ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS En un negocio pequeo, como un restaurante, toda la produccin est a cargo de una sola persona,

generalmente el dueo, sin necesidad de la intervencin de una cantidad mayor de individuos. Pero cuando el negocio crece, ya no es suficiente una sola persona, pues necesario dividir el trabajo y confiar parte de las responsabilidades y debers a uno o ms agentes de ventas. Entonces hace falta un gerente de ventas para dirigir el trabajo de los agentes y coordinar sus actividades, por tal motivo en la presente unidad desarrollaremos la estructura elemental que debe tener el rea de ventas, el respectivo anlisis del perfil del gerente de ventas, as como del personal que conforma la FFVV, y de esta manera seleccionar de forma efectiva al capital humano que acompaar al gerente, con la finalidad de asegurar el xito en las ventas. LA ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS El departamento de ventas es que se encarga de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este departamento se prepara da a da el pedido de ventas a manufactura segn su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas. Est encargado de contratar a promotoras, vendedores, supervisores y llevar control de inventarios de productos de cada uno las sucursales. Observacin.- este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a travs de su buena gestin la empresa puede vender. Es el departamento encargado de vender, distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados, supermercados, cafeteras). En un negocio pequeo, como una tortillera o un restaurante, toda la produccin est a cargo de una sola persona, generalmente el dueo, sin necesidad de que intervenga una cantidad mayor de individuos, ni se necesita una estructura ms compleja. Pero cuando el negocio crece, ya no es suficiente una sola persona, pues es necesario dividir el trabajo y confiar parte de las responsabilidades y deberes a uno o ms agentes de ventas. Entonces hace falta un gerente de ventas para dirigir el trabajo de los agentes y coordinar sus actividades, con objeto de asegurar el xito en las ventas. Tipos estructuras de la organizacin de ventas Las funciones de na organizacin de ventas, pueden concentrarse en cuatro tipos esenciales de estructura orgnica: 1. Tipo lnea: es donde la responsabilidad del mercado recae en una sola persona, el gerente de ventas. 2. Tipo lnea y tcnica: es cuando la empresa empieza a crecer y crecen tambin las responsabilidades del gerente del caso anterior. 3. Tipo tcnico funcional: es el resultado de la combinacin de los dos casos anteriores y solo se da a los ejecutivos cuando las responsabilidades crecen enormemente, persona sin autoridad de lnea. 4. Comits: coordinar las funciones de lnea y tcnica y facilitan, en trminos generales, la administracin; normalmente estn integrados por los socios o dueos.

El departamento de ventas est encargado de hacer las siguientes actividades: Elaborar pronstico de ventas Establecer precios Realizar publicidad y promocin de ventas Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas

Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos que: El departamento de ventas debe mantener una relacin directa con el almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda. Los vendedores deben tener una relacin estrecha con el departamento de crditos para evitar vender a clientes morosos, conocer las lneas de crdito, as como el saldo de cada cliente. No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general. Observacin.- como se puede notar el departamento de ventas juega un rol principal para el xito de la empresa, as que el tener muy en claro sus funciones ser de mucha ayuda al momento de hacer la planeacin de las ventas de la empresa. CARACTERISTICAS DE UN PROFESIONAL DE VENTAS Autonoma Flexible Permanencia en su actuacin Comunicacin Carcter Colaborador Que se adapte fcilmente

EL GERENTE DE VENTAS Y SUS FUNCIONES El gerente de ventas es la persona encarga de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de cuentas. El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero lder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin de un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes: Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son ms idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el nmero uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son ms precios y a plazos ms cortos. Un objetivo sera vender diez millones en el prximo trimestre.

Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronostico debe ser lo ms preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplicadores o cualquier otro compromiso con acreedores. Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el miso, es quien est llamando a estructurar el departamento. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. Esta funcin del gerente de ventas, depender de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idnea sera que Recursos Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo. Esto es as, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor sus zonas geogrficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente. Compensa, motiva y gua las fuerzas de ventas. La compensacin y la motivacin, son dos prcticas similares porque lleva satisfaccin al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensacin de confianza.

