MapaRiesgosInstitucional2013 PDF

Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto
Comit Directivo en donde se dan a conocer los lineamientos, se hace

seguimiento y evaluacin de la planeacin institucional, de acuerdo a
las metas de gobierno y compromisos sectoriales.
Actas de reuniones con Direccin para la elaboracin de la planeacin
estratgica institucional, comunicacin y seguimiento de compromisos
Director
Planes, programas y proyectos articulados en la Planeacin anual
(SIPLAN)
Actas e informes de Evaluacin y seguimiento de acuerdos de Gestin
por parte del Director.
Informes peridicos dirigidos a la alta Direccin.
Subdirector
Metas de gobierno incluidas en los acuerdos de gestin, y seguimientos
a los mismos desde la Alta Direccin.
Seguimiento peridico a los indicadores definidos para los planes,
proyectos y programas por parte de los lderes de cada proceso.
Lideres proceso
Estrategias, medios y canales de comunicacin en el DAFP. Seguimientos a Plan de comunicaciones
Participacin de lderes de proceso en la construccin de estrategias e
indicadores institucionales y sectoriales.
Actas de reuniones con la Direccin para la construccin y seguimiento
a las estrategias e indicadores institucionales y sectoriales.
Actas e informes de seguimiento peridico a los indicadores de
Gestin dirigidos a la alta Direccin.
Reuniones de Comit Directivo para el seguimiento y evaluacin delos
planes, programas y proyectos.
Actas de reuniones con la Direccin para la construccin y seguimiento
a las estrategias e indicadores institucionales y sectoriales.
Lineamientos, circulares y directrices emitidos anualmente o cuando se
requiera ajuste.
Comunicados Internos y Circulares
Cronogramas.
Informes peridicos de avance y seguimiento de los cronogramas,
dirigidos a la alta Direccin.
Registro de la informacin registrada en SIPLAN
Informes peridicos de avance y seguimiento de la informacin
registrada en SIPLAN,
Procedimientos documentados.
Control de cambios y actualizacin de documentos.
Publicacin Actualizada en Carpeta Calidon
Director
Portafolio de servicios.
Subdirector
Ficha tcnica de producto/servicio
Lideres proceso
Anlisis de datos de las diferentes fuentes de medicin y seguimiento.
Seguimiento peridico de Informes dirigidos a la alta Direccin de los
indicadores , resultados de Auditorias, resultados de percepcin del
cliente, reportes de quejas, reportes de productos no conformes, entre
otros.
Responsables de ejecutar
procedimientos
Control del producto no conforme.
Informes peridicos de control y seguimiento a los productos no
conformes, dirigidos a la alta Direccin.
Encuestas de percepcin del cliente.
Seguimiento peridico a los resultados e Informes de evaluacin e
informacin de la percepcin del cliente, dirigidos a la alta Direccin.
Programas de capacitacin, induccin y reinduccin
Listados de asistencia, correos electrnicos, evaluacin de la eficacia
de la capacitacin.
Director
Normograma
Revisin y actualizacin del normograma para su consulta. Publicacin
Actualizada en Carpeta Calidon
Subdirector
Procesos, Procedimientos
Lideres proceso
Manual de Funciones
Control de cambios y actualizacin del manual de funciones.
procedimientos
Acuerdos de Gestin.
Actas e informes de Evaluacin y seguimiento de acuerdos de Gestin
por parte del Director.
Reuniones peridicas de Comit directivo.
Actas de reunin de Comit. Seguimientos a los avances de los
planes, programas y proyectos para cada proceso.
Reuniones de Comit Directivo para el seguimiento y evaluacin delos
planes, programas y proyectos.
Actas de comit, seguimiento peridico de indicadores, anlisis de
informes de gestin.
Disponibilidad de los aplicativos de informacin. Reportes de mantenimientos preventivos.
Anlisis de datos de las diferentes fuentes de medicin y seguimiento.
Actas de Comit, evaluacin y seguimiento a indicadores, auditorias,
encuestas, seguimiento al estado de reportes de mejoramiento e
informes de gestin.
Control de los lderes de proceso hacia la gestin y productos del
proceso.
Informes de gestin, anlisis de indicadores, reportes de mejoramiento,
auditorias y reportes de producto no conforme
Actualizacin y envo de informacin por los diferentes medios con los
que cuenta el DAFP como pgina Web Institucional, Boletn de noticias
de la Direccin, revista radial, correo electrnico de comunicaciones y
carteleras.
Actualizacin permanente y envo de informacin por los diferentes
medios con los que cuenta el DAFP como pgina Web Institucional,
Boletn de noticias de la direccin, revista radial correo electrnico de
comunicaciones y carteleras.
Lder de Comunicaciones
Lderes de Proceso
Gestor de Comunicaciones
Ejecucin de las reuniones del grupo comuncanos.
Fortalecer la convocatoria para las reuniones peridicas de
comuncanos
Web Locales
Polticas de Comunicacin Interna y externa y Polticas de Operacin
del Subproceso de Comunicacin del DAFP.
Socializar las polticas de comunicacin y de operacin existentes en
las reuniones, capacitaciones, induccin y re induccin.
Seguimiento al cronograma de actividades del Plan de Comunicaciones
Anlisis del seguimiento al cronograma y planteamiento de acciones
inmediatas.
Mapa de Riesgos Institucional
Fecha de actualizacin: 20 de junio de 2013
(2)
Improbable
(4)
Mayor
Alta En revisin
Lderes de proceso En revisin
En revisin Moderada
En revisin
Reducir, evitar,
compartir, transferir
Reducir, evitar,
Moderada
Reducir, evitar,
5. Deficiencia en
los resultados
conforme a lo
planificado.
En revisin
4. Incumplimiento
de las polticas de
competencia del
DAFP
En revisin
(2)
Improbable
(4)
Mayor
Alta
En revisin
(3)
Posible
(4)
Mayor
Extrema
Moderada
Reducir, evitar,
En revisin
Nueva
evaluacin
3. Entrega de
productos o
servicios
Inadecuados
En revisin
(2)
Improbable
(4)
Mayor
Alta
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
N/A
6. No dar a conocer
a tiempo
informacin clave
para el buen
desarrollo de la
entidad
En revisin
(4)
probable
Mayor Alta
Alta
En revisin
2. Inoportunidad en
la ejecucin de los
planes y proyectos
institucionales
Alta
Reducir, evitar,
procedimientos
En revisin
Moderada
Alta
Reducir, evitar,
Lderes de proceso
En revisin En revisin
Riesgos Clasificacin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Lderes de Proceso
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
Acciones Responsable
En revisin
Controles
N/A
Direccionamiento
Estratgio
F. Versin 3
Fecha: 04/06/2013 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.
La versin vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP. 1
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Publicar la informacin con la aprobacin de los lder de los procesos.
Comunicacin recibida desde el correo electrnico de los lderes de
proceso.
Matriz de Comunicaciones y Matriz de Responsabilidad y Autoridad
Validar la informacin recibida frente a la matriz de responsabilidad y
autoridad. Socializar la matriz de responsabilidad y autoridad
Polticas de operacin y procedimientos misionales
Socializar la polticas de operacin y procedimientos en las jornadas de
capacitacin, induccin, re induccin, eventos.
Seguimiento al Plan de Comunicaciones Actas o registros de seguimiento.
Cronograma de Comunicaciones
Gestin del rea de Comunicaciones de DAFP
Solicitud de informacin a la reas desde Comunicaciones Correos electrnicos a las reas. Campaas de socializacin.
