En este principio de clasificacin se siguen criterios
claros y sencillos, que hacen generalmente obvio el mtodo para la asignacin de nombre a las cuentas. Veamos por ejemplo el uso de estos criterios en la nominacin o bautismo de las cuentas:
DEFINICIN: Una cuenta contable es la expresin del principio de clasificacin o agrupacin de los distintos entes que son sujetos de contabilidad por tener un valor econmico o por poder afectar una situacin patrimonial
Cuadro 4. Criterios de clasificacin de las cuentas
Si se utilizan os criterios de homogeneidad funcional y sustancial con propiedad, el estudiante puede perfectamente nominar o bautizar cualquier identidad que se reconozca dentro de un negocio.
Debe tenerse en cuenta que generalmente, un grupo de elementos para ser reunidos en una cuenta deben cumplir simultneamente con los dos requisitos. Pensemos por ejemplo, que para la fbrica de muebles ARTECTO, los escritorios utilizados por sus empleados como dotacin de sus oficinas, pueden guardar similitud sustancial con los muebles que se ofrecen en sus salas de ventas; sin embargo, los unos son para la venta y los otros estn slo para el uso de sus empleados; es decir, no pueden ser clasificados bajo el mismo rubro de mercancas o de muebles y enseres. Lgicamente los unos sern del rubro mercancas y los otros del rubro muebles y enseres.
Criterio De Homogeneidad Sustancial: Varios elementos del activo o del pasivo pueden agruparse bajo el nombre de una cuenta, SI su naturaleza sustancial o material sOn iguales y homogneos. Sea el caso de los elementos del activo: Escritorios, sillas, archivadores, bibliotecas, mesas auxiliares, etc., dado su parecido material o sustancial (todos ellos son elementos de madera y otros accesorios que los hacen homogneos por forma), pueden ser controladas contablemente en una sola cuenta denominada muebles y enseres. Bajo este mismo criterio de agrupamiento se llega a cuentas como mercancas, terrenos, equipo de oficina. Criterio De Homogeneidad Funcional.- Dos o ms elementos, an sin tener parecido material, puedan ser reunidos o agrupados bajo la misma cuenta si cumplen con igual funcin dentro del contexto del ente contable. As por ejemplo todo lo que usted encuentra en un gran hipermercado como Carrefour, que se pueda comprar, an siendo de diferente material y presentacin, como tan distinto pueden ser un juguete, un vestido para nio, una lmpara de noche, una botella de whiskey o una caja de jabn, pero todos ellos son para el comerciante artculos con igual funcin: mercancas para la venta. Por esta razn tienen entonces homogeneidad funcional y por tanto deben o pueden manejarse contablemente bajo el mismo rubro o cuenta inventarios. C R I T E R I O S
D E
C L A S I F I C A C I O N
D E
L A S
C U E N T A S Las cuentas pueden ser clasificadas desde dos aspectos; segn su naturaleza, y segn su posicin o clasificacin para balance.
1.4.3. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
SEGN SU NATURALEZA
Las cuentas se clasifican en cuatro subgrupos:
1.- Cuentas Reales o de Balance
2.- Cuentas Nominales o de Prdidas y Ganancias
3.- Cuentas de Orden
4.- Cuentas de valuacin
Cuentas reales o de balance: Son las que representan la conformacin de la empresa y la forma como esta se financia. Las cuentas que conforman la empresa se denominan activos los cuales se pueden financiar con acreedores denominados pasivo y con socios denominado patrimonio. As como los activos representan la empresa, los pasivos y el patrimonio representan la estructura financiera de la empresa.
Cuentas nominales o de prdidas y ganancias: Son aquellas que representan el movimiento comercial de la empresa, el desarrollo del objeto principal, tienen por objetivo acumular el saldo de los hechos o actividades que desarrolla la empresa que aumentarn o disminuirn las cuentas de balance dependiendo de s se genera utilidad o prdida.
Cuentas de orden: Estas cuentas representan los bienes o valores recibidos en simple consignacin o custodia y no por compra o traslado de propiedad. No siendo entonces bienes adquiridos, no deben formar parte de los activos ni constituir deuda cierta alguna. Sin embargo sobre estos bienes o valores recibidos se genera una responsabilidad sobre su integridad y conservacin. Esto hace necesario que an sin ser de propiedad de la empresa, se tenga sobre ellos un registro o contabilidad.
