01/03/2011

GESTIN DE COMUNICACIONES
NIVEL BASICO

AGENDA
Conceptos Anlisis de Stakeholders
Identificacin de Stakeholders Recoleccin y anlisis de informacin Caracterizacin de Stakeholders Definir la Participacin de los Stakeholders

Gestin de Stakeholders
Estrategias de manejo Gestin de Comunicaciones Gestin de Problemas

01/03/2011

QU SON LOS STAKEHOLDERS?

Personas u organizaciones cuyos intereses (actividades) pueden ser afectados o pueden afectar la ejecucin o culminacin del proyecto. Desarrollan inters en el proyecto Crean y mantienen expectativas del proyecto Ejercen influencia sobre el proyecto. Tambin se les conoce como: Grupos de inters Interesados Involucrados Participantes Dolientes

PERSPECTIVA DEL STAKEHOLDER

Efectos Positivo s

Stakeholder se ve beneficiado Stakeholder ni se ve perjudicado ni beneficiado Stakeholder se ve perjudicado

Proyecto

Efectos Neutros

Stakeholder

Efectos Negativ os

01/03/2011

TIPOS DE STAKEHOLDERS

Los que respaldan

Los que se oponen En el caso de verse perjudicado, sus actividades pueden impedir el xito del proyecto

Los neutrales En el caso de no verse beneficiado o perjudicado, el Stakeholder se mantiene indiferente

En el caso de verse beneficiado, sus actividades ayudan al xito del proyecto

POR QU ES IMPORTANTE LA GESTIN DE LOS STAKEHOLDERS?

Contribuye a: Minimizar el riesgo del proyecto proveniente de un posible impacto negativo.

Maximizar las contribuciones positivas u oportunidades. UNA GESTIN DE LOS Manejar la INADECUADA complejidad de las relaciones STAKEHOLDERS ES UNA DE LAS Mejora la reputacin y transparencia PRINCIPALES CAUSAS DEL FRACASO empresarial.

DE LOS PROYECTOS!

01/03/2011

POR QU SON IMPORTANTES LOS STAKEHOLDERS?

Dependiendo de la capacidad de influencia del stakeholder sobre el proyecto, podra afectar el xito del mismo, impactando en:
Objetivos

Adopcin

Entregables

Desempeo (alcance, tiempo, costo)

7

FACTORES CLAVES A GESTIONAR

Necesidades o Intereses Surgen de la percepcin que el stakeholder tiene del proyecto.

Expectativas Surgen de los beneficios o perjuicios derivados del proyecto.

Influencia Se origina en la posicin que adopta el stakeholder sobre el proyecto.

01/03/2011

QU GESTIONAR EN CADA UNO DE ELLOS?

Intereses

Expectativas

Influencia

Detectar necesidades ocultas respecto al proyecto

Asegurarse de que no se tengan o se hagan falsas expectativas

Aprovecharla cuando facilite el xito del proyecto

Identificar conflictos potenciales

Asegurarse de poder responder a las expectativas

Contenerla cuando comprometa el xito del proyecto

BENEFICIOS

Ayuda a crear un mejor entendimiento y soporte al proyecto

Construye las bases para crear estrategias efectivas y personalizadas de compromiso hacia los Stakeholders.

Permite identificar fuentes potenciales de cambios al proyecto

Facilita la identificacin de riesgos y su planes de respuesta

10

01/03/2011

LIMITACIONES

Consume mucho tiempo y dinero, especialmente si se requiere un anlisis exhaustivo y riguroso Depende de las habilidades y experiencia de los analistas. Puede ser muy subjetivo. Puede existir dificultad para conseguir la informacin sobre los Stakeholders del proyecto Debe ser realizado regularmente debido a que el poder, las relaciones y la importancia de los Stakeholders puede cambiar rpidamente Debe buscar un balance entre los intereses de los diferentes Stakeholders

AGENDA
Conceptos Anlisis de Stakeholders
Identificacin de Stakeholders Recoleccin y anlisis de informacin Caracterizacin de Stakeholders Definir la Participacin de los Stakeholders

Gestin de Stakeholders
Estrategias de manejo Gestin de Comunicaciones Gestin de Problemas

12

01/03/2011

ANLISIS DE STAKEHOLDERS
1. Identificacin de los Stakeholders

2. Recoleccin y anlisis de informacin

3. Caracterizacin de los stakeholders

4. Definir participacin de los Stakeholders

13

1. Identificacin 2. Recoleccin y anlisis de informacin

CMO RECONOCERLOS?

3. Caracterizacin 4. Definir participacin

Personas y organizaciones relacionadas directa o indirectamente con el proyecto. Interesados en el "producto" del proyecto. Constructores del "producto" del proyecto. Aportantes de recursos. Afectados en el corto o largo plazo por el proyecto y sus actividades. Interesados en el desempeo del proyecto. Pueden ser internos o externos al proyecto.