Matriz de responsabilidad y autoridad
Recordar a los Lideres de proceso en el Comit Directivo el
cumplimiento de la Matriz de responsabilidad y autoridad, en la
ejercicio de las funciones de la Alta Direccin
Director General
Manuales de funciones
Realizar programas de Induccin y reinduccin permanente para
conocimiento de funciones y aplicacin de las mismas
Entrega de Funciones a los servidores pblicos al momento de tomar
posesin.
Secretaria General y Coordinador
Gestin Humana
Seguimiento Planeacin institucional a travs de la herramienta
existente.
Realizar Comits Directivos e informes de gestin.
Realizar reuniones de Seguimiento a la planificacin
Director General, Jefe Oficina Asesora
de Planeacin
Realizar el Control Jurdico a la expedicin de actos administrativos y
conceptos tcnicos
Revisin por parte del Director Jurdico de los actos administrativos y
conceptos tcnicos expedidos por el director general y directores en
cumplimiento de sus funciones
Director General, Directores Tcnicos,
Subdirector, Jefes de Oficina de
sistemas y de control Interno y Asesora
de Planeacin.
Seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad y control Interno
Desarrollar el programa de auditoras
Realizar reuniones de Revisin por la Direccin al Sistema de Gestin
de calidad.

Realizar reuniones de Comit de coordinacin de control Interno
Jefe Oficina Asesora de Planeacin,
Director General y Jefe de Control
Interno
Plan de Comunicaciones aplicado
Dar a conocer en la Induccin y reinduccin el plan de comunicaciones
y proceder a su aplicacin
Divulgar el Plan de comunicaciones por diferentes medios.
Direccin General
Asesor de la Direccin Directores
Tcnicos, Subdirector, Jefes de Oficina
de sistemas y de control Interno y
Asesora de Planeacin.
Dar a conocer en la Induccin y reinduccin el plan de comunicaciones
y proceder a su aplicacin
Direccin General
Asesor de la Direccin Directores
Tcnicos, Subdirector, Jefes de Oficina
de sistemas y de control Interno y
Realizar reuniones de Comit de coordinacin de control Interno
Oficina de Control Interno
Direccin General
Directores Tcnicos
9. Extralimitacin
de funciones en las
decisiones
institucionales en
beneficio propio o
de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema N/A
Polticas de Operacin aplicadas
N/A
Moderada
N/A
N/A
Evitar N/A
N/A
Moderada
Reducir, evitar,
10. Uso indebido de
la informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
N/A
N/A N/A Evitar
7. Difundir de
manera inadecuada
la informacin
En revisin
(4)
Probable
Mayor Alta N/A
Direccionamiento
Estratgio
Reducir, evitar,
Registro del seguimiento del cronograma, reuniones y la gestin de
comunicaciones, actas o registro de reuniones, comunicaciones sobre
8. Incumplimiento
del Plan de
Comunicaciones
del DAFP
En revisin
(3)
Posible
Mayor Extrema
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Diagnsticos. Seguimiento a los cronogramas.
Lder Operativo
Grupo de Trabajo
Estudios para la formulacin. Verificacin de Estudios.
Lder Operativo
Coordinador Grupo de Gestin del
Talento Humano
Validacin de la poltica. Acciones de mejora o correctivas producto de los seguimientos. Lder Operativo
Revisin de planes, tendencias y normatividad.
Actualizacin de los profesionales a travs de las Reuniones Grupo
Natural.
Lder Operativo
Capacitacin del personal. Participacin del personal en las capacitaciones.
Lder Operativo
Coordinador Grupo de Gestin del
Talento Humano
Reuniones de seguimiento.
Seguimiento a los acuerdos realizados en las reuniones del Grupo
Natural.
Lder Operativo
Seguimiento a convenios. Revisin de los convenios. Lder Operativo
Evaluacin de la poltica. Acciones de mejora o correctivas producto de la evaluacin. Lder Operativo
Proyectos de aprendizaje en equipo. Cumplimiento cronograma. Lder Operativo
Reuniones de seguimiento. Seguimiento cronograma reuniones. Lder Operativo
Seguimiento a la Planeacin. Seguimiento a la Planeacin. Lder Operativo
Encuestas de aplicabilidad de la poltica y satisfaccin del cliente. Acciones de mejora o correctivas producto de las encuestas. Lder Operativo
Evaluacin de la poltica. Acciones de mejora o correctivas producto de la evaluacin. Lder Operativo
Revisin de las estrategias. Reuniones Grupo Natural. Lder Operativo
Caracterizacin de las entidades.
Estudio de caracterizacin de la poblacin a la cual va dirigida la
poltica.
Lder Operativo
Grupo de Trabajo
Capacitacin del personal. Seguimiento cronograma reuniones. Lder Operativo
Revisin de planes, tendencias y normatividad. Reuniones Grupo Natural. Lder Operativo
Recordar cumplimiento de la Matriz de responsabilidad y autoridad, en
la ejercicio de las funciones
Manuales de funciones
Conocimiento del proceso y procedimientos Aplicar el proceso y los procedimientos en la formulacin de la poltica.
Documento de
propuesta de
poltica
Revisar y dar aprobacin del documento de poltica
Proyecto de investigacin y aplicacin del procedimiento de
investigacin
Realizar investigacin y revisar el cumplimiento de requisitos del
proyecto de investigacin y su viabilidad
Polticas de Operacin aplicadas Realizar seguimiento a las polticas de operacin
Validacin de la poltica.
Realizacin de pruebas piloto con reas o entidades que hayan
aplicado la poltica
Informe de resultados de validacin de la poltica Revisar el informe de resultados de validacin de la poltica
Proceso y Procedimiento que define las etapas de revisin, verificacin
y validacin del instrumento.
Divulgacin del procedimiento por parte del lder operativo del proceso
y seguimiento al cumplimiento del procedimiento por parte de los
dueos del proceso en la elaboracin de sus instrumentos.
Lder Estratgico y Lder Operativo
Ficha Tcnica con la identificacin de los requisitos del producto, del
cliente, de ley y de la entidad.
Mayor seguimiento a la planeacin y al cronograma de actividades. Lder Estratgico y Lder Operativo
Plan de trabajo y cronograma de actividades.
Solicitar la capacitacin en la elaboracin de instrumentos tcnicos
(plan institucional de capacitacin)
Planeacin presupuestal.
Convenios interinstitucionales.
Proyectos de aprendizaje en equipo.
Investigacin en temas de competencia del DAFP.
17. Uso indebido de
informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema Procedimientos aplicados N/A N/A N/A Evitar Aplicar los controles en las actividades sealadas en el procedimiento Lder Estratgico y Lder Operativo
Matriz de responsabilidad y Autoridad N/A N/A N/A Evitar
Recordar a los Lideres de proceso en el Comit Directivo el
cumplimiento de la Matriz de responsabilidad y autoridad, en la
ejercicio de las funciones de la Alta Direccin
Directores Tcnicos, Subdirector.
Control Jurdico a la expedicin de actos administrativos y conceptos
tcnicos
N/A N/A N/A Evitar
Revisar por parte del Director Jurdico los actos administrativos y
conceptos tcnicos expedidos por el director general y directores en
cumplimiento de sus funciones
Director General, Directores Tcnicos,
Subdirector, Jefes de Oficina de
sistemas y de control Interno y Asesora
de Planeacin.
18. Extralimitacin
de funciones en
beneficio propio o
de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
Moderada En revisin
Adelantar alianzas con entidades pblicas para la divulgacin y
publicacin de los instrumentos.
Capacitacin a los servidores sobre la realizacin de proyectos de
investigacin.
En revisin Moderada En revisin
16. Elaboracin
tarda de
herramientas que
permitan la
implementacin de
la poltica, cuando
se requiera.
