SEPARATA 4: METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Parte IV)

Planeacion Factores a revisar Fuentes de informacin Investigacin preliminar Preparacin del proyecto de auditoria Diagnostico preliminar Recopilacin de informacin Tcnicas de recoleccin Medicin Papeles de Trabajo Evidencias Supervisin del trabajo

Instrumentacion

METODOLOGIA

Examen

Informe

Seguimiento

EXAMEN
Una vez que se haya puesto en marcha la instrumentacin luego de haber seleccionado y aplicado las tcnicas de recoleccin, determinados los instrumentos de medicin, iniciada la elaboracin de los papeles de trabajo y registradas las evidencias bajo un estricta supervisin, se debe llevar a cabo el examen, el cual consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre si y con el todo, y de estas con su contexto.

PROPOSITO El propsito del examen es aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias especficas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisin ptimos. PROCEDIMIENTO Fundamentalmente, el examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza Describir eso hecho Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detallas. Revisarlo de manera crtica en sus partes integrantes para estudias todos sus aspectos y detalles. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado mediante comparaciones y bsqueda de analogas o discrepancias. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento con el in de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar un actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis preguntas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Qu trabajo de hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan. Para qu se hace? Propsitos que se persiguen Quin lo hace? Personal que interviene Cmo se hace? Mtodos y tcnicas que se aplican. Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan. Cundo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos. Por qu se hace? Lgica o razn que se sigue.

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, dichas respuestas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio mediante la pregunta Por qu? Hasta en cinco ocasiones de manera consecutiva. El primer por qu generalmente produce una explicacin superficial de una situacin, pero cada uno de los subsiguientes examina de una manera ms profunda las causas de esa situacin y las soluciones potenciales. El objetivo de los cinco por qu es mejorar la manera en la que se visualizan las cosas y generar alternativas para su atencin. A partir de este momento el examen se toma ms crtico, y permite que, con base en las nuevas respuestas, se asuma una perspectiva cada vez ms profunda con respecto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.

Este anlisis tambin permite que el auditor enlace informacin especfica con supuestos subyacentes que son en gran medida reglas del juego no escritas tales como: Motivadores (lo que resulta importante para el personal), como la remuneracin, la esencia de los puestos, el desarrollo profesional, la posicin, las contrataciones y los despidos. Facilitadores (que es importante para el personal), como las descripciones de puestos, organigramas, procesos, lnea de trabajo y supervisin y responsabilidades asignadas. Indicadores (como se mide al personal, o como puedan las personas conseguir aquello que les resulta importante), para medir el rendimiento, descripciones de objetivos y metas a alcanzar, las evaluaciones, el objeto, la visin y la estrategia.

Una vez que se identifican las reglas del juego no escritas es conveniente anticipar el surgimiento de detonadores que impulsen un cambio demasiado rpido o difcil de asimilar, a saber: Intolerancia Estrs, conflicto y crisis Trabajo en equipo deficiente Tiempos de entrega prolongados

De igual forma, se deben dimensionar los efectos colaterales que producen estas reglas y delinear una va de atencin para prever el surgimiento de comportamientos tales como: Anarqua Cinismo Impotencia Bloqueo Juego de poder

El examen integrado de hechos, supuestos y reglas no escritas del juego debe servir para que la auditoria tome cauce ms profundo al interrelacionar distintos niveles de conocimiento. Aun ms, es una oportunidad para entender como las causas se traducen en efectos. ENFOQUE DEL ANALISIS ADMINISTRATIVO Los enfoques del anlisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones. Estas importantes herramientas de trabajo le posibilitan: Comprobar si la ejecucin de las etapas del proceso administrativo se apega a lo previamente planeado. Dar soporte a la evaluacin cualitativa y cuantitativa de los indicadores establecidos. Fortalecer el examen de los resultados de la organizacin. Considerar elementos o circunstancias que inciden en los resultados. Tener un perfil ms claro de los niveles de eficacia. Asociar el uso de los recursos con las tcnicas de trabajo.

Determinar el grado de consistencia de cada uno de los procesos.

