Manual Contabilidad Ver Ago 2002 PDF

Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001 1
INTRODUCCION

Durante el proceso contable se puede detectar dos tareas: UNA
MECANICA y otra de ANALISIS. Esta ltima parte es la ms importante
ya que plantea, modifica y define el contexto de la contabilidad.

Sin embargo, el carecer de una herramienta adecuada para las tareas
mecnicas de clculos, restringe la parte de anlisis, llegndose a
resultados no deseados, colocando a la firma en una situacin de
impotencia para tomar decisiones en forma rpida y eficaz.

El Sistema Contable Integrado TNS, se plantea como una herramienta
amigable y eficaz para la solucin del problema numrico de la
contabilizacin de asientos, permitindole al Contador ejercer su
funcin de analista. Comprende los mdulos de Contabilidad
Facturacin e Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

Su diseo permite llevar en forma oportuna la informacin contable,
con la generacin de comprobantes de egreso con cheque, notas de
contabilidad, recibos de caja, facturacin, etc., lo que evita
redigitar los datos. Reporta el Estado de Cuenta de los Clientes y
Proveedores. Genera Balances, Estados de Ganancias y Prdidas,
Ajustes por Inflacin y los Libros exigidos por la ley, Indices
Financieros e Informes de Gerencia que muestran en forma resumida el
movimiento de la empresa.

La amigabilidad del programa y el manual de "aprendizaje en lnea"
hacen que un novato en computadores se familiarice rpidamente, ya
que no se necesita memorizar cdigos y es un sistema que emula
ampliamente el proceso manual.


1. INSTALACION DEL SISTEMA

1.1. OBJETO

Este programa de computadora le permite la contabilizacin de las
operaciones que realiza una Empresa dedicada a cualquier tipo de
actividad, generando los reportes necesarios para soportar la
Contabilidad de la misma.

1.2. REQUISITOS DEL HARDWARE

Microcomputadora con procesador 80486 compatible IBM, con 4 Mb de RAM
o ms, 1 drive de alta densidad, Disco Duro de 80 Mb o ms, Impresora
compatible de 80 columnas (con 132 columnas se obtiene reportes
adicionales).

1.3. INSTALACION EN DISCO DURO

El sistema requiere tener las siguientes especificaciones en los
archivos de configuracin del sistema operativo:

- Archivo CONFIG.SYS FILES=95
BUFFERS=30

- Archivo AUTOEXEC.BAT SET CLIPPER=F95

Si los archivos CONFIG.SYS y AUTOEXEC.BAT se modificaron, se debe
apagar y encender el equipo antes de continuar para que el sistema
operativo tome los nuevos parmetros.

Los siguientes pasos se requieren para instalar el programa en un
disco duro:

Despus de cada comando se debe presionar ENTER.

1. Insertar el disquete del programa en la unidad correspondiente,
ubicndose en ella:

C:\>A:

2. Instalar el programa al disco duro:

A:\>INSTALAR

Cuando se tiene una red con servidor dedicado:
Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001 Instalacin del Sistema 3
A:\>INSTARED S:

Donde S representa la unidad del disco duro del servidor de
archivos para las terminales. Cuando se pasa de un sistema
monousuario a multiusuario se deben borrar los archivos
CONTROL.DBF Y USU.INS del subdirectorio TNS antes de instalar.

3. Ejecutar el programa

A:\>C:
C:\>CD \TNS
C:\TNS\>TNS

C equivale a S para el caso de la red

Al ejecutarlo por primera vez se presentan las siguientes
opciones:

Activar Licencia
Usar como Demostracin
Como Comprar
Uso de llave

La segunda opcin permite usar el programa con las restricciones
de demostracin, se puede operar as mientras se activa la
licencia, y la tercera opcin le dice donde puede comunicarse
para comprar el programa.

Para continuar con el proceso de instalacin se escoge la
primera opcin. Se anota el S/N de instalacin y se procede a
pedir las claves al proveedor para activar la licencia. Cuando
se posee llave fsica se debe instalar en el puerto paralelo del
equipo, se escoge la opcin Uso de llave respondiendo Si.

4. Retirar el disco del drive A.

1.4. ARRANCANDO EL SISTEMA

Iniciamos dando la orden para ejecutar el programa:

C:> [CD \TNS]
C:\TNS>[TNS]

Nota: Entre los smbolos [...] se indicarn las instrucciones o
datos a teclear.

El programa hace la presentacin, muestra un pensamiento y pregunta:

CODIGO DE ACCESO [TNS] [ENTER]

La clave de acceso es la entregada por el distribuidor del programa
para evitar manipulacin de los datos por terceros. Esta clave no
ser visible al teclearla.
Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001 Instalacin del Sistema 4

Seguidamente el sistema muestra la ltima Empresa seleccionada. Con
la opcin Abrir se entra a esta Empresa. Con la opcin Lista de
Empresas se puede Seleccionar otra Empresa con la tecla Tabulador, o
con la Barra Espaciadora se presenta un men para Reorganizar o
Reparar las Bases de Datos de la Empresa en caso de una salida
brusca del sistema (fallas de corriente) que hallan afectado a
estas.

El programa muestra el men principal:

Nombre del programa Men en ejecucin

TNS Software SISTEMA CONTABLE INTEGRADO TNS - Ver 99-1 MENU ARCHIVOS
Archivos Facturacin Contabilidad Cartera CxPagar Imprimir Configurar
Empresa: T.N.S. LTDA. C:\TNS99\ PERIODO 01

Cuentas
Terceros
Bancos Indica que Perodo se
C. Costos esta modificando
Empresas
Artculos Opciones del men principal
Tablas
Contactos
Perodo
Finalizar

Sub-men que se obtiene al seleccionar Archivos

Lnea de ayudas (siempre debe leerse para indicaciones)

Base de Datos Plan de Cuentas

El smbolo significa que esta opcin despliega otro sub-men.

A continuacin se desarrollar mediante ejemplos ilustrativos la
forma como debe digitarse la informacin al sistema en los
diferentes mdulos.


2. CONTABILIDAD

2.1. ORGANIZACION DE LA INFORMACION

Los datos del proceso contable se dividen en dos grupos:

DATOS MAESTROS: Son el Plan de Cuentas, el Listado de
Terceros y el Listado de Bancos.

DATOS DE MOVIMIENTOS: Contienen los comprobantes y sus asientos
agrupados en perodos o meses.

El primer paso a dar es la configuracin del Plan de Cuentas, por
ser el eje sobre el cual gira toda la informacin contable. El
sistema se entrega con el Plan Unico de Cuentas (PUC), pero cada
Empresa debe adaptarlo a sus necesidades quitndole aquellas cuentas
que no se utilizan y creando los auxiliares propios de la Empresa.

2.2. MODIFICANDO EL PLAN DE CUENTAS

Se selecciona la opcin: [Archivos] (para seleccionar una opcin
en un men se utilizan las flechas <- y -> para desplazarse hasta la
opcin y luego se teclea [ENTER]).

Luego se despliega el MENU DE ARCHIVOS:

Cuentas
Terceros
Bancos
C. Costos
Empresas
Artculos
Tablas
Contactos
Perodo
Finalizar

Se selecciona (utilice flechas y [ENTER]): [Cuentas].

Aparece el listado del Plan de Cuentas. Con las teclas de flechas
arriba y abajo se puede recorrer el listado.
Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001 Contabilidad

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BASE DE DATOS DEL PLAN DE CUENTAS AJUSTE x INFL
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA TIPO DEBITA A

1 ACTIVO
11 DISPONIBLE
1105 CAJA
110505 CAJA GENERAL
110510 CAJA MENOR
110510.01 Caja Menor
1110 BANCOS
111005 MONEDA NACIONAL
111005.01 Banco Cafetero
1120 CUENTA DE AHORRO
112010 CORPORACION DE AHORRO Y V.
112010.01 Conavi
13 DEUDORES
1305 CLIENTES

F1 Help Ins: Inserta Del: borra <-: Modif Tab: Selecc F5/F6: Cd/Alfab

Tambin podemos ejecutar las operaciones que se ofrecen en la parte
inferior, las cuales son tpicas para todas las bases de datos:

Ins: Inserta una nueva Cuenta a la base de datos
Del: Borra la Cuenta donde esta posicionado el cursor
< : o Enter, Modifica la Cuenta donde esta el cursor
-> : o Tab, Cuando se esta solicitando un cdigo de Cuenta (Ej.,
cuando se estn registrando los asientos) y se halla en este
listado, con Tab se selecciona la Cuenta y as se evita teclear
el cdigo de la Cuenta.
F5 : Hace que se presente el listado ordenado por cdigo
F6 : Ordena el listado en forma alfabtica
Esc: Sale de la base de datos y Retorna al men anterior.

Si el listado esta ordenado alfabticamente (F6) se puede teclear el
nombre de la Cuenta, o las primeras letras del nombre de la Cuenta y
el cursor avanzar hasta esta Cuenta. Tambin se puede teclear slo
la letra inicial y Enter para situarse en un determinado rango de
Cuentas. Anlogamente, si se tiene el listado ordenado por cdigo
(F5), al teclear el cdigo de la cuenta se avanza hasta la cuenta
respectiva.

Por ahora, adicionemos o insertemos la cuenta auxiliar de Caja Mayor
para lo cual se presiona la tecla [Ins] y tecleamos los
correspondientes datos.


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DATOS DE LA CUENTA

CODIGO CUENTA 110505.01 Auxiliar

NOMBRE DE LA CUENTA Caja Mayor
CUENTA MAYOR CAJA GENERAL

La Cuenta se subdivide en Terceros (Si/No)

Con Ajuste por Inflac. Debita a:
Acredita a:

Las cuentas se dividen en dos grupos: Cuentas Mayores y Cuentas
Auxiliares. Las Cuentas Mayores agrupan otras subcuentas o
auxiliares, pueden contener hasta 10 dgitos sin punto en el cdigo.
Las Cuentas Auxiliares se distinguen por tener un punto en el
cdigo y pueden tener hasta 4 dgitos despus del punto, sobre estas
cuentas se hacen los asientos contables. Se acostumbra aunque es
opcional escribir los nombres de las cuentas mayores en mayscula y
de los auxiliares en minscula.

Definir que una cuenta se subdivide en Terceros se usa para indicar
que este auxiliar maneja terceros. Especificando una S en este
campo hace que se lleve un auxiliar por cada tercero que tenga
movimiento en esta cuenta. Con esto se logra que el Plan de Cuentas
sea condensado y fcil de llevar ya que no se necesita crear una
cuenta auxiliar por cada Tercero.

Si la cuenta se Ajusta por Inflacin es necesario digitar a que
cuenta de ajustes debita o acredita.

Utilizando la tecla espaciadora sobre el Plan de Cuentas se pueden
digitar los saldos iniciales para cada cuenta auxiliar porque en las
cuentas mayores es calculado y tambin, se visualizan los
movimientos resumidos en dbitos y crditos por perodo. Para las
Entidades Oficiales se debe digitar el saldo inicial global y el
saldo inicial corriente, el saldo inicial no corriente es calculado.

Una vez se dan todos los datos se retornar al listado. A manera de
prctica adicione otra cuenta para lo cual debe presionar la tecla
[Ins] nuevamente y luego llenar los datos correspondientes.

Para modificar los datos de una Cuenta basta con posicionarse con
las flechas de movimiento del cursor y presionar [Enter].

Cuando desee borrar una Cuenta presione [Del] y confirma con [Si].

Si ya ha actualizado la base de datos o ha consultado lo que
deseaba, puede volver al men anterior con la tecla de Escape
(Esc). Esta tecla es importante ya que permite cancelar procesos
para "devolver" el programa cuando se comete algn error.


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2.3. MODIFICANDO LA BASE DE TERCEROS

Del men de [Archivos] se selecciona [Terceros]. Aparece en pantalla
un listado de la base de datos, con las indicaciones
correspondientes en la parte inferior, las cuales son anlogas a las
instrucciones de Cuentas.

BASE DE DATOS DE TERCEROS

CODIGO NOMBRE TELEFONO

001 JESUS CONTRERAS 5752222
002 JOSE PEREZ 5757777
000 VARIOS 0
A VENDEDOR A 5751999

Los Terceros son todas aquellas Personas o Entidades con las cuales
tiene relacin la Empresa. Se utiliza para consultas no Contables,
tales como las transacciones que se han tenido con otra Empresa a
travs de una cuenta con Compras o Ventas.

Se presiona la tecla Ins (o Insert) para Adicionar o crear un
Tercero.

DATOS DEL TERCERO

Cdigo 039 EDGAR LEAL GELVEZ
NIT 13470591-4
Direccin AV.LIBERT. #4N-59 C2 Telfono:
752221

Ciudad CUCUTA
Observaciones

Observ. Cartera
Repres. Legal
Tipo de Tercero: Cliente X Vendedores :
Proveedor X del Cliente
Vendedor
Clasificacin
Mximo Credito 0 Fact. Automtica
Ultima Actualizacin 20/02/96 Zona

El Cdigo es un consecutivo y en la parte inferior de la pantalla se
visualiza el ltimo cdigo creado. El NIT es un campo de carcter
obligatorio. La Zona es un identificador que permite clasificar a
los clientes y es til para listados de cartera o por vendedor
cuando tiene asociada una zona.