En revisin
(1)
Raro
(5)
Catastrfic
o
Alta En revisin En revisin
Evitar
Lder Operativo
Lder Estratgico
Formulacin de la
Poltica
15. Generar
herramientas
metodolgicas
inadecuadas
Instrumentalizacin
de la Poltica
En revisin
(2)
Posible
(5)
Catastrfic
o
Extrema En revisin
Evitar
Lder Operativo y Estratgico
14. Uso Indebido
de Informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema N/A N/A N/A
Moderada En revisin
13 Extralimitacin
de Funciones en
beneficio propio o
de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema N/A N/A N/A
En revisin Alta En revisin
12. Inaplicabilidad
de las polticas
En revisin
(3)
Posible
(5)
Catastrfic
o
Extrema En revisin En revisin
11. Polticas
inadecuadas
En revisin
(3)
Posible
(5)
Catastrfic
o
Extrema En revisin
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Ajustar el plan de capacitacin a las necesidades actuales del rea.
Coordinar la planificacin de capacitacin con el presupuesto.
Participar de las jornadas de capacitacin, induccin y re induccin.
Planear la asesora y/u orientacin bajo los criterios tcnicos del rea.
Conceptos con aprobacin de las reas responsables.
Aprovechamiento de las herramientas de seguimiento y control.
Identificacin y solicitud de la necesidad de personal para el proceso.
Suscripcin y ejecucin de convenios de cooperacin e inter
institucionales.
Ajustar el plan de capacitacin a las necesidades actuales del rea.
Coordinar la planificacin de capacitacin con el presupuesto.
Participar de las jornadas de capacitacin, induccin y reinduccin.
Aplicacin del procedimiento de Producto No Conforme.
Aprovechamiento de las herramientas de seguimiento y control.
Aplicar los controles definidos en cada rea.
Capacitacin en el cumplimiento de los trminos legales.
Identificacin y solicitud de la necesidad de personal para el proceso.
Planear la asesora y/u orientacin bajo los criterios tcnicos del rea.
Participar de las jornadas de capacitacin, induccin y reinduccin.
Solicitar a la Oficina de Sistemas asignacin de permisos y claves, y la
respectiva modificacin de claves.
Hacer seguimiento al diligenciamiento de la planilla de control de prstamo de
documentos; elaborar el pacto de confidencialidad para firma de los
responsables.
Llevar a cabo mesas de trabajo validando permanentemente la homogeneidad
en la informacin.
Verificar permanentemente el cumplimiento de los procedimientos e
implementar de manera oportuna los ajustes a los mismos.
Revisar y estandarizar presentaciones para las capacitaciones.
Establecer polticas de manejo de usuarios para garantizar adecuado uso de
claves en el SUIT
Contar con funcionalidad en el SUIT para hacer trazabilidad de acciones en el
SUIT (bitcora).
Validar en el proceso de revisin de trmites que las entidades soliciten a los
ciudadanos lo previsto por la norma.
Verificar la efectividad de los controles establecidos en el procedimiento de
aplicacin de pruebas.
Orientar a las personas que van a aplicar las pruebas.
Aplicar el proceso y los procedimientos en Asesora y Orientacin.
N/A N/A N/A Evitar
Recordar cumplimiento de la Matriz de responsabilidad y autoridad, en
la ejercicio de las funciones
Lder del Proceso.
N/A N/A Evitar
Lder del Proceso.
Direcciones Tcnicas
23. Extralimitacin
de funciones en
beneficio propio o
de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
Elaboracin objetiva de la lista de elegibles en estricto orden de mrito.
Manual de funciones
Conocimiento de proceso y procedimientos
Alta En revisin
Lderes de Proceso, Coordinadores y
Profesionales
Lderes de Proceso y Coordinadores
Lder del Proceso
Profesionales
Profesionales
22. Uso indebido de
la informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
Para la informacin almacenada en computadores y servidores, se deben asignar
permisos de acceso a la misma y claves cuya modificacin no sea superior a UN
mes.
Para la informacin en fsico, se debe diligenciar la planilla de control de
prstamo de documentos, y concertar pactos de confidencialidad por parte de los
funcionarios que tengan acceso a la informacin tanto electrnica como en fsico.
Dar cumplimiento total e interpretar de UNA sola forma lo establecido en las
normas.
Dar total cumplimiento al procedimiento establecido dentro del sistema de gestin
institucional.
Establecer controles desde el sistema de informacin SUIT V3
Anlisis de reportes generados por el SUIT V3.
Monitoreo y seguimiento a la gestin por las diferentes instancias del DAFP.
Revisin jurdica y tcnica de los trmites inscritos por las entidades.
La Responsabilidad del registro de la informacin inscrita en el SUIT esta
directamente designada a las Entidades (Decreto 019 de 2012)
En las pruebas de Meritocracia, la entidad que construye la prueba de
conocimientos la entrega el da anterior de su aplicacin al grupo de apoyo a la
Gestin Meritocrtica en tulas con sellos de seguridad y diligencia el acta de
entrega, el da de la aplicacin con la participacin de dos concursantes se revisa
que el sello de la tula corresponda al anotado en el acta de cierre y que no este
manipulado. Al concluir la prueba se realiza el mismo procedimiento.
N/A
En revisin
Lder del Proceso
Lder del Proceso y Coordinadores
Lderes de Proceso, y Coordinadores
Profesionales Proceso de Asesora y
Orientacin
Profesionales
21. Inoportunidad
en la asesora y/u
orientacin.
En revisin Posible
Catastrfic
o
Extrema
Herramientas de informacin, seguimientos y control
Planeacin
Capacitacin, Induccin y Reinduccin
Medicin de satisfaccin del cliente
Seguimiento a la gestin
Cumplimiento normativo
Documentos Tcnicos Actualizados
En revisin En revisin
Profesionales Proceso de Asesora y
Orientacin
Profesionales
Profesionales
20. Incumplimiento
de la asesora y/u
orientacin.
En revisin Posible Moderado Alta
Distribucin temtica, sectorial y regional
Coordinacin Inter institucional
Seguimiento a la gestin
Autocontrol y verificacin de la informacin
Procedimientos
En revisin En revisin Moderada
Extrema
Capacitacin, Induccin y Reinduccin
Socializacin de las polticas
Documentos Tcnicos Actualizados
Autocontrol y verificacin de la informacin
Procedimientos
En revisin En revisin Moderada En revisin
19. Inadecuada
asesora y/u
orientacin.
Asesora y
Orientacin
En revisin Posible Mayor
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
24. Baja cobertura
en difusin de las
polticas pblicas
para el orden
Nacional y
Territorial.
Cumplimiento
(4)
Probable
(4)
Mayor
Extrema
Plan de Difusin.
Programacin para uso de herramientas virtuales desarrolladas por el
Departamento.
Convenios de Cooperacin con el SENA y la ESAP para el uso de
medios tecnolgicos e interconexin con sedes a nivel Nacional.
En revisin En revisin Alta En revisin
Programacin de videoconferencias, chat virtuales y foros u otras
estrategias de difusin con temas clave y puntos de interconexin para
las entidades del orden Nacional y Territorial, en coordinacin las
entidades vinculadas a los convenios.
Seguimiento mensual al Plan de Difusin a travs del SIPLAN.
Convocatoria a las entidades para las videoconferencias, chat
virtuales, foros, u otras estrategias de difusin haciendo uso de correos
masivos a travs de los sistemas de informacin, bases de datos con
los que cuenta el Departamento, a travs de LTIMAS NOTICIAS en la
pgina Web del Departamento u otras instancias gubernamentales con
las que se puedan realizar alianzas.
