ALLER 1) Cul es el objetivo principal del mini manual de las tablas de retencin?

R/ servir de apoyo a los funcionarios de archivo de la administracin para normalizar los procesos de archivo relacionados con gestin documental. 2) Por qu son importantes las tablas de retencin? R/ porque facilitan el manejo de la informacin, el control y el acceso de los documentos, garantizando su seleccin y conservacin, adems sirven de apoyo a los procesos administrativos. 3) Diga cul es la ley y el articulo que habla de la obligatoriedad de las tablas de retencin? R/ la ley 594 del 2000 articulo 24. 4) Qu es el ciclo vital de un documento? R/ son las etapas por las que atraviesa un documento desde la produccin o recepcin y su conservacin temporal hasta la eliminacin. 5) Cul es la funcin del comit asesor? R/ recomendar sobre los procedimientos y procesos administrativos y tcnicos, ya que son especialistas en el campo de la archivstica. 6) En que consiste la depuracin de los documentos? R/ consiste en retirar de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. 7) Que son valores primarios? R/ son valores que tienen los documentos que sirven a la institucin productora, al iniciador destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto. 8) Que son valores secundarios? R/ son los que interesa a los investigadores de la informacin retrospectiva, surge al agotarse el valor primario, estos se conservan permanentemente. 9) Mencione algunas unidades de conservacin? R/ cajas, carpetas, libros, tomos.

10) Cul es la base fundamental para la elaboracin de las tablas de retencin? R/ la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. 11) En qu consisten los procesos tcnicos? R/ en la identificacin, valoracin de la informacin tabla de retencin, seleccin y eliminacin como resultado. 12) Que nos permite reconocer la identificacin? R/ permite reconocer la proc Leer Ensayo CompletoSuscrbase edencia, caracterizar y describir la informacin. 13) Cul es la primera etapa de la valoracin en el ciclo vital? R/establecer los valores primarios donde deben intervenir los productores de la documentacin y los archivistas. 14) Que es archivo de gestin? R/ es un fondo donde reposan los documentos generados en los procesos administrativos. 15) Como debe realizarse la valoracin de un sistema integrado de archivo? R/ - la del organismo productor desde el archivo central correspondiente. -la de la administracin general coordinada por el archivo general dela nacin con participacin de los archivos centrales de las entidades. 16) Cules son los documentos inactivos? R/son aquellos que han dejado de emplearse con fines administrativos y legales. 17) En que consiste la eliminacin? R/ es la destruccin de documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histrico ni valores primarios ni secundarios. Qu son las TRD y cul es la diferencia con las TVD?

TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TVD: Producto del anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, sus valoracin, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final. El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nacin (AGN), contempla que el conjunto de la documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la Tablas de Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se denomina, tcnicamente, fondo acumulado y ser sometido a un proceso de organizacin. Su resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD). Para qu se requieren y cmo se articulan con la norma ISO 9001? -Para facilitar el manejo de la informacin. -Para racionalizar la produccin documental. -Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administracin de los documentos. -Para facilitar el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. -Para garantizar la seleccin y la conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. -Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. -Para racionalizar los procesos administrativos. La articulacin con la Norma en la ISO 9001 se encuentra especficamente en los numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros. Control de los documentos: Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables,

f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organizacin determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de gestin de la calidad, se identifican y que se controla su distribucin, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn. Control de los registros: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. Cmo se configuran las tablas de retencin documental (TRD)?

Fase 0 1

Alcance Formulacin del Programa. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Recopilar la informacin legal vigente (leyes, normas, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares), a nivel nacional. Recopilar la informacin institucional (creacin de la UCC y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones, creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procesos y procedimientos). Disear y aplicar la encuesta a los productores documentales. Capacitar a los Analistas sobre cmo aplicar la encuesta documental. Sensibilizar a todos los productores de documentos sobre el procedimiento del levantamiento de la informacin. Elaborar los cronogramas para la aplicacin de las encuestas. Aplicar la encuesta a todos los productores de documentos en las 18 sedes del pas. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar los procesos de la Universidad Analizar la produccin, el trmite y la trazabilidad del

documento. Tabular la informacin recolectada. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, en cuadros de clasificacin. Identificar los valores primarios y secundarios de la documentacin. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del ciclo vital del documento conforme a la normatividad interna y externa. Determinar la disposicin final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. Validacin con el rea jurdica sobre la informacin organizada. 4 Elaboracin de la TRD y presentacin de ellas a los productores de documentos. Elaborar la propuesta de TRD de la Universidad Cooperativa de Colombia, en el formato establecido por el Archivo General de la Nacin. Presentar la propuesta de TRD a los respectivos productores de la informacin para su revisin y aprobacin. Aplicacin de las correcciones identificadas con los productores de documentos y presentacin de la TRD para su aprobacin. Realizar los ajustes a la TRD de acuerdo a las apreciaciones hechas por los productores de documentos. Preparar el documento introductorio y los anexos que sustenten el proceso, as como los criterios empleados en su elaboracin. Presentar la propuesta de TRD al comit de Archivo de la Universidad con el fin de obtener su aval. Remitir las TRD al Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente para su estudio y trmite (AGN), acompaada del documento macro para su evaluacin y aprobacin. Nota: Si la instancia competente hace observaciones a las TRD presentadas, la Universidad est obligada a atender dichas observaciones y deber presentarlas nuevamente para su aprobacin. Elaboracin de instructivos, guas y dems documentos pertinentes para la aplicacin y socializacin de las TRD. Crear manuales de procesos y procedimientos

Elaborar las Guas Construir el Modelo de aplicacin Elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. 7 Aplicacin. Elaborar el Acto administrativo, que ordene la difusin y aplicacin de las TRD entre los funcionarios de la Universidad Cooperativa de Colombia, con el fin de garantizar su aplicacin. Capacitar a todos los empleados de la Universidad, en la buena implementacin de las TRD. Transferir los documentos primarios y secundarios segn el cronograma establecido por la Unidad de Nacional de Archivo. Eliminar los documentos de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental. Levantamiento de Actas de eliminacin.

Cules insumos se requieren para elaborarlas? Informacin bsica de la entidad: Creacin de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la creacin de su dependencia y de los cargos que estn adscrita a ella (si los tienen). Creacin de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan todos los grupos de trabajo (Comits Tcnicos, Tcticos, Directivos y dems) de su dependencia. Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior donde se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN. Creacin de cargos: Actos administrativos para los que aplique. Creacin de Sedes: Actos administrativos. Manuales de Funciones. Manuales de procesos y procedimientos.

Encuesta documental: La encuesta documental debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina. Se utiliza para identificar y definir las unidades documentales, analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias e identificar los valores primarios de la documentacin.

Quin las aprueba y quin las convalida?

Segn el Acuerdo No. 039 de 2002 Articulo 1. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. TERCERA ETAPA. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Segn Decreto No. 2578 DE 2012 Artculo 9. PARGRAFO: EL Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, podr evaluar las Tablas de Retencin Documental y de Valoracin Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autnomas y de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comit Interno de Archivo de la respectiva entidad. Acuerdo No. 004 de 2013 Artculo 8. Aprobacin: Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental debern ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comit Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deber quedar consignado en el acta del respectivo comit.

