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1. Acceso Al sistema
2. Men Principal
3. Empresa
4. Catlogos
4.1 Cat. Horarios
4.2 Cat. Secuencia de Horarios
4.3 Cat. Puestos
4.4 Cat. Departamentos
4.5 Cat. Justificantes
4.6 Cat. Das Festivos
4.7 Cat. Empleados
4.8 Cat. Asignacin de Horarios
4.9 Cat. Usuarios
5. Procesos
5.1 Reloj Checador
5.2 Anlisis de Base de Datos
5.3 Autorizaciones
5.4 Autorizaciones de Tiempo Extra
5.5 Cambio Ocasional de Horario
5.6 Edicin de Registros
6. Reportes
6.1 Reportes Generales
6.1.1 Rep. De Registros
6.1.2 Rep. De Anlisis
6.1.3 Rep. De Totales
6.1.4 Rep. De Faltas
6.1.5 Rep. De Retardos
6.1.6 Rep. De Permisos
6.1.7 Rep. De Salidas Anticipadas
6.1.8 Rep. De Tiempo Extra
6.1.9 Rep. De Registros Incompletos
6.2 Reportes Por Departamento
6.2.1 Rep. Faltas Por Departamento
6.2.2 Rep. Retardos por Departamento
6.2.3 Rep. Sal. Ant. y T.E. Por Depto.
6.3 Reportes de Catlogos
7. Grficas
7.1 Grfica De Todos Los Departamentos
7.2 Grfica De Un Departamento
7.3 Grfica Por Empleado
8. Utileras
8.1 Importar Archivo ASCII
8.2 Exportar Archivo ASCII
6.1.10 Rep. De Analisis sin encabezado
6.1.11 Rep. De Registros horizontales
6.1.12 Rep. De Resumen
Debe escribir su
nombre de
USUARIO.
Aqu debe escribir el
PASSWORD asignado
a el USUARIO.
Si el USUARIO y el
PASSWORD NO SON
CORRECTOS, el
sistema le permitir 3
intentos mas para
introducir valores
correctos

Aqu se dan de alta
los datos de la o las
empresas.
Nm. De Empresa
Datos Generales
de la empresa, solo
deben ser escritos.
Clave autorizada
de instalacin
Aqu se deben introducir todos los horarios que existen dentro de la empresa. Ejemplo: Una empresa de
500 empleados, todos repartidos en 5 horarios.- Matutino, Vespertino, Nocturno, Mixto y DESCANSO
(El cual se considera horario obligatorio, ya que cuando menos un dia a la semana se debe descansar).
Para introducir horarios
siempre se tiene que
presionar este botn.
Se debe escribir un
nmero para el horario.
Una descripcin que
nos diga de forma
general de que se trata
el horario.
Escribimos la hora de
entrada.
La hora de inicio de
comida
La hora de fin de
comida.
Si el Horario no
incluye hora de
comida, entonces solo
hay que dejar el inicio
y fin de comida con.
00:00
La hora de Salida.
Las Horas
antes y
despues, se
dejan como el
sistema sugiere
por default.
Aqu escribimos si se
tiene una tolerancia de
entrada hasta antes de
considerar retardo.
Al presionar este icono,
se muestra el listado de
horarios.
Se presiona este botn
para guardar cada nuevo
horario o si hemos
modificado alguno.
Aqu se asignan los horarios capturados en el catlogo anterior a cada da de la semana. Ejemplo :
Con los 5 horarios capturados anteriormente, se pueden organizar 4 secuencias: SEC. MATUTINA,
SEC. VESPERTINA, SEC. NOCTURNA y SEC. MIXTA (Posteriormente veremos como cada
empleado toma alguna de estas secuencias, para considerar su jornada de trabajo).
Se escribe un nmero
para identificar la
secuencia.
Se escribe una
Descripcin que
represente de que se trata
la secuencia
Para cada da de la semana,
seleccionamos un horario de los que
fueron capturados en el catlogo de
horarios. Repetimos este proceso para
las dems secuencias.
Al presionar este Icono,
podemos ver en forma de
lista las secuencias
capturadas.
Note como cada da de la
semana corresponde un
nmero, que es el del horario
capturado.
Este catlogo es muy simple, ya que solo consiste en capturar los puestos o categoras que se utilizan
en la empresa.
Un nmero de
identificacin para el
puesto
La descripcin del puesto
Icono para ver la lista de
puestos capturados
Este catlogo es anlogo al anterior, solo consiste en capturar los Departamentos que existan en la
empresa.
Nmero para identificar
al departamento.