Direcciones Tcnicas
Lder: Direccin de Control Interno y
Racionalizacin de Trmites
25. Falta de
oportunidad en la
difusin de las
polticas pblicas.
Cumplimiento
(3)
Posible
(3)
Moderado
Alta Plan de Difusin. En revisin En revisin Alta En revisin Seguimiento mensual al Plan de Difusin a travs del SIPLAN.
Direcciones Tcnicas
26. Ausencia de
postulaciones o
Propuestas que no
cumplen con los
requisitos
establecidos en la
convocatoria del
premio.
Operativo
(3)
Posible
(3)
Moderado
Alta
Procedimiento Gestin y Difusin del Premio de Alta Gerencia.
Cooperacin con Federacin de Municipios, Federacin de
Departamentos, Agenda de conectividad, Presidencia de la Repblica,
Boletn del Consumidor para apoyar la divulgacin de la convocatoria.
Seguimiento los pasos establecidos dentro del procedimiento,
respecto a tiempos y requerimientos en cada fase contemplada
(seguimiento cronograma).
Invitacin, motivacin y asesora permanente del DAFP a las entidades
del nivel Nacional y Territorial objeto de la convocatoria en conjunto
con otras entidades con las cuales se realicen convenios para la
difusin del premio.
Direcciones Tcnicas
Actualizar el proceso, procedimiento y subproceso incluyendo la
observancia de directrices ticas
Dar a conocer la actualizacin y hacer seguimiento a su aplicacin
Revisar al final del cierre de otorgamiento del Premio si existieron
quejas y reclamos.
Solicitar al Grupo de Servicios Administrativos la disposicin de un
espacio reservado con seguridad para la custodia de las experiencias y
casos postulados en CD's.
Ajustar las actividades del procedimiento: Gestin y Difusin del
Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de xitos, en el sentido de
garantizar que las propuestas sean recibidas y manejadas por las
personas autorizadas y asegurar la cadena de custodia al interior de la
entidad.
Implementar en la entidad el mecanismo de seguridad.
Socializar el procedimiento al interior de la entidad.
27. Extralimitacin
de funciones en
beneficio propio o
de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema Aplicar proceso de Difusin actualizado
Difusin
Mecanismo de seguridad y de custodia de las experiencias y casos
postulados.
N/A N/A N/A Evitar
Direcciones Tcnicas
28. Uso indebido de
la informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema N/A N/A N/A Evitar
Direcciones Tcnicas
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
29. Prdida y
deterioro de
documentos del
Archivo Central del
Departamento.
En revisin
(3)
posible
(3)
moderado
Alta
Diligenciamiento del formato de control y prstamos de documentos.
Seguimiento a las devoluciones del prstamo de documentos del
Archivo Central.
Auditorias y seguimientos.
Procedimientos, formatos y tablas de retencin documental.
Disposicin fsica de los documentos en el rea de archivo.
Inventario del Archivo Central.
Autocontrol,
Capacitacin al personal del rea.
Adelantar programa de conservacin y dotacin del rea (trmite
administrativo)
Coordinadora Grupo de Gestin
Documental
30. Atraso en la
gestin de
radicacin de
comunicaciones
recibidas y
enviadas.
En revisin
(5)
casi certeza
(5)
catastrfico
Extrema
Trazabilidad del trmite del documento a travs del aplicativo de
correspondencia
Quejas y reclamos.
Evaluacin de percepcin del cliente.
Archivo en Excel, envo de documentos por correo electrnico, servicio
de mensajera y entrega a la mano.
Trmite administrativo para la obtencin de recursos humanos y
tecnolgicos.
Mayor seguimiento por parte de la Coordinacin a la etapa de recibo y
despacho de correspondencia.
Documental
31. La demora en el
redireccionamiento
de la
correspondencia
recibida en las
reas.
En revisin
(3)
posible
(3)
moderado
Alta
Procedimientos y polticas de operacin documental.
Funciones y competencias de las reas.
Sistema de correspondencia.
Auditoras y seguimiento.
Orientacin y capacitacin al personal de las reas.
Capacitar a los Directivos y Jefes de dependencia sobre sistema
ORFEO y redireccionamiento de la correspondencia y trminos de
respuesta.
Establecer una gua de competencias de cada rea para servicio del
personal de gestin documental.
Documental
Se tienen procedimientos y polticas de operacin
Realizar visitas de seguimiento sobre la organizacin de los archivos
de gestin una vez al ao.
Se han establecido claramente las funciones de cada rea
Capacitar al personal sobre el proceso de gestin documental
haciendo nfasis en este tema.
Se realizan auditoras y seguimiento.
Se cuenta con espacio fsico para la conservacin de los documentos
en el rea de archivo.
Diligenciamiento del formato de control y prstamos de documentos.
Control y seguimiento al prstamos de documentos de archivo de
gestin
Realizar visitas de seguimiento para verificar el diligenciamiento,
control y seguimiento al prstamos de documentos del archivo de
gestin.
Se tienen procedimientos y polticas de operacin
Incluir este tema en la inducciones y reinducciones que programe el
GGH.
Se han establecido claramente las funciones de cada rea
Se realizan auditoras y seguimiento.
Capacitar al personal sobre el proceso de gestin documental
haciendo nfasis en este tema.
Apoyo a travs de capacitaciones por el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, Contadura General de la Nacin, Call Center del SIIF
Nacin y el asesor permanente asignado por la Contadura al DAFP.
Control de acceso, restricciones a los diferentes niveles de informacin
y utilizacin de firma digital segn perfil.
Verificacin por parte del servidor que realiza los registros y de otra
parte las auditoras de gestin de la Oficina de Control Interno a los
procedimientos establecidos.
Actualizacin permanente por parte del Coordinador SIIF Entidad, de
las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y
capacitaciones de actualizacin en materia del SIIF.
las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
y capacitaciones de actualizacin en materia del SIIF.
Normatividad. Normatividad.
Registros presupuestales y contables Registros presupuestales y contables
Reuniones de programacin del PAC Reuniones de programacin del PAC
Proceso, procedimientos y polticas de operacin Proceso, procedimientos y polticas de operacin
Los propios de los sistemas SIIF y CHIP Los propios de los sistemas SIIF y CHIP
Gestin
Documental
N/A N/A N/A Evitar
32. Extralimitacin
de funciones en
beneficio propio o
de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
33. Uso indebido de
informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Documental
Incluir este tema en la inducciones y reinducciones que programe el
GGH.
Documental
34. Inadecuada
programacin y
ejecucin de los
recursos
presupuestales.
Gestin Financiera
En revisin
(2)
Improbable
(3)
Moderado
Moderada En revisin En revisin Baja En revisin
Lder Estratgico y Lder Operativo del
Proceso de Gestin Financiera
35. Inadecuado uso
del Sistema
Integrado de
Informacin
Financiera - SIIF
Nacin, y del
sistema CHIP
(Sistema
Consolidador de
Hacienda e
Informacin
Financiera Pblica).
En revisin
(1)
Raro
(3)
Moderado
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y
capacitaciones de actualizacin en materia del SIIF.
las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
y capacitaciones de actualizacin en materia del SIIF.
Normatividad. Normatividad.
Registros presupuestales y contables Registros presupuestales y contables
Proceso, procedimientos y polticas de operacin Proceso, procedimientos y polticas de operacin
Los propios de los sistemas SIIF y CHIP Los propios de los sistemas SIIF y CHIP
Los propios de los sistemas SIIF y CHIP
Aplicacin adecuada de las disposiciones legales y las que sean
emitidas por la Contadura General de la Nacin y dems normas que
rigen la administracin pblica.
