REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NUCLEO COSTA ORIENTAL DEL LAGO
PROGRAMA
DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
RELACIONES INDUSTRIALES







PROCESOS DE AJUSTES Y CIERRES




Autores:





Cabimas, Junio de 2014




PROCESO DE AJUSTES Y CIERRE:

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los
resultados de las operaciones de la misma. El proceso de registro de las
transacciones requiere que sea hecho simultneamente con las operaciones y en
la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con
base en dos mtodos principales: Contabilizacin en base de efectivo y en base
de acumulaciones. En la prctica contable, prevalece la utilizacin de la segunda
sobre la primera. Todos los registros contables de esta forma son efectuados con
base en las acumulaciones de partidas de activos y pasivos. En este proceso de
registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a
las diferentes cuentas que componen los estados financieros. Debido al ciclo
econmico, toda entidad cierra sus operaciones en forma peridica al finalizar
cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales
cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para
depurar la informacin financiera y presentar estados financieros de acuerdo con
lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad


PROCESOS DE AJUSTE:

ASIENTOS DE AJUSTES:

Asientos requeridos al final del perodo contable para actualizar las cuentas antes
de preparar los estados financieros, que permiten prorratear adecuadamente las
transacciones entre los perodos contables afectados y tambin registrar cualquier
ingreso devengado o cualquier gasto incurrido que no se haya registrado antes del
final del perodo. Los asientos de ajuste ayudan a medir la utilidad del periodo y
hacen que las cuentas de activos y pasivos relacionadas presenten sus saldos
correctos para los estados financieros. En la prctica tambin se denominan de
esta forma, aquellos asientos que son necesarios realizar para rectificar errores,
contabilizar una acumulacin; dar de baja en libros una partida; hacer una
provisin para cuentas incobrables; considerar una depreciacin u otro motivo
similar de acuerdo como se presente el caso.
Clases De Ajustes ordinarios Son los asientos que se realizan con frecuencia, en
la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes
cuentas:

1 Caja
2.Bancos
3.Provisiones y deudas de difcil cobro
4.Inventariodemercancas
5.Depreciacinacumulada
6.Gastospagadosporanticipadoycargosdiferidos
7.Ingresosrecibidosporanticipado
8.Ingresosporcobrar
9.Costosygastosporpagar

1. Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia
de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor
con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin se pueden presentar los
siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En
este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe
realizar un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor
real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando
Caja y debitando la cuenta que corresponda, segn el concepto que ocasiono
el faltante as:

* Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en
libros.

EJEMPLO 1

Ejemplo: El cajero pag servicios de cafetera por Bs. 4.000 y no los registr,
hay un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTAS |DEBE |HABER
GASTOS DIVERSOS |4000| ||
Elementos de Aseo yCafetera || ||
Caja | | 4000|
Caja General | | |







EJEMPLO 2:

El cajero consign Bs. 50.000 y no los registr. Se presenta un faltante por
ese. valor.

Asiento de ajuste:

CUENTA | DEBE| HABER|
BANCOS | 50000 ||
CAJA | | 50000 |

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de ms
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y
sale de Caja. Si no hay razn que justifique el faltante, este valor se convierte
en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

Desde el punto de vista contable existen dos mtodos bsicos para el registro de
las operaciones:

- Contabilidad en base de efectivo
- Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qu consiste cada una de estos mtodos.

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas,
mtodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que
pudieran afectar a la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad. El mtodo
de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los
libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo. Bajo esta premisa,
ste mtodo no cumple con el principio de asociacin de ingresos y egresos.












CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo mtodo de contabilidad aplicado en las organizaciones es la
contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son
registradas en el momento en que stas afectan la posicin financiera, o los
resultados de una entidad, este es el mtodo que utiliza la Empresa para registrar
sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en
base de efectivo. En la ltima los ingresos y egresos slo se reconocen cuando
se obtiene o desembolsa el efectivo. Ambos mtodos tienen sus ventajas y
desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada
por casi todas las instituciones.

Es comn que las instituciones fijen un perodo contable de un ao, el cual no
necesariamente debe coincidir con el ao calendario. Los estados financieros
suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y stos
proveen a la gerencia de la informacin necesaria para realizar los anlisis
necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las
cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razn no se hayan
registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte fsico, por
ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del
tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de
realizar el cierre contable y la elaboracin de los estados financieros.












CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:

Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situacin
que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los
registros. A continuacin presentamos la clasificacin de los
ajustes:



PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

Peridicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las
cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras
presentadas. Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a travs de los
ajustes a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por
modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operacin omitida
o corregir un registro contable errado. Los ajustes son efectuados para presentar
una situacin financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las
Normas de Contabilidad aplicados a la entidad. Los ajustes son tambin
operaciones que deben registrarse en los libros, nicamente en situaciones que
realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes afectan en su mayora a partidas
del estado de resultados y tienen relacin con otras partidas del balance general.




AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relacin con partidas del
estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se
ven afectadas por diferentes cuentas. A continuacin, veremos cules son los
principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo:

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen
numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o
liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados
seguidamente:

Efectivo en moneda extranjera
Intereses no registrados
Depsitos en trnsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en
moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha
del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, estn sujetas a diversos
ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. En este sentido,
pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no
pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la
realizacin de ingresos cobrados por adelantado, etc.


PLAN DE AJUSTES

Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse
para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de
comprobacin son razonables. Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas
con auxiliares se encuentren conciliadas con el saldo de las cuentas relacionadas
con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan
sido registradas en el perodo. En este sentido, uno de los principios contables
ms importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociacin o
apareamiento de ingresos y egresos.

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser
adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el
referente a la autorizacin de los ajustes a realizar. Para ejecutar tales
autorizaciones, deben tomarse en cuenta las polticas que al respecto haya
establecido la entidad. En muchos casos, las polticas no estn adecuadamente
establecidas, por lo que las autorizaciones son crticas a fin de no reflejar cifras
errneas en los estados financieros.



PROCESOS DE CIERRES:


ASIENTOS DE CIERRES:

Asientos de diario que se hacen al final del perodo con el fin de cerrar las
cuentas temporales (ingresos, gastos y retiros) y transferir los saldos a la
cuenta de capital del propietario.

Cerrar los libros o las cuentas es el paso final del ciclo contable para actualizar
las ganancias acumuladas y facilitar el registro de las transacciones del
siguiente ao. Este paso se conoce como cerrar, pero transferir y resumir o
depurar son ttulos ms adecuados. Todos los saldos en las cuentas
"temporales" del capital en acciones se resumen y se transfieren a una cuenta
permanente del capital en acciones, Utilidades Acumuladas. Las partidas de
cierre transfieren los saldos de ingresos, gastos y dividendos decretados de
sus cuentas respectivas a la cuenta de utilidades acumuladas.
Cuando se terminan las partidas de cierre, las cuentas actuales de ingresos,
gastos y dividendos decretados tienen saldos igual a cero. El cerrar es un
procedimiento de oficina. Est libre de cualquier teora contable nueva. Su
propsito principal consiste en volver a ajustar los medidores de ingresos y
gastos a cero, para que las cuentas se puedan usar de nuevo durante el ao
siguiente. Por ejemplo, sin el proceso de cierre, la cuenta de ventas de una
compaa, seguira acumulando ingresos, de tal manera que el saldo sera la
suma de muchos aos de ventas en lugar de la suma de un solo ao de
ventas.

TIPOS DE CUENTAS A CERRAR

Las cuentas que se cierran peridicamente y con frecuencia se llaman cuentas
temporales, a diferencia de las cuentas permanentes. Como cuentas
temporales podemos encontrar las de ingresos, gastos y dividendos
decretados. En realidad son fracciones del capital en acciones. Estas cuentas
temporales se crean para proporcionar una explicacin detallada de los
cambios en la utilidad acumulada de un perodo al siguiente. Son los
ingredientes del estado de resultados y del estado de utilidades
acumuladas.
En otro sentido, las cuentas llamadas permanentes son aquellas cuentas del
balance general. No debemos confundir el nombre de permanente con el saldo
de la cuenta, ya que aunque se les denomine permanente su saldo puede
variar. O pueden aparecer en el balance para un ao y para otro no.

