Carga de horas

Portal SAP

Consultoría - CSI
Junio de 2009
Información del Documento
Área Consultoría
Destino del Documento Toda el área de Consultoría.
Titulo Carga de horas en el Portal SAP
Versión 1.0
Tipo de Documento Políticas y Procedimientos
Nombre de Archivo CSI – Carga de Horas FY10 v1.doc
Autor Equipo CSI
Responsable de Modificación Equipo CSI
Fecha de Creación Diciembre 2008

Aprobaciones
Fechas
Nombre R Envío Revisión Vencimiento
Revisor 1: Vanina Pettigrossi A 01.12.2008 24.12.2008 01.01.2009
Revisor 2: Bibiana Mercuri A 05.01.2009 25.02.2009 01.03.2009
Revisor 3: Alberto A. Allemand 02.03.2009 22.05.2009 10.05.2009
Revisor 4:
R.=(A = Aprobado, N = No Aprobado, C = Aprobado con condiciones)

Control de Versiones
Versión Responsable Fecha Comentarios
0.5 Equipo CSI 02.12.08 Versión Inicial.
1.0 Equipo CSI 28.01.09 Versión Revisada CSI.
1.5 Marketing 20.05.09 Versión Revisada CSI – On brand.
2.0 Equipo CSI 22.05.09 Versión Revisada CSI – On brand.

Políticas y Procedimientos / Consultoria Argentina /Versión: 01/ FY10 / Referencia: Carga de Horas
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Índice
Introducción......................................................................................................................4

Tipos de Engagements ....................................................................................................5

Engagements Facturables ............................................................................................5
Engagements No Facturables ......................................................................................5

Detalle de Engagements No Facturables .........................................................................6

Descripción de Engagements .......................................................................................7
No Facturables – Presencias........................................................................................7
Capacitación .............................................................................................................7
Desarrollo de la Práctica...........................................................................................8
Propuestas ...............................................................................................................8
Reclutamiento ..........................................................................................................9
Reunión Management ..............................................................................................9
Evaluación de Desempeño .......................................................................................9
Sin Asignación ........................................................................................................10
Descripción de Engagements No Facturables – Ausencias .......................................11
Licencias / Otras Ausencias....................................................................................11
Vacaciones .............................................................................................................12
Compensación Horas .............................................................................................12
Licencia Especial Seniors .......................................................................................13
Feriados Otro País .................................................................................................13

Instrucciones para la carga de horas en SAP .............................................................14

Anexo I ...........................................................................................................................18

Anexo II ..........................................................................................................................19

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Introducción
La correcta imputación de horas es de suma importancia para la adecuada gestión de nuestra
práctica profesional, ya que nos sirve para el apropiado devengamiento de los ingresos en la
contabilidad de gestión, para medir nuestra eficiencia y productividad y también para contar con
información estadística que nos sirva de base para la presupuestación de futuros trabajos.

Todas las horas de trabajo efectivamente incurridas deben imputarse al engagement facturable
del proyecto que corresponda o, en su caso, a los engagements no facturables detallados en este
procedimiento.

Si se trabajan más horas que las originalmente planificadas esto debe quedar debidamente
reflejado en el sistema, de modo que esa información pueda utilizarse tanto para ajustar la
planificación, como para replantearla hacia el futuro, analizar medidas para lograr mayor
eficiencia, evaluar el desempeño individual, medir los costos reales y gestionar facturación al
cliente por trabajos adicionales.

El objetivo es evitar la imputación de horas en conceptos de tipo general así como identificar
específicamente el tipo de tareas que impliquen horas no facturables.

La carga de horas deberá realizarse en el Portal SAP, en la sección “My Ess” (My Employee Self
Services) en la sub-sección “Registrar horarios de trabajo”.

Momento de carga:
- La carga debe realizarse de manera semanal cumplimentando, como mínimo, la totalidad de
las horas teóricas (en caso de no poder cargar algún día o semana es indispensable que al
último día hábil del mes la situación se encuentre regularizada).
- Cuando el último día del mes difiera del día viernes, debe adelantarse la carga y completar
las horas hasta este día.
- Si al momento de carga de horas el engagement al que debemos imputarlas no se encuentra
abierto, deberán imputarse transitoriamente al engagement de horas en suspenso de la línea
de servicio para quien se realizó el trabajo.
- Las carga puede realizarse hacia adelante (a futuro), el sistema contabilizará las horas a
medida que transcurran las semanas (por favor tener en cuenta para vacaciones o licencias).

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Tipos de Engagements
Como expusimos con anterioridad, todas las horas deben cargarse a engagements.

En el sistema actual se distinguen 2 tipos de engagement:

 Facturables
 No Facturables.

A continuación exponemos una guía de los tipos de tareas facturables y no facturables con el
objeto de establecer cuáles son los criterios que se utilizan para asignar horas dentro de estos
conceptos, quiénes pueden cargar horas en ellos, qué autorizaciones deben tener y la
documentación a conservar (en caso de corresponder).

Engagements Facturables

Son los engagements para los cuales es posible imputar horas y gastos correspondientes a
trabajos realizados para clientes de la firma. Estos engagements son los que generan ingresos
para la Firma.
Todos los tiempos incurridos a la prestación de servicios a clientes deben imputarse a este tipo
de engagment.

Para conocer el Listado actualizado de los engagements facturables se debe acceder al archivo
que se publica periódicamente en la siguiente dirección: Publico/cumbre/listados/engagements
facturables.

El área de Administración es la responsable de su contenido. Cualquier duda comunicarse con

Nestor Pavón, Interno: 7158

Engagements No Facturables

Los engagements no facturables se utilizan para cargar horas que no son facturadas a clientes.
Éstas horas pueden representar trabajos internos para Deloitte, horas de capacitación, reuniones
internas o elaboración de propuestas, entre otras, generalmente corresponden a actividades
internas y no generan ingresos para la Firma.

Existen dos tipos de engagements No Facturables:

• Ausencia: eventos en los cuales el empleado no se encuentra realizando actividades

para la Firma. Ejemplo: Vacaciones.

• Presencia: actividades que realiza el empleado para la Firma, pero que no son
imputables o no están relacionadas directamente con clientes. Ejemplo: Participación en
una Capacitación.

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Detalle de Engagements No Facturables
A continuación describimos los engagements no facturables que se encuentran habilitados para
la carga de horas.

Haciendo click en cada ítem ingresará a la sección del documento que lo describe en detalle.

No Facturables – Presencias:

 Capacitación
 Desarrollo de la Práctica
 Propuestas
 Reclutamiento
 Reunión Management
 Evaluación de Desempeño
 Sin Asignación

No Facturables – Ausencias:

 Licencias / Otras Ausencias

 Vacaciones
 Compensación de Horas
 Licencia especial Senior
 Feriados Otro País

En cada engagement describimos los conceptos que se pueden cargar, el personal que se
encuentra habilitado, las operaciones o tareas disponibles para cada concepto y los controles que
se efectúan en dichos engagements.

Si se presentaran otro tipo de tareas no previstas en el presente resumen por favor

consultar previamente su imputación con el equipo de CSI.

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 Descripción de Engagements
No Facturables – Presencias
Capacitación

Concepto: Se utilizará para cargar las horas correspondientes al tiempo dedicado al

cumplimiento del plan de capacitación.

Habilitados para imputar en este Engagement: Socios, Gerentes y Staff.

Imputación en SAP:

Línea de Servicio Código de Engagement Descripción de engagement

S&O 22000560 NFBASO-Capacitación
IT 22000559 NFBAIT-Capacitación
HC 22000558 NFBAHC-Capacitación
ENA 22000557 NFBAENA-Capacitación

Está dividido en las siguientes operaciones:

Clave de
Operación presencia Utilización
(ClAbPre)
AR Asistencia Se utilizará para la asistencia a los cursos presenciales
Capacitación propios de Consultoría, ya sean obligatorios u
(3005) opcionales.
10 Participante AR E-Learning Se utilizará para las horas insumidas en los cursos de
(3006) modalidad E-Learning, ya sean obligatorios u opcionales.
AR Programa Se utilizará para las horas insumidas en los cursos
Rieles (3023) incluidos en la Curricula del Programa Rieles.
Se utilizará para la asistencia del staff de Consultoría al
AR Asistencia Programa MBA Deloitte – EDDE. RRHH-Capacitación
20 MBA Capacitación enviará al Área de CSI el detalle del staff que asiste a
(3005) dicho Programa al inicio del período lectivo, detallando
los días y horarios de asistencia.
Solamente los Facilitadores que dicten cursos de la
AR Dictado
Currícula obligatoria de Consultoría u otros cursos
30 Instructor Capacitación
organizados y autorizados por el equipo de CSI podrán
(3004)
utilizar este código.
Solamente los Facilitadores que dicten cursos incluidos
40
AR Desarrollo en la Currícula de Consultoría y aquellas personas que
Organización
Práctica (3020) los asistan en la preparación del material, podrán utilizar
de Cursos
esta operación.
Solamente los miembros del Comité de Capacitación de
AR Reuniones
50 Comité de Consultoría, podrá utilizar esta operación para la
Administrativas
Capacitación imputación de horas destinadas a las reuniones
(3008)
trimestrales de dicho Comité.

