La organizacin

Es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que
funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas
comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son
organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares,
tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales,
estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son
responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores
(aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no
lucrativas).

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. La existencia de un
puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la
realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicacin de
costos y esfuerzos intiles.

2.- Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a
la ejecucin de una sola actividad. El trabajo se realizara mas fcilmente si se subdivide
en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras mas especifico y menor
sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.

3.- Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo
hasta el nivel mas bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le
otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin,
debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportar a mas de un
superior.

6.- Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad,
deben publicarse y ponerse, por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la
empresa que tengan relacin con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que
deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones
eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis
subordinados, a fin de asegurar que no est sobrecargado, y que est en la posibilidad de
atender otras funciones ms importantes.

8.- De la coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse
en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de
lograr un objetivo comn; en esta forma, la organizacin funcionara con un sistema
armnico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningn
antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

10. Control: El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan
la eficiencia y la eficacia con que una organizacin y sus miembros desempean las
actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. El control es una etapa
primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes,
una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr
verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

DEPARTAMENTALIZACIN
La departamentalizacin se logra mediante una divisin orgnica que permite a la
empresa desempear con eficiencia sus diversas actividades. Es la divisin y el
agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su
similitud.

a) Secuencia de la departamentalizacin.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificar.
3. Agruparlas segn un orden jerrquico.
4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos.
7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern
relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa, y de las
funciones involucradas.

b) Tipos de departamentalizacin.
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos
de departamentalizacin; los ms usuales son:

1.- Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin y, con ello una mayor
eficiencia del personal.

2.- Por productos: Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de
diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con base en un producto o
grupo de productos relacionados entre si.

3.- Geogrfica o por territorios: Proporciona un instrumento lgico y eficiente cuando las
unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados fsicamente, y/o cuando
el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y est disperso en
reas muy grandes.

4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos
compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente
en los almacenes, aunque puede tambin utilizarse con base en determinados mercados.

5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya
empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si
reporta ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la
capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.

6.- Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas
empresas, por razones tcnicas o econmicas, es necesario departamentalizar por
secuencias alfabticas, numricas o de tiempo; as, una empresa productiva que trabaja
por turnos sin interrupcin, puede establecer secciones que controlen cada uno de los
turnos.

Organigrama
Es la representacin grfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organizacin. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una idea
uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin:
Desempea un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la relacin
entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin para conocer cmo es la
estructura total de la empresa.
Tipos de organigramas
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado
nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar
hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado
suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina
Ejemplo:









Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son
los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de
organizacin recomiendan su empleo.










Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto
que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.












Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.













Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se
ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales
representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos,
y el ltimo crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad.
Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones
jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras .


NOMINAL: indican para cada unidad administrativa los puestos y el nmero de plazas
existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que
ocupan las plazas







Direccin tcnica 5 5
Director 1 1
Analistas 2 2
Secretarias 2 2
Direccin financiera 5 7
Director 1 1
Auxiliares 2 4
Secretarias 2 2
Direccin general 4 4
Director 1 1
Auxiliar 1 1
Secretarias 2 2
Organigrama Departamental: Nos da una visin de la forma en que se compone una
Gerencia o Departamento, pudiendo tambin reflejar reas donde se agrupan dos (2) o
varias unidades comunes dentro de la organizacin.











Organigramas Escalares:
Consiste en sealar con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles
jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes.


























































































































Departamento de Prevencin, Investigacin y Educacin PIENSA-, de la Liga Nacional
Contra el Cncer,