QUE ES EXCEL?

Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio.

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CONTENIDO
Qu es Excel? ........................................................................................................................ 3 Tareas bsicas en Excel 2010 .......................................................................................... 3 Nombres de celdas ......................................................................................................... 4 Buscar y aplicar una plantilla ........................................................................................... 11 Aplicar formato a nmeros.............................................................................................. 12 Aplicar bordes a la celda .................................................................................................. 13 Crear una tabla de Excel .................................................................................................. 13 Aplicar sombreado a la celda .......................................................................................... 14 Filtrar los datos ................................................................................................................ 15 Ordenar los datos............................................................................................................. 15 Realizar un grfico con los datos ..................................................................................... 16 Imprimir una hoja de clculo ........................................................................................... 16 Frmulas ............................................................................................................................... 19

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QU ES EXCEL?
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
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TAREAS BSICAS EN EXCEL 2010

Crear una nueva hoja de clculo En la cinta de opciones, haga clic en la pestaa Archivo. En el lado izquierdo de la ventana, haga clic en Nuevo. Haga clic en Crear.

Guardar una hoja de clculo En la cinta de opciones, haga clic en la pestaa Archivo. En el lado izquierdo de la ventana, haga clic en Guardar o Guardar como. Si es necesario, en Carpetas, seleccione una carpeta donde desea guardar el archivo. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la hoja de clculo. Haga clic en Guardar.

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NOMBRES DE CELDAS
Las hojas de clculo estn compuestas de columnas, filas y celdas. Las columnas tienen encabezados alfabticos, que comienzan con A, B, C y as sucesivamente. Despus de las 26 letras del alfabeto, Excel comienza los encabezados de columna con AA hasta AZ; despus comienza nuevamente con AAA hasta ZZZ y as sucesivamente. Excel tiene 16.384 columnas en total. Las filas tienen encabezados numricos, que comienzan con 1, 2, 3 y as sucesivamente. Una celda es la interseccin de una columna con una fila y es el lugar donde se escribe. Al hacer clic en una celda, esta se vuelve activa, con un borde negro alrededor. Cualquier elemento que escriba quedar en la celda activa. Use el Cuadro de nombres en la cinta de opciones para ver la direccin de la celda en la que est escribiendo. Al observar el Cuadro de nombres, si ve, por ejemplo, E5, significa que el cursor est en la columna E, fila 5. Las direcciones de celdas no solo indican dnde se encuentra un elemento en una hoja de clculo sino que tambin se utilizan en frmulas de Excel.

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Para utilizar el Cuadro de nombres a fin de ir a otra celda, escriba la direccin de la celda en el Cuadro de nombres y presione ENTRAR. Para volver al principio de la hoja, escriba A1 en el Cuadro de nombres y presione ENTRAR nuevamente.

Navegar en una hoja de clculo Haga clic en cualquier celda para mover el cursor a esa celda. Presione ENTRAR para moverse una celda ms abajo. Presione la tecla TAB para moverse una celda hacia la derecha. Use las teclas FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, FLECHA IZQUIERDA Y FLECHA DERECHA en el teclado para mover el cursor en diferentes direcciones. Para comenzar una nueva lnea de texto en un punto especfico en una celda, haga doble clic en la celda, haga clic en la ubicacin donde desea aplicar un salto de lnea en la celda y presione ALT+ENTRAR.

Escribir datos Para escribir fechas: o Use una barra diagonal (/) o un signo menos (-) para separar las partes de una fecha. Por ejemplo, 15/7/2010 o 15-julio-2010. Para especificar la fecha actual, presione CTRL+, (coma). Para escribir una hora: o Escriba un espacio despus de la hora y despus una a o una p. Por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribir la hora como a.m. Para indicar la hora actual, presione CTRL+MAYS+. (punto). Para escribir fracciones: o Deje un espacio entre el nmero entero y la fraccin. Por ejemplo, 1 1/8.

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o Para especificar slo una fraccin, especifique un cero primero. Por ejemplo, 0 1/4. Ahorrar tiempo en la entrada de datos
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Autocompletar: Si los primeros caracteres que escribe en una celda coinciden con una entrada ya especificada, Excel rellena automticamente los caracteres restantes. Simplemente presione ENTRAR o TAB para aceptar la entrada. Autorrellenar: Escriba una entrada en una celda, como un da de la semana o un mes del ao. Mueva el cursor a la esquina inferior derecha de la celda hasta que el cursor se convierta en un signo ms de color negro. Haga clic y arrastre el controlador de relleno (el signo ms de color negro) para rellenar el resto de la serie. Puede arrastrarlo hacia abajo en una columna u horizontalmente en una fila. Suelte el botn del mouse cuando finalice. Completar una serie de nmeros: Se necesita especificar ms de una entrada. Por ejemplo, para rellenar la serie 2, 4, 6, 8 y as sucesivamente, escriba 2 en una celda y presione la tecla ENTRAR o TAB. Escriba 4 en una celda contigua y presione la tecla ENTRAR o TAB. Haga clic y arrastre el cursor, y siga los pasos anteriores para completar la serie.

Editar datos Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar, o bien Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y haga clic en la Barra de frmulas para realizar cambios. Para eliminar caracteres, presione Retroceso o seleccione los caracteres para resaltarlos y presione Suprimir. Para insertar caracteres, haga clic en la celda donde necesita escribir y escriba los nuevos caracteres. Para sobrescribir caracteres, seleccinelos y escriba los nuevos caracteres. Para establecer los cambios, presione la tecla ENTRAR o TAB despus de realizar los cambios.

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Ajustar el texto en una celda En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin, haga clic en Ajustar texto
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Hacer clculos en Excel Para hacer clculos en Excel, cree frmulas, que siempre comienzan con un signo igual (=). o Para sumar, escriba =89+23 o Para restar, escriba =89-23 o Para multiplicar, escriba =89*23 o Para dividir, escriba =89/23

Use Autosuma para permitir que Excel haga clculos automticamente: o Coloque el cursor directamente debajo de nmeros en una columna o directamente a la derecha de una fila de nmeros. o En la ficha Inicio, en el grupo Modificar: o Para sumar, haga clic en el botn Autosuma .

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o Para hacer otros tipos de clculos, haga clic en la flecha del botn Autosuma y, a continuacin, haga clic en Promedio, Contar nmeros, Mx o Mn. o Para completar la frmula, en la hoja de clculo, presione la tecla ENTRAR o TAB.

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Insertar o eliminar columnas y filas Para insertar: o Una columna, haga clic en una celda justo a la derecha de donde desea insertar una nueva columna, o bien o Una fila, haga clic en una celda justo debajo de donde desea insertar una nueva fila y, a continuacin: o En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece debajo de Insertar y haga clic en: o Insertar columnas de hoja o o Insertar filas de hoja.

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Para eliminar: o Una columna o una fila, coloque el cursor en la columna o fila que desea eliminar y, a continuacin: o En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y haga clic en: o Eliminar columnas de hoja o o Eliminar filas de hoja.

Insertar o eliminar hojas de clculo Para insertar una hoja de clculo, en la parte inferior de la hoja de clculo, haga clic en la ltima ficha de hoja a la derecha. A continuacin, haga clic en el botn Insertar hoja de clculo. Para eliminar una hoja de clculo, haga clic en la ficha de hoja que desea eliminar. A continuacin, haga clic con el botn secundario y seleccione Eliminar.

Cambiar el nombre de la ficha de una hoja de clculo

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Haga clic en la ficha de la hoja de clculo cuyo nombre desee cambiar y haga clic con el botn secundario en la pestaa. Haga clic en Cambiar nombre. Se resalta el nombre de la hoja en la ficha. Escriba sobre el texto existente y presione ENTRAR.
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Inmovilizar paneles Puede mantener los ttulos de columna y de fila visibles a medida que se desplaza en una hoja de clculo. Observe que puede usar solamente un tipo de inmovilizacin simultneamente. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles. Para inmovilizar: Solo la fila superior, haga clic en Inmovilizar fila superior. Solo la columna izquierda, haga clic en Inmovilizar primera columna. La fila superior y la columna izquierda, coloque el cursor en la celda que est justo a la derecha de la primera columna y justo debajo de la primera fila. Por ejemplo, puede hacer clic en la celda B2. A continuacin, haga clic en Inmovilizar paneles. Para movilizar paneles, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha debajo de Inmovilizar paneles y, a continuacin, haga clic en Movilizar paneles.

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Buscar y aplicar una plantilla Excel 2010 permite aplicar plantillas integradas, aplicar sus propias plantillas personalizadas y buscar entre una variedad de plantillas disponibles en Office.com. Office.com proporciona una amplia seleccin de plantillas de Excel de uso comn, como presupuestos. Para buscar una plantilla en Excel 2010, realice lo siguiente: En la pestaa Archivo, haga clic en Nuevo. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos: Para volver a usar una plantilla que ha utilizado recientemente, haga clic en Plantillas recientes seleccione la plantilla que desee y, a continuacin, haga clic en Crear. Para usar su propia plantilla que ya ha instalado, haga clic en Mis plantillas, seleccione la plantilla que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en una categora de plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuacin, haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com en el equipo. Tambin puede buscar plantillas en Office.com desde Excel. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o varios trminos de bsqueda y, a continuacin, haga clic en el botn de flecha para buscar.

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Aplicar formato a nmeros Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato. En el grupo Nmero de la ficha Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de dilogo situado junto a Nmero (o solo presione CTRL+1). En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un smbolo de moneda diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los nmeros negativos.

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Aplicar bordes a la celda Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes y, a continuacin, haga clic en el estilo de borde que desee.

Crear una tabla de Excel En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacas o contener datos. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y, a continuacin, seleccione el estilo de tabla que desee.

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Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados en el cuadro de dilogo Dar formato como tabla.
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Aplicar sombreado a la celda Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno y, a continuacin, en Colores del tema o Colores estndar, haga clic en el color que desee.

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Filtrar los datos Seleccione los datos que desee filtrar. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtrar. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros. Para seleccionar segn valores, desactive la casilla de verificacin (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta accin se desactivan todas las casillas de verificacin. Luego seleccione nicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.

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Ordenar los datos Para ordenar rpidamente los datos, realice lo siguiente: Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir ttulos creados para identificar las filas o las columnas. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del nmero menor al mayor). Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del nmero mayor al menor). Para ordenar segn un criterio especfico, realice lo siguiente: Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. En la lista Ordenar segn, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operacin de ordenacin: en forma alfabtica o numrica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los nmeros).

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Realizar un grfico con los datos Seleccione los datos que desea representar. En el grupo Grficos de la ficha Insertar, haga clic en el tipo de grfico que desee usar y, a continuacin, haga clic en un subtipo de grfico. Use las Herramientas de grficos para agregar elementos de grficos como ttulos y etiquetas de datos, y para modificar el diseo, la presentacin o el formato del grfico.

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Imprimir una hoja de clculo Haga clic en la hoja de clculo o seleccione las hojas de clculo de las que desea obtener una vista previa. Haga clic en Archivo y, a continuacin, elija Imprimir. Mtodo abreviado de teclado: Tambin puede presionar CTRL+P. Nota: La ventana de vista preliminar se ver en blanco y negro, independientemente de si la hoja de clculo incluye color, a menos que est configurada para imprimirse en una impresora en color.

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Para obtener una vista previa de las pginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana Vista preliminar, haga clic en Pgina siguiente y Pgina anterior. Para establecer las opciones de impresin, realice lo siguiente: Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro desplegable en Impresora y seleccione la impresora que desee. Para realizar cambios en la configuracin de la pgina, incluida la orientacin de la pgina, el tamao del papel y los mrgenes de la pgina, seleccione las opciones que desee en Configuracin. Para aplicar una escala a la hoja de clculo para que entre en una sola hoja impresa, en Configuracin, haga clic en la opcin que desee en el cuadro desplegable de opciones de escala.

Para imprimir el libro, realice una de estas acciones:

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Para imprimir una parte de una hoja de clculo, haga clic en la hoja de clculo y, a continuacin, seleccione el rango de datos que desee imprimir. Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla. Haga clic en Imprimir.

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Activar y usar un complemento Haga clic en la pestaa Archivo. Haga clic en Opciones y, a continuacin, elija la categora Complementos. Casi al final del cuadro de dilogo Opciones de Excel, asegrese de que la opcin Complementos de Excel est seleccionada en el cuadro Administrar y luego haga clic en Ir. En el cuadro de dilogo Complementos, seleccione las casillas de verificacin de los complementos que desee usar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si Excel muestra un mensaje que indica que no puede ejecutar este complemento y le pide que lo instale, haga clic en S para instalar los complementos.
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FRMULAS
En Excel, puede crear una frmula que utiliza el contenido de algunas celdas y muestra los resultados en otra celda. Puede usar varias funciones proporcionadas por Excel para calcular fcilmente frmulas complejas. Las frmulas son ecuaciones que realizan clculos sobre los valores en una hoja de clculo. Las frmulas siempre comienzan con el signo igual (=) Las frmulas estn formadas por nmeros de celda, valores y los smbolos que siguen.
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A continuacin, se ofrece un ejemplo de frmula. Esta frmula multiplica el valor de la celda A1 por 100.

Para realizar una multiplicacin, coloque un asterisco (*) entre los nmeros de celdas o valores. Tambin hay disponibles otras operaciones aritmticas adems del signo ms (+). Signo ms (+): Suma Signo menos (-): Resta Asterisco (*): Multiplicacin Barra diagonal (/): Divisin Signo de porcentaje (%): Porcentaje Acento circunflejo (^): Exponenciacin

Estos son ejemplos de frmulas. Con las funciones, puede hacer los mismos clculos con mayor facilidad. Funciones Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Ejemplo de funcin AUTOSUMA Clic en la ficha Frmulas. Clic en Autosuma en la Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas. El rango de clculo se reconoce de forma automtica. En la barra de frmulas, se muestra una frmula que usa la funcin SUMA.

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Esta frmula SUMA(G5:G9) consta de dos elementos. SUMA es una funcin que proporciona el total de la suma de los valores de las celdas que se encuentran dentro del parntesis. G5:G9 significa todas las celdas desde la celda G5 a la G9. En este caso, son las celdas G5, G6, G7, G8 y G9. Puede seleccionar un rango continuo de celdas al colocar dos puntos (:) entre la primera y la ltima celda. Presione la tecla Entrar. Los valores de las celdas que estn dentro del parntesis se suman juntos y se muestra la cantidad como el resultado calculado por la frmula.

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Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR redondea un nmero en la celda A10. Estructura de una funcin 1.- Estructura: La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. 2.- Nombre de funcin: Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYSC+F3. 3.- Argumentos: Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.

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4.- Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecer la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.
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Escribir frmulas Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

Funciones anidadas En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentosde otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

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Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.

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