Entre los enfoques que se utilizan para realizar el anlisis y que representan un apoyo valioso para el auditor se encuentran los siguientes: ENFOQUES ORGANIZACIONALES Accin voluntaria Compromiso voluntario con grupos de inters y causas sociales. Administracin Manejo inteligente de los recursos estratgicos de una organizacin con el propsito de lograr una ventaja competitiva sustentable. Administracin a libro abierto Enfoque que permite compartir toda la informacin sobre el funcionamiento de una organizacin, incluyendo la financiera, con todos los empleados. Administracin cientfica Perspectiva clsica de la administracin que hace hincapi en la adopcin de cambios cientficos en las prcticas administrativas para mejorar la productividad de la mano de obra. Administracin del cambio Proceso contino de adaptacin a un entorno dinmico. Administracin del conocimiento Proceso sistemtico cuyo objetivo es recolectar, seleccionar, organizar, disponer, presentar y compartir informacin para transformarla en conocimiento. Administracin de operaciones Conjunto de actividades que crean valor en forma de bienes y servicios mediante la transformacin de los insumos en productos terminados. Administracin estratgica Conjunto de compromisos, decisiones y acciones que se requiere para que una organizacin logre competitividad estratgica y rendimientos superiores al promedio Administracin por competencias Proceso de identificacin, atraccin, organizacin y desarrollo de talentos para orientarlos hacia el logro de resultados, mediante la alineacin de la cultura de la empresa, los roles y responsabilidades crticos de los procesos de negocio y los sistemas de evaluacin del desempeo. Administracin por objetivos Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultados esperados y usan objetivos como guas para su operacin. Anlisis SWOT (FODA) Tcnica de anlisis que toma su nombre de las palabras fortalezas/debilidades internas y de las amenazas/oportunidades externas. Balanced Scorecard o tablero de mando integral Modelo sistmico que permite relacionar la estrategia y su ejecucin mediante el empleo de indicadores y objetivos con perspectivas financieras, de clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento.

Benchmarking Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales. Clienting Forma de enfocar el proceso de gestin de clientes para reformular los principios de lealtad y agregar valor a los productos. Coaching Sistema de apoyo para el aprendizaje, el desarrollo y el desempeo que permite guiar, acompaar y apuntalar la definicin, ejecucin y revisin de los planes de desarrollo individuales. ENFOQUE CUANTITATIVOS Cadena de eventos Correlacin Muestreo Programacin lineal Simulacin Teora de juegos Teora de las decisiones

FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO La diagnosis es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta que puede cuantificarse y cualificarse CONTENIDO a. Contexto b. Informacin operativa c. Desempeo d. Estrategia competitiva e. Liderazgo f. Perspectivas

INFORME
Una vez seleccionados los enfoques de anlisis organizacional y cuantitativos y formulado el diagnostico administrativo, al finalizar el examen de la organizacin es necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados de la auditoria e identifique claramente el rea, sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de la revisin, su duracin, alcance, recursos y los mtodos empleados.

ASPECTOS OPERATIVOS Para abordar este aspecto, es recomendable seguir el orden siguiente: a. Introduccin b. Antecedentes c. Justificacin d. Objetivos de la auditoria e. Estrategia f. Recursos g. Costo h. Alcance i. Acciones j. Metodologa k. Resultados l. Conclusiones m. Recomendaciones n. Alternativas de implantacin o. Desviaciones p. Opiniones de los responsables q. Asuntos especiales TIPOS DE INFORME a. Informe General Responsable Introduccin Antecedentes Tcnicas empleadas Diagnostico Propuesta Estrategia de implementacin Seguimiento Conclusiones y recomendaciones Apndices y anexos b. Informe ejecutivo a. Responsable Periodo de revisin Objetivos Alcance Metodologa Sntesis Conclusiones c. Informe de aspectos relevantes: documento que se integra con base en un criterio selectivo, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen organizacional

PRESENTACIOND EL INFORME Una vez que el info0rme ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoria debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido. El informe aprobado se har del conocimiento de: Titular de la organizacin rgano de gobierno rgano de control interno Niveles directivos Mandos medios

SEGUIMIENTO
Es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoria, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia ACCIONES ESPECFICAS Para examinar el grado de avance en la adopcin de las recomendaciones y establecer las bases para implementar una auditoria de seguimiento, el auditor debe verificar como se comportan, la cual puede generar dos resultados: Las recomendaciones se han implementado conforme el programa Tal implementacin se ha realizado fuera del programa

CRITERIOS DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO Para lo cual se precisa un objeto, lineamientos generales y acciones especificas para examinar el grado de avance en la implementacion de los cambios sugeridos y sentar las bases para realizar una auditora de seguimiento.

BIBLIOGRAFIA: Franklin, Enrique Benjamn; AUDITORIA ADMINISTRATIVA GESTION ESTRATEGICA DEL CAMBIO (2007), Pearson Educacin, Mxico.