Mensualmente se controlarán las horas imputadas a dichos engagement con el histórico de

cursos realizados que se emite de la plataforma de capacitación de la Firma. Las inconsistencias
deberán ser justificadas por cada persona según sea requerido.

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Desarrollo de la Práctica

Concepto: Corresponde al tiempo dedicado a actividades tendientes a generar nuevos negocios

o a la representación de la Firma o de la Profesión/Especialización (Ejemplo: Desarrollo de
Brochures, desarrollo de un nuevo modulo o un nuevo servicio).

Habilitados para imputar en este Engagement: Socios, Directores, Gerentes y Staff

debidamente autorizado.

Imputación en SAP:

Línea de Código de Clave de presencia

Descripción de engagement
Servicio Engagement (ClAbPre)
S&O 22000250 NFBASO-Desarrollo de la Practica AR Desarrollo Práctica
IT 22000216 NFBAIT-Desarrollo de la Practica AR (3020)
HC 22000182 NFBAHC-Desarrollo de la Practica
ENA 22000165 NFBAENA-Desarrollo de la Practica

Las operaciones que se incluyan en cada uno de los códigos, serán establecidas por cada Línea
de Servicio. Por ejemplo S&O, hasta el momento tiene las siguientes operaciones:

Operación
10 Desarrollo de la Práctica
20 Informe sobre el Sector Financiero
30 CFO Services
40 Alianzas SO
50 SAP Banking

Cada operación tendrá un responsable el cual deberá informar al equipo de CSI qué personas del
Staff estarán habilitadas para imputar horas. Mensualmente se controlarán las horas imputadas a
dichos engagement. Las inconsistencias deberán ser justificadas por cada responsable según
sea requerido.

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Propuestas

Concepto: Corresponde a la participación en el armado de propuestas de servicios

profesionales. Se debe detallar obligatoriamente en el campo “Descripción” el nombre del cliente
o posible nuevo cliente, y el proyecto/línea de servicio.

Habilitados para imputar en este Engagement: Staff debidamente autorizado.

Imputación en SAP:

Clave de
Línea de Código de Descripción de
Operación presencia
Servicio Engagement engagement
(ClAbPre)
S&O 22000256 NFBASO-Propuestas
IT 22000222 NFBAIT-Propuestas 10 Propuestas AR Propuestas a
a Clientes Clientes (3013)
HC 22000188 NFBAHC-Propuestas
ENA 22000171 NFBAENA-Propuestas

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Aconsejamos crear una operación o tarea para cada propuesta con un tiempo de desarrollo
mayor a 80 horas y asignar un responsable. Mensualmente se controlarán las horas imputadas a
dichos engagement y tareas.

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Reclutamiento

Concepto: Corresponde a las todas las tareas relacionadas con el proceso de selección,
entrevistas y reclutamiento del staff de consultoría.

Habilitados para imputar en este Engagement: Socios, Directores y Gerentes.

Imputación en SAP:

Línea de
Código de Engagement Descripción de engagement
Servicio
S&O 22000251 NFBASO-Reclutamiento
IT 22000217 NFBAIT-Reclutamiento
HC 22000183 NFBAHC-Reclutamiento
ENA 22000166 NFBAENA-Reclutamiento

Mensualmente se controlarán las horas imputadas a dichos engagement, podrá requerirse

justificación en caso de inconsistencias.

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Reunión Management

Concepto: Corresponde registrar el tiempo incurrido en reuniones internas (Reuniones de

Management, Desayunos, Almuerzos u otras reuniones convocadas por el Director del
Departamento de Consultoría y Gerentes Coordinadores).

Habilitados para imputar en este Engagement: Socios, Directores y Gerentes.

Imputación en SAP:

Línea de
Código de Engagement Descripción de engagement
Servicio
S&O 22000257 NFBASO-Reunión Management
IT 22000223 NFBAIT- Reunión Management
HC 22000189 NFBAHC- Reunión Management
ENA 22000172 NFBAENA- Reunión Management

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Evaluación de Desempeño

Concepto: Corresponde registrar el tiempo real dedicado a realizar evaluaciones actuando como
Revisor o Consejero, el tiempo dedicado a realizar autoevaluaciones y la participación en
reuniones de feedback como evaluado.