Descripcin del
departamento
Icono para ver la lista de
puestos capturados
En este catlogo se deben capturar las diferentes causas por las que los trabajadores pudieran no
registrar o registrar con retardo y/o con salida anticipada.
Nmero para identificar
al justificante.
Nombre del justificante.
Tipo de justificante.
Es decir, se puede justificar: Todo el
da para no tener falta, Entrada para no
tener retardo y salida para no tener
salida anticipada.
Icono para ver la lista de
justificantes capturados
Posteriormente veremos
como se aplican estos
justificantes.
En este catlogo se deben capturar los das que para la empresa sean festivos (No necesariamente
deben ser los das oficiales, hay empresas que toman otras fechas como festvidad).
Fecha del Da Festivo
Nombre de la festividad
Lo que justifica el da,
es decir, un da festivo
puede justificar todo el
da o medio da (el
medio da del principio,
justificando la Entrada o
el medio da del final
Justificando la salida)
Icono para ver la lista de
das festivos.
Nmero con el que el
empleado va a checar
Nmero del empleado
segn el sistema de
Nmina
Se recomienda que de ser posible, nmero de registro
y el nmero de nmina sean iguales.
Nombre
completo
del
empleado
Empresa a la que
pertenece el empleado.
Departamento al que
pertenece el empleado,
segn el catlogo de
departamentos
previamente capturado.
Puesto del empleado,
segn el catlogo de
puestos previamente
capturado
Tipo de nmina, puede ser
SEMANAL,
QUINCENAL,
CATORCENAL,
MENSUAL o ANUAL.
Fecha de alta del
Empleado
Fecha de baja del
empleado en caso de
que l ya no est activo.
Tipo de Privilegio: Priv. Entrada.- Nunca
reportar retardo, sin importar a que hora
registre la entrada. Priv. Salida.- Nunca
reportar salida anticipada, sin importar a que
hora registre la salida. Priv. Registro.- Nunca le
pondr falta, sin importar si no registra.
Estos son datos del sistema, es decir, son datos que son
obligatorios para que el sistema funcione correctamente,
los siguientes datos que veremos son informativos o
complementarios, es decir, si el usuario del sistema no
desea capturarlos no tendr problema alguno para operar
el programa.
Bandera de activo o de
baja.
Datos personales e
informativos del
trabajador, son datos
opcionales, el
operador del sistema
no est obligado a
requerir dicha
informacin.
Archivo donde se
encuentra la imagen
con la fotografa del
empleado, tambin es
un dato no obligatorio.
Icono para ver en
forma de lista a los
empleados
Es aqu donde se relacionan los empleados con las secuencias de horario ya capturadas en
el catlogo correspondiente.
Existen Varios mtodos
para hacer la
asignacin de horarios-
secuencias, aqu
veremos solamente el
mtodo de un
empleado por vez.
Se escribe el Nm. Del
Empleado al que
deseamos asignar
secuencia de horarios
Se selecciona la
secuencia de horarios
que sabemos trabajar
el empleado. (si se
tiene alguna duda ver
en catlogo de
secuencias de horarios
y catlogo de horarios)
Escribimos la fecha en
que tomar efecto
dicha secuencia de
horarios.
Escribimos la fecha en
que dejar de tener
efecto la secuencia de
horarios, si no sabemos
cuando ser esto
podemos poner alguna
fecha lejana, por
ejemplo 31 Dic 2002,
si antes de la fecha se
d algn cambio, solo
se modfica la fecha.
Botn para aceptar la
asignacin.
Ahora podemos ver el
resultado en la consulta
de asignaciones.
Notemos como el
empleado 1 tuvo la
secuencia 1
(MATUTINA, ver. Cat.
Secuencias), en un
determinado tiempo.
Despus tuvo la
secuencia 2
(VESPERTINA).
Despus tuvo la
secuencia 3
(NOCTURNA).
Esta es la secuencia
que asignamos, la
secuencia 4 (MIXTO)
Aqu se dan de alta los usuarios que manejarn el sistema, adems de su nivel
de acceso al mismo.
Aqu se lleva a cabo la interfase de comunicacin con el reloj checador.
Comando de descarga
de registros desde el
reloj checador.
Integracin del archivo
de registros a la base de
datos del sistema.
Cuando se ejecuta este proceso, el sistema inicia una serie de clculos y comparaciones entre
los registros ledos del reloj checador contra la base de datos del sistema, es decir, aqu es
donde el sistema genera los reportes y decide si los empleados tienen algun tipo de incidencia,
normal o anormal.
