Estructura organizativa de la Gestin financiera

Los temas siguientes describen cmo definir la estructura organizativa de la sociedad GL en los
componentes Deudores (FI-AR), Acreedores (FI-AP) y Libro mayor (FI-GL).

Estructura organiz.de Gestin financiera:
Resumen
En el Sistema R/3, pueden utilizarse unidades organizativas externas e internas para representar la
estructura organizativa de la sociedad GL. Las unidades organizativas externas responden
generalmente a finalidades externas y son, a menudo, legalmente obligatorias (unidades
organizativas legales). Los balances y cuentas de prdidas y ganancias se elaboran para satisfacer
dichos requisitos legales. Las dems unidades organizativas son de uso interno.
Si se utilizan otras aplicaciones distintas a FI, puede buscarse informacin sobre la estructura
organizativa de estas aplicaciones en la documentacin respectiva.
Se definen unidades organizativas bajo Estructura de la empresa en la gua de implementacin.
Configurar sistema mediante gua de
implementacin
Ciertas parametrizaciones del sistema se efectan mediante la gua de implementacin (IMG).
La informacin siguiente remite a la gua de implementacin de referencia de SAP. Si se trabaja
con una gua de implementacin para la empresa o con proyectos propios, puede haber vas de
acceso ligeramente distintas de las listadas a continuacin.
En la gua de implementacin de referencia de SAP hay un listado de todas las actividades que
deben llevarse a cabo para configurar el Sistema R/3 de SAP.
Se pueden ejecutar las funciones y visualizar la documentacin acerca de estas funciones desde la
estructura de la gua de implementacin.
Para obtener ms informacin acerca de las parametrizaciones del sistema (descripciones de las
funciones y manuales de instruccin), vase el manual FI Gua de implementacin.
Estructuras organizativas en el Sistema R/3
En el Sistema R/3, cada rea empresarial puede definir su propia estructura, que es en un principio
independiente de todas las dems empresas. Por ejemplo, Ventas y distribucin definir las
organizaciones de ventas, los canales de distribucin y los sectores (grupos de productos). Del
mismo modo, el departamento de compras definir las organizaciones de compras, los niveles de
evaluacin, los centros y los almacenes. En Gestin financiera (FI) debe definirse una estructura
adicional (independiente) que satisfaga los requisitos de contabilidad externos. Esta estructura se
representa mediante la sociedad o sociedad GL.
El balance y la cuenta de prdidas y ganancias se preparan para la sociedad o sociedad GL:
reas empresariales y estructuras organizativas
rea empresarial Estructura organizativa
Ventas y distribucin Organizacin de ventas
Gestin financiera Sociedad
Logstica Organizacin de compras
Controlling Sociedad CO
Recursos humanos Grupos de personal

Los datos generales utilizados por todas las sociedades, y por las organizaciones tanto de ventas
como de compras, por ejemplo, se guardan en un nivel superior, es decir, en el nivel de
mandante. Esto significa que los datos vlidos para todas las reas empresariales slo deben
guardarse una vez.
A continuacin se describen las unidades organizativas en FI. Para obtener informacin adicional
acerca de las estructuras organizativas de otras reas empresariales en el Sistema R/3, vanse los
manuales sobre estos componentes de aplicacin.
Integracin del Sistema R/3
Las aplicaciones individuales en el Sistema R/3 estn plenamente integradas. Todos los datos que
se utilizan en las aplicaciones se guardan en el nivel de mandante. Secciones de los registros
maestros de deudores y acreedores, por ejemplo, se guardan de modo centralizado y se utilizan en
las aplicaciones Gestin financiera (FI), Comercial (SD) y Gestin de materiales (MM).
Los datos tambin se intercambian entre las aplicaciones individuales para que las operaciones no
tengan que introducirse ms de una vez. Por ejemplo, las facturas contabilizadas en SD se
transfieren a FI y los datos introducidos en FI se transfieren a otros componentes de aplicacin. Si,
por ejemplo, se emplea la Contabilidad de centros de coste (CCA), es posible especificar
directamente un centro de coste al introducir un documento en el que se contabiliza el importe
registrado en la partida individual.
Todas las reas empresariales en el Sistema R/3 pueden definir su propia estructura. Para que los
datos puedan transferirse de un componente de aplicacin a otro, debe especificarse el modo en
que cada estructura debe derivarse de las dems. Esta informacin slo debe introducirse una vez
en el sistema. En el momento de transferir los datos no hacen falta nuevas especificaciones. Estas
especificaciones deben introducirse para las siguientes reas empresariales, all donde se
implementen:
Comercial
Gestin de materiales
Controlling
Recursos humanos
Tesorera
La siguiente figura muestra el entorno organizativo de la sociedad:

Los siguientes temas describen la asignacin de sociedades a unidades organizativas en el
Controlling, puesto que se debe preparar esta transferencia de datos a FI. La asignacin de
unidades organizativas desde otras aplicaciones a FI se describe en la documentacin de las otras
aplicaciones.

