Gestin de la informacin y dei conocimiento

en las organizaciones:
perspectivas y estudios de caso
Francisco Javier Garca Marco
Universidad de Zaragoza (Espaa)
Resumen
Se presentan los artfculos que componen el nmero 1 del volumen 14 de la re-
vista Scire: Organizacin y Representacin del Conocimiento (en.-jun. 2008), de-
dicado a gestin de la informacin y del conocimiento en las organizaciones. Junto
a artculos tericos y de perspectiva, se presentan varios estudios de caso en sec-
tores tan diferentes como la ingeniena, la Administracin Pblica, la pesca, la banca
o el mundo editorial, y en organizaciones de muy diverso tamao, desde las mi-
croempresas hasta las grandes empresas y administraciones.
Palabras clave: Gestin de la informacin. Gestin del conocimiento. Modelos
de gestin. Latinoamrica.
Abstract
The articles published in the number 1 of the volume 14 of Scire (Jan.-June 2008)
are presented, which are mainly devoted infonnation management and knowledge
management in organizations. The issue includes both theoretical and perspective
papers, and also case studies in very different sectors: engeneering, public
administration, fishing, banking and publishing houses; and yet in organizations of
different size: small and medium enterprises, and big firms and administrations.
Keywords: Information management. Knowledge management. Management
models. Latin America.
1 . Introduccin
Este primer nmero del volumen 14 de la revista Scire: Organizacin y Re-
presentacin del Conocimiento (en.-jun. 2008) est compuesto de artculos que
abordan modelos generales y experiencias sectoriales en los campos de la gestin
de la informacin en las organizaciones y la gestin del conocimiento.
La gestin de la informacin en las organizaciones es una disciplina comple-
ja por su alto nivel de generalizacin, pues engloba en su campo de inters la
Scire. 14 : 1 (en.-jun. 2008) 9-14. ISSN 1135-3716.
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gestin de la informacin en la empresa y en la Administracin Pblica, y tambin,
recprocamente, la retroalimentacin de los hallazgos producidos en estas "fron-
teras" del mundo de la informacin y la documentacin a la gestin de bibliotecas
y archivos: en definitiva, a los centros que constituyen la fuente de la experiencia
"normal" en nuestra disciplina.
Los artculos del nmero son de dos tipos. Por una parte, los trabajos de en-
foque, como el de Valentim (2008), que intentan abordar la especificidad de la in-
formacin y la documentacin en entornos de gestin. Por el otro, experiencias muy
variadas en sectores tan diferentes como la ingeniera, la Administracin Pblica,
la pesca, la banca o el mundo editorial, y en organizaciones de muy diverso tamao,
desde las microempresas a las grandes empresas y administraciones.
2. Presentacin de los artculos
El artculo de Marta Ligia Pomim Valentim (2008) analiza el proceso de cons-
truccin del conocimiento corporativo, al que define como el "insumo del proceso
de inteligencia competitiva", y plantea la gestin del conocimiento desde la teora
del conocimiento o epistemologa. Desde unos presupuestos, intereses, conceptos
y modelos diferentes, coincide con Jaenecke (1997) en que la organizacin del
conocimiento se produce a travs de procesos de sistematizacin, y conecta lim-
piamente esta idea con la parte de la gestin del conocimiento que est ligada a la
gestin de las relaciones y los "recursos humanos":
Sistematizar conocimiento es, por lo tanto, la nica forma de construir nuevo conoci-
miento. Mientras tanto, la organizacin tiene responsabilidad en cuanto a la creacin
de un ambiente favorable que permita a los individuos ejercer su mayor competencia:
construir conocimiento.
Raquel Gmez Daz (2008) presenta en su artculo unas "Pautas para la eva-
luacin del software archivstico" basadas en un anlisis funcional de los procesos
que acontecen en los archivos. Desde esta ptica irreprochable, Gmez utiliza las
tcnicas de benchmarking para proponer una til plantilla de evaluacin de apli-
caciones archivsticas. En sus conclusiones resalta que la informatizacin de los ar-
chivos es una oportunidad para normalizar los procedimientos y acometer una "rein-
geniera" de los procesos que aumente la eficacia y la eficiencia del sistema
archivstico.
Montserrat Garcia Alsina (2008) presenta una "Metodologa para la implanta-
cin de la gestin del conocimiento a partir de tcnicas documentales" en una em-
presa. Su planteamiento consiste en la aplicacin pragmtica de la normativa exis-
tente a las diferentes fases de la cadena documental, que se analiza en relacin con
el ciclo del conocimiento. A partir de este concepto, ha desarrollado cuatro herra-
mientas para almacenar y buscar informacin: una estructura comn de almace-
namiento, una base de datos comercial donde relacionar produccin, clientes y
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documentacin asociada, una base de datos documental para los documentos de-
finitivos y un archivo fsico para la gestin de los tres estadios de los documentos.
Anne-Vinciane Doucet y Mara Jos Snchez Garca (2008) exploran tambin
las relaciones entre la gestin del conocimiento y el trabajo del documentalista, que
conciben como recprocas. La gestin del conocimiento ampla las perspectivas del
documentalista, orientndole hacia la captura del conocimiento, hacia su explo-
tacin y hacia el valor competitivo de su trabajo. La gestin del conocimiento, re-
cprocamente, necesita de las habilidades de los documentalistas, en especial en el
proceso de representacin del conocimiento: "El importante papel de los infodo-
cumentalistas en la estructuracin y representacin de la informacin les sita entre
dos sistemas: el de generacin y el de tratamiento automtico de documentos".
El artculo de Judite Marieta Canha Fernandes (2008) presenta una interesan-
tsima experiencia de gestin de informacin sectorial para el desarrollo econmi-
co y social basado en redes cooperativas, en concreto del sector pesquero artesanal
de las Azores, un proyecto financiado por el programa Equal de la Unin Europea.
En el marco del proyecto, se desarrollaron diversas herramientas de informacin in-
ternas y externas, integradas en el portal pescas.net, entre las que destacan la base
de datos temtica (www.pescas.net/iep) y un peridico especializado. La autora re-
sume la experiencia en una acertada frase: "La informacin y gestin de informa-
cin es uno de los factores crticos para la existencia de redes efectivas y para su
transformacin en verdaderas comunidades de prcticas".
Mara del Rosario Fernndez Falero, Mara Antonia Hurtado Guapo y Diego
Peral Pacheco (2008) presentan la segunda fase de su proyecto de "Evaluacin, ca-
ractersticas y calidad de la pginas web comerciales extremeas: 2003-2006". En
esta aplicacin de la webmetra al campo de la actividad econmica, se muestra
cmo las empresas extremeas se incorporaron rpidamente a Internet hasta el ao
2004, fundamentalmente para ofrecer informacin sobre sus productos y servicios,
aunque en 2006 se mantenan las resistencias a la venta directa telemtica. Entre
los sectores ms activos destaca el hotelero. En el anlisis de calidad se demues-
tra la necesidad de aplicar al menos un protocolo sencillo de gestin de conteni-
dos para evitar disfuncionalidades tan manifiestas como la falta de informacin
sobre localizacin y contacto, que se aprecian en prcticamente la mitad de las p-
ginas analizadas.
Raquel Gmez Daz y Yolanda Martn Gonzlez (2008) abordan "La Admi-
nistracin electrnica en la Unin Europea" a travs del anlisis del plan quinquenal
eEurope 2005: una sociedad de la informacin para todos, presentado en 2002. Las
autoras introducen la experiencia nica de "virtualizacin" de la gran Adminis-
tracin comunitaria: "El porcentaje de servicios administrativos bsicos totalmente
accesibles en lnea pas del 17% al 43% entre octubre de 2001 y octubre de 2003".
Entre los valores del anculo hay que destacar la reflexin sobre los fines del proceso:
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la facilitacin de los procesos democrticos a travs de una mayor transparencia
informativa, para la cual la gestin de la informacin y las tecnologas telemticas
constituyen instrumentos fundamentales.
Juan Miguel Snchez Vigil, Juan Carlos Marcos Recio y Beln Fernndez
Fuentes (2008) dedican su atencin a los catlogos editoriales y analizan su historia,
caractersticas, funciones, tipologa y mecanismos de acceso. Se trata de un trabajo
muy interesante que recupera para la documentacin los catlogos editoriales, a los
que definen acertadamente como obras de referencia que permiten, como no poda
ser de otra manera, la recuperacin mediante los mismos ndices que las bibliote-
cas, solo que en formato libro. Otra conclusin importante desde un punto de vista
general es que las nicas innovaciones que se han producido han sido la automa-
tizacin de su acceso y su acomodacin a las modas del diseo; sin embargo, su
lgica funcional y estructural permanece intacta. Si acaso, han sufrido la nefasta
moda espaola de prescindir en bastantes casos de los ndices de bsqueda, se-
guramente para ahorrar un dinero que el usuario paga en tiempo y que, sin duda,
el editor pierde en ventas, aspecto este que podra ser objeto de una interesante in-
vestigacin.
