Unidad N4

Tema 1. Pasos para la

implementacin del
Sistema de Gestin de la
Calidad

ISO
9000
2000
0.Introduccin
1.Objeto y
alcance
2. Referencias
normativas
3.Trminos y
definiciones
4.Requisitos del
Sistema de
Gestin de la
Calidad
5.
Responsabilidad
de la direccin
6. Gestin de los
recursos
7.Realizacin del
producto
8.Medicin,
anlisis y
mejoramiento
El tiempo necesario depende de:
El compromiso de la direccin.
La complejidad de los procesos.
Variedad de productos y/o servicios.
El nmero de procesos desarrollados.
El nmero de personas a capacitar y
entrenar.
Duracin estimada de la
implantacin

Gran
empresa
18 a 24
Meses
Mediana
empresa
12 a 18
Meses
Pequea
empresa
12 Meses
Tiempos estimados

Satisfaccin del
cliente.
Proteccin del
ambiente.
Proteccin del
trabajador en el
medio laboral.
Resultados
financieros.
Conformidad de los
requisitos legales.
Objetivo fundamental

Lograr una
gestin eficaz y
eficiente en todas
las dimensiones.
Enfoque mejorado hacia el cliente y orientacin a los
procesos dentro de la empresa.
Costo reducido de fallas internas (menores tarifas de
reproceso, rechazo, entre otros), fallas externas
(devoluciones clientes, remplazos, entre otros) y
compromiso del personal.
Incremento de la competitividad.
Confianza de los clientes.
Preservacin del conocimiento en la organizacin.
Reconocimiento internacional.
Beneficios internos para la
organizacin que implemente un
SGC

Confianza de los clientes
hacia productos conforme
a sus requisitos.
Imagen de la compaa.
Publicidad, ya que los
clientes se informan de
los beneficios que trae
realizar negocios con una
compaa que maneja
estndares de calidad en
sus productos.
1. Evaluar la necesidad y metas de la organizacin con relacin
a la implementacin de un SGC
En esta etapa, la organizacin debe identificar
las metas que quiere alcanzar a travs de la
implementacin del SGC, tales como la
satisfaccin de los clientes, una mayor
participacin en el mercado, lograr una mayor
eficiencia (rentabilidad), mejorar la
comunicacin y la moral de la organizacin,
entre otros.
Otro objetivo de implementar un SGC puede
ser la demostracin de conformidad por
medio de una certificacin de una tercera
parte, esta la puede solicitar un cliente o
simplemente ser exigida para poder
registrarse como proveedor de una gran
compaa.
Pasos para la implementacin del
Sistema de Gestin de la Calidad

2. Informacin sobre la familia ISO 9000

El personal encargado para iniciar el desarrollo de un SGC, basado
en la norma ISO 9001, necesita entender los requisitos de la ISO
9001:2000, complementada con la ISO 9000:2000 y la ISO
9004:2000.

ISO 9000:2000: Sistemas de Gestin de la Calidad -
Fundamentos y Vocabulario.

ISO 9001:2000: esta norma especifica los requisitos del SGC, es
cuando una organizacin busca evaluar y demostrar su capacidad
para suministrar productos que cumplan con los requisitos de los
clientes.

ISO 9004:2000: esta norma proporciona orientacin para la
mejora continua y se puede usar para optimizar el desempeo de
una organizacin.
3. Nombrar un consultor (si es necesario)

Cuando la organizacin no cuenta con la competencia
adecuada para desarrollar el SGC, esta puede contratar a un
consultor. Es importante al momento de la contratacin definir el
alcance de su labor, tambin es posible contratarlo, solamente
para la formacin de personal y desarrollo del sistema.

4. Sensibilizacin

Es necesario que el responsable del sistema de gestin de
calidad despierte conciencia acerca de los requisitos entre todo
el personal que realiza actividades que afectan la calidad. Para
ello, se requiere planificar y brindar formacin especfica sobre
el desarrollo del Manual de Calidad, de la manera en que se
planea un sistema de gestin de la calidad, identificando e
implementando procesos de mejora que permitan auditar la
conformidad del mismo.

5. Anlisis (autodiagnstico)
La organizacin debe evaluar las diferencias existentes entre el
sistema de gestin de la calidad y los requisitos exigidos por la
norma ISO 9001 y de acuerdo a ello, planificar la forma de
eliminar dichas diferencias.

