Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES,
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Funerales San Juan de Dios

AO 2014
.
Calle 13 # 1-09 La playa -Ccuta
Funerales San Juan de Dios Versin: 2
Gestin del Talento Humano Reemplaza a: 2011
Manual de funciones y procedimientos Actualizacin: 2014

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA FUNERALES
SAN JUAN DE DIOS VERSION ACTUALIZADA 2014.

Presentado por:
CLAUDIA SUSANA DAZ ROZO
OSCAR BELTRAN ORTIZ
GIORGIAN IVAN CACERES
BRIAN ORLANDO ORTIZ

Docente:
LUZ ESTELA DURAN CAICEDO

TRABAJO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERIAS
INGENIERIA INDUSTRIAL
CCUTA
2014

TABLA DE CONTENIDO

Introduccin ............................................................... Error! Bookmark not defined.
1. Objetivos ............................................................. Error! Bookmark not defined.
1.1 Objetivo general ............................................ Error! Bookmark not defined.
1.2 Objetivos especficos .................................... Error! Bookmark not defined.
2. Resea histrica .................................................. Error! Bookmark not defined.
3. Direccionamiento estratgico .............................. Error! Bookmark not defined.
3.1 Misin ........................................................... Error! Bookmark not defined.
3.2 Visin ............................................................ Error! Bookmark not defined.
3.3 Polticas ....................................................... Error! Bookmark not defined.
3.4 Objetivos organizacionales ........................... Error! Bookmark not defined.
3.5 Valores Corporativos .................................... Error! Bookmark not defined.
3.6 Identidad Corporativa .................................... Error! Bookmark not defined.
3.6.1 Eslogan ......................................... Error! Bookmark not defined.
3.6.2 Imagen .......................................... Error! Bookmark not defined.
3.6.3 Logotipo......................................... Error! Bookmark not defined.
4. Localizacin ......................................................... Error! Bookmark not defined.
4.1 Ubicacin ...................................................... Error! Bookmark not defined.
4.2 Distribucin en planta ................................... Error! Bookmark not defined.
5. Estructura organizacional .................................... Error! Bookmark not defined.
6. Mapa de procesos ............................................... Error! Bookmark not defined.
6.1 reas ............................................................. Error! Bookmark not defined.
6.2 Procesos ....................................................... Error! Bookmark not defined.
6.3 Mapa de procesos ....................................... Error! Bookmark not defined.
7. Manual de procesos y procedimientos ................ Error! Bookmark not defined.
8. Manual de funciones ........................................... Error! Bookmark not defined.
9. Conclusiones ....................................................... Error! Bookmark not defined.
10. Recomendaciones ............................................... Error! Bookmark not defined.
Referencias............................................................................................................... 4

LISTA DE ILUSTRACIONES

Figura 1. Imagen. ....................................................... Error! Bookmark not defined.

LISTA DE CUADROS

Cuadro 1. Imagen. ..................................................... Error! Bookmark not defined.

LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Imagen. ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Anexo B. Imagen. ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Anexo C. Imagen. ...................................................... Error! Bookmark not defined.


Introduccin


1. Objetivos

1.1 Objetivo general

Elaborar el manual de funciones, procesos y procedimientos de la empresa
Funerales San Juan de Dios, para establecer de forma general las pautas o
directrices que conlleven al logro de los objetivos organizacionales.

1.2 Objetivos especficos

Recopilar la informacin histrica de la empresa Funerales San Juan de Dios,
identificando sus propietarios, actividades llevadas a cabo y cambios en la ubicacin
de la misma.

Conocer las directrices estratgicas de la empresa, como misin y visin, para
direccionar mejor la elaboracin de los manuales.

Elaborar el plano de distribucin en planta para entener la divisn fisica de las
reas de la empresa.

Disear el organigrama de la compaa para establecer el orden jerarquico y
el flujo de la informacin.

Efectuar el analisis de los cargos existentes para establecer sus funciones, las
capacidades de cada uno, las responsabilidades y sus conocimientos.

Desagregar las actividades propias de cada empleado para determinar la
forma correcta de ser llevadas a cabo y normalizarlas.


Elaborar el manual de funciones, procesos y procedimientos para la empresa
Funerales San Juan de Dios.


2. Resea histrica

Tiene sus inicios en el municipio de Cucutilla, Norte de Santander, donde
Antonio Prez se desempeaba como el carpintero del pueblo, principalmente en la
elaboracin de cofres fnebres, quien se encarg de transmitir este arte a sus hijos
especialmente a Luis Gabino Prez quien luego se radic en la ciudad de Ccuta y
contrajo matrimonio con Mara Pastora Tmara, entre ellos se encargaban de la
elaboracin de cofres fnebres, siendo el Seor Prez quien los construa y su esposa
los tapizaba y pintaba.

