Flujogramas de los Procesos Clave

1
Servicio de Gestin Econmica

















FLUJOGRAMAS
DE LOS
PROCESOS CLAVE

Servicio de Gestin
Econmica




Flujogramas de los Procesos Clave














2
Servicio de Gestin Econmica
Elaboracin del Presupuesto
Servicio de Gestin Econmica
Preparacin escenario
presupuestario
Elaboracin borrador
presupuesto
Borrador
Gerencia
Elaboracin documento
final presupuestario
Informe favorable
Consejo de Gobierno
Aprobacin
Consejo Social
Envo a BOJA
Publicacin en WEB
Previsin ingresos generales
Previsin ingresos finalistas
Revisin interna de normativa
Presupuesto
final
Datos de personal (cap. 1)
Gastos fijos (cap.2)
Asignacin presupuesto
por unidades
Normativa para actualizar
Datos acadmicos para
Dptos. Y Centros
Gerencia
-----------------
Peticin informacin a
unidades sobre normativa
Propuestas de
financiacin de las
unidades
Carga presupuesto en
sistema informtico
--------------
Retencin presupuesto finalista
Envo a Intervencin General
Junta de Andaluca


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3
Servicio de Gestin Econmica
Gestin de Ingresos (a)
Servicio de Gestin Econmica
Ingreso en cuenta
bancaria
Recepcin de
cheques /pagars
Boletas
Bancarias
Cartas de
pago
TPV
Listado de
movimientos
banco
Exportacin
cuentas a
excel
Captura de
boletas banca
electronica
Casacin de
justificantes
de ingreso y
movimientos
en cuenta
Asignacin de
la aplicacin
econmica y
tipo de
ingreso
Envio a la
unidad
responsable
para su
identificacin
Identificacin
de los
ingresos de
contrado
previo
Grabacin/
cobro de
ingresos/
factura en
SOROLLA
Conciliacin de
saldos en cuentas y
SOROLLA
Actualizacin
de la base de
datos de
Deudores
Envo de listados de
inscritos a peticin de
los responsables de
Centros de Gasto
Envo de
informacin a
los gestores
de Centros de
Gasto
Identificacin
del cheque y
la factura
asociada
Ingreso
mediante
banca
electrnica
Solicitud de
factura o abono
Recepcin y
comprobaci
n de los
requisitos
Grabacin de
la factura en
Sorolla
Factura o
Abono
Envio a los
interesados
y/o unidades
gestoras
Solicitud de
Certificados de
ingreso
Comprobacin
del ingreso en
SOROLLA y
EXCEL
Recepcin y
comprobaci
n de los
requisitos
Emisin del
certificado
Envio a los
interesados
y/o unidades
gestoras
Base de datos
de SOROLLA
UNIVERSITAS
XXI
ECONMICO
Base de
datos de
EXCEL
Ingreso en cuenta
bancaria por Cartas
de Pago (codigo de
barras)
Cargo en cuenta
Devoluciones de
remesas de
domiciliaciones
Fichero
del banco
Fichero
del banco
Boleta
Generacin
de remesa en
UXXI
acadmico
Generacin
de remesa en
UXXI
acadmico
Envo a
Cajamar
Envo a
ARATIES para
su reclamacin
a los alumnos
Subtotales
por aplicacin
econmica
Subtotales
por aplicacin
econmica
Subtotales
por aplicacin
econmica
Grabacin de
DI y PMP en
SOROLLA
DI y PMP
Envo a la
firma
Envo a la
firma
Archivo de
ingresos y
documentacin
de soporte
Archivo
PMPs y
documenta-
cin de
soporte
Generacin
de la
propuesta de
pago
Relacin de
transferencias
Envo al
banco para su
pago
Generacin de
remesa de
domiciliaciones
En UXXI
acadmico

