UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI Metronorte
Tecnologa y Administracin De Empresas
Administracin 2 Martes 18:00 horas
Tutor: Karina Vsquez










Investigacin Individual Sobre Flujos de Trabajo
Semana 4










Medina Herrera Alex Uriel
Carn: 1310402
Guatemala, 29-04-2014
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INDICE

INTRODUCCION ............................................................................................................................... - 3 -
FLUJOS DE TRABAJO ........................................................................................................................ - 4 -
1. Actividades colaborativas ........................................................................................................ - 4 -
2. Actividades cooperativas ........................................................................................................ - 4 -
3. Actividades de coordinacin ................................................................................................... - 5 -
Procesos .......................................................................................................................................... - 5 -
Planificacin y programacin .......................................................................................................... - 5 -
Objetivos de un sistema de workflow ............................................................................................. - 6 -
Componentes de un workflow ........................................................................................................ - 6 -
Beneficios de implementar Workflow en una organizacin .......................................................... - 7 -
Qu ventajas aporta un Workflow? .............................................................................................. - 7 -
Caractersticas y fenomenologa ..................................................................................................... - 8 -
Ventajas tcnicas del Workflow ...................................................................................................... - 9 -
Qu organizaciones requieren Workflow? .................................................................................... - 9 -
Caractersticas metocube .............................................................................................................. - 10 -
Las operaciones de descripcin estructurada ........................................................................... - 10 -
1. Un estilo narrativo ............................................................................................................. - 10 -
2. Los datos estructurados .................................................................................................... - 10 -
CONCLUSION ................................................................................................................................. - 11 -
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................ - 12 -


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INTRODUCCION


Dentro del siguiente documento podremos encontrar un modelo que puede ayudar
a tener ms controladas todas las tareas y actividades que se desarrollen en la
organizacin tambin es de gran ayuda para ver como es el desempeo de cada
uno de los trabajadores.
Puede ser de gran ayuda para tener un mayor control y sobre todo un seguimiento
a cada una de los roles que se desempean en la organizacin, no sin dejar fuera
que nos puede servir para optimizar todo proceso que ya est funcionando en la
empresa.
El flujo de trabajo nos ayuda a cumplir con todos los estndares de calidad que
son establecidos por la misma organizacin permitindonos observar en tiempo
real el desempeo de sus procesos para verificar si se estn cumpliendo los
objetivos ya establecidos.
Una aplicacin de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones,
actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso, incluyendo el
seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportacin de las
herramientas necesarias para gestionarlo.
El propsito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process
management systems), es acercar personas, procesos y mquinas, con el objeto
de reducir tiempo y acelerar la realizacin de un trabajo. Estos sistemas permiten
trabajar en equipo desde diferentes lugares fsicos. Los sistemas de flujo de
trabajo facilitan la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos y
permiten integrar los procesos de la empresa, rediseados de acuerdo con ayuda
de nuevas estrategias.

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FLUJOS DE TRABAJO

En la dcada de 1980, el trmino de flujo de trabajo fue utilizado por primera vez
en su forma moderna en la industria del software FileNet fundadores Ted Smith y
Ed Miller. La compaa llama su proceso de negocio de software de
automatizacin "WorkFlow".
El flujo de trabajo (workflow en ingls) es el estudio de los aspectos operacionales
de una actividad de trabajo: cmo se estructuran las tareas, cmo se realizan, cul
es su orden correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que
soporta las tareas y cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.
Un flujo de trabajo se entiende tambin como un modelo para representar el
trabajo real para una evaluacin adicional, por ejemplo, para describir una
secuencia fiable y repetible de operaciones. De manera ms abstracta, un flujo de
trabajo es un patrn de actividad posible gracias a una organizacin sistemtica
de los recursos, define los roles y la masa, la energa y la informacin fluye, en un
proceso de trabajo que pueden ser documentadas y aprendidas. Los flujos de
trabajo estn diseados para lograr intentos de elaboracin de algn tipo, como la
transformacin fsica, servicio de disposicin, o procesamiento de la informacin.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es especfico a la tecnologa de la
informacin, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware)
es justamente el flujo de trabajo.
Una aplicacin de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones,
actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso, incluyendo el
seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportacin de las
herramientas necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres Tipos de actividad:
1. Actividades colaborativas:
Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para
obtener un resultado comn.
2. Actividades cooperativas:
Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular,
estableciendo los mecanismos de cooperacin entre ellos. No tiene entidad el
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trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del
resultado final.