Esta familia, en el ao 1975 fundo la empresa Funerales San Juan de Dios,
ubicada en la Av. primera con Calle trece esquina, al frente del Hospital San Juan de
Dios (actualmente Biblioteca Publica Julio Prez Ferrero), y se le dio este nombre por
su proximidad al hospital. Por el fallecimiento del Seor Prez (1981), las riendas
fueron tomadas por su esposa.

La empresa posteriormente fue trasladada a la Av. primera entre calles trece y
catorce, Donde los hijos de este matrimonio empezaron a administrar la empresa pues
ya la Seora Pastora haba llegado a su edad de jubilacin. En 1994 la empresa fue
reubicada en la Calle trece entre avenidas primera y segunda, donde actualmente se
encuentra en funcionamiento a cargo de Martha Nubia Prez Tmara y de tres de sus
hermanos.

Tras el fallecimiento de la Seora Pastora y con el propsito de tomar nuevos
rumbos, la empresa realiza su reestructuracin comercial y financiera, contratando en el
ao 2003 a profesionales que los asesoren en la formulacin de estrategias
comerciales que le permitan llegar a capturar un mayor segmento del mercado de los
servicios fnebres, adems que preocupados por su impacto en el medio ambiente se
asesora en la planificacin de la gestin ambiental.


Actualmente, la empresa cuenta con ms de 35 aos de experiencia en el rea de
servicios fnebres, con un personal caracterizado por su honestidad, responsabilidad y
compromiso. Contando con nuevas carrozas e implementacin de nuevas tecnologas,
laboratorio de tanatopraxia y un tcnico en tanatologa de mucha experiencia y
profesionalismo. Esta empresa es proveedora de sus servicios para otras funerarias de
importancia local y nacional, principalmente en el traslado de cuerpos, siendo este su
nicho ms fuerte en el mercado.


3. Direccionamiento estratgico

3.1 Misin

En funerales San Juan de Dios, estamos comprometidos en la prestacin de
servicios exequiales y pre-exequiales a toda la comunidad cucutea y Norte
santandereana; satisfaciendo todas las necesidades de nuestros clientes con
integridad, experiencia y seriedad; y garantizando una excelente calidad moral,
acompaando y brindando el apoyo imprescindible en momentos de prdida de
un ser querido. Ofreciendo un servicio con ms de 35 aos de experiencia.

3.2 Visin

La empresa Funerales San Juan de Dios, se proyecta como la organizacin
prestadora de servicios exequiales y preexequiales con ms apertura y
demanda en la comunidad cucutea y nortesantandereana, ofreciendo mayor
cobertura y brindando los ms altos estndares de calidad; basndose en
principios de solidaridad, responsabilidad y compromiso para la satisfaccin de
los usuarios, convirtindonse en su mejor eleccin.

3.3 Polticas

3.4 Objetivos organizacionales

Enfoque al cliente: Prestar todos nuestros servicios con la mayor calidad
desde el punto de vista de nuestros clientes, siendo el mismo nuestra razn de
ser y su satisfaccin nuestro compromiso.

Maximizar la rentabilidad: Promover que todas las actividades se realicen en
la forma correcta, en el tiempo previsto y con los insumos establecidos para as
alcanzar el mximo retorno de las inversiones.

Gestin del conocimiento: Buscar el conocimiento de alternativas
tecnolgicas que permitan mejorar el desarrollo de las funciones y dar a los
colaboradores continua capacitacin sobre los resultados de estas bsquedas.

Desarrollo social: Ser partcipes del crecimiento econmico de la regin
aportando a la generacin empleos y con nuestros impuestos jalonando el
desarrollo social.

3.5 Valores Corporativos

Calidad: satisfaccin completa de los usuarios, mediante la identificacin de sus
necesidades, adecuando el portafolio de servicios de manera que den respuesta
oportuna para asegurar la calidad en la prestacin.

Compromiso: cumplir con los objetivos de la empresa, hacindolos propios con
firmeza y constancia en la ejecucin de los propsitos.

Respeto: sensatez y moderacin en todos nuestros actos, siendo
condescendientes en todo momento con las familias, demostrando buen trato,
serenidad y dominio en todas las circunstancias.

Confianza: garantizar seguridad a las familias que encomiendan a sus seres
queridos en nuestra organizacin e instalaciones.


3.6 Identidad Corporativa

La empresa Funerales San Juan de Dios, cuenta con la siguiente
identificacin comercial:

3.6.1 Eslogan
Una solucin fcil para un momento inesperado
3.6.2 Imagen
En la figura 1 se muestra la imagen corporativa de la empresa Funerales
San
Juan
de
Dios.
Fi
gu
ra1. Imagen corporativa de Funerales San Juan de Dios.