Otro tipo de circunstancias que genera la utilizacin de las cuentas de orden es el de las contingencias originadas por ejemplo en fianzas otorgadas; en limitacin de la propiedad de nuestros activos por embargos; con requerimientos oficiales por impuestos o sanciones; y en general todo proceso de orden civil, fiscal, penal, etc., que de alguna manera ofrezca la contingencia de afectar los activos actuales o el pasivo.
Finalmente, debe tambin incluirse como caso para uso de cuentas de orden el de los procesos que la empresa esta adelantando contra terceros o el mismo estado y que por encontrarse con un grado de probabilidad aceptable a favor, deben incluirse como contingencia positiva; por el valor econmico del proceso que se est adelantando, puede perfectamente usarse una cuenta de orden.
Ciertas entidades que manejan ttulos valores como chequeras, formatos de seguridad para expedicin de ttulos de propiedad sobre cdulas o certificados a trmino, ttulos sobre bonos por emitir, ttulos sobre acciones por emitir, etc., controlan las existencias de estos documentos con el uso de cuentas de orden, usando para cada documento valor simblico, como sera el caso de representar por cada $1.00 en la cuenta, una chequera por entregar al cuentacorrentista en las entidades bancarias.
Cuentas de valuacin: Son aquellas que disminuyen el valor de una cuenta de Activo, por ejemplo la depreciacin acumulada disminuye el valor de los activos fijos depreciables, las provisiones disminuyen el valor de los inventarios, de las inversiones y de las cuentas por cobrar.
CLASIFICACION GENERAL DE LAS CUENTAS
Cuadro 5 Clasificacin de las cuentas
Reales o de Balance Nominales o de Resultado De orden De Valuacin Activos Ingresos Responsabilidades Depreciaciones Pasivos Egresos Contingencias Provisiones Patrimonio Estadsticas Amortizaciones CLASIFICACION DE LAS CUENTAS SEGUN SU SITUACION PARA BALANCE
Clasificacin de los Acti vos
Las cuentas del activo se clasifican para su presentacin en el balance segn su grado de liquidez, es decir que primero se colocarn aquellos cuya convertibilidad en efectivo es ms inmediata hasta llegar a mostrar al final los de ms lenta realizacin.
De acuerdo con lo anterior los tipos de activos y su orden de presentacin son los siguientes:
Activos corrientes Activos fijos Inversiones de largo plazo Activos diferidos Otros activos
Activos Corrientes. Aquellos que la empresa puede convertir en efectivo en un tiempo no mayor de un ao. Estos activos constituyen la herramienta del da a da que le permite a la empresa operacionalizar su objeto social. Tres grupos de cuentas conforman esta parte del balance: el efectivo, la cartera y los inventarios.
El efectivo se genera en las ventas de contado y en el recaudo de cartera. Dicho efectivo se recauda en cheque, en billetes y monedas o por va transferencia electrnica. En cualquiera de los tres casos, el trnsito del dinero debe ser de la caja de la empresa a la cuenta corriente en el banco y de all a inversiones temporales, debido a que si el dinero no se invierte pierde poder de compra por efecto de la inflacin y genera un costo de oportunidad por la rentabilidad que deja de percibir.
Las inversiones temporales son aquellas que la empresa efecta en valores o papeles negociables de liquidez inmediata en el mercado financiero o burstil como CDTS, TES, aceptaciones financieras, papeles comerciales, papeles fiduciarios.
La determinacin de clasificar una inversin en el activo corriente o en de largo plazo depende de la intencionalidad de la compra, por ejemplo si una empresa adquiere acciones de otra compaa, la cual es proveedora de la materia prima utilizada en el proceso productivo, con la intencin de ejercer control administrativo y de esa manera asegurar el abastecimiento de dicha materia prima, esta inversin se debe clasificar como de largo plazo, pero si las acciones se compran con intencin de venderlas en el corto plazo, debido a que en el mercado se filtr informacin sobre algn acontecimiento que podr afectar en el corto tiempo su valor al alza, dicha compra se debe clasificar como una inversin temporal.
