Principales Soportes de Informacion Comerciales

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ESTADSTICA
CARRERA: LICENCIADO EN ADMINISTRACIN

CTEDRA: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
MATERIAL DE ESTUDIO ELABORADO POR LA CTEDRA
PRINCIPALES SOPORTES DE INFORMACIN COMERCIALES
CLASIFICACIN.
Los formularios son soportes que se utilizan en las organizaciones
para emitir, transmitir, conservar y procesar informacin. Los mismos
pueden clasifcarse segn su conformacin intrnseca:
1) Fsicos: son aqullos preimpresos en papel, que pueden
transmitirse por la entrega y son archivados en carpetas o
ilioratos! la informacin se vuelca por lo general impresa por
la salida de un equipo inform"tico o manualmente por las
personas intervinientes en el proceso del que forman parte.
#amin se los conoce como tradicionales y pueden ser de
distinto color segn sea el e$emplar original, duplicado,
triplicado, etc.
2) Vir!"#$s: son aqullos que slo se visualizan en equipos
inform"ticos a travs de pantallas y se llenan o modifcan
mediante la interaccin de programas que operan en esos
equipos. #amin son denominados pantallas activas.
%odramos decir que hay una tercera clase de comproantes que se
generan siendo virtuales pero que terminan siendo tradicionales. &s
decir, que nacen como pantallas activas en programas de
computacin y en algn momento son impresos por una cuestin
pr"ctica o legal. #amin podra decirse que algunos formularios
nacen manuales y luego se vuelcan a una pantalla activa torn"ndose
virtuales.
'o ostante que oligaciones de car"cter legal impositivo oligaan a
imprimir muchos comproantes que podan almacenarse virtualmente
en archivos inform"ticos, el organismo fscal argentino ()*+%,-.+/ ha
desarrollado lo que se conoce como comproante electrnico, m"s
precisamente la 0factura electrnica1 y ha admitido, y en algunos
casos con car"cter oligatorio, el almacenamiento electrnico de
comproantes y registraciones (2esolucin general )*+% '3 4564 y
modifcatorias/.
#amin por e7igencias legales impositivas, muchos comproantes
deen asumir determinados dise8os y contener cierta informacin en
forma oligatoria (2esoluciones generales )*+% '3 499 y 4:4;/.
La cantidad de copias de formulario depende de la necesidad que los
usuarios de la informacin tengan a los fnes operativos, es decir que
el proceso administrativo requiera copias adicionales para satisfacer a
los usuarios intervinientes o a los mecanismos implementados. &sta
consideracin se efecta siempre por encima de las e7igencias
legales y fscales. -ichas copias pueden ser impresas o ien
accesiles desde un dispositivo inform"tico por lo que, utiliz"ndose
ase de datos en el dise8o del sistema operativo computacional, un
formulario virtual almacenado en la memoria de un equipo puede ser
accedido por varios usuarios. %or ello, el concepto de copias no dee
ser asociado a la cantidad de formularios impresos sino m"s ien a
las necesidades de los usuarios y destinatarios de la informacin
contenida en los mismos.
<=mo se defne la necesidad de los usuarios o destinatarios de un
formulario, y por ende la cantidad de copias fsicas o virtuales del
mismo> )l respecto deemos remitirnos a la calidad de soporte de
informacin que reviste un formulario, por lo que el usuario se defne
como aqul interviniente del proceso administrativo respectivo en el
cual dee generar, consultar, utilizar, guardar o transmitir cierta
informacin til para cumplir con los o$etivos del procedimiento de
que se trate. ) tal efecto es muy til utilizar el cuestionario de control
para el dise8o de formularios, sugerido por )lerto Lardent, que esta
c"tedra utiliza en los traa$os de campo.
=on la aparicin de los sistemas inform"ticos computados, a veces no
es necesario que se genere una copia de un formulario para que un
usuario satisfaga sus necesidades respecto de la informacin
involucrada, sino que con slo admitir el acceso y la consulta o
interaccin con el formulario en el sistema indicado al usuario, asta
para cumplir con el concepto de ?copia1. =ae mencionar en este
punto que por razones de seguridad, en las organizaciones con
sistemas operativos centrales asados en el concepto de ase de
datos, la accesiilidad a la informacin se realiza restrictivamente
permitiendo a cada usuario operar slo con las atriuciones que su
perfl admite (por e$emplo a un facturista no se le permitir" el acceso
a susistemas contales o de administracin de personal, sino slo a
los archivos y programas del susistema comercial que permitan la
e$ecucin de su tarea/.
&n cuanto a la importancia que otrora se daa a la condicin de
original, duplicado, triplicado, etc. a los e$emplares de formulario hoy
en da se ha desvirtuado deido a la aparicin de la computacin. &n
efecto, la e7istencia de formularios virtuales y la posiilidad de
impresin que rindan los actuales dispositivos perifricos de
sistemas operativos computacionales han igualado la calidad de cada
e$emplar de formulario. La condicin de original o duplicado
permanece en los formularios que se emiten manualmente, como la
factura, el remito o el recio, llegando incluso a poseer distintos
colores segn sea su calidad, haiendo desaparecido su
trascendencia en otros.
PRINCIPALES FORMULARIOS.
2ecordando la defnicin de que formulario es "sicamente un
soporte de informacin que permite la captacin, el registro, la
transmisin y el archivo de datos necesarios para el funcionamiento
de los sistemas administrativos, repasaremos los principales
documentos que se utilizan en las organizaciones en la actualidad, ya
que algunos han quedado en desuso por la evolucin de los h"itos y
las costumres comerciales.
1) FACTURA.
La factura es un formulario que permite la formalizacin de una
compraventa mercantil entre dos su$etos, personas fsicas o $urdicas.
%or lo tanto ser" llamado ?factura de venta1 por el vendedor y
?factura de compra1 por el comprador. &s el mismo documento pero
que adquiere caractersticas distintas segn donde se uique el
oservador. +ncluso la modalidad comercial puede modifcar su
nomre y sus caractersticas como por e$emplo en el transporte de
personas , oleto, tar$eta magntica, tic@et electrnico A o de ienes ,
conocimiento, carta de porte , , correta$e de valores o cereales, venta
en consignacin, mandato, ancos, seguros, etc./
La factura puede estar preimpresa y prenumerada o puede ser
autoimpresa y autonumerada por el vendedor, segn la clasifcacin
que de l haga la autoridad fscal como contriuyente. +ncluso,
actualmente, puede asumir el car"cter de factura electrnica y
remitida por correo electrnico al comprador o ien puede ser
descargada por ste de un sitio en internet. %or el momento, slo
algunas actividades est"n autorizadas y otras oligadas
(e7portadores, importadores, proveedores de cone7iones a internet,
grandes monotriutistas A cat. ?B1 y posteriores,, etc./ al rgimen
fscal de factura electrnica pero progresivamente es de esperar que
se vaya e7tendiendo a m"s "mitos comerciales.
La cantidad mnima de e$emplares en que dee emitirse es, por
disposicin fscal, dos: original para el comprador y duplicado para el
vendedor. 'o ostante ello, si fuere necesario por el procedimiento
administrativo o comercial del vendedor pueden agregarse todas las
copias (fsicas o virtuales/ que fueren necesarias.