Solicitud a las dependencias para que informen al rea de contabilidad,
de las operaciones a travs de documentos fuente o soportes para que
sean incorporados al procedimiento contable.
Capacitacin a los servidores del rea de contabilidad que posibilite el
conocimiento para una adecuada identificacin de los hechos
econmicos, financieros, sociales y ambientales realizados.
Cumplimiento al cronograma establecido para el suministro de
informacin oportuna al representante legal y dems usuarios.
Verificacin de la elaboracin y presentacin de las notas a los estados
contables.
Boletn de Deudores Morosos de la Contadura General de la Nacin.
Capacitar y actualizar permanentemente a los servidores del proceso
financiero en la normatividad vigente.
Retroalimentar permanentemente al interior del proceso.
Realizar anlisis y conciliacin de la informacin contable vs los
procesos y procedimientos que alimentan los estados financieros.
Solicitar a la oficina de sistemas encriptamiento de claves y sistemas
de informacin actuales.
Realizar revisin y control permanente del lder del proceso de la
adecuada aplicacin de las normas y procedimientos definidos en el
proceso.
Solicitar a las entidades financieras y al ordenador del gasto, claves,
autorizaciones y firmas compartidas del responsable de realizar las
transacciones y el lder del proceso.
Solicitar adecuacin e implementacin de medidas de seguridad fsicas
y electrnicas.
Realizar arqueos de pagadura.
39. Incumplimiento
de los requisitos de
Ley y
procedimientos
para el ingreso,
permanencia y
retiro del personal.
Cumplimiento
(1)
raro
(3)
Moderado
Moderada
Autocontrol, Manual de Funciones y Requisitos, Metodologas,
Normatividad Vigente, Procedimientos, Comisin de Personal; Formatos
de Hoja de Vida, de Bienes y Rentas, de Requisitos, de Evaluacin del
Desempeo; Planta de Personal, Rgimen Disciplinario, Actos
Administrativos
En revisin En revisin Baja En revisin
Autocontrol, Manual de Funciones y Requisitos, Metodologas,
Normatividad Vigente, Procedimientos, Comisin de Personal;
Formatos de Hoja de Vida, de Bienes y Rentas, de Requisitos, de
Evaluacin del Desempeo; Planta de Personal, Rgimen Disciplinario,
Actos Administrativos
Humana y personal del rea.
Gestin Financiera
37. Uso indebido de
la informacin
Corrupcin Posible

Catastrfic
o
35. Inadecuado uso
del Sistema
Integrado de
Informacin
Financiera - SIIF
Nacin, y del
sistema CHIP
(Sistema
Consolidador de
Hacienda e
Informacin
Financiera Pblica).
En revisin
(1)
Raro
(3)
Moderado
36. Inadecuada
elaboracin y
presentacin de los
Estados Contables
y dems informes.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Alta En revisin En revisin Moderada En revisin
Cruzar y verificar informacin que se incorpora en los Estados
Financieros acorde al Rgimen de Contabilidad Pblica y el Manual de
Procedimientos establecido por la Contadura General de la Nacin.
Extrema Auditorias internas y externas, cruces de informacin N/A N/A N/A Evitar
38. Prdida de
recursos de la
Entidad
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema Conciliacin bancaria y verificacin del saldo al cierre de cada periodo. N/A N/A N/A Evitar
Gestin Humana
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
40. Inexactitud e
inoportunidad en
los pagos de
salarios,
prestaciones
sociales, aportes
parafiscales y
seguridad social.
Operativo
(3)
posible
(4)
mayor
Extrema
Autocontrol, Normatividad Vigente, Verificacin de la Informacin,
Sistema de Nmina y Procedimientos, Actos Administrativos,
Comunicaciones Internas y Externas, Bitcora de Incidencias del
Sistema de Nmina, Cronograma de Elaboracin, Presentacin y
Ejecucin del Pago de la nmina.
Capacitacin en temas que impactan la liquidacin de nmina y
novedades de personal.
Verificacin de la prenmina por parte de la Coordinadora del Grupo
de Gestin Humana y de la Secretara General.
Diligenciamiento y trmite oportuno de la Bitcora de Incidencias a
partir del reporte o identificacin de las inconsistencias.
Requerir inmediatamente la intervencin del contratista a travs del
supervisor del contrato, informando sobre las inconsistencias del
sistema para obtener solucin efectiva.
Profesional encargado del
procedimiento, Coordinadora Grupo de
Gestin Humana y Secretaria General
41. Incumplimiento
de los planes y
programas de
induccin,
reinduccin, salud
ocupacional,
bienestar y
capacitacin.
Cumplimiento
(3)
posible
(2)
Menor
Moderada
Autocontrol, Normatividad Vigente, Planes y Programas, Convenios,
COPASO, Cronogramas, Comisin de Personal, Comit de
Capacitacin y Estmulos, Comit de Convivencia Laboral, Medios de
Comunicacin Internos y Procedimientos, Plan y Cronograma de
Contratacin para servicios relacionados.
En revisin En revisin Baja En revisin
Autocontrol, Normatividad Vigente, Planes y Programas, Convenios,
COPASO, Cronogramas, Comisin de Personal, Comit de
Capacitacin y Estmulos, Comit de Convivencia Laboral, Medios de
Comunicacin Internos y Procedimientos, Plan y Cronograma de
Contratacin para servicios relacionados.
Humana y Profesionales encargados
de los temas.
Actualizar las normas y el normograma
Socializar las polticas de operacin entre los servidores del rea
Dar Cumplimiento al procedimiento y cronogramas de la Comisin
Nacional del servicio civil (circular 005 de 2012)
Realizar un adecuado manejo de la informacin
Validacin de los requisitos mnimos del cargo frente al manual de
funciones.
Revisar aleatoriamente los clculos de los diferentes conceptos pagos
en las nminas,
Revisar los diferentes actos administrativos.
Gestin Humana
42. Indebida
aplicacin de las
normas y
procedimientos en
beneficio propio o
de un tercero.
Corrupcin
(3)
posible
Catastrfic
o
Extrema
Normograma, Polticas de operacin, Manuales de funciones definidos,
Control de la Oficina de Control Interno, Comisin de Personal,
Cronogramas, Personal jurdico en el Grupo de Gestin Humana,
Procesos y procedimientos documentados, Normatividad Vigente,
verificacin de la informacin, Sistema de nmina y procedimientos,
Actos Administrativos, comunicaciones internas y externas, bitcora de
pagos en parafiscales, presentacin y ejecucucin del pago de la
nmina.
N/A N/A N/A Evitar
Direccin general, Secretaria General,
Humana, Profesionales responsables
de los temas.
Profesional responsable del
procedimiento, Coordinadora Grupo de
Gestin Humana y Secretaria General
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Realizacin del diagnsticos de las necesidades de TIC de la Entidad Realizar diagnsticos de las necesidades de TIC de la Entidad
Establecimiento del plan de adquisiciones anual de Tecnologa
Informtica
Establecer plan de adquisiciones anual de Tecnologa Informtica
Formulacin de proyectos de Inversin a travs del DNP (BPIN). Formular proyectos articulados con la planificacin institucional
Reuniones de seguimiento de los procesos de contratacin a travs del
Comit de Compras.
Programar capacitacin para los funcionarios de TI
Seguimiento peridico a la ejecucin de actividades
Aprobacin del comit Directivo de la planificacin institucional.
Aplicacin de los Manuales y Guas del Proceso Administracin de la
Tecnologa Informtica en la ejecucin de las actividades.