Cierre de Cuentas (Nominales)

Paso en el ciclo contable al final del periodo que prepara las cuentas para que
registren las operaciones del periodo siguiente. El cierre de las cuentas consiste
en asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre para establecer en
cero los saldos de las cuentas de ingresos, y egresos (nominales); y en el caso de
negocios de un solo propietario, tambin incluye los retiros del propietario.
* CUENTAS DE INGRESOS PRIMARIOS (ya sea por Ventas o prestacin de
servicio; son generados por el principal ejercicio de la empresa)
Ejemplo: Ventas, Servicios Prestados
* CUENTAS DE INGRESOS SECUNDARIOS (son cuentas de ingresos a fuera del
ingresoprincipal)
Ejemplo: Intereses sobre Ventas a Plazo; Ingreso por Venta de Activo; Prima en
venta de acciones.
* CUENTAS DE COSTO DE VENTAS (son cuentas que muestran la inversin
realizada en el ejercicio principal de la empresa)
Ejemplo: Compra de Mercancas; Flete sobre compras; Descuento en ventas;
Compra de Materia Prima.
* CUENTAS DE GASTOS O EGRESOS: (Son cuentas que muestran los gastos
referentes a la ejecucin del ejercicio Se Calcifican en: Gastos Administrativos,
Gastos Operacionales, Otros Gastos)
Ejemplo: Gastos en Art. De oficina; Gasto Nomina Empleados, Gatos Servicios
Bsicos
ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser
elaborado con anticipacin y debe ser sometido a revisin y evaluacin antes de
ser puesto en prctica.

Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben
efectuarse para cerrar las distintas cuentas de ganancias y prdidas para el
ejercicio contable siguiente. Esto se realiza mediante la transferencia de saldos
entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales ser
transferido al patrimonio.

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios
acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y
egresos. Aun cuando esto puede verse como un proceso mecnico, el mismo
involucra gran cantidad de anlisis contable; debido a esta razn, la
automatizacin de los procesos de cierre es absolutamente crtica.


EJEMPLO DE ASIENTOS DE AJUSTE Y CIERRE DE OPERACIONES

Ejercicio ejemplo de Distribuidora CELCA del periodo contable 1999, siguiendo
algunos pasos del Ciclo Contable con algunos detalles modificados.
Balance General Inicial
DITRIBUIDORA CELCA BALANCE GENERAL(En miles de Bolvares)31 de
DICIEMBRE DE 1998

ACTIVOS | | |
Activo Circulante: | | |
Caja y Bancos | | 57,000 |
Efectos y Cuentas por cobrar | | 70,000 |
Intereses acumulados por cobrar | | 15,000 |
Inventario de Mercanca | | 60,000 |
Total Activo Circulante | | 202,000 |
Activo a Largo Plazo | | |
Documento a largo plazo por cobrar | | 288,000 |
Activo Fijo | | |
Equipo | 200.000 | |
Menos Depreciacin Acumulada | 80,000 | 120,000 |
Total Activos | | 610,000 | |

PASIVO Y CAPITAL | | |
Pasivo Circulante | | |
Cuentas por pagar | | 65,000 |
Salarios Acumulados por pagar | | 10,000 |
Impuesto sobre la renta por pagar | | 12.000 |
Intereses Acumulados por pagar | | 9,000 |
Ingreso por ventas no ganados | | 5,000 |
Total Pasivo Circulante | | 101,000 |
Pasivo a Largo Plazo | | |
Hipotecas por pagar | 120,000 | |
Total Pasivo Circulante | | 120,000 |
Total Pasivo | | 221,000 |
Capital en Acciones | | |
Capital Pagado | | 102,000 |
Utilidad Acumulada | | 287,000 |
Total Capital en Acciones | | 389,000 |
Total Pasivo y Capital en Acciones | | 610,000 |



1. Adquisicin del inventario de mercanca a cuenta, Bs. 359.000,00
2. Entrega de mercanca a clientes que anteriormente haban hecho un pago
completo por adelantado de Bs. 5.000,00
3. Venta de mercanca (todas las ventas a cuenta y excluyendo la transaccin -2-
durante 1999 ascendieron a Bs. 994.000,00
4. El costo de la mercanca vendida (incluyendo la de la transaccin -2- durante
1999 fue de Bs. 399.000,00
5. Efectivo cobrado a cuenta fue de Bs. 969.000,00