Rango de empleados a
los que deseamos
correr el proceso de
anlisis
Rango de Fechas que
nos interesa generar o
actualizar para la
emisin de reportes.
Botn para iniciar el
proceso.
En este proceso se aplican los justificantes capturados en el catlogo correspondiente a
empleados y fechas especificas.
Nm. Empleado al que
le vamos a aplicar
algn justificante.
Num. Del Justificante
que vamos a utilizar (el
1 son VACACIONES,
ver. Cat. De
justificantes).
El inicio y fin de
aplicacin del
justificante.
Justificantes ya
aplicados al empleado.
Existen dos formas bsicas de autorizacin de tiempo extra, de forma automtica y de forma
supervisada.
En forma automtica se
utiliza el sig. Criterio:
Nm. De empleado,
cantidad de horas
mximas autorizadas
automaticamente y
despues de, que
significa sern
automticas siempre y
cuando el empleado
entre antes o salga
despus del tiempo
establecido como
despues de
En forma supervisada, veremos la autorizacin empleado por empleado.
Se indica el Nm. De
empleado que deseamos
autorizar.
Se indican las horas que
deseamos autorizar
como mximo.
Indicamos el rango de
fechas en que se
autoriza el tiempo extra.
Activamos la bandera
si las horas extras se
trabajarn antes de la
hora de entrada, si es
despus de la hora de
salida, lo dejamos con
una X
Botn para guardar
la autorizacin.
Como su nombre lo indica, el cambio ocasional es cuando el usuario tiene asignado una
secuencia que lo hace trabajar un determinado horario, pero, se necesita que trabaje otro solo
un da.
Para hacer un
cambio ocasional,
solo se escribe el
Nm. De empleado.
La fecha en que
tomar efecto el
cambio.
El nuevo horario que
ahora cubrir el
empleado (para este
ejemplo recordemos
que el empleado en
cuestin, deba
trabajar el horario 4
MIXTO, con el
cambio ocasional,
ahora el trabajador
cubrir el horario 1
MATUTINO).
En edicin de registros como su nombre lo indica, podemos modificar registros, aadir nuevos
registros y eliminar registros, aunque todo cambio quedar registrado.
Existen registros de
tipo R que son
hechos a travs del
reloj checador y,
registros de tipo U
que son hechos por
el usuario del
programa.
Reportes generales son considerados todos aquellos que tienen que ver directamente con cada
empleado dentro del sistema.
Filtros para emitir reportes, se
pueden solicitar reportes por:
EMPRESA, TIPO DE NOMINA,
FECHAS, EMPLEADOS,
DEPARTAMENTOS y PUESTOS.
Este reporte muestra unicamente los
registros hechos en el reloj (o
hechos por el operador del
programa).
Este reporte muestra el resultado
del proceso de anlisis, es decir el
comparativo entre registros contra
la base de datos. Este reporte es el
mas completo, ya que nos muestra
el comportamiento del empleado.
Cuadro para la firma del trabajador.
Tipo de incidencia si es el caso.
Registros de entrada
Registros de inicio de comida
Registros de fin de comida
Registros de Salida
El empleado no registr salida
El empleado no registr Entrada.
Retardo
Salida anticipada
Tiempo Extra (si existiera
el caso)
Tiempo total de comida
Tiempo de la jornada
(entrada - salida)
(Tiempo de comida)
Este reporte hace una
cuantificacin de los sig.
eventos : Retardos,
Faltas, Salidas
Anticipadas, Tiempos
Extra y Total de tiempo
trabajado.
Nmero y Nombre
Completo del empleado
Suma de todas la faltas
entre las fechas indicadas
Nmero de Retardos Suma de tiempo entre
todos los retardos
Nmero de Salidas
anticipadas
Suma total de tiempo
entre todas las salidas
anticipadas
Nmero de Tiempos
Extra.
Suma total de
Tiempos Extra
Total de Tiempo Trabajado o Justificado,
es decir, Tiempo que no debe el empleado
a la empresa.
Departamento al que
pertenece el empleado.
Puesto al que
pertenece el empleado.
Por ltimo, fechas
entre las que se esta
sacando los totales
El reporte de faltas nos
muestra en forma
concreta, una lista de
empleados con faltas.
Empleados
Fechas de las
faltas.
Nmero de
Departamento
Nmero de
Puesto.
Al igual que el reporte
anterior, el reporte de
retardos nos da una lista de
empleados con retardo.
Empleados con
retardo.
Fechas de los
retardos.
Tiempo de
retardo.
