AUDITORIAS INTERNAS

JORNADA DE CALIDAD

C. E. CA. P.
ING. RENE NUEZ CHAVARRIA.
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NORMA INTERNACIONAL
Traduccin certificada

ISO 19011
2002-10-07

Directrices para la Auditora de los Sistemas
de Gestin de la Calidad y/o Ambiental

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Punto de la norma
o Captulo

Breve descripcin del contenido

A quien afecta

Resumen de actividades

4 Sistema de
Gestin de la
Calidad

Este punto hace referencia a la conformacin
del SGC, como es el sistema documental y
como se controla

A todos en general que deben
conocer como es el sistema y
fundamentalmente al
Representante de la Direccin

4.1 Requisitos Generales
4.2 Requisitos de la documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de la Calidad
4.2.3 Control de los Documentos
4.2.4 Control de los Registros

5
Responsabilidad
de la Direccin

Este punto es casi con exclusividad de la
Direccin y del Representante de la Direccin

Direccin y Representante de la
Direccin

5.1 Compromiso de la Direccin
5.2 Enfoque al Cliente
5.3 Poltica de la Calidad
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.4.2 Planificacin del SGC
5.5 Responsabilidad autoridad y comunic.
5.6 Revisin por la Direccin
6 Gestin de
recursos

Este punto trata de la gestin de los
recursos. Entre otro, los recursos humanos,
fundamentalmente en el aspecto
Capacitacin.

Direccin, rea de recursos
humanos, mantenimiento

6.1 Provisin de recursos
6.2 Recursos humanos
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo

7 Realizacin del
producto

Este punto comprende todo el proceso de la
realizacin del producto o servicio hasta su
entrega al Cliente. Pasa por la planificacin,
la venta del producto o servicio, el diseo, la
compra de materiales, la fabricacin o la
realizacin del producto, su control, el
almacenamiento y la entrega
A todos

7.1 Planificacin de la realizacin del produc
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseo y desarrollo
7.4 Compras
7.5 Produccin y prestacin del servicio
7.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y medicin
8 Medicin
Anlisis y mejora

Contiene las herramientas por las cuales el
propio SGC va ganando eficiencia y
mejorando continuamente.

A todos

8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y medicin
8.3 Control del producto no conforme
8.4 Anlisis de Datos
8.5 Mejora

Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) Puntos de la Norma ISO 9001:2000 Resumen
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LAS AUDITORIAS INTERNAS DE LA CALIDAD, SON LA
HERRAMIENTA MS PODEROSA CON QUE CUENTA EL
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN PARA MANTENER
ACTUALIZADO Y ACTIVO EL SISTEMA DE LA CALIDAD.


SON UNA DE LAS BASES QUE UTILIZA LA DIRECCIN EN SUS
REVISIONES PERIDICAS.


SON DISPARADORAS DE ACCIONES CORRECTIVAS PARA LA
MEJORA CONTNUA DEL SISTEMA.


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4. Principios de auditora
La auditoria se caracteriza por depender de varios
principios. stos hacen de la auditora una
herramienta eficaz y fiable en apoyo de las polticas
y controles de gestin, proporcionando informacin
sobre la cual una organizacin puede actuar para
mejorar su desempeo. La adhesin a esos
principios es un requisito previo para proporcionar
conclusiones de la auditora que sean pertinentes y
suficientes, y para permitir a los auditores trabajar
independientemente entre s para alcanzar
conclusiones similares en circunstancias similares.

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Los principios siguientes se refieren a los auditores.
a) Conducta tica: el fundamento de la profesionalidad
La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son
esenciales para auditar.
b) Presentacin ecunime: la obligacin de informar con
veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con
veracidad y exactitud las actividades de la auditora. Se informa
de los obstculos significativos encontrados durante la auditora
y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo
auditor y el auditado.
c) Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y
juicio al auditar
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la
importancia de la tarea que desempean y la confianza
depositada en ellos por el cliente de la auditora y por otras
partes interesadas. Un factor importante es tener la
competencia necesaria.

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Los principios que siguen se refieren a la auditora, la cual es
por definicin independiente y sistemtica.
Independencia: la base para la imparcialidad de la auditora y la
objetividad de las conclusiones de la auditora
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y
estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores
mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de
auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones
de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la
auditora.
b) Enfoque basado en la evidencia: el mtodo racional para
alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en
un proceso de auditora sistemtico
La evidencia de la auditora es verificable. Est basada en
muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se
lleva a cabo durante un perodo de tiempo delimitado y con
recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est
estrechamente relacionado con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la auditora.
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QUE ES CERTIFICACIN?