Servicio Nacional de AprendizajeSENA Regional Norte deSantander PROCESO DE GESTION DOCUMENTALPGDSUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS YREGISTROS Fecha deRevisinFecha deAprobacin INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIN DE LAS TABLAS DERETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, LASTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION Versin INS GD AS - 003 P a g i n a P g i n a 2 d e 2 7 Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia encada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institucin en

las distintasd e p e n d e n c i a s . E s t a p e r m a n e n c i a e s t d e f i n i d a p o r l a s T a b l a s d e R e t e n c i n Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.Esos tipos de archivos son:Archivo de gestinArchivo centralArchivo histrico 2.QU ES L A TABL A DE RETENCIN DOCUMENTAL? Con la implementacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD) del se pretende agilizar y racionalizar los procedimientosde produccin, tramit, organizacin, y consulta de documentos permitiendo a laa d m i n i s t r a c i n e l c u m p l i m i e n t o d e s u s o b j e t i v o s i n s t i t u c i o n a l e s , s u s p l a n e s estratgicos, su misin y su portafolio de servicios.La Tabla de Retencin Documental es el listado de las series documentales consus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna eltiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.E s t e i n s t r u m e n t o e s t a c o m p u e s t o p o r s e r i e s documentales, las cuales son "elconjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,e m a n a d o s d e u n m i s m o r g a n o o s u j e t o p r o d u c t o r c o m o c o n s e c u e n c i a d e l ejercicio de sus funciones especficas". CULES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA ELABORA C I N D E L A S TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente
1. QUE SON ARCHIVOS. Los archivos tambin denominados ficheros (file); es una coleccin de informacin (datos relacionados entre s), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones. 1.1. - INTRODUCCIN A LOS ARCHIVOS. Los archivos como coleccin de datos sirve para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas. Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinmico y por esto en un registro se deben especificar los campos, l nmero de elementos de un arrays (o arreglo), el nmero de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estticas". En los archivos no se requiere de un tamao predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos ms grandes o pequeos, segn se necesiten. Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.). 1.2. - CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS Las principales caractersticas de esta estructura son: Independencia de las informaciones respecto de los programas La informacin almacenada es permanente Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos Gran capacidad de almacenamiento. 1.3. - CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Los archivos se clasifican segn su uso en tres grupos: Permanentes o Maestros:

Estos contienen informacin que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos peridicamente. De Movimientos Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones. De Maniobra o Trabajo. Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duracin de la ejecucin de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores. 1.4. - TIPOS DE ARCHIVOS Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o segn su funcin. 1.4.1. - SEGN SU FUNCION. Se define por: a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se dividen en: Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo. De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada. Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en el tiempo. b.- Archivos de Movimiento Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos. c.- Archivo de Maniobra o Transitorio Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo. 1.4.2. SEGN SUS ELEMENTOS. Los principales archivos de este tipo son: Archivo de Entrada: Una coleccin de datos localizados en un dispositivo de entrada. Archivo de Salida: Una coleccin de informacin visualizada por la computadora. Constantes: estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variacin en el tiempo. De Situacin: son los que en cada momento contienen informacin actualizada. Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualizacin, o bien acumulan datos de variacin peridica en el tiempo. Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos. Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo. - SEGN SUS ELEMENTOS Los principales archivos de este tipo son: Archivo de Entrada, una coleccin de datos localizada en un dispositivo de entrada. Archivo de Salida, una coleccin de informacin visualizada por la computadora. Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento. Archivo de Texto, una coleccin de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento. 2. - ACCESO A LOS ARCHIVOS Se refiere al mtodo utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organizacin. Existen distintas formas de acceder a los datos: Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden. Directo; cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar su direccin en el fichero por l numero relativo del registro o por transformaciones de la clave de registro en l numero relativo del registro a acceder.