Gestin del Plan de Continuidad y Recuperacin
Establecimiento de planes de mejoramiento orientados a solucionar los
reportes de Mejoramiento generados como parte del proceso de
mejoramiento continuo.
Fortalecer los competencias laborales de los funcionarios de la Oficina
de Sistemas mediante capacitaciones
Herramienta de registro de incidencias (Help desk). Uso adecuado de la herramienta de registro de incidencias.
Asignacin de personal para atender nuevos servicios.
Asignacin de personal de acuerdo a las necesidades de TI
identificadas.
Plan de capacitacin
Generacin de Informe mensual del manejo de incidentes del soporte
tcnico
Procedimientos, gua y polticas de operacin. Establecimiento de polticas de control para la instalacin de software
Utilizacin del Aplicacin Help Desk para el registro de incidencias de
soporte tcnico.
Monitoreo y actualizacin permanente de software Antivirus para los
servidores y estaciones de trabajo
Definicin y aplicacin de polticas de seguridad y acceso. Definir y aplicar polticas de seguridad y acceso.
Realizacin del monitoreo a los servicios de tecnologa. Ejecutar monitoreo a los servicios de tecnologa
Plan de capacitacin.
Planes de contingencia.
Instalacin y mantenimiento del software Antivirus.
Actualizar, divulgar, aplicar y realizar seguimiento al cumplimiento de
las actividades establecidas en la gua de copias de respaldo
Aplicacin y actualizacin de los manuales y documentacin de
aplicaciones en produccin.
Gestionar la actualizacin de las aplicaciones de seguridad de
Tecnologa Informtica
Asignacin de roles y permisos en la red para control de acceso. Asignar roles y permisos en la red para control de acceso
Realizacin de copias de seguridad.
Implementacin de modelos de seguridad informtica
Establecimiento de perfiles de acceso a la informacin Aplicar las polticas de perfiles y contraseas de usuario
Acuerdo de confidencialidad para las personas que tiene acceso a las
bases de datos.
Establecer acuerdos de confidencialidad con el personal del proceso
de administracin de la tecnologa y con terceros involucrados en la
gestin de los sistemas de informacin.
Entrega de informacin a travs de solicitudes formales
Polticas de operacin del proceso de tecnologa existentes
Proceso, procedimientos
(vigilancia judicial).
Permanente vigilancia judicial de los procesos por parte del Grupo de
Defensa Judicial (Hoja de trabajo para el control de los procesos).
Normograma actualizado.
Hacer uso de los formatos y la hoja de trabajo existentes para el
control y vigilancia de los procesos judiciales.
Profesionales designados del Grupo de
Defensa Judicial
Diligenciamiento Formatos FR 002 PR AJR y FR 0023PR AJR
seguimiento de actuaciones judiciales.
Seguimiento a la planeacin diariamente (Autocontrol).
Profesionales designados del Grupo de
Defensa Judicial
Contratacin de Personal Idneo.
Verificacin de experiencia profesional especfica al momento de la
contratacin.
Proceso de capacitacin, induccin y reinduccin. Formacin, actualizacin y capacitacin del personal.
43. Inadecuada
infraestructura de
Tecnologa de
Informacin y
Comunicaciones
Administracin de
la Tecnologa
Informtica
En revisin Posible Mayor Extrema En revisin En revisin Moderada En revisin
Funcionarios designados PR AT
Lder del Proceso
Seguimiento a la ejecucin de los planes Vs recursos
44. Ineficiente
prestacin de los
servicios de
Tecnologa
Informtica
En revisin Posible Mayor Extrema En revisin En revisin Moderada En revisin
Lder del Proceso
Realizar medicin de la calidad del servicio
45. Servicios no
disponibles de
Tecnologa
Informtica
En revisin Posible
Catastrfic
o
Extrema En revisin En revisin ALTA En revisin
Lder del Proceso
Aplicar los planes de contingencia.
46. Vulnerabilidad
de la informacin
En revisin Posible
Catastrfic
o
Extrema En revisin En revisin Alta En revisin
Lder del Proceso
Implementar modelos de seguridad informtica
47. Uso indebido de
la informacin que
reposa en las
bases de datos
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Lder del Proceso
Aplicar los procedimientos que se encuentren establecidos en el
Departamento para la entrega de solicitud de informacin.
48. Incumplimiento
de los trminos
legales
Apoyo Jurdico
En revisin
(3)
Posible
(3)
Moderado
Alta
49. Inadecuada
defensa de los
intereses de la
Nacin-DAFP
En revisin
(3)
Posible
(4)
Mayor
En revsin En revisin Alta Asumir, reducir
Revisar peridicamente y actualizar cuando sea necesario los
procesos y procedimientos de Representacin Judicial y el
Normograma.
Coordinador del Grupo de Defensa
Judicial y Profesionales designados
Extrema En revsin En revisin Alta
Reducir, evitar,
Director
Jurdico y Coordinador Grupo de
Gestin Humana
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Procedimientos de representacin judicial.
Actualizacin de los procedimientos de Representacin Judicial como
demandante y demandado.
Mesas de trabajo con profesionales de la Entidad sobre temas
especficos.
Mesas de trabajo interdisciplinarias al interior de la entidad.
Contratacin de personal especializado en Derecho Procesal, Litigio y
Defensa Judicial (Manual de Funciones).
Confrontacin del manual de funciones frente al cumplimiento de los
requisitos del personal a contratar.
Procesos y procedimientos documentales Realizar seguimiento de los Procesos y procedimientos documentales.
Sistema de informacin y control de los procesos judiciales
Dar continuidad en el seguimiento a la informacin y control de los
procesos judiciales
Control de prstamo de documentos Realizar un efectivo control de prstamo de documentos.
Seguimiento y control del coordinador y Lder del Proceso
Determinar los lineamientos de defensa establecidos por el
coordinador y el Lder del Proceso y seguimiento de los mismos por
parte de los miembros del grupo de defensa
Lineamientos de defensa establecidos por el coordinador y el Lder del
Proceso y seguimiento a los mismos.
Atender a los lineamientos dados por el comit de defensa judicial y
conciliacin.
Comit de Defensa Judicial
Cumplimiento de requisitos de acuerdo con el manual de funciones
Hoja de trabajo donde se realiza el control de las actuaciones de los
procesos.
Efectuar revisiones a las hojas de trabajo donde se lleva el control
Registro de prstamo de documentos. Realizar revisin trimestral de Control de documentos
Comit de Contratacin y el Comit Asesor Evaluador.
Aplicacin y actualizacin permanente del proceso y de los
procedimientos, reglamentos internos de trabajo y manual de
contratacin caracterizados y actualizados.
Participacin activa de las Veeduras Ciudadanas.
Capacitacin peridica y acompaamiento de la Direccin Jurdica y
Secretaria General.
Organizacin, actualizacin y verificacin permanente de los
expedientes de la gestin contractual.
Copias de seguridad.
Conciliacin trimestral de la informacin presupuestal frente a la gestin
contractual institucional.
Programa de seguros del Departamento incluida su actualizacin.
Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP
Descripcin y anlisis de los riesgos de la contratacin y en
consecuencia el nivel y extensin de los riesgos que deben ser
amparados por el contratista y aplicacin de la clusula de indemnidad,
relacionados en las obligaciones contractuales.
Mecanismos para la imposicin de multas, en caso de mora o de
incumplimiento parcial de cualquiera de las obligaciones contradas por
el Contratista.
Mecanismos para la imposicin de la clusula penal pecuniaria en caso
de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones emanadas del
contrato.
Mecanismos para declarar la caducidad de los contratos suscritos por la
Entidad.
Mecanismos para la solucin de controversias contractuales.