ACTO POR EL CUAL, UNA TERCERA PARTE INDEPENDIENTE,
VERIFIC QUE EXISTE UNA CONFIANZA ADECUADA QUE UN
PRODUCTO, PROCESO, SISTEMA O SERVICIO, EST EN
CONFORMIDAD CON UNA NORMA U OTRO REQUISITO
ESPECIFICADO





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QUE ES UNA AUDITORA DE LA CALIDAD?



examen sistemtico e independiente con el fin de
determinar si las actividades y los resultados relativos a
la Calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas y
si estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y
son apropiadas para alcanzar los objetivos



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OTRAS DEFINICIONES:



AUDITOR:
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria

AUDITOR RESPONSABLE (LIDER) :
I ndividuo que por su entrenamiento, calificacin o experiencia, est en
condiciones de organizar y dirigir una auditora, e informar acerca de las
desviaciones detectadas y evaluar las acciones correctivas.

AUDITADO:
La organizacin, departamento a rea a auditarse

OBSERVACIN:
Comprobacin de hechos efectuados en el marco de un proceso de auditora y
sustentados por evidencias objetivas.

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EVIDENCIA OBJETIVA: I nformacin, registro, o comprobacin de
hechos, de naturaleza cualitativa o cuantitativa, relacionados
con la calidad de un producto o servicio, o con la existencia e
instrumentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad,
basado en observaciones, mediciones o ensayos que puedan
verificarse.

NO CONFORMIDAD: El incumplimiento de los requisitos
especificados.




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EL GRAN PRINCIPIO GENERAL


las auditoras deben estar dirigidas al
Sistema de Gestin de la Calidad y no
a las personas

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QUE SE AUDITA?
El objeto de una auditora es la verificacin de la adecuada
implementacin de los Sistemas de gestin de la Calidad (Las
personas, los medios, los documentos,....), por lo tanto estos sern el
objeto sobre el que se trabajar durante las auditoras.

COMO SE AUDITA?
Las tcnicas y recomendaciones para llevar a cabo una auditora se
vern en el presente curso y en los Sistemas de la Calidad segn
normas I SO, se guan por la I SO 19011:2002

QUIEN AUDITA?
Los requisitos y criterios para calificar auditores se encuentran en la
I SO 19011:2002


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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

comprende fundamentalmente, el contenido de los
puntos 4 al 8 de la norma I SO 9001:2008


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TIPOS DE AUDITORAS:

AUDITORAS INTERNAS
AUDITORAS EXTERNAS
AUDITORAS DE CERTIFICACIN


AUDITORAS DE SISTEMAS
AUDITORAS DE PROCESOS
AUDITORAS DE PRODUCTOS
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TIPOS DE AUDITORAS:


AUDITORAS DE SUFICIENCIA
AUDITORAS DE CUMPLIMIENTO
AUDITORAS DE EFICIENCIA



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TIPOS DE AUDITORAS:

DE PRI MERA PARTE
DE SEGUNDA PARTE
DE TERCERA PARTE


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QU CARACTERSTICAS DEBERA TENER
UN AUDITOR?


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Los auditores deberan poseer atributos personales que les permitan actuar
de acuerdo con los principios de la auditora descritos en el captulo 4.
Un auditor debera ser:
a) tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;
b) de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o
puntos de vista alternativos;
c) diplomtico, es decir, con tacto en las relaciones con las
personas;
d) observador, es decir, activamente consciente del entorno fsico
y las actividades;
e) perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de
entender las situaciones;
f) verstil, es decir, se adapta fcilmente a diferentes situaciones;
g) tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los
objetivos;
h) decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en
el anlisis y razonamiento lgicos; y
i) seguro de s mismo, es decir, acta y funciona de forma
independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.
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PASOS DE LAS AUDITORIAS
1. Programacin de las auditorias Se confecciona un programa
anual o semestral de las auditorias que se efectuarn en ese
perodo, indicando rea a auditar o proceso a auditar y las fechas.
Este programa se publica y es conocido por todos los interesados.
Las auditorias internas de la calidad, por lo tanto, son de dominio
pblico en la empresa.
2. Planificacin: Antes de cada auditora de acuerdo al programa del
punto 1), el auditor responsable confecciona el plan de auditora.
Ver modelo
3. Preparacin: El auditor responsable y su equipo, prepara la
auditoria sobre la base de antecedente, aspectos especficos que
interesan a la Direccin, lo que da como resultado la Lista de
verificacin.
4. Realizacin: Se procede a realizar la auditora que consiste en
1. Reunin inicial
2. Realizacin de la auditora (Lista de Verificacin)
3. Reunin de auditores
4. Reunin final
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PASOS DE LAS AUDITORIAS
5. Informacin sobre la auditoria: El auditor responsable o lder,
prepara el informa de auditoria (Ver planilla modelo).