6. Procesos de realizacin del producto
Para saber si se aplican los requisitos o no de acuerdo al SGC de
la compaa, se debe examinar el captulo 7 de la norma ISO
9001:2000.

Este incluye los siguientes procesos:

Procesos relacionados con el cliente.
Diseo y desarrollo.
Compras.
Produccin y suministro del servicio.
Control de dispositivos de medicin y seguimiento.
Es necesario que la organizacin determine cual de los puntos
anteriores no aplica en la empresa.
7. Suministrar el personal
La empresa debe decidir que personas estarn involucradas en
el desarrollo y documentacin del SGC, nombrando a un
representante de la direccin, el cual se encargar de supervisar
la implementacin. Tambin es til dependiendo del tamao de la
organizacin, crear un comit de calidad, conformado con
personal de todas las reas crticas.

8. Elaboracin del cronograma
Este debe incluir.

La forma como se aplica el SGC a sus productos, procesos,
instalaciones y departamentos de la organizacin.
Los requisitos del captulo 7 de la norma que aplican a la
empresa, con su respectiva justificacin.
Referenciar o incluir los procedimientos documentados para el
sistema.
Redaccin de la poltica y objetivos de calidad de la organizacin
9. Redaccin del Manual de Calidad
Se debe preparar un plan para implementar los requisitos exigidos
por la norma, eliminando de esta manera las diferencias que se
encuentran con el SGC de la organizacin (como lo determina el
quinto paso).
Este plan incluye las actividades por
realizar, los recursos que se
requieren, las responsabilidades y
un perodo de finalizacin estimado
para cada actividad. El tiempo total
requerido para cada fase:
planificacin, documentacin,
implementacin y evaluacin,
depende del tamao de la
organizacin y de las brechas que
existen en su SGC.
10. Realizacin de auditoras
internas
Durante la fase de implementacin
(aproximadamente de tres a seis
meses despus de redactada la
documentacin), los auditores
entrenados deben llevar a cabo una o
dos auditoras que cubran todas las
actividades del SGC, informando a la
direccin las acciones correctivas de lo
encontrado.
11. Solicitud de la certificacin
Despus de realizar satisfactoriamente las auditoras internas,
implementando las acciones correctivas y de esta manera revisando
la eficiencia del sistema de calidad, y si la empresa desea obtener la
certificacin por tercera parte, se debe solicitar una certificacin a un
organismo de certificacin acreditado; en nuestro pas el ms
reconocido es el ICONTEC.


12. Realizacin de evaluaciones
peridicas

Una vez certificada la organizacin, esta
deber realizar peridicamente auditoras
internas para revisar la eficacia del SGC,
buscando su mejoramiento continuo;
evaluando si los propsitos y metas para
los cuales se desarroll se estn
cumpliendo, incluida la mejora continua.

1. Seleccin del organismo certificador

Los aspectos por considerar al seleccionar el organismo de
certificacin incluyen:

Naturaleza de la acreditacin del organismo de certificacin en el
exterior (para empresas que exportan).
Imagen de los organismos de certificacin.
Cotizaciones de las tarifas de certificacin y auditoras.

2. Preparacin para la evaluacin

El primer paso es que el auditor del organismo de certificacin se
rena con la alta direccin de la empresa con el fin de darle toda la
informacin sobre los procesos que afectan la calidad.
Posteriormente se inicia la auditora, mediante la revisin del manual
de calidad de la organizacin para asegurar que este cubre los
requisitos de la norma (auditora de revisin de documentos).

Proceso de certificacin

El auditor informa a la organizacin cualquier no conformidad
encontrada en la documentacin para as iniciar las acciones
necesarias y presentar nuevamente los documentos. Se debe
examinar cuando un requisito es excluido del manual de calidad y
como puede descartarse un proceso de realizacin del producto,
para ello, es necesario el manual de calidad y la autorizacin del
auditor.

3. Auditora de campo

Despus de finalizar satisfactoriamente la auditora documental, se
inicia el segundo proceso de la auditora en las instalaciones de la
empresa, en la fecha que se indique (esta no es sorpresiva).

