.
Mientras vayas pasando con el ratn vers la previsualizacin en tu grfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico


de la pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin inicial.
Todos los cambios de estructura y estilo que hayas hecho se descartarn y el grfico se reiniciar.
Esta accin no borra los diferentes elementos que hayas introducido, slamente la forma en que se
visualizan.
Luego nos encontraremos con las opciones de la pestaa Formato.

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Desde aqu podremos configurar las opciones de formato del diagrama. Vamos a poder modificar todava
ms su aspecto y adems decidir cmo interactuar con el resto de elementos del documento.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo Editar
en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms comodidad.
Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la apariencia en trees
dimensiones.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas:
Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms grande
se har.
Menor. Estre botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms
pequeo se har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un elemento
cualquiera del diagrama, gbastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres que
tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del
grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

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Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas.
Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando
los estilos de forma:
Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la previsualizacin en el
diagrama.

Este tipo de estilos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico, para modificar aspectos
relativos al grfico completo utilizaremos al segunda opcin.

Esta segunda opcin es utilizar directamente los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y
Efectos de formas.

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Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a
los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.

Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una imagen,
un degradado o una textura.
Seleccionas la opcin Sin relleno, el elemento quedar sin ningn tipo de color de relleno, y en el caso de que por
ejemplo el grfico tuviese algn elemento detrs (texto, imgenes, tablas....) seran visibles a traves de l.

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Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr nuestro
elemento (o el grfico entero). Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar su grosor y
el tipo de lnea (solida, a rayas, punteada...)
Observa que hay un desplegable dedicado a cmo se mostrarn las flechas que unen los elementos de
nuestro diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a la
visualizacin del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.
An as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi siempre encontraremos una
opcin para abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu podrs modificar las caractersticas avanzadas del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el grfico y
seleccionando Formato de forma.
Para teminar veremos el resto de opciones que se encuentran en esta pestaa:

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Como puedes ver, las opciones de la seccin Tamao son muy fciles de comprender.
Con ellas puedes establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del grfico
colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y
arrastrando, el resultado que lograramos aqu no sera tan exacto como si lo hiciesemos desde la opcin
Tamao de la pestaa Formato. El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con
el resto del documento.

En primer lugar, el desplegable Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de la
pgina. Para ello, simplemente selecciona el grfico y despliega el men. Haz clic sobre la opcin que te
parezca correcta y el grfico se situar en el lugar que marcaste. Si ninguna de las opciones que se te
ofrecen te gustan puedes hacer clic en el botn Ms opciones de diseo para que se abra el cuadro de
dilogo Diseo avanzado desde donde podrs colocar el grfico en la posicin exacta que desees.

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Desde este cuadro podrs establecer la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos
(hoja, prrafos, caracteres, etc...).
Observa que en la opcin Horizontal tienes tambin un apartado para establecer la posicin en el caso de
que el destino final del documento sea ser encuadernado (Diseo de libro), por lo que se tendrn que
tomar en cuenta los mrgenes de la paginacin.

Otra opcin que nos permitir decidir el comportamiento de su posicin en la hoja es el men
desplegable Ajuste del texto.
El valor que aqu escojas decidir cmo se comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto.

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En lnea con el texto: coloca el grfico a la altura del texto, como si fuese un carcter ms.
Cuadrado: separa el resto de elementos de s creando un cuadrado invisible de bordes amplios.
Estrecho: separa el resto de elementos de s creando un cuadrado invisible de bordes estrechos, con esta

opcin estar ms cerca del texto que si utilizsemos la opcin Cuadrado.


Detrs del texto: No ocupa ninguna posicin relativa en la hoja, simplemente se limita a estar en el fondo.
Delante del texto: Igual que la anterior, slo que en este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que

queda detrs.
Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto se

encontrarn en su parte superior e inferior.


Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del grfico. Por ejemplo, si tiene forma de

tringulo, el texto seguir hasta que llegue a su borde, en este caso el vaco de texto que se crear tendr
tambin forma de tringulo.
Del mismo modo que con la opcin anterior, podemos hacer clic en Ms opciones de diseo para abrir el
cuadro de dilogo anterior pero en la pestaa de Ajuste del texto.

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1.7. Actividad 1 Procesador de Textos


INSTRUCCIONES
Desarrollar un documento profesional que incluya todas los requerimientos especificados
INDICADOR O

DESCRIPCIN

VARIABLE

Datos
generales
Ortografa y
redaccin
Presentacin

CUMPLE
NO

FORMA
Asignatura, Unidad temtica, Nombre de la
actividad, Nombre del alumno(os), matrcula,
nombre del profesor, fecha.
Ortografa sin errores.

PORCENTAJE

5
10

Con un excelente formato


Portada con los datos generales

De igual manera, se le pide que considere la


siguiente forma de entrega:
Aspectos
generales

10

Elabore el documento en un archivo de


Word estructurado de la siguiente manera:
- Portada
- Desarrollo
- Conclusin

CONTENIDO
Presenta
el documento con las
Presentacin
caractersticas establecidas.
Elabora el documento utilizando las
Desarrollo
herramientas del procesador de texto
disponibles.
Representacin Presenta el documento
TOTAL

40
20
10
100

1.8. Prctica 1 Requerimientos de Informacin


Elaboracin de documento profesional
NOMBRE DE LA PRCTICA:
I. Procesadores de Texto
UNIDAD TEMTICA:
Configuracin de pgina, Edicin y Formato de Texto, Tablas,
TEMA:
OBJETIVO DE LA PRCTICA:
TIEMPO DE LA PRCTICA:

Integracin de procesador de texto y hojas de clculo,


herramientas de dibujo
Elaboracin de un documento profesional.

4 Hrs

FECHA:
DESCRIPCIN:
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El alumno deber elaborar un documento profesional que incluya un formato adecuado


utilizando las herramientas disponibles en Word.
Entregue de manera electrnica en formato PDF y Word el documento.

MATERIALES Y EQUIPOS:
Computadora

PROCEDIMIENTO:
1. Realizar la actividad de manera individual
2. Realizar una investigacin sobre el tema de estructura de datos.
3. De la investigacin obtenida en el numeral anterior, realizar un documento en Word con
las siguientes condiciones:
Para el texto en general deber ser con tipo de letra Times New Roman, tamao 12, color
automtico, interlineado de 1.5 ptos. Espaciado posterior y anterior de 10 ptos.
Alineacin justificada.
Para el texto en los ttulos debern tener un tipo de letra Times New Roman, tamao 16,
color automtico.
La hoja deber ser en tamao Carta, con margen inferior izquierdo y derecho de 2.0 cm.
Deber contener saltos de pgina y saltos de seccin
Deber contener hojas en forma horizontal y vertical
Una portada con los datos generales del alumno.
Encabezados y pie de pgina para todas las hojas excepto la primera.
Una tabla contenido
Nmeros de pgina alineados en la parte inferior de la hoja t centrados.
Por lo menos dos notas al pie de pgina
Mnimo dos imgenes que contenga un formato para imgenes
Las imgenes debern estar comprimidas.
Al final del documento se deber incluir un mapa conceptual sobre el resumen general de
la informacin.
Bibliografa en formato APA

La extensin mxima del documento a entregar es de 12 hojas, incluyendo portada.

