FAMILIAS EN ACCIN

INSTRUCTIVO PARA LA ACTUALIZACIN ESCOLAR

ARCHIVO EXCEL
2012

BOGOT D. C.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN.........................................................................................................2
1.PROCEDIMIENTO....................................................................................................3
2.DESCARGAR ARCHIVO EXCEL EN SIFA...........................................................4
3.REGISTRAR ACTUALIZACIN ESCOLAR.........................................................5
4.CARGAR ARCHIVO EXCEL EN SIFA..................................................................6
5.RESULTADOS DEL CARGUE ...............................................................................6
6.CORRECCION DE INCONSISTENCIAS................................................................7

INTRODUCCIN
Mediante este instructivo se busca actualizar las instrucciones para la ejecucin
adecuada del proceso de actualizacin escolar 2012 mediante archivo Excel.

Esta forma de Actualizacin escolar solo ser autorizada para grandes municipios,
municipios, o algunos casos especiales que previa evaluacin del Asesor de
Verificacin y el Coordinador de la UCR as lo requieran caso en el cual se asigna un
perfil especial al Enlace para que pueda descargar y cargar el archivo en SIFA.

1. PROCEDIMIENTO
Por intermedio de la UCR (Coordinador o Tcnico/Profesionales de Seguimiento),
el enlace Municipal debe solicitar la autorizacin para realizar la actualizacin
escolar mediante archivo Excel.

 La UCR enviar mediante correo electrnico la solicitud al asesor de Verificacin

exponiendo las consideraciones por las cuales se requiere esta forma de
actualizacin escolar.
El Asesor de Verificacin en caso de aprobacin, solicita a SIFA (Jaime
Castilblanco) la asignacin del perfil que permite descargar y cargar archivos
Excel).
SIFA confirma la asignacin del perfil y enva al Asesor archivo con los cdigos de
las
instituciones
educativas
que
debe
ser
utilizado.
El Asesor de Verificacin enva el archivo al Tcnico de Seguimiento para que sea
entregado al enlace.
El enlace registra realiza los cruces y carga el archivo al SIFA dentro del plazo
establecido.

2. DESCARGAR ARCHIVO EXCEL EN SIFA

2. Ingrese al SIFA por la opcin Actualizacin Escolar- Descarga Excel (recuerde
que requiere tener el perfil requerido).

El sistema descarga el archivo Excel

El archivo Excel de las Instituciones que fue enviado por su Asesor contiene la
siguiente informacin:

Tenga presente que el CODENTIDADEDU es el que debe registrar en el Excel.

 El sistema muestra los archivos tiene disponible para bajar o cargar

municipio

el

Una vez seleccionado el archivo haga clic en la flecha de Descargar el sistema le

Presenta la siguiente pantalla.

Guardar el archivo en su PC

3. REGISTRAR ACTUALIZACIN ESCOLAR

El archivo Excel presenta para su diligenciamiento las siguientes columnas:

CODCOLEGIO: Registre el CODENTIDADEDU (del archivo de entidades).

GRADO: Registre el grado, el cual debe estar entre 2 y 11. En caso de error el
sistema presenta el siguiente mensaje

Es importante tener claro que un menor mximo puede

avanzar 2 grados, en el caso del archivo Excel esta validacin
slo se hace en el momento del cargue al SIFA, por lo tanto es
muy importante que una vez realizado ste se ingrese por Ver
se miren las inconsistencias y se corrijan.

CAUSA: En caso que el menor no haya ingresado al sistema educativo, se debe

seleccionar la causa por la cual no lo hizo seleccionando la causal de la lista
posible.

4. CARGAR ARCHIVO EXCEL EN SIFA

Ingrese al SIFA por la Opcin Actualizacin Escolar -Descargar Excel

Seleccione
y localice el archivo a cargar, haga clic en la flecha
El sistema genera el mensaje Actualizacin realizada exitosamente.
Posteriormente Ingrese por
y revise el resultado del cargue.