Se debe colocar una "X" para sealar si el Tercero es un Cliente,

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Proveedor o Vendedor. Los tipos de tercero no son excluyentes.
Esto lo tiene en cuenta el sistema para generar relaciones de
Cartera o Cuentas por Pagar. Los Vendedores que atienden al Cliente
se digitan para cuando se listan los clientes de un determinado
vendedor.

El Mximo Crdito se usa para control en el momento que se sobrepase
sale un anuncio notificndolo. La Clasificacin son 3 caracteres
para crear grupos de terceros por cualquier concepto que se
establezca. As, unos clientes pueden ser B1, B2 y M1, M2, para
Buenos y Morosos. Al generar listados de Cartera se pueden imprimir
solo los M1 los M, etc.

Fact. Automtica y Sin saldo en Fac. son campos propios de empresas
que facturan servicios en lotes. Permite a partir de una factura
modelo llamada COPIA0 crear facturas para aquellos terceros que
tengan una F o Letras para los que tengan L en este campo.

Estando en el listado de terceros usando la barra espaciadora se
tienen tres opciones:

Movimiento CXC/CxP
Cuentas de Fact -> Contab.
Cuentas del tercero

Movimiento CXC/CxP: Muestra para el tercero en Cartera el valor
total de las facturas de venta pendientes y el valor total de las NC
(Notas Crdito) si tuvo devoluciones. En CxP el valor total de las
facturas de compra pendientes y el valor total de las ND (Notas
Dbito) si tuvo devoluciones.

Cuentas de Fact -> Contab: La cuenta auxiliar de contabilidad se
refiere al auxiliar que se afecta cuando se hacen los movimientos
del Tercero en Cartera (Clientes) o Cuentas por Pagar (Proveedores).
Anlogamente, la cuenta de R. Fuente se afecta cuando el Cliente
hace retencin en la fuente (Cartera) o cuando se le hace retencin
a un Proveedor.

INFORMACION CONTABLE

CLIENTE: Auxiliar Deudores 130505.01
Auxiliar R. Fuente Ventas 135515.01
Auxiliar R. Fuente Servicios
PROVEEDOR: Auxiliar Proveedores 220501.01
Auxiliar R. Fuente Compras 236540.01
Auxiliar R. Fuente Servicios

Estas cuentas las utiliza el sistema junto con las de configuracin
de contabilidad para generar los comprobantes de facturacin,
cartera y cuentas por pagar.

Cuentas del tercero: Saldos iniciales por tercero para las cuentas
que utilizan tercero.

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Es importante anotar que las teclas de edicin: flechas, Insert,
Delete, Home y End funcionan para modificar los datos de la pantalla
tal como se trabaja con un procesador de palabras. Si no desea
llenar o modificar un dato se teclea simplemente [ENTER].

Ahora, a manera de ejercicio actualice los datos de un Tercero. Nos
posicionados con las flechas en el Tercero y damos [ENTER] para
MODIFICAR los datos respectivos.

2.4. MODIFICANDO LA BASE DE BANCOS

Del men de [Archivos] se selecciona [Bancos]. Aparece en pantalla un
listado de la base de datos, con las indicaciones correspondientes en
la parte inferior, las cuales son anlogas a las instrucciones de
Cuentas. Cada banco tiene la siguiente informacin:

DATOS DEL BANCO

Cdigo 01 NOMBRE BANCAFE

CUENTA CONTABILIDAD 111005.01
Banco Cafetero

FILA VALOR : 4 COLUMNA VALOR : 53
FILA NOMBRE : 5 COLUMNA NOMBRE : 18
FILA 1 VR. LETRAS: 7 COLUMNA 1 VR. LETRAS: 16
FILA 2 VR. LETRAS: 7 ANCHO CHEQUE : 55

FILA CIUDAD : 10 COLUMNA CIUDAD : 10
FILA FECHA M-D : 10 COLUMNA FECHA M-D : 17
FILA FECHA AO : 10 COLUMNA AO : 30
COLUMNA FECHA DD :
COLUMNA FECHA MM :
FILA No. CHEQUE : 3 COLUMNA No. CHEQUE : 53

El cdigo es un consecutivo de bancos por lo cual se pueden tener
varios formatos de cheque para un mismo banco, la cuenta de
Contabilidad es el auxiliar respectivo del banco. Los datos de
coordenadas de Fila - Columna, corresponde a la posicin de cada
campo en el cheque.

2.5. MODIFICANDO TABLAS

MODIFICANDO LA TABLA DE RETENCIONES

Del men de [Archivos] se selecciona [Tablas - Retenciones]. Aparece
en pantalla la tabla correspondiente para su actualizacin. Cada

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Tipo o concepto tiene la cuenta mayor asociada, descripcin, y el
porcentaje de retencin.

MODIFICANDO LA TABLA DE AJUSTES POR INFLACION

Del men de [Archivos] se selecciona [Tablas - Ajustes]. Aparece en
pantalla la tabla del PAAG para su actualizacin, siendo los valores
en porcentaje.

MODIFICANDO LA BASE DE DATOS DE ZONAS

Del men de [Archivos] se selecciona [Tablas - Zonas]. Aparece en
pantalla la tabla correspondiente para su actualizacin. Sirven
para referenciar un cliente geogrficamente.

2.6. REGISTRANDO LOS ASIENTOS CONTABLES

Los asientos contables se agrupan en comprobantes. Un comprobante
puede contener los asientos de:

- Una transaccin (Egreso, Recibo de Caja o Nota Contable)
- Las transacciones de un da
- Las transacciones de varios das

En los dos primeros casos, el sistema coloca la fecha del
comprobante como la fecha de los asientos. En el tercer caso no se
le coloca fecha al comprobante, para que el sistema pregunte la
fecha de cada asiento.

Se selecciona la opcin: [Contabilidad] y se despliega el siguiente
men:

Comprobantes
Asentar Pendiente
Recalcular Perodo
Actualizar Saldos
Especiales

HACIENDO UN COMPROBANTE

Vamos a registrar la siguiente transaccin: Se hace un pago de
$150,00.00 de Arriendo con cheque del Banco Cafetero.

Seleccionamos [Comprobantes] y aparece el listado de comprobantes:

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COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
TOTAL TOTAL
NUMERO FECHA DEBITOS CREDITOS ASENTADO

AJU001 31/01/94 15,000.00 15,000.00 X
CAR005 05/01/94 125,000.00 125,000.00 X
CE0001 01/01/94 150,000.00 150,000.00 X
CE0002 05/01/94 50,000.00 50,000.00 X
CE0003 01/04/94 37,745,911.00 37,745,911.00 X
CIE001 31/01/94 200,000.00 200,000.00 X
VE0001 10/05/94 200,000.00 200,000.00 X

Presionamos [Insert] y completamos la siguiente informacin:

COMPROBANTE CE0004 PAGO ARRIENDO MES ENERO/97 FECHA 01/01/97

TOTALES: DEBITOS 150,000.00 CREDITOS 150,000.00 ASENTADO

ASIENTOS DEL COMPROBANTE
CUENTA NOMBRE CUENTA VALOR Cr/Db

11005.01 Banco Cafetero 150,000.00 C
512010.01 C.C. Bolvar Local B-16A 150,000.00 D

El formato de fecha usado en todo el sistema es da/mes/ao. Para
digitar cada asiento se presiona [Insert] en la tabla inferior y se
teclea la siguiente informacin:

DATOS DEL ASIENTO

CODIGO CUENTA 111005.01
NOMBRE CUENTA Banco Cafetero
MONEDA NACIONAL

VALOR 150,000.00 C Db/Cr DOCUMENTO CH-253326

TERCERO 005 ARRENDADORA SU VIVIENDA LTDA.

CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97

Para insertar el segundo asiento se presiona igualmente [insert]:


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DATOS DEL ASIENTO

CODIGO CUENTA 512010.01
NOMBRE CUENTA C.C. Bolvar Local B-16A
OFICINA

VALOR 150,000.00 D Db/Cr DOCUMENTO CH-253326

TERCERO 005 ARRENDADORA SU VIVIENDA LTDA.

CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97

El tipo de documento puede ser CHeque, RC recibo de caja, etc.

Cuando se esta tecleando un cdigo de cuenta se puede presionar la
combinacin Alt-T y aparece el listado de cuentas. Una vez ubicada
la cuenta se presiona [Tab] y el sistema coloca automticamente el
cdigo de la cuenta en el asiento. Observe que al presionar Alt-T
aparecen todas las opciones de Insertar, Borrar y Modificar en la
parte inferior, luego si no existe una cuenta se puede insertar en
ese momento.

Lo anterior tambin aplica al campo del Tercero, que es la persona
con quien se tuvo la relacin comercial. Con Alt-V se puede llamar
al listado de terceros y sobre este Seleccionar, Modificar o
Insertar.

Con F1 se obtiene el listado de estas macros de llamadas a
diferentes listados y procesos:

Alt + T: Cuentas
Alt + E: Centros de Costo
Alt + V: Terceros
Alt + C: Calculadora
Alt + M: Artculos Alt + B: Bodegas
Alt + F: Facturas de Cartera
Alt + R: Retenciones
Alt + Z: Archivo de Reportes
F9 : Fecha Hora
F11 : Ultimo Reporte en Pantalla
CH: Cheque FC: Factura
CP: Cheque Posfechado EF: Efectivo

Para salirse del comprobante se presiona Esc.

En la parte inferior del listado de comprobantes se observa
disponibles: F2: Asentar, F3: Reversar, F4: Cambiar Nmero. Si un
comprobante est Asentado, queda registrado en los auxiliares y
mayores. Se puede Reversar un comprobante para Modificarlo y
Asentarlo nuevamente.

Para imprimir el comprobante se presiona la Barra Espaciadora,

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estando en el listado de comprobantes, y el sistema pregunta: como
desea imprimir el comprobante

Comprobante Egreso
Recibo de Caja
Nota de Contabilidad
Comprobante Contabilidad
------------------------
Copiar a Periodo 99
Copiar del Periodo 99

En el anexo se tienen listados de cada uno de los formatos. Copiar
a Periodo 99 se usa cuando el contenido de un comprobante de un
perodo se repite en otro perodo, en lugar de ponernos a teclear
todo de nuevo lo copiamos al periodo 99 y luego lo recuperamos con
la opcin Copiar del Periodo 99 en el perodo deseado

2.7. OPERACIONES DE ACTUALIZACION Y RECALCULO

CAMBIAR PERIODO DE TRABAJO

El sistema le permite trabajar con 12 perodos (Enero-Diciembre) y el
perodo 13 para cierres. Ud. puede cambiarse a un perodo con
[Archivos - Perodo]. Usar el perodo 13 tiene la ventaja de que en
el mes 12 el total de Crditos y Dbitos no se ve alterado por el
cierre del ejercicio y se puede imprimir el Ganancias y Prdidas del
mes 12, an despus del cierre del ejercicio.

ASENTAR PENDIENTES

Permite asentar automticamente o llevar a libros aquellos
comprobantes pendientes de asentar.

RECALCULAR PERIODO

Esta opcin permite recalcular el perodo actual de trabajo. El
sistema hace ceros a crditos - dbitos y luego reasienta cada uno
de los comprobantes.

ACTUALIZAR SALDOS

El sistema permite hacer cambios en cualquier perodo, pero dado que
esto debe modificar los saldos de los perodos siguientes debe
ejecutarse esta opcin para que el sistema actualice los saldos
entre los 13 perodos y mayorice el perodo inicial (Perodo 00).

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ESPECIALES

Saldos Iniciales
Ajustes por Inflacin
Trasl. Saldos Contab.
Cierre Ao Fiscal
Cambiar Cd. Cuenta
Presupuesto
Consolidar Empresas

SALDOS INICIALES: Permite dar entrada a los saldos iniciales de
contabilidad. Si se modifica algn valor en los saldos iniciales
se deben actualizar saldos.

AJUSTES POR INFLACIN: Genera un comprobante con los clculos de
Ajustes por Inflacin. Para generarlo se debe tener presente: a)
Que en el Plan de Cuentas estn marcadas cuales cuentas se
ajustan. b) Que en la tabla del PAAG est el valor de cada mes.
c) Las cuentas marcadas con ajustes por inflacin deben tener
saldo al final del mes anterior al ajuste.

TRASL. SALDOS CONTAB: Cada ao fiscal se considera como una
empresa. Situados en la empresa del ao actual, coloca como
saldos iniciales de las cuentas, los saldos finales del ao
anterior y actualiza el Plan de Cuentas en el evento de que se
hallan creado nuevas cuentas.

CIERRE AO FISCAL: Genera comprobante de cierre con los saldos de
las Cuentas de Resultado (Egresos e Ingresos) y la Cuenta de
Ganancias y Prdidas. Se debe ubicar en el mes 13 para generar
este comprobante, el cual se puede complementar manualmente antes
de asentarlo. Si se desea hacer de nuevo el cierre basta con
reversar el comprobante, borrarlo y generarlo nuevamente.

CAMBIAR CD. CUENTA: Permite cambiar un cdigo del Plan de
Cuentas y actualizar todos los movimientos en que interviene.

PRESUPUESTO: Permite planear o estimar el flujo de dinero en los
diferentes perodos del ao.

CONSOLIDAR EMPRESAS: Se usa cuando se manejan sucursales de un
negocio y se quiere los informes financieros consolidados. Para
lo cual se crea una empresa donde va a quedar la informacin unida
de todas las sucursales y en esta opcin se le va dando el cdigo
de todas las empresas sucursales que se desean consolidar.