El siguiente cuadro muestra la relacin de las inversiones que aparecen en el plan nico de cuentas comercial colombiano
CUENTA DENOMINACIN DE LA CUENTA 1205 Acciones 1210 Cuotas o partes de inters social 1215 Bonos 1220 Cdulas 1225 Certificados 1230 Papeles comerciales 1235 Ttulos 1240 Aceptaciones bancarias o financieras 1245 Derechos fiduciarios 1250 Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS) 1255 Inversiones obligatorias 1260 Cuentas en participacin
Como el Plan nico de Cuentas vigente en el pas no distingue entre inversiones temporales y permanentes, bien vale la pena reiterar que son temporales aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan en bolsas de valores o son operados a travs del sistema financiero y que pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los doce meses siguientes a la fecha de publicacin del respectivo balance.
Las cuentas por cobrar pueden ser comerciales si se generan en la venta a crdito de los inventarios que la empresa compra o fabrica, pero tambin existen cuentas por cobrar no comerciales como las generadas en prstamos a socios o a empleados de la compaa.
Las cuentas por cobrar comerciales se originan bien sea por una estrategia empresarial de incrementar las ventas o simplemente porque el mercado as lo exige para poder ser competitivos. Lo ideal es que las empresas vendan de contado lo cual les generara de un lado agilizar el ciclo del efectivo 1
1 Lapso que transcurre desde el momento en que la empresa compra materia prima hasta que recauda la cartera , y de otro aumentar el valor del flujo de caja libre 2
al disminuir la inversin en capital de trabajo, conceptos que se vern ms adelante. El hecho de vender a crdito genera un riesgo de prdida de cartera para el empresario razn por la cual el estado colombiano ha generado un incentivo de carcter tributario, consistente en permitirle registrar al empresario un gasto deducible del impuesto a la renta, sin que este implique erogacin de dinero. Estamos hablando de la provisin de cartera, tambin denominada provisin para cuentas de dudoso recaudo que nace de la aplicacin de la norma contable del conservadurismo y que consiste en aplicar un porcentaje determinado por las normas tributarias a la cartera con algn tiempo de vencimiento. En Colombia existen dos sistemas autorizados para efectuar el clculo de la provisin. El sistema de cartera en forma general que consiste en aplicarle el cinco por ciento a las cuentas vencidas con ms de noventa das y hasta ciento ochenta das, el diez por ciento a la cartera vencida con ms de ciento ochenta das y hasta trescientos sesenta das y el quince por ciento para cartera con ms de trescientos sesenta das de vencimiento. El sistema de cartera en forma individual permite aplicar el treinta y tres por ciento a las cuentas por cobrar con un vencimiento superior a trescientos sesenta das. Las empresas que opten por uno de los sistemas debern seguirlo utilizando en forma consistente perodo tras perodo atendiendo a la norma contable de la consistencia.
El gasto de provisin de cartera genera un ahorro en impuestos equivalente a multiplicar el valor de dicho gasto anual por el porcentaje de impuesto a la renta.
Atendiendo al principio de la partida doble, el gasto de provisin de cartera genera una contrapartida en la cuenta provisin acumulada de cartera, la cual se clasifica como una cuenta de valuacin del activo, disminuyendo el valor de las cuentas por cobrar
A continuacin se ilustra la manera como la empresa debe calcular el valor de la provisin de cartera elaborando al final del ao un cuadro de cartera por edades
2 Es el flujo de caja que le queda a la empresa despus de descontar todos los costos, gastos, impuestos e inversiones en activos productivos con destino a pagar acreedores y socios.
Cuadro 5 Cuadro de cartera por edades para calcular la provisin
El cuadro 5 muestra el clculo de la provisin de cartera por el sistema general.
Si la empresa aplicara el sistema individual calculara el 33% a $ 95.000.000, valor de la cartera con vencimiento mayor de un ao lo cual generara una provisin de $31.350.000.
La presentacin de la cartera en el balance general a 31 de Diciembre es como sigue:
Cuentas por cobrar comerciales $292.800.000 (Menos) Provisin acumulada de cartera 22.375.000 Valor neto de cartera $270.425.000
Los inventarios estn constituidos por todos los bienes que la empresa compra con el nimo de vender. Sern inventarios para el hipermercado Carrefour todo lo que un cliente puede comprar, no siendo as por ejemplo las estanteras y las cajas registradoras.