14

01/03/2011

1. Identificacin

CMO IDENTIFICAR LA INFORMACIN?

2. Recoleccin y anlisis de informacin 3. Caracterizacin 4. Definir participacin

Tiene algn conflicto de intereses con respecto al proyecto? Tiene conocimiento y experiencia en el tema objeto del proyecto?

Expectativas

Influencia

Inters

Provee recursos para el proyecto?

Cul es el beneficio directo que el Stakeholder esperara recibir del proyecto? Cules son los cambios esperados que afectaran a los Stakeholders como consecuencia del proyecto?

Participa en posiciones decisorias o de autoridad? De donde obtiene su liderazgo u autoridad? (e.g. es formal o informal?) Controla los recursos estratgicos ($$$)?
15

1. Identificacin 2. Recoleccin y anlisis de informacin

FUENTES

3. Caracterizacin 4. Definir participacin

Informacin Histrica Otros gerentes de proyecto Investigaciones Otros Stakeholders Fuentes internas de la Organizacin Fuentes que provienen de otros proyectos Peridicos y Revistas Material impreso sobre los Stakeholders

16

01/03/2011

1. Identificacin 2. Recoleccin y anlisis de informacin

CONFIDENCIALIDAD

3. Caracterizacin 4. Definir participacin

La informacin sobre los Stakeholders es confidencial, por lo tanto, el acceso a la informacin de los Stakeholders debe ser RESTRINGIDA El lder del proyecto debe determinar los niveles de autorizacin dentro del proyecto para acceder a dicha informacin

17

1. Identificacin 2. Recoleccin y anlisis de informacin

JUGADORES CLAVES

3. Caracterizacin 4. Definir participacin

Busca establecer cul es la importancia de los Stakeholders y cules son los Stakeholders claves para desarrollar una estrategia de acercamiento y planear cmo influenciarlos
Nivel de Influencia sobre el proyecto Jugadores Claves Alto (A) Medio (M) Bajo (B) Alto (A) Medio (M) Bajo (B) Indispensable (I) Entusiasta (E) Necesarios (N) Oponente (O) No Necesario (NN) Neutro (N) Alto (A) Medio (M) Bajo (B) Apstol clave cooperante con poder Nivel de Reaccin actual Nivel de Impacto por el Frente al cooperacin Proyecto Proyecto requerida Nivel de Poder e Influencia en la Oganizacin Diagnstico actual Plan de Accin

M A A B

M A A B

N E N O

NN NN I I

B A A B

Terrorista Apstol Terrorista Crtico Vulnerable

01/03/2011

1. Identificacin 2. Recoleccin y anlisis de informacin

MATRIZ RACI

3. Caracterizacin

4. Definir participacin

Establecer para cada stakeholder el papel que jugar dentro del proyecto y en que fases ser involucrado. Brindar claridad sobre las responsabilidades dentro del proyecto
Responsible Accountable
El que toma la decisin final; debe asegurarse de que sea lo correcto y que se haga - El que deber rendir cuentas.

La persona que tiene que realizarlo

Consulted

Informed

Debe ser consultado antes de tomarse una decisin o de actuar. Es un proceso bidireccional.

Debe ser informado despus de una decisin o accin. Es un proceso unidireccional.

19

AGENDA
Conceptos Anlisis de Stakeholders
Identificacin de Stakeholders Recoleccin y anlisis de informacin Caracterizacin de Stakeholders Definir la Participacin de los Stakeholders

Gestin de Stakeholders
Estrategias de manejo Gestin de Comunicaciones Gestin de Problemas

20

10

01/03/2011

GESTIONAR A LOS STAKEHOLDERS

Consiste en comunicarse y trabajar conjuntamente con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan Involucra tres aspectos principales:
ESTRATEGIAS DE MANEJO GESTIN DE COMUNICACIONES De acuerdo con la informacin recopilada en los pasos anteriores, definir cmo se trabajar con los Stakeholders para facilitar la relacin e incrementar la probabilidad de aceptacin del proyecto. Disear y aplicar una estrategia de comunicaciones especfica para el proyecto, efectiva y eficiente, que se ajuste a las diversas y cambiantes necesidades de informacin de todos los Stakeholders a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Incluye abordar elementos que usualmente anticipan futuros problemas y la aclaracin y solucin de problemas que han sido identificados

GESTIN DE PROBLEMAS

21

ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

Involcrelos desde las etapas tempranas del proyecto

Construya relaciones fuertes con ellos. Sea proactivo

Stakeholders que respaldan

Utilicelos para que influyan sobre los adversarios o neutrales a favor del proyecto