2.8. IMPRIMIENDO REPORTES DE CONTABILIDAD

Cuando deseamos tener un reporte impreso, seleccionamos del men
PRINCIPAL Imprimir - Contabilidad. Se despliega el men:

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Listado de Cuentas
Libro Diario
Libros Auxiliares
Comprobante por Da
Informes Financieros
Listado de Terceros
Certificados de Retencin
Numerar Hojas para Libros
Alinear Impresora Ctrl+Enter

En los listados siempre se presenta la opcin enviarlos a impresora
o de listarlos por pantalla. Adicional a esto es bueno saber que el
ltimo reporte impreso queda grabado en un archivo de formato
estndar, el cual puede ser abierto con cualquier editor. El
archivo por defecto se llama RESULTA.U01, queda grabado en la
carpeta TNS, su nombre y ubicacin pueden ser modificados presionado
la combinacin de teclas Alt+Z.

Cuando aparece la pregunta Libro Oficial, si se coloca una X, no se
imprime el membrete de la Empresa, porque se entiende que se usarn
hojas registradas en la Cmara de Comercio previamente membreteadas
y numeradas.

A continuacin se hace una descripcin breve de cada listado, sin
embargo en los ejemplos del anexo se puede observar el contenido de
cada listado con mas detalle.

LISTADO DE CUENTAS: Genera un listado con el plan de cuentas.

LIBRO DIARIO: Tambin llamado CAJA DIARIO, lista los Crditos y
Dbitos de las cuentas mayores por da para un rango de fechas.

LIBROS AUXILIARES: Presenta las siguientes opciones:

Libros Auxiliares Libro Auxiliar
Comprobante de Diario Libro Auxiliar de Tercero
Movimiento de un Tercero
Movimiento de un Documento
Movimiento Diario de Cuentas
Movimiento Total por Tercero

LIBRO AUXILIAR: Lista para cada cuenta o rango de cuentas los
asientos en un rango de perodos detallando Fechas, Comprobante,
Documento, Detalle y Tercero dependiendo de la configuracin de la
cuenta, los valores Dbitos, Crditos y Saldo.

LIBRO AUXILIAR DE TERCERO: Lista para cada tercero o rango de
terceros los asientos en un rango de perodos detallando Fechas,
Comprobante, Documento, Detalle Crditos y Saldo.

COMPROBANTE DE DIARIO: Similar al Libro Diario genera el

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movimiento diario por cuenta pero a nivel de auxiliares.

MOVIMIENTO DE UN TERCERO: Lista para cada Tercero seleccionado
los asientos con la Fecha, Comprobante, Documento, Concepto, Valor
y Nmero de Cuenta en el rango de perodos seleccionados.

MOVIMIENTO DE UN DOCUMENTO: Lista para cada Documento seleccionado
los asientos con la Fecha, Comprobante, Documento, Concepto, Valor
y Nmero de Cuenta en el rango de perodos seleccionados.

MOVIMIENTO DIARIO DE CUENTAS: Lista el Saldo Anterior, Movimiento
del Da de Crditos y Dbitos y Nuevo Saldo para un conjunto de
cuentas seleccionadas. Se usa cuando se desea hacer un seguimiento
diario de ciertas cuentas tales como Caja, Bancos o Ventas.

MOVIMIENTO TOTAL POR TERCERO: Lista en que comprobantes hay
asientos que tengan que ver con ese tercero

COMPROBANTE POR DIA: Genera un listado por da de los comprobantes
generados. Detalla los asientos de cada comprobante.

INFORMES FINANCIEROS: Presenta las siguientes opciones:

Balance de Saldos Iniciales
Balance de Comprobacin
Mayor y Balances
Balance General
Estado de Ganancias y Prdidas
Balance de Saldos Corrientes
Saldos de Operaciones Recprocas
Ejecucin Presupuestal

BALANCE DE SALDOS INICIALES: Lista el balance de comprobacin del
perodo inicial. Sirve como reporte de chequeo de los saldos
iniciales digitados.

BALANCE DE COMPROBACION: Genera un listado con Saldo Anterior,
Crditos, Dbitos del perodo y Nuevo Saldo de las cuentas a nivel
de Auxiliares.

MAYOR Y BALANCES: Genera un listado con Saldo Anterior, Crditos,
Dbitos del perodo y Nuevo Saldo de las cuentas a nivel de
Mayores. En la opcin [Configuracin-Contabilidad-Datos
Generales] se puede configurar la longitud de la cuenta mayor para
generar el reporte a 4 o 6 dgitos.

BALANCE GENERAL: Genera el Balance General de la Empresa hasta el
perodo en uso sin cdigos de cuentas. Este es un informe
Gerencial.

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS: Genera el Estado de Ganancias y
Prdidas de la Empresa hasta el perodo en uso.

18

BALANCE DE SALDOS CORRIENTES: Para las entidades oficiales genera
el Balance de saldos corrientes y no corrientes

SALDOS DE OPERACIONES RECPROCAS: Informe para la Contadura
General de la Nacin.

EJECUCIN PRESUPUESTAL: Permite controlar los gastos con respecto
a lo planeado en el presupuesto mensual y acumulado para cada
cuenta, detallando la diferencia entre lo ejecutado y lo planeado.

LISTADO DE TERCEROS: Lista la base de datos de Terceros. Todos o
dependiendo del tipo de tercero

CERTIFICADOS DE RETENCION: Despliega el siguiente men:

Certificados de Retencin - Anual
Total retenido por Concepto - en Un Perodo o el Ao
Total por Concepto - Tercero - Anual
Detalle de Retenciones - en Un Perodo o el Ao
Lista de Terceros con Certificados

CERTIFICADOS DE RETENCION: Genera para cada tercero que se le
prctico retencin el certificado correspondiente.

TOTAL RETENIDO POR CONCEPTO: Por cada tipo de retencin lista los
totales por concepto en un perodo determinado o todo el ao.

TOTAL POR CONCEPTO - TERCERO: Para cada tipo de retencin lista
los terceros y el total retenido en el ao.

DETALLE DE RETENCIONES: Detalla las retenciones practicadas a
cada tercero en un determinado perodo o el ao.

LISTA DE TERCEROS CON CERTIFICADOS: Lista los terceros a los
cuales se les expide certificado.

NUMERAR HOJAS PARA LIBROS: Permite armar los libros que deben ser
registrados en la Cmara de Comercio.

La opcin [Alinear] le indica al sistema que inicie a imprimir en la
posicin actual de la hoja. Si no se "alinea" cuando se vaya a
imprimir queda una hoja en blanco. Hay que tener en cuenta que si un
listado o cualquier reporte llega slo a la mitad de la hoja, el
programa automticamente completa la hoja para iniciar un nuevo
reporte, excepto si la impresora ha sido apagada, en cuyo caso se
debe llevar al inicio de la nueva hoja y "Alinear".

Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001

19

3. FACTURACION E INVENTARIO

El mdulo de Facturacin cumple la funcin de kardex, elaboracin de
cotizaciones y la generacin de facturas de venta. Se integra con
Contabilidad, Cartera y Cuentas por Pagar generando los Comprobantes
de Contabilidad de las transacciones y actualizando las Cuentas por
Cobrar y por Pagar.

Antes de empezar a facturar es necesario alimentar las bases de
datos de Terceros, Grupos de Artculos, Artculos, la Tabla de
Bodegas, a travs de la opcin [Archivos] del men principal de
forma similar a como se describi en Contabilidad se hace la
edicin. Por lo que aqu slo describiremos el significado de los
datos a alimentar.

3.1. ALIMENTACION DE DATOS NECESARIOS

LOS GRUPOS Y SUBGRUPOS. [ARCHIVO | ARTCULOS | GRUPOS ART]

Permite agrupar los artculos por lneas. Para el caso de empresas
que facturen servicios en la base de datos de artculos se crean
todos los conceptos con cdigo de grupo 00. TNS considera el grupo
00 como servicios, para los cuales no verifica existencia al momento
de facturar ni al momento de registrar las compras. El formato de
entrada para el grupo de artculos es 99.99. lo que limita a 100 el
nmero de grupos y a 100 los subgrupos por grupo.

Utilizando la opcin [Configurar | Facturacin | Datos Generales de
Facturacin - Utiliza subgrupos] se indica si los artculos manejan
subgrupos. En caso de especificar N solo se solicita el grupo al
crear un artculo.

BODEGAS. [ARCHIVOS | ARTCULOS | BODEGAS]

Permite crear hasta 10 bodegas para las cuales lleva kardex por
separado. Consta de un cdigo de dos caracteres alfanumricos y un
nombre de 20 letras. Con la opcin [Configurar | Facturacin |
Datos generales de Facturacin - mostrar existencias de la Bodega],
es posible configurar la bodega por defecto para la vista de
artculos.

ARTCULOS. [ARCHIVO | ARTCULOS | ARTCULOS]

A continuacin se describe en detalle cada uno de los campos que
constituyen la definicin de un artculo:
Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001 Facturacin e Inventarios

20
Cdigo: El cdigo del artculo esta compuesto por el grupo,
subgrupo y la referencia as: 2 dgitos para el grupo, 2 dgitos
para el subgrupo y 6 dgitos para la referencia. Cuando se ha
especificado N en la opcin [Configurar | Facturacin | Datos
Generales de Facturacin - Utiliza subgrupos] el cdigo del
artculo se compone: 2 dgitos para el grupo y 9 para la
referencia.

Descripcin: Descripcin del artculo. Tiene una longitud de 40
caracteres los cuales pueden ser escritos indiferentemente en
mayscula o minscula. Se recomienda escribirlo en Mayscula ya
que los reportes son impresos en letra condensada y en minscula
se dificulta su lectura.

Unidad: Permite especificar unidad al Detal y unidad al Mayor. En
caso de especificar las dos unidades se debe especificar el nmero
de unidades al detal que representa la unidad al mayor. (Ej. Una
docena de pilas. Unidad al detal: UND. Unidad al Mayor: DOCENA.
Factor: 12).

Factor: Nmero de unidades al detal que representa la unidad al
Mayor.

Peso: Peso de la unidad menor expresada en Kgs. El peso se
considera junto con la descripcin y la unidad de presentacin
como las caractersticas del artculo y es til para que se
calcule el peso total de los artculos relacionados en una serie
de facturas, para la carga de camiones de despacho.

Precio: Permite mantener tres precios (de venta) para cada tipo de
unidad (Al detal y al mayor). No es obligatorio especificar
precios al ingresar los artculos ya que cuando se factura el
sistema solicita el precio de venta, pero se recomienda escribirlo
como medida de control al vender. Existe un listado de elementos
de inventario donde se relacionan los tres precios, el costo, IVA
y la existencia.

IVA: Porcentaje de IVA. Util a la hora de facturar ya que lo
propone al incluir artculos a una factura ahorrando tiempo en la
digitacin.

Utilidad en Unidad Menor: Al especificar porcentaje en utilidad
menor, TNS calcula el precio de venta a partir del costo del
artculo siguiendo la siguiente formulacin:

Precio = Costo / (1 - %Utilidad)

donde Costo es el valor ms alto entre el costo promedio y el
ltimo costo de compra. Esto permite mantener actualizado los
precios de venta. El precio de venta es actualizado al momento
de asentar una compra y cuando se hace el cierre mensual al
Recalcular.

21

Utilidad en Unidad Mayor: Especifica porcentaje de utilidad sobre
el precio de venta para las ventas en unidad al Mayor.

Existencia Mnima y Existencia Mxima: Al especificar valores en
los campos Existencia Mnima y Existencia Mxima, hace que el
sistema advierta cuando la existencia del artculo este fuera de
este rango.

Fecha de Actualizacin: (DD/MM/AA). Se usa como un control para
indicar cuando se realiz el ltimo cambio significativo en los
datos del artculo, como los precios de venta, la descripcin u
otro importante campo. Es de libre uso para el operador del
sistema.

Factor Global sobre Und. Menor: Especifica el factor por el cual
se debe multiplicar la unidad menor para convertir las existencias
del artculo a una unidad global.

Observaciones: Para hacer aclaraciones adicionales sobre el
artculo. Es opcional y de uso exclusivo para el usuario del
programa.

Al terminar de digitar la informacin de un artculo nuevo se
presenta la pantalla de saldos iniciales por bodega. En esta
pantalla se especifican los saldos de inventario al iniciar ao al
igual que el costo promedio por unidad. Para modificar estos saldos
se usa la opcin [Facturacin | Especiales | Saldos Iniciales] la
cual es similar a la presentada al crear un artculo.

Con lo anterior vemos que pueden manejarse varios precios sugeridos
de venta, o que este sea calculado como un porcentaje sobre el costo
promedio. Las unidades pueden ser al mayor y/o al detal ej.:
pintura en galones y en litros, y los reportes los lleva a la unidad
global que se requiera.

Al seleccionar [Movimientos | Facturacin], el sistema presenta las
siguientes opciones:

Ventas
Compras
Remisiones
Generar Comprobante
Especiales
Cotizaciones

3.2. VENTAS

Al seleccionar Ventas se Despliega:

22

VENTAS

NUMERO CLIENTE FACTURA TOTAL

000001 JOSE PEREZ 16/09/96 232,000.00
000002 MARIBEL CARDENAS 16/09/96 103,500.00
000003 DARIO RINCON 26/10/96 0.00

Cada Venta contiene la siguiente informacin general:

VENTA: 000001 CLIENTE : 002 JOSE PEREZ
VENDEDOR:
PEDIDO :
ESTADO: ASENTADA FECHA ASENTADA: 27/09/96 FECHA DCTO.: 16/09/96

VALOR BASE: 200,000.00
IVA 32,000.00
IMP. CONSUMO 0.00
============
NETO : 232,000.00

OBSERVACIONES: R. FTE.
TIPO PAGO: 4 (EF,CH,CP,CR) PAGO EN: 20 DIAS

Generales Artculos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisin

Venta: Corresponde al nmero de la factura de Venta.