Observacin: Los planes de compensacin, son muy variados y dependern del producto que se est trabajando y de cmo este organizada la estructura de ventas. Conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluida un anlisis de costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual sera el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de su plan. Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros. Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se est llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

Jerarqua del departamento de ventas Este departamento al igual que otros, puede dividirse jerrquicamente de diferentes maneras, pero la siguiente, en orden descendente, es generalmente la ms aceptada: GERENTE GENERAL GERENTE NACIONAL DE VENTAS GERENTE REGIONAL DE VENTAS

JEFE DE VENTAS SUPERVISOR DE VENTAS REPRESENTANTE DE VENTAS ASISTENTE DE VENTAS Integracin de la gerencia de ventas y de marketing Ambas son funciones de marketing en la empresa y es fundamental que tanto el personal de marketing como el de ventas, estn enfocados en objetivos y metas comunes. La oficina de marketing, debe dar soporte a las ventas en diferentes aspectos como son: Publicidad, debe coordinar los esfuerzos publicitarios Promocin de ventas, est llamada a proveer al departamento de ventas, con material POP, como son folletos, catlogos y otros materiales promocionales fundamentales para la venta. Exposiciones. Tienen un carcter informativo. Investigacin de mercado. Es la recopilacin e interpretacin de datos referentes al mercado en cuestin. Planeacin de marketing. Sirve de base para la planeacin de ventas. Desarrollo y planeacin de productos. Esta funcin de mercadeo es primordial porque es la que origina nuevos productos que sern incorporados a la carpeta actual y aumentara las posibilidades de ventas al departamento. Desarrollo de mercado. Mediante esta prctica el marketing detecta nuevos mercados, donde nuestros productos o servicios, pueden ser comercializados. La planeacin vara en cuanto a su duracin dependiendo del nivel de la empresa que se est planificando. Por ejemplo, la presidencia planifica en periodos de uno a cinco aos, mientras que las ventas se planifican trimestral, mensual o hasta semanalmente. El proceso de planeacin cuenta con pasos fundamentales que son los siguientes: Anlisis de la situacin. En ste, tenemos que estudiar las caractersticas del mercado, el costo de ventas, la competencia, la mezcla promocional, los factores polticos y los de la macro-economa que puedan afectar a la empresa, adems de cualquier otra variable que pueda afectar nuestros pronsticos de ventas. Fijar metas y objetivos de ventas Determinar el potencial del mercado. Significa definir el mximo de ventas posible en el mercado estudiado. Pronstico de ventas. Esto es tomar en cuenta el potencial del mercado y nuestra participacin para estimar las posibles ventas. Seleccionar estrategia. Mediante este proceso se escogen las tcticas y estrategias necesarias para obtener los resultados esperados. Desarrollar actividades para incrementar las cuotas. Presupuestar Crear el plan. Es cuando finalmente elaboramos el documento detallado del plan de ventas. Controlar el plan. Esta ltima fase es la ms importante, porque de ella depende el xito de los esfuerzos realizados en la planificacin y durante el control, podemos determinar posibles fallas en los procedimientos y tomas las medidas a lugar para corregirlas.

Perfil del vendedor El perfil del vendedor describe el conjunto de rasgos y cualidades que debe tener el vendedor para lograr buenos resultados en la zona o sector de ventas que le ha sido asignado para vender los productos o servicios que la empresa comercializa. Es usted un vendedor profesional? Por lo general, el perfil del vendedor es elaborado por los directivos o gerentes de ventas de cada empresa en funcin de los rasgos y cualidades que los vendedores deben tener para ser capaces de lograr buenos resultados en sus respectivas zonas de ventas. Por ello, cada empresa suele tener un perfil propio que est adaptado (y as debera ser) a las caractersticas de su mercado meta y al de los productos o servicios que comercializa. Observacin Cabe sealar que tambin existen perfiles bsicos que describen un conjunto de rasgos y cualidades elementales que el vendedor debe tener para lograr ptimos resultados. Estos perfiles bsicos suelen ser base para la creacin de otros ms especficos, como el que por lo general tienen las empresas que poseen una fuerz de ventas. El Perfil Bsico del Vendedor Me quede en la pagina 58