El reporte de Permisos es conocido
tambin como reporte de ejecucin de
justificantes, es decir, se muestra una
lista de empleados que hayan tenido
como incidencia algn justificante.
Empleados con
Justificante.
Fechas de los
permisos.
Tipo de
permiso o
justificante.
Nos muestra una lista con los
empleados que abandonaron la
empresa antes de su hora de salida.
Empleados con
salida anticipada
Fecha de la salida
anticipada.
Tiempo de la
salida anticipada.
Nos muestra una
lista de empleados
con tiempo extra.
Empleados.
Fechas en que se
trabaj el tiempo
extra.
Tiempo extra por
da.
Lista a los empleados que
hayan olvidado hacer algn
registro
Empleados.
Fechas en que
olvid registrar.
Tipo de registro
olvidado.
Este reporte no muestra los datos
de la empresa, nicamente los datos
del empleado, fecha de registro e
incidencias
Numero y nombre
completo del Empleado
Fecha
Registro de entrada
Registro de inicio de comida
Registro de fin de comida
Tipo de incidencia si es el caso
Registro de salida
Retardo
Registro de salida anticipada
Nos muestra todos los registros
obtenidos durante el da.
Cuadro para la firma del trabajador.
Fecha de registro.
Primer registro hecho por el trabajador.
Segundo registro hecho por el trabajador.
Tercer registro hecho por el trabajador.
Cuarto registro hecho por el trabajador.
Quinto registro hecho por el trabajador.
Sexto registro hecho por el trabajador.
Tipo de justificante en caso de haberlo
Este reporte nos muestra de una manera
resumida los registros de entrada-salida, as
como las incidencias obtenidas durante el
periodo sealado, mximo 31 das..
Periodo mximo de
31 das
Horario del
empleado
Registro de entrada
Registro de salida
Retardo
Vacaciones Falta justificada
Falta Injustificada
Total de retardos Total de faltas
Los reportes por departamento nos dan un total de incidencias por cada evento: falta, retardo,
salida anticipada y tiempo extra.
Nos da un total de
faltas por cada
departamento.
Departamentos con al
menos una falta.
Nmero de faltas
por cada
departamento y
total de faltas.
Nos muestra un total
de retardos por cada
departamento.
Departamentos con al
menos un retardo.
Nmero de
Retardos por cada
departamento y
total de retardos.
Nos muestra con la
misma mecnica que
los dos reportes
anteriores un total de
salidas anticipadas por
departamento.
Nos muestra con la
misma mecnica que
los dos reportes
anteriores un total de
Tiempos Extra por
departamento.
Si usted recuerda los catlogos donde capturamos horarios, secuencias de horarios,
departamentos, puestos, justificantes, das festivos y empleados, sabr que esta es la opcin
para imprimirlos.
Esta grfica hace un comparativo entre departamentos en eventos como: faltas, retardos,
salidas anticipadas y tiempos extra.
Esta grfica nos muestra el comportamiento de un solo departamento en incidencias como:
faltas, retardos, salidas anticipadas y tiempos extra.
Nmero de faltas del
departamento de
SERVICIO.
Nmero de retardos.
Nmero de salidas
anticipadas.
Nmero de Tiempos
Extra.
Esta grfica nos muestra las incidencias de cada empleado a travs del ao. Es decir, aqu
podemos ver de forma resumida la cantidad y tipos de incidencias que el empleado ha tenido
para el control de asistencia.
Los cuadros blancos indican
que trabaj o descans sin
novedad alguna
Estos nos indican que el
empleado tuvo
vacaciones.
Nos indica ausentismo
injustificado
(FALTAS)
Nos indica salida
anticipada.
Nos indica retardo.
Nos indica que el
empleado no tiene
asignado horario.
Todos los signos ?
indican que no hemos
generado datos para
el empleado en
cuestin y las fechas
indicadas.
Importar ASCII se refiere a la facilidad de tomar datos desde un archivo plano de tipo texto
para llenar nuestros catlogos de empleados, departamentos y puestos.
Nombre y trayectoria
del archivo de datos.
Al presionar este botn se muestra un
archivo que nos indica el LAY-OUT que
debe tener el archivo de datos para generar
la importacin correctamente.
Esta es la pantalla que nos indica el LAY-OUT que
debe tener el archivo de importacin.
Exportar ASCII es el proceso inverso a la importacin, es decir, ahora tenemos la capacidad de
generar datos acerca de las incidencias (faltas, retardos, etc.) para ser utilizadas por algn
sistema de nmina. Se puede generar la exportacin utilizando el mtodo de exportacin
universal o exportacion NOI si se tiene esa nmina.