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4
Servicio de Gestin Econmica
Gestin de Ingresos (b)
Servicio de Gestin Econmica
Solicitud de devolucin de
precios pblicos
De matrcula oficial Otras devoluciones
Comprobacin datos en
UXXI acadmico
Aceptacin de la
Solicitud de devolucin
en UXXI acadmico
Grabacin en Base
de datos propia en
ACCESS
Listado de
devoluciones
del mes
Generacin de remesa
de devoluciones en
UXXI acadmico
Grabacin de
documentos contables
en SOROLLA
DI y PMP
Generacin del
Sealamiento
Mandamiento a firma
Sealamiento
Resoluciones de
devolucin de precios
pblicos
Envo a la firma
Registro de Salida
Envo a los interesados
Resolucin
Acuse de recibo
Resolucin de
denegacin de
devolucin de precios
pblicos
Alta de los terceros en
SOROLLA
Archivo
en papel y PDF
Importes
devueltos por
centro de
gastos
Envo a la seccin de
Presupuestos para
minoracin de crditos
Envo al banco para su
pago


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5
Servicio de Gestin Econmica
Pago Directo de Facturas
Recepcin Factura
Relacin
Facturas
Cumple los
requisitos?
Proveedor dado
de alta?
Devolucin Unidad
para correccin
Oficio
Devolucin
Grabacin
datos
Proveedor
NO
NO
SI
Grabacin
Factura
Generacin
Justificante Gasto (JG)
-----------------
Firma Responsables
Relacin JG
Archivo
Generacin
Documento
Contable ADO
Generacin
Propuesta de
Pago
Sealamiento
(Importe total
pago)
Relacin
Transferencias a
Proveedores
Firma
Responsables
-------------------
Remisin
Entidad Bancaria
SOROLLA
Ejecucin Pago
SOROLLA
Conciliacin
Cuentas
Oficio
Remisin
SI
Servicio de Gestin Econmica


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6
Servicio de Gestin Econmica
Pago por ACF (a)
Servicio de Gestin Econmica
Solicitud de Anticipo
de Caja
Recepcin de la
documentacin
y comprobacin
de los requisitos
Sello de Entrada
Grabacin de
Expediente de
Reserva de
crdito en
SOROLLA
Elaboracin de
orden de
transferencia
para el banco
Traslado al
Banco
Orden de
transferencia
Grabacin del
Expediente y del
Anticipo de Caja
en SOROLLA
Dentro de la UE Fuera de la UE
Pago mediante
transferencia en
banca
electrnica
Elaboracin de
orden de
transferencia
para el banco
Traslado al
Banco
Orden de
transferencia
Exportacin de la
cuenta a EXCEL
para
comprobacin de
pagos
Descarga de
boletas
electrnicas en
PDF
Boleta pago
Envo a
solicitantes por
email
Archivo en
hosting
Archivo
documentos
en papel
Anticipo de Caja
Comprobacin
de cobros y
pagos
Asignacin de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos
Grabacin datos
del pago en
SOROLLA
Registro de
Anticipo de Caja
en base de
datos ACCESS
Recepcin de
documentacin
justificativa del
anticipo
Documentacin
justificativa
Reclamacin de
la
documentacin
justificativa
por email
Comprobacin
importe
anticipado/
justificado
IGUAL
Grabacin de
justificantes de
gasto en
SOROLLA
Justificacin del
Anticipo de Caja
Anulacin del
Expediente
Base de
Datos
ACCESS
Cierre del
Anticipo y
archivo de la
documentacin
Actualizacin
base de datos
Archivo
definitivo
Importe mayor/
menor/igual
MAYOR
Ampliacin
Expediente
reserva de
crdito
Ampliacin
Anticipo de Caja
A
A
MENOR
Minoracin del
Expediente de
reserva de
crdito
Cobro en el
Anticipo de Caja
Tipo de moneda
Conciliacin Cuentas
Bancarias y saldo
SOROLLA
EXTRANJERA
EURO
Comunicacin con los
responsables para
subsanacin de
errores en la
documentacin o falta
de saldo
Grabacin de
gastos swift en su
caso