6. Seguimiento: El equipo auditor, realiza el seguimiento hasta que se
encuentren cerrados todos los Reportes de No Conformidades


7. Cierre de la auditora: Lo raliza el R. D. una vez verificado el
cierre de todas las Acciones correctivas
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PROGRAMACIN
CIERRE
REALIZACIN INFORME SEGUIMIENTO
PLANIICACIN PREPARACIN
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CIRCUNSTANCIAS QUE ORIGINAN LAS AUDITORAS:


Programa anual de auditoras
cambios significativos en la conduccin
cambios de polticas, tecnolgicas o de personal
cambio del sistema en s mismo (nueva norma,
alcance, etc.)
los resultados de recientes auditoras previas
cuando se sospeche de que algn sector se est
apartando del sistema


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PROGRAMACIN DE LAS AUDITORAS

PROGRAMACIN:

deber hacerse con suficiente tiempo y se prepara un
cronograma

PUNTOS A CONSIDERAR EN LA PROGRAMACIN

la organizacin o sector a ser auditado
las actividades que se desarrollan, su criticidad y estado
el objeto y alcance de la auditora
los documentos de referencia
el lugar o los lugares en que se realizar la auditora
el equipo auditor

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PROGRAMACIN DE LAS AUDITORAS

PLAN ANUAL DE AUDITORAS INTERNAS DE LA CALIDAD
















AREA A AUDITAR ENE FEB NOV DIC
DIRECCIN
COMPRAS
PROCESO DE
DISEO
DEPSITO
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PROGRAMACIN DE LAS AUDITORAS



PLAN ANUAL DE AUDITORAS INTERNAS DE LA CALIDAD

CUANTAS VECES AL AO CADA UNA DE LAS REAS?

FORMULA:

CANTIDAD DE AUDITORIAS AL AO = CRITICIDAD x ESTADO
CRITICIDAD : MUY CRTICO: 2 POCO CRTICO : 1

ESTADO : MUY BUENO: 1 BUENO: 2 REGULAR: 3




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UNA FORMA PARA CONTROLAR EL ESTADO DE LAS AUDITORAS


MES / MESES DE AUDITORAS FIJADO/S


SELECCIONADO EL EQUIPO AUDITOR



PLAN DE AUDITORA ENVIADO


AUDITORA REALIZADA


INFORME DE AUDITORA


AUDITORA CERRADA




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PROGRAMACIN

se designa al equipo auditor

el auditor responsable contacta con el sector a ser
auditado y le informa del objeto y el alcance y acuerda
detalles menores sobre la fecha y hora.

se prepara el Plan de Auditora y cronograma

el equipo auditor mantiene las reuniones necesarias



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PLAN DE LA AUDITORA

lo prepara el auditor responsable

EL PLAN DE AUDITORA DEBE CONTENER:

ORGANIZACIN, REA, A AUDITAR
OBJ ETO Y ALCANCE DE LA AUDITORA
SECTORES Y ELEMENTOS A SER AUDITADOS
NOMBRES DEL EQUIPO AUDITOR
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CRONOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES


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ETAPAS DE UNA AUDITORA Y
PORCENTAJE DEL TIEMPO TOTAL POR CADA ETAPA


ETAPA


% DEL TIEMPO TOTAL
PLANEAMIENTO Y
PREPARACIN

40%
REALIZACIN 30%
INFORME 20%
SEGUIMIENTO 10%


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PREPARACIN

LISTA DE VERIFICACIN

se prepara con una visin limitada por los documentos en posesin
del auditor

consideraciones a tenerse en cuenta para la confeccin de las listas
que temas necesita la Direccin que sean investigados?
cual es la situacin actual del sector?
qu problemas son conocidos como existentes en el sector?


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COMO SE AUDITA

AUDITORIA DE SUFICIENCIA
Se analiza si los procedimientos documentados, registros y
otros documentos, son suficientes para el buen
funcionamiento de Sistema de Gestin de la Calidad y si
responden a la norma I SO 9001:2008

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO
Se analiza si en los procesos se cumplen con los
procedimientos correspondientes y se mantienen los registros


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DESARROLLO DE LA AUDITORA

REUNIN INICIAL:
explicacin del objetivo y alcance de la auditora
confeccin de un listado de los asistentes a la reunin inicial
repaso y acuerdo respecto al cronograma de la auditora.
identificacin de los responsables del rea auditada y de aquellos que
asistirn a los auditores.
en caso de auditoras externas, conocimiento de las instalaciones
arreglos logsticos
aclaraciones que deseen efectuar los auditados

CONDUCCIN DE LA AUDITORA
tener en cuenta que la gente no desea ser auditada
evitar situaciones de tensin, tranquilizando al auditado
circunscribirse a la actividad que se ha acordado auditar
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DESARROLLO DE LA AUDITORA

CONDUCCIN DE LA AUDITORA
aprovechar al mximo las preguntas que se realizan y analizar
a fondo las respuestas
verificar coincidencia entre procedimientos documentados y lo
realizado
dar oportunidad que el auditado explique conflictos aparentes
o cambios recientes
establecer las bases apropiadas para la evaluacin de las
evidencias objetivas
aclarar los malos entendidos y permitir el dilogo.
Actuar en forma profesional y tica
respetar los tiempos asignados
mostrarse razonable y dispuesto al dilogo
evitar discusiones

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HALLAZGOS
reunin del equipo auditor
revisin de todas las observaciones
detectar cuales son no conformidades
si lo detectado no llega a ser una no conformidad, se lo presenta como
observacin

REUNIN FINAL

el equipo auditor, presenta a los auditados los resultados de la auditora
se realiza en forma verbal
si el auditado presenta pruebas demostrando que no se trata de una no
conformidad, la solucin del caso se dar en la reunin final
ese ltimo hecho se puede evitar en la medida en que se analicen
profundamente los hallazgos en la reunin previa del equipo auditor.
Se agradece al auditado la colaboracin

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INFORME DE LA AUDITORA

CONTENIDO:
nmero del informe de auditora
rea auditada
lugar y fecha
listas del equipo auditor
personal contactado
propsito
alcance
resumen
firmas y aclaraciones del equipo auditor
informe de no conformidades - acciones
correctivas

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ETAPA DE SEGUIMIENTO
EL EQUIPO AUDITOR QUE HA INTERVENIDO EN UNA DADA
AUDITORIA ES EL RESPONSABLE DE SU SEGUIMIENTO. ESTO
IMPLICA ASEGURARSE QUE LAS NO CONFORMIDADES
DETECTADAS, SE CIERREN EN SU TOTALIDAD.

A ESOS FINES, HAY QUE CONVENIR CON LOS AUDITADOS UNA
FECHA DE CIERRE DE CADA ACCIN CORRECTIVA.

EL EQUIPO AUDITOR DEBE SEGUIR EL DESARROLLO DE ESAS
ACCIONES CORRECTIVAS Y SI NO SE CIERRAN EN LAS FECHAS
COMPROMETIDAS, LEVANTAR UNA NO CONFORMIDAD A LOS
AUDITADOS.

LAS AUDITORIAS EXTERNAS ESTN CONTROLANDO ESTOS
ASPECTOS PUES LA EFECTIVIDAD DE UNA AUDITORIA EST
LIGADA A SU CIERRE
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ARCHIVO
TODOS LOS REGISTROS, DOCUMENTOS, LISTAS DE VERIFICACIN,
COPIAS DE REPORTES DE NO CONFORMIDADES, INFORME DE
LA AUDITORIA, PAPELES DE TRABAJO, ETC., ETC., SERN
ARCHIVADOS EN UN LEGAJO Y TODOS LOS LEGAJOS EN UN
BIBLIORATO QUE CONSERVA EL R.D.

ES POR LO TANTO NECESARIO IDENTIFICAR CADA AUDITORIA DE
ALGUNA FORMA (N DE RDEN, FECHA; POR REAS O
PROCESOS AUDITADOS; ETC.)

CADA VEZ QUE EL R. D. RECIBE UN INFORME DE AUDITORIA, DEBE
ENVIAR COPIA A LA DIRECCIN PARA SU INFORMACIN, O
BIEN, MANTENER INFORMADA A LA DIRECCIN DE OTRA
FORMA. COMO LOS INFORMES DE AUDITORIAS SON UNO DE
LOS REGISTROS QUE USA LA DIRECCIN PARA SUS
REVISIONES, ESTO EN IMPRESCINDIBLE.
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