Se inicia con una reunin de apertura, en la cual el auditor explica a
la direccin el proceso a realizar (cundo y cmo de transmitirn los
hallazgos a la organizacin).
El auditor o auditores, recogen la evidencia de conformidad o no
conformidad, mediante la observacin y anlisis de cada actividad,
el examen de procedimientos, registros y analizando las condiciones
de manejo de la empresa, realizando entrevistas con los directores y
con el personal involucrado de forma aleatoria. La informacin que
se recolecta es verificada por los auditores mediante la recoleccin
de la misma por otras fuentes, tales como observaciones fsicas o
mediciones realizadas al producto y la relacin de sus registros. El
auditor visita y verifica la conformidad con el sistema de gestin de
la calidad en todos los departamentos y funciones dentro del alcance
estipulado por la organizacin.

4. No conformidades
La evidencia recogida por los auditores es comparada con los
criterios y hallazgos de la auditoras (poltica, objetivos de calidad,
manuales, procedimientos, instrucciones, contratos,
reglamentaciones, registros, entre otros), incluyendo las no
conformidades (si se presentaron). Las no conformidades se
reportan a la alta direccin en una reunin denominada reunin de
cierre.
Las no conformidades se clasifican en menores o mayores:

No conformidad mayor:
La compaa no implement alguna parte del SGC o todo.
Algn departamento de la empresa no ha implementado el SGC.
Se encontraron varias no conformidades menores en los mismos
requisitos del SGC.
Cuando se encuentra una no conformidad mayor, la
recomendacin por parte del auditor es posponer la certificacin
hasta que se verifique la accin correctiva sobre dicha no
conformidad a travs de una auditora de seguimiento.

No conformidad menor: hace referencia a un incidente de
incumplimiento con un proceso, definicin o requisito del SGC.

Observacin: indica que si la situacin encontrada durante la
auditora no se trata adecuadamente, puede conducir a una no
conformidad en el futuro.
5. Entrega de certificado NCM (Un mes mnimo, tres meses
mximo)

De acuerdo a las recomendaciones del auditor y despus de la
revisin independiente de estas recomendaciones por el
organismo certificador, se expide el certificado para el alcance
especfico del negocio y para los productos o servicios para los
cuales la organizacin ha implementado el SGC.
6. Auditora complementaria y entrega de certificado

El certificado de calidad se otorga inicialmente por un perodo de
tres aos. Durante este tiempo el organismo certificador realizar
auditoras de seguimiento (una o dos veces al ao), en fechas
acordadas.

Previamente el organismo certificador informa el plan de auditoras
de tres aos, indicando el alcance de cada auditora de seguimiento.

Despus de los tres aos se lleva a cabo una auditora de re-
certificacin usando los pasos dos y cinco aqu descritos.

Durante el periodo de certificacin, el organismo certificador puede
examinar los registros relativos a las quejas de calidad hechas por
los clientes, ya sea directamente a la organizacin o al organismo
certificador para evaluar si la empresa est tomando las medidas
apropiadas para eliminar la causa de dichas quejas.
Obtener el certificado
no es el objetivo, es la
consecuencia de implementar
un SGC con la tcnica del
trabajo en equipo y con la
filosofa del mejoramiento
continuo.
Certificado ISO 9001

ISO
9001:2008
www.iso.org
www.aenor.es
www.icontec.org.co
www.praxiom.com
www.iaf.nu
Listado de pginas web para
obtener informacin:

Freedigitalphotos.net. (2012). Fotos e ilustraciones.
Extrado el 28 de noviembre de 2012, en
http://www.freedigitalphotos.net/

Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin.
(2006). Norma Tcnica Colombiana ISO 9000:2000.
Bogot: ICONTEC.

Organizacin Internacional para la Estandarizacin.(s.f.).
ISO 9001:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad.
Recuperado el 9 de noviembre de 2012, en www.iso.org
Referencias

Control de documento
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Revisin
Lina Lorien
Rivera
Cruces

Instructor
virtual
Centro
Agroempresarial
del Oriente - Vlez
Regional
Santander
Diciembre
de 2012
Adaptacin
Rachman
Bustillo
Martnez
Guionista -
Lnea de
produccin
Centro
Agroindustrial
Regional Quindo
Abril
de 2012
Andrs
Felipe
Velandia
Espitia

Guionista -
Lnea de
produccin

Centro
Agroindustrial
Regional Quindo

Abril
de 2012