Los inventarios que manejan las empresas industriales son los de materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las empresas comerciales utilizan nicamente productos terminados que adquieren con el objeto de ser vendidos.
Las empresas industriales compran materia prima, la involucran a un proceso productivo hasta obtener productos terminados. Al final del periodo contable es necesario que el empresario efecte un conteo fsico de los inventarios para determinar su valor correcto. Podrn existir entonces, materias primas que no han sido trasladadas a produccin, unidades semi elaboradas con un grado especfico de terminacin, y unidades totalmente terminadas que no se vendieron.
Una vez determinada la cantidad de existencias de cada tipo de inventario se debe determinar su valor, para lo cual se utiliza alguno de los mtodos de valoracin permitidos por las normas tributarias.
VENCIMIENTO EN DIAS MONTO DE LA CARTERA PORCENTAJE DE PROVISION VALOR DE LA PROVISION 0 90 85,300,000 0% - 91 180 62,500,000 5% 3,125,000 181- 360 50,000,000 10% 5,000,000 MAS DE 360 95,000,000 15% 14,250,000 TOTALES 292,800,000 22,375,000 La decisin de inversin que el empresario efecta en el rublo de inventarios esta relacionada directamente con el ciclo del efectivo y con la generacin de flujo de caja libre. A mayor inversin en inventarios ms lento es el ciclo del efectivo y menor generacin de flujo de caja libre. Lo ideal es tener la menor cantidad de inventario posible, logrando implementar lo que se denomina justo a tiempo o inventario cero. En algunas empresas esto es muy difcil debido a las condiciones del mercado o por que las materias primas o los productos terminados son importados y sera demasiado costoso efectuar un alto volumen de compras al exterior.
Activos fijos. Un activo se considera fijo cuando cumple con todas y cada una de las siguientes caractersticas:
Que tenga una larga vida
Que no haya sido comprado para la venta sino para uso exclusivo de la empresa
Que est destinado para el desarrollo del objeto social de la entidad
Se clasifican en dos grupos, los activos tangibles y los intangibles
Cuadro 6 Activos Tangibles
Se denominan activos fijos depreciables por estn sujetos al desgaste por efecto del uso y por lo tanto tienen una vida til limitada. Dicho desgaste se registra como un costo de depreciacin, si estn dedicados a la produccin o como un gasto de depreciacin, si estn dedicados a las actividades administrativas y de ventas, lo cual genera que el activo reparta su valor en el tiempo de duracin hasta quedar contablemente en cero.
El tiempo de duracin de los activos fijos es relativo pues depende del uso y del trato que se les d. Sin embargo, la duracin no solo se refiere al aspecto fsico sino a la obsolescencia que pueda tener el activo, razn por la cual las empresas DEPRECIABLES NO DEPRECIABLES RENOVABLES AGOTABLES Equipo de cmputo Terrenos Bosques Minas Vehculos Obras en construccin Cultivos Pozos Maquinaria y equipo Maquinaria en montaje Vetas Equipo de oficina Canteras Muebles y enseres Herramientas Edificios ACTIVOS FIJOS TANGIBLES perfectamente podran determinar la vida til estimada de cada uno de dichos activos, con lo cual no habra uniformidad haciendo muy difcil comparar utilidades y activos de diferentes empresas e incluso en diferentes perodos de la misma empresa, lo cual dificultara tomar decisiones sobre inversin y financiacin por parte de terceros y an de la misma empresa.
La Depreciacin: Es el desgaste que sufren los activos fijos debido al uso. Desde el punto de vista financiero constituye un incentivo tributario dado que sin constituir salida de dinero aumenta el valor de los costos y gastos disminuyendo la utilidad y por consiguiente el valor a pagar del impuesto a la renta. Este ahorro en impuestos no debe ser susceptible de reparto a socios va utilidades, debe estar destinado a la reposicin del activo que se est depreciando para lo cual la gerencia debe solicitar a la asamblea de socios la aprobacin de una reserva para tal fin.