Cliente: Cdigo del cliente. Para consultar la lista de clientes
se puede presionar Alt+V, buscar el cliente y presionar la tecla
TAB para seleccionarlo. El sistema pasa a la factura el cdigo
del cliente, el nombre y el vendedor que lo atiende en caso de
tenerlo especificado en la tabla de terceros.

Vendedor: Vendedor que atendi al cliente. Pasa automticamente al
traer el cliente de la tabla de terceros.

Pedido: Nmero de pedido.

Fecha Dcto: Fecha de la Factura. Debe estar en el formato
DD/MM/AA. El ao de esta fecha debe corresponder con el ao de la
empresa en la que se esta trabajando; tambin el mes debe
corresponder con el periodo de contabilidad pero solo para las
facturas a crdito ya que el sistema genera automticamente
documentos en cartera para estas facturas.

Observaciones: Observaciones a la factura. Es posible configurar
la factura de venta para que se imprima con la observacin.
Sistema Contable Integrado TNS Versin 2001 Facturacin e Inventario

23

R. Fte: Si el valor de la factura excede de un tope establecido
por ley, las empresas de rgimen comn hacen retencin al pagar.
Se especifica la retencin si se quiere discriminar este valor
para que quede descontado y se obtiene as el neto a pagar.

Tipo pago: Especifica la forma de pago as: 1. Contado; 2.
Cheque; 3. Cheque Postfechado; 4. Crdito. Para las facturas a
crdito el sistema genera automticamente documentos en cartera.

Plazo: Corresponde a los das de plazo para que el cliente pague
la factura. Solo para las ventas a crdito, para los dems casos
es ignorado este dato.

Existe la posibilidad de establecer polticas de descuentos
dependiendo de los plazos de pago. Si a la factura se le digita el
plazo, este valor es tenido en cuenta en cartera.

Los campos VALOR BASE, IVA, NETO, ASENTADA y FECHA ASENTADA son
actualizados por el sistema al digitar los artculos y al asentar la
factura.

Una vez digitados los datos generales de la factura de venta aparece
en la parte inferior de la pantalla un men horizontal con las
siguientes opciones:

Generales. Da acceso nuevamente a los datos generales de la factura
expuestos anteriormente.

Al igual que los comprobantes de contabilidad, una factura puede
digitarse y luego asentarse la transaccin, para que tenga incidencia
en el kardex en este caso disminuyendo la cantidad de artculos que
salen, y genera en cartera el documento cuando es a crdito. Si es
necesario modificarla despus de asentada se usa la tecla [F3] para
reversarla.

El sistema permite el manejo de remisiones. As, una mercanca pudo
haberse despachado con una remisin la cual se digita con el objeto
de enviar la mercanca y descargar del Inventario, posteriormente se
introduce la factura con sus costos aclarando a travs de la opcin
Remisiones, los nmeros de remisin a los cuales hace referencia
esta factura.

REMISIONES A FACTURAR

NUMERO FECHA

/ /
/ /
/ /
/ /


24

Al digitar las remisiones de la factura, el sistema slo carga los
valores a contabilidad y cartera ms no descarga los artculos del
inventario ya que estos fueron descontados al asentar la remisin.

Si se coloca S en la opcin [Factura reemplaza a LT - Remisiones] de
[Configurar Facturacin - Configurar Reportes], estos nmeros de
remisin se toman como los documentos tipo LT a eliminar de cartera
cuando se factura. Esto se usa ms en empresas de servicios.

Imprimir hace la funcin de asentar la factura si aun no lo est y
obtenerla impresa en papel en el formato seleccionado y si queremos
imprimir las facturas en formato remisin escogemos la opcin
Imp_Remisin.

Al seleccionar artculos en la parte inferior se pueden insertar los
artculos a facturar:

DOCUMENTO 000001 CLIENTE : 002 NETO FACTURA $ 232,000.00

ARTICULOS DE LA FACTURA
DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIAL

ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON UN 1 80,000.0 80,000.0
MULTITOMA SUPRESOR DE PICOS 6X1 UN 2 10,000.0 20,000.0
MESA PARA COMPUTADOR UN 1 100,000.0100,000.0

CODIGO 5. .EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD AL

Donde cada artculo contiene la siguiente informacin:

INFORMACION DEL ARTICULO

CODIGO : 05. .EST1KV

DESCRIPCION : ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON

TIPO UNIDAD : D (Detal/Mayor) >> >> UN
PRECIO DE LISTA: 80,000.00 DESCUENTO: 0 %
PRECIO NETO : 80,220.00 RECARGO : 220.00
VR. PARCIAL : 80,220.00 CANTIDAD : 1.00

I. COMSUMO : IVA : 16 %
BODEGA : AL

Descripcin: Se pregunta cuando:
- El cdigo de artculo es 00.00.000000.

25
- Se selecciona la opcin Facturar en 3 Renglones del
Men [Configurar | Facturacin | Datos generales de
Facturacin].

Al pasar por la descripcin del artculo aparece en la parte
inferior de la ventana activa, la existencia actual y el ltimo
costo.

Tipo de Unidad. Una D para cuando se vende al Detal o una M para
ventas al Mayor. Al especificar tipo de unidad aparece en frente
la unidad.

Precio de Lista. En este campo se trae el PRECIO 1 digitado en los
datos del artculo, si se manejan ms precios y se desea que
traiga el PRECIO 2 o el PRECIO 3, esto se hace digitando F2 O F3
respectivamente en el campo. Si se desea aumentar o disminuir
este precio en un porcentaje y que no quede reflejado como un
descuento o recargo, situados en el campo precio de lista
tecleamos [* 1.1] donde 1.1 es el factor para incrementar en un
10%. Tambin es posible especificar directamente el precio de
venta.

Descuento. Porcentaje de Descuento.

Recargo. Valor recargado al precio de venta. Puede ser por fletes
o cualquier otro concepto

Cantidad. Cantidad a Facturar. Si la opcin Validar Existencias
del Men [Configurar | Facturacin | Datos generales de
Facturacin] esta activada y la cantidad especificada es mayor
que la existencia actual, el sistema mostrar un mensaje dando
aviso. Tambin sucede cuando la existencia despus de descargar
la cantidad especificada es inferior a la existencia mnima.

IVA. Porcentaje del Iva a cargar a la factura.

Bodega. Bodega de la cual salen los artculos a despachar.

3.3. COMPRAS

Al seleccionar Compras se despliega:

COMPRAS

NUMERO PROVEEDOR FACTURA TOTAL

000001 DISTRIBUCIONES CUCUTA 16/09/96 232,000.00
000002 LABORATORIOS 16/09/96 103,500.00
000003 DARIO RINCON 26/10/96 0.00


26
Cada Compra contiene la siguiente informacin general:

COMPRA: 000001 PROVEEDOR: 002 JOSE PEREZ
VENDEDOR:
PEDIDO :
ESTADO: ASENTADA FECHA ASENTADA: 27/09/96 FECHA DCTO.: 16/09/96

VALOR BASE: 200,000.00
IVA 32,000.00
IMP. CONSUMO 0.00
============
NETO : 232,000.00

OBSERVACIONES: R. FTE.
TIPO PAGO: 4 (EF,CH,CP,CR) PAGO EN: 20 DIAS

Generales Artculos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisin

El tipo de pago puede ser: Efectivo 1 Cheque 2
Cheque Posfechado 3 Crdito 4

Si a la factura se le digita el plazo, este valor es tenido en
cuenta en Cuentas por Pagar.

Una factura se digita y se asienta para que tenga incidencia en el
kardex, en este caso aumentando la cantidad de artculos que entran
y calculando el nuevo costo promedio, si es necesario modificarla
despus de asentada se usa la tecla [F3] para reversarla.

Imprimir asienta la factura (si as se configura) e imprime la
factura. Si queremos imprimir la factura en formato remisin
escogemos la opcin Imp_Remisin.

El sistema permite el manejo de remisiones. As, una mercanca pudo
haberse recibido con una remisin la cual se digita al sistema con el
objeto de tener la mercanca para facturar, posteriormente se digita
la factura con sus costos aclarando a travs de la opcin Remisiones,
los nmeros de remisin a los cuales hace referencia esta factura.

REMISIONES A FACTURAR

NUMERO FECHA

/ /
/ /
/ /
/ /

Al digitar las remisiones de la factura, el sistema slo cargar en

27
pesos la factura en el kardex. Cuando se presenta el caso que la
cantidad de artculos facturados es mayor que los remisionados, se
recomienda digitar dos facturas una donde se relaciona la remisin
por la cantidad equivalente de artculos y la otra por el excedente.

Al seleccionar artculos en la parte inferior se pueden introducir
los artculos de la factura:

DOCUMENTO 000001 PROVEEDOR: 002 NETO FACTURA $ 232,000.00

ARTICULOS DE LA FACTURA
DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIAL

ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON UN 1 80,000.0 80,000.0
MULTITOMA SUPRESOR DE PICOS 6X1 UN 2 10,000.0 20,000.0
MESA PARA COMPUTADOR UN 1 100,000.0100,000.0

CODIGO 5. .EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD AL

Donde cada artculo contiene la siguiente informacin:



DESCRIPCION : ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON

TIPO UNIDAD : D (Detal/Mayor) >> >> UN
PRECIO DE LISTA: 80,000.00 DESCUENTO: 0 %
PRECIO NETO : 80,220.00 RECARGO : 220.00
VR. PARCIAL : 80,220.00 CANTIDAD : 1.00

I. CONSUMO : IVA : 16 %
BODEGA : AL

3.4. REMISIONES

Al seleccionar Remisiones se obtiene:

Traslados
Rem. Ventas
Rem. Compras
Dev. Ventas
Dev. Compras
Anular Ventas
Anular Compras
Fact. Automt.

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TRASLADOS: Son movimientos internos de mercanca entre bodegas:
TRASLADOS
BODEGA FECHA BODEGA
NUMERO ORIGEN FACTURA DESTINO OBSERVACIONES

000001 AL 01/01/95 B1 DE BODEGA PRINPAL A SUC.
000003 AL 11/05/95 B1 TRASLADO DE CUCUTA A OCAA

Cada traslado contiene informacin de la Bodega Origen y Bodega
Destino de la Mercanca. En Artculos se detalla:



DESCRIPCION: ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON

TIPO UNIDAD: D (Detal/Mayor) UN

CANTIDAD : 1.00

REMISIONES EN COMPRAS Y VENTAS: Las remisiones en Compras y Ventas
presentan un detalle de artculos similar:



DESCRIPCION: ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON

TIPO UNIDAD: D (Detal/Mayor) UN

CANTIDAD : 1.00

BODEGA : AL

DEVOLUCIONES EN VENTAS: Se registran en forma similar a una venta.
El sistema solo admite devoluciones en ventas a crdito, en ventas a
contado debe anularse la factura. Al asentar la devolucin se
genera automticamente una Nota Crdito en Cartera.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Se registran en forma similar a una compra.
El sistema solo admite devoluciones en compras a crdito, en ventas
a contado debe anularse la factura. Al asentar la devolucin se
genera automticamente una Nota Dbito en Cuentas por Pagar.


29
ANULAR VENTAS: Cuando una venta de contado o a crdito debe
anularse, se digita el nmero del documento y el sistema reintegra
la mercanca y coloca valor cero a la factura y si es venta a
crdito valor cero en Cartera a la factura.

ANULAR COMPRAS: Cuando una compra de contado o a crdito debe
anularse, se digita el nmero del documento y el sistema descarga la
mercanca y coloca valor cero a la factura y si es compra a crdito
valor cero en Cuentas por Pagar a la factura.

FACTURACION AUTOMATICA: Permite generar una factura tipo para un
rango de clientes, sta debe ser creada con el nmero COPIA0 y no
debe estar asentada, ya que se puede variar su contenido cada vez
que se vaya a generar facturas automticamente. El tipo de factura
puede ser:

F: genera efectivamente facturas, estas facturas se pueden imprimir
en forma masiva por [Imprimir - Facturacin - Rango de Facturas] a
los clientes que tengan especificada la letra F en la tarjeta del
cliente, por la opcin [Archivos - Terceros] en la casilla de
Facturacin automtica, si COPIA0 tiene tipo de pago 4 se generan
los documentos por cobrar respectivos en cartera.

L: genera solo documentos por cobrar tipo LT a cartera por el valor
total de COPIA0 a los clientes cuya casilla de facturacin
automtica tenga la letra L. Se usa cuando se tiene sistema de
apartado: Se vende un artculo y se pactan n cuotas mensuales que
deben cargarse en cartera, cada mes el programa le carga una Lt al
cliente y se le hace un recibo de caja cada vez que pague, al final
cuando termine de pagar se le hace la factura correspondiente.

3.5. GENERAR COMPROBANTE

Pregunta la fecha de cierre o fecha del comprobante y genera CO#,
CR#, VC#, VR#, DC#, DV# para Compras de Contado, Compras a Crdito,
Ventas de Contado, Ventas a Crdito, Devoluciones en Compras a
Crdito, Devoluciones en Ventas a Crdito respectivamente y donde #
corresponde al da del movimiento.

3.6. ESPECIALES

Presenta el siguiente men:

Saldos Iniciales
Recalcular Mes (Cierre)
Actualizar Saldos
Ajustes por Inflacin a Inventarios
Trasl. Saldos Invent. Ao Anterior
Verificar Vr. de Facturas
Verificar Detalle de Facturas
Inventario Fsico

30

SALDOS INICIALES: Permite introducir a cada artculo la existencia
por bodega y el costo unitario. Esto se hace cuando se quiere
arrancar el inventario con un conteo fsico. Para los aos
siguientes los saldos iniciales se toman del ao anterior por la
opcin TRASLADAR SALDOS INVENTARIO AO ANTERIOR. Mediante esta
opcin se trasladan los saldos al final de un ao fiscal como saldos
iniciales del nuevo ao. Es importante tener activa la empresa que
corresponde al nuevo ao y desde esta empresa solicitar trasladar
los saldos.

RECALCULAR MES: Pregunta mes inicial y final para saber que meses
recalcular, si el mes final coincide con la fecha del sistema
actualiza las existencias de trabajo. Esta opcin se debe ejecutar
cuando se cambian los saldos iniciales del inventario, cuando se
reversa una transaccin de un mes anterior, cuando se presentan
inconsistencias en los saldos y antes de imprimir los movimientos
resumen del kardex para calcular costos de ventas o totales de
entradas y salidas por artculo y valor del inventario.

ACTUALIZAR SALDOS: Calcula los saldos para cada mes partiendo de
los saldos iniciales mas el total de entradas menos el total de
salidas.

AJUSTES POR INFLACION A INVENTARIOS: Pregunta el perodo de ajuste
y genera una compra con cdigo AJUS# donde # corresponde al perodo.
Esto afectar al costo promedio incrementndole el valor de la
inflacin en el perodo a los artculos con saldos al final del
perodo.

VERIFICAR VR. DE FACTURAS: Se chequea que el valor de las facturas
este correcto.

VERIFICAR DETALLE DE FACTURAS: Verifica que todos los detalles de
facturas tengan su correspondiente Nmero de documento.

Estas dos ltimas opciones se usan para hacer auditora.

INVENTARIO FSICO: Cuando se desea partir de un inventario fsico,
desde esta opcin se registra y se imprime el inventario fsico
donde se determina la diferencia comparando la existencia real con
la existencia actual.

3.7. COTIZACIONES

Se usa cuando se cotizan la misma descripcin de artculos que se
facturan, permite incluir: Nmero de cotizacin, Fecha, Persona
Natural o Jurdica a quien se cotiza, Atencin o referencia a la
solicitud de cotizacin N, Validez de la oferta, Tiempo de entrega,
Sitio, Forma de pago, Observaciones, Nombre y Cargo de quien la
firma. Los artculos a cotizar se insertan de forma similar a las
facturas.


31
3.8. PASOS PARA UTILIZACIN DE CODIGOS DE BARRAS

En [Archivos|Artculos|Artculos], se debe insertar los
artculos con toda la informacin que estos requieren, para
insertar el cdigo de barras se toma el artculo a insertar y se
pasa por el lector, quedando automticamente el cdigo de barras
escrito en el campo.

En [Configurar|Facturacin|Datos Generales de Facturacin]

En la pregunta Precios Fijos de Lista S/N.

Si se indica [S], al momento de insertar los artculos de la
factura solo se debe indicar la cantidad de estos, pues el
programa asume que no hay ninguna clase de descuento.

Si se indica [N], permitir hacer descuentos en el precio de los
artculos al insertarlos en la factura.

En la pregunta Listado de Artculos Automtico en Ventas S/N

Debe indicar [N] con el objetivo de que al hacer una factura e
indicar insertar artculos, no se desplace automticamente al
listado de estos, sino que permita insertarlos pasando el lector
por el artculo a vender.

En [Configurar|Facturacin|Configurar Factura de Venta|Factura
de Venta Formato Especfico]. El Cdigo del Formato de Factura
de Venta Especfico es [50].

Al drsele [Enter], presenta los campos para establecer el
encabezado de la factura y el pie de pgina, con el fin de
escribir all el Nombre de la Empresa, Nit, Resolucin de la
DIAN para facturar, etc.

Para facturar, inicialmente se deben insertar los datos
generales de la factura como: N de la Factura, Cliente,
Vendedor, Pedido, Fecha, Tipo de pago, Plazo, Retefuente,
ReteICA y ReteIVA algunos de los cuales son opcionales. Para
hacer la insercin de los artculos se debe pasar el lector de
barras por el artculo e indicrsele la cantidad de estos,
quedando la pantalla de artculos lista para seguir insertando
estos con mayor rapidez. Una vez incluidos se da [Esc] para
pasar a asentar dicha factura e imprimirla.


32
3.9. REPORTES DE FACTURACION

La opcin [Imprimir | Facturacin] presenta el siguiente men:

Listado de Precios
Inventario de Artculos
Kardex de Artculos
Resmenes de Ventas/Compras
Estadsticas de Ventas/Compras
Listado de Terceros (Clientes)
Generar Rango de Facturas

LISTADO DE PRECIOS: Permite generar los siguientes listados

Listado de Precios
Listado con Tres Precios
Listado con Precio y Existencia
Listado a Costo Promedio y Existencia
Listado a Ultimo Costo y Existencia

INVENTARIO DE ARTICULOS: Se pueden imprimir en las siguientes formas

Existencias Totales
Existencias por Bodega
Inventario Perodo Contable
Inventario a una Fecha
Art. con Existencia MENOR a la MINIMA
Art. con Existencia MAYOR a la MAXIMA
Referencia de los datos del Artculo

KARDEX DE ARTICULOS: Presenta las opciones

Costos de Entrada/Salida por Artculo
Costo de Venta por Artculo
Kardex detallado por Artculo
Kardex detallado por Artculo TOTAL

COSTOS DE ENTRADA/SALIDA POR ARTCULO: Presenta el movimiento de
los artculos en el perodo: Saldo Anterior, Entradas, Salidas y
nuevo Saldo con Costo Promedio. Sirve como soporte contable para
calcular el Costo de Ventas (Costo de las Salidas). Tambin para
comparar el Valor de las Compras con el Valor de la Entradas mas el
Ajuste por Inflacin. El Saldo da el Valor del Inventario al Final
del Periodo. Este informe no incluye remisiones por ser Contable.

COSTO DE VENTA POR ARTCULO: Para un rango de artculos en el
perodo calcula el costo de ventas.

KARDEX DETALLADO POR ARTCULO: Para un rango de artculos lista
en detalle y con fechas, las transacciones de entradas y salidas
de cada artculo para un rango de fechas.

33

KARDEX DETALLADO POR ARTCULO TOTAL: Kardex similar al anterior
pero incluye las remisiones de Entrada y Salida.

RESUMENES DE VENTAS ENTRE FECHAS:

Compras/Ventas con Valor Base e Iva
Valor Diario de las Compras/Ventas con Valor Base e Iva
Ventas con Detalle de Forma de Pago
Total Ventas por Vendedor
Totales de Artculos a Despachar

COMPRAS/VENTAS CON VALOR BASE E IVA: Detalla para cada Factura de
Compra y Venta su Nmero, Fecha, Nit., Nombre del Cliente, Valor
Base, Descuento, IVA, Impuesto al Consumo y Valor Neto.

VALOR DIARIO DE LAS COMPRAS/VENTAS CON VALOR BASE E IVA: Presenta
dos opciones: Total Crdito-Contado o Separado Crdito-Contado.
En ambos casos se detalla para cada Fecha el Nmero de
Transacciones, Valor Base, Descuento, IVA, Impuesto al Consumo y
Valor Neto.

VENTAS CON DETALLE DE FORMA DE PAGO: Presenta dos opciones: Total
Crdito-Contado donde se detalla para cada Venta el Nmero, la
Fecha, Nit., Nombre del Cliente y el valor de la venta por columnas
de Valor Efectivo, Cheque, Cheque Posfechado o Crdito-Cartera. La
opcin Separado Crdito-Contado presenta la misma informacin en
listados separados: uno para ventas a Crdito y otro para ventas de
Contado.

TOTAL VENTAS POR VENDEDOR Para cada vendedor en un rango de fechas
muestra las ventas realizadas totales o a contado o a crdito.

TOTALES DE ARTCULOS A DESPACHAR: Lista para cada artculo la
cantidad a despachar para un rango de facturas. Muy til cuando se
van a cargar camiones de despacho.

ESTADISTICAS DE VENTAS / COMPRAS:

Ventas Totales por Artculo
Ventas Detalladas por Vendedor-Cliente
Ventas por Artculo y Existencia Actual
Cuadro Resumen de Ventas x Lineas
Cuadro Resumen de Ventas Mensual x Lneas
Costo Estimado de Ventas a un Cliente
Compras Detalladas por Vendedor-Proveed.

VENTAS TOTALES POR ARTCULO: Lista para cada artculo la cantidad
vendida y de manera opcional el valor de las ventas entre un rango

34
de fechas. Se puede listar para un Cliente o Vendedor especfico.

VENTAS DETALLADAS POR VENDEDOR-CLIENTE: Lista en detalle las
ventas a un Cliente indicando el nmero de la factura, fecha,
cantidad y valor.

VENTAS POR ARTCULO Y EXISTENCIA ACTUAL: Lista las ventas por
Artculo en un rango de fechas y la Existencia actual. Es til
para hacer pedidos.

CUADRO RESUMEN DE VENTAS x LINEAS: Lista la cantidad vendida y el
valor de la ventas de lneas o Grupos de Artculos entre un rango
de fechas.

CUADRO RESUMEN DE VENTAS MENSUAL POR LINEAS: Lista las ventas para
una Lnea totalizando por meses.

COSTO ESTIMADO DE VENTAS A UN CLIENTE: Lista las ventas a un
cliente y su costo estimado para un anlisis de utilidad estimado
con el Cliente.

COMPRAS DETALLADAS POR VENDEDOR-PROVEED: Lista en detalle las
compras a un Proveedor indicando el nmero de la factura, fecha,
cantidad y valor

LISTADO DE TERCEROS (CLIENTES): Lista la base de datos de Terceros.
Todos o dependiendo del tipo de tercero

GENERAR RANGO DE FACTURAS: Para mandar a imprimir en formas
continuas, las facturas generadas mediante la facturacin
automtica.


35

4. CARTERA

El mdulo de Cartera tiene dos formas de alimentacin de datos: En
forma directa digitando cada cuenta por cobrar o en forma Integrada
con el mdulo de Facturacin, donde al decirle al sistema que el
tipo de venta es a crdito(4), se carga automticamente una cuenta
por cobrar en el mdulo de cartera.

En el momento en que se recibe un abono o pago de factura es
necesario en la opcin correspondiente hacer un recibo de caja.
Este acta disminuyendo el saldo pendiente del documento o
eliminando la factura si el pago corresponde al valor total. El
documento si se desea entregar se imprime desde aqu. Al finalizar
el da se da la opcin de Actualizar Contabilidad donde se generan
los comprobantes del da con todas las imputaciones hechas
correspondientes a las ventas a crdito, devoluciones en ventas a
crdito e ingresos.

El sistema presenta las siguientes opciones:

Documentos
Recibos de Caja
Trasl. Saldos
Recalcular
Genera Comprob.

4.1. DOCUMENTOS

Los documentos son las facturas, cuentas de cobro, letras u otros
documentos de la cartera. Al seleccionar [Cartera-Documentos] se
despliega:

BASE DE DATOS DE DOCUMENTOS POR COBRAR

TIPO NUMERO
CLIENTE DCTO. DOC/TO. VALOR

MARIBEL CARDENAS FC 1214 250,000
MARIBEL CARDENAS NC 0001 30,000
JESUS CONTRERAS FC 0102 21,202

Cada Documento contiene la siguiente informacin:

Sistema Contable Integrado TNS Versin 5.3 Cartera

36

DATOS DEL DOCUMENTO POR COBRAR

TIPO FC DOCUMENTO N 1214 FECHA 01/07/97

CONCEPTO VENTAS

VALOR 250,000.OO

PLAZO 10 VENCE 11/07/97

SALDO 250,000.00

ZONA 99

VENDEDOR

COBRANZA 000001

CODIGO CLIENTE 004 MARIBEL CARDENAS

Los Tipos de Documentos pueden ser cualquier combinacin de dos
letras, sin embargo, el programa tiene predefinido los siguientes
tipos:

FC: Factura
LT: Letra de Cambio
NC: Nota Crdito. Es un saldo a favor del cliente.

Si a la factura se le digita el plazo, la fecha de vencimiento se
calcula automticamente.

La zona y el vendedor se utilizan para generar reportes de cobranza o
listados que se le entregan a vendedores para que hagan sus
recorridos de cobro. El nmero de cobranza es colocado por el
sistema al generar la cobranza con la opcin de [Imprimir - Cartera -
Generar Relaciones de Cobro] e indica el nmero de la relacin de
cobranza en que se ubic la factura.

4.2. RECIBOS DE CAJA:

A travs de los recibos de caja se hacen los abonos a los documentos.

RECIBOS DE CAJA
NUMERO CONCEPTO FECHA ASENTADO

000001 CANCELACION FACT. 1214 11/07/97 F

En un mismo recibo de caja se pueden abonar varios documentos:

37

NUMERO: 000001 RECIBIDO DE: 004 MARIBEL CARDENAS
FECHA : 11/07/97 CONCEPTO : CANCELACION FACT. 1214
F/PAGO: EFECTIVO X CHEQUE N BANCO
TOTAL ABONADO 250,000.00 R. FUENTE 6,466.00
DESCUENTOS 15,000.00 CAJA 228,534.00

CUENTAS A COBRAR
VR. VR.
CLIENTE TIPO NUMERO FACTURA PAGADO

MARIBEL CARDENAS FC 1214 250,000 235,000

Cada abono tiene la siguiente informacin:

DATOS DEL PAGO

DOCUMENTO: FC-1214 SALDO $ 250,000.00
CONCEPTO: FACTURA VENCE JUL-11/97
VALOR PAGADO 235,000.00 RECIBO N 1234
VALOR DESCUENTO 15,000.00 CHEQUE POSF.
___________
VALOR ABONADO 250,000.00
RETENCION FTE 6,466.00
RETENCION S/IVA
CLIENTE MARIBEL CARDENAS

Debe tenerse en cuenta que el neto abonado al documento es el valor
pagado ms el descuento. El valor de retencin en la fuente influye
para el neto recibido y para generar el comprobante de contabilidad.
Si se trata de una venta sin descuento el valor pagado sera igual
al valor abonado al pagar la factura en su totalidad.

Si el pago se hace con cheques posfechados en el recibo de caja se
digita el nmero de cheque y su valor. Saliendo la factura como
documento pendiente y quedando vigentes los cheques posfechados que
cancelan la factura. En el momento en que se consigna el cheque se
registra la consignacin por la misma opcin de recibo de caja,
pero, se trabaja un consecutivo diferente que hace relacin a las
consignaciones.

4.3. TRASLADAR SALDOS

El sistema maneja cartera por perodos. Luego al iniciar un nuevo
perodo hay que traer del perodo anterior aquellas cuentas que
tienen saldos.

4.4. RECALCULAR CARTERA

Esta opcin permite hacer un reclculo de los saldos de los clientes

38
y cada una de sus cuentas. Aunque el sistema va calculando
automticamente los saldos de cada una de las cuentas por cobrar, es
una opcin de seguridad.


Esta opcin enlaza Cartera con Contabilidad ya que genera un
comprobante de Contabilidad con los abonos del da. Hay que tener
en cuenta que los terceros deben tener los cdigos contables de
cartera y retencin para poder trabajar con esta opcin.

GENERAR COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

FECHA DEL CIERRE INICIAL: 08/12/97
NUMERO DEL COMPROBANTE: CAR008

4.6. REPORTES DE CARTERA

La opcin [Imprimir - Cartera] presenta el siguiente men:

Resumen de Cuentas por Cobrar
Documentos Generados
Movimientos de Cobros entre Fechas
Carta de Cobro
Movimiento del Cliente en el Perodo
Generar Relaciones de Cobro
Cartera Pendiente
Resumen de Caja Diario
Das Promedio y Cartera Pendiente por Vendedores
Resumen Cartera 30 - 60 - ms das
Das Promedio y Valor Cobrado por Vendedores
Das Promedio Cobrados y Cartera Pendiente por Vendedor

RESUMEN DE CUENTAS POR COBRAR: Permite listar a una fecha cualquiera
de corte la cartera vencida para un cdigo de cliente o todos los
clientes y para un determinado vendedor o todos (para indicar todos
se deja vaco el campo). Se pueden listar los clientes que tengan
cierta clasificacin. Por ejemplo: si se pide la clasificacin M1 se
imprimen solo los M1, si le da M se imprimen todos los M1,M2, etc.

LISTAR CUENTAS POR COBRAR

CODIGO CLIENTE :
ZONA :
TIPO (FC,CP,NC,) :
CODIGO VENDEDOR :
CLASIFICACION CLIENTE :
FECHA DE CORTE : 08/12/97

39
DOCUMENTOS GENERADOS: Permite listar las cuentas que se han
generado entre un rango de fechas, para un tipo especfico de cuenta
y de un vendedor en particular (dejando en blanco estos campos se
listan todos los tipos de documento y todos los vendedores).

LISTAR CUENTAS GENERADAS

CODIGO VENDEDOR :
TIPO DE DOCUMENTO (FC,CP) :

FECHA INICIAL : 08/12/97
FECHA FINAL : 08/12/97

MOVIMIENTO DE COBROS ENTRE FECHAS: Lista los documentos cobrados en
un rango de fechas. Si se lista diariamente sirve tambin como
soporte de caja.

CARTA DE COBRO: Genera cartas a todos o a un grupo de clientes con
saldo a una fecha determinada de corte, indicndoles el estado de su
cuenta en cartera con nmero de documento, fecha de factura, fecha
de vencimiento y valor. Permite modificar el texto de saludo y
despedida de la carta.

MOVIMIENTO DEL CLIENTE EN EL PERIODO: Lista las facturas generadas
a un cliente y los abonos hechos por el cliente en el perodo.
Tambin hace un balance del saldo del cliente.

GENERAR RELACIONES DE COBRO: Esta opcin es til cuando se tiene
vendedores en la Empresa. Genera un listado por vendedor de las
cuentas por cobrar a su cargo y ordenadas por zona. Igualmente
genera un recibo de caja con las facturas incluidas en el listado de
cada vendedor, para facilitar la digitacin de los abonos a cartera,
ya que slo habr que digitar los valores abonados a las facturas.

Se puede limitar el rango de zonas y de vendedores.

GENERAR CONTROLES DE COBRANZA

TITULO DEL LISTADO :

VENDEDOR INICIAL :
VENDEDOR FINAL :

ZONA INICIAL : AA
ZONA FINAL : ZZ
TIPO DE DOCUMENTO :

CARTERA PENDIENTE: Lista las facturas que quedaron pendientes de
cancelar a una determinada fecha incluidas aquellas que no se han
vencido.

40
RESUMEN DE CAJA DIARIO: Reporte de caja que condensa el valor de
las ventas de contado y crdito. Movimiento de cartera con el total
de abonos a cartera, los descuentos, notas crdito y retencin en la
fuente.

DAS PROMEDIO Y CARTERA PENDIENTE POR VENDEDORES: Genera el valor
de la cartera totalizada por vendedor y nmero de das promedio a
partir de la fecha de emisin de los documentos que se le deben al
vendedor.

RESUMEN CARTERA 30 - 60 - MS DAS: Presenta los documentos por
vencer, vencidos a 30, entre 30 - 60 y 60 o ms das.

DAS PROMEDIO Y VALOR COBRADO POR VENDEDORES: Lista los valores
cobrados por vendedor en un rango de fechas y los das promedio de
los documentos cobrados por vendedor a partir de la fecha de emisin
de la factura.

DAS PROMEDIO COBRADOS Y CARTERA PENDIENTE POR VENDEDOR: Lista para
cada vendedor el valor de los documentos cobrados y no cobrados, as
como, el promedio de das de los documentos cobrados y no cobrados
en el rango de fechas seleccionado.


41

5. CUENTAS POR PAGAR

El mdulo de Cuentas por Pagar tiene dos formas de alimentacin de
datos: En forma directa digitando cada cuenta por pagar o en forma
integrada con el mdulo de facturacin, donde al decirle al sistema
que el tipo de compra es a crdito, se carga automticamente una
cuenta por pagar en el mdulo de Cuentas por Pagar.

El sistema presenta las siguientes opciones

Documentos
Recibos de Pago
Trasl. Saldos
Recalcular
Genera Comprob.

5.1. DOCUMENTOS

Los documentos son las facturas, cuentas de cobro, letras u otros
documentos de las cuentas por pagar. Al seleccionar [CxPagar -
Documentos] se despliega:

BASE DE DATOS DE DOCUMENTOS POR PAGAR

TIPO NUMERO
PROVEEDOR DCTO. DOC/TO. VALOR

DISTRIBUCIONES CUCUTA FC 1212 150,000
LABORATORIOS ALFA NC 0001 30,000
JESUS CONTRERAS FC 0102 21,202

Cada Documento contiene la siguiente informacin:
Sistema Contable Integrado TNS Versin 5.3 Cuentas por Pagar

42

DATOS DEL DOCUMENTO POR PAGAR

TIPO FC DOCUMENTO N 1214 FECHA 01/04/99

CONCEPTO FACT. DE COMPRA

VALOR 150,000.OO

PLAZO 30 VENCE 30/04/99

SALDO 150,000.00

VENDEDOR

CODIGO PROVEEDOR 004 MARIBEL CARDENAS

Los Tipos de Documentos pueden ser cualquier combinacin de dos
letras, sin embargo, el programa tiene predefinido los siguientes
tipos:

FC: Factura
LT: Letra de Cambio
ND: Nota Dbito. Es un saldo a favor de la Empresa

Si a la factura se le digita el plazo, la fecha de vencimiento se
calcula automticamente.

5.2. RECIBOS DE PAGO

A travs de los Recibos de Pago se hacen los abonos a los
documentos.

RECIBOS DE PAGO
NUMERO CONCEPTO FECHA ASENTADO

000001 PAGO FACT. 1214 30/04/99 F

En un mismo Recibo de Pago se pueden abonar varios documentos:


43

NUMERO: 000001 CONCEPTO: PAGO FACTURA N1214
FECHA : 30/04/99 PENDIENTE
DESCUENTOS 15,000.00
TOTAL A PAGAR 0.00 R. FUENTE 0.00
TOTAL ABONADO 150,000.00 CAJA 135,000.00

CUENTAS A PAGAR
PROVEEDOR TIPO FACTURA VALOR FACTURA VALOR PAGADO

MARIBEL CARDENAS LOPEZ FC 1214 150,000.00 135,000.00

Retencin: 0.00 Descuento: 15,000.00 Vence:ABR-30/99

Cada abono tiene la siguiente informacin:

DATOS DEL PAGO

PROVEEDOR MARIBEL CARDENAS
DOCUMENTO: FC-1214 SALDO $ 150,000.00
VENCE ABR-30/99
VALOR PAGADO 135,000.00 EGRESO N 1234
VALOR RETENCION CHEQUE POSF.
RETENCION S/IVA
VALOR DESCUENTO 15,000.00

Si para el ejemplo se aplicar retencin en la compra, el valor
sera de $3,879. Si se trata de una compra sin descuento el valor
pagado sera igual al valor abonado al pagar la factura en su
totalidad.

5.3. TRASLADAR SALDOS

El sistema maneja CXPagar por perodos. Luego al iniciar un nuevo
perodo hay que traer del perodo anterior aquellas cuentas que
tienen saldos.

5.4. RECALCULAR CXPAGAR

Esta opcin permite hacer un reclculo de los saldos de los
Proveedores cada una de sus cuentas. Aunque el sistema va
calculando automticamente los saldos de cada una de las cuentas por
pagar, es una opcin de seguridad.


44

Esta opcin enlaza CxPagar con Contabilidad ya que genera un
comprobante de Contabilidad con los abonos del da. Hay que tener
en cuenta que los terceros deben tener el cdigo contable para poder
trabajar con esta opcin.

GENERAR COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

FECHA DEL CIERRE: 08/12/99
NUMERO DEL COMPROBANTE: EGR008

5.6. REPORTES DE CUENTAS POR PAGAR

La opcin [Imprimir - Cuentas por Pagar] presenta el siguiente men:

Resumen de Cuentas x Pagar
Documentos Recibidos
Movimiento de Pagos entre Fechas
Movimiento con un Proveedor en el Perodo

RESUMEN DE CUENTAS POR PAGAR: Permite listar a una fecha cualquiera
de corte las cuentas por pagar vencidas para un rango de cdigos de
proveedores y para un determinado vendedor (para indicar todos los
vendedores se deja vaco el campo).

LISTAR CUENTAS POR PAGAR

CODIGO PROVEEDOR INICIAL :
CODIGO PROVEEDOR FINAL : 99

CODIGO VENDEDOR :

DOCUMENTOS RECIBIDOS: Permite listar las cuentas que se han
recibido entre un rango de fechas, para un tipo especfico de cuenta
y de un vendedor en particular (dejando en blanco estos campos se
listan todos los tipos de documento y todos los vendedores).

LISTAR CUENTAS RECIBIDAS

CODIGO VENDEDOR :
TIPO DE DOCUMENTO (FC,ND) :

FECHA INICIAL : 08/12/99
FECHA FINAL : 08/12/99


45
MOVIMIENTO DE PAGOS ENTRE FECHAS: Lista los documentos pagados en un
rango de fechas. Si se lista diariamente sirve tambin como soporte
de caja.

MOVIMIENTO CON EL PROVEEDOR EN EL PERIODO: Lista las facturas
generadas por un proveedor y los abonos hechos en el perodo.
Tambin hace un balance del saldo pendiente.

46

6. MODULO DE PRODUCCION

El mdulo de Produccin tiene como objetivo proporcionar a la
empresa una herramienta que permita cuantificar cuanto le cuesta
producir un bien; permitindole adems mantener actualizado el
inventario de materia prima y producto terminado

Para el manejo de este mdulo se debe tener en cuenta que el
sistema utilizado es por ordenes de produccin.