Por ndice; se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la direccin relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro. Dinmico; es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos anteriormente citados. La eleccin del mtodo esta directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado. 2.1. - TIPOS DE ACCESOS Acceso Secuencial. Exige el tratamiento de elemento, para esto es necesario una exploracin secuencial comenzando desde el primer momento (Pascal permite este acceso) Secuenciales: archivo de texto que debe ser ledo del principio hasta el final. Acceso Directo. Permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia directamente por su posicin en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite este acceso. Aleatorios: es un archivo con registros de un mismo largo. Un programa puede accesar directamente cualquier registro sin tener que leer los registros previos. Binarios: es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura. Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de manipular cualquier tipo de archivo. Las tcnicas de archivo binarios permiten leer o cambiar cualquier byte de un archivo. Son herramientas extremadamente potentes, pero como toda herramienta potente debe manejarse con cuidado Entre otras caractersticas, a las tcnicas de archivo binario no les preocupa los caracteres EOF intercalados (Control+Z = Chr$(26)) que pueda tener un archivo. Ejemplo Open NombreArchivo for Binary as #NumeroArchivo. Instrucciones para manejar archivos OPEN: reserva un espacio del buffer para la data que mover entre el programa y los archivos. La estructura es: OPEN filespec FOR {Append|Binary|Input|Outuput|Random} As #filenumber Por ejemplo: OPEN "C:\Windows\AddrBook.ini" FOR Input As #1 Filespec: Es la localizacin de archivo en el que se trabajar, incluyendo usualmente el drive y path. "C:\Windows\AddrBook.ini" {Append| Binary| Input| Outuput| Random} El programador tiene que seleccionar uno. Binary y Random se utiliza para archivos binarios y aleatorios. Append, Input y Output son usados con archivos secuenciales. Un archivo secuencial no puede ser abierto para leer y escribir simultaneamente. Output es usado para escribir en el archivo. Input es usado para leer del archivo. Append es usado para colocar data al final de un archivo exitente. #filenumber: es necesario asignar un nmero al archivo. El nmero puede estar en el rango de #1 a #511 y es usado por Visual Basic para identificar el archivo. CLOSE: para cerrar un archivo. La estructura es: CLOSE #filenumber Por ejemplo: CLOSE #1 WRITE: envia data del programa al archivo secuencial. La estructura es: WRITE #filenumber, [OutputList] Por ejemplo: WRITE #1, UserName, UserCompany, SerialNumber WRITE es la operacin opuesta al INPUT. Las expresiones en el OutputList son separadas por comas. WRITE inserta comillas y comas a la data que envia al archivo. INPUT: lee data del archivo. La estructura es: INPUT #filenumber, InputList Por ejemplo: INPUT #1, UserName, UserCompany, SerialNumber Declaracin y asignacin de archivos La declaracin de un archivo con tipo se efecta con la ayuda de las palabras reservadas file of. El procedimiento de asignacin es idntico al utilizado anteriormente.

Ejemplo: Type datos = record clave : integer; nombre : string[30]; puesto : string[20]; sueldo : real; estado : boolean; {true activo,false baja lgica} end; Var archivo:file of datos; begin Assign(archivo,'empleado.dat'); SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS. Tiene las siguientes funciones: Controla los datos en almacenamiento secundario [ ] Proporciona al usuario una abstraccin de cmo se manipulan los datos internamente. [ ] Proporciona independencia de E/S con los dispositivos [ ] Soporte de comparticin, proteccin, recuperacin de archivos y posibles cadas del sistema. [ ] Transmisin de datos de memoria principal a secundaria.[ ] Los archivos de una empresa pueden almacenarse en diferentes dispositivos. Todos los archivos se pueden almacenar por medio de directorios, que no son otra cosa ms que tablas de smbolos de archivo, los directorios se pueden utilizar de dos formas: DIRECTORIO DE NIVEL NICO O DIRECTORIO PLANO Con este mtodo, se almacenan todos los archivos en un solo nivel, este mtodo en sistemas donde el volumen de archivos no es grande.[ ] DIRECTORIO JERARQUICO Los archivos son almacenados por medio de directorios, esta clasificacin se de acuerdo a la conveniencia del usuario o de la empresa. [ ] .La estructura tiene una forma de rbol con raz, este mtodo es el ms utilizado debido a que la revisin o bsqueda se realiza de forma sencilla. Para accesar a los archivos que se almacenan en un sistema jerrquico, el usuario debe indicar el o los directorios que se deben recorrer para localizar el archivo deseado, a esto se le denomina ruta de acceso del archivo. La ruta de acceso puede ser de dos formas: Ruta absoluta.- Este tipo de ruta de acceso inicia siempre con una diagonal invertida [ ] C:\Edit c:\SOS\sistemas\report.txt Ruta relativa.- Este tipo de ruta de acceso realiza la bsqueda del archivo en el directorio de trabajo actual, si el archivo no se localiza aqu, el S.O. lo buscar en los directorios especificados en el PATH de un archivo con extensin .BAT. C:\Edit report.txt 2.2. - OPERACIONES GENERALES QUE SE REALIZAN SOBRE UN ARCHIVO. Las operaciones generales que se realizan son: Creacin. Escritura de todos sus registros. Consulta. Lectura de todos sus registros. Actualizacin. Insercin supresin o modificacin de algunos de sus registros Clasificacin. Reubicacin de los registros de tal forma que queden ordenados segn determinados criterios. Borrado. Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba. 3. - ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS. Los archivos se encuentran organizados lgicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes. Los archivos de registros de longitud fija: son los que almacenan la informacin en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas.

