SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

ADQUISICIONES

PROCEDIMIENTO
ADQUISICIONES
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: P-7.4-Adq-01
FECHA DE EMISIN: 09 de Agosto de 2010
TOTAL DE PGINAS: 5 (cinco)
VERSIN N: 4
REEMPLAZA A: Versin 3 del 18 de diciembre de 2008

REVISIN TCNICA:
Mario Len R.
Jefe Depto. Adquisiciones

FECHA: 04-08-2010

REVISIN DE CALIDAD:

Francesca Ponce
Coordinador de Calidad

FECHA: 04-08-2010

APROBACIN:

Jos Gmez Llantn
Gerente General

FECHA: 09-08-2010


1. Objetivos.
Satisfacer las necesidades de obra en forma oportuna y eficientemente.
Obtener los ms bajos costos en las compras de materiales a partir de una estrategia
administrativa y comercial.
Coordinar los distintos factores que participan en la gestin
Comprometer a todas las partes involucradas en la actividad
Definir las funciones especificas de cada persona que participa


2. Campo de aplicacin.
El procedimiento comienza en el momento en que el Centro de Gestin solicita el material al
departamento de adquisiciones hasta el momento en que el material es recepcionado por la
obra.
Revisin Tcnica
Mario Len R.
Gerente de Operaciones
Revisin de Calidad
Francesca Ponce B.
Coordinador de Calidad
Aprobacin Jos
Gmez Ll.
Gerente General




































Procedimiento
P-7.4-Adq-01
Fecha de emisin: 09 08 2010 Versin N 4 Reemplaza a:
Versin N 3 del
18-12-2008
Pgina 2 de 5

















3. Referencias.
NCh ISO 9001-2008
Manual de la Calidad.

4. Definiciones.

Compra: es la accin de adquirir un material o insumo o contratar un servicio a partir de una
transaccin comercial con algn proveedor.

Proveedor: persona natural o jurdica que realiza una actividad comercial de venta o prestacin de
servicios.

Transporte externo: vehculos de transporte de carga que no pertenecen a Constructora GHG S.A
y presta servicios.

Orden de Compra: documento que define y compromete la compra de determinado material
destinado a algn Centro de Gestin. Se puede enviar a travs de medios digitales (correo
electrnico, Iconstruye), fax o cualquier otro medio que cumpla el objetivo.

Factura: documento de control tributario que determina los materiales e insumos comprados y
referidas a una orden de compra emitida.

Gua de despacho: documento de control contable y tributario que identifica los materiales
despachados correspondientes a una determinada orden de compra y factura.

Orden de retiro: documento emitido por un proveedor directo a un fabricante para entregar un
material a los compradores.

Centro de Gestin: Son todas aquellas unidades o departamentos de la constructora, que
requieren insumos, servicios o materiales. Pueden ser obras en construccin, oficina central,
bodega, etc.

Administrador de obra: Responsable a cargo del Centro de Gestin, designado por Gerencia.
Revisin Tcnica
Mario Len R.
Gerente de Operaciones
Revisin de Calidad
Francesca Ponce B.
Coordinador de Calidad
Aprobacin Jos
Gmez Ll.
Gerente General


Procedimiento
P-7.4-Adq-01
Fecha de emisin: 09 08 2010 Versin N 4 Reemplaza a:
Versin N 3 del
18-12-2008
Pgina 3 de 5

5. Descripcin.

5.1 El departamento de Adquisiciones recibe la Solicitud de materiales (o Pedido de materiales,
indistintamente) del encargado del Centro de Gestin, la cual es enviada a travs de la
plataforma de negocios Iconstruye. Una vez recepcionada, el departamento de Adquisiciones
realiza la (o las) cotizacin (es), si corresponde y, a continuacin, se emite la orden de compra
para su aprobacin. Solo en el caso que la obra no cuente con acceso a Internet el Pedido de
materiales ser solicitado telefnicamente o va fax al Departamento de Adquisiciones quien
ser el encargado de realizarla en el Portal Iconstruye.

5.2 Las Solicitudes de materiales, cotizaciones, cuadros comparativos (de cotizaciones de mayor
incidencia en el objetivo del Centro de Gestin) y ordenes de compra se generan y archivan en
el portal Iconstruye.

5.3 Las Solicitudes de materiales se deben realizar con todas las especificaciones tcnicas,
requerimientos especiales, y todo otro antecedente necesario para realizar la compra. En caso
contrario el Departamento de Adquisiciones podr rechazar la solicitud de materiales.

5.4 El Departamento de Adquisiciones debe generar la orden de compra de una Solicitud de
materiales aprobada, en un plazo mximo de cuatro das hbiles, y se considera un plazo
especial cuando la compra de esos materiales lo requiera, por ejemplo cuando se
soliciten muestras.

5.5 La orden de compra es emitida por el Jefe o los Asistentes de Adquisiciones a travs de la
plataforma de negocios Iconstruye. Si por problemas tcnicos, la orden de compra no pudiera
ser emitida a travs de Iconstruye, esta ser confeccionada en formato papel y se enviar al
proveedor va Fax. Superadas las fallas tcnicas, esta orden ser ingresada a la plataforma
de negocios del Iconstruye.

5.6 La aprobacin de ordenes de compra, ser definida, en cada Obra, de acuerdo a montos
previamente definidos. Se pueden dar dos casos:

a) Aprobacin de Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto: desde $0 y
hasta valor acordado con Gerencia de Operaciones.
b) Aprobacin de Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto y Jefe depto.
de Adquisiciones: desde $0 y hasta valor acordado con Gerencia de
Operaciones.
c) Aprobacin de Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto; Jefe depto.
de Adquisiciones y Gerente de Operaciones: desde valor acordado con
Gerencia de Operaciones.

