Instituto Universitario de Gerencia y Tecnologa

IUGT Caracas
TRABAJO: LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
ALUMNOS: HENDER DUNO C.I: 18.650.351

E-MAIL: hender_88_90@hotmail.com
PROFESOR : FLOR ARCAY

MATERIA: ORGANIZACIN Y METODOS
FECHA: 24-02-2014

El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecucin de sus
procesos y actividades de una manera sistemtica, es decir, siguiendo ciertos
patrones que conlleven al logro de sus objetivos. No obstante la preocupacin
de los directivos normalmente se orienta al cumplimiento de metas de
produccin y ventas que garanticen la rentabilidad y estabilidad de la empresa,
o visto de otro modo, dirigen sus esfuerzos a la obtencin de resultados
tangibles.
En la prctica, esta esta forma de ver a la organizacin sin considerar el
cmo se hacen las cosas, los roles del personal, las normas que se deben
cumplir, origina muchas veces trastornos que pueden ir de una simple falla
hasta un caos total en las operaciones, dependiendo de la magnitud de la
organizacin.
Organizacin y Mtodos
La unidad de organizacin y mtodos, es la encargada de conocer los
problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que
surjan por cambios o adaptacin de los diversos sistemas formales a los objetivos
determinados por el nivel superior y proponer las soluciones que correspondan
para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean, apoyndose en tcnicas
y herramientas espec!ficas por iniciativa propia, por solicitud de alguna unidad
espec!fica o dentro de un plan general de trabajo.
Los sistemas que estn sujetos a la accin de esta unidad son los
administrativos y la estructura y los procedimientos que considera son los
formalmente establecidos. Las tcnicas aplicables son las que aportan el anlisis
de sistemas y la simplificacin del trabajo.
Ubicacin de la Unidad de Organizacin y Mtodos
En organizaciones peque"as generalmente las labores de # y $ recaen
sobre los gerentes %&ue"os', los administradores, o sobre cualquier persona del
cuerpo administrativo. Lo ms com(n es que nadie se ocupe de estas funciones y
tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos,
manuales %si e)isten', etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anrquica y
con prdidas de beneficios para la organizacin. * medida que las organizaciones
crecen, se complican, y de pronto un jefe de nivel medio, y en algunos casos un
gerente al nivel m)imo comiencen a preocuparse por el desorden, las tensiones y
contraten o designen a alguien para que se ocupe de los manuales de
procedimientos o de los formularios, o de dise"ar sistemas parciales.
En las grandes organizaciones debe e)istir una unidad encargada de las
funciones de # y $, la cual tiene caracter!sticas de +taff o asesora, y puede estar
ubicada dentro de una gerencia o divisin de servicios a la cual le compete todo lo
referente a investigacin de operaciones, procesamiento de datos, estudio del
trabajo y la organizacin y mtodos.
#tra forma de ubicacin es dentro del rea de planificacin. En las instituciones
educativas de nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de # y
$ forme parte de la direccin de planificacin y sta a su vez sea un rgano
asesor del nivel estratgico. &e esta forma el mbito de accin es toda la
organizacin y no una parcela o conjunto de funciones de la misma.
Funciones de la Unidad de O y M
&e acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes reas de la
empresa, es necesario describir el procedimiento adecuado para lograrlos y por
consiguiente, determinar cules son las funciones a cargo de cada rea. ,omo las
funciones se materializan a lo largo de la prctica de los procedimientos
corrientes, la asignacin concreta de las labores encadenadas forman esos
procedimientos, permite la definicin de los cargos que componen la estructura de
la empresa.
*nlisis y determinacin de las funciones de los rganos o unidades actuales
y de aquellas que se vayan a crear.
&escripcin de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas.
Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las
funciones.
-ijar las relaciones entre cada cargo y los dems y con el e)terior de la
organizacin.
Elaboracin de manuales sobre. estructura, funciones, procedimientos,
normas, operaciones, comunicacin, legislacin, sistemas, etc.
Estudio de los /rocedimientos.
Estudio de la estructura organizada
Caractersticas del Perfil del Analista en O y M
/roponer y coordinar la normalizacin de procedimientos y procesos de las
reas de la corporacin.
Entrevistar a los l!deres funcionales con el fin de validar o completar la
informacin para la elaboracin de manuales de funciones, procedimientos de
manera adecuada y eficiente.
&ise"ar o definir los procesos de la estructura organizacional mediante la
documentacin de normas y procedimientos, de manera que promueva la
eficiencia en el desarrollo de las funciones.
Elaborar flujo gramas y0o diagramas de flujo.
*plicar tcnicas para la elaboracin de manuales.
Elaborar y actualizar la documentacin institucional en relacin con las
pol!ticas, normas y procedimientos.
1dentificar junto con los colaboradores las deficiencias en cada uno de los
procesos de la organizacin.
E)plicar a los colaboradores los requisitos del cliente y los estndares de
calidad para implementar buenas prcticas laborales.
&ifundir el conocimiento y aplicacin de las pol!ticas, procedimientos,
objetivos, resultados y competencias de cada puesto laboral en la
organizacin.
2ealizar el seguimiento al cumplimiento de las pol!ticas, normas y procesos
modificados y aprobados por las 3erencias y reas respectivas.
$edir los tiempos de las actividades y plantear estrategias de optimizacin,
tanto de aquellas que generan y no generan valor pero son necesarias.
,oordinar con los jefes de cada rea los estndares previstos para las
actividades y procesos de sus reas.
/romover la simplificacin de procesos y sistematizacin de las actividades
que los conforman analizando los factores que influyen en la productividad de
las reas.
*nalizar y evaluar los indicadores de mejora de los procesos.
Conclusin
* travs de este trabajo, se ha presentado de una manera resumida la
importancia y la necesidad de una unidad de organizacin y mtodos en una
empresa, definiendo su alcance y describiendo sus funciones, haciendo hincapi
en la importancia de su presencia, bien sea interna o e)terna, pues muchas veces
esta funcin es relegada a otras reas con el consiguiente problema de la no total
dedicacin y el anlisis superficial de la problemtica e)istente dentro de un rea
determinada.