Aleyda Virhuez

Uso avanzado de funciones en validacin y formato condicional.

Frmulas matriciales.
Funciones de informacin
Funciones de bsqueda y referencia.
Funciones personalizadas
Ampla sus conocimientos en la creacin de frmulas y funciones
que le permitan controlar mejor el ingreso y validacin de sus
datos, as como la consulta de los mismos.
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para
obtener los resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida
de datos es una tarea importante. Puede que desee restringir la entrada
de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones
empleando una lista o asegurarse de que slo se entran nmeros
enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar una ayuda
inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros
cuando se escriban datos no vlidos para hacer que el proceso de
entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
QU ES VALIDAR?
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis:
Rango es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener nmeros, o
nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de
texto no se tienen en cuenta.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin,
referencia a celda o texto, que determina las celdas que
se van a contar.
Por ejemplo:
Los criterios pueden expresarse como
32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
QU HACE LA FUNCIN CONTAR.SI?
CONTAR. S I ( r a n g o ; c r i t e r i o )
Caso 1:
Dos amigos estn decidiendo que productos podran producir para
iniciar un negocio, ellos deciden hacer una lluvia de ideas y crear
juntos una lista con nombres de los posibles productos, ellos irn
apuntando los nombres pero desean evitar que se repitan.
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis:
Nmero es el nmero real que se desea redondear al entero inferior ms prximo.
Ejemplo:
QU HACE LA FUNCIN ENTERO?
E NT E RO( n me r o )
Frmula Descripcin (resultado)
=ENTERO(8.9) Redondea 8.9 a un valor igual a (8)
=ENTERO(-8.9) Redondea -8.9 a un valor igual a (-9)
=19.5-ENTERO(19.5) Devuelve la parte decimal de un
nmero real positivo : (0,5).
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual.
Sintaxis:
Observacin:
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales. As, la fecha 1 de enero
de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie
39448 (nmero de das entre ambas fechas)
QU HACE LA FUNCIN HOY?
HOY ( )
Caso 2:
Se desea pasar una encuesta digital a los choferes de combis de la ruta 55.
Para evitar problemas o errores de datos se los convocar a un desayuno en
las instalaciones de la encuestadora donde se aprovechar de hacerlos pasar
la laboratorio de cmputo para el llenado de la informacin, esta encuesta ser
validada al menos en 4 campos: Edad, Fecha de nacimiento, Brevete y grado
de educacin. Se ha preparado en Excel un formulario para trabajar esto.
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco
aos? , Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing
durante los dos ltimos aos?, Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este
mes?, Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?, De qu
productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?, Cules son
los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase
de 4 de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas. Un formato condicional
cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si la
condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la
condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.
QU ES FORMATO CONDICIONAL?
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento
es FALSO.
Sintaxis:
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin (>, >=, <, <=, <>).
Valor_si_verdadero Es lo que se desea que suceda si la prueba lgica es verdadera.
Valor_si_falso Es lo que se desea que suceda si la prueba lgica es Falsa.
Ejemplo:
QU HACE LA FUNCIN SI?
S I ( p r u e b a _ l g i c a ; v a l o r _ s i _ v e r d a d e r o ; v a l o r _ s i _ f a l s o )
=Si ( A2<>A3 ; X; Y ) Si el contenido de la celda A2 es
diferente al de la celda A3, entonces
coloca X, de lo contrario coloca Y.
=SI( A3>=A2 ; A3*125% ; A3*75% ) Si lo que hay en A3 es mayor igual que lo
que hay en A2, entonces muestra A3
incrementado en 25%, de lo contrario,
muestra A3 reducido en 25%.
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms
argumentos son FALSO.
Sintaxis:
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que
pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Ejemplos:
QU HACE LA FUNCIN Y ?
Y ( v a l o r _ l g i c o 1 ; v a l o r _ l g i c o 2 ; . . . )
=Y( A2>1; A2<100 ) Porque 50 es un nmero entre 1 y 100
(VERDADERO).
=SI( Y( A2>1; A2<100 ); X; Y ) Muestra X si est comprendido entre 1
y 100; en caso contrario, muestra un Y.
=Si ( Y( A3>=20;A3<=70 ); Suma(A2:A3)*2; A3*5% ) Si el contenido de la celda A3 se
encuentra entre 20 y 70, se multiplicar 2
por la suma del rango A:A3; de lo
contrario, se obtendr el 5% de A3.
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve
como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).
Sintaxis:
Nm_de_serie : Es un nmero secuencial que representa la fecha del da que
intenta buscar.
Tipo: es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse:
QU HACE LA FUNCIN DIASEM?
DI AS E M( n m_ d e _ s e r i e ; t i p o )
1 Equivale a no poner nada. Devuelve nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado)
2 Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo).
3 Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que se desea
encontrar el valor mnimo.
QU HACE LA FUNCIN MIN?
MI N( n me r o 1 ; n me r o 2 ; . . . )
Caso 3:
El rea de Produccin de la planta Gloria SAC. Desea controlar sus procesos en
tiempos con ayuda de un Diagrama de Gannt, se le propone la siguiente solucin.
Sin embargo el Gerente espera que se pinten los colores en los diagramas de forma
automtica, y que las etiquetas de fecha tambin cambien si es necesario
dependiendo de cundo inician y/o finalizan las tareas.
