Universidad Distrital " Francisco Jos de Caldas " Facultad del Medio Ambiente y Recursos Naturales Tecnologa en To ogra!

MACROS EN EXCEL
Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayora de la gente lo maneja de una forma muy simple, utilizando solo opciones bsicas, pero hay algo muy importante que tengo que decirles. Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo una parte del lenguaje, pero permite hacer o resolver los problemas mas fcilmente, solo debemos aprender a programarlo y para eso es este curso, podra la gente decir que este curso es un nivel muy alto de Excel y quizs si lo sea, pero es fcil de aprender ya que se manejaran trminos sencillos, a mi me gusta hablar con palabras que todo el mundo entienda y eso lo hace mas fcil. La programacin que emplea en este curso o las estructuras que aparecen son creadas por su servidor, ya que para manejar la programacin de Visual Basic con Excel es necesario tener mucha creatividad, cada persona puede crear estructuras diferentes pero que trabajen igual. s que manos a la obra. Fase 1 !rimeramente debemos de saber que es una "acro y a continuacin se e#plica el termino$ %na "acro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. !or ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos$ &ama'o de (uente)&ama'o de la letra*, +egrita, (uente)&ipo de letra* y ,olor de (uente),olor de Letra*, para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. continuacin te muestro como grabar una macro y ejecutarla$ -. &rasldate a la celda A1 y escribe tu +ombre. !or ejemplo, Ramn y presiona .nter /. 0egrsate a la celda A1, porque cuando diste .nter bajo de celda o cambio el rumbo. 1. 2a clic en el Men Ver, seguido por la 3pcin Barra de Herramientas y elija Visual Basic. 4e activara la barra de herramientas 5isual 6asic.

7. 2a clic en el botn uardar Macr!, el que tiene la ruedita zul. 8indo9s activa el cuadro de dialogo ra"ar Macr!, el cual permitir darle el nombre a la macro y cual ser el mtodo abreviado para ejecutarla. .l mtodo breviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla ,ontrol y la letra que usted quiera, de preferencia en min:scula, porque si activa las may:sculas la macro se activara presionando la tecla 4hift ; ,ontrol ; la letra que usted indico.

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<. 2onde dice N!m"re de la macr! ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macr!1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que as lo deje. =. .n la opcin M#t!d! A"re$iad! aparece que se activara con la tecla C!ntr!l%C&RL' ; la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a)en min:sculas*. La macro se activara cuando este lista con la tecla C!ntr!l ( a >. 2e clic en el B!tn Ace)tar. 8indo9s empezara a grabar todos los pasos en la Macr!1.y el botn de la ruedita azul cambiara de forma ahora ser un cuadrito zul, se llamara *etener +ra"acin. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabacin. ?. ,ambie el &ipo de Letra en el B!tn Fuente de la barra de herramientas (ormato @. ,ambie el tama'o de la letra en el B!tn &ama,! de Fuente de la barra de herramientas (ormato -A. !resione el B!tn Ne+rita de la barra de herramientas (ormato --. ,ambie el color de la letra en el B!tn C!l!r de Fuente de la barra de herramientas (ormato. 0ecuerde que todos estos pasos estn siendo almacenados en la macro que estamos grabando y tambin recuerde que estos pasos se estn efectuando en la celda A1. -/. !resione el 6otn *etener ra"acin de la barra de Berramientas de Visual Basic.l que tiene el cuadrito azul presionado.

Listo .#cel guardo los pasos en la "acro- que se activara presionado la tecla C!ntr!l ( a

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-1. .scribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, despus regresa a la celda C1. -7. !resiona la tecla C!ntr!l ( a. 8indo9s efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendr las caractersticas del que esta en A1. &ipo de letra, tama'o, negrita y el color que indicaste al grabar la macro.

N!ta. ,ada vez que presiones C!ntr!l ( a .#cel ejecutara la macro y efectuara los pasos
en la celda que te encuentres. !uedes grabar todas las macros que desees. hora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. &rata de crear macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide detener la grabacin despus de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea necesario para aprendrtelo bien. !ractica C Denera las siguientes "acros$
Draba una Macr! que se active con C!ntr!l ( " y que esta macro permita abrir un archivo Draba una Macr! que se active con C!ntr!l ( c y que esta macro permita insertar un 8ord rt