3. Actividades de coordinacin.
El trmino de flujo de trabajo es ms comnmente utilizado en determinados
sectores, tales como la impresin, y mbitos profesionales, donde pueden tener
significados especializados en particular.
Procesos
Un proceso es una nocin ms especfica de flujo de trabajo, y se puede aplicar a
procesos fsicos o biolgicos, un proceso se puede distinguir de un flujo de trabajo
por el hecho de que tiene bien definidas las entradas, salidas y propsitos,
mientras que la nocin de flujo de trabajo puede aplicarse en general a cualquier
patrn sistemtico de la actividad (por ejemplo, todos los procesos que ocurren en
un taller mecnico).
Planificacin y programacin
Un plan es una descripcin de la necesidad lgica, parcialmente ordenado
conjunto de actividades necesarias para lograr los objetivos especficos
conociendo las condiciones iniciales.
El control de flujo es un concepto de control aplicadas a flujos de trabajo para
desviar de los conceptos de control de esttica se aplica a acciones, que slo
logr los topes de material o pedidos, a un concepto ms dinmico de control, que
gestiona la velocidad del flujo y el volumen de flujo en movimiento.
Esta orientacin a los aspectos dinmicos es el fundamento bsico para
prepararse para un control ms avanzado de un taller de trabajo, ya que solo en el
tiempo o solo en la secuencia se realizan los procesos.
En la visibilidad de trnsito es un concepto de control que se aplica al material
transportado, as como para el trabajo en proceso o work in progress, es decir, los
flujos de trabajo.



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Objetivos de un sistema de workflow:
Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacin en el sistema de
informacin.
Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos
organizativos.
Independizar el mtodo y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
Facilitar la movilidad del personal.
Soportar procesos de reingeniera de negocio.
Agilizar el proceso de intercambio de informacin y agilizar la toma de decisiones
de una organizacin, empresa o institucin.
El propsito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process
management systems), es acercar personas, procesos y mquinas, con el objeto
de reducir tiempo y acelerar la realizacin de un trabajo. Estos sistemas permiten
trabajar en equipo desde diferentes lugares fsicos. Los sistemas de flujo de
trabajo facilitan la automatizacin de los flujos de trabajo entre procesos y
permiten integrar los procesos de la empresa, rediseados de acuerdo con ayuda
de nuevas estrategias.
Existen en el mercado varios productos como FlowMind, openEDMS. Existen
muchas metodologas que culminan en la implementacin de un sistema de este
tipo como son diagrama de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.

Componentes de un workflow
Un flujo de trabajo por lo general se puede describir utilizando el flujo formal o
informal tcnicas de diagramacin, que muestra los flujos dirigidos entre pasos de
procesamiento. Pasos de procesamiento individuales o componentes de un flujo
de trabajo, bsicamente, puede ser definido por tres parmetros:
1. Descripcin de entradas: la informacin, materiales y energa necesaria para
completar el paso.
2. Reglas de transformacin, algoritmos, que pueden ser llevadas a cabo por
asociados roles humanos o mquinas, o una combinacin de ambos.
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3. Salida descripcin: la informacin, materiales y energa producida por el paso y
se proporciona como entrada a los pasos intermedios.

Beneficios de implementar Workflow en una organizacin
Permite observar el desempeo real de cada persona que participa en los
procesos administrativos.
Asegura el cumplimiento de estndares obligatorios en la organizacin.
Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.
Optimiza la utilizacin de los recursos.
Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
Facilita la eliminacin del papel en los controles administrativos.
Mejora la productividad en departamentos de atencin a clientes, empleados o
usuarios.
Agiliza la gestin administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos
eficientes.
Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificacin ISO.
Permite la automatizacin de cualquier trmite o solicitud de forma rpida y simple.
Sus usuarios y clientes tendrn respuestas considerablemente ms rpidas a sus
solicitudes.
Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajera o empleados para el envo
de documentos.

Qu ventajas aporta un Workflow?
Entre las distintas ventajas que aportan los motores de flujos de trabajo (Workflow
Engine) estn los siguientes:
El aumento de la eficiencia: cada usuario del gestor documental es capaz de
conocer las tareas pendientes, o sea los documentos en los que otros usuarios
han requerido que realice tareas de revisin, opinin, aprobacin, firma digital etc.
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De esta forma, los usuarios del sistema no abusan de herramientas como el
correo electrnico para enviar y revisar cientos de adjuntos, que acaban teniendo
diferentes versiones en los distintos ordenadores locales de cada usuario.
De igual forma, con respecto a documentos fsicos en papel, las ventajas sern
mucho mayores ya que los documentos no viajan fsicamente de mesa en mesa o
de sede en sede para ser revisados, modificados o firmados por diversas
personas, lo que puede suponer das de trabajo para la gestin de un expediente

Caractersticas y fenomenologa
1. Modelado: problemas de flujo de trabajo pueden ser modelados y analizados
mediante el grfico basado en formalismos como las redes de Petri.
2. Medicin: Muchos de los conceptos utilizados para medir los sistemas de
planificacin en la investigacin de operaciones son tiles para medir los flujos de
trabajo en general. Estos incluyen el rendimiento, el tiempo de procesamiento, y
otros parmetros regulares.
3. Connotaciones especializadas: El trmino de flujo de trabajo tiene
connotaciones especializadas en tecnologas de la informacin, gestin de
documentos y de imgenes. Desde 1993, un consorcio de comercio se centr
especficamente en la gestin de flujo de trabajo y la interoperabilidad de los
sistemas de flujo de trabajo de gestin ha sido la Workflow Management Coalition.
4. Flujos de trabajo cientfico: Se han encontrado amplia aceptacin en los campos
de la bioinformtica y quimio informtica en la dcada de 2000, donde se cumpli
con xito la necesidad de mltiples herramientas de interconexin, el manejo de
mltiples formatos de datos y grandes cantidades de datos. Adems, el paradigma
de los flujos de trabajo cientfico fue cerca de la tradicin bien establecida de Perl
scripting en las organizaciones de investigacin en ciencias biolgicas, por lo que
esta aprobacin representa un paso natural hacia una configuracin de la
infraestructura ms estructurado.
5. Interaccin hombre-mquina: conceptualizaciones Varios de iniciativa mixta de
flujos de trabajo se han estudiado, en particular en el ejrcito, donde los agentes
automatizados juegan un papel igual que los humanos. Para innovadoras, el
trabajo de adaptacin, humanos colaboracin de las tcnicas de gestin de la
interaccin humana son obligatorios.