Caso 4:
El siguiente cuadro es el resultado de un estudio de campo en base a encuestas, el
temor del Supervisor del equipo encuestador, es que al momento de que los
digitadores hicieron el consolidado y traslado de la informacin de sus hojas a
Excel, por equivocacin, hayan repetido datos sin darse cuenta, ya que varios
registros (filas) de esta Base de datos (tabla o matriz), tienen informacin similar en
sus 2 primeros campos. El Jefe del Proyecto le est solicitando la informacin, pero
el supervisor desea verificar una vez ms los datos, para esto le pide ayuda a usted.
Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos. Utilice esta funcin para devolver
valores con una posicin relativa especfica dentro de un conjunto de datos.
Sintaxis:
Ejemplo: Matriz es una matriz o un rango de
datos numricos cuyo k-simo menor
valor desea determinar.
K es la posicin, dentro de la matriz o
del rango de datos, de los datos que
se van a devolver, determinada a
partir del menor de los valores.
QU HACE LA FUNCIN K.ESIMO.MENOR?
K . E S I MO. ME NOR ( ma t r i z ; k )
Devuelve el nmero de fila de una referencia.
Sintaxis:
Ejemplo: Ref es la celda o el rango de celdas
cuyo nmero de fila se desea conocer.
Si el argumento ref se omite, se supone
que es la referencia de la celda en la que
aparece la funcin FILA.
QU HACE LA FUNCIN FILA?
F I L A( r e f )
Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado por los ndices de nmero
de fila y de columna.
Sintaxis:
Matriz es un rango de celdas. Si matriz contiene slo una fila o columna, el argumento
nm_fila o nm_columna correspondiente es opcional, pero si matriz tiene ms de una fila y
ms de una columna y slo utiliza nm_fila o nm_columna, INDICE devuelve una matriz con
toda una fila o columna.
Nm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se
omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna.
Nm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver un
valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila.
Ejemplo:
QU HACE LA FUNCIN NDICE?
I NDI C E ( ma t r i z ; n m_ f i l a ; n m_ c o l u mn a )
Devuelve la posicin de un elemento que se encuentra en una matriz en base a un dato o valor
que se busca en la misma matriz. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando
necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s.
Sintaxis:
Valor_buscado Es el valor que se desea encontrar en una matriz para despus poder mostrar
el dato que realmente se necesita de esta matriz. Por ejemplo, cuando busque algn nmero en
la gua telefnica, estar usando el nombre de la persona como valor buscado, pero el valor que
realmente desea ver/mostrar es la posicin donde se encuentra en la gua el nmero de
telfono de esta persona.
Matriz_buscada Es una tabla donde se encentran los valores buscados y los que se deseen
mostrar.
Tipo_de_coincidencia Son tres: -1, 0 1 (Si se omite este valor, se supondr que es 1).
Valor 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado, (Para
que esto funcione, la matriz debe estar ordenada de forma ascendente por la fila o columna
que tenga los valores buscados).
Valor 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado, (Los
valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden).
Valor -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado, (Los
valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;
...2; 1; 0; -1; -2; ...y as sucesivamente).
QU HACE LA FUNCIN COINCIDIR?
COI NC I DI R( val or _buscado; mat r i z_buscada; tipo_de_coincidencia)
Caso 5:
El rea de cobranzas de la empresa Contigo Per S.A. Desea generar
un nuevo cuadro para su anlisis a partir de la celda H7, ste cuadro
debe estar ordenado por las obligaciones de los clientes de menor a
mayor. El Jefe de cobranzas espera que este ordenamiento se haga de
forma automtica, cada vez que se modifiquen las obligaciones en la
matriz original.
Una frmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un nico resultado o varios
resultados en base a sus argumentos matriciales. Cada argumento debe tener el mismo nmero
de filas y de columnas. Estas frmulas se crean del mismo modo que las dems frmulas,
excepto que se debe presionar la combinacin de teclas CTRL+SHIFT+ENTER. Microsoft Excel
inserta de forma automtica la frmula entre llaves {}.
Calcular un solo resultado:
Este tipo de frmula de matriz reemplaza varias frmulas distintas por una sola. Por ejemplo, se
desea obtener el total general en una sola frmula en la celda K6
Calcular varios resultados:
Para calcular varios resultados con una frmula de matriz, se deber especificar la matriz en un
rango de celdas que tenga el mismo nmero de filas y columnas que los argumentos
matriciales. Por ejemplo para calcular el total del rango B4:K4
QU UNA FORMULA MATRICIAL?
1. Ubquese en K6
2. Escriba la funcin = SUMA(B2:K2*B3:K3)
3. Presione las teclas CTRL+SHIFT+ENTER
4. Observe la frmula:
={SUMA(B2:K2*B3:K3)}
1. Seleccione el rango B4:K4
2. Escriba la funcin = B2:K2*B3:K3
3. Presione las teclas CTRL+SHIFT+ENTER
4. Observe la frmula:={B2:K2*B3:K3}
Caso 6:
Le solicitan crear una aplicacin que si se elige en el botn de opcin
la sede San Isidro o la Sede Cono Norte, la tabla automticamente
cambie sus datos y la grfica tambin se actualice. Observe la
solucin: