Resolucion 3878 de 1996

RESOLUCION 3878 DE 1996 (Junio 28)

Controles Tcnicos y Fiscales sobre la Facturacin

El Director de Impuestos y Aduanas Nacionales,

En uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el artculo 684-2 del Estatuto Tributario y el literal c) del artculo 13 del Decreto 2117 de 1992,

Considerando:

Que el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales puede implantar sistemas tcnicos razonables para el control de la actividad productora de renta.

Que los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos y los elaboren.

Que las facturas de venta, los tiquetes y comprobantes expedidos por mquinas registradoras constituyen documentos que soportan los hechos econmicos de los contribuyentes.

Que conforme al artculo 617 del Estatuto Tributario cuando se utilice el sistema de facturacin por computador se deber proveer los medios necesarios para su verificacin y auditoria.

Que se hace necesario establecer un sistema tcnico de control que permita determinar los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes en relacin con su actividad productora de renta y determinacin de sus obligaciones tributarias, tomando como base las operaciones realizadas en un periodo determinado. Resuelve:

ART. 3- Casos en los que no se requiere autorizacin de la numeracin. No ser necesaria la autorizacin de la numeracin en la expedicin de documentos equivalentes a la factura, en las facturas expedidas por entidades de derecho pblico incluidas las Empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de economa mixta donde el Estado posea mas del cincuenta por ciento (50%) del capital, as como las que expidan las entidades que presten servicios pblicos domiciliarios, las Cmaras de Comercio, las notarias y en general los no contribuyentes del impuesto

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sobre la renta sealados en el Estatuto Tributario.

ART. 4- Trmite de la solicitud. La solicitud de autorizacin deber resolverse por la Administracin que corresponda a la jurisdiccin del domicilio principal o residencia del contribuyente dentro de los quince (15) das siguientes, contados a partir de la fecha de recibo en debida forma por la Administracin, para lo cual se dejar constancia expresa de la fecha de su recibo.Una vez vencido el trmino antes sealado, sin que la administracin se haya pronunciado se entender autorizada la numeracin solicitada.

La Administracin expedir una resolucin en donde se indique la numeracin autorizada, la cual tendr una vigencia mxima de dos (2) aos a partir de la fecha de notificacin.

Si transcurridos los dos (2) aos de la vigencia de la resolucin no se hubiere agotado la numeracin autorizada, la nueva resolucin reconocer dicha circunstancia, habilitando la numeracin anterior.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorizacin procede nicamente el recurso de reposicin, el cual deber interponerse dentro de los diez (10) das siguientes a su notificacin y ser resuelto dentro del mes siguiente por la Divisin Jurdica de la Administracin o la oficina que haga sus veces. En caso de rechazo total de la solicitud, se autorizar una numeracin provisional.

El solicitante entregar al litgrafo o tipgrafo copia de la Resolucin de autorizacin, o una constancia escrita del vencimiento de los quince (15) das, bajo la gravedad del juramento, el cual se entender prestado con la firma del contribuyente. El tipgrafo o litgrafo conservar a disposicin de la DIAN copia de la resolucin o la constancia segn el caso.

ART. 5- Numeracin de las facturas. En las facturas que se expidan, deber utilizarse numeracin consecutiva nica nacional. En las maquinas registradoras se podr llevar numeracin alfanumrica.

Factura electrnica como soporte fiscal.

El Registro electrnico que cumpla los requisitos sealados en el Decreto 1094 de 1996, servir como soporte fiscal de los ingresos, costos, deducciones, pasivos, impuestos descontables por concepto de IVA y dems operaciones.

Acceso a lotes de facturas por la DIAN.

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Excepcionalmente cuando no sea posible acceder a la red, se podr exigir la impresin en papel de una factura o un lote de las mismas, en las condiciones que previamente seale la DIAN.

Conservacin de archivos magnticos y software.

En todo caso los archivos magnticos y el software utilizado para el intercambio de documentos a travs de la red, deber conservarse por el trmino establecido por el artculo 632 del Estatuto Tributario. (5 aos, contados a partir del 1 de enero del ao siguiente al de su expedicin, elaboracin o recibo)

Factura cambiaria de compraventa.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevar esta denominacin, entendindose cumplido as el requisito sealado en el literal a) del artculo 617 del Estatuto Tributario.

Casos en los que no se requiere autorizacin de numeracin de la DIAN

No ser necesaria la autorizacin de la numeracin en la expedicin de documentos equivalentes a la factura, en las facturas expedidas por entidades de derecho pblico incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economa Mixta donde el Estado posea ms del 50% del capital, as como las que expidan las entidades que presten servicios pblicos domiciliarios, las Cmaras de Comercio, las notaras y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta sealados en el Estatuto Tributarios.

Tampoco requerirn autorizacin de la numeracin los no obligados a facturar cuando opten por expedirla.