La factura, cuya impresin o autoimpresin es autorizada A incluso
cantidad de e$emplares , por el organismo fscal ()*+%,-.+/ mediante
lo que se conoce por =)+ (cdigo de autorizacin de impresin/ o =)&
(cdigo de autorizacin electrnica/, puede asumir distintas formas
segn los usos y costumres de la actividad y las oligaciones
fscales. %or e$emplo, las ventas a consumidores fnales (es decir los
compradores que adquieren un ien o servicio para uso personal o
consumo propio/ son emitidas por ciertos contriuyentes en forma
oligatoria en forma de ?tic@ets1 mediante el equipamiento conocido
como ?controlador fscal1. -e este modo posee un tama8o reducido e
informacin mnima vinculada con la operacin.
La legislacin fscal, que f$a ciertas oligaciones como el uso de
factura electrnica y controlador fscal, es determinante a la hora del
contenido y del dise8o de los formularios y en especial de la factura.
&s a raz de la creacin del impuesto al valor agregado que se
intensifcaron las e7igencias fscales respecto de los formularios en
general y de la factura en particular.
&l uso de controlador fscal cuando un contriuyente responsale
inscripto en el +C) implica la utilizacin de equipos homologados por
la )*+% y la asistencia de tcnicos autorizados por la misma. -ichos
equipos poseen una memoria magntica denominada ?memoria
fscal1 a la que slo puede acceder el citado organismo.
&n cuanto a la factura electrnica, hay opciones para emitirla segn
la cantidad de e$emplares que se emitan: se puede utilizar un servicio
que est" disponile en la p"gina De de la )*+% procediendo a la
emisin individual de cada factura, se puede solicitar autorizacin de
cada factura para lo cual se remiten los datos de cada una en lote, o
ien se puede pedir un lote de comproantes por anticipado. &n las
dos ltimas opciones la )*+% remite las autorizaciones respectivas
(=)&/. =ada una de estas modalidades se adapta en funcin de la
cantidad y la operatividad de cada contriuyente.
La factura contiene los datos del vendedor, generalmente en forma
preimpresa o con logotipos, que son comunes a todos los formularios
de este tipo y que corresponden a la individualizacin del vendedor:
4/ -enominacin del o nomre y apellido yEo nomre de fantasa!
F/ -omicilio!
5/ =ondicin fscal frente al +C) (responsale inscripto, responsale
monotriuto, e7ento/
:/ 'meros de inscripciones impositivas (+mpuesto sore los
ingreso rutos, impuesto al valor agregado, =G+#/ y
previsionales!
;/ *echa de inicio de actividades!
6/ =)+ o =)& y fecha de vencimiento de la validez de los
comproantes!
H/ -atos de la imprenta si el formulario fuere preimpreso!
I/ =lase de comproante fscal (), J, =, &, K o ) con =JG
informada/ (L/!
M/ 'mero del comproante, compuesto por dos campos: punto de
venta (uicacin del lugar de impresin/ y nmero del
formulario.
(*) La clasifcacin expuesta en el punto 8 refere a las obligaciones
que poseen los contribuyentes segn su condicin fscal y la del otro
contratante. A ttulo de ejeplo un responsable inscripto en el
!puesto al "alor Agregado debe eitir #actura $A% cuando le &ende a
otro responsable inscripto' en cabio debe eitir coprobante tipo
$(% cuando el coprador es consuidor fnal' exento o
onotributista. Los coprobantes $)% los eiten los onotributistas
a cualquier clase de coprador ientras que los coprobantes tipo
$*% y $A con )(+ in#orada% los eiten los contribuyentes inscriptos
cuando inician acti&idades y no pueden deostrar un patrionio
sufciente para operar en su negocio (,sta es una edida para e&itar
la eisin de coprobantes espurios o apcri#os)
)dem"s de estos datos comunes a todas las facturas, se
individualizan los datos propios de la operacin comercial:
4/ -enominacin del comprador o nomre y apellido yEo nomre
de fantasa!
F/ -omicilio del comprador!
5/ 'mero de =G+# del comprador!
:/ =ondicin fscal del comprador frente al +C) (responsale
inscripto, responsale monotriutista, e7ento, consumidor
fnal/!
;/ =ondiciones de pago de la operacin (contado, cuenta
corriente, plazo determinado, descuentos, etc./!
6/ 'mero de remito asociado a la entrega!
H/ -atos de la entrega (transportada por terceros por e$emplo/!
I/ =antidad de ienes yEo servicios vendidos!
M/ -escripcin de dichos ienes yEo servicios!
49/ %recio unitario de los mismos!
44/ %recio parcial de cada tem (ien o servicio/!
4F/ %recio total de los ienes o servicios comprados (importe
neto/!
45/ +mpuestos que gravan la operacin (+C), impuestos
internos/ y percepciones (+C), NGNN, +mp sE +ngresos Jrutos/!
4:/ %recio total de la operacin (importe ruto/.
#amin puede incluirse otros datos necesarios a la operacin y que
fueren especfcos de la actividad. La autoridad fscal slo oliga a la
inclusin de datos mnimos y necesarios pero no limita la de otros
datos que fueren tiles a los contratantes.
2) REMITO.
&l remito es un formulario que respalda el transporte y la entrega de
un ien o de un servicio. &s decir que es la constancia de que un ien
fue entregado o un servicio prestado. #amin puede actuar como
respaldo de un ien que es transportado de una uicacin fsica a
otra y no siempre dee ser entre dos contratantes sino que puede ser
dentro de localizaciones distintas de un mismo contriuyente (por
e$emplo el envo de mercaderas de un depsito a otro, o ienes en
garanta que se remiten para su reparacin al faricante/.
*iscalmente, cuando el remito es emitido por un contriuyente
inscripto en el +C), se denomina tipo ?21 y dee cumplir con requisitos
mnimos f$ados por la )*+%,-.+.
&n el caso del remito, la posiilidad de sea un formulario virtual son
escasas deido a que la conformidad de la recepcin de un ien o de
la prestacin de un servicio se hace manualmente sore uno impreso
que generalmente consta de la frma manuscrita del receptor y su
identifcacin como hailitado en tal calidad (titular, apoderado, $efe
de recepcin, depsito, etc./. O esta particularidad (identifcacin del
receptor/ es relevante desde el punto de vista legal y fscal deido a
que est" directamente vinculada con el perfeccionamiento de la
venta, si de ello se tratare, o ien de la propiedad del ien. &llo es as
porque la legislacin civil y comercial defne la compraventa mercantil
como un contrato, e7preso o t"cito, entre dos personas h"iles para
contratar y la perfeccin del acto se produce por r"%ici&' %$ #"
cos" o$eto de la transaccin. &s decir que es la entrega del ien o
servicio por parte del vendedor al comprador que hace nacer la
compraventa mercantil con el consiguiente efecto de todas las
cl"usulas incluidas en el contrato, especialmente el cumplimiento por
parte del comprador del ?(")o* del precio pactado en los trminos
acordados.