Habilitados para imputar en este Engagement: Todo el Staff de Consultoría

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Emisión: Junio 2009 / Vigencia: Junio 2009 Página: 9
Imputación en SAP:

Línea de
Código de Engagement Descripción de engagement
Servicio
S&O 22000252 NFBASO-Eval Desempeño
IT 22000218 NFBAIT- Eval Desempeño
HC 22000184 NFBAHC- Eval Desempeño
ENA 22000167 NFBAENA- Eval Desempeño

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Sin Asignación

Concepto: Se utilizará para registrar el tiempo que un profesional no se encuentra asignado a un

cliente.

Habilitados para imputar en este Engagement: Todo el Staff de Consultoría

Imputación en SAP:

Línea de
Código de Engagement Descripción de engagement
Servicio
S&O 22000254 NFBASO-Sin Asignación
IT 22000220 NFBAIT- Sin Asignación
HC 22000186 NFBAHC- Sin Asignación
ENA 22000169 NFBAENA- Sin Asignación

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Emisión: Junio 2009 / Vigencia: Junio 2009 Página: 10
Descripción de Engagements
No Facturables – Ausencias
Estos tipos de engagements, son genéricos para todo Deloitte Buenos Aires, sin importar la Línea
de Servicio

Licencias / Otras Ausencias

Concepto: Corresponde registrar en este código las ausencias originadas en los siguientes
conceptos:

- Examen
- Maternidad
- Excedencia por maternidad
- Nacimiento de hijo
- Matrimonio
- Mudanza
- Licencia con goce de sueldo
- Licencia sin goce de sueldo
- Ausencia Injustificada
- Día suspensión
- Donación de sangre
- Enfermedad
- Enfermedad prolongada
- Exámenes médicos
- Fallecimiento familiar directo o indirecto
- Feriados en otros países

Habilitados para imputar en este Engagement: Socios, Gerentes y Staff de Consultoría.

Cantidad de Horas Imputables: Ver Políticas y Procedimientos en Y:\Publico\RRHH\Políticas y

Procedimientos \ Manual de Políticas y Procedimientos.

Documentación a conservar: Copia del Formulario correspondiente a cada ausencia

debidamente autorizado y/o Comprobante respectivo (en caso de corresponder).

Imputación en SAP:

Código de
Descripción de engagement Operación
Engagement
NDBA-Licencias/Otras 0010 ND-AU-BA-Licencias/Otras
22000332
Ausencias Ausencias

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Y se debe seleccionar la clave de ausencia que corresponda, según la tabla siguiente:

Clave de Ausencia
AR Ausencia Injustificada (2004)
AR Día Suspensión (2003)
AR Donación de Sangre (1016)
AR Examen (1005)
AR Excedencia Maternidad (2002)
AR Fallecim. Fam. Directo (1008)
AR Fallecim. Fam. Indirecto (1007)
AR Lic. Sin goce de sueldo (2005)
AR Lic. Con goce de sueldo (1004)
AR Lic. Enf. Prolongada (1013)
AR Lic. Por enfermedad (1001)
AR Lic. por Matrimonio (1012)
AR Lic. por mudanza (1010)
AR Maternidad (1002)
AR Nacimiento de hijo (1009)
AR Otras Licencias (1006)

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Vacaciones

Concepto: Se debe imputar en este código las horas correspondientes al descanso anual cuya
extensión dependerá de la antigüedad y categoría que registra como empleado en la Firma.

Cantidad de Horas Imputables: Ver Políticas y Procedimientos en Y:\Publico\RRHH\Políticas y

Procedimientos \ Manual de Políticas y Procedimientos.

Documentación a conservar: Formulario correspondiente debidamente autorizado.

Imputación en SAP: Deben cargarse por adelantado una vez autorizadas.

Código de Descripción de Clave de

Operación
Engagement engagement Ausencia
10 ND-AU-BA-Licencias/Otras AR Vacaciones
22000333 NDBA-Vacaciones
Ausencias (1000)

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Compensación Horas

Concepto: Corresponde registrar en este código las horas de “compensación de horas

adicionales” debidamente autorizadas. Ver Política RRHH.

Cantidad de Horas Imputables: hasta el total de horas adicionales debidamente autorizadas.

Habilitados para imputar en este Engagement: Asistentes.

Documentación a conservar: Copia del Formulario (Anexo I) de compensación de horas

adicionales debidamente autorizado.

Imputación en SAP:

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Código de Descripción de Clave de
Operación
Engagement engagement Ausencia
NDBA-Compensación 10 Compensación de AR Compensación
22000330
Horas Horas Horas (1015)

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Licencia Especial Seniors

Concepto: Corresponde imputar en este código la licencia especial de 80 horas anuales de los
seniors. Ver Política RRHH.

Cantidad de Horas Imputables: 80 horas por ejercicio fiscal.

Habilitados para imputar en este Engagement: Seniors.

