ENSAYO

El valor de la Sistematizacin Contable en las

Empresas
Presentado por:
lvaro Rafael Gastauadi Terrones
ESCUELA:
Contabilidad
LNEA DE INVESTIGACIN DE LA ESCUELA:
Sistematizacin Contable

2013

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lvaro Gastauadi Terrones
El Valor de la Sistematizacin Contable en las
Empresas
INTRODUCCIN
En la actualidad, la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las
decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras de una empresa. En
una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas;
de esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y cmo su uso,
redunda en beneficios para toda empresa.
En general, en toda empresa es imprescindible contar con un departamento
contable que proporcione informacin contable til y confiable, y as dar una
imagen fiel de la situacin financiera de la empresa, lo que lleva a considerar
la importancia de la organizacin y sistematizacin contable, la cual consiste en
establecer el diseo de los mtodos y procedimientos utilizados para recopilar
datos, procesarlos y registrarlos, y como resultado, obtener los Estados
Financieros respectivos.
Por eso, para lograr establecer una adecuada organizacin y sistematizacin, se
hace necesario contar con un Contador Pblico y Auditor como asesor para que
participe desde la organizacin del departamento hasta el diseo adecuado
de un plan de cuentas, de los documentos y justificantes contables que
permitan realizar procedimientos de manera anticipada y que se constituyan en
una herramienta para las empresas dado los beneficios que provee, y constituye
la informacin financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones.
En este ensayo, empezar definiendo lo que es la contabilidad y sistema contable
en la actualidad dando un esquema de clasificacin y enfocndome en la
importancia y utilidad que tienen en las empresas; luego dar a conocer el anlisis
previo que se debe hacer para poder elegir un sistema contable dando un ejemplo
de los sistemas contables ms importantes y ms utilizados por las grandes
empresas destacando las ventajas y desventajas de dichos sistemas y por ultimo
una breve conclusin.
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DESARROLLO
La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y
control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por
ende no existe una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas
definiciones tienen algo en comn.
A continuacin se presentan varias significados de la contabilidad que han
sido definidas por diferentes autores y profesionales contables:
La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa
esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los
encargados de tomar las decisiones (Horngren & Harrison. 1991)
La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es
suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin
razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un
ente pblico o privado utilizando sistemas de informacin para su buen aporte y
manejo (Redondo, A., 2001)
Con estas definiciones claras y precisas podemos afirmar que la contabilidad es
una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones
mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los
gerentes a travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus
negocios mediante datos contables; permitiendo as conocer la estabilidad, la
solvencia de la compaa y la capacidad financiera de la empresa; y para que la
contabilidad financiera de una empresa sea llevada de una manera correcta es
necesario que existan sistemas de informacin, tambin conocidos como
sistemas contables capaces de facilitar el trabajo del contador pblico y as poder
aportar a la toma de decisiones para que la empresa pueda tener un gran xito en
el mercado.
El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final
son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la
empresa. Se organiza esta informacin en partidas de diario y luego de ser
procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del
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sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en
contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la informacin. (Blackwell,
Roger. 2003)
El trmino sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios
y en distintas reas del conocimiento, por ejemplo, los economistas de un pas
hablan de un sistema econmico, los polticos se refieren al sistema poltico, los
abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la
vigencia de un sistema de libertades econmicas y de esta forma, podramos
encontrar una serie de contextos en los cuales el trmino sistema es utilizado. En
el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos
aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de
decisiones ptimas en las empresas.
Se podra decir entonces que un sistema es un conjunto de elementos, entidades
o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo comn.
Todo el proceso de generacin de informacin en las empresas est soportado
por sistemas que manejan una serie de variables, que ayudan a los gerentes a
generar informacin. El xito de un sistema se mide por el grado de aceptacin
que los usuarios asignen a un sistema y son utilizados por las empresas
generalmente para desempear las pequeas funciones tales como compras,
ventas, facturacin, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
Una empresa tambin es considerada como un sistema porque recibe y genera
informacin, la cual ser procesada o utilizada por alguna persona o entidad para
el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen funciones tpicas que
desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que soportan las decisiones
de negocios, deben poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar que las
decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.
Un sistema de contabilidad debe ser un sistema que est en la capacidad de
generar informacin financiera relevante para la empresa y no generar informes
detallados y extensos, que slo sern de utilidad para los usuarios que trabajen
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con ese nivel de presentacin de la informacin. A medida que el volumen de
transacciones se incrementa, se hace necesario el manejo de sistemas auxiliares,
por lo que en principio el objetivo de un sistema contable se deber limitar a
manejar informacin financiera resumida y comn a cualquier sistema contable.
Un estudio formal de la clasificacin de los sistemas necesariamente nos llevara
a plantear, al menos, un esquema de tres o cuatro clasificaciones bajo distintos
puntos de vista. Para efectos de centrar la atencin en los sistemas operativos
que manejan los negocios, en las empresas clasificare los sistemas de la
siguiente forma: sistemas de produccin que tienen como fin, manejar y controlar
todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una
empresa manufacturera o el proceso de prestacin de servicios en una empresa
de servicios, el cual tiene las siguientes funciones principales: planificar la
produccin, planificar la materia prima y otros costos, y controlar la produccin;
tambin debe contar con un sistema de ventas que cubre las siguientes funciones
o subsistemas: facturacin y cobranzas, control de los canales de distribucin y
mercadeo; y por ultimo un sistema de administracin y finanzas que est
representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones
anteriormente explicadas. Algunos de los sistemas de una empresa, que se
puede identificar como de administracin y finanzas son: manejo de inversiones,
cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos, recursos humanos
y contabilidad.
Po otra parte, una de las debilidades que se observan con cierta frecuencia en los
departamentos de informtica o de sistemas, es la inexistencia de alguna
metodologa que se siga para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los
programas; siendo necesariamente iniciar un proceso de anlisis de los sistemas,
el cual se puede definir como las actividades que se realizan para descomponer y
explicar un sistema de informacin; por esto es necesario que antes de adquirir un
software contable para el manejo de informacin, un analista de sistemas debe
realizar un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecto a la
informacin a procesar, el volumen de las transacciones a procesar y los
requerimientos de informacin resumida o detallada.
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El anlisis previo al desarrollo o adquisicin de un sistema viene como
consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento (necesidad) de
algn usuario o grupo de usuarios en Ia empresa. Y una vez realizado el previo
anlisis, la empresa deber solicitar dicho sistema, indicando el departamento que
lo solicita, las razones de la solicitud, los beneficios que esperan como
consecuencia de esa solicitud y la fecha de aprobacin que realice el funcionario
de cierto nivel de la empresa correspondiente el cual ser evaluado si cumple
con los requerimientos con los que la empresa empleara para su buen manejo;
para finalmente generar una de estas tres decisiones: aprobar el proyecto, ya que
existe realmente la necesidad; rechazar el proyecto ya que no es viable o evaluar
la factibilidad de comprar el sistema.
Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente
planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que pudieran ser
totalmente factibles son excluidos por no haber sido enfocados adecuadamente.
Debido a que debe existir algn tipo de control en el proceso de desarrollo de
sistemas, el departamento de sistemas se deber aproximar nicamente hacia
aquellos proyectos que resulten en una necesidad real de los usuarios y sean
realizables. Por ejemplo, para una empresa puede ser de mayor costo/beneficio el
desarrollar un sistema de contabilidad propio, pero debido al nivel de
estandarizacin y variedad de programas de aplicacin existentes para esta
funcin, primero se debe investigar si existe en el mercado, un software que
satisfaga las necesidades de informacin de Ia empresa; en caso de que no
exista este software, la empresa tomar la decisin de desarrollar uno a la
medida.
Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a
la fase de fijacin de requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de
campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a
desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas
las personas que de una u otra forma tengan que ver o estn involucradas en el
desarrollo del nuevo sistema. En esta fase, se renen todos los datos relevantes
al mximo nivel de detalle, de tal forma que se conozca en profundidad todas las
operaciones o actividades que se vayan a mecanizar.
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Luego de determinados los requerimientos del sistema y establecidos los
objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para construir
un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificacin y una vez
elaborados stos, se proceder a la construccin propiamente dicha, un sistema
se construir de manera similar.
Por ltimo, una vez diseado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la
implantacin del mismo, es decir, poner en funcionamiento el sistema en una sola
parte de la empresa y no una instalacin a la totalidad de usuarios del sistema y
luego tambin se puede iniciar una instalacin inmediata la que establecer que el
sistema empezar a funcionar un da determinado y a partir de all, el sistema
reemplazado es puesto fuera de servicio.
Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de Ia informacin generada
por todas sus operaciones. Su principal funcin es ayudar a soportar las
decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los
objetivos de la misma. Existen y sistemas para manejar la facturacin, las
compras, los inventarios muchas otras funciones que existen en una empresa.
stos pueden ser caracterizados como sistemas administrativos para el manejo
de las funciones anteriormente nombradas. Una caracterstica comn a todos
ellos es la de no manejar directamente la informacin que se registra en la
contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad.
Los tipos de sistemas contables para una empresa se dividen en: sistemas
integrados, que implica el compartir informacin entre dos o ms sistemas para
eliminar redundancia de la informacin, facilitar el acceso a los datos o
informacin o facilitar la elaboracin de informes; sistemas no integrados que
conociendo la filosofa de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir
que en el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de
informacin se realiza por lo general, a travs de movimientos resumidos y al final
de periodos previamente definidos; y tambin los sistemas auxiliares, aquellos
sistemas que sean distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede
definir como aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las
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transacciones comunes a una actividad tpica del negocio como la produccin,
ventas, facturacin, inventarios, cuentas por pagar, etc.
Por lo planteado, los sistemas contables estn orientados al manejo operativo de
las transacciones y no a los aspectos financieros y entre los principales sistemas
contables ms importantes tenemos:
CONCAR CB 2013: Es el sistema contable-financiero ms usado, reconocido
por el mercado nacional y recomendado a nivel nacional, creado para emitir
informacin gerencial y adems simplificar y agilizar el trabajo contable-financiero.
Permite obtener estados financieros, reportes por centros de costo, presupuesto,
ratios, grficos, informacin analtica operativa y tributaria, reportes de cuentas
por cobrar y pagar, conciliacin bancaria, libros oficiales SUNAT en forma fsica y
electrnica. Emite los estados financieros en soles y dlares ajustados por
diferencia de cambio; tambin puede aplicarse a todo tipo de empresas:
industriales, agrcolas, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras,
mineras, ONG, instituciones educativas, exportadoras y en general todos los giros
de negocios.
SIAF: El sistema integrado de administracin financiera para el sector pblico, es
un instrumento informtico contable, que automatiza el proceso de ejecucin
presupuestal, financiero y contable, mediante un registro nico de operaciones,
produciendo informacin con mayor rapidez, precisin e integridad, vlida para la
toma de decisiones de los diferentes niveles gerenciales de la organizacin
gubernamental.
CONTASOL: Es un sistema de contabilidad profesional gratuito para empresas
con una sencillez de uso y adaptable a cualquier tipo de usuario. Sus funciones
abarcan cualquier necesidad de un departamento de contabilidad, incluyendo el
control de asientos, libros, informes, analtica, utilidades extra y facturacin.
Contasol soporta mltiples empresas, usuarios, ejercicios y usuarios, soporte de
redes locales y base de datos de Access.