-e all que este comproante sea el que defne la compraventa y no
la factura, pues sta puede haerse emitido o no pero es la entrega
del ien o$eto de la misma el que defne la e7istencia del acto. Ni un
comprador no cancelara su oligacin derivada de una compraventa,
para poder demostrar la operacin y e7igir el coro frente a un
triunal de $usticia, el vendedor deer" proar que huo tradicin de
la cosa o$eto de la misma al comprador a quien se le reclama su
pago, ya que con la sola e7istencia de la factura no asta.
)hora ien, desde el punto de vista fscal, el foco se centra, en
camio, en el ($r+$ccio'",i$'o %$# -$c-o i,(o'i.#$, es decir
en el acto que genera el nacimiento de las oligaciones y derechos
fscales de los contratantes para con el fsco con relacin al ingreso o
el cmputo de impuestos. -esde este punto de vista la compraventa
est" ligada al impuesto las ganancias, pues genera utilidades, pero
tamin al impuesto al valor agregado y a los impuestos municipales
y provinciales a los ingresos rutos y a los sistemas de captacin de
triutos en la fuente, como lo son los regmenes retentivos y
perceptivos.
&sto es as porque depende del momento en que se produce el citado
perfeccionamiento del hecho imponile, pues all surge la oligacin
del vendedor de ingresar los ditos fscales y por parte del vendedor
de computar los crditos fscales. %ero para determinar ese momento,
el fsco se vale de otra defnicin m"s conveniente a sus fnes, pues
f$a el perfeccionamiento del hecho imponile cuando s$ (ro%!/c" #"
$'r$)" %$# .i$' o s$r0icio o.1$o %$ #" r"'s"cci&'2 #"
+"c!r"ci&' o $# (")o2 #o 3!$ +!$r$ "'$rior.
&n cuanto a las copias mnimas que se e7igen fscalmente para este
formulario, son dos al igual que para la factura: una para el vendedor
y otra para el comprador. %ero de todos modos pueden emitirse la
cantidad de copias adicionales que fueren necesarias de acuerdo al
procedimiento administrativo que lo incluye.
-esde hace unos a8os, hay una tendencia de fusionar el remito con la
factura. O es transformando amos formularios en uno nuevo: la
factura,remito, remito,factura o simplemente factura. =onsiste en la
consolidacin de los datos de amos comproantes, cumpliendo la
funcin de remito e$emplares adicionales a los necesarios como
factura.
Los datos que contiene el remito son por lo general los mismos que la
factura pero en algunos casos se e7cluye la informacin respecto de
los precios unitarios y totales as como los importes de impuestos, por
dos motivos principalmente: porque los precios y las condiciones de
pago suelen ser ?secreto comercial1, y porque el transporte de ienes
se asegura sore la ase de los precios de reposicin para el
vendedor, precios stos que no incluyen la utilidad ni los impuestos
indirectos. &n camio los remitos suelen incluir el valor asegurado
(sore todo cuando es transportado por terceros/, cantidad de ultos,
nomre del transportador y espacio para constancia de la recepcin.
4) NOTAS DE D5BITO 6 DE CR5DITO.
Las notas de dito y las notas de crdito son comproantes que
representan incrementos o disminuciones del crdito original de un
cliente pero que representan conceptos accesorios o distintos de las
operaciones principales, que usualmente son de compraventa.
Las notas de dito incrementan el crdito de un cliente y sus
conceptos pueden ser: intereses por pago fuera de trmino, Petes,
recupero de gastos, cheques rechazados y cualquier tipo de recargos
admisiles.
Las notas de crdito, en camio, disminuyen el saldo del crdito de un
cliente mediante la concesin de un descuento fnanciero (deido a
plazo de pago/, de una devolucin o de cualquier concepto
reconocido al cliente o corado indeidamente.
&stas acepciones y sus implicancias se referen a notas emitidas a los
clientes, aunque tamin es comn su emisin respecto de los
proveedores o los acreedores, en cuyo caso poseen el efecto contrario
sore la deuda mantenida con alguno de ellos. %or e$emplo, cuando
se cancela un pago a un proveedor en forma anticipada y se hace
acreedor a un descuento, se suelen emitir una nota de dito al
proveedor devengando el +C) en el perodo mensual del pago. &sto se
hace cuando los proveedores no remiten las notas de crdito
respectivas o las mismas se recien luego de cerrado el perodo fscal
mensual del +C).
Las notas de dito o de crdito suelen llevar, por lo general, la
misma informacin que las facturas, e7cepcin hecha de la
descripcin de los ienes o los servicios vendidos que en estos casos
es reemplazada por el concepto del dito o del crdito: intereses,
descuentos, Petes, recargos, recupero de gastos, etc. O la inclusin de
los impuestos, en especial del +C), est" su$eta a la gravailidad del
o$eto del dito o del crdito! por e$emplo: los descuentos, intereses
y recargos estar"n acompa8ados del +C) respectivo mientras que los
cheques rechazados que se deiten no lo estar"n ya que constituyen
la reversin de un coro perciido con anterioridad.
7) RECIBO.
&l recio es un comproante que se emite como constancia de haer
reciido un pago determinado. &l pago es, por lo general, la
cancelacin de una oligacin anterior contrada con el emisor. &n
una compraventa mercantil, el emisor es el vendedor de un ien o
servicio, quien a su vez es el receptor del pago, y quien recie el
formulario, por lo general el original cuando es manual, es el
comprador que por otro lado es quien paga su compra.
=uando es emitido manualmente, el recio se presenta en talonarios
que contienen e$emplares por triplicado y de distinto color segn sea
original, duplicado o triplicado. &stos recios son, haitualmente
emitidos por los vendedores o los coradores cuando se encuentran
fuera de la localizacin de la organizacin a la que pertenecen.
&n camio, cuando los mismos se emiten en las localizaciones de la
organizacin del emisor, suelen ser emitidos por computacin. )l
respecto la legislacin fscal no posee e7igencias si los recios no
incluyen descuentos o adiciones al comproante que se cancela. &n
camio, si genera disminuciones o incrementos de los importes de los
comproantes que se cancelan, como intereses o recupero de gastos,
deen cumplir con e7igencias similares a las facturas y ser ?)1, ?J1
?=1 segn la condicin fscal del emisor. 'o ostante ello, esta
modalidad ha entrado en desuso y los incrementos o las
disminuciones ocurridas en una relacin comercial que no tengan por
origen una factura se respaldan en otro tipo de comproantes (notas
de dito o de crdito/ como los que se tratan precedentemente.
=uando en el recio no se incluye ningn concepto autnomo que
implique reduccin o incremento del crdito al cliente, el formulario
dee rotularse como tipo ?Q1 y la leyenda ?comproante sin inters
fscal1.
Los recios contienen la siguiente informacin preimpresa:
a/ +dentifcacin del emisor (nomre, domicilio/!
/ -atos de inscripcin fscales!
c/ La indicacin del tipo de comproante fscal (?)1, ?J1, ?=1
?Q1/!
d/ &spacio para indicar los comproantes que se cancelan!
e/ &spacio para detallar los valores que se recien!
f/ &spacio para (lugar/ y fecha de emisin!
g/ &spacio para la frma del representante del emisor que recie
los valores (corador, vendedor, ca$ero, tesorero, etc./
h/ %renumeracin del formulario!
i/ =alidad del e$emplar y la indicacin del destinatario (original
para el cliente, duplicado para el corador o el vendedor,
triplicado para el emisor, etc./.