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Servicio de Gestin Econmica
Pago por ACF (b)
Servicio de Gestin Econmica
Traslado al Banco
Exportacin de la cuenta
a EXCEL para
comprobacin de pagos
Descarga de boletas
electrnicas en PDF
Boleta pago Envo a solicitantes
por email
Archivo en
hosting
Archivo
documentos en
papel
Comprobacin de cobros y
pagos
Asignacin de
Anticipos y
Justificantes de
Gastos
Grabacin datos del
pago en SOROLLA
Conciliacin Cuentas
Bancarias y saldo SOROLLA
Grabacin de gastos
swift en su caso
Recepcin de la
documentacin y
comprobacin de los
requisitos
Sello de Entrada
Solicitud de Bolsa de viaje,
Comisin de Servicios y pagos a
personal externo
Comunicacin con
los responsables
para subsanacin de
errores en la
documentacin o
falta de saldo
Elaboracin de
Cheque bancario
Elaboracin de orden
de transferencia para
el banco
Orden de
transferencia
Grabacin de
justificantes de gasto
en SOROLLA
Elaboracin de
relacin de
transferencias
Pago individual por
banca electrnica
Comprobacin y
revisin de claves,
IPRF, IVA, etc
Relacin de
Transferencias
Elaboracin y firma del
sealamiento
Recogida del cheque
por el interesado
Moneda extranjera
Grabacin de justificantes
de gasto de moneda
extranjera en SOROLLA


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Servicio de Gestin Econmica
Declaraciones Fiscales
Servicio de Gestin Econmica
Calendario Contribuyente
AEAT
Calendario
Fiscal UAL
Clculo importes a
declarar
Cumplimentacin
modelos oficiales
Modelos Fiscales:
111,182,190,216,296,
303,347,349,390
Obtencin NRC
Presentacin Telemtica
Justificante
CSV
Es correcta?
Generacin Documentos
Contables
-------------
Firma Responsables
SI
Archivo
NO
SOROLLA
-------------
Consulta datos
declaracin
Cuadre con Mayores
Contables


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Servicio de Gestin Econmica
Elaboracin de las Cuentas Anuales
Servicio de Gestin Econmica
Tratamiento
datos:
SOROLLA
EXCEL
WORD
Datos Seccines:
- Presupuesto
- Contabilidad
- Tesorera
Datos:
- Recursos Humanos
- Contratacin
- Unidades de datos
Elaboracin Borrador
Cuentas Anuales
Revisin proceso
---------------
Auditora
Borrador
Informe de
Auditora
Gerencia
-------------
Elaboracin
Presentacin
Elaboracin
Documento final
Cuentas Anuales
Informe favorable
Consejo de Gobierno
Aprobacin
Consejo Social
Publicacin en WEB
Envo a:
- Intervencin General
- Dir. Gral. Universidades
- Cmara de Cuentas
Cierre definitivo del Ejercicio
Informe Auditora
definitivo
Cuentas
Anuales


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Servicio de Gestin Econmica
Pago Facturas de Contratos
Solicitud Retencin de
Crdito
Solicitud
Contratacin
Existe crdito en
el C.G.?
NO
Grabacin
factura
Generacin
Justificante Gasto
(JG)
-----------------
Firma Responsables
Relacin JG
Archivo
Generacin
Documento
Contable O
Generacin
Propuesta de
Pago
Sealamiento
(Importe total
pago)
Relacin
Transferencias a
Proveedores
Firma
Responsables
-----------------
Remisin
Entidad Bancaria
SOROLLA
Ejecucin Pago
SOROLLA
Conciliacin
Cuentas
Oficio
Remisin
Subsanacin por
Responsable
C.G.
Grabacin
Expediente
Retencin
Crdito
Generacin
Documento
Contable
---------------
RC - A - D
SI
Servicio de Gestin Econmica