Designacin de supervisores y/o interventores para cada contrato
suscrito por la Entidad.
Seguimiento a la ejecucin de los proyectos y sus indicadores a travs
del SIPLAN y de los indicadores de gestin del proceso.
Procedimientos de control de registro y de documentos.
Auditorias internas y externas.
Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin
Actualizacin de la caracterizacin del proceso, reglamentos internos de
trabajo y Gua de Prestacin de Servicios
Verificacin fsica y conteo permanente de existencias de elementos de
consumo y devolutivos en bodega, frente a la informacin registrada en
la base de datos y reportada al rea contable.
Conciliacin mensual de movimientos de almacn Vs. registros
contables.
Difundir y sensibilizar a los funcionarios sobre las normas y los
procedimientos definidos para la adecuada gestin administrativa del
rea.
Ordenador del Gasto
Los Lderes del proceso de Gestin
Administrativa
Comit de Contratacin
Supervisor e Interventor de contratos,
personal de servicios generales y
almacn.
Actualizacin oportuna de Manuales, guas, procedimientos y formatos
asociados al proceso.
En revisin
53. Incumplimiento
de las
disposiciones
legales, polticas,
procesos y
procedimientos,
manuales y guas
Gestin
Administrativa
En revisin
(2)
Improbable
(4)
Mayor
Alta
Apoyo Jurdico
49. Inadecuada
defensa de los
intereses de la
Nacin-DAFP
En revisin
(3)
Posible
(4)
Mayor
Extrema En revsin En revisin Alta
Reducir, evitar,
Director
Jurdico y Coordinador Grupo de
Gestin Humana
50. Defensa
deficiente dentro de
los procesos
judiciales
En revisin
(2)
Improbable
(3)
Moderado
Moderada
Suscribir convenios interinstitucionales con otros grupos de Defensa
Judicial y Direcciones Jurdicas de otros organismos del Gobierno
Nacional.
En revsin En revisin Moderada En revisin
Suscripcin y seguimiento de convenios interadministrativos con otros
grupos de Defensa Judicial y Direcciones Jurdicas de otros
organismos del Gobierno Nacional (Inexistente)
Director Jurdico
Judicial - Coordinador Grupo de
Gestin Humana
51. Prdida
intencional de
procesos judiciales
que ocasionen
perjuicio econmico
para la entidad
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Judicial Profesionales asignados,
Director Jurdico-
52. Favorecimiento
a un tercero por
intereses
particulares del
servidor
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Judicial Profesionales asignados,
Director Jurdico-
Realizar las sesiones del Comit de Defensa Judicial
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Verificacin anual de inventarios de bienes devolutivos.
Encuestas de satisfaccin del cliente interno.
Seguimiento y verificacin a la ejecucin del Plan Anual de compras y
Mantenimiento.
Plan Anual de Necesidades por rea y consolidado. Plan Anual de necesidades por rea y consolidado
Plan Anual de Compras y de Mantenimiento. Plan Anual de Compras y de Mantenimiento.
Inventario de bienes de consumo y devolutivos. Inventario de bienes de consumo y devolutivos.
Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin. Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin
Registros de movimientos de almacn Vs. registros contables. Registros de movimientos de almacn Vs. registros contables.
Comit de Contratacin y el Comit Asesor Evaluador. Comit de Contratacin y el Comit Asesor Evaluador.
procedimientos, reglamentos internos de trabajo y Manual de
procedimientos, reglamentos internos de trabajo y Manual de
Participacin activa de las veeduras ciudadanas. Participacin activa de las veeduras ciudadanas.
Secretaria General.
Secretaria General.
Copias de seguridad. Copias de seguridad.
Conciliacin trimestral de la informacin presupuestal frente a la gestin
Conciliacin trimestral de la informacin presupuestal frente a la
gestin contractual institucional.
Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP.
amparados por el contratista y aplicacin de la clausula de indemnidad,
amparados por el contratista y aplicacin de la clausula de indemnidad,
el CONTRATISTA.
el CONTRATISTA.
Mecanismos para la imposicin de la clausula penal pecuniaria en caso
contrato.
Mecanismos para la imposicin de la clausula penal pecuniaria en caso
contrato.
Mecanismos para declarar la caducidad de los contratos suscritos por la
entidad.
Mecanismos para declarar la caducidad de los contratos suscritos por
la entidad.
Mecanismos para la solucin de controversias contractuales. Mecanismos para la solucin de controversias contractuales.
suscrito por la entidad.
suscrito por la entidad.
Procedimientos de control de registro y de documentos. Procedimientos de control de registro y de documentos.
Auditorias internas y externas. Auditorias internas y externas.
Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin
Actualizacin de la caracterizacin del proceso, reglamentos internos de
trabajo y Gua de Prestacin de Servicios
Actualizacin de la caracterizacin del proceso, reglamentos internos
de trabajo y Gua de Prestacin de Servicios
Verificacin fsica y conteo permanente de existencias de elementos de
consumo y devolutivos en bodega, frente a la informacin registrada en
la base de datos y reportada al rea contable.
Verificacin fsica y conteo permanente de existencias de elementos
de consumo y devolutivos en bodega, frente a la informacin
registrada en la base de datos y reportada al rea contable.
contables.
contables.
Verificacin anual de inventarios de bienes devolutivos. Verificacin anual de inventarios de bienes devolutivos.
Mantenimiento.
Mantenimiento.
Plan Anual de necesidades por rea y consolidado Plan Anual de necesidades por rea y consolidado
Plan Anual de Compras y de Mantenimiento. Plan Anual de Compras y de Mantenimiento.
Manual de Contratacin
Normativa sobre contratacin
Formatos y modelos de estudios actuales y realizados.
Revisin y verificacin de contenido y forma de los formatos asociados
a la gestin contractual institucional
Unificar las instancias de revisin y control de contenido y forma de los
estudios previos y dems documentos asociados a la gestin
Reuniones de la Direccin para exigir el cumplimiento de los
procedimientos.
Los lderes de los procesos que
requieren los bienes y servicios/
Coordinador del Grupo de Gestin
Administrativa
En revisin Baja En revisin
Administrativa - Coordinador GGA
56. Inoportunidad
en la entrega de los
estudios previos y
dems documentos
asociados a la
gestin contractual
institucional y
deficiencias en su
contenido
En revisin
(3)
Posible
(4)
Moderado
Alta En revisin
55. Que los
funcionarios y/o
contratistas del
Departamento se
favorezcan
indebidamente de
la contratacin o
favorezcan a
terceros.
En revisin
(1)
Raro
(3)
Moderado
Moderada En revisin
Ordenador del Gasto
Administrativa
Comit de Contratacin
Supervisor e Interventor de contratos,
personal de servicios generales y
almacn.
Actualizacin oportuna de Manuales, guas, procedimientos y formatos
asociados al proceso.
Administrativa - Coordinador GGA
En revisin
53. Incumplimiento
de las
disposiciones
legales, polticas,
procesos y
procedimientos,
manuales y guas
Gestin
Administrativa
En revisin
(2)
Improbable
(4)
Mayor
Alta
54. No contar con
los bienes y
servicios
necesarios para la
gestin
institucional.
En revisin
(1)
Raro
(3)
Moderado
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
programacin de la contratacin administrativa
Revisar los contenidos de los formatos asociados a la gestin
contractual institucional para hacerlos ms funcionales.
Plan Anual de Compras y Mantenimiento
Plan de Contratacin
Instructivos para el diligenciamiento de los documentos asociados a la
gestin contractual
Comit de contratacin
Participacin activa de las veeduras ciudadanas.
Acompaamiento del rea administrativa en la elaboracin y
consolidacin de los estudios y dems documentos asociados a la
gestin contractual institucional.