Documentación a conservar: Copia del Formulario (Anexo II) de compensación de horas

licencia especial seniors debidamente autorizado.

Imputación en SAP:

Código de Descripción de Clave de

Operación
Engagement engagement Ausencia
NDBAAU-Licencia 10 Licencia Especial AR Lic. con goce
22000553
Especial Seniors Seniors de sueldo (1004)

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Feriados Otro País

Concepto: corresponde a los días feriados y/o no laborales habilitados en países distintos a la
República Argentina.

Habilitados para imputar en este Engagement: Socios, Gerentes y Staff de Consultoría que se
encuentren realizando tareas en el exterior.

NOTA: Los días Feriados de la República Argentina se encuentran identificados en el resúmen

de tiempo (horas teóricas iguales a cero), por ende no se deberán imputar horas (salvo que se
haya trabajado ese día).

Imputación en SAP:

Código de Descripción de Clave de

Operación
Engagement engagement Ausencia
AR Feriado otro
22000331 NDBA-Feriados otro país 10 Feriados Otro País
país (1014)

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Instrucciones para la carga de horas en
SAP
A continuación resumimos los pasos necesarios para realizar la carga de horas en el Portal de
SAP.

Para poder comenzar a cargar las horas, se deberán seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar al Portal de SAP, a través de la siguiente dirección:

https://fsp.deloitteresources.com/irj/portal

Paso 2: Ingresar al sistema, tal como se muestra en la siguiente pantalla, el mismo usuario y
clave de Outlook:

Paso 3: Una vez logeado en la página, se visualizará la siguiente pantalla, donde se deberá
seleccionar la opción Horarios de trabajo/ Registrar horarios de trabajo,

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De esta manera, aparecerá la siguiente pantalla:

Paso 4: En la columna de engagement, se debe elegir el numero de engagement al cual se

imputarán las horas.

Por ejemplo, si se quiere cargar horas a capacitación y la persona pertenece a la línea S&O, el
número de engagement es el 22000560.

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Emisión: Junio 2009 / Vigencia: Junio 2009 Página: 15
Paso 5: Elegir la operación para la cual corresponde cargar las horas. Si no se conoce el número
de operación, se puede hacer clic en el matchcode para encontrarlo.

Se abrirá el siguiente cuadro con el número de engagement que se ha ingresado. Al hacer clic en
la opción GO, aparecerán las distintas operaciones destinadas para ese engagement.

Paso 6: Luego de seleccionar el engagement y la operación, se deberá seleccionar la clave de

presencia correspondiente.

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Emisión: Junio 2009 / Vigencia: Junio 2009 Página: 16
Luego de completar las tres primeras columnas, se debe proceder a ingresar la cantidad de horas
destinadas a esa actividad.

Paso 7: Una vez finalizado el ingreso de horas, seleccionar la opción Revisar y por último
Grabar.

De esta manera, las horas quedarán cargadas en el sistema y se irán contabilizando en la fecha
correspondiente.

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Anexo I
Solicitud de compensación de horas con goce

Fecha: ___/___/___

Legajo N°:

Apellido y Nombre:

Categoría: Departamento:

Días Solicitados (corridos): Equivale a: horas compensadas

Desde: ___/___/___ Hasta: ___/___/___ (día anterior al reintegro al trabajo)

Fecha de Reintegro: ___/___/___

Restan: ____________ horas Acumuladas a compensar descontando las

solicitadas.

Firma del empleado

Aclaración

Autorizado por:

Firma Gerente:

Aclaración:

Firma Socio:

Aclaración:

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Anexo II
Solicitud de licencia especial seniors

Fecha: ___/___/___

Legajo N°:

Apellido y Nombre:

Categoría: Departamento:

Días Solicitados (corridos):

Desde: ___/___/___ Hasta: ___/___/___ (día anterior al reintegro al trabajo)

Fecha de Reintegro: ___/___/___

Restan: ____________días de licencia especial senior descontando los

solicitados.

Firma del empleado

Aclaración

Autorizado por:

Firma Gerente:

Aclaración:

Firma Socio:

Aclaración:

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Contacto:

Bibiana Mercuri
CSI – Consultoria Servicios Internos.
bimercuri@deloitte.com
4320-2700

© 2009 Deloitte Touche Tohmatsu. Todos los derechos reservados.

Deloitte se refiere a Deloitte Touche Tohmatsu, una asociación suiza, o a una o más integrantes
de su red de firmas miembros, cada una de las cuales constituye una entidad separada e
independiente desde el punto de vista legal. Una descripción detallada de la estructura legal de
Deloitte Touche Tohmatsu y sus firmas miembros puede verse en el sitio web
www.deloitte.com/about.

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