Miguel ngel del Prado Martnez (2008) ofrece un excelente estudio de caso
de cmo los documentos que codifican a alto nivel el funcionamiento de las ins-
tituciones son una fuente excelente para construir las clasificaciones archivstieas
que han de servir para la gestin del ciclo de vida de sus documentos y la recu-
peracin de la informacin relevante. En concreto. Del Prado estudia los "Los es-
tatutos de las organizaciones empresariales como fuente para el conocimiento de
sus tipologas documentales", y resume as una de sus conclusiones principales:
El anlisis sistemtico de los estatutos no solo nos permitir obtener una relacin cre-
ciente de las tipologas que es posible encontrar en los archivos de las organizaciones
empresariales, sino que adems, atendiendo al porcentaje de ocasiones en que apare-
cen referenciados, se podr obtener el canon de los documentos que conforman el ar-
chivo de una organizacin empresarial. A este canon habr que aadir los tipos que la
legislacin tanto especfica como general obliga a elaborar a las organizaciones em-
presariales.
De hecho, junto con otros documentos normativos legales, en el caso del Es-
tado de niveles inferiores, constituyen el ncleo adems de la perspectiva com-
parativa de la metodologa deductiva de construccin de herramientas de orga-
nizacin del conocimiento para la gestin de documentos. La fase inductiva debe
ser posterior por razones de eficacia y eficiencia, pero tambin es absolutamente
necesaria para configurar los cuadros de clasificacin y las dems herramientas de
organizacin del conocimiento de la organizacin. Por ltimo, otros enfoques de ac-
ceso al conocimiento centrados en las necesidades de los usuarios podrn completar
la arquitectura de la informacin corporativa.
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El ltimo artfculo, de Juan Ros Garca y Mara del Rosario Ros Garca (2008),
estudia los "Beneficios del sistema de informacin en una entidad bancada que
opera en red: el caso de ING Direct". Los autores aciertan plenamente con el caso:
una organizacin virtual de servicios financieros que hace girar toda su actividad
en torno al pentgono infonnacin - tecnologa - recursos humanos - usuario -
beneficios y que resuelve adecuadamente las tensiones entre el nfasis en la tecno-
loga y las relaciones humanas.
3. Conclusiones
El mundo de la informacin y la documentacin en la empresa y las admi-
nistraciones pblicas en ocasiones denominado informacin y documentacin
en ias organizaciones es un campo fronterizo de la biblioteconoma y la docu-
mentacin que est resultando fundamental en la evolucin cientfica de nues-
tra disciplina por dos razones. En primer lugar, son actividades informativo-
documentales en estrecha relacin con la gestin de las organizaciones, con el ma-
nagement, y por ello constituyen subespecialidades que contribuyen a nutrir a la
ciencia de la informacin en su conjunto con los modelos y tcnicas procedentes
de ese campo. Muy notable en los ltimos aos ha sido, por ejemplo, el maridaje
que se ha producido entre la gestin de la informacin y la gestin del conoci-
miento. En segundo lugar, la gestin de la informacin en las organizaciones con-
tribuye a extender el alcance y la utilidad de los modelos y tcnicas informativo-
documentales ms all de las fronteras de la educacin, la investigacin y la cultura,
donde estn anclados gran parte de los veleros que forman la fiota de la ciencia de
la informacin, si se nos permite la metfora. Esta expansin fuera de las fronte-
ras tradicionales de la biblioteconoma y la documentacin pone en cuestin los dis-
cursos tradicionales en nuestra rea, vinculados a una tradicin de servicio al Es-
tado en los campos de la cultura, la educacin y el patrimonio.
Por ello, un fruto necesario de la colaboracin entre ciencia de la informa-
cin y ciencia de la gestin debera ser una decidida introduccin del concepto
de valor y de su medida, o, si se quiere, de la contabilidad contrastable de la efica-
cia y de la eficiencia en el seno de unas profesiones documentales tradicionalmente
ligadas al campo educativo-cultural, y que por ello se pretenden muchas veces ais-
ladas de cualquier lgica econmica.
Es cierto que la preservacin de los registros del conocimiento constituye un
bien en s mismo, y que no requiere estrictamente de prueba econmica alguna. Po-
demos afirmar que tiene un valor cultural y social intrnseco. Sin embargo, hacer
triunfar la gestin de la informacin y de la documentacin en la operacin diaria
de las organizaciones solo se puede conseguir demostrando y contabilizando su
valor mediante nmeros, so pena de quedar marginados de la praxis real, por ms
que los discursos de unos y otros digan en ocasiones cosas diferentes. O los aspectos
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econmicos entran de forma decidida en la ciencia de la informacin o esta se ver
reducida de nuevo al campo de las humanidades, dejando la gestin de la infor-
macin en manos de otras disciplinas ms sensibles a la medida de la eficacia y la
eficiencia de las organizaciones.
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