En una Obra se pueden dar solo un caso o los dos, depende de la definicin del Gerente de
Operaciones.

5.7 Una vez aprobada la orden de compra, est es enviada al proveedor.

5.8 Luego de aceptada la orden de compra, por parte del proveedor, el encargado en la obra debe
ocuparse del despacho y transporte del material (o herramienta arrendada). Para esto existen
dos modalidades.

1.- Que el proveedor despache: En dicho caso el Encargado de Bodega o quien el
Administrador y/o Gerente de Proyecto designe, debe contactarse directamente con el
proveedor.
Revisin Tcnica
Mario Len R.
Gerente de Operaciones
Revisin de Calidad
Francesca Ponce B.
Coordinador de Calidad
Aprobacin Jos
Gmez Ll.
Gerente General


Procedimiento
P-7.4-Adq-01
Fecha de emisin: 09 08 2010 Versin N 4 Reemplaza a:
Versin N 3 del
18-12-2008
Pgina 4 de 5

2.- Que el proveedor no despache: En dicho caso el Encargado de Bodega o quien el
Administrador y/o Gerente de Proyecto designe, debe solicitar transporte externo al
Departamento de Adquisiciones quien debe definir la forma en que se realiza el despacho.

5.9 Para el pago de las rdenes de compra existen varias modalidades; pago contra factura a
distintas fechas, pago contado, pago anticipado, pago contra entrega, pago con cheque, etc.
Existen casos en que el proveedor exige adjuntar el cheque a la orden de compra, para poder
retirar el material o equipo. En este caso, se procede de la siguiente manera: El jefe de
Adquisiciones o quien este designe, solicita a Tesorero el cheque correspondiente a la orden
de compra, Tesorera genera el cheque, quedando este disponible dentro del plazo solicitado.

5.10El seguimiento de los despachos ser siempre responsabilidad del Encargado de Bodega o
quien el Administrador y/o Gerente de Proyecto designe.

Si en algn caso el Centro de Gestin tuviese algn problema con el despacho de
materiales y/o equipos, sea por motivos financieros, de plazos y todo otro
acontecimiento que no sea posible solucionar por ellos, el encargado del seguimiento
debe comunicarse con el Departamento de Adquisiciones para actuar.

5.11En el caso de los materiales que son entregados por el proveedor, recibido el material en obra
o bodega central, se recepciona la gua de despacho y se enva a Administracin y Finanzas.


6. Registros.

Nombre de Registro: Solicitud de material
Cdigo: No Aplica
Mantenido por: Asistente de adquisiciones
Clasificacin: Correlativo
Acceso a: Gerentes, Administradores de obra y/o Gerente de Proyecto,
Jefes de depto.
Lugar de Almacenamiento: Portal Iconstruye
Tiempo de Almacenamiento: Permanente
Disposicin No aplica

Nombre de Registro: Cotizacin
Cdigo: No Aplica
Mantenido por: Asistente de adquisiciones
Clasificacin: Por Orden de Compra
Acceso a: Jefe Depto. adquisiciones
Lugar de Almacenamiento: Portal Iconstruye
Tiempo de Almacenamiento: Permanente
Disposicin No aplica

Nombre de Registro: Orden de Compra
Cdigo: No Aplica
Mantenido por: Asistente de Adquisiciones
Clasificacin: Correlativo
Acceso a: Gerentes, Administradores de obra y/o Gerente de Proyecto,
Jefes de depto.
Lugar de Almacenamiento: Portal Iconstruye
Tiempo de Almacenamiento: Permanente
Disposicin No aplica
Revisin Tcnica
Mario Len R.
Gerente de Operaciones
Revisin de Calidad
Francesca Ponce B.
Coordinador de Calidad
Aprobacin Jos
Gmez Ll.
Gerente General


Procedimiento
P-7.4-Adq-01
Fecha de emisin: 09 08 2010 Versin N 4 Reemplaza a:
Versin N 3 del
18-12-2008
Pgina 5 de 5

7. Responsabilidades.
Matriz de Responsabilidades.


Jefe Depto Adquisiciones Asistente
Adquisiciones
Gerente de
Operaciones
Administrador
de Obra y/o
G. Proyecto
Solicitud de
Materiales

X


X

Cotizaciones

X

X

rdenes de
Compra

X

X

X

X



8. Modificaciones.

Versin tem Motivo del cambio Fecha
0

Versin Inicial 04-04-2005
1 varios Las responsabilidades del Administrador de Obra
sern compartidas por el Gerente de Proyecto, en
suma, el trmino Administrador de Obra ser
reemplazado por Administrador de Obra y/o
Gerente de Proyecto.
17-08-2005
2 5.1-5.4-5.5 Se elimina de organigrama departamento de
logstica.
Se modifica Jefe de Adquisiciones y Logstica por
Jefe de Adquisiciones.
Se elimina entrega de solicitud personalmente. Las
solicitudes, cotizaciones, cuadros comparativos y
ordenes de compra se deben subir al portal
Iconstruye.
Se modifica el procedimiento para solicitud de
cheques.
Se clarifica la responsabilidad del seguimiento de
materiales.
Se crea tem 5.7.
25-07-08
3 5.7


Varios
Se elimina registro de Solicitud de Documento por
no ser de til al momento de solicitar un
documento.
Se modifica la redaccin de los puntos 5.1, 5.3 y
5.6
18-12-08
4 2
5
Se incluye diagrama de flujo.
Se modifica la redaccin del punto 5.1.
Se modifican los montos de aprobacin de ordenes
de compra.
Se establece que los despachos se contratan y
coordinan con una empresa externa.
Se revisa la redaccin de todos los puntos para
una mejor compresin de estos.
09-08-10