3.6.3 Logotipo

En la figura 2 se muestra el logotipo de la
empresa Funerales San Juan de Dios.

Figura 2. Logotipo de Funerales San Juan de Dios.


4. Localizacin

4.1 Ubicacin

En la figura 3 se muestra el mapa de localizacin geogrfica del
establecimiento donde lleva a cabo sus actividades la empresa Funerales San
Juan de Dios. Las direcciones de sus sedes principal de la ciudad de Ccuta y
sucursal de la ciudad de Chincota son:
Principal: Calle 13 No 1-09 Centro Telfono. 5731606 Ccuta.

Sucursal: Carrera 3 No.8-32 El Dique Telf. 5864381 Chincota.

Figura 3. Mapa de localizacin geogrfica de Funerales San Juan de Dios.

4.2 Distribucin en planta

En la figura 4 se muestra como se encuentra distribuida la planta fsica de la
empresa Funerales San Juan de Dios.

5. Estructura organizacional

Figura 4. Plano de distribucin de la planta fsica de Funerales San Juan de Dios

Sala 1
Sala 2
Recepcin
Baos
Oficina 1
Cafetera
Oficina 2
Exhibicin
de Cofres
Bodega
de
cofres
Laboratorio
rea del inmueble
que no es usada por
la empresa para sus
actividades.
rea del inmueble
que no es usada por
la empresa para sus
actividades.

5. Estructura Organizacional

Gerencia
Administracin
Recepcin
Secretara
Mensajera
Ventas
Asesora
Comercial
Coordinacin
del servicio
Transporte
Servicios
generales
Tanatopraxia
Gestin
Ambiental
Contador

Administrativa
Comercial
Operativa

6. Mapa de procesos

6.1 reas

Figura 6. reas funcionales de Funerales San Juan de Dios.

En la figura 6 se muestra la clasificacin de las reas funcionales de la
empresa Funerales San Juan de Dios con sus respectivos cargos.

rea administrativa: Gerente,
Contador, Administrador,
secretaria, Ingeniero
ambiental.
rea comercial: Jefe de
Ventas, Asesores comerciales,
Recepcionista, Mensajero-
Cobrador.
rea Operativa: Coordinador
de servicio, transportistas,
auxiliar de servicios generales,
tanatlogo.

6.2 Procesos

Procesos gerenciales: administracin, gestin de recursos, autorizaciones.
Procesos de aprovisionamiento: compras, proveedores, inventarios.
Procesos comerciales: ventas, fijacin de metas, fijacin de precios,
comunicacin y atencin al cliente.
Procesos de servuccin: mantenimiento, capacitacin, coordinacin de
transportes, limpieza
Procesos de apoyo: gestin contable, cobro y recaudo, mensajera, caja,
nomina, gestin ambiental
Procesos operativos: transporte, embalsamamiento, tramitacin de
requisitos legales, atencin en sala.

6.3 Mapa de procesos

En el cuadro 1 se muestra el mapa de procesos de la empresa Funerales
San Juan de Dios.


Cuadro 1.
Mapa de procesos de Funerales San Juan de Dios
GERENCIALES
ADMINISTRACIN:
Direccionamiento de la empresa
Planteamiento de estrategias
Revisin de informes de venta de servicios y
cumplimiento de metas
Autorizacin de documentos y acciones a
implementar
Establecimiento de polticas de compras y de ventas
GESTIN DE RECURSOS:
Creacin del presupuesto
Contrataciones
Autorizacin de compra de bienes muebles e
inmuebles
Programacin de actividades
Seleccin del personal
Programacin de vacaciones
Liquidacin de contratos de trabajo
AUTORIZACIONES.

APROVISIONAMIENTO
COMPRA:
Generacin de la solicitud de compra,
Bsqueda de proveedores,
Cotizaciones,
Orden de compra y pago de la misma.
PROVEEDORES:
Bsqueda de proveedores
Solicitud de catlogos
Solicitud de credenciales
Evaluacin del servicio
Seleccin de los proveedores
INVENTARIOS:
Inventario fsico de bodega
Estimacin de stocks
Registro de entradas y salidas de bodega
COMERCIALES
VENTAS:
Programacin de visitas a clientes
Atencin en la recepcin
Cotizacin de servicios para clientes
Diligenciamiento de plizas pre-exequiales
Registro de ventas de servicios y de afiliaciones