Los registros de longitud variable: es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o ms campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva. 3.1. - ENFOQUES GENERALES PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS. Los enfoques son: 1. - Enfoque de acceso secuencial: Se refiere al procesamiento de los archivos de acuerdo con el orden especifico. Ejemplo archivo secuenciales y de texto. 2. - Enfoque de acceso Directo Permite recuperar registros individuales sin leer otros registros del archivo, ejemplos archivos indizados. 3.2. - ARCHIVOS SECUENCIALES. Se refiere al procesamiento de los registros, no importa el orden en que se haga, para eso los registros estn organizados en forma de una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin. Rudimentos de los archivos Secuenciales; dependiendo del dispositivo de almacenamiento utilizado el archivo se puede mostrar el usuario como si fuera un sistema secuencial. Al finalizar un archivo secuencial se denota con una marca de fin de archivo. (End end-of-file) El usuario de un archivo secuancial puede ver los registros en un orden secuancial simple. La nica forma de recuperar registros es comenzar al principio y extraerlos en el orden contemplado. Cuestiones de programacin; la manipulacin de los archivos se hace en el contexto de la programacin en un lenguaje por procedimientos de alto nivel. Estos lenguajes tienden a expresar la manipulacin de archivos mediante subrutinas que se definen como parte del lenguaje formal o se incluyen como extensiones del lenguaje en una biblioteca estndar. La mayor parte de los lenguajes por procedimiento de alto nivel cuenta con caractersticas que ayudan a detectar la marca de fin de archivo. 3.3. -ARCHIVOS DE TEXTO. Tambin conocidos como (Slream File) son utilizados para almacenar documentos que consisten en texto; En ellos, cada registro es un solo smbolo o cdigo de control. El leer estos archivos recibimos la informacin en orden secuencial en el que aparece cuando lo vemos en un monitor. Los archivos de texto son una secuencia de lneas separadas por marcas de fin de lnea. Rudimentos de los archivos de textos; El usuario escribe los archivos de textos mediante un procesador de palabras que le permitir almacenar la informacin pero no estrictamente en forma secuencial. El procesador tambin nos permite desplazarnos por todo el bloque de informacin y permitirnos realizar modificaciones. Mientras el usuario avance rpidamente en la lectura de registro lograra ver mas archivos. Cuestiones de programacin; Casi todos los entornos de programacin por procedimientos de alto nivel cuentan con subrutinas para manipular los archivos de texto. Estas subrutinas pueden formar parte de la definicin formal del lenguaje o que se ofrezca en biblioteca como extensiones del mismo. 3.4. - ARCHIVOS INDIZADOS. Es la aplicacin de incluir ndices en el almacenamiento de los archivos; de esta forma nos ser ms fcil buscar algn registro sin necesidad de ver todo el archivo. Un ndice en un archivo consiste en un listado de los valores del campo clave que ocurren en el archivo, junto con la posicin de registro correspondiente en el almacenamiento masivo. Fundamento de los ndices a.- La colocacin de un listado al inicio del archivo: para la identificacin del contenido. b.- La presentacin de un segundo ndice: para reflejar la informacin de cada punto principal del ndice anterior. c.- La actualizacin de los ndices: Cuando se insertan y eliminan archivos, es preciso actualizar los ndices para evitar contratiempos actualizando un archivo. d.- La organizacin de un ndice: Nos evita examinar archivo por archivo para recuperar algn registro buscado; por lo tanto ahorraramos tiempo si tenemos una adecuado organizacin de los ndices. Cuestiones de Programacin Algunos lenguajes de alto nivel cuentan con subttulos para manipular los archivos de un registro indizado.

