AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatizacin de Procesos Administrativos

II TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA- Valor: 5 pts. Comit rea de Automatizacin de Procesos
Administrativos Pgina 1
Nombre: Jose Gabriel Montenegro Classon Carn: 1110726
CEI: Central A distancia Fecha: 30/09/2014 Tutor: Hugo Renaldo Giron Rivera



TAREA PROPUESTA.
Planteamiento del caso.
La fbrica de muebles El Sper Mueble de Oficina, ha tenido un aumento en la demanda de muebles por tal razn
para cumplir con los compromisos adquiridos ha contratado ms personal, el cual hasta hoy da ha controlado su
ingreso y egreso con un proceso de forma manual, que se describe a continuacin:


a. El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado
por un agente de seguridad privado.
b. Luego de transcurridos 15 minutos despus de las 8 de la maana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de
Personal.
c. En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los
datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.
d. El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al final de la semana
sea totalizado el nmero de minutos ingresados despus de las 8 de la maana.
e. Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas
tardes y luego informarle al empleado.

Considerando la cantidad de tiempo y costo que implica el proceso manual, la empresa ha decido implementar un
reloj biomtrico para el control de ingreso y egreso de sus empleados. AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Automatizacin de Procesos Administrativos II TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA-
Valor: 5 pts. Comit rea de Automatizacin de Procesos Administrativos Pgina 2

Sin embargo previo a la implementacin del Sistema es necesario que se elabore lo siguiente:
1. Anlisis de valor agregado tomando como base la Metodologa Bsica AVA, para el registro de ingreso y egreso
de empleados del proceso actual. (3 pts.)
2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementacin del Sistema de
Control de Ingreso y Egreso de Personal ya automatizado, (basado en un reloj biomtrico) (2 pts.).

Referencia: Consultar pginas 24 y de la 37 a la 42.
Se sugiere elaborar la tabla 2.2 (Acciones Correctivas del AVA, pg. 39)

1. Anlisis de valor agregado tomando como base la Metodologa Bsica AVA, para el registro de ingreso y egreso
de empleados del proceso actual. (3 pts.)


Que se pretende al realizar el proceso: Tener el Control del personal en los Ingresos y Salidas as como entradas tarde y
exceso de tiempo en horario de almuerzo.
Definir el Valor desde el Punto de Vista del Cliente: Contar con la disponibilidad en el rea de trabajo y que el cliente
sea atendido en el horario establecido y que no se atrasen en sus solicitudes.

Descripcin del Proceso:
Proceso Descripcin Del Proceso
Anotacin de Ingreso El empleado se anota en el libro de asistencia colocado al
ingreso de la empresa el cual es supervisado por un agente
de seguridad privada.
Traslado del Libro de Asistencia Transcurridos 15 minutos despus de las 8 de la maana
el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Elaboracin del Reporte de Asistencia En la Jefatura de personal un Analista de Recursos
Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada
los datos a una hoja de Excel

Archivado del reporte de Asistencia El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la
Empresa, donde es se registra, para que al final de la
semana sea totalizado el nmero de minutos ingresados
despus de las 8 de la maana.


Integracin de los reportes semanales Al final de la semana se consolida y se espera a tener los
reportes semanales para consolidar el mes de llegadas
tardes y luego informarle al empleado.













Anlisis de pasos sobre el proceso de entradas y salidas del personal



Proceso Que tan necesaria la actividad en el
proceso.
Estoy ms cerca del objetivo que
antes de realizarlo?

Anotacin de Ingreso Si es necesario en este proceso Si
Traslado del Libro de Asistencia Si es necesario aunque es obsoleto Si
Elaboracin del Reporte de Asistencia Si es necesario pero es preferible
acortar el tiempo en elaborarlo
Si
Archivado del reporte de Asistencia No es necesario que se archive pero es
preferible consolidar toda la
informacin y pasar el reporte al final
de la semana por correo electrnico
No
Integracin de los reportes semanales No es necesario ya en una semana nos
podemos dar cuenta de que empleado
llega tarde e infrmalo en ese
momento
No














Nuevo Proceso minimizando pasos que no agregan valor y agregando los que si generan valor:

Proceso Descripcin Del Proceso ya mejorado
Anotacin de Ingreso Tener un listado ya impreso con los datos del
empleado para que solo firme e ingrese hora de
llegada

Traslado del Libro de Asistencia Transcurridos 15 minutos despus de las 8 de la maana
el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Elaboracin del Reporte de Asistencia Diario En la Jefatura de personal un Analista de Recursos
Humanos en un tiempo aproximado de 1 hora traslada
los datos a una hoja de Excel lo enva por correo
electrnico

Consolidado Diario y Semanal El reporte es verificado por el jefe de personal para
notificar diariamente al empleado su llegada tarde y
poder tomar medidas a final de la semana por llegadas
tarde.




















2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementacin del Sistema de
Control de Ingreso y Egreso de Personal ya automatizado, (basado en un reloj biomtrico) (2 pts.).

Actividad Es Necesario? Agrega Valor?
Registro de huella digital
del empleado
Si es necesario Si por que lleva un registro
automtico de ingreso y
control de salida del
empleado
Verificacin del reporte
generado por el sistema
Si es necesario Si por que el biomtrico
genera el reporte en el cual
se ahorra tiempo y se
detecta con exactitud la
hora de llegada y salida
Retroalimentacin con el
personal
Si es necesario Si por que se le informa al
personal sus ingresos
tardes y tomar decisiones
sobre las llegadas tarde.