CUESTIONARIO
REFERENCIAS
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LISTA DE COTEJO PRCTICA 1


INDICADOR O
VARIABLE

DESCRIPCIN

CUMPLE
SI

NO

PORCENTAJE

ACTITUD (SER)
Puntualidad

Entrega del trabajo tiempo y forma establecida

10

CONOCIMIENTO (SABER)
Requisitos de
Informacin
Requisitos de
Informacin

El alumno utiliza las herramientas disponibles en


Word para realizar la actividad.
El alumno aplica las herramientas disponibles de
forma correcta para la elaboracin del
documento.

20

20

HABILIDAD (SABER HACER)


Estructura
Presentacin

El documento contiene todas las caractersticas


establecidas
El documento generado le permiti obtener toda
la informacin necesaria para establecer sus
requerimientos de informacin
TOTAL

20
30
100

EVALUACIN: LA AUSENCIA PARCIAL O TOTAL DE ALGN INCISO TENDR UNA PENALIZACIN ACORDE A LA
PUNTUACIN SEALADA EN CADA INCISO

OBSERVACIN:
EVALUADOR
(NOMBRE Y
FIRMA)

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Unidad Temtica II Hoja de Clculo


Objetivo: El alumno automatizar tareas dentro de la hoja de clculo para el tratamiento de datos e
informacin numrica.

Temas

Saber

Identificar los elementos del


entorno de trabajo de la hoja de
Entorno de
clculo y vistas (Normal, Diseo
trabajo de la
web, Diseo de impresin,
hoja de clculo.
Diseo de lectura, Esquema,
Preliminar).

Manejo del
entorno

Hoja de clculo

Funciones

Grficos

Saber hacer
Localizar los
elementos del
entorno de la hoja de
clculo, as como las
diferentes vistas.

Emplear en una hoja


de clculo, fila,
Describir las opciones de una
columna o celda las
hoja de clculo, filas, columnas y
opciones de insertar,
celdas (insertar, eliminar,
eliminar, modificar y
modificar y aplicar formato).
aplicar formato a cada
una de ellas.
Crear una hoja de
Explicar los procedimientos para
clculo que integre
la manipulacin y tratamiento de
datos y frmulas que
datos y formulas en una hoja de
automatice alguna
clculo.
tarea.
Explicar la manera de operacin Aplicar las funciones
de las funciones bsicas de la
bsicas de una hoja
hoja de clculo (Suma,
de clculo
Promedio, Min, Max, Si, Y, O,
complementando su
Fecha, Hoy, Ahora).
funcionalidad.
Identificar los procedimientos Integrar un grfico en
para la creacin y manipulacin una hoja de clculo.
de los distintos tipos de grficos,
as como sus caractersticas.

Ser

Analtico.
Sistemtico

Analtico.
Coherente.
Sistemtico.
Organizado.

Analtico.
Coherente.
Sistemtico.
Organizado.
Analtico.
Coherente.
Sistemtico.
Organizado.
Analtico.
Coherente.
Sistemtico
Capaz de
claramente.
Proactivo.
tico.
Hbil para
equipo.

comunicarse

trabajar

en

Resultado de aprendizaje:
El alumno realizar un libro de clculo que integre:
72

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Configuracin de hoja de clculo.


Edicin y Formatos.
Funciones bsicas (Suma, Promedio, Min, Max, Si, Y, O, Fecha, Hoy, Ahora).
Grficos

73

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MICROSOFT EXCEL 2007


INTRODUCCIN
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar
entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda,
por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de
empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.

2.1 Entorno de trabajo de la hoja de clculo


2.1.1. LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que
se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en
tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.

2.1.2. LAS BARRAS

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Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha estn los botones para minimizar

, restaurar

y cerrar

2.1.3. LA BARRA DE ACCESO RPIDO


La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar

, Deshacer

Rehacer
. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la
flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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2.1.4. LA BANDA DE OPCIONES

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar,
por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden
crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la
barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes
con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros
junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa
opcin sin la necesidad del ratn.

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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.


Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

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2.1.5 EL BOTN OFFICE

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar
un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de
opciones.
Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha
del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O
tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la
accin a realizar como la opcin Abrir.

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Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en
ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las
opciones de administracin de la base de datos.

2.1.6 LA BARRA DE FRMULAS

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a
modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

2.1.7 LA BARRA DE ETIQUETAS

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

2.1.8. LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

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Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las
distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

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CONCEPTOS DE EXCEL
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo,
Celda, Celda activa, Fila, Columna,... q

MOVIMIENTO RPIDO EN LA HOJA


Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces,
ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su
nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO


Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque
el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que
estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a
trabajar con dicha hoja.

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Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de
dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo,
como pueden ser:

2.2. MANEJO DEL ENTORNO


Las vistas que con las que cuenta Excel para visualizar de diferentes maneras las hojas de clculo son:
Diseo de impresin, Lectura de pantalla completa, Diseo Web, Esquema y borrador.

2.2.1. Diseo de impresin


Muestra el documento tal y como aparecer en la pgina impresa.
Para activar esta opcin se deber acceder al men vista y clic sobre el icono de Diseo de impresin, como se
muestra en la siguiente figura.

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2.2.2. Lectura de pantalla completa


Muestra el documento en vista de pantalla para maximizar el espacio disponible para lectura o comentarios del
documento, para activar esta opcin clic sobre el icono de Lectura de pantalla completa del men vista, se podr
observar en la siguiente figura.

2.3. HOJA DE CLCULO

2.3.1 INTRODUCIR DATOS


En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos
a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por
debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo
de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para
introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

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Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.

de la barra de frmulas.

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el
posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en
la barra de frmulas para encontrar el error.

2.3.2 MODIFICAR DATOS


Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la
introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla
Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una
posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus
activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic
en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a
su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de
frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre sta.

2.3.3 TIPOS DE DATOS


En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una
fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones

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con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe
empezar siempre por el signo =.

2.3.4 ERRORES EN LOS DATOS


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de
error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn
No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior
izquierda tal como esto:

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que
puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

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#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.


Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior
izquierda tal como:

. Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

2.3.5 FRMULAS Y FUNCIONES


Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la
contiene. La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada
parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica
un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una
funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones
matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de
bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

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2.3.6. INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE


Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel
2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn


funcin:

de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin
necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro
de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro
combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la

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categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y
una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide
introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso
se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas
tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn
para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la
hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar
el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si
introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos
introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el
rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin
=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a
=SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma
la funcin SUMA de forma ms rpida.

que nos permite realizar

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn.

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Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:


Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica),
Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar
al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

2.3.7 UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES


Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas
(A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin
sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

2.4. FUNCIONES
UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar
operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta
de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y
despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

2.4.1. FUNCIONES DE FECHA Y HORA


De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de
fechas y horas y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

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En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie".
Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las
funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una
celda que contenga una fecha.

2.4.2 FUNCIONES DE TEXTO


Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un
conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas

por Excel.

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2.4.3. FUNCIONES DE BSQUEDA


En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso
existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos
directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo
similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su
aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del
restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos
que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:

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2.4.4. FUNCIONES FINANCIERA.


Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una
amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones
estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

2.4.5. MANIPULANDO CELDAS


Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como
diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.

2.4.6. SELECCIN DE CELDAS


Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos
de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo
que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente
vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas
consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

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2.4.7. SELECCIN DE UNA CELDA


Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del
ratn.

2.4.8. SELECCIN DE UN RANGO DE CELDAS


Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a
seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus
soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color

2.4.9. SELECCIN DE UNA COLUMNA


Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar
y hacer clic sobre steSeleccin de una fila. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el
identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.

2.4.10 SELECCIN DE UNA HOJA ENTERA


Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y
hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

2.4.11. AADIR A UNA SELECCIN


Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas,
para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y
aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

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2.4.12. AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIN


Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar
los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.

2.4.13. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES


La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para
copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic en el botn Copiar.
bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el
portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:


Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Haz clic en el botn Pegar.
bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.

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Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no
tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda,
Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada
ser la esquina superior izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de
marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias. Puedes acceder al
Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la parte superior derecha de la seccin
Portapapeles de la pestaa Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.
En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del panel. Podemos tambin
elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botn

Seleccionar la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer
visualizarla automticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botn de opciones tambin
podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuacin:
Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del portapapeles sin
mostrarlo.
Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en la barra de
tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles

Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte inferior derecha de
la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados

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2.4.14. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATN


Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratn se transforma en

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere
copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.

2.4.15 COPIAR EN CELDAS ADYACENTES


Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el auto relleno, a
continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen frmulas. Para
copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de
relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra.
Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de
Opciones de autorrelleno

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Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado


Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men Herramientas, Opciones...,
en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la
frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en
la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene. As si en la
celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltima contendr la frmula =A3+3. A
veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros
tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y
de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo
de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

2.4.16. PEGADO ESPECIAL


En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula
pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la
proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio.
bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en
el portapapeles.

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2.4.17. SELECCIONAR LAS CELDAS DONDE QUIERES COPIARLAS.


Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y selecciona Pegado especia

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones que se adapten al
pegado que quieras realizar:
Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.
Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de formato de nmeros
de las celdas seleccionadas.

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Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, a parte de la
opcin Pegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente. Slo tendremos que
elegir el tipo de pegado.

2.4.18. MANIPULACIN DE CELDAS


Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de clculo
para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

2.4.19. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES


La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.
Utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.

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Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en
el portapapeles.
A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el
rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado
para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del
rea pegada).
Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar o bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas, no podemos
utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se
encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.

2.4.20. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL RATN


Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal
como esto:
Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn.
Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal
como esto:
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la
hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

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Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el
lugar donde quieres dejar las celdas.
Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al
aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineacin del texto, etc) o el contenido de stas y
utilizar el men para realizar el borrado deseado.

2.4.21. BORRAR CELDAS


Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello debes
seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin...
Ir a la pestaa Inicio

Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen. Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier
formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Todo. Si
ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato.
Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no
borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles
en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Formato.
Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido.
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Contenido.
Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir 23.000 .
Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus
contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

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2.4.22. FORMATO DE CELDAS


Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra
hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la
informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la
cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde
las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

2.4.22.1 FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y
color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar
los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las
dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de dilogo:


En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente. Del cuadro de dilogo que se
abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha.

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Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando
los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la
celda.
Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos.A continuacin pasamos a
explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo
delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True
Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable
(podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los
estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien
teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista
desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un
color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno
de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por
defecto.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente y de forma ms rpida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos
situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita
dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

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Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja,
que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color,
hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

2.4.22.2 ALINEACIN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una
forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

Aparecer la ficha de la derecha.


Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar.

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A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.


Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto
de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes
opciones:
GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato
introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente
del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez
que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el
contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del
tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez
que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el
contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura
de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer
************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la
izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a
la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la
altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por
defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en
sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.

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Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar
exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro
de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su
contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que
tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos
centrar los datos.

2.4.22.3 BORDES
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra
hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la
celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.


Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo
del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir
otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a
colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un
color para los bordes.

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En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer
otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde
el recuadro del men.

2.4.22.4 RELLENOS
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la
celda.

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A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.


Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar
con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo.
En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir
trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

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2.4.22.5 NMEROS
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero.


Aparecer la ficha de la derecha:
Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:

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Hacer clic sobre el botn Aceptar.


Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la
celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una
categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este
formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite
especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el
smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una
columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes
formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el
smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en
la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de
los nmeros de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el
smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows,
seguramente tendremos el smbolo ).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %).

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Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).


Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

2.4.23. CORRECCIN ORTOGRFICA


Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos
errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin
ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables.

2.4.24. CONFIGURAR LA AUTOCORRECCIN


Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder
modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botn Office

Hacer clic en el botn Opciones de Excel.


En el cuadro de dilogo que se abrir seleciona la categora Revisin.
Aqu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correccin de textos en Excel.

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Veamos las ms importantes.


Haz clic en el botn de Opciones de Autocorreccin...
Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que te mostramos ms abajo.

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Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la hora de escribir una palabra las dos
primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo
que interesa que esta opcin est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin,
Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est
automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin
interesa que est activada.
Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a
un da de la semana, Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa
que est activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra est
en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y
automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. La opcin Reemplazar
texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se
encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida
con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.
Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que
deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el
botn Agregar.

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Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botn Eliminar. A final
cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn Aceptar para aceptar los cambios y
cerrar el cuadro de dilogo.

2.4.25 VERIFICACIN DE LA ORTOGRAFA


Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de
clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar
como posible palabra errnea.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que si al revisar
un documento, Excel no encuentra ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores
que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las dos palabras
estn en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectar el error en el segundo esta.
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.


Seleccionar la pestaa Revisar y eligir la opcin Ortografa.
En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo Ortografa.

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Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la ortografa, si
queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con
palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del
diccionario:
En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y
por lo tanto puede ser errnea.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correccin.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario:
El utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el final, si encuentra otro error
nos volver a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre
el botn Aceptar.
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La
utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice
mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen
celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Veamos cmo crear de un grfico.

2.5. GRFICOS

2.5.1 CREAR GRFICOS


Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en
la pestaa Insertar.

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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta
forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear
debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra
disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que
muestra Todos los tipos de grfico...

117

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Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic
en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

2.5.2 AADIR UNA SERIE DE DATOS


Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas
opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

118

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Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico.


As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas
que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los
valores 445, 453, 545, 453 y 345.
Pulsa el botn

y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el rango correcto.

119

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2.6. Actividad 2 Hoja de Clculo


INSTRUCCIONES
Desarrollar una pequea base de datos utilizando una hoja de clculo.
INDICADOR O
VARIABLE

Datos
generales
Ortografa y
redaccin
Presentacin
Aspectos
generales

CUMPLE
S
NO

DESCRIPCIN
FORMA
Asignatura, Unidad temtica, Nombre de la
actividad, Nombre del alumno(os), matrcula,
nombre del profesor, fecha.
Ortografa sin errores.

5
10

Con un excelente formato


Elabore una pequea base de datos, en una
hoja de clculo.

CONTENIDO
Presenta
el documento con las
Presentacin
caractersticas establecidas.
Desarrollo
Funcionalidad de la base de datos
Presenta el libro de Excel con nombres
Representacin
caractersticos.
TOTAL

PORCENTAJE

20
10

10
40
5
100

2.7. Prctica 1 Requerimientos de Informacin


Elaboracin de documento profesional
NOMBRE DE LA PRCTICA:
I. Procesadores de Texto
UNIDAD TEMTICA:
Entorno de trabajo de la hoja de clculo, Manejo del entorno,
TEMA:
OBJETIVO DE LA PRCTICA:
TIEMPO DE LA PRCTICA:

Hoja de clculo, Funciones, Grficos


Elaboracin de una pequea base de datos

4 Hrs

FECHA:
DESCRIPCIN:

1.
2.

De manera individual el alumno realizar la actividad para elaborar un documentos profesional


utilizando todo el potencial de las herramientas del procesador de texto de Word.
El alumno deber entregar la actividad en electrnico

MATERIALES Y EQUIPOS:
Computadora
120

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PROCEDIMIENTO:
El alumno realizar lo siguiente
1. Abrir un libro de Excel y le asignar el nombre de BDlistadeCalidifcaciones
2. Nombrar a la primera hoja del libro de Excel, Espaol
3. Elaborar un formato de una lista de calificaciones (elaborarlo de acuerdo a su criterio personal) ,
que contenga como encabezado, nombre de la institucin, grupo, nombre de la materia, logotipo
de la institucin, ciclo escolar.
4. El contenido de la lista de calificaciones tendr los campos:
Matricula del alumno, nombre del alumno, calificacin del primer parcial, calificacin del segundo
parcial y calificacin del tercer parcial, (estos campos debern llenarse con la informacin de sus
compaeros de grupo), promedio general de los tres parciales, leyenda de aprobado o reprobado,
calificacin mxima, calificacin mnima por parcial y el nmero de aprobados y el nmero de
reprobados general de la materia.
Nota, obtenerlo del promedio general.
5. Introducir las formulas en los campos correspondientes para obtener la calificacin mnima,
calificacin mxima, matricula que estar formada por las dos primeras letras del nombre y el
ciclo escolar, calcular el promedio general obtenido de la calificacin del primer parcial, segunda
parcial y tercer parcia, en caso de que el promedio sea mayor de 6 aparecer la leyenda de
aprobado y en caso contrario la leyenda de reprobado.
6. insertar cuatro copias exactas de la hoja de espaol y nombrarlas matemticas, qumica, fsica,
ciencias sociales.
7. Insertar una hoja ms y nombrarla boleta de calificaciones, en esta deben de contener la
matrcula y nombre del alumno promedio general de la asignatura de espaol, matemticas,
qumica, fsica y ciencias sociales, y el promedio general del alumno obtenido de los promedios
generales de cada una de las asignaturas que debern de obtenerse de las listas de calificaciones
correspondientes a cada materia.
Insertar las frmulas para mostrar todos los promedios generales de cada una de las materias, de
tal manera que cuando se actualice una calificacin de las listas de calificaciones ya sea de
espaol, matemtica, etc. se actualice el promedio general en la hoja de boleta de calificaciones.
8. Insertar una hoja ms y nombrarla calificaciones finales, esta hoja deber contener un campo de
nombre, matricula, promedio general de fsica, promedio general de matemticas y as para todas
las asignaturas.
9. Insertar las frmulas donde dado la matricula aparezca de manera automtica el nombre del
alumno y promedio general de cada una de las asignaturas
Nota: estos datos debern obtenerse de la hoja de boleta de calificaciones
10. Realizar una macro que grafique la boleta de calificaciones
Entregar el documento en electrnico al profesor en tiempo y forma

CUESTIONARIO
REFERENCIAS

LISTA DE COTEJO PRCTICA 1


LISTA DE COTEJO 1 ELABORACIN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES
121

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INDICADOR O

DESCRIPCIN

VARIABLE

CUMPLE
SI

NO

PORCENTAJE

ACTITUD (SER)
Puntualidad

Entrega del trabajo tiempo y forma establecida

10

CONOCIMIENTO (SABER)
Herramientas
de Excel

Identifica y conoce la funcionalidad de las


herramientas de Excel.
30
Identifica la frmula a utilizar de acuerdo al caso
prctico que se le presenta

HABILIDAD (SABER HACER)


Forma de
entrega

se calcula de manera correcta


60
El
TOTAL

100

EVALUACIN: LA AUSENCIA PARCIAL O TOTAL DE ALGN INCISO TENDR UNA PENALIZACIN ACORDE A LA
PUNTUACIN SEALADA EN CADA INCISO

OBSERVACIN:
EVALUADOR
(NOMBRE Y
FIRMA)

122

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123

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Unidad Temtica III Editor de presentaciones


Objetivo: El alumno elaborar una presentacin empleando las caractersticas y propiedades de un
editor de presentaciones para presentar la informacin grficamente o visualmente.

Temas
Entorno
Trabajo.

Saber

de Identificar los elementos del


entorno de trabajo del software y
vistas (normal, clasificador de
diapositivas, pgina de notas,
presentacin
con
diapositivas,
patrn de diapositivas, documentos
y notas).
Crear estructura Describir las herramientas para la
de
una creacin
de
presentaciones,
presentacin.
asistentes de contenido y plantillas
de diseo (Presentacin en Blanco,
diseo de diapositiva, plantillas de
diseo, asistente de autocontenido
y lbum de fotos).
Personalizar
Describir las herramientas para
presentacin.
personalizar una presentacin:
Transicin de diapositivas
trayectorias de desplazamiento
animaciones de entrada de nfasis,
de salida
hipervnculos.
Describir la forma de manipular
diapositivas:
vista del clasificador de diapositivas
mover, copiar, eliminar y ocultar
diapositivas
ensayo de intervalos
patrn de diapositivas

Saber hacer
Localizar
elementos
entorno
trabajo.

Ser
los Analtico.
del
de Sistemtico.

Estructurar una Analtico.


presentacin.
Sistemtico.
Organizado.

Construir
presentaciones
dinmicas
personalizadas
utilizando
animaciones
y
herramientas de
dibujo.

Analtico.
Coherente.
Sistemtico
Capaz
de
claramente.
Proactivo.
Hbil para
equipo.

comunicarse

trabajar

en

Modificar
una
presentacin
utilizando
las
herramientas
correspondientes
Ejecutar
presentacin.

la

Resultado de aprendizaje:
El alumno realizar un una presentacin electrnica que integre::
Estructura, empleando las plantillas, asistentes de contenido y patrones.
124

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Diseo, insertando elementos multimedia y grficas.


Animacin y transicin de diapositivas.

INTRODUCCIN A POWER POINT


PowerPoint es un software que permite crear material que puede presentarse con un proyector. Cuando
este material se usa para anunciar un informe o una propuesta, se denomina presentacin (Ver Fig. 4.1).
Mediante PowerPoint, se pueden crear pantallas que incorporan de manera efectiva texto a color y
fotografas, ilustraciones, dibujos, tablas, grficos y pelculas y realizar la transicin de un elemento a otro
como una presentacin con diapositivas. Se puede aplicar animacin al texto y a las ilustraciones en la
pantalla mediante la caracterstica de animacin, as como agregar efectos y narracin.
POWERPOINT
PowerPoint forma parte de "Office", un conjunto de productos que combina distintos tipos de software
para crear documentos, hojas de clculo y presentaciones y para administrar correo electrnico.

(Material
de
presentacin
con
dibujos e imgenes)

(Material
de
presentacin con texto)

(lbum de fotografas)

(Presentacin
de
convencin cientfica)

(Material
presentacin
grficos y tablas)

de
con

Fig. 4.1 Diferentes tipos de Pantallas.


Por lo general, PowerPoint se denomina "PowerPoint" en las pantallas del software o en la ayuda.
Tambin se denomina a veces "Microsoft PowerPoint", "Office PowerPoint" y "Microsoft Office
PowerPoint Word 2007". Todos representan el software de presentacin PowerPoint.

125

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3.1.

ENTORNO DE TRABAJO

3.1.1. PLANEAR LA PRESENTACIN Y SU CONTENIDO


El manejo de todas las herramientas de PowerPoint le servir para realizar mejores presentaciones. Sin
embargo como sucede con todos los programas, este conocimiento por s solo no garantiza nada: es tan
importante conocer las herramientas como planear y desarrollar el contenido. En definitiva, el mensaje
depender tanto del contenido como de la manera de presentarlo.
Una buena idea es, una vez planteado el tema de la conferencia, establecer cul ser su duracin y (sobre
todo a partir de este ltimo dato) pensar cuntas diapositivas hay que mostrar.
En general, las diapositivas contienen un resumen con los puntos ms importantes de lo que se est
diciendo. Se utilizan para que los espectadores puedan tomar notas o seguir fcilmente el relato de la
conferencia.

3.1.2. PANTALLA PRINCIPAL DE POWERPOINT

126

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Barra de ttulo: muestra el nombre de archivo de la presentacin que se est editando y el


nombre del programa que est utilizando.
Botn de Office: haga clic en este botn al usar comandos bsicos, como Nuevo, Abrir, Guardar
como, Imprimir y Cerrar.
Barra de herramientas de acceso rpido: incluye comandos de uso frecuente como Guardar y
Deshacer. Tambin puede agregar sus comandos favoritos.
Cinta de opciones: aqu encontrar los comandos necesarios para trabajar. Es igual que "Mens" o "barras de
herramientas" en otro software.

Ventana de edicin: muestra la presentacin que est editando.

Botones de visualizacin: permiten cambiar la forma en que se muestra la presentacin que


est editando para que se adapte a sus necesidades.
Barra de desplazamiento: permite cambiar la posicin en la pantalla de la presentacin que
est editando.
Control deslizante del zoom: permite cambiar la configuracin de zoom del documento que
est editando.
Barra de estado: muestra informacin acerca de la presentacin que est editando.

QU ES LA "CINTA DE OPCIONES"?
La "Cinta de opciones" es el rea horizontal, como una cinta, que se ve en la parte superior del software
Office cuando inicia PowerPoint. Los comandos necesarios para trabajar estn agrupados y organizados
en fichas, como Inicio e Insertar. Puede hacer clic en las fichas para cambiar el conjunto de comandos
que se muestra.

127

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3.1.3. REA DE TRABAJO EN POWER POINT


Cuando inicia PowerPoint, se abre en la vista presentacin y proporcionar al usuario la posibilidad de
interactuar con l; Denominada vista Normal, donde puede crear diapositivas y trabajar en ellas.

En el panel Diapositiva puede trabajar directamente en diapositivas individuales.


Los bordes punteados identifican los marcadores de posicin (cuadros con bordes punteados o
sombreados que forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el
ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes); donde puede escribir texto o
insertar imgenes, grficos y otros objetos (tabla, grfico, ecuacin u otra forma de informacin. Los
objetos creados en una aplicacin, por ejemplo, hojas de clculo, y vinculados o incrustados en otra
aplicacin son objetos OLE).
La ficha Diapositivas muestra una versin en miniatura de cada una de las diapositivas a tamao
completo que se muestran en el panel Diapositiva. Despus de agregar otras diapositivas, puede hacer
clic en una miniatura de la ficha Diapositivas para que la diapositiva correspondiente aparezca en el
panel Diapositiva. Tambin puede arrastrar miniaturas para reorganizar las diapositivas de la
presentacin. Adems, puede agregar o quitar diapositivas en la ficha Diapositivas.
En el Panel Notas (panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompaen a
una diapositiva. Imprima estas notas como pginas de notas o mustrelas cuando guarde una
presentacin como una pgina Web), puede escribir notas sobre la diapositiva actual. Puede distribuir
las notas a su audiencia o hacer referencia a ellas en la vista del moderador mientras ofrece la
presentacin.
128

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Office PowerPoint 2007 aplica a las presentaciones nuevas la plantilla (archivo o archivos que contienen
la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseo de pgina de los
archivos finalizados).
Para crear una presentacin que est basada en la plantilla Presentacin en blanco, haga clic en el Botn
de Office
, haga clic en Nuevo, haga clic en En blanco y reciente debajo de Plantillas y, a
continuacin, haga doble clic en Presentacin en blanco debajo de en blanco y reciente.
ASIGNAR NOMBRE Y GUARDAR SU PRESENTACIN
Al igual que con cualquier programa de software, conviene asignar un nombre a la presentacin y
guardarla inmediatamente para, en lo sucesivo, ir guardando los cambios frecuentemente mientras
trabaja:
Haga clic en el Botn de Office
procedimientos siguientes.

, elija Guardar como y, a continuacin, realice uno de los

Para una presentacin que slo se puede abrir en Office PowerPoint 2007, haga clic en Presentacin de
PowerPoint.
Para una presentacin que se puede abrir en Office PowerPoint 2007 o en versiones anteriores de
PowerPoint, haga clic en Presentacin de PowerPoint 97-2003.
Si elige esta opcin, no puede utilizar ninguna de las nuevas caractersticas de Office PowerPoint 2007.
En el cuadro de dilogo Guardar como, en la lista Guardar en, seleccione la carpeta u otra ubicacin
donde desee guardar la presentacin.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la presentacin, o no haga nada para aceptar el
nombre de archivo predeterminado y, a continuacin, haga clic en Guardar.
A partir de este momento, puede presionar CTRL+G o hacer clic en Guardar
que est en la parte
superior de la pantalla para guardar la presentacin de forma rpida en cualquier momento.

3.2 CREAR ESTRUCTURA DE UNA PRESENTACION

3.2.1. APLICAR UN TEMA DIFERENTE A SU PRESENTACIN


En la ficha Diseo, en el grupo Temas, haga clic en el tema de documento que desea aplicar.

129

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En la imagen se observa que se escogi en Temas la 3ra. (Remarcada con un cuadro naranja).
Notas
Para obtener una vista previa del aspecto de la diapositiva actual con un tema concreto aplicado, coloque
el puntero sobre la miniatura de dicho tema.
Para ver miniaturas de otros temas, haga clic en las flechas situadas junto a la fila de miniaturas.

4.10 Tipos de Temas para una presentacin


A menos que se indique lo contrario, Office PowerPoint 2007 aplica temas a toda la presentacin. Para
cambiar el aspecto de slo las diapositivas seleccionadas, en la ficha Diapositivas, mantenga presionada
la tecla CTRL mientras hace clic en cada una de las diapositivas que desea cambiar. Una vez seleccionadas
todas las diapositivas, haga clic con el botn secundario en el tema que desee aplicar y, a continuacin,
haga clic en Aplicar a las diapositivas seleccionadas en el men contextual.
Si decide ms adelante cambiar a un tema diferente, haga clic en el mismo para aplicarlo.

130

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3.2.2. AGREGAR IMGENES PREDISEADAS, GRFICOS SMARTART Y OTROS


OBJETOS
Suponga que desea crear la presentacin visual con el mayor efecto posible; y, a menudo, la opcin ms
dinmica no consiste en una serie de diapositivas que contenga nicamente listas con vietas. La
ausencia de variedad visual puede desviar la atencin de la audiencia. Adems, hay muchos tipos de
informacin que se expresan con ms claridad en un prrafo o en una lista con vietas.

4.11 Imgenes Prediseadas


Afortunadamente, Office PowerPoint 2007 permite agregar otros muchos tipos de contenido visual y de
audio, entre los que se incluyen tablas, grficos SmartArt, imgenes prediseadas (imagen ya
elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una combinacin de formas dibujadas.), formas,
grficos, msica, pelculas, sonidos y animaciones. Tambin se pueden agregar hipervnculos (Texto
con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo,
una pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin
pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) (Para moverse con ms flexibilidad
tanto dentro de la presentacin como en ubicaciones fuera de la misma) y transiciones (conjunto de
efectos de transicin en una presentacin que estn disponibles en algunas aplicaciones Microsoft Office.
Las transiciones especifican cmo cambia la presentacin (como la atenuacin en negro) segn un
usuario se desplaza de un elemento (como una diapositiva o pgina Web) a otro) que llamen la atencin
entre diapositivas.
Esta seccin presenta slo unos cuantos tipos bsicos de objetos y efectos que se pueden agregar a las
diapositivas.

3.2.3. AGREGAR IMGENES PREDISEADAS


Haga clic en el marcador de posicin al que desea agregar una imagen prediseada.
131

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Si no selecciona un marcador de posicin, o si selecciona uno que no puede contener imgenes, la


imagen prediseada se inserta en el centro de la diapositiva.
En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imgenes prediseadas.
Se abrir el panel de tareas Imgenes prediseadas.
En el panel de tareas Imgenes prediseadas, busque la imagen prediseada que desea y, a
continuacin, haga clic en ella.
Puede mover la imagen prediseada, cambiar su tamao, girarla, agregarle texto y realizar otros
cambios.
Sugerencia Para buscar ms imgenes prediseadas en el sitio de Microsoft Office Online, haga clic en
el vnculo Imgenes prediseadas de Office Online situado en la parte inferior del panel de tareas
Imgenes prediseadas.

3.2.4. CONVERTIR TEXTO DE DIAPOSITIVA EN UN GRFICO SMARTART


Un grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede personalizar
totalmente. La conversin del texto en un grfico SmartArt es un mtodo rpido para convertir
diapositivas existentes en ilustraciones con un diseo profesional. Por ejemplo, con un clic, puede
convertir una diapositiva Agenda en un grfico SmartArt.

4.12 Texto de diapositiva en un grfico SmartArt


Puede elegir entre muchos diseos integrados para comunicar su mensaje o sus ideas de la forma ms
efectiva.

3.2.5. PARA CONVERTIR TEXTO EXISTENTE EN UN GRFICO SMARTART:


Haga clic en el marcador de posicin que contiene el texto que desea convertir.
132

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En la ficha Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en Convertir en un grfico SmartArt

En la galera, para ver el aspecto de un grfico SmartArt con el texto, coloque el puntero sobre la
diapositiva correspondiente a ese grfico SmartArt. La galera contiene diseos para grficos SmartArt
que combinan mejor con listas con vietas. Para ver el conjunto completo de diseos, haga clic en Ms
grficos SmartArt.
Cuando encuentre un grfico SmartArt que le guste, haga clic en l para aplicarlo al texto.
A continuacin, puede mover el grfico SmartArt, cambiar su tamao, girarlo, agregarle texto, aplicarle
un estilo rpido (estilos rpidos: colecciones de opciones de formato que facilitan la aplicacin de
formato a documentos y objetos.) Diferente y realizar otros cambios.
Aunque es especialmente fcil crear un grfico SmartArt para texto existente, tambin puede realizar el
proceso contrario, es decir, insertar primero el grfico SmartArt que desea y agregarle texto despus:
1. Haga clic en el marcador de posicin al que desea agregar un grfico SmartArt.
2. Si no selecciona un marcador de posicin, o si selecciona uno que no puede contener imgenes, el
grfico SmartArt se inserta en el centro de la diapositiva.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
4. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, en el panel situado a la izquierda, haga clic en el
tipo de grfico SmartArt que desee.
5. En el panel central, busque y haga clic en el diseo que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Sugerencia. Para obtener una vista previa de cualquier diseo, haga clic en el mismo. En el panel de la
derecha se mostrar la vista previa.

3.3. PERSONALIZAR PRESENTACION

3.3.1. AGREGAR, REORGANIZAR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS


La diapositiva individual que se proporciona automticamente en la presentacin tiene dos marcadores
de posicin, uno con formato para un ttulo y otro con formato para un subttulo. La disposicin de los
marcadores de posicin en una diapositiva se denomina diseo. Office PowerPoint 2007 tambin
proporciona otros tipos de marcadores de posicin, como los destinados a imgenes y grficos SmartArt.
Cuando agrega una diapositiva a la presentacin, puede realizar el procedimiento siguiente para elegir un
diseo para la nueva diapositiva al mismo tiempo:
En la ficha Diapositivas, haga clic justo debajo de la nica diapositiva que se muestra.
133

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En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva.

Aparece una galera que muestra miniaturas de los diversos diseos de diapositivas que estn
disponibles.
Aplicar un nuevo diseo a una diapositiva
Para cambiar el diseo de una diapositiva existente, realice el procedimiento siguiente:
En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva a la que desea aplicar un nuevo diseo.
En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Diseo y, a continuacin, haga clic en el nuevo
diseo que desee.
NOTA Si aplica un diseo que no tiene suficientes marcadores de posicin del tipo correcto para el
contenido que ya existe en la diapositiva, se crean automticamente marcadores de posicin adicionales
para incluir dicho contenido.

3.3.2. COPIAR UNA DIAPOSITIVA


Si desea crear dos diapositivas similares en contenido y diseo, puede ahorrar trabajo creando una
diapositiva que tenga todo el formato y contenido que ambas diapositivas van a compartir, y realizando
despus una copia de esa diapositiva antes de dar los toques finales individuales a cada una.
En la ficha Diapositivas, haga clic con el botn secundario en la diapositiva que desea copiar y, a
continuacin, haga clic en Copiar en el men contextual.
Siguiendo en la ficha Diapositivas, haga clic con el botn secundario donde desee agregar la nueva copia
de la diapositiva y, a continuacin, haga clic en Pegar en el men contextual.
Tambin puede insertar una copia de una diapositiva de una presentacin en otra presentacin.
Reorganizar el orden de las diapositivas
En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva que desea mover y, a continuacin, arrstrela hasta
que ocupe la posicin que desee.

134

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Para seleccionar varias diapositivas, haga clic en una de las diapositivas que desea mover y, a
continuacin, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las dems diapositivas.

3.3.3 .ELIMINAR DIAPOSITIVAS


En la ficha Diapositivas, haga clic con el botn secundario en la diapositiva que desea eliminar y, a
continuacin, haga clic en Eliminar diapositiva en el men contextual.

3.3.4 AGREGAR TEXTO Y APLICARLE FORMATO


El contenido ms habitual de las diapositivas de una presentacin de PowerPoint es texto: en ttulos y
listas con vietas.
Para agregar texto a una diapositiva, haga clic en el marcador de posicin donde desee agregar el texto y,
a continuacin, escriba o pegue el texto que desee agregar.

3.3.5. FORMATO DE LISTAS CON VIETAS


Algunos marcadores de posicin aplican formato automticamente al texto como lista con vietas, pero
otros no. En la ficha Inicio, en el grupo Prrafo, realice cualquiera de los procedimientos siguientes:
Para cambiar entre una lista con vietas y texto sin vietas, seleccione el texto y, a continuacin, haga
clic en Vietas

Para cambiar el estilo de los smbolos de vieta en una lista con vietas, haga clic en la flecha situada
junto a Vietas

y, a continuacin, haga clic en el estilo de vieta que desee.

Tambin puede realizar estos cambios utilizando la minibarra de herramientas, que es una barra de
herramientas prctica, en miniatura y semitransparente que est disponible cuando se selecciona texto.
Para ver la minibarra de herramientas con ms claridad, coloque el puntero sobre ella. Para utilizarla,
haga clic en cualquiera de los comandos disponibles.
NOTA Tambin puede hacer que se muestre la minibarra de herramientas haciendo clic con el botn
secundario en texto no seleccionado.

3.3.6. CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTO


Hay muchas maneras de cambiar el aspecto del texto en una diapositiva, desde botones bsicos de la
ficha Inicio para aplicar formato a fuente, estilo, tamao, color y caractersticas de prrafo, hasta
opciones ms avanzadas como animacin o conversin a grficos SmartArt.

135

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3.3.7. Formato al tipo de fuente (texto)


DOTAR A SU PRESENTACIN DE UN ASPECTO MS APROPIADO
Hasta el momento, se ha centrado en la disposicin y el contenido bsico de las diapositivas. Ahora
corresponde tener en cuenta el aspecto general de la presentacin. Qu tonalidad visual desea? Qu
aspecto y estilo harn que la presentacin aporte claridad y sea atractiva para la audiencia? Office
PowerPoint 2007 proporciona una gran variedad de temas (Conjunto de elementos de diseo unificados
que proporcionan una vista a su documento mediante color, fuentes y grficos.) De diseo que facilitan
el cambio del aspecto general de la presentacin. Un tema es un conjunto de elementos de diseo que
proporciona un aspecto unificado concreto a todos los documentos de Office mediante el uso de
combinaciones de colores, fuentes (Diseo grfico aplicado a todos los nmeros, smbolos y caracteres
alfabticos. Tambin se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las
fuentes suelen venir en diferentes tamaos, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.) Y efectos
especficos.
Office PowerPoint 2007 aplica automticamente el tema de Office a las presentaciones creadas a partir
de la plantilla Presentacin en blanco, pero se puede cambiar fcilmente y en cualquier momento el
aspecto de la presentacin aplicando un tema diferente.

136

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4.8 Presentacin de un aspecto rpido

3.3.8. AGREGAR UNA TRANSICIN DE DIAPOSITIVA


Las transiciones de diapositivas son efectos parecidos a una animacin que se producen cuando se pasa
de una diapositiva a la siguiente. Office PowerPoint 2007 proporciona muchos tipos de transiciones de
diapositivas, por ejemplo, intensidades de color estndar y efectos de disolver, cortar y enjugar; tambin
hay transiciones menos habituales como ruedas y tableros de ajedrez.
En la ficha Animaciones, en el grupo Transicin a esta diapositiva, haga clic en la transicin que desee.
Nota:
Para obtener una vista previa del aspecto de la diapositiva actual con una transicin concreta aplicada,
coloque el puntero sobre la miniatura de dicha transicin.
Para ver miniaturas de otras transiciones, haga clic en las flechas situadas junto a la fila de miniaturas.

Si decide ms adelante cambiar a una transicin diferente, haga clic en la misma para aplicarla.
Puede elegir otras opciones en el grupo Transicin a esta diapositiva para controlar la velocidad de
transicin, agregar sonido y aplicar la misma transicin a todas las diapositivas de la presentacin.