FIJACIN DE METAS:
Generacin de informe de ventas
Revisin de estadstica de ventas
Fijacin de meta de ventas
Seguimiento de meta de ventas
COMUNICACIN Y ATENCIN AL CLIENTE:
Preparacin de portafolio de servicios
Diseo de volantes publicitarios
Recepcin y seguimiento de solicitudes, peticiones,
quejas y reclamos
Seguimiento del buzn de sugerencias
SERVUCCIN
MANTENIMIENTO:
Mantenimiento de vehculos
Mantenimiento de instalaciones
Mantenimiento de equipos
CAPACITACIN
Capacitacin de induccin a la empresa
Capacitacin del equipo de ventas
Capacitacin de transportistas
Capacitacin de tcnicos en tanatologa
Capacitacin general en seguridad industrial y salud
ocupacional

COORDINACIN DE TRANSPORTES
Recepcin de solicitudes de servicio de transporte
Programacin de la cuadrilla de transportistas
Entrega de cotizaciones del servicio de transporte
Seguimiento a los servicios prestados
LIMPIEZA
Preparacin de reas para su limpieza
Limpieza de instalaciones, muebles y enseres
CONTROL DE PLAGAS
Solicitud de servicio de control de plagas
Seguimiento y vigilancia de los cebos y trampas
Programacin del servicio de control de plagas.
APOYO
GESTIN CONTABLE:
Documentacin e informes requeridos por entidades
estatales
Manejo de la informacin contable y general de la
empresa
Control de costos e inventarios
Cuadre y revisin de caja
Revisin de cartera
COBRO Y RECAUDO:
Listado de cartera

Cobro
Recaudo
Ajuste de cartera al cliente
MENSAJERA :
Pagos y consignaciones en bancos
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes
Solicitud y entrega de documentos en entidades
Entrega de documentos a clientes
CAJA:
Cuadre de caja
Manejo de dinero en caja
Administrar la caja menor
Cuadre de gastos, adelantos, pagos, compras de
improviso
Diligenciar comprobantes de egreso, facturas, y
consignaciones
Recepcin de pago del cliente
NOMINA:
Liquidacin de nomina
Pago de nmina
Pago de parafiscales
Pago de prestaciones sociales

GESTIN AMBIENTAL:
Generacin de informes de gestin
Atencin a la autoridad sanitaria y ambiental
Diligenciamiento de documentos
Auditoras internas de gestin ambiental
OPERACIONALES
TRANSPORTE:
Prestacin del servicio de recogida del cadver
Prestacin del servicio de traslado en la ciudad
Prestacin del servicio de traslado fuera de la ciudad
Prestacin del servicio de entrega de equipos de
velacin
Prestacin del servicio de recogida de equipos de
velacin
Contratacin de otros vehculos para transporte de
familiares y acompaantes
EMBALSAMAMIENTO:
Autorizacin mdica para el embalsamamiento
Autorizacin legal para embalsamamiento
Embalsamamiento
Documentacin y registro del embalsamamiento

TRAMITACIN DE REQUISITOS LEGALES

Solicitud de certificado de defuncin
Documentacin para registro de defuncin notarial
Solicitud de licencias para trasporte de cadveres
Solicitud de licencias de lotes en cementerios
Solicitud de licencias para cremacin
Cobro de plizas fnebres en aseguradoras
ATENCIN EN SALA:
Decoracin de la sala de velacin
Prestacin del servicio de cafetera

7. Manual de procesos y procedimientos

8. Manual de funciones


9. Conclusiones
10. Recomendaciones

Referencias
Andrews, S. Fastqc, (2010). A quality control tool for high throughput sequence data.
Augen, J. (2004). Bioinformatics in the post-genomic era: Genome, transcriptome,
proteome, and information-based medicine. Addison-Wesley Professional.

Blankenberg, D., Kuster, G. V., Coraor, N., Ananda, G., Lazarus, R., Mangan, M., ... &
Taylor, J. (2010). Galaxy: a webbased genome analysis tool for experimentalists.
Current protocols in molecular biology, 19-10.

Bolger, A., & Giorgi, F. Trimmomatic: A Flexible Read Trimming Tool for Illumina NGS
Data. URL http://www. usadellab. org/cms/index. php.

Michigan State University. (2013). Annotation pipeline [Imagen]. Recuperada de
http://cpgr.plantbiology.msu.edu/training/workshop_mar07/Lecture3_GenomeAnn
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Miller, D. J., Ball, E. E., Fort, S., & Satoh, N. (2011). Coral genomics and
transcriptomicsushering in a new era in coral biology. Journal of Experimental
Marine Biology and Ecology, 408(1), 114-119.

Miller, J. R., Koren, S., & Sutton, G. (2010). Assembly algorithms for next-generation
sequencing data. Genomics, 95(6), 315-327.


Wilhelm, B. T., & Landry, J. R. (2009). RNA-Seq-quantitative measurement of
expression through massively parallel RNA-sequencing. Methods (San Diego,
Calif.), 48(3), 249.

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