"uchos pensaran que esto no es nada pero ya veremos mas adelante cuando mezclemos los cdigos que genera Excel con los de Visual Basic. .sto ser pura *inamita. Fase . 6ien, ahora despus de practicar la Fase 1 con diferentes ejemplos o Macr!s pasaremos a la siguiente Fase que nos permitir observar los cdigos que hemos generados con nuestra macros. &e recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, para que trabajes limpio sin ninguna macro y empezando de la macro- de nuevo. OBSERVAN*O LOS CO*/ OS *E 0NA MACRO *E EXCEL ,rearemos una macro y veremos sus cdigos$ . !ara observar los cdigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos$ -. !rimeramente trasldese a la celda A1 antes de empezar la grabacin de la "acro /. !resione el 6otn ra"ar Macr! de la barra de Berramientas Visual Basic- Excel muestra el cuadro de 2ialogo Drabar "acro 1. en la opcin M#t!d! A"re$iad! escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con C!ntr!l ( r

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7. !resione el botn Ace)tar- Excel inicia la grabacin del la Macr!1 <. &rasldese a la celda A1 y escriba Ramn, despus presione Enter para aceptar el valor en la celda =. !are la grabacin de la macro presionando el botn *etener ra"acin de la barra de herramientas Visual Basic- .#cel a grabado los pasos y a generado un cdigo, 3bservmoslos$ >. !resione la tecla lt ; la tecla de funcin (--) Alt ( F11*. .#cel nos traslada al .ditor de 5isual 6asic. 4i este editor no se activa es que .#cel no esta bien instalado o se a borrado. &ambin puede acceder desde el Men Herramientas2 Macr! 3 Edit!r de Visual Basic. ?. ctive los siguientes cuadros o ventanas$ 2e clic en el Men Ver y elija la opcin Ex)l!rad!r de 4r!3ect!s 2e clic en el Men $er y elija la opcin Ventana 4r!)iedades

.stas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ah depende todo lo que vallamos a hacer.

2el cuadro 4r!3ect! de doble clic en Mdul!s o simplemente presione el signo de ( que aparece en la opcin Mdul!s. 4e activara debajo de Mdul!s la 3pcin M!dul!1 -A. 2e doble clic en M!dul!1. 4e mostrara en el .ditor de 5isual 6asic el cdigo de la macro que grabamos de la siguiente forma$
@.

4ub "acro-)* E E "acro- "acro E "acro grabada el A?FA7F/AA- por 0 "3+ ".+23G 3,B3 E E cceso directo$ ,&0L;r

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E 0ange)H -H*.4elect ctive,ell.(ormula0-,- I H0amnH 0ange)H /H*.4elect .nd 4ub Jue es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuacin se da una e#plicacin de lo que ha hecho Excel$ Su" y End Su" indican el inicio y el final del procedimiento de la Macr!1 &odo lo que aparece con un apostrofe 5 indica que no se tomara en cuenta que es solo te#to o comentarios y ese te#to debe de aparecer en un color, ya sea el color verde. Ran+e%6A16'-Select Cndica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Ran+e nos permite trasladarnos a una celda Acti$eCell-F!rmulaR1C1 7 6Ramn6 .sto indica que se escribir en la celda en que se encuentra el valor de te#to Ramn. &odo lo que aparece entre comillas siempre ser un valor de te#to. La orden Acti$eCell-F!rmulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Ran+e%6A.6'-Select 3tra vez indicamos que se traslade a la celda /. .sto se debe a que cuando escribimos el nombre de Ramn en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A..

!ara comprender mejor alteraremos el cdigo dentro del editor de 5isual 6asic. Jue crees que pasara aqu con nuestra "acro$ 4ub "acro-)* E E "acro- "acro E "acro grabada el A?FA7F/AA- por 0 "3+ ".+23G 3,B3 E E cceso directo$ ,&0L;r E 0ange)H -H*.4elect ctive,ell.(ormula0-,- I H0amnH 0ange)H6-H*.4elect ctive,ell.(ormula0-,- I H,alle /- de "arzo K/?AH 0ange)H,-H*.4elect ctive,ell.(ormula0-,- I H1-L/L7>L-1H 0ange)H2-H*.4elect ctive,ell.(ormula0-,- I H+ogales 4onoraH 0ange)H.-H*.4elect ctive,ell.(ormula0-,- I H,3+ L.! +3D L.4H