5. RESULTADOS DEL CARGUE

El sistema presenta las siguientes pestaas:

POTENCIALES: Muestra los nios beneficiarios de educacin nacidos entre

1994/01/01 y 2005/01/01. Para municipios con subsidio diferenciado en Nivel I

Sisben, incluye los menores nacidos entre 1994/01/01 y 2005/01/01.

BENEFICIARIOS APTOS PARA LIQUIDAR: Muestra los nios beneficiarios

de educacin que actualizaron educacin con cdigo de colegio y grado entre 2

y 11, nacidos entre 1993/01/01 y 2003/12/31 donde la variacin entre el grado
de la vigencia anterior (2010) y la nueva vigencia no es superior a 2 grados
escolares. Los menores aqu reflejados deben ser muy similares a los
beneficiarios de educacin liquidados para el periodo1_2011 (Enero Febrero /
2011).

% ACTUALIZACION: Muestra el porcentaje de actualizacin escolar del

municipio dado por Beneficiarios Aptos para Liquidar/Potenciales.

MAYORES7_GRADO=1: No debe reflejar informacin.

MAYORES11_GRADO=5: No debe reflejar informacin.

MENORES7_GRADO<=3: No debe reflejar informacin.

MENORES11_GRADO<=7: No debe reflejar informacin.

MENORES7_GRADO>3: No debe reflejar informacin.

MENORES11_GRADO>7: No debe reflejar informacin.

GRADO ERRADO: Muestra los potenciales beneficiarios de educacin que

enviaron informacin para actualizacin escolar vigencia 2012 donde el grado

de la vigencia anterior (2011) es superior al grado para la vigencia 2012 o la
variacin del grado entre la vigencia anterior y la nueva vigencia supera dos
grados escolares. Esta informacin no fue actualizada en el SIFA. Se debe
verificar el grado respectivo para la vigencia 2012.

RETIRADOS Refleja los potenciales beneficiarios de educacin que enviaron

informacin para actualizacin escolar vigencia 2012, pero en la actualidad se

encuentran retirados del programa.

FUERA RANGO EDAD: Contiene los potenciales beneficiarios de educacin

que enviaron informacin para actualizacin escolar vigencia 2012 pero en la

actualidad se encuentran por fuera del rango de edad escolar para el programa
Familias en Accin por efecto de novedades de cambio fecha de nacimiento que
al ser aplicadas ya son mayores de 18 aos, nacidos antes de 1994/01/01 o
menores de 6 aos, nacidos despus de 2005/01/01. Esta informacin no fue
actualizada en el SIFA.

NO ACTUALIZADOS: Muestra los potenciales beneficiarios de educacin que

enviaron informacin para actualizacin escolar vigencia 2012 y figuran con una
de las 28 causales de no actualizacin escolar.

PENDIENTES: Refleja los potenciales beneficiarios de educacin que no

enviaron informacin para actualizacin escolar vigencia 2012.

Este reporte puede ser bajado a su PC seleccionando el formato y

exportando el archivo.

6. CORRECCION DE INCONSISTENCIAS

o Si el error est en el grado se puede corregir sobre el mismo archivo

Excel y volver a cargarlo al SIFA.
o Si por error se registr la actualizacin a un menor que No ha entregado
su informacin, se debe ingresar por novedad SIFA y retirar la
informacin del menor ingresada en forma equivocada.
o Si a un menor que entreg informacin de actualizacin se le registra por
error la informacin de otro menor, se debe efectuar la correccin sobre
el archivo SIFA a ambos menores y volver a cargar el archivo.
El EM debe revisar el listado y efectuar las correcciones que correspondan a errores
de digitacin: (institucin, grados o el menor seleccionado), corrigiendo sobre el
archivo Excel y repitiendo el proceso de cargue del archivo corregido al SIFA.