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CONCLUSIN
La informacin contable, y por ende la contabilidad, que se ocupa de registrar,
clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los
hechos que registra ni por la carencia de un cdigo contable nico, completo e
imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legtimo, justo y
honesto en el registro, interpretacin y utilizacin de los datos que proporciona.
Se puede concluir entonces, que el hombre desde tiempos memorables se ha
empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros
que se ejecutan es sus pequeas, medianas o grandes empresas. Por
consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un
principio, lo realizo en procesos muy simples, sin embargo con el transcurrir del
tiempo, el avance tecnolgico y las exigencias empresariales los procesos y
tcnicas contables han evolucionado, hacindonos reflexionar que todo proceso
contable requiere de los sistemas. De esto se deduce la importancia de estos, y
cmo su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un
adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar
con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.
Adems cabe resaltar que el xito de un sistema se puede medir por ejemplo, por
el grado de aceptacin que los usuarios le asignan; y as como esta, hay muchas
razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de tener un buen sistema
de informacin contable, ya que la importancia de un sistema contable radica en
que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los dems
sistemas.





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BIBLIOGRAFA
Franklin F., Enrique Benjamn. Organizacin de Empresas. Segunda edicin.
Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Editorial MC Graw Hill
Interamericana. Mxico octubre 2003. 354 pp.

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Goxens, A. Enciclopedia prctica de la Contabilidad. M. A. Goxens.
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Redondo, A., 2001. Sistema Integrado de Finanzas, Contabilidad y Control
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