Valindose de las subrutinas es posible escribir programas sin tener que preocuparse por la estructura real del sistema de ndices que se aplique. 3.5. - ARCHIVOS DISPERSOS. Tambin llamados (Hashed Files) representan un sistema de almacenamiento de archivos que solo ofrece acceso directo, y permiten calcular la posicin de un registro en el almacenamiento masivo. Rudimentos de los archivos dispersos. El usuario debe dividir el rea de almacenamiento asignando al archivo en varias secciones llamadas cubetas para poder ingresar los datos. La distribucin de la informacin en las cubetas es problemtica debido a que la estructura de los archivos es dispersa. Dentro de los archivos se presentan colisiones de informacin debido al agrupamiento de los registros ingresados. Cuestiones de programacin. Casi ninguno de los lenguajes de programacin por procedimientos en la actualidad ofrece implantaciones directas de archivos dispersos; esto es debido a las cuestiones dependientes de la aplicacin implicadas en el diseo de estos archivos. 4. -MEDIDAS DE UTILIZACIN DE LOS ARCHIVOS. Para utilizar un archivo debemos tener en cuenta: 1. - ndice de Volatilidad; Un archivo es voltil cuando tiene un alto porcentaje de adiciones y supresiones debido al ingreso o eliminacin de registros respecto al numero promedio de registros que haya en el archivo. 2. - ndice de Actividad; Un archivo es activo cuando tiene un alto porcentaje de utilidad sea de actualizacin o consulta en un periodo de tiempo fijo respecto al numero promedio de registro que se encuentran en el archivo. El ndice de actividad suele emplearse para saber si un archivo puede explotarse como una organizacin secuencial o relativa. Archivos de acceso directo (con tipo) Los archivos tipeados (con tipo), tambin llamados archivos binarios, contienen datos de tipo simple o estructurado, tales como integer, real , record, etc., excepto otro tipo de archivos. Los archivos con tipos estn estructurados en elementos o registros (record) cuyo tipo puede ser cualquiera. A los elementos de estos archivos se accede directamente, al no situarse stos en posiciones fsicamente consecutivas, sino en posiciones lgicas. Esta es la razn por la cual se les denomina archivos de acceso aleatorio o directo. Los elementos de los archivos aleatorios son de igual tamao y el trmino acceso directo significa que es posible acceder directamente a un elemento con solo especificar su posicin 5. - DEFINICIONES. Los ms utilizados en el desarrollo del tema son: Archivo (Fichero): Conjunto de informacin estructurada en unidades de acceso denominada registro. Registros. Estructura de datos formada por uno o ms elementos denominados "Campos" y estos pueden estar compuestos a su vez por "subcampos". Claves: Se denomina a un campo especial del registro que sirve para identificarlo Bloque: Es la cantidad de informacin que se transfiere en cada operacin de lectura o escritura sobre un archivo. Campo: Es cada uno de los diferentes datos que constituyen un registro lgico.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml#ixzz2xnZXpNTk