Este mdulo cuenta con el siguiente submen:

PRODUCCION
Orden de Produccin
Consumo
Traslados a Productos Terminados
Presupuesto del Producto
Distribuir Costos Indirectos
Comprobantes de Produccin

Antes de iniciar es necesario alimentar la base de datos de
Terceros, Grupos de Artculos, Artculos, Bodegas, Productos Tipo
(si es necesario), a travs de la opcin (Archivos/Artculos) del
men principal de forma similar como se describe en facturacin.

6.1. ALIMENTANDO DATOS NECESARIOS

GRUPOS Y SUBGRUPOS. ( Archivo / Artculos / Grupos Art. )

Se deben crear los grupos de artculos para los siguientes
conceptos:

Grupo mano de obra procesos. Para la mano de obra que se utiliza
los procesos que se realizan en la produccin, este se crea como
un artculo que pertenece al grupo 00, con el objetivo de no
verificar existencias y distinguirlo del producto terminado y la
materia prima.

Ejemplo:

00. MANO DE OBRA (Grupo)

47
00.01 OPERARIOS DE PLANTA (Subgrupo)

Grupo materia prima. Se codifica a partir del cdigo de grupo 01,
de acuerdo al criterio de la empresa para cada concepto, permite
agrupar los materiales o elementos bsicos adquiridos para el uso
en el proceso de fabricacin.

Ejemplo:

01. TELAS
01.01 LYCRA

Grupo producto terminado. Al igual que el grupo materia prima se
codifica a partir del cdigo 01, teniendo en cuenta para ello de
distinguirlo del grupo creado para materia prima.

Ejemplo:

10. PRODUCTO TERMINADO
10.01 BRASIER

El formato de entrada para el grupo de artculos es 99.99 lo que
limita a 100 el nmero de grupos y a 100 los subgrupos por grupo.

Si se utiliza subgrupos se debe especificar por la opcin
(Configurar / Facturacin / Datos Generales de Facturacin).

ARTCULOS. ( Archivo / Artculos / Artculos )

Despus de crear los datos de los grupos y subgrupos que se van a
manejar, se especifican los artculos para cada uno de ellos,
materia prima, mano de obra y producto terminado.

Los campos que constituyen la identificacin de un artculo se
describe de manera similar que en el modulo de facturacin pero
aclarando alguna especificacin en particular de acuerdo a la
naturaleza del mismo.

Cdigo: Se escribe el cdigo del artculo al cual se le pueden
introducir doce (12) caracteres de manera alfanumrica.

Descripcin: Descripcin del artculo, tiene una longitud de
cuarenta (40) caracteres los cuales pueden ser escritos en
mayscula o minscula.

Producto tipo. Se escribe el cdigo del producto tipo con espacio
de doce (12) caracteres, creado en (Archivo / Artculos / Producto
Tipo); cuando se ha especificado con S en la opcin (Configurar /
Facturacin / Datos Generales de Facturacin Maneja Ordenes de
Productos Homogneos).

Grupo. Se escribe el cdigo del grupo y subgrupo (si lo hay) al
que pertenece el artculo; estos datos ya han sido registrados
(Archivo / Artculos / Grupos Art.).

48

La descripcin de la Unidad, Factor, Peso, Precio, IVA, Existencia
Mnima y Existencia Mxima, Utilidad en unidad menor y en unidad
mayor, Fecha de Actualizacin, Factor Global, Observaciones se
inserta de la manera ya descrita en el mdulo de facturacin.

Es importante tener en cuenta al insertar la informacin del
artculo que:

Al crear los artculos para mano de obra proceso se inserta el
costo de la mano de obra en ese proceso en el campo Costo de
produccin y la unidad especifica para realizar clculo al Detal -
Mayor (Ej.: Artculo: Corte de pieza, costo $120 por unidad).

Para Materia Prima, se inserta la informacin necesaria de acuerdo a
lo descrito anteriormente, sin necesidad de insertar el costo
promedio ya que el programa lo calcula a medida que se compra a
manera de kardex.

Para Producto Terminado se inserta la informacin necesaria y se le
asigna un costo presupuestado para cada producto en el campo Costo
Promedio.

BODEGAS. (Archivo / Artculos / Bodegas)

Permite crear hasta 50 bodegas descrito en el Mdulo de Facturacin
e Inventario del manual del usuario.

Es importante crear una bodega diferente para materia prima y otra
para producto terminado para efectos de listar existencias.

PRODUCTO TIPO. (Archivo / Artculos / Producto Tipo)

Se deben crear cuando se manejan productos homogneos, (Ej.
Conjunto de Ropa Interior t:m, color blanco, es homognea su
produccin con otro conjunto t:s, color negro); y a los artculos
de productos terminados se les identifica a que grupo del producto
tipo pertenece, para cuando se realiza la orden de produccin
pregunta a que producto tipo pertenece e identificar en el consumo
de materia prima que pertenece a un producto tipo, con el fin de
sacar un informe por producto tipo (Ej. Promedio de consumo de Ropa
interior). Lo anterior facilita el no tener que estar repitiendo
presupuestos para cada producto, si pertenece a un producto tipo se
entiende que los consumos de materia prima y costos son los mismos,
cambian caractersticas como color u otras que no inciden en el
presupuesto.

Para esto se debe especificar S por Configurar / Facturacin /
Datos Generales de Facturacin / Maneja Productos Homogneos.

6.2. CONFIGURANDO CUENTAS

El programa maneja la integracin que permite generar la informacin

49
digitada en un mdulo a otro, para el caso de produccin genera
dicha informacin a contabilidad, para ello se deben configurar las
cuentas necesarias para realizar la integracin.

CONTABILIDAD

PRODUCCION

En Configurar / Contabilidad / Cuentas de Facturacin, se debe
crear un grupo contable para Materia Prima y otro para los
productos terminados.

1. CODIGO ________

DESCRIPCION MATERIA PRIMA

COMPRAS VENTAS

Contado: 1405 (inv. de materia prima)

Crdito: 1405 (inv. de materia prima)

PRODUCCION

Consumo Dir. M. Prima 7301 (costos indirectos)

El cdigo creado debe ser digitado en la base de datos de
artculos de materia prima.

2. CODIGO ________

DESCRIPCION PRODUCTO TERMINADO


50
COMPRAS VENTAS

Contado: 1430 (inv. de Producto Terminado)

Crdito: 1430 (inv. de Producto Terminado)

PRODUCCION

Inventario Prod. Proceso: 1410 (Inventario de Prod. Proceso)
Costo Dir. M. Prima: 7101 (Costo Produccin Materia Prima)

Este cdigo debe ser digitado en los artculos de producto
terminado, con el fin de identificar a que cuentas pertenece el
artculo.

La configuracin anterior genera comprobantes a Contabilidad de
Consumo y Producto Terminado.

POR ARCHIVOS/CUENTAS.

Cuando se crea la cuenta (7) Costos de produccin o de operacin
en el plan de cuentas (Archivo / Cuentas), existe un campo
llamado cierre costos producto proceso que aparece cuando se
inserta los auxiliares de estas cuentas, en dicha ventana se
inserta la cuenta Productos en Proceso contra la cual se hace el
cierre del costo (1410), para asientos como el de mano de obra y
costos indirectos de fabricacin que se realizan por
contabilidad, con el fin de que al ir a generar comprobante de
produccin / cierres costos cta. 7, haga un crdito a la 7 y
dbito a la 14.

6.3. INICIANDO MOVIMIENTO DEL MODULO

PRESUPUESTO DEL PRODUCTO

Se inicia creando un presupuesto de materia prima y mano de obra
a cada producto terminado.


51

PRESUPUESTO PRODUCTO TERMINADO

1. Cdigo: ___________ ________________________________________

2. Observaciones: _________________________ 3. Materiales $
4. Mano Obra/Eq.
5. C. Indirectos
6. Total

7. ARTICULOS DEL PRODUCTO TERMINADO

CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD VR. UNIDAD

1. Cdigo. El cdigo que se inserta es el mismo que identifica al
producto terminado en la base de datos del artculo, ste cdigo
puede ser digitado o trasladado con ALT M, se ubica sobre el
producto terminado y con la tecla TAB. Trae este cdigo
acompaado de la descripcin del producto terminado, del cual se
esta realizando el presupuesto.

2. Observaciones. Para hacer aclaraciones adicionales, de uso
exclusivo para el usuario del programa.

3-4. Materiales - Mano de obra. Es la sumatoria de dichos
conceptos en el presupuesto.

5. Costos indirectos. Se determina por un porcentaje estimado con
base al costo de la materia prima y mano de obra, o uno de los
dos; se determina por CONFIGURAR / FACTURACION / DATOS GENERALES DE
FACTURACION, en el tercer pantallaso, all pregunta:

POR CONSUMOS: Total/Materia Prima/Mano de obra (T/O/P) _____
PORCENTAJE PRESUPUESTO PARA COSTOS INDIRECTOS ____% (Se digita el
porcentaje que se estime)

7. Artculos del producto terminado. Se registra cada una de las
materias primas que consume el producto, incluyendo la mano de obra
como un artculo del producto.

Con ALTM busco la materia prima mano de obra y se presiona la

52
tecla Tab para seleccionarlo, el sistema pasa al presupuesto de
producto terminado el cdigo, la descripcin y el valor unitario,
quedando a digitar la cantidad.

Opciones. Creado el presupuesto y presionando Barra espaciadora,
se puede imprimir o copiar el presupuesto para otro producto si se
desea.

Con F2 Asiento
Con F3 Reverso

ORDEN DE PRODUCCION

Al seleccionar la orden aparece:

NUMERO FECHA TOTAL OBSERVACIONES

Una vez determinado el presupuesto de cada uno de los productos se
procede a elaborar la orden de produccin, esta contiene la siguiente
informacin:

ORDENES DE PRODUCCION

1. Orden No. ___________ 2. Fecha: ____________

3. Observaciones _____________________

4. ARTICULOS DE LA ORDEN DE PRODUCCION

CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD VR. UNITARIO

1. Orden No. Corresponde al numero de la orden

2. Fecha. La fecha de la orden; DD/MM/AAAA, el ao debe corresponder
con el ao de la empresa que esta trabajando, el mes debe
corresponder con el periodo de contabilidad.

3. Observaciones. Observaciones de la Orden.

53

4. Artculos de la orden de produccin. Se inserta los datos del
producto o productos, a los cuales corresponde la orden, estos se
traen con ALT M, se busca y con la tecla Tab se selecciona y el
sistema trae el cdigo, la descripcin y el valor unitario, por lo
que se debe digitar la cantidad.

Opciones. Creada la Orden de Produccin y presionando Barra
espaciadora, se puede imprimir.

Insertar nuevo con la tecla Insert
Con F2 Asiento
Con F3 Reverso

CONSUMOS

Al seleccionar consumos aparece:


Despus de haber elaborado la orden de produccin se procede a
elaborar los consumos.

Estos consumos se deben elaborar por bodega.

CONSUMOS PARA ORDENES DE PRODUCCION

1. Consumo No. : ___________ 2. Bodega ____________ Fecha: _________

Observaciones __________________ Total __________

3. ARTICULOS DE LA SALIDA PARA CONSUMO


1. Consumo No. Corresponde al numero del consumo

2. Bodega. Corresponde al numero de la bodega de donde sale la

54
materia prima para el consumo de la orden.

3. Artculos de la salida para consumo. Se deben insertar los
datos de la materia prima y mano de obra utilizada en el consumo de
una orden de produccin, para ello se debe ubicarse en artculos de
la salida para consumo, pulsar F4 y se escribe el numero de la
orden, al digitarlo el sistema trae la materia prima y mano de obra
ya presupuestada para el producto terminado solicitado en la orden,
y del cual se esta dando salida en la bodega.

Opciones. Creado el consumo y presionando Barra espaciadora, se
puede imprimir.

Insertar nuevo con la tecla Insert
Con F2 Asiento
Con F3 Reverso

TRASLADOS A PRODUCTO TERMINADO

Al seleccionar Producto Terminado aparece:


Cuando ya existen productos terminados, se procede a elaborar el
comprobante de producto terminado.

TRASLADOS A PRODUCTO TERMINADO

1. Traslado No. ____________ 2. Bodega ____________ Fecha_____________

Observaciones _________________________ Total ___________

3. ARTICULOS DEL TRASLADO A PRODUCCION


Con cargo a la orden ________

Para insertar el producto terminado se trae con ALT M, se
selecciona con TAB y el sistema traslada el cdigo, descripcin y
valor unidad, se debe digitar la cantidad y por ltimo el numero de
la orden con cargo a la orden.

55

Se debe tener en cuenta que el numero de la bodega es a donde llega
el producto terminado.

DISTRIBUIR COSTOS INDIRECTOS

Al seleccionar la opcin distribuir costos indirectos aparece:

Mes a distribuir indirectos _________
Valor indirecto a distribuir _________

La distribucin de costos indirectos, se realiza mensualmente una
vez se hallan registrados todos los costos en contabilidad,
correspondientes al grupo 73.

GENERANDO COMPROBANTE

Genera comprobantes de: consumo, traslado a producto terminado y
cierre de costos.

Al generar el de consumo y producto terminado, lo realiza
diariamente y pregunta fecha de cierre y numero de comprobante, y
mensualmente el comprobante de cierre de costos, preguntando el
numero del comprobante.

Comprobante de consumo. Al digitarle la fecha trae por defecto el
numero del comprobante PROCON31, el cual se le puede modificar,
realizando en contabilidad el siguiente asiento:

71 Costos de produccin materia
prima
xx
1405 Inventario de materia prima xx

Comprobante de producto terminado. Se le determina la fecha de
cierre, y por defecto trae el numero PROTER31, que se puede
modificar, realizando en contabilidad el asiento:

1430 Inventario de producto terminado xx
1410 Inventario de producto en
proceso
xx

Comprobante cierre de costos. Trae por defecto el numero PROIND01,
y genera a contabilidad los asientos:

1410 Inventario de producto en
proceso
xx
71 Costo de produccin materia
prima
xx

1430 Inventario de producto terminado xx
7301 Costos indirectos xx


56

6.4. INFORMES DE PRODUCCION

Ordenes de Produccin: Imprime todas las ordenes, o en un rango
determinado; nos muestra numero de la orden, fecha, observaciones,
cdigo del producto, descripcin, unidad, cantidad, valor unidad,
valor parcial y total por orden.

Estado de Producto en Proceso: Imprime todos los productos de una
orden que no se han terminado y se encuentran en proceso; nos
muestra cdigo, descripcin, unidad, orden, cantidad programada,
cantidad producida cantidad en proceso, y la existencia en bodega.

Ordenes Pendientes por Cerrar: Imprime las ordenes que no han sido
cerradas y que todava se encuentran en proceso; nos muestra el
cdigo, fecha de la orden, observacin y la fecha de la ultima
produccin.

Costos Detallados Por Orden: Imprime los costos, un rango de
ordenes, un rango de artculos, con fecha de consumo inicial y
final; nos muestra numero de la orden, fecha, fechas de los
consumos, numero, artculos consumidos, cantidad, valor parcial,
cdigo del producto terminado, costo de la materia prima, mano de
obra, costos indirectos y totales de la orden de produccin.

Presupuestos de Insumos por Orden: Imprime los insumos en un rango
de ordenes, con la opcin de incluir la materia prima, mano de obra,
insumos por orden o total y una orden por hoja. Nos muestra la
orden, fecha, cdigo de los insumos, descripcin, unidad, cantidad,
valor unitario, valor parcial, valor total, valor total del
presupuesto.

Presupuesto vs. Costos de la Orden: imprime un rango determinado de
ordenes, nos muestra numero de orden, fecha, costo presupuestado y
costo real.

Presupuesto vs. Costos orden Detallado: Imprime un rango
determinado de ordenes y trae la opcin de incluir la materia prima
y la mano de obra; Nos muestra numero de la orden, fecha, cdigo
de la materia prima, descripcin, unidad, costo presupuestado y
real.

Promedio de costo Producto Tipo: Imprime un rango determinado de
productos, con un rango de fecha; nos muestra orden, fecha,
cantidad, valor parcial, valor unitario y valor total.

Promedio de Consumo Producto tipo: Imprime un rango determinado de
productos, con un rango de fecha, muestra consumos por fecha,
cantidad, valor
parcial, valor unitario y valor total

57

7. CONFIGURAR EL PROGRAMA

La opcin [Configurar] del men principal despliega el men:

Configurar

Colores
Impresora
Sonido
Acceso
Informacin
Organizar
Hacer Copia
Recuperar
Clave Conta
Contabilidad
Facturacin
Cartera
Ctas.x Pagar
Ent. Pblicas
Pensamientos
Ao 2000
Nuevo

COLORES: Permite definir si la pantalla es monocromtica o color, y
se pueden definir los colores para los mens y entradas de datos:

Color Cdigo
Desea Colores (S/N) : S
Carcter de Salida : W+ Blanco.......W
Fondo de la Pantalla : B+ Negro........N
Carcter de Entrada : GR Azul.........B
Fondo de Entrada : RB Azul Claro...BG
Carcter Entr. Actual: W+ Amarillo.....GR
Fondo Entrada Actual : G Rojo.........R
Carcter Ttulo Vent.: GR+ Morado.......RB
Fondo Ttulo Ventana : BG Verde........G

Brillantes: COLOR+

IMPRESORA: Bsicamente define la tipo Carro Ancho como aquella que
soporta combinar el tipo de letra condensada con negrilla y las de
Carro Angosto como aquellas que no soportan esta combinacin
Condensado+Negrilla.

Sistema Contable Integrado TNS Versin 5.3 Configurar el Programa

58

TIPO DE IMPRESORA

Carro Angosto
Carro Ancho
Hewlett - Packard

SONIDO: Permite definir la forma del sonido para anunciar error o
suprimir sonidos si se desea.

ACCESO: Permite modificar la llave o password de acceso al
programa.

ORGANIZAR: Para reorganizar archivos cuando no se ha salido del
programa normalmente.

HACER COPIA: Permite obtener una copia de la informacin a la
unidad que se le especifique como destino. La informacin a
respaldar puede ser Maestros que comprenden las bases de datos
principales (Cuentas, Terceros, Artculos, Bancos y Tablas) o
Movimientos correspondientes a un determinado perodo.

RECUPERAR: Se usa cuando sea necesario restaurar informacin de la
copia.

CLAVE CONTA: Para definir o cambiar la clave al Contador y al
Administrador de Inventarios, para lo cual pregunta clave anterior y
la nueva clave, esto con el propsito de que ciertas operaciones
como: reversar, cambiar el nmero a documentos, slo las puedan
efectuar ellos.

Para cada uno de los mdulos existen documentos de soporte, el
formato de impresin a usar cambia de acuerdo a la entidad, por lo
cual, se debe usar Configurar de cada documento y personalizarlo.
Esta opcin permite seleccionar entre formato minerva, estndar,
diseado y especfico. El minerva esta adaptado a estas formas
comerciales, el estndar imprime el Documento en media hoja en
blanco, el diseado permite que se configure de acuerdo a la
papelera preimpresa de cada empresa y el especfico es un formato
propio diseado especialmente para determinadas empresas.

CONTABILIDAD

Configurar Comprobante de Egreso
Configurar Recibo de Caja
Configurar Nota de Contabilidad
Configurar Comprobante de Contabilidad
Datos Generales Contabilidad
Cuentas de Facturacin -> Contabilidad
Cuentas de Cartera -> Contabilidad
Cuentas de Cuentas por Pagar -> Contabilidad

Sistema Contable Integrado TNS Versin 5.3 Configurar el Programa

59
FACTURACIN

Configurar Factura de Venta
Configurar Devoluciones en Venta - NC
Configurar Artculos
Configurar Reportes

CARTERA

Configurar Recibo de Caja
Documentos
Datos Generales de Cartera

DATOS GENERALES DE CARTERA: Pregunta la cuenta de Caja General
de contabilidad para generar comprobantes, el consecutivo para
relaciones de cobranza para cada uno de los vendedores y si se
aceptan pagos parciales para al exportar de facturacin a
cartera una factura se pueda subdividir en varios documentos.

ENT. PBLICAS Especificar si es una Entidad Oficial y su
descripcin: Cdigo, Nombre, Municipio y Departamento a que
pertenece.

PENSAMIENTOS Base de datos de pensamientos, los cuales se presentan
en forma aleatoria al entrar al programa.

AO 2000 Permite configurar el programa para que en todas las
entradas y reportes de datos fecha se maneje cuatro dgitos para el
ao.

NUEVO..Archivo texto.donde se registra todo lo que se le agrega al
programa para que cuando la persona recibe una actualizacin pueda
explorar lo nuevo que tiene el programa.

Sistema Contable Integrado TNS Versin 5.3

60

8. PROCESOS IMPORTANTES

8.1. PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA

Crear la Empresa para el ao que corresponda, por [Archivos
Empresa].
Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros,
Bancos, Artculos) y las tablas (Retencin, Ajustes por Inflacin
PAC, Bodegas, Zonas) por la opcin de [Archivos].
Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados,
controles, y las cuentas que se necesitan definir para la
integracin de los diferentes mdulos por la opcin [Configurar].
Introducir los saldos iniciales de cada mdulo, si es la primera
vez. Para los aos siguientes se trasladan saldos.
Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener
actualizado el sistema.

8.2. INTEGRACION DEL SISTEMA

Para la integracin se tuvo en cuenta la idea de mantener la
facilidad de manejo y la gran capacidad que tenan los mdulos
funcionando independientemente (Contabilidad, Facturacin e
Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar), permitiendo
por ejemplo que al emitir o recibir una factura se genere
automticamente el asiento contable y en caso de que sea a crdito
se actualice cartera o cuentas por pagar segn corresponda.

CONTABILIDAD

FACTURACION CARTERA

CUENTAS X PAGAR

Sistema Contable Integrado TNS Versin 5.3 Procesos Importantes

61
Cuando en una factura se escoge tipo de pago 4, es porque se refiere
a una compra o venta a crdito y va a actualizar CXP o CXC
aumentando el saldo del proveedor o del cliente en el valor de la
nueva factura. En el momento en que se recibe un abono o pago de
factura es necesario en la opcin correspondiente a CXP o CXC hacer
un egreso o un recibo de caja respectivamente. Este acta
disminuyendo el saldo pendiente del documento o eliminando la
factura si el pago corresponde al valor total. El documento si se
desea entregar se imprime desde aqu. Al finalizar el da se da la
opcin de Actualizar Contabilidad donde se generan los comprobantes
del da con todas las imputaciones hechas correspondientes a las
compras al contado y a crdito, ventas al contado y a crdito,
devoluciones en compras y ventas a crdito, ingresos y egresos.

8.3. CENTROS DE COSTO

Se crean los Centros de Costo por [Archivos C. Costos].
Situados en el Plan de Cuentas, en las cuentas de resultados a
cada auxiliar se le asigna a que Centro de Costo pertenece
Con lo anterior podemos obtener los informes financieros para cada
Centro de Costo.

8.4. FACILIDADES ADICIONALES

RELOJ

El programa puede mostrar la hora en cualquier momento si se
presiona la tecla [F9]. Sirve igualmente para evitar que alguien
detalle lo que Usted est actualmente trabajando.

CALCULADORA

Con la combinacin Alt_C (Tecla Alt sostenida y C) se obtiene una
calculadora en lnea con las cuatro operaciones bsicas con
precedencia a las operaciones de divisin y multiplicacin.


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION......................................................1
1. INSTALACION DEL SISTEMA.......................................2
1.1. OBJETO.......................................................................................................................................................... 2
1.2. REQUISITOS DEL HARDWARE................................................................................................................. 2
1.3. INSTALACION EN DISCO DURO............................................................................................................... 2
1.4. ARRANCANDO EL SISTEMA..................................................................................................................... 3
2. CONTABILIDAD..................................................5
2.1. ORGANIZACION DE LA INFORMACION................................................................................................. 5
2.2. MODIFICANDO EL PLAN DE CUENTAS.................................................................................................. 5
2.3. MODIFICANDO LA BASE DE TERCEROS................................................................................................ 8
2.4. MODIFICANDO LA BASE DE BANCOS.................................................................................................. 10
2.5. MODIFICANDO TABLAS .......................................................................................................................... 10
2.6. REGISTRANDO LOS ASIENTOS CONTABLES...................................................................................... 11
2.7. OPERACIONES DE ACTUALIZACION Y RECALCULO....................................................................... 14
2.8. IMPRIMIENDO REPORTES DE CONTABILIDAD.................................................................................. 15
3. FACTURACION E INVENTARIO.....................................19
3.1. ALIMENTACION DE DATOS NECESARIOS........................................................................................... 19
3.2. VENTAS ....................................................................................................................................................... 21
3.3. COMPRAS.................................................................................................................................................... 25
3.4. REMISIONES............................................................................................................................................... 27
3.5. GENERAR COMPROBANTE..................................................................................................................... 29
3.6. ESPECIALES................................................................................................................................................ 29
3.7. COTIZACIONES.......................................................................................................................................... 30
3.8. PASOS PARA UTILIZACIN DE CODIGOS DE BARRAS..................................................................... 31
3.9. REPORTES DE FACTURACION................................................................................................................ 32
4. CARTERA......................................................35
4.1. DOCUMENTOS ........................................................................................................................................... 35
4.2. RECIBOS DE CAJA: .................................................................................................................................... 36
4.3. TRASLADAR SALDOS............................................................................................................................... 37
4.4. RECALCULAR CARTERA......................................................................................................................... 37
4.6. REPORTES DE CARTERA......................................................................................................................... 38
5. CUENTAS POR PAGAR............................................41
5.1. DOCUMENTOS ........................................................................................................................................... 41
5.2. RECIBOS DE PAGO.................................................................................................................................... 42

5.3. TRASLADAR SALDOS............................................................................................................................... 43
5.4. RECALCULAR CXPAGAR ........................................................................................................................ 43
5.6. REPORTES DE CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................. 44
6. MODULO DE PRODUCCION.........................................46
6.1. ALIMENTANDO DATOS NECESARIOS.................................................................................................. 46
6.2. CONFIGURANDO CUENTAS.................................................................................................................... 48
6.3. INICIANDO MOVIMIENTO DEL MODULO............................................................................................ 50
6.4. INFORMES DE PRODUCCION.................................................................................................................. 56
7. CONFIGURAR EL PROGRAMA.......................................57
8. PROCESOS IMPORTANTES.........................................60
8.1. PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA...................................................................................... 60
8.2. INTEGRACION DEL SISTEMA................................................................................................................. 60
8.3. CENTROS DE COSTO................................................................................................................................. 61
8.4. FACILIDADES ADICIONALES ................................................................................................................. 61

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