Auditoras internas y externas
Comit de Contratacin y Comit Asesor Evaluador.
Participacin activa de las Veeduras Ciudadanas.
Definicin y ejecucin del plan de compras.
Auditoras internas y externas.
Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP.
Sistema de rendicin electrnico de la cuenta e informes. - Sireci.
Rendicin de cuentas.
Designacin de Supervisores y/o Interventores para cada contrato
suscrito por la Entidad.
Manual de Contratacin y gua del supervisor y del interventor.
Auditorias internas y externas, cruces y conciliacin de informacin.
Capacitar y actualizar permanentemente al equipo de trabajo que
ejecuta el proceso en la normatividad vigente, derecho disciplinario y
derecho fiscal.
Conciliacin bancaria y verificacin del saldo al cierre de cada periodo.
Realizar anlisis y conciliacin de la informacin generada en el rea
de almacn vs informacin contable.
Realizar anlisis y conciliacin permanente de la informacin generada
con ocasin de la ejecucin de los recursos de la caja menor, frente a
los reportes generados por el Sistema Integrado de Informacin
Financiera SIIF Nacin.
Realizar revisin y control permanente del lder del proceso de la
adecuada aplicacin de las normas y procedimientos definidos en el
proceso.
Seguimiento a las decisiones tomadas en comit Directivo de acuerdo
con reuniones realizadas.
Seguimiento trimestral a reportes de mejoramiento y Plan de cierre de
no conformidades
Seguimiento a las acciones tomadas de las observaciones y
recomendaciones de las encuestas de percepcin del cliente, quejas y
reclamos e informes de gestin y control.
Elaborar en el primer semestre de cada ao proyectos de aprendizaje y
ejecutarlos de acuerdo con lo planeado.
Elaborar procedimiento para consolidacin de informes internos y
externos.
Reporte y anlisis de resultados de avance de metas de proyectos en
el Sistema de planeacin institucional - SIPLAN
Revisin y actualizacin de Matriz de responsabilidad y autoridad
Seguimiento a los Acuerdos de gestin, anlisis de resultados de
evaluacin del desempeo, seguimientos en Actas de Comit de
direccionamiento.
Diseo e implementacin de sistema de gestin integrado .
Seguimiento a los tiempos de remisin y entrega de informacin.
En revisin
Oficina Asesora de Planeacin
Oficina de Control Interno y Oficina
En revisin
En revisin
1. Director
Subdirector
2.Lderes de Proceso Jefe Oficina
Asesora de Planeacin y Jefe Oficina
de Control Interno.
3. Director
Subdirector
Lderes de Proceso
61. Inoportunidad e
inexactitud en la
presentacin de los
informes
En revisin
(4)
Probable
(4)
Mayor
Extrema
Circular anual lineamientos de planeacin
Plan de accin de lo oficina de control interno.
Matriz informes
Revisin previa de los informes por parte del responsable del proceso
En revisin Alta
1. Director, Subdirector
Lderes de Proceso
2. Jefe Oficina de Control Interno.
3. Director, Subdirector
Lderes de Proceso
4. Jefe Oficina de Control Interno y
Jefe Oficina Asesora de Planeacin.
5. Jefe Oficina de Control Interno y
Jefe Oficina Asesora de Planeacin.
60. Inapropiada
aplicacin de los
lineamientos de
planeacin
En revisin
(4)
Probable
(4)
Mayor
Extrema
Sistema de planeacin institucional SIPLAN
Acuerdos de gestin, evaluacin del desempeo, segui8mientos en
comit
En revisin En revisin Alta
Extrema
Polticas, procedimientos, guas, instructivos, circulares y cronogramas.
Programa y plan de auditora, reportes de mejoramiento, Plan de cierre
de no conformidades.
Encuestas de medicin y satisfaccin.
Requerimientos en el plan de formacin y capacitacin, Evaluacin de
auditores.
N/A N/A Evitar
Lder Estratgico y Lderes Operativos
del Proceso de Gestin Administrativa
Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin.
59. Inadecuada
aplicacin de los
mtodos para el
seguimiento,
medicin y
evaluacin de los
procesos
Medicin y Anlisis
En revisin
(4)
Probable
(4)
Mayor
58. Desvo de
recursos fsicos y
econmicos de la
entidad.
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema N/A
N/A N/A N/A Evitar
Capacitar y actualizar permanentemente a los servidores de la entidad
que intervienen en la ejecucin de los recursos institucionales en
temas propios de la gestin contractual, derecho disciplinario y derecho
fiscal.
Lder Estratgico y Lderes Operativos
del Proceso de Gestin Administrativa
Estimular la participacin ciudadana y el ejercicio del control social
durante el desarrollo de las actividades tendientes a la planeacin,
programacin y ejecucin de los recursos institucionales y en los
procesos de seleccin de contratistas.
Retroalimentar permanentemente dentro del proceso, los cambios en
el marco legal y en disposiciones institucionales que afectan la gestin
contractual.
Realizar oportuno registro de la informacin publicada en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP de acuerdo con las
distintas etapas contractuales y modalidades de seleccin y en el
Sistema de Rendicin Electrnico de la Cuenta e Informes. - Sireci.
Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin
57. Extralimitacin
de funciones en
beneficio personal
o de un tercero
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
Los lderes de los procesos que
requieren los bienes y servicios/
Coordinador del Grupo de Gestin
Administrativa Comunicado de la Direccin para exigir el Cumplimiento de los
procedimientos
Capacitar al personal encargado de elaborar los estudios previos y
dems documentos asociados a la gestin contractual institucional.
56. Inoportunidad
en la entrega de los
estudios previos y
dems documentos
asociados a la
gestin contractual
institucional y
deficiencias en su
contenido
En revisin
(3)
Posible
(4)
Moderado
Alta En revisin
Gestin
Administrativa
F. Versin 3
Nueva
evaluacin
1. Incumplimiento
de las metas de
gobierno e
institucionales.
En revisin
(1)
Raro
(4)
Mayor
Nueva calificacin
Alta Alta
Reducir, evitar,
En revisin
del riesgo
Calificacin
Evaluacin
del riesgo
Proceso Asociado
Opciones de
manejo
En revisin
Controles
Direccionamiento
Estratgio
Reuniones semestrales para socializar los cambios normativos o
ajustes al proceso.
Sensibilizacin de autocontrol por parte de la OCI
Realizar anlisis y validacin de las auditoras e informes presentados
por parte de los lderes del proceso.
Solicitar a Gestin Humana la inclusin del fomento de los principios y
valores en las capacitaciones y/o eventos que se realicen.
Elaborar el documento gua para la realizacin de informes.
N/A N/A Evitar
Lderes del Proceso de Medicin y
Anlisis
N/A
En revisin
Oficina Asesora de Planeacin
En revisin
62. Uso indebido de
la informacin
Corrupcin Posible
Catastrfic
o
Extrema
Documentos con definicin clara de responsabilidad y autoridad
Competencia del personal a cargo del proceso
Revisiones y aprobaciones del lder del proceso de Medicin
Grupo multidisciplinario para la realizacin de auditorias y generacin
de informes.
Aplicacin de las polticas de operacin y de seguridad de la
informacin
Aplicacin del procedimiento y la gua de gestin documental
61. Inoportunidad e
inexactitud en la
presentacin de los
informes
En revisin
(4)
Probable
(4)
Mayor
Extrema
Circular anual lineamientos de planeacin
Plan de accin de lo oficina de control interno.
Matriz informes
Revisin previa de los informes por parte del responsable del proceso
En revisin Alta
Medicin y Anlisis
F. Versin 3

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