La informacin con la que se completan los recios es:
a/ *echa de emisin del recio!
/ -etalle de los comproantes que se cancelan o a los que deen
ser aplicados (por e$emplo anticipo/!
c/ -etalle de los valores que se entreguen con la individualizacin
precisa (por e$emplo: si es cheque se indicar" fecha de emisin
yEo de vencimiento, anco girado, sucursal, nmero e importe.
) veces, si el mismo es de terceros se indica esta
circunstancia/.
Los recios, deido a su poder cancelatorio (e7tintor de deudas/,
deen ser emitidos con cierta cautela, en especial si el emisor A
vendedor o corador A no est" al tanto de la totalidad de la deuda,
sus datos est"n desactualizados, o ien el pago est" su$eto a alguna
condicin especial (descuento o recargo/. &n este sentido puede
ocurrir que un cliente pretenda incluir en el pago un descuento que
no corresponde u omitir un comproante para poder acceder a algn
enefcio, y el corador o el vendedor no disponga informacin
completa de la deuda o ien no tengan potestad para admitirlo o
convalidarlo. Gna vez consignado en el recio, la discusin y validez
de los descuentos u omisiones pueden derivar en conPictos que
enturien la relacin comercial. %or ello y para evitar este tipo de
situaciones, los recios suelen poseer informacin reducida o ien
desdolarse en dos comproantes: a/ recio provisorio y / recio
defnitivo.
&l recio provisorio, emitido por lo general en forma manual y como
contrapartida de los valores que se recien, no detalla los
comproantes que el cliente pretende cancelar sino slo la leyenda
?importe que se recie para aplicar a su saldo en cuenta corriente1 o
ien ?a cuenta de mayor cantidad1 pero s se detallan los valores que
se recien (efectivo, cheques, etc./. Ne entrega en mano al cliente.
&l recio defnitivo es emitido por quien tiene conocimiento del estado
del crdito del cliente y de la condicin de pago de los comproantes
involucrados (sectores de cuentas por corar o crditos y coranzas/.
&n este caso, luego de analizar la composicin del pago,
principalmente en cuanto al plazo de coro de los valores y del
acceso a los descuentos, emite el recio (por lo general por sistemas/
imputando el pago reciido a los comproantes que se cancelan con
el mismo. Baitualmente es enviado por correo.
La e7istencia de recio provisorio siempre oliga a la e7istencia de
recio defnitivo.
Ni ien la planilla de vencimientos de coranzas no es un formulario
en s mismo, es un au7iliar interno de los coradores y de los
vendedores que me$oran su funcin como tales toda vez que,
peridicamente, son emitidos por los sectores de cuentas por corar o
crditos y coranzas, detallando las fechas de vencimientos de las
facturas impagas o ien en loque (crditos con vencimientos de los
pr7imos 59, 69, M9 das/. -e este modo, los agentes nomrados
pueden planifcar adecuadamente gestin a la vez que toman
conocimiento de los montos cuyo coro deen procurar.
8) NOTA DE PEDIDO.
.eneralmente se denomina nota de pedido al comproante que se
emite ante el pedido de compra un cliente. Nuele adoptar otros
nomres tales como nota de venta, pedido, etc. &s emitido por el
vendedor e implica la voluntad de un cliente de adquirir determinados
ienes que ofrece aqul. %or ello es fundamental que la descripcin
de la mercadera sea precisa en cuanto al tem como a la cantidad y
su forma de presentacin para evitar errores.
&ste formulario es haitualmente manual cuando el vendedor visita al
cliente y toma el pedido de ste. &n estos casos se emite por
duplicado o triplicado, siendo el original frmado por el cliente para el
vendedor, el duplicado frmado por el vendedor para el cliente y el
triplicado permanece adherido al talonario para control de quien
interviene de parte del vendedor. Ne est" difundiendo en los ltimos
tiempos la toma del pedido en medio magntico mediante
dispositivos inform"ticos personales (computadoras port"tiles y los
memocolectores, denominados comnmente ?palm o handhelds1/ en
los que se ingresan los datos del pedido y son transmitidos al sistema
operativo central para su procesamiento. &sta ltima modalidad se
est" imponiendo, oviamente en aqullas actividades cuya
operatividad la admite, deido a la precisin de la toma del pedido: se
hace sore el producto y forma de presentacin correctos as como
sore la certeza de e7istencias del mismo pues los dispositivos suelen
estar conectados o ien actualizados recientemente, y por la
eliminacin de la transcripcin en la que el factor humano suele
provocar errores.
Rtras variantes en la toma de pedidos son: a/ el envo de fa7 o
correos electrnicos por parte del cliente al vendedor! / el pedido
telefnico del cliente! c/ el pedido del cliente accediendo a un sitio del
vendedor en internet! d/ por correo (que ha entrado en desuso
ltimamente superada por los nuevos medios de comunicacin/.
&s de hacer notar que la eliminacin de la transcripcin manual del
pedido es deseale para minimizar el tiempo de procesamiento as
como los errores, que implican aumento de costos administrativos.
%or ello la transmisin del pedido por medios magnticos as como el
origen o la conversin de este formulario en un archivo inform"tico
pueden, adem"s, permitir la emisin autom"tica , previos controles
de procesos , de la factura, el remito u otros comproantes internos
que agilizan el proceso adem"s de minimizar el costo implcito.
La nota de pedido alimenta el proceso de control formal para luego
ser procesada por los sectores de administracin de ventas o
facturacin para generar el procedimiento de ventas.
Los datos que contiene la nota de pedido, la cual dee llevar la
leyenda ?Q1 ya que carece de inters fscal, son:
a/ Los datos preimpresos del vendedor as como sus inscripciones
impositivas y previsionales!
/ 'mero de formulario preimpreso!
c/ &spacio para la frma de quien conforma!
d/ &spacio para el detalle de los ienes o los servicios que se piden
y, optativamente, los precios unitarios, parciales y totales.
Los datos con que se completan son:
a/ +dentifcacin del potencial comprador!
/ -etalle pormenorizado y e7acto de los ienes o los servicios
que se solicitan, su forma de presentacin y, de corresponder,
los precios unitarios, parciales y totales de los mismos.
c/ *echa proale de entrega!
d/ =ondicin de pago o lista de precios pertienente!
e/ Ni los ienes deen ser transportados, identifcacin del
transporte y de quin se har" cargo del Pete!
f/ Lugar de entrega de los ienes o si el cliente los retira del
domicilio del vendedor.
9) ORDEN DE COMPRA.
La orden de compra es la contracara de la precedente nota de pedido.
Kientras la nota de pedido es emitida por el vendedor para registrar
un pedido del comprador, la or%$' %$ co,(r" $s $,ii%" (or $#
co,(r"%or formalizando un pedido al vendedor.
La orden de compra se utiliza para compras de cierta importancia en
cuanto al monto o en cuanto a la trascendencia (por e$emplo un ien
de uso/ del ien o servicio que se pretende adquirir.
#anto la orden de compra como la nota de pedido constituyen,
pr"cticamente, la formalizacin del contrato de compraventa al que
se refere la legislacin civil y comercial constituyendo etapas
evolutivas posteriores al convenio propiamente dicho. )mos
formularios se asimilan a un co'r"o %$ co,(r"0$'" (or
"%-$si&' ya que si la otra parte acepta el pedido se formaliza el
contrato pero en las condiciones f$adas por el emisor del formulario.
La orden de compra suelen clasifcarse como ?mercaderas1 o ?no
mercaderas1 segn se utilicen para la compra de ienes de camio o
de otros elementos de consumo yEo uso para el comprador! y en
?mayores1 o ?menores1 segn se trate de importes signifcativos. Las
rdenes de compra se utilizan siempre en las compras formales, no
as en las compras telefnicas o verales, en los que la informalidad
priva sore la emisin de formularios pero por lo general stas
ltimas son de a$o monto y constituyen mecanismos haituales para
lo que se adquiere.
La emisin de una orden de compra es, haitualmente, el corolario de
una compulsa de precios entre distintos proveedores ya sea mediante
pedido de cotizaciones o concurso de precios, aunque tamin puede
ser un mecanismo de provisin previsto en contratos de
aastecimiento continuo o predeterminado. O la fnalidad en estos
casos es respaldar una compra en el sentido de que fue autorizada y
acompa8ar" a la factura que se presente al coro o ien de$ar
detallados precisamente los ienes y los servicios que se solicitan as
como las condiciones de entrega y de pago as como toda otra
circunstancia que afecte la compraventa.
La emisin de la orden de compra puede ser manual o por sistemas,
pero en la mayora de los casos se imprime fnalmente pues es un
documento que, frmado y aceptado, respalda la operacin que
origina. 'o ostante ello, hay casos actualmente en los que se
generan a travs de sitios de internet o ien se generan en sistemas
inform"ticos y son remitidos por correo electrnico o va sitios de
internet entre los contratantes. Los contratos de provisin tamin
son rdenes de compra pero no sistematizadas que se celeran entre
comprador y vendedor para asegurarse una relacin continua a lo
largo de un perodo de tiempo que e7cede la compra individual.
Los datos que contiene una orden de compra son, entre los
preimpresos en el formulario:
a/ +dentifcacin del vendedor!
/ +nscripcin fscal y previsional del vendedor!
c/ 'mero de formulario!
d/ #ipo fscal ?Q1, ya que no constituye una compraventa en s
mismo!
e/ &spacio para (lugar/ y fecha de emisin!
f/ &spacio para el detalle de las condiciones de entrega y de pago!
g/ &spacio para el detalle de los ienes o los servicios que se
solicitan!
h/ &spacio para la frma del comprador.
&ntre los datos que deen completarse fguran los indicados en los
puntos e/ a h/ precedentes con el mayor grado de descripcin y
detalle para asegurar la correcta interpretacin.
La cantidad de e$emplares fsicos que suelen emitirse son dos tres:
original para el vendedor, duplicado para el comprador y, en su caso,
triplicado para acompa8ar la factura cuando as se e7ige por normas
de control interno.
:) SOLICITUD DE COMPRA.
La solicitud de compra, denominada tamin pedido, solicitud de
aastecimiento, nota de reposicin y otros, es el formulario interno de
una organizacin mediante el cual el responsale de un almacn de
materias primas yEo materiales o de un depsito de productos
terminados o mercaderas de reventa, requiere la compra de
determinados elementos que pueden ser ienes de camio o no.
.eneralmente el destinatario de estos formularios son los
responsales de compras, quienes iniciar"n a partir de su recepcin el
procedimiento de compras.
%uede ser tradicional o ien virtual dependiendo del grado de
desarrollo tecnolgico de la organizacin. La cantidad de e$emplares
es "sicamente dos aunque puede ser mayor de acuerdo del dise8o
del procedimiento de reposicin o de compra. Los destinatarios son
oviamente el emisor del formulario, y detector de la necesidad, y
quien se encargar" de la compra del ien o servicio requerido.
;) PEDIDO DE COTI<ACIN.
&n el proceso de compras mayores, y a fn de tomar decisiones acerca
de la compra m"s conveniente para la organizacin, ya sea en precio,
calidad, cantidad o entrega, antes de emitir una orden de compra,
suelen emitirse los formularios conocidos como pedido de cotizacin.
&ste formulario es una invitacin a varios proveedores a ofrecer
determinados productos o servicios de acuerdo a las caractersticas
yEo condiciones que se detallan en el formulario y que generalmente
son coincidentes con las que luego se volcar"n a la orden de compra
ya es un estadio previo a la emisin de sta.
Los proveedores no est"n oligados a cotizar y se presume que lo
har"n si conviene a sus intereses. -e todos modos, es de estilo que
las cotizaciones de los proveedores invitados a ofrecer se entreguen
en sores cerrados y que los mismos se aran para conocer las
ofertas al mismo tiempo y, generalmente, en presencia de todos los
cotizantes si stos desean concurrir a dicho acto. &ste procedimiento
usca asegurar transparencia e igualdad de oportunidades a los
distintos proveedores que cotizan.
Kuchas veces, y sore todo en la administracin plica, los sores
que contienen los pedidos de cotizaciones de compras o
contrataciones de signifcacin son aiertos en actos plicos con la
presencia de escrianos y los proveedores a fn de garantizar la
igualdad de trato a stos. Non los que se presentan frente a lo que se
conoce como licitaciones plicas o concurso (plico o privado/ de
precios, a los que oligan todas las normas de contailidad plica y
algunas normas de control interno de grandes empresas.
&n camio, en compras menores o poco signifcativas, los pedidos de
cotizaciones suelen adquirir aspectos m"s informales, llegando
incluso a la compulsa telefnica. &n este caso las cotizaciones se
vuelcan a planillas comparativas, cuya evaluacin conduce a la
decisin de compra.
=) INFORME2 AVISO O NOTA DE RECEPCIN DE
MERCADER>AS.
&ste formulario es la contracara del remito, y a diferencia de ste, es
emitido por quien recie la mercadera o el servicio. &s un formulario
de circulacin interna pues en raras ocasiones trasciende al emisor y
es entregado al proveedor.
&l informe o nota de recepcin indica el ingreso de mercadera
comprada al inventario de la organizacin. &s considerado como la
?traduccin1 de la forma de denominar y codifcar los ienes que
posee el vendedor de los mismos al ?lengua$e1 interno del comprador.
&s, adem"s, un notifcador a los sistemas administrativos de la
llegada y puesta a disponiilidad de la mercadera comprada de modo
que los responsales de produccin, en las organizaciones
industriales, y de comercializacin, en las comerciales, tomen
conocimiento del ingreso.
%or otro lado, constituye un elemento insustituile en el sistema de
control interno por cuanto registra la llegada de la mercadera, la
condicin en que reciida, fecha y horario de la recepcin, el
responsale de su recepcin, control e incluso eventual rechazo as
como e$ecuta el alta en el inventario de la organizacin. #amin, es
utilizado como continuacin de la orden de compra previa y
precedente de la factura y posterior control y pago de la compra en
los procedimientos administrativos involucrados.
=uando es fsico, se emite haitualmente por triplicado o
cuadruplicado, pues un e$emplar es retenido por quien recie la
mercadera, otro acompa8a a las mercaderas rumo al estia$e en
depsito, el tercero es enviado $unto con el remito al "rea de cuentas
por pagar o proveedores, responsale del control de las compras, y
en, su caso, el cuarto e$emplar se remite al "rea de compras para el
seguimiento de las compras efectuadas. )lgunos sistemas prevn
vincular el informe de recepcin con la orden de compra, como se
comenta m"s arria, con lo cual no es necesaria la cuarta copia pues
la afectacin la efecta el sistema en lugar del sector de compras. &n
camio cuando es virtual, si ien es generado en los sistemas por las
"reas de recepcin, es accedido y modifcado en tiempo real por los
sectores intervinientes en el control (depsito, compras y cuentas por
pagar/.
La informacin que posee es similar a la del remito o factura
e7ternos:
a/ +dentifcacin preimpresa de la organizacin!
/ %renumeracin del formulario!
c/ &n los fsicos, indicacin de la copia!
d/ &spacio para la cantidad, descripcin y codifcacin de la
mercadera reciida!
e/ &spacio para indicar el proveedor remitente!
f/ &spacio para frma del recepetor!
g/ &ventualmente espacio para quien entrega la mercadera, sore
todo cuando es un tercero transportista.
1?) @OAA DE RUTA.
La ho$a de ruta es un formulario de circulacin interna o e7terna que
es emitido por los sectores de logstica o tr"fco de una organizacin
que tiene la funcin de ordenar la distriucin, transporte y entrega
de los ienes que vende. %uede ser realizada a travs de Pota propia
de transporte o por intervencin de terceros.
La fnalidad de este formulario es formular recorridos con criterio
econmico de reduccin de tiempos e inconvenientes que impacten
en el costo del transporte. &n el dise8o de los recorridos se tiene en
cuenta el orden de carga (y consecuentemente de descarga/ de los
ienes de camio en funcin del orden de recorrido, la uicacin de
destinos m"s cercanos, conciliacin de estos factores y otros (h"itos
y costumres/ con los horarios de recepcin de los clientes, todo ello
en con$uncin con el rgimen laoral del personal afectado al
transporte. &l o$etivo es reducir el costo del Pete as como evitar la
mayor cantidad de incidencias (roturas o prdidas/ en el via$e y
minimizar las posteriores devoluciones por parte de los clientes.
&s decir que el o$etivo es, "sicamente, planear una entrega de muy
a$o costo y que prevenga los costos futuros potenciales
(devoluciones o incumplimientos por defecto de entrega/.
Ne emite en dos e$emplares, haitualmente por sistemas pues e7isten
programas de logstica que, a partir de los pedidos a distriuir,
elaoran lotes econmicamente consistentes con los o$etivos f$ados.
Gna copia queda para el cargador frmada por el transportista, otra
para el transporte A fuere propio o tercerizado A frmada por el
cargador. ) veces en la etapa previa a la carga suelen intervenir los
denominados preparadores que, como su nomre lo indica, preparan
los pedidos de acuerdo a lo f$ado por tr"fco o logstica de modo que
la carga sea consistente con la posterior descarga.
Los datos que soporta son:
a/ +dentifcacin premipresa del vendedor!
/ 'umeracin preimpresa!
c/ +ndicacin de copia!
d/ &spacio para la fecha de carga y, en su caso, fecha sugerida de
descarga!
e/ -etalle de los pedidos que se cargan y que se distriuir"n,
identifcados por el nmero de remito o factura y los datos del
comprador que reciir" el pedido.
f/ +ndicacin del orden en que deer"n ser distriuidos!
g/ -atos indispensales para la entrega y descarga (por e$emplo
horarios del comprador/!
h/ &spacio para frma del transportista (y, en su caso, del cargador
y preparador/.
11) ORDEN DE PREPARACIN DE MERCADER>AS.
La orden de preparacin suele preceder y complementar la ho$a de
ruta pues consolida, programas inform"ticos especfcos mediante,
varios pedidos de distintos clientes que van a ser cargados
con$untamente y luego ser descargados sucesivamente.
La orden de preparacin facilita y reduce el tiempo de preparacin de
los pedidos al indicar al preparador todas las unidades de un mismo
producto que ser"n cargadas para distintos clientes y ordenarle un
recorrido de un solo sentido dentro de las uicaciones en las que
est"n estiadas las mercaderas con el o$etivo de que el proceso de
preparacin posea el costo m"s reducido posile.
&s un formulario de circulacin interna que se emite en una o dos
copias y que, en algunos sistemas, confrma la a$a defnitiva del
inventario de ienes de camio. &s emitido por sistemas, siendo una
copia para el preparador y otra para el cargador.
&ntre sus datos, fguran:
a/ +dentifcacin del preparador interviniente y del cargador que lo
har" luego!
/ -etalle de las mercaderas a ser cargadas y el orden en que
ser"n recolectadas dentro del depsito para un recorrido en
mnimo tiempo, sin recorridos repetidos!
c/ +ndicacin de los clientes a cuyos pedidos corresponden los
ienes y del orden en que ser"n cargadas en el transporte y
descargadas en ocasin de su entrega!
d/ &spacio para frma del preparador, del cargador y, en ocasiones,
del transportista.
&l orden de carga est" ntimamente ligado al orden que tendr" la
descarga y en funcin del tipo de transporte que se utilizar". %or
e$emplo, e7isten camiones de carga lateral y otros de carga trasera,
por lo que el orden de carga suele ser inverso al de descarga
posterior.
#amin hay otros factores que condicionan la carga, como ser: hay
productos que requieren contenedores especiales o ser refrigerados
durante su transporte y normas legales que no permiten que, por
e$emplo, productos de limpieza sean transportados sin aislacin de
productos comestiles.
12) ORDEN DE PABO.
La orden de pago es el documento interno, aunque en ocasiones sale
de la organizacin cuando se entrega al enefciario de un pago, que
notifca al sistema administrativo que una compra o un gasto ha sido
controlado y que pueden pagarse.
&s emitida, haitualmente por sistemas computarizados, por el "rea
de cuentas por pagar luego de controlar una compra o un gasto,
mediante la revisin de la orden de compra, el remito, el informe de
recepcin, la factura del proveedor y otros elementos, y haer
procedido a su contailizacin en el susistema de proveedores. La
orden de pago slo hailita una deuda para el pago, pero la
oportunidad y forma de ste es decidido luego en el "rea de fnanzas
o el sector de tesorera.
La orden de pago es emitida, como mnimo, por triplicado por el
sector de cuentas por pagar y los destinatarios son: a/ un e$emplar
acompa8a el lega$o de pago compuesto por la factura de compra, el
remito, el informe de recepcin y la orden de compra! / otro
e$emplar, que inicialmente tamin acompa8a al lega$o, es retenido
por ca$a o tesorera para contailizar el pago! c/ el tercer e$emplar
tiene como destinatario al enefciario del pago con la fnalidad de
informar la composicin del pago. &n algunos procedimientos
administrativos tamin se hace frmar al enefciario o quien retira el
pago en car"cter de acuse de entrega de los valores respectivos.
&s de hacer notar que la orden de pago frmada por el receptor del
pago no reemplaza al recio que dee emitir ste, y que muchas
organizaciones supeditan la entrega efectiva del valor a la entrega del
recio.
Los datos que contiene la orden de pago son:
a/ +dentifcacin del enefciario del pago!
/ -etalle de las facturas, notas de dito y de crdito que se
cancelan mediante este pago!
c/ *echa de emisin de la orden de pago
d/ +mporte ruto del pago!
e/ 2etenciones impositivas (+C), .anancias e +ngresos Jrutos
principalmente/ y previsionales (NGNN/ efectuadas!
f/ +mporte neto del pago!
g/ &spacio para el detalle de los valores con que se cancelar" el
pago (efectivo, cheques A propios o de terceros ,,
transferencias, depsitos, etc./
h/ *echa efectiva del pago!
i/ +mputacin contale del pago!
$/ &spacio para la autorizacin de la orden de pago!
@/ &spacio para quien efecta el pago!
l/ &spacio para frma del receptor del pago.
Bay procedimientos en los cuales la autorizacin de las rdenes de
pago se efecta por dos responsales e incluso tres. &llo es deido a
una $erarqua de autorizaciones en funcin de los importes de los
pagos. O en algunos sistemas de gestin computarizados las
autorizaciones se efectan mediante claves personales que se
insertan en programas especfcos. La introduccin de estas claves
hailita luego al pago de la orden de pago.
Ni ien lo que sigue no forma parte del formulario orden de pago, los
medios de pagos merecen tratarse $unto con ste deido a sus
connotaciones dentro de los procedimientos de pago y de coranzas.
Los medios de pago son las formas de cancelacin de crditos y
deudas utilizadas en las actividades econmicas que consisten
"sicamente en la transferencia de la propiedad del dinero por una
suma equivalente a los ienes y los servicios entregados a camio.
)ntes de analizar los diferentes tipos de pago, conviene repasar la
normativa legal y fscal relativa a medios de pago impulsada por el
comate a la evasin impositiva y al lavado de dinero. )ctualmente la
Ley F;.5:; , de %revencin de la &vasin *iscal,, f$a particularmente
los medios de pago admitidos, requisitos, sanciones y registraciones a
los fnes triutarios. La misma, reglamentada a nivel fscal mediante
las 2. ()*+%/ '3 4;:HE95! F99FE96 y modifcatorias, oliga a cancelar
los crditos y las deudas por medios ancarios o paraancarios que
generan registros de los mismos. *iscalmente la )*+%,-.+ oliga a
quienes efectan los pagos a utilizar, por encima de los )2S 4.999 en
efectivo o su equivalente en moneda e7tran$era, algunos de los
siguientes medios:

a/ -epsitos en cuentas de entidades fnancieras.
/ .iros o transferencias ancarias.
c/ =heques o cheques cancelatorios:
+. =heque comn: a nomre del emisor de la factura o
documento equivalente y cruzado. &n el anverso del mismo
deer" consignarse la leyenda 0para acreditar en cuenta0, de
acuerdo con lo dispuesto en el )ne7o +, artculo :6 y
concordantes, de la Ley 'T F:.:;F y sus modifcaciones (slo
podr"n contener la cantidad de endosos determinados por el
J=2)/
++. =heque de pago diferido: a nomre del emisor de la
factura o documento equivalente y cruzado (slo podr"n
contener la cantidad de endosos determinados por el J=2)/.
+++. =heque cancelatorio: a nomre del emisor de la factura
o documento equivalente (nicamente admiten -RN (F/
endosos nominativos/
d/ #ar$eta de crdito, compra o dito.
e/ *actura de crdito.
f/ Rtros procedimientos que e7presamente autorice el %R-&2
&U&=G#+CR ')=+R')L.
&stos medios de pago rigen sore operaciones que los contriuyentes
o responsales realicen en su car"cter de compradores de ienes
mueles, locatarios o prestatarios y si no son oservados no surtir"n
efectos entre partes ni frente a terceros y no ser"n computales como
deducciones, crditos fscales y dem"s efectos triutarios que
correspondan al contriuyente o responsale, an cuando stos
acreditaren la veracidad de las operaciones. Ner" causal sufciente
para impugnar el cmputo de deducciones, crditos fscales y dem"s
efectos triutarios de inters del contriuyente yEo responsale, los
pagos que se efecten sin emplear los medios o procedimientos de
cancelacin en la forma y condiciones estalecidas en la presente. )l
respecto astar" la simple intimacin de pago de la diferencia que
genera en el resultado de las declaraciones $uradas el cmputo
mencionado.
&s decir que las compras y los gastos que se cancelen sin respetar la
utilizacin de los medios de pago precedentes no podr"n deducirse
del impuesto a las ganancias de quien efecte el pago , comprador ,
ni el crdito fscal de +C) incluido podr" computarse a su favor. -e all
que revista singular importancia la contemplacin de estas normas en
los procedimientos de pago.
)ctualmente, los medios de pago m"s utilizados por las
organizaciones comerciales e industriales son el cheque y las
transferencias ancarias, medios lcitos segn las normas fscales.
&l cheque, genricamente, es una orden de pago (no confundir con el
comproante administrativo analizado/ simple y pura de una persona
fsica o $urdica que ordena a un anco en el cual posee fondos
depositados a su orden o ien cuenta con autorizacin para girar en
descuierto, una determinada cantidad de dinero a favor del
enefciario. =uando el espacio para el enefciario se encuentra en
lanco o posee la leyenda ?al portador1 el cheque es transmisile
mediante la simple entrega. &n camio si en ese espacio consta el
nomre de alguna persona fsica o $urdica, el cheque slo podr" ser
transmisile mediante endoso, que consiste en la frma al dorso del
cheque y que est" limitado a dos endosos por cada cheque. =uando
el tenedor del cheque desea corarlo, podr" presentarse en el anco
girado con su documento de identidad (si es persona fsica/ o con el
estatuto social (si es el representante legal de una persona $urdica/ a
corar el importe del cheque en dinero en efectivo o ien depositarlo
en una cuenta aierta en una entidad fnanciera. )ctualmente e7iste
una restriccin legal para los ancos para pagar cheques en
ventanilla hasta S ;9.999.
&n camio si el cheque est" emitido sin enefciario, al portador o a
nomre de determinada persona y se encuentra cruzado, es decir con
dos lneas transversales colocadas en el "ngulo superior izquierdo del
cheque, el mismo no podr" ser corado en ventanilla del anco en
efectivo y deer" ser depositado en una cuenta ancaria.
Ni en lugar de estar cruzado se encontrare emitido a nomre de
determinada persona con la leyenda ?no a la orden1 a continuacin,
este cheque no puede ser trasmitido por medio de endoso y
forzosamente dee ser corado por el enefciario, personalmente en
ventanilla o mediante depsito ancario en cuenta propia.
%or ltimo, si el cheque estuviere emitido a nomre de determinada
persona con la cl"usula ?no a la orden1 y cruzado, slo podr" corarse
deposit"ndolo en una cuenta ancaria a nomre del enefciario y sin
posiilidad de endoso. La frma al dorso del depositante o ltimo
tenedor del cheque no es considerado endoso a los efectos del
cmputo como tal.
-esde el punto de vista de los tipos de cheques, el cheque comn, es
el que posee fecha de emisin en la parte superior y dee ser
corado, en ventanilla o mediante depsito, dentro de los 59 das
corridos contados a partir de la fecha de emisin.
&l cheque de pago diferido, en camio, posee dos fechas: la de
emisin y la de vencimiento. Vsta ltima dee uicarse entre el da
siguiente al de emisin (no puede coincidir con sta/ y los 569 das
susiguientes corridos contados a partir de la fecha de emisin. %ara
poder corarlo hay un plazo 59 das corridos contados a partir de la
fecha de vencimiento del mismo.
&l cheque cancelatorio es un cheque que se utiliza cuando el emisor
no posee cuenta ancaria y dee hacer un pago superior a los )2S
4.999 o su equivalente en moneda e7tran$era. %ara ello adquiere en
un anco el cheque cancelatorio entregando el dinero en efectivo
equivalente. &sta modalidad se utiliza generalmente en la compra de
inmueles por parte de personas que no se encuentran ancarizadas,
lo cual hoy es poco comn.
Rtra opcin que se utiliza cada vez m"s frecuentemente y que ya ha
sido adoptada por las autoridades fscales ()*+%,-.+ y organismos
provinciales como el )%+ en Nanta *e, el )2J) en la provincia de
Juenos )ires, etc./ para el pago de impuestos, es la transferencia
electrnica de fondos que consiste en la transferencia de una cuenta
ancaria de un anco a otra en el mismo u otro anco del mismo
emisor o de un enefciario distinto, sin la emisin de cheques. &stas
operaciones se realizan desde sitios virtuales de los ancos en
internet, de ca$eros autom"ticos o de entidades fnancieras
hailitadas para intermediar en este tipo de transferencias (como
+nteran@ing o Lin@pagos/ las cuales, a su vez, est"n asociadas a
ancos. Las transferencias electrnicas pueden efectuarse en el
momento de ordenarlas o programarlas con fecha futura. ) partir del
momento en que se ordenan suelen tardar hasta :I horas h"iles
para ser acreditada en la cuenta de destino.
Los difundidos ditos autom"ticos en cuentas ancarias forman
parte de las transferencias electrnicas de fondos programadas,
mientras que los ditos autom"ticos a travs de tar$etas de crdito o
de compra son una variante de las compras con tar$etas de crdito.
Rtras formas de transferir fondos sin utilizar dinero en efectivo o
cheque, es mediante la utilizacin de tar$etas de dito, pero esta
modalidad no es utilizada frecuentemente por las organizaciones sino
por los individuos.
-os modalidades, otrora utilizadas frecuentemente, de transferir
fondos son el giro postal nacional y la orden de dinero internacional
(international money order/ pero que han ido entrando en desuso a
partir de la difusin de las formas descriptas precedentemente.
%or ltimo, a fn de administrar fnancieramente algunos gastos,
especialmente los de via$es, y propender al me$or control de los
mismos, las organizaciones suelen utilizar tar$etas de crdito
corporativas que hacen emitir a nomre de su personal $er"rquico
para afrontar gastos que le demanda el cumplimiento de sus
funciones.
14) VALE DE SALIDA DE MATERIALES.
&n las empresas industriales o de servicios, principalmente, que
poseen almacenes de materias primas, materiales o insumos, se
utilizan un formulario llamado genricamente vale de (salida de/
materiales o de materias primas. &l mismo respalda la salida del
depsito o almacn de determinados ienes con destino al proceso
productivo, de mantenimiento de equipos o al insumo en la
prestacin de servicios.
&s emitido por el responsale del almacn o depsito y contra
entrega del ien es frmado por el receptor del mismo. &ntre otros
datos indica la cantidad y descripcin del ien, el destino, la fecha y
los datos y frma del que entrega y del que recie el mismo.
&n ciertos sistemas computarizados provocan la a$a del ien en una
uicacin y el alta del mismo en otra, a fn de alimentar inventario
permanente yEo costeo directo.
17) MINUTA CONTABLE.
La minuta contale es el respaldo de registraciones conocidas como
asientos que se emiten para contailizar una determinada operacin,
a$uste, devengamiento o hecho que dee ser captado por el sistema
de informacin contale. &7plica revemente el origen de la
registracin, las cuentas imputadas, el sentido de la imputacin y los
importes. Baitualmente es autorizado por el superior responsale de
quien lo emite antes de ser ingresado al sistema. %uede o no tener
respaldo documental adicional dependiendo del tipo de operacin que
se pretenda rePe$ar.
18) RECIBO DE SUELDOS.
&l recio de sueldos es el comproante que detalla la composicin de
las remuneraciones que se liquidan a un empleado en relacin de
dependencia por parte de una organizacin, que en esta relacin se
denomina empleador.
&l mismo respalda el importe que se paga peridicamente
(generalmente por quincena o por mes/ al empleado y es a la vez
constancia de haer reciido el importe. 'o ostante la frma del
recio por parte del empleado en se8al de conformidad, ste puede
efectuar reclamos al empleador si considera que sus haeres no han
sido liquidados correctamente.
)dem"s de los importes de las remuneraciones, se detallan los
aportes personales del empleado que se retienen con destino al
sistema $uilatorio, ora social, sindicato, mutual y otros, algunos con
car"cter oligatorio y otros de ndole voluntario.
) partir de la ancarizacin del pago de sueldos, que consiste en la
transferencia ancaria de dicho importe desde la cuenta ancaria del
empleador a la cuenta ancaria del empleado, m"s conocida como
?cuenta sueldo1, la frma del recio de sueldos ha pasado a segundo
plano, pues la acreditacin del importe del sueldo en tiempo (;3 da
h"il inmediato posterior a la fnalizacin del perodo que se liquida/ y
forma implica constancia de haer perciido el importe, an cuando
el empleado no retire el dinero de la cuenta pues sta es de lire
disponiilidad.
)nte esta circunstancia el recio de sueldo ha pasado a ser un
formulario meramente informativo por parte del empleador al
empleado.
MODELOS SIMPLIFICADOS DE FORMULARIOS.
=omo complemento del presente te7to, se acompa8an im"genes de
algunos e$emplos simplifcados de formularios a fn de perfeccionar la
comprensin de las descripciones precedentes.
&s de hacer notar que los formularios pueden adoptar formas y
contenidos diversos en funcin de su utilidad "sicamente
informativa y de respaldo a las operaciones econmicas en las que se
aplican, y que, salvo las disposiciones legales comentadas
revemente en cada caso, pueden sufrir variaciones signifcativas.
=omo en todo comportamiento social, los formularios han ido
variando de acuerdo a las necesidades de los usuarios, de las
actividades que stos desarrollan, de los usos y costumres e
impregnados de la cultura imperante. Los formularios e7istentes no se
agotan en los que se comentan sino que stos pretenden ofrecer un
resumen de los m"s comunes y frecuentes en el medio en que nos
desenvolvemos.
-./-0 elaborado por el )ont. Aroldo *aineri en 1osario en *ayo 2344.
)5-.61A 6. 7!7-.*A7 A6*!8!7-1A-!"07
.7)+.LA 6. A6*!8!7-1A)!98
:A)+L-A6 6. )!.8)!A7 .)089*!)A7 ; .7-A6<7-!)A 6. 107A1!0

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