El mandante
El mandante constituye el nivel jerrquico superior en el Sistema R/3. Las especificaciones que se
hacen o los datos que se introducen en este nivel son vlidos para todas las sociedades y para
todas las estructuras organizativas, evitando tener que introducir esta informacin ms de una vez.
La actualizacin centralizada de esta informacin asegura datos estandarizados.
Cada mandante es una unidad independiente con registros maestros separados y un set completo
de tablas. Una clave de mandante se utiliza en todos los registros maestros, lo que garantiza que
se guarden por mandante.
Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran al sistema. De esta forma
facilitan al sistema el mandante con el que desean trabajar. Tanto el almacenamiento de todas las
entradas efectuadas como el anlisis y proceso electrnico de datos se realizan por cliente. Esto
significa que en una ejecucin de reclamacin no pueden incluirse cuentas de deudores de
diferentes mandantes.
La autorizacin de acceso se asigna por mandante. Debe crearse un registro maestro de usuario
para cada usuario, en el mandante en el que desee trabajar.

El Sistema R/3 se suministra con los mandantes 000 y 001, que ya contienen
valores de propuesta. Para ms informacin, vanse los captulos sobre el tema
"Configuracin de mandantes" en el Customizing. Estos captulos se seleccionan
automticamente al crear proyectos de implementacin (guas de implementacin
para la empresa, IMG de proyecto).

Representacin de la estructura organizativa
legal
Las circunstancias en las que una empresa debe llevar las cuentas y elaborar un balance y una
cuenta de prdidas y ganancias se hallan legalmente estipuladas. Todas las sociedades GL deben
disponer de una unidad organizativa que represente su vertiente legal. Los crditos de deudor, por
ejemplo, dependen de esta estructura organizativa.
Los niveles organizativos para los que existen estos requisitos estn representados por dos
unidades organizativas: sociedad y sociedad GL.
La sociedad GL
La sociedad

La sociedad GL
Una sociedad GL es la unidad organizativa ms pequea en la que pueden crearse cierres
individuales, tales como balances y cuentas de prdidas y ganancias, conforme al derecho
mercantil correspondiente.
Un cierre de una sociedad GL tambin es la base de un cierre del grupo, creado all donde se
consolidan las sociedades GL. El tema "Consolidacin a nivel de sociedades GL legalmente
independientes" es tratado en la documentacin sobre Consolidacin.
Una sociedad GL puede incluir una o ms sociedades.
Aunque pueden utilizar distintas monedas, todas las sociedades definidas para una sociedad GL
deben funcionar utilizando el mismo plan de cuentas y el mismo ejercicio.

La sociedad
Antes de poder utilizar los componentes de aplicacin Deudores (FI-AR), Acreedores (FI-AP) y
Libro mayor (FI-GL), es necesario disponer de una sociedad como estructura mnima. Todas las
dems unidades organizativas, tales como sociedad GL o divisin, son opcionales.
La sociedad es la unidad organizativa ms pequea a la cual corresponde un set de cuentas
independiente y completo para finalidades externas de gestin de informes. Esto incluye la entrada
de cualquier operacin sujeta a contabilizacin y la creacin de todas las partidas para cierres
individuales legales, tales como el balance y la cuenta de prdidas y ganancias.
Puede configurarse ms de una sociedad por cliente, lo que permite llevar a cabo la contabilidad
de varias sociedades GL distintas simultneamente. Debe crearse una sociedad como mnimo.
En el Sistema R/3, una sociedad GL legalmente independiente es representada generalmente por
una sociedad. Sin embargo, la definicin de la sociedad tambin implica una unidad de operacin
dependiente conforme al derecho mercantil. Esto es necesario, por ejemplo, si esta unidad de
operacin se halla en otro pas y, por lo tanto, tiene que satisfacer sus requisitos fiscales y de
moneda.
En la Gestin financiera, las operaciones siempre se introducen, graban y procesan en el nivel de
sociedad. Del mismo modo, las cuentas siempre se gestionan en el nivel de sociedad. Los niveles
adicionales pueden crearse utilizando estructuras organizativas internas. Todas las
especificaciones de una sociedad GL, tales como el modo en que deben realizarse los pagos, se
establecen en el nivel de sociedad.
Los registros maestros de deudor y acreedor tienen un rea de sociedad que contiene datos
nicamente relevantes para la sociedad. Esto incluye, por ejemplo, datos que representen las
relaciones empresariales entre la sociedad y un deudor o acreedor. Las condiciones de pago que
deben aplicarse para cada deudor o acreedor se asignan en el rea de sociedad del registro
maestro.
Cada registro maestro de cuenta de mayor contiene datos (en el rea de sociedad) necesarios
para llevar a cabo la contabilidad de dicha sociedad, por ejemplo, la moneda en que debe
gestionarse la cuenta. En el plan de cuentas se encuentran las especificaciones generales para el
registro maestro de la cuenta de mayor (tales como si la cuenta de mayor es un balance o una
cuenta de prdidas y ganancias) vlidas para varias sociedades. Aunque cada sociedad utiliza slo
un plan de cuentas, ste puede ser utilizado por ms de una sociedad.
Para mas informacin,
vase:
Definicin de una sociedad
Evaluaciones de la
sociedad
Sociedades y sociedades
CO



Definicin de una sociedad
Las sociedades se definen introduciendo (bajo una clave) el nombre, la direccin y la moneda
nacional de la sociedad en el sistema.
La clave que representa la sociedad es alfanumrica y est formada por un mximo de cuatro
caracteres. La clave indica una sociedad individual y debe introducirse cuando se contabiliza una
operacin o se crean datos maestros para una sociedad especfica.
La direccin es necesaria para la correspondencia y se incluye en los informes de evaluacin, tales
como la declaracin de IVA. Debe especificarse una moneda para cada sociedad. Las cuentas se
gestionan en la moneda nacional (local) y el sistema convierte los importes contabilizados en
moneda extranjera a dicha moneda local.
Tambin debe indicarse una clave de pas y una clave de idioma para cada sociedad. La clave de
pas especifica qu pas se considera el pas de origen. El sistema interpreta todos los dems
pases como extranjeros. Esto reviste importancia en las operaciones o los pagos, ya que hacen
falta diferentes formularios para los pagos exteriores y el sistema soporta distintos formatos para
las direcciones relativas a correspondencia con el extranjero.
Debe introducirse una clave de idioma para que el sistema pueda crear textos automticamente en
el idioma correcto, por ejemplo, cuando se extienden cheques.


Evaluaciones de la sociedad
Los informes externos ms importantes en el nivel de sociedad son el balance, la cuenta de
prdidas y ganancias y la declaracin del IVA. Encontrar ms informacin sobre estos informes
en FI Cierre y gestin de informes.
Para ms informacin sobre consolidacin de sociedades, consulte la documentacin de
Consolidacin.
Sociedades y sociedades CO
Si se implementa el componente de aplicacin Controlling (CO), las contabilizaciones en clases de
costes primarios se imputan directamente a centros de coste u rdenes, siempre y cuando se
especifique un centro de costes o una orden al introducir el documento.
El Controlling dispone de su propia estructura organizativa y deben definirse las sociedades CO.
Cada centro de coste se asigna a una sociedad CO.
Si al introducir un documento en la Gestin financiera se especifica que se ha contabilizado en una
cuenta en CO (como un centro de coste o una orden interna), el sistema tiene que poder identificar
una sociedad CO para poder transferir los datos a CO. Por esta razn, es importante especificar
cmo debe determinarse la sociedad CO adecuada.
La relacin entre la sociedad y la sociedad CO no tienen por qu tener una correspondencia uno a
uno. La relacin entre dichas sociedades puede definirse como sigue:
La sociedad puede corresponder exactamente a una sociedad CO (vase la siguiente
figura, 1).
A una sociedad CO pueden corresponder varias sociedades (vase la siguiente
figura, 2).

Es posible determinar la sociedad CO en funcin de la sociedad asignando la sociedad CO
directamente a la sociedad.
Puede buscar ms informacin sobre las estructuras organizativas del Controlling en la
documentacin para esta aplicacin.
Estructuras organizativas internas
Adems de las estructuras organizativas necesarias para satisfacer determinados requisitos
legales, existen otras estructuras, como divisin, rea de control de crditos y rea de reclamacin,
que son slo para finalidades internas.
Estas estructuras son opcionales y se explican en los siguientes temas:
La divisin
El rea de control de crditos
El rea de reclamacin