Convierta a los stakeholders pasivos en activos

Hgalos participes activos en la construccin de los entregables del proyecto

22

11

01/03/2011

ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

Monitoree su comportamiento constantemente para detectar cambios

Stakeholders Neutrales
Mantngalos informados, asegrese que todos los Stakeholders reciben la misma informacin del proyecto

Este atento a los issues y problemas y busque resolverlos a la mayor brevedad

23

ESTRATEGIAS DE MANEJO COMPROMETIENDO LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

Involcrelos desde las etapas tempranas del proyecto Busque oportunidades para comunicar el estado del proyecto y las directivas tomadas para satisfacer las necesidades de los stkh Mantenga una actitud positiva y flexible frente a los cambios propuestos Aplique habilidades de negociacin, de influencia y de facilitador Aplique la Escucha activa

Los Stakeholders Adversarios

Mantenga siempre abierta la comunicacin formal e informal

Asegurar la calidad de la informacin Identificar los mtodos de comunicacin preferidos por ellos y selos para distribuir la informacin

24

12

01/03/2011

GESTIN DE COMUNICACIONES
Es un medio para garantizar que los Stakeholders del proyecto se mantienen satisfechos. Busca garantizar la apropiada y oportuna generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y disposicin final de la informacin del proyecto. Trata la interaccin que ocurre entre todos los Stakeholders (para el intercambio de informacin) en el transcurso del ciclo de vida del proyecto.

25

GESTIN DE COMUNICACIONES PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

Comprende identificar las necesidades de informacin de los Stakeholders y determinar una forma adecuada para satisfacer esas necesidades con un enfoque de comunicaciones:

Quin necesita qu informacin Cundo ser requerida Cmo ser entregada Por Quin
Es un proceso que se inicia en la planeacin pero debe ser revisado regularmente en las distintas fases del proyecto. Permite al director de proyecto documentar el enfoque ms eficiente y efectivo para comunicarse con los interesados:
Efectivo: Formato correcto, momento oportuno, impacto correcto Eficiente: informar slo lo necesario

26

13

01/03/2011

Plan de Comunicaciones
Stakeholder Informacion Requerida Tipo de informacin o mensaje Informe de estado del proyecto Plan de proyecto, Cambios Enviada por De esta persona o Grupo o a travs de Gerencia de proyectos del MacroProceso de produccin Gerentes de proyectos de Produccin Objetivo del envio Informativo, aprobacin, seguimiento Frecuencia Medios de Entrega Entregada por Persona o Grupo Cuando o cada cuanto

Seguimiento Aprobacin Seguimiento Aprobacin Seguimiento Informativo

Quincenal A necesidad Semanal A necesidad Semanal en el comit operativo

Reunin Reunin Reunin Reunin

Sponsor

Gerencia de Produccin

Informe de estado del proyecto Plan de proyecto, Cambios Informe de estado del proyecto

Gerente Programa

Plan de proyecto, cambios Decisiones de la organizacin sobre el proyecto Solicitudes de cambio

Gerentes de proyectos de Produccin

PWA A necesidad

Sponsor Gerentes de proyectos de Produccin Comit de Control de Cambios Gerentes de proyectos de Produccin Gerentes de proyectos de Produccin

Informativo

Cuando sea necesario

reunin Documentos formales enviados por E-mail PWA PWA

Gestin

Cuando sea necesario

Gerencia de proyectos del MacroProceso de produccin

Controles de cambio aprobados Riesgos/issues identificados Plan de proyecto, cambios

Gestin Gestin

Cuando sea necesario Cuando sea necesario

Seguimiento

A necesidad

Reunin

Matriz de Comunicaciones Gestin

Decisiones de la organizacin sobre el proyecto Plan de proyecto Informe de estado

Sponsor

Plan de proyecto Solicitudes de cambio Cambios aprobados Issues Riesgos Informe de estado

Informe de estado del Programa y dems proyectos

Equipo de proyecto
Solicitudes de cambio Issues Riesgos Avance de las tareas a cargo

Gerente de Proyecto
Informe de estado

Comit Operativo

Plan de proyecto Solicitudes de cambio Cambios aprobados Issues Riesgos Informe de estado

Planeacin Valoraciones de impacto de cambios Issues Riesgos Informe de estado

Proveedores

14

01/03/2011

Gestin de problemas
Identificacin de un issue o problema Revisar y articular los planes de accin para las situaciones problemticas identificadas Monitorear la efectividad de las acciones de resolucin

Gestionar o garantizar el proceso de control de cambios, producto de los issues que as lo requieran.

En caso de que las acciones no den resultado escalar el problema al gerente de programa o al sponsor

Comunicar oportunamente los issues y sus acciones de resolucin de acuerdo con el plan de comunicaciones

15