Para calcular la depreciacin, lo cual se hace generalmente cada ao, se siguen los siguientes pasos:
a) Se clasifican los Activos fijos depreciables en cinco categoras de la siguiente manera:
Equipos de cmputo: CPU, teclado, pantallas Equipo de oficina: Calculadoras, telfonos, registradoras, Fax
Muebles y enseres: Salas de recibo, escritorios, sillas, lmparas
Maquinaria y equipo: Mquinas y herramientas de produccin, troqueladoras, cortadoras, guarnecedoras, sierras, mquina de coser, cortadoras, dobladoras
Edificios y construcciones
b) Se averigua el valor de cada categora de bienes c) Se calcula la depreciacin para cada categora de bienes.
La tabla siguiente da una pauta para el clculo de la depreciacin anual:
Cuadro 7 Porcentajes de depreciacin por el mtodo de lnea recta
Ejemplo: En Enero 15 de 2009 se compr una mquina por $150.000.000 Veamos cul es el gasto por depreciacin de dicho activo a 31 de Diciembre de 2009:
Valor de compra $150.000.000 Nmero de das a depreciar 345 Clculo del gasto por depreciacin 14.375.000
El clculo se efecta con la siguiente frmula:
360 % . NodeDas cinAnual deDeprecia rico CostoHist D G
=
000 . 375 . 14 360 345 % 10 000 . 000 . 150 . =
= D G
Por tanto la presentacin de la maquina en el balance general a 31 de Diciembre de 2009 es como sigue:
Maquinaria y Equipo $150.000.000 (Menos) Depreciacin acumulada 14.375.000 Valor neto de Maquinaria y Equipo a 31-12-09 135.625.000 Aunque debido a la inflacin el valor comercial de los activos fijos puede estar por encima de su costo de adquisicin, y sobretodo de su valor ya depreciado en la contabilidad, las cuentas se llevan a partir del costo de adquisicin y solamente cuando uno de estos bienes se vende se registra la utilidad o la perdida o sea la diferencia entre el precio de venta y su valor depreciado.
En Colombia se debe depreciar por el mtodo de lnea recta, aplicado en el ejemplo anterior, aunque las empresas pueden utilizar mtodos de depreciacin acelerada como la suma de los dgitos de los aos, previa autorizacin de las autoridades en materia tributaria.
ACTIVO FIJO AOS DE VIDA UTIL % DEPRECIACION ANUAL Equipo de Cmputo 5 20% anual Vehculos 5 20% anual Maquinaria y Equipo 10 10% anual Muebles y enseres 10 10% anual Equipo de oficina 10 10% anual Edificios y Construcciones 20 5% anual Son activos fijos no depreciables los terrenos, la maquinaria en montaje, las obras en construccin. Los terrenos no se deprecian por que no pierden su valor con el uso, es decir no hay que pensar en reponerlos en el futuro. Mientras se est construyendo el edificio o montando la maquina, dichos activos no sern susceptibles de depreciacin; una vez terminado el proceso de construccin o montaje dejan de ser activos no depreciables para convertirse en edificios y maquinaria respectivamente para lo cual se deben trasladar contablemente al rublo de activos depreciables.
Los activos renovables son aquellos que como su nombre lo indica se renuevan cada determinado tiempo como es el caso de los cultivos.
Los activos fijos agotables son aquellos a los cuales se les fija una vida til de acuerdo con estudios geolgicos. En este grupo se encuentran los pozos de petrleo, las canteras, las minas, las vetas. Como tienen una vida til su valor va disminuyendo, mediante un proceso contable denominado agotamiento.
Dentro de los activos intangibles se pueden contar el crdito mercantil tambin denominado Good Will o prima del negocio, el know how, las marcas de fbrica, patentes, concesiones, franquicias, derechos de autor. Se denominan intangibles por que no tienen forma material, ms bien representan derechos que se tienen sobre algo. De acuerdo con su naturaleza pueden ser amortizables o no amortizables. Se consideran amortizables cuando por alguna circunstancia se determina que existe una vida limitada del activo. Por ejemplo si un inversionista compra un negocio por el cual paga $ 150.000.000 y adems $25.000.000 por la acreditacin o prima del negocio, el valor de la prima o crdito mercantil deber registrarse como no amortizable ya que se supone que el negocio se crea o se compra para toda una vida de acuerdo con el principio contable de negocio en marcha. Pero si al cabo de un tiempo al dueo se le notifica que el edificio donde funciona su negocio se va a demoler, inmediatamente se debe empezar a registrar un gasto de amortizacin dependiendo del tiempo que vaya a durar el negocio.
Los Activos diferidos son aquellos que se convierten en gasto en el tiempo. Se registra en el gasto de cada periodo contable la parte que se vaya causando. Existen dos clasificaciones los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos.
Los gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros, inte- reses, arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros, siempre y cuando se paguen por anticipado Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se deben amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros:
- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin, exploracin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha del negocio
- Los costos de constitucin del negocio
- Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y proyectos.
- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento.
- Los tiles y papelera.
- Publicidad, propaganda y promocin.
- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones peridicas pues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflacin.
La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo con las instrucciones contenidas en el Plan nico de Cuentas:
- Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador (software) en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respectivamente.
- Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el consumo.
- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til probable.
- Publicidad y propaganda, durante un perodo igual al establecido para el ejercicio contable.
- Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente.
Inversiones a Largo Plazo. Son los bienes que la empresa ha adquirido con la intencin de mantenerlos durante tiempo indefinido, al trmino del cual los vender con algn grado de utilidad.
En este grupo se incluyen las inversiones en acciones de otras compaas, compradas ya sea por una decisin de carcter estratgico por ejemplo de participar en su administracin para ejercer control sobre el mercado, o para asegurar el abastecimiento de materias primas, o por que se ha efectuado un cuidadoso estudio de la empresa emisora dando como resultado la posibilidad de que el valor de la accin en el mercado aumente al cabo de unos cuantos aos.
Tambin hacen parte las inversiones en bonos de las cuales no se tiene la intencin de vender en el corto plazo.
Si la empresa compra un lote en una zona de Bogot donde se proyecta la construccin a futuro de un gran complejo comercial con la intencin de venderlo en su debido momento con una utilidad, estamos hablando que el valor de dicha inversin debe registrarse en el rublo de inversiones de largo plazo, tambin denominado Inversiones Permanentes Otros Activos. En este grupo se registran todos los dems activos que no estn destinados al desarrollo de la operacin del negocio, pero que adems no se puedan clasificar en ninguno de los grupos anteriores.
Si por ejemplo los dueos de una empresa dedicada al mantenimiento de oleoductos compran caballos de paso por pura aficin y lo hacen con recursos de la empresa, el valor pagado se debe registrar en el rubro de otros activos; y si adems adquieren un terreno donde se ubicarn los caballos, tambin este activo ser del rubro de otros activos.
Activos operativos y no operativos. La anterior clasificacin de los activos es de tipo contable. Desde el punto de vista financiero, los activos se clasifican en operacionales o productivos y no operacionales o improductivos. Se consideran activos productivos aquellos que tienen relacin causa efecto con el desarrollo del objeto social de la empresa y que por lo tanto sirven de instrumento para generar utilidad operacional. Son productivos la cartera comercial, los inventarios y los activos fijos
CLASIFICACION DE LOS PASIVOS
El pasivo, por definicin expresa del decreto 2650 de 1993, es el conjunto de cuentas que representa las obligaciones contradas por el ente econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldos de natura- leza crdito
Las cuentas del pasivo se clasifican segn su grado de exigibilidad. En primer lugar se presentan las cuentas de mayor exigibilidad y finalmente las de menor exigibilidad. Los pasivos cuya exigibilidad es menor de un ao se denominan pasivos corrientes o de corto plazo y los dems reciben el nombre de pasivos no corrientes o de largo plazo. Para ciertos fines se hace necesario agregar una clasificacin intermedia para pasivos a mediano plazo; siendo entonces estos, los de vencimiento de uno a tres aos; y los de largo plazo los superiores a tres aos. La anterior clasificacin no es muy utilizada en Colombia pero s en algunos pases como Estados Unidos
Pasivos corrientes. Integrado por dos tipos de cuentas: las que no implican pago de gastos financieros y las que si lo implican.
En la primera categora se ubican las deudas que la empresa tiene con sus proveedores de bienes y servicios, como los proveedores de materia prima o productos terminados, prestaciones sociales por pagar, gastos acumulados por pagar, Acreedores varios, dividendos por pagar, impuestos, gravmenes tasa y multas por pagar.