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Ventajas tcnicas del Workflow
Integracin con sus sistemas actuales hacer ms eficiente la cadena de
suministros.
Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y
realizar las adecuaciones pertinentes en lnea.
Definicin de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles
personales o funcionales.
Re-direccionamiento de tareas en funcin del cumplimiento de condiciones
especficas.
Definicin de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento
de condiciones especficas.
Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow.
Administracin de procesos centralizada por medio de su interfaz unificada.
Elementos conforme a Business Process Modeling Notation.
Colas de trabajo para la utilizacin ptima de los recursos.
Aplicacin para diseo de formularios electrnicos.

Qu organizaciones requieren Workflow?
Instituciones de Gobierno, Empresas Medianas y Corporativos que deseen
aumentar su productividad y la eficiencia de sus procesos.
Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran documentos digitales
para dar soporte a las transacciones.
Organizaciones que deseen tener un solo software que administre toda su
informacin corporativa y automatice sus procesos administrativos.
Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que resuelva
mltiples necesidades puntuales para cada rea o departamento.
Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicacin que genere
reportes en lnea y alertas por e-mail.

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Caractersticas metocube
Descripcin de operaciones estructuradas
La caracterstica principal de Operaciones metoCube fcil es que permite a los
analistas de negocio para describir a una organizacin y sus operaciones despus
de la descripcin de operaciones estructuradas enfoque.

Las operaciones de descripcin estructurada
Descripcin de operaciones estructuradas es una tcnica de modelado de las
operaciones que le permite describir sus operaciones utilizando un conjunto de
elementos interrelacionados, tales como objetivos, trabajos, procesos y
herramientas, lo que garantiza la consistencia del contenido y la trazabilidad
Cuando usted maneja informacin sobre un dominio especfico, que puede tomar
dos formas:
1. Un estilo narrativo (como en una novela)
2. Los datos estructurados
En las operaciones de metoCube se describen de una manera estructurada, en
comparacin con el estilo narrativo utilizado en los procedimientos, descripciones
de puestos, manuales de usuario, etc. Se documentan en MS Word, HTML o
estticos. Esta descripcin de las operaciones estructuradas permite generar
puntos de vista (ms informacin sobre puntos de vista metoCube) que el
contenido del filtro. Los datos se organizan en bloques semnticos llamados
"elementos" de un tipo especfico que tiene un conjunto de campos predefinidos.
Por ejemplo, "Registro de un incidente" es un elemento del tipo "trabajo". Para los
elementos de tipo "trabajo", "papel responsable", "Entradas" y los campos de
"salidas" que han sido definidos. En la estructura metoCube el contenido se basa
en el Marco Estructurado de Modelado de operaciones. SOMoF establece que los
procesos se describen mejor con un conjunto fijo de elementos relacionados entre
s (trabajo, roles, indicadores, personas, etc.)



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CONCLUSION

Podemos concluir que el modelo flujo de trabajo nos es de gran ayuda para llevar
un monitoreo dentro de nuestra organizacin tanto en los recursos como en los
procesos que ya estn funcionando en nuestra empresa pero de igual manera nos
puede ayudar a encontrar el ms mnimo error para as buscar una optimizacin
en el mismo.
Este modelo tambin nos sirve para ver el desempeo de cada uno de los
trabajadores segn la tarea que desempee cada uno de ellos para as no hacer
un mal uso del mismo.
Tambin conocimos una herramienta que nos puede ayudar a realizar una
representacin detallada de alguna tarea conociendo la tecnologa y los recursos
que se estn utilizando para desempear esa tarea.
Actualmente la Administracin est mostrando cada vez ms inters en ser eficaz
y eficiente en el desempeo de todos sus amplios y diversos cometidos. En este
sentido, juegan un papel fundamental los avances informticos en la gestin de los
procesos administrativos, tanto para agilizar la tramitacin, como para obtener
datos que debidamente interpretados nos puedan ser tiles para extraer
conclusiones sobre la calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo de
las unidades o cumplimiento de objetivos.


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BIBLIOGRAFIA

Workflow patterns Conjunto de patrones de diseo de flujos de trabajo; evaluacin
comparativa de lenguajes de definicin de procesos de negocio.

Wikipedia.org


Monografas.com