La divisin
El Sistema R/3 permite definir una unidad organizativa en la que pueden gestionarse por separado
cifras de movimientos de las cuentas de mayor. La informacin puede utilizarse para evaluaciones
internas propias. Esta unidad organizativa es la divisin. Se trata de una unidad (aparte) para la
que pueden prepararse un balance y una cuenta de prdidas y ganancias internos. Las divisiones
son puramente una estructura organizativa interna y no se emplean en la gestin de informes
externa. Deben definirse divisiones si se desea preparar balances y cuentas de prdidas y
ganancias para reas internas y sociedades.
No todos los requisitos vlidos para balances y cuentas de prdidas y ganancias de la sociedad se
aplican tambin a balances y cuentas de prdidas y ganancias requeridos para finalidades
internas. Dichos requisitos slo deben cumplirse para balances y cuentas de prdidas y ganancias
internos en los que se realiza un gran nmero de contabilizaciones. No son necesarios para la
gestin de informes interna.
Informes en el nivel de divisin
Los dos informes de divisin ms importantes son el balance interno y la cuenta de prdidas y
ganancias interna. La gua FI Cierre y gestin de informes describe cmo crear estos informes en
el nivel de divisin.
Para ms informacin sobre la consolidacin de divisiones, vase la documentacin sobre
Consolidacin.
Para informacin detallada sobre las divisiones en el Sistema R/3, vase la documentacin
FI. Contabilidad de divisines.
Vase tambin:
Definicin de una divisin
Definicin de una divisin
Las divisiones pueden definirse independientemente de otra estructura de rea empresarial (como
Ventas y distribucin y Compras) introduciendo una clave alfanumrica de cuatro caracteres y
el nombre de la divisin.
Para contabilizar en una divisin en particular, debe indicarse la clave correspondiente en el
campo Divisin al introducir la operacin. Ahora bien, la divisin tambin puede ser derivada de
otras imputaciones, como el centro de coste. Para hacerlo tiene que definir la divisin en el registro
maestro del centro de costes. En esta instancia no es necesario hacer una entrada en la partida
individual. Para ms informacin sobre este tema, vase la documentacin sobre la aplicacin
Controlling.
El sistema actualiza los saldos de cuenta de mayor por separado, en funcin de la divisin. La
divisin se almacena en las partidas individuales y puede emplearse para finalidades de gestin de
informes.
Las divisiones definidas son vlidas para todas las sociedades. Por lo tanto, deben tener el mismo
significado en todas las sociedades. Si se introduce un documento interno, puede contabilizarse en
diferentes divisiones en todas las sociedades. Como resultado, es posible cualquier combinacin
de sociedad y divisin.

Si se desea preparar un balance y una cuenta de prdidas y ganancias por divisin, es necesario
asegurarse que el campo Divisin aparezca en todas las partidas individuales. Para ello, debe
especificarse en el sistema que se desea preparar balances de divisiones para una sociedad.
Si un campo es obligatorio u opcional debe determinarse mediante el grupo de campos en el
registro maestro de la cuenta de mayor. Para ms informacin sobre grupos de campo, vase el
documento FI Libro mayor.


El rea de control de crditos
Un rea de control de crditos es una unidad organizativa para especificar y controlar los limites de
crdito de los deudores. Un rea de control de crditos puede incluir una o ms sociedades. No es
posible dividir una sociedad en varias reas de control de crditos.
Para informacin detallada sobre reas de control de crditos, vase el documento FI Gestin de
crditos.
Definicin de un rea de control de crditos


Definicin de un rea de control de crditos
Un rea de control de crditos se define segn las reas de responsabilidad de control de crdito.
Para cada rea de control de crditos en el sistema, introduzca una clave, un nombre y
la moneda en la que debe gestionarse el lmite de crdito en el rea de control de crditos. Se
selecciona una clave alfanumrica de cuatro caracteres. En el ms sencillo de los casos, cada
sociedad corresponde a un rea de control de crditos. En este caso, recomendamos utilizar la
misma clave, tanto para el rea de control de crditos como para la sociedad.
Cada rea de control de crditos efecta el control de crditos de una o ms sociedades y, para
ello, la sociedad debe asignarse al rea de control de crditos correspondiente.
Asignacin de deudor y de rea de control de crditos

Pueden crearse deudores en distintas sociedades. El responsable del rea de control de crditos
de un deudor determinado depende del rea de control de crditos a la que se asigna la sociedad.
A los deudores creados en sociedades con un rea de control de crditos comn los controla dicha
rea de control en lugar de la sociedad.
Si se crea un deudor en varias sociedades asignadas a diferentes reas de control de crditos, se
gestiona un lmite de crdito separado para cada deudor en cada una de las distintas reas de
control de crditos.