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.nd 4ub s es acabo de alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con C!ntr!l ( r har lo siguiente$ En A1 escri"ir8 Ramn En B1 escri"ir8 Calle .1 de Mar9! :.;< En C1 escri"ir8 =1>.>?@>1= En *1 escri"ir8 N!+ales S!n!ra En E1 escri"ir8 CONALE4 NO ALES s que salgamos del editor dando clic en el Men ArcAi$! y eligiendo la opcin Cerrar 3 $!l$er a Micr!s!Bt Excel . 4i no desea salir por completo de clic en el "!tn Micr!s!Bt Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando dese volver al editor de clic en el "!tn Micr!s!Bt Visual Basic que se encuentra en la barra de &areas. hora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de +uevo ejecutemos la macro presionando C!ntr!l ( r y veamos los resultados de nuestra modificacin. Jue te parece es sencillo o +oM, ,laro necesitamos practicar bastante para dominar esto, as que repasa la Fase . cuantas veces sea necesario, otra cosa no trates de generar cdigos muy complejos en tus macros porque te vas a enredar, poco a poco se va lejos. !ractica CC
Denera una Macr! que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observa el Cdi+!. Denera una Macr! que escriba un nombre en una celda y lo ,entre y observa el Cdi+!. Denera una Macr! que escriba un nombre en una celda y cambie el tama'o de la letra a /A puntos y observa el Cdi+!.

,digos "s comunes$ &rasladarse a una Celda 0ange)H -H*.4elect Escri"ir en una Celda ctivecell.(ormula0-,-IH0amonH Letra Ne+rita 4election.(ont.6old I &rue Letra Cursi$a 4election.(ont.Ctalic I &rue Letra Su"ra3ada 4election.(ont.%nderline I #l%nderline4tyle4ingle Centrar &ext! 8ith 4election

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.Borizontal lignment I #l,enter .nd 8ith Alinear a la i9Cuierda 8ith 4election .Borizontal lignment I #lLeft .nd 8ith Alinear a la *erecAa 8ith 4election .Borizontal lignment I #l0ight .nd 8ith &i)! de Letra%Fuente' 8ith 4election.(ont .+ame I H DaramondH .nd 8ith &ama,! de Letra%&ama,! de Fuente' 8ith 4election.(ont .4ize I -< .nd 8ith C!)iar 4election.,opy 4e+ar ctive4heet.!aste C!rtar 4election.,ut Ordenar Ascendente 4election.4ort Ney-$I0ange)H -H*, 3rder-$I#l scending, Beader$I#lDuess, O 3rder,ustom$I-, "atch,ase$I(alse, 3rientation$I#l&op&o6ottom Orden *escendente 4election.4ort Ney-$I0ange)H -H*, 3rder-$I#l2escending, Beader$I#lDuess, O 3rder,ustom$I-, "atch,ase$I(alse, 3rientation$I#l&op&o6ottom Buscar ,ells.(ind)8hat$IHRam!nH, fter$I ctive,ell, LooPCn$I#l(ormulas, LooP t O $I#l!art, 4earch3rder$I#l6y0o9s, 4earch2irection$I#l+e#t, "atch,ase$I O (alse*. ctivate /nsertar Fila 4election..ntire0o9.Cnsert Eliminar Fila 4election..ntire0o9.2elete /nsertar C!lumna 4election..ntire,olumn.Cnsert Eliminar C!lumna 4election..ntire,olumn.2elete A"rir un Li"r! 8orPbooPs.3pen (ilename$IH,$Q"is documentosQ$ide! saBe =-xlsH ra"ar un Li"r!

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ctive8orPbooP.4ave s (ilename$IH,$Q"is documentosQ)iscis-xlsH, (ile(ormat O $I#l+ormal, !ass9ord$IHH, 8rite0es!ass9ord$IHH, 0ead3nly0ecommended$I O (alse, ,reate6acPup$I(alse .stos serian algunos cdigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar mas cdigos de otras opciones, es cuestin de que los ocupe. ntes de pasar a la Fase = es necesario que domines generar Macr!s y 3bservar sus cdigos que se encuentran en la Fase .- 0ecuerda esto es de mucha practica y para eso es necesario aprender bien las fases nteriores. . Fase = CREAN*O FORM0LAR/OS D 4RO RAMEN*OLOS ntes de .mpezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los cdigos, para que no quede una secuencia de "acros. hora te ense'are a dominar lo m#imo de .#cel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. &odo esto se encuentra dentro de 5isual 6asic. continuacin "uestro como crear un formulario y como programarlo$ -. !resione La &eclas Alt ( F112 para entrar al editor de