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Servicio de Gestin Econmica
Pago de Nmina General
Servicio de Gestin Econmica
Reserva de Crdito: CG
111000
Presupuesto
Recepcin Nmina
RRHH
Generacin
Documento
Contable ADO
PDF Traspaso/
Sealamiento
Firma
Responsables
-------------
Remisin Entidad
Bancaria
SOROLLA
Conciliacin Cuentas
Solicitud Reserva
Crdito
Solicitud
SGI
Reserva Crdito
Generacin
Propuesta Pago
Comunicacin SGI
Existe crdito?
SI
Comunicacin
SGI
NO
SOROLLA
Ejecucon Pago


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12
Servicio de Gestin Econmica
Pago de Nmina Externa
Servicio de Gestin Econmica
Documentacin
Recepcin
Documentacin
RRHH
Codificacin/
Imputacin
Documentos
Peticin
Transferencias
Seccin
Presupuestos
Reserva Crdito
Recepcin
Nmina
RRHH
Generacin
Documento
Contable ADO
Generacin
Propuesta Pago
PDF Traspaso/
Sealamiento
Solicitud Reserva
Crdito
Solicitud
SGI
Existe
crdito?
Comunicacin
SGI
NO
Reserva Crdito
SI
Comunicacin
SGI
Firma
Responsables
----------------
Remisin
Entidad Bancaria
SOROLLA
Conciliacin Cuentas
SOROLLA
Ejecucin Pago


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13
Servicio de Gestin Econmica
Pago Seguridad Social
Servicio de Gestin Econmica
Reserva Crdito
Captulo1
Solicitud Reserva
Crdito SGI
Recepcin Documentacin
Habilitacin - RRHH
Existe
crdito?
Devolucin
Solicitud a
Presupuestos
traspaso crdito
SI
Reserva
Crdito
Comunicacin
interesados
Generacin
Documento ADO
Cuota Patronal
Generacin
Documento O
Cuota Obrera
Generacin
Propuesta Pago
PDF
sealamiento
-------------
Firma Rector y
Gerente
Envo Entidad
Bancaria y TCs
SOROLLA
Conciliacin Cuentas
Recepcin
Habilitacin
documentos S.S. y
TCs
NO
SOROLLA
Ejecucin Pago


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Servicio de Gestin Econmica
Transferencias internas de crdito
Servicio de Gestin Econmica
Solicitud de transferencia
de crdito (PDF)
Existe crdito en
el centro de gasto?
Archivo
temporal de
documentos
contables
Envo a Gerencia
para su aprobacin
por el rgano
competente
Archivo
definitivo de los
documentos en
HOSTING
Aprobacin por el
Consejo Social
Aprobacin por el
Consejo de
Gobierno
Aprobacin por el
Rector
Elaboracin
documentos
contables
(101/061/060)
Comunicacin al
responsable para
subsanacin de
errores
Comunicacin al
responsable
Archivo de la
solicitud en
HOSTING
Rene los
requisitos?
Realizar la
transferencia cuando
exista crdito?
Comprobar
periodicamente si
existe crdito
Archivo
temporal
hasta que
exista crdito
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO


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15
Servicio de Gestin Econmica
Reparto de Ingresos
Servicio de Gestin Econmica
Exportacin ingresos
modificados
(SOROLLA)
Tratamiento
EXCEL
Contabilizacin
repartos
(SOROLLA)
Cuadre diario
Archivo
Firma
Rector y Gerente
- No repartibles
- Repartibles
- Pendientes cobro
- Presupuestados
- No presupuestados
(generacin crdito)


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Servicio de Gestin Econmica
Seguimiento del Presupuesto
Servicio de Gestin Econmica
Comparacin
Revisin
Presupuesto
(SOROLLA)
Repartos y
Modificaciones
(EXCEL)
Clasificacin
Modificaciones de
Crdito
Cuadre
Desviaciones
Presupuesto
(EXCEL)
Cierre Ejercicio
Comprobacin
Final
Tabla de datos
Cuentas Anuales
Firma rgano
Competente

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18
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