El rea de reclamacin
Toda la informacin necesaria para llevar a cabo la gestin de impagados se describe en FI
Deudores y acreedores. A continuacin se describe la funcin del rea de reclamacin y cmo
organizar la gestin de impagados.
Generalmente, la gestin de impagados se lleva a cabo por sociedad. En este caso, no es
necesario definir reas de reclamacin.
Las reas de reclamacin se utilizan cuando en una sociedad existen varias unidades
organizativas responsables de la gestin de impagados. Estas unidades organizativas se
representan en el Sistema R/3 mediante reas de reclamacin. El rea de reclamacin puede
corresponder, por ejemplo, a un sector, un canal de distribucin, una organizacin de ventas o una
divisin. Entonces el procedimiento de reclamacin se controla y se ejecuta por rea de
reclamacin.

Se establece un rea de reclamacin separada para cada uno de los sectores,
Fertilizantes y Plsticos. Si un deudor recibe mercancas del sector Fertilizantes,
pero tambin compra del sector Plsticos, puede recibir reclamaciones de dos
reas de reclamacin.

Si utiliza reas de reclamacin, puede
definir procedimientos de reclamacin diferentes para las reas de reclamacin. Vase reas de
reclamacin y distintos procedimientos de reclamacin.
utilizar el mismo procedimiento de reclamacin para varias reas de reclamacin. Vase Varias
reas de reclamacin y un procedimiento de reclamacin.

Es posible efectuar reclamaciones a deudores y a acreedores. Es posible reclamar
a los deudores si stos no han reembolsado abonos.
reas de reclamacin y diferentes procedimientos de reclamacin
Varias reas de reclamacin y un procedimiento de reclamacin
reas de reclamacin en la partida individual


reas reclamacin y dif.procedim.reclamacin
Cada rea de reclamacin puede definir su propio procedimiento de reclamacin. El procedimiento
de reclamacin determina, entre otras cosas, cuntas veces se reclama, el nivel ms alto de
reclamacin y el perodo de carencia que debe tenerse en cuenta al realizar la gestin de
impagados.

Las reas de reclamacin de los sectores Fertilizantes y Plsticos tienen definido
su procedimiento de reclamacin propio. Un deudor que recibe mercancas de
ambos sectores recibe una reclamacin al cabo de 10 das del sector Fertilizantes,
y al cabo de 14 das, del rea de reclamacin del sector Plsticos.
Debe especificar el rea de reclamacin a la que pertenecen los deudores o los
acreedores mediante los registros maestros de deudores y acreedores. Para ello
debe introducir el rea de reclamacin y el procedimiento de reclamacin en el
registro maestro.

Varias reas reclam.y un procedimiento de
reclam.
Si se desea utilizar reas de reclamacin pero slo un procedimiento de reclamacin, slo debe
introducirse este procedimiento en el registro maestro de deudor o acreedor. No es necesario
definir un procedimiento de reclamacin para cada rea de reclamacin (en el registro maestro)
dado que el sistema determina automticamente el procedimiento de reclamacin correcto a partir
del rea de reclamacin introducida en las partidas individuales.
reas de reclamacin en una partida individual
Para que las partidas individuales puedan asignarse a un rea de reclamacin, debe introducirse
un rea de reclamacin en la partida individual del deudor o del acreedor. Dicha rea de
reclamacin puede introducirse en el campo adecuado durante la entrada de documento o
transferirse desde otras operaciones.
No puede realizarse ninguna entrada en el campo rea de reclamacin a no ser que ya exista en la
pantalla de entrada de la partida individual del deudor o del acreedor. Para poder asegurarse de
que existe este campo, es necesario especificar que la reclamacin debe llevarse a cabo por rea
de reclamacin.
El rea de reclamacin se guarda en la partida individual. Por otra parte, el ltimo nivel y la ltima
fecha de reclamacin se graban (por rea de reclamacin) en el registro maestro del deudor o del
acreedor. Si no se han especificado reas de reclamacin en el registro maestro, el sistema
introduce automticamente las reas de reclamacin especificadas durante la entrada de
documento (en el registro maestro), incluyendo los datos relacionados.
Si se trasladan operaciones de las aplicaciones Comercial o Gestin de materiales, el rea de
reclamacin se deriva de dichas aplicaciones y se introduce en la partida individual. El rea de
reclamacin puede derivarse de la organizacin de ventas, del canal de distribucin o del sector
(grupo de productos). Antes de definir como se derivan las reas de reclamacin de otras
aplicaciones, deben definirse reas de reclamacin para cada sociedad.
Puede obtener ms informacin sobre cmo derivar reas de reclamacin de otras aplicaciones en
la documentacin de dichas aplicaciones.