Los que implican pago de gastos financieros regularmente se generan en deudas adquiridas por la empresa con entidades financieras como bancos, corporaciones financieras, compaas de financiamiento comercial. Tambin pertenece a este grupo la financiacin de la empresa mediante emisin de papeles comerciales.
Al final de cada ao las empresas deben reclasificar los pasivos de largo plazo trasladando al pasivo de corto plazo la porcin corriente del pasivo de largo plazo, o sea la parte que vence en el siguiente ao a la fecha de presentacin del Balance General.
Pasivos no corrientes. Formados que generan pago de gastos financieros: bonos por pagar y obligaciones financieras de largo plazo, y los que no: cesantas parte no corriente, pensiones de jubilacin y los dems pasivos que se deban cancelar en un plazo mayor de un ao.
Segn el tipo de acreedor el pasivo se puede clasificar en:
Pasivo comercial, el que es obtenido con los proveedores, entendindose estos como los que le venden a la empresa ya sea las materias primas con las que se fabrican los productos a para la venta o los que le venden productos terminados para la venta
Pasivo fiscal, deudas de la empresa con el estado colombiano representadas en impuestos por pagar y retencin en la fuente. Actualmente (Agosto de 2.008), existen en el pas los impuestos de renta, al valor agregado (IVA), predial, de rodamiento de vehculos, arancelarios, al consumo de bebidas y tabaco, de industria y comercio, al turismo. La retencin en la fuente es un mecanismo utilizado por el gobierno para recaudar en forma anticipada un impuesto determinado y consiste en que la persona que efecta el pago o abono en cuenta (registro contable), resta de este una parte para consignar en los bancos autorizados en las fechas determinadas por la direccin de impuestos y aduanas.
Pasivo laboral que hace referencia a los beneficios econmicos adicionales al salario que, por ley o en virtud de convenciones de trabajo o pactos colectivos, de- ben reconocer las empresas a sus trabajadores. Se les conoce bajo el nombre genrico de prestaciones sociales y comprende: cesantas, intereses sobre las ce- santas, prima de servicios, vacaciones y pensiones de jubilacin, entre las ms importantes. Adicionalmente con la elaboracin de la nmina se genera otro pasivo denominado aportes parafiscales que son pagos que la empresa debe efectuar al SENA, ICBF y cajas de compensacin.
Pasivo Financiero, comprende las deudas del ente econmico con las entidades financieras (bancos comerciales, corporaciones financieras y compaas de financiamiento comercial), y con los inversiones que compren bonos y papeles comerciales emitidos por la empresa
CLASIFICACION DEL PATRIMONIO
El patrimonio es matemticamente la diferencia entre activos y pasivos. Contablemente es la propiedad de los socios en los activos y financieramente es la fuente de financiacin interna de la empresa.
Cuando la empresa inicia operaciones el patrimonio esta formado exclusivamente por el capital inicial constituido por el aporte de los socios. Ese patrimonio se incrementa posteriormente debido fundamentalmente a dos razones: las utilidades provenientes del desarrollo del objeto social y los incrementos en el valor de los activos derivados de las valorizaciones de activos o de la prima en colocacin de acciones o de donaciones recibidas, circunstancias que no afectan la utilidad del negocio.
El patrimonio entonces se divide en tres grupos:
El capital es el aporte de los socios. Si es efectuado a una sociedad colectiva o limitada, esta formado por cuotas partes de inters y deber ser pagado totalmente al momento de protocolizar escritura pblica. Si el aporte es efectuado a una sociedad por acciones como la son las annimas y las comandita por acciones, est repartido en partes iguales denominadas acciones y debido a su naturaleza, se generan tres nombres: capital autorizado, capital suscrito y capital pagado
El capital autorizado es la mxima cuanta de aporte que pueden efectuar los socios a la empresa. Es autorizado por la entidad estatal de control correspondiente ya sea la Superintendencia de Sociedades o la Superintendencia bancaria y debe figurar en la escritura pblica de constitucin.
