COMIT ESPECIAL

CTEDRA

: GERENCIA LOGSTICA

CATEDRTICO

: LIC. ADM. ZACARAS RODRGUEZ REMO

ALUMNOS

BUENDA YARASCA ROSIMAR

MERGE MELCHOR JACKELIN
PREZ ESTRADA, LIZ MARIEL

SEMESTRE

: VI A3 Maana

Huancayo Per
2013

Con mucho cario para nuestros padres

y docente de esta asignatura Lic. Adm.
Zacaras Rodrguez Remo, por su
paciencia, apoyo y ejemplo de
superacin.

INTRODUCCIN

COMIT ESPECIAL
1. DEFINICIN
El comit especial viene a ser el rgano colegiado encargado de la organizacin,
conduccin y ejecucin del proceso de seleccin, desde la elaboracin de Bases hasta
que la buena pro quede consentida o administrativamente firme o se cancele.
Es un rgano de carcter temporal, es decir, se constituye, como regla general, para
conducir un determinado proceso de seleccin, luego del cual queda sin efecto su
designacin. En el caso de los comits especiales permanentes la duracin puede ser
mayor, puesto que se les encarga llevar a cabo los procesos de adjudicacin directa o
menor cuanta que realizara la entidad; siendo recomendable que por lo menos cada
ao se renueve a los integrantes de este tipo de comits especiales. Cabe indicar que
en caso de Adjudicaciones de Menor Cuanta Derivada, sern conducidos por el mismo
Comit Especial designado inicialmente.

2. OBJETIVOS DEL COMIT ESPECIAL

El comit especial organizara y ejecutara el proceso de seleccin desde: la
preparacin de las bases, absolucin de consultas, evaluacin de observaciones,
recepcin de ofertas, calificacin de postores propuestas y en general todo acto
necesario y conveniente para realizar el proceso de seleccin.

3. PRINCIPIOS DE ACTUACIN DEL COMIT ESPECIAL

3.1. COLEGIALIDAD
Esta referida a la conformacin plural del Comit Especial, siempre tiene ms
de un integrante, ahora la regla es que los comits debern estar conformados
por tres integrantes. Tambin est relacionado con las decisiones que adopte el
Comit Especial, las que deben adoptarse como cuerpo colegiado, ello no
significa que todos los integrantes tengan necesariamente que votar de igual

forma, sino que se podr adoptar votos discrepantes los que debern ser
fundamentados en el acta del Comit Especial.
3.2. ESPECIALIDAD
Principio que establece que cada Comit Especial que se constituya deber
estar compuesto obligatoriamente por un especialista con conocimiento
tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Usualmente es que cumple esta
condicin es el representante del rea usuaria que es la que ha definido el
requerimiento. Sin embargo, en caso de compras que revistan complejidad o
sofisticacin, las entidades podrn contratar, en caso que no cuenten con
personal especializado, a expertos independientes.

ARTCULO 28.- PARTICIPACIN DE EXPERTOS INDEPENDIENTES:

Los expertos independientes podrn ser personas jurdicas o
naturales. En el caso que se designe como experto independiente a
una persona jurdica del sector privado, sta deber tener como giro
principal de su negocio aqul vinculado con el objeto de la
convocatoria, debiendo adems designar a la persona natural que la
representar dentro del Comit Especial. Podrn ser invitados
expertos independientes que provengan de otras Entidades del
sector pblico. Para estos efectos, ser necesaria la autorizacin del
Titular de la Entidad de la que provenga el experto independiente. El
experto independiente deber guardar confidencialidad respecto de
toda la informacin a que tenga acceso con ocasin del servicio

3.3. SOLIDARIDAD
Principio que establece que todos los miembros que integran el Comit
Especial son solidariamente responsables de su actuacin como de las
decisiones que adopte durante su participacin en una contratacin, que la
seleccin realizada se encuentre arreglada a ley y responden administrativa y/o
judicialmente, en su caso, de cualquier irregularidad cometida en la misma que
les sea imputable. Son de aplicacin a los miembros del Comit Especial lo
establecido en el Artculo 46 de la presente Ley, norma que se refiere a las
responsabilidades y sanciones que se les puede imponer.

3.4. AUTONOMA

Principio que establece que las decisiones que adopte el Comit Especial son
autnomas e independientes, no estando supeditadas sus acciones o
decisiones a autoridad o funcionario de superior nivel, aun cuando sea aquel
quien lo designo. Tiene relacin con la independencia con que debe actuar sus
integrantes.
Sin embargo, esto no es absoluto, tiene sus excepciones, como en el caso que
se presenten consultas y/o observaciones que tengan ver con aspectos
preestablecidos en el expediente de contratacin (caractersticas del bien,
servicio u obra o valor referencial, entre otros), en estos casos el comit por s
solo no puede tomar decisiones, sino que debe obtener la conformidad ya sea
del rea usuaria o del rgano encargado de las contrataciones, a fin de decidir
sobre dichas consultas u observaciones.
Asimismo, otro supuesto de excepcin se da cuando en un proceso para la
contratacin de la ejecucin de una obra, el postor que obtiene el ms alto
puntaje presento una oferta econmica por encima del valor referencial en no
ms del diez por ciento. En este caso, para que el comit especial pueda
otorgarle la buena pro requiere que se asigne mayor disponibilidad
presupuestal y que el titular de la entidad le autorice a otorgar la buena pro.

3.5. CONFIDENCIALIDAD
Principio que establece respecto a la conducta de los miembros del Comit
Especial que debern guardar reserva y confidencialidad respecto de toda la
informacin a la que tengan acceso con ocasin a su participacin en el proceso
de seleccin. Esta obligacin se mantiene hasta el otorgamiento de la buena
pro, pues luego de este acto, empieza a regir el principio de transparencia, que
obliga al comit a brindar informacin a los participantes.

4. DESIGNACIN Y FORMALIZACIN
La designacin del Comit Especial corresponde realizarla al Titular de la Entidad, que
deber hacerlo por escrito, no se requiere resolucin, no obstante es recomendable
que as se haga. Esta faculta de designacin puede ser delegada por el titular de la
entidad en otro rgano.

La designacin del Comit Especial tiene las siguientes caractersticas:

a. En funcin a las personas, es decir, debe identificarse e individualizarse a
cada integrante. Adicionalmente, se recomienda indicar los representantes del

rea usuaria y del rgano encargado de las contrataciones, para verificar el

cumplimiento de las condiciones mnimas de conformacin del Comit.
b. Debe existir correspondencia entre el titular y suplente, lo que significa que
el titular del rea usuaria deber tener un suplente del rea usuaria, el titular
del rgano encargado de las contrataciones (OEC) deber tener un suplente del
citado rgano, el especialista tendr como suplente un especialista.
c. A los comits especiales se les designa generalmente para un determinado
proceso de seleccin, pero ello no impide que en una misma resolucin se le
designe para conducir varios procesos, cada uno de los cuales debe estar
identificado la dicha resolucin.
d. La designacin siempre debe constar por escrito. Si bien normativamente no
se exige que se emita una resolucin, es recomendable que se haga.

Una vez designado el Comit Especial, el rgano encargado de las contrataciones de La

Entidad entregara al Comit Especial el expediente de la contratacin, as como toda la
informacin tcnica y econmica que le servir para elaborar las Bases y luego para
conducir el proceso de seleccin.

5. IMPEDIMENTOS
Dentro de una Entidad, estn impedidos de formar parte de un Comit Especial:
a. Titular de la Entidad, en razn que es el que ejerce las funciones de mayor
rango en el tema de contrataciones dentro de la Entidad, entre las que se
encuentra la de autorizacin, aprobacin y supervisin. Es a este funcionario a
quien corresponde en principio designar el Comit Especial. Es el que debe
supervisar y evaluar el desempeo del Comit y, de ser el caso, imponer las
sanciones que corresponda.
b. Los funcionarios que ejerzan Control y fiscalizacin, estn referido a los
dentro de las Entidad tiene como funcin el control y la fiscalizacin de las
gestin institucional, tales como el Consejo Regional en el caso de Gobiernos
Regionales, el Concejo Municipal en el caso de Municipalidades, las oficinas de
control institucional en todas las Entidades del Estado, en este caso si el OCI es
rea usuaria, uno de sus representantes deber formar parte del Comit.
Teniendo en cuenta que es una norma que restringe derechos, debe
interpretarse restrictivamente, es decir que el concepto de control y
fiscalizacin no debera ir ms all de los alcances antes sealados.

c. Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comit Especial y

apelaciones. Tal como sealamos anteriormente, en principio es al Titular de la
Entidad al que corresponde todas estas funciones, pero las mismas pueden ser
materia de delegacin. Por ello es que el funcionario al que se la haya delegado
alguna o todas estas funciones que incidan en el proceso de seleccin que
conducir el respectivo Comit Especial, dicho funcionario no podr formar
parte de este rgano colegiado.
d. Funcionarios o servidores con sancin vigente por su actuacin como
integrantes de un Comit. Se circunscribe a lo que tengan sancin vigente de
suspensin, cese temporal o destitucin. No alcanza al caso de sanciones de
amonestacin, sea verbal o escrita.
e. Sancin durante su actuacin da lugar a su exclusin. Este caso se refiere al
supuesto en que un funcionario o servidor est conduciendo un proceso y en el
mismo o en otro es sancionado por su actuacin como integrante de un
Comit, deber exclursele de seguir participando como parte del Comit
Especial.

6. TIPOS DE COMIT CONFORME AL ALCANCE DEL ENCARGO

Conforme al alcance del encargo, el Comit Especial puede ser de los siguientes
tipos:

6.1. COMIT ESPECIAL

Es la regla general, l es que se designa para cada proceso de seleccin, se da
en cualquier tipo de proceso, inclusive para las adjudicaciones de menor
cuanta, aunque en este ltimo supuesto es opcional para la Entidad designar
Comit Especial. Es este caso, debe cumplirse a cabalidad la conformacin
mnima exigida por la normativa (representantes del rea usuaria y del OEC),
as como la presencia de un especialista en la materia de la contratacin.

6.2. COMIT ESPECIAL PERMANENTE

Es el que se designa para conducir las Adjudicaciones Directas Pblicas y
Selectivas y las Adjudicaciones de Menor Cuanta que lleva a cabo una Entidad.
Segn la envergadura de la Entidad, podr tener un solo comit especial
permanente para conducir todos los procesos de seleccin antes mencionados.

En otros, casos se podr designar un C.E.P. por cada tipo de proceso o segn el
objeto contractual, lo importante es que la propia entidad se organice para que
la laborar en los procesos de seleccin sea ms eficiente y eficaz. En este tipo
de comits, solo es exigible la presencia del representante del OEC, no funciona
la exigencia de representante del rea usuaria.

7. OBLIGATORIEDAD DEL COMIT ESPECIAL

Tal como sealamos anteriormente, el Comit Especial es el llamado a conducir los
procesos de seleccin que convoca una entidad. Sin embargo, tiene las siguientes
excepciones:
7.1. EN LOS PROCESOS DE MENOR CUANTA. Es opcional la designacin del
Comits (ad hoc o permanente). La entidad deber decidir si considera
conveniente o necesaria la designacin de un comit o, de lo contrario, puede
optar que todas o algunas de sus AMC sea conducidas directamente por el OEC.

7.2. EN LAS CONTRATACIONES EXONERADAS. No se requiere designar un

comit especial, ni ad hoc ni permanente. Es el OEC la llamada a realizar estas
contrataciones, debiendo la autoridad que aprueba la exoneracin, designar el
rgano que se encargara de llevar a cabo la contratacin exonerada.

8. CONFORMACIN DEL COMIT ESPECIAL

Con respecto a la conformacin del Comit Especial es importante tener en cuenta las
siguientes reglas:
a. Deber estar conformado por 3 miembros. En principio ser cualquier
funcionario o servidor que no se encuentre en alguna de las causales de
impedimento antes sealadas.
b. Conformacin mnima:
-

Un (01) integrante deber pertenecer al rgano encargado de las

contrataciones.
Un (01) integrante del rea usuaria

c. Debe haber un especialista en la materia objeto de la contratacin. Lo usual

es que esta condicin la cumpla el representante el rea usuaria, dado que es
esta la que determinarlas caracterstica, calidad y condiciones de lo que se va a
contratar.

En caso que la contratacin revista complejidad o sofisticacin, siempre que la entidad

no cuenta con un especialista entre sus funcionarios y servidores, podr contratar un
experto independiente para que forma parte del Comit Especial. En este caso, la
contratacin del experto independiente siempre ser por menor cuanta, cualquiera
sea el monto del valor referencial. Ese experto podr ser una persona natural o una
jurdica, en este ltimo caso la empresa contratada deber designar un experto.

9. FUNCIONES DEL COMIT ESPECIAL

Las principales funciones del Comit Especial son:
a. Debe revisar expediente de contratacin. Lo primero que debe saber el
comit que informacin tcnica y econmica se le est proporcionando para
primero, para elaborarlas bases y luego, para conducir el proceso de seleccin,
para cuyo efecto es importante y necesario que revise minuciosamente el
expediente de contratacin que se le entrega junto con su designacin.
b. Convocar e instalarse como Comit a ms tardar al da siguiente de recibida
su designacin.
c. Consultar o proponer las modificaciones de caractersticas tcnicas o del
valor referencial, para cuyo efecto debe revisar detenidamente la informacin
que se le proporciona en el expediente de contratacin, debiendo recabar la
autorizacin del rea usuaria u rgano encargado de las contrataciones. En
estos casos, las modificaciones que se produzcan en el expediente tcnico
requieren nueva aprobacin por la autoridad competente.
d. Elaborar las Bases, como producto de la informacin contenida en el
expediente de contratacin, una de labor inicial y fundamental que le compete
al Comit es la elaboracin de las bases, las que van a constituir las reglas de
juego que van a regir el proceso de seleccin que se le encarga llevar a cabo y
de la contratacin propiamente dicha. Para tal efecto, debe tener muy presente
las normas de contrataciones y las que pudieran aplicarse al objeto contractual
(leyes especiales, reglamentos sectoriales, normas tcnicas, metrolgicas,
sanitarias, etc.), as como los principios que rigen la contratacin pblica.
e. Convocar al proceso, luego de elaborar las Bases y una vez que se haya
aprobado por la autoridad competente, corresponde que el Comit Especial
efectu la convocatoria del proceso de seleccin, mediante su publicacin en el
SEACE y se recomienda utilizar otro mecanismos (fax, correos, etc.) para hacer
de conocimiento al mayor nmero posible de proveedores de la convocatoria
realizada, para que haya la ms amplia concurrencia de postores. Junto con la
publicacin de la convocatoria, debe publicarse las bases del proceso que se

convoca y el resumen ejecutivo del estudio de las posibilidades que ofrece el

mercado que demuestre como se ha determinado al valor referencial del
proceso de seleccin que se est convocando. Es responsabilidad del Comit
Especial que se cumpla con estas formalidades, por lo que debe coordinarse,
supervisarse y exigirse que el usuario del SEACE de la Entidad haya cumplido
con la publicacin integral de toda esta documentacin, para evitar futuras
nulidades del proceso.
f. Absolver Consultas y observaciones, el Comit Especial debe absolver los
pedidos de aclaracin o cuestionamientos a la legalidad de las bases que
formulen los participantes en un proceso, debiendo fundamentar
adecuadamente, de tal manera que no haya dudas sobre los alcances o
legalidad de las disposiciones de las Bases. El pliego de absolucin de consultas
y/o observaciones, debe publicarse en el SEACE en la fecha prevista en el
calendario del proceso de seleccin. Si la consulta u observacin tiene directa
relacin con la informacin contenida en el expediente de contratacin
(caractersticas, calidad, condiciones, valor referencial, sistema, modalidad,
recursos presupuestales, etc.) y pretendan su modificacin, el Comit Especial
siempre deber solicitar la conformidad ya sea del rea usuaria o de la OEC,
segn corresponda, pues no tiene competencia para efectuar modificaciones
en estos aspectos aun cuando sean producto de las consultas y observaciones.
g. Integrar las Bases, luego de absueltas las consultas y observaciones o de
haber vencido el plazo para tal efecto, el Comit debe integrar las Bases,
publicando una segunda versin de estas, que incluyan todas las modificaciones
que se produjeron como producto de las consultas y observaciones.
h. Evaluar propuestas, para cuyo efecto deber sujetarse estrictamente al
mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas contenido en las bases.
Primero evala la propuesta tcnica, luego la econmica y finalmente
determina cual es el proveedor que obtuvo el ms alto puntaje, a quien le
otorgara la buena pro.
i. Otorgar la Buena Pro, lo que debe ser la consecuencia directa de aplicar el
mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas contenido en las Bases,
correspondindole al que obtuvo el ms alto puntaje.
j. Declarar consentimiento de la Buena Pro, luego de verificar que transcurri
el plazo legal (ocho das en casos de licitaciones y concursos pblicos u cinco
das en los casos de adjudicaciones directas o menores cuantas). Con esta
actividad concluye la labor del Comit, pues debe entregar al OEC o al rea que
seale las normas de organizacin de la entidad, para que continen con el
trmite de suscripcin del contrato.

k. Declarar desierto, en el caso que no se presente ninguna propuesta o

habindose presentado varias ninguna queda valida, corresponde al Comit
declarar desierto el proceso. Asimismo, si al cierre de la etapa de registro de
participantes verifica que ninguno se registr, corresponde declarar desierto el
proceso.

De otro lado, el Comit Especial no es competente para modificar:

a. Caractersticas, Cantidad, calidad, dimensin de bien, servicio u obra
contenidos en las especificaciones tcnicas, los trminos de referencia o
expediente tcnico, respectivamente, que forma parte del expediente de
contratacin que se le entrega con su designacin. Debe obtener la
conformidad del rea usuaria.
b. Valor referencial, esto es competencia del rgano encargado de las
contrataciones.
c. Financiamiento, compete a la area de presupuesto de la Entidad.
d. Tipo de proceso, su modificacin requiere necesariamente nueva aprobacin
del expediente de contratacin.
e. En general, toda informacin recibida como parte del expediente de
contratacin no puede ser modificado por el Comit Especial. Que le compete
modificar directamente al Comit Especial
f. Factores de evaluacin, que solo puede hacerlo como consecuencia de las
consultas y observaciones presentadas por los proveedores participantes. De
oficio no puede modificarlo.
g. Condiciones de las Bases que no constituyan requerimientos mnimos, es
decir las reglas de procedimiento que no haya sido establecidos en el
expediente de contratacin. El Comit Especial no puede modificar de oficio las
Bases Aprobadas, salvo el caso de modificacin del calendario que debe estar
debidamente justificado.

10. PARTICIPACIN
La finalidad es que el proceso de seleccin que es conducida por un Comit no se vea
perjudicado en su continuidad por causas debidas a la participacin de sus integrantes.
Es por ello que los suplentes sustituyen al titular en caso de su ausencia. No se
requiere de acto previo para tal efecto, sino la simple constatacin de la ausencia del

titular. Si el titular se ausenta por causas justificada y ha sido reemplazado por su

respectivo suplente, aquel se reincorpora como nuevo suplente.
El titular de la entidad o en quien haya delegado de designar, debe evaluarse la
ausencia del titular, pues en caso de ser injustificada, no tendr posibilidad de
reincorporarse como nuevo suplente, y podr ser objeto de sanciones disciplinarias.
Con relacin al Experto Independiente, hemos sealado que pueden ser: Personas
jurdicas o naturales, siempre que sean especialistas en el objeto de la convocatoria
que se integran al Comit Especial.
La participacin de estos expertos se puede obtener: a) Va convenio con otras
entidades y b) va contratacin por menor cuanta cualquiera sea el monto del valor
referencial del honorario que se le pagara. Con relacin a la Sustitucin de los
Integrantes del Comit Especial, debe precisarse que no pueden ser removidos, salvo
caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio debidamente declarado. Tampoco
pueden renunciar.

11. QURUM PARA SESIONAR Y PARA ADOPTAR LOS ACUERDOS

Las reglas de las sesiones del Comit Especial son las siguientes: a. Para Sesionar:
Deben estar presente los tres integrantes del Comit, si est ausente alguno de los
titulares, debe ser reemplazado por su respectivo suplente. En caso que no estn los
tres integrantes, la sesin no tiene validez. b. Para Adoptar Acuerdos: puede haber
Unanimidad, si los tres integrantes votan en un mismo sentido. Mayora, basta que dos
de ellos voten en un sentido para que haya acuerdo. Los actos debern figurar en actas
suscritas, con las votaciones y la fundamentacin del o los votos en contra. Ninguno de
los integrantes puede negarse a firmar el acta, bajo responsabilidad.

12. CESE DE FUNCIONES

La forma usual o regular de culminar las funciones el Comit en un proceso de
seleccin es cuando la Buena Pro queda consentida, es decir, cuando no se haya
interpuesto recurso de apelacin contra esa decisin del Comit. Verificado ello, el
Comit prepara un informe remitiendo todo el expediente al OEC para que se contine
con el trmite de suscripcin del contrato. Una forma excepcional de culminar las
funciones del Comits es cuando se decido cancelar el proceso, es decir, el Titular de la
Entidad emite una resolucin dando por finalizado el proceso, lo que puede hacerse
hasta antes del otorgamiento de la buena pro, siempre que dicha decisin se deba a
razones de fuerza mayor o caso fortuito, cuando desaparezca la necesidad de
contratar o, cuando persistiendo la necesidad, el presupuesto asignado se destine a
otras contrataciones por carcter de emergencia.

CONCLUSIONES