3.3.9 AGREGAR HIPERVNCULOS


Puede usar hipervnculos para pasar de una diapositiva a otra, a una red o a un sitio de Internet, o incluso
a otro archivo o programa directamente.
Seleccione el texto en el que desea hacer clic para activar el hipervnculo.
137

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O bien, seleccione un objeto (por ejemplo, una imagen prediseada o un grfico SmartArt).
En la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo.
En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, haga clic en el botn apropiado del cuadro Mis lugares para
el destino del vnculo (es decir, el lugar al que lleva el vnculo).
Para ir a otra diapositiva de la presentacin, por ejemplo, haga clic en Lugar de este documento.
Busque y haga clic en la ubicacin de destino, realice los cambios que desee en los cuadros Texto y
Direccin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3.3.10 COMPROBAR LA ORTOGRAFA Y OBTENER UNA VISTA PREVIA DE SU


PRESENTACIN
Cuando todas las diapositivas tengan el aspecto deseado, hay que realizar dos pasos ms para finalizar la
presentacin.
Comprobar la ortografa de la presentacin
Aunque el corrector ortogrfico se activa automticamente en Office PowerPoint 2007, es conveniente
volver a comprobar la ortografa una vez finalizado el trabajo en la presentacin:
Presione CTRL+INICIO para situarse en el principio de la presentacin.
En la ficha Revisar, en el grupo Revisin, haga clic en Ortografa.
Si Office PowerPoint 2007 encuentra errores ortogrficos, muestra un cuadro de dilogo y se selecciona
la primera palabra incorrecta encontrada por el corrector ortogrfico. Debe indicar cmo desea que se
resuelva cada error encontrado por el programa. Una vez corregida una palabra incorrecta, el programa
selecciona la siguiente, y as sucesivamente.

3.3.11. OBTENER UNA VISTA PREVIA DE UNA PRESENTACIN CON


DIAPOSITIVAS
Para ver la presentacin en la pantalla de su equipo exactamente igual que la ver su audiencia durante
la sesin, realice el procedimiento siguiente:
En la ficha Presentacin con diapositivas, en el grupo Iniciar presentacin con diapositivas, realice uno de
los procedimientos siguientes:
Para iniciar con la primera diapositiva de la presentacin, haga clic en Desde el principio.

138

OFIMTICA
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

Para iniciar con la diapositiva que se muestra actualmente en el panel Diapositiva, haga clic en Desde la
diapositiva actual.
La presentacin se abre en la vista Presentacin con diapositivas.
Haga clic para avanzar a la diapositiva siguiente.
NOTA: Para volver a la vista Normal en cualquier momento, presione ESC.
Por supuesto, tambin puede obtener una vista previa de la presentacin en cualquier momento del
proceso de creacin.

3.3.12. TECLAS RPIDAS


Se puede emplear el botn copiar formato de la barra de herramientas o estndar para copiar y pegar
nicamente los formatos de una seleccin a otro lugar, en algunas ocasiones es mas rpido utilizar
combinaciones de teclado, especialmente si esta inmerso en un texto.
<Control> + <M>
<Control> + <A>
<Control> + <W>
<F5>
<F7>
<Control> + <P>
<Control> + <Z>
<Control> + <Y>
<Shift> + <F3>
<Control> + <N>
<Control> + <Q>
<Control> + <D>
<Control> + <J>

Hacer una copia de la diapositiva actual


Abrir una presentacin
Cerrar presentacin
Ejecutar la presentacin
Revisar la ortografa
Imprimir
Deshacer una accin
Rehacer una accin deshecha
Cambiar entre maysculas y minsculas
Aplicar negrita
Alineacin izquierda
Alineacin derecha
Alineacin justificacin

3.4. Actividad 2 Presentacin electrnica


INSTRUCCIONES
Desarrollar una presentacin electrnica
INDICADOR O
VARIABLE

Datos
generales
Ortografa y

DESCRIPCIN
FORMA
Asignatura, Unidad temtica, Nombre de la
actividad, Nombre del alumno(os), matrcula,
nombre del profesor, fecha.
Ortografa sin errores.

CUMPLE
S
NO

PORCENTAJE

5
10
139

OFIMTICA
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

redaccin
Presentacin
Aspectos
generales

Con un excelente formato


Elaborar una presentacin electrnica
profesional
CONTENIDO
Presentar la presentacin electrnica con
Presentacin
todos los requerimientos establecidos
La presentacin deber desarrollarse
Desarrollo
empleando las herramientas disponibles en
power point
Presentar en ejecutable la presentacin
Representacin
electrnica.
TOTAL

20
10

10
40
5
100

3.4. Prctica 1 Requerimientos de Informacin


Elaboracin de una presentacin electrnica
NOMBRE DE LA PRCTICA:
Editor de presentaciones
UNIDAD TEMTICA:
Entorno de Trabajo, Crear estructura de una presentacin.
TEMA:
OBJETIVO DE LA PRCTICA:
TIEMPO DE LA PRCTICA:

Personalizar presentacin.
Elaboracin de una presentacin electrnica

4 Hrs

FECHA:
DESCRIPCIN:

3.
4.

De manera individual el alumno realizar la actividad para elaborar una presentacin electrnica
utilizando las herramientas de power point
El alumno deber entregar la actividad en electrnico

MATERIALES Y EQUIPOS:
Computadora

PROCEDIMIENTO:
El alumno realizar lo siguiente
De manera individual el alumno investigar un tema a su eleccin
El alumno desarrollada una presentacin electrnica que contenga informacin sobre el tema
investigado.
La presentacin deber contener
Un patrn diseado por el alumno
Deber contener, por lo menos un video
Deber contener por lo menos una grfica
Los objetos debern tener animacin
Deber contener hipervnculos.
Guardar el documento en formato PDF, PPTX, PPSX

140

OFIMTICA
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

Entregar el documento en electrnico al profesor en tiempo y forma

CUESTIONARIO
REFERENCIAS

LISTA DE COTEJO PRCTICA 1


LISTA DE COTEJO 1 ELABORACIN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES
CUMPLE
DESCRIPCIN
PORCENTAJE
VARIABLE
SI
NO
ACTITUD (SER)

INDICADOR O

Puntualidad

Entrega del trabajo tiempo y forma establecida

10

CONOCIMIENTO (SABER)
Herramientas
de Power
Point

Identifica y conoce la funcionalidad de las


herramientas de Power Point

30

HABILIDAD (SABER HACER)


Se utilizan todas las herramientas disponibles de
power point aplicables a la presentacin
electrnica requerida
TOTAL

Forma de
entrega

60
100

EVALUACIN: LA AUSENCIA PARCIAL O TOTAL DE ALGN INCISO TENDR UNA PENALIZACIN ACORDE A LA
PUNTUACIN SEALADA EN CADA INCISO

OBSERVACIN:
EVALUADOR
(NOMBRE Y
FIRMA)

REFERENCIAS
Autor

Ao

Ttulo del Documento

Beskeen David

2009

Delgado
Mara

Jos

Guy-Hart Davis

Ciudad

Pas

Editorial

Microsoft Office Power


Point 2007: Serie libro Mxico, D.F.
visual

Mxico

Cengage
Learning

2009

OPENOFFICE ORG 3.0

Espaa

Anaya
Multimedia

2007

Word 2007 Paso a Paso:


Microsoft Office Word Mxico, D.F.
2007

Mxico

McGraw-Hill
Interamericana

N/E

141

OFIMTICA
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN

Autor

Ao

Ttulo del Documento

Guy-Hart Davis

2007

Preppernau
Joan

2007

Ciudad

Pas

Editorial

Excel 2007 Paso a Paso:


Microsoft Office Excel Mxico, D.F.
2007

Mxico

McGraw-Hill
Interamericana

Office 2007

Espaa

Anaya
Multimedia

N/E

142