El capital suscrito corresponde a la cantidad de acciones que los socios se comprometen a comprar. Segn el Cdigo de Comercio deber ser una cifra mayor o igual al 50% del capital autorizado. La compra de acciones se podr pagar de contado o por insta lamentos (a plazos).
El capital pagado es la cantidad de acciones que los socios deben pagar al momento de protocolizar la escritura pblica de constitucin. Segn el cdigo de comercio no puede ser una cifra inferior a la tercera parte del capital suscrito.
Si por ejemplo una empresa es autorizada para emitir un capital autorizados de 900.000.000 de pesos, al momento de protocolizar escritura pblica, la empresa debe vender y los socios comprar (suscribir) por lo menos el 50%, o sea una cifra mayor o igual a 450.000.000 de pesos, y en ese mismo momento deben pagar una cantidad no inferior a la tercera parte del capital suscrito, o sea la suma de 150.000.000 de pesos.
La estructura bsica del patrimonio de un ente econmico segn su constitucin legal es como sigue:
Las utilidades retenidas son aquellas que ao tras ao la asamblea de socios decide no repartir. Representa el aumento patrimonial generado por el desarrollo del objeto social del negocio.
Las utilidades retenidas estn formadas por dos tipos de cuentas:
SOCIEDAD POR ACCIONES SOCIEDADES POR CUOTAS O PARTES DE INTERES Capital autorizado (+)Aportes sociales Menos: capital por suscribir (+)Supervit de capital (=)Capital suscrito (+)Reservas Menos: Capital suscrito por pagar (+)Utilidad (prdida) del ejercicio (=)Capital suscrito y pagado (+)Utilidades (prdidas) acumuladas (+)Supervit de capital (+)Supervit por valorizaciones (+)Reservas (=) TOTAL PATRIMONIO (+)Utilidad (prdida) del ejercicio (+)Utilidades (prdidas) acumuladas (+)Supervit por valorizaciones (=) TOTAL PATRIMONIO
Las reservas o apropiaciones de las utilidades son efectuadas con fines especficos como la reposicin de activos fijos, ensanches futuros, inversin en el capital de trabajo de la compaa, etc.
Las reservas son de tres tipos:
La reserva legal, corresponde al 10% de la utilidad neta y es obligatoria, segn las normas del cdigo de comercio, hasta completar un monto igual al valor del capital suscrito y pagado
La reserva estatuaria, contemplada como su nombre lo dice, dentro de los estatutos de la sociedad.
Reservas ocasionales, aprobadas por la asamblea de socios para un fin especfico, en un momento determinado como por ejemplo para patrocinar la vuelta a Colombia en bicicleta
El supervit de capital es el aumento patrimonial debido a aumentos en el valor de los activos ya sea por valorizaciones o por donaciones.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y EGRESO
Estos dos grupos de cuentas se clasifican atendiendo a su relacin con el objeto social de la empresa, si los ingresos o egresos tienen relacin directa con el objeto social se conocen con el nombre de operacionales, si por el contrario se trata de ingresos o egresos extras o no necesarios o no generados dentro del normal giro del negocio, se les clasifica como no operacionales.
Son ingresos operacionales para un banco los provenientes de los servicios bancarios e intereses sobre prstamos, y no operacionales, los provenientes de utilidades por venta ocasional de sus activos fijos, o por arrendamientos de sus propiedades.
Son ingresos operacionales para un almacn de cadena (Carulla, Carrefour, etc.) los provenientes de sus ventas de almacn; y no operacionales los que se derivan de sus otras actividades como arrendamientos, intereses por prstamos, renta sobre sus inversiones en acciones, etc.
De igual forma los gastos necesarios para mantener los ingresos operacionales se consideran egresos operativos y los que no son necesarios u ocurren por eventualidades como faltantes, robos, averas, etc., se consideran como egresos no operativos.
Las cuentas de ingresos y egresos se resumen en el estado financiero denominado de resultados o de prdidas y ganancias cuyo objetivo es mostrar si el resultado del desarrollo de la operacin del negocio produjo utilidad o prdida.
Existe una clasificacin importante que obedece a la relacin que tienen las diferentes cuentas con la generacin de utilidad operacional o lo que es lo mismo con el desarrollo del objeto social En ese orden de ideas las cuentas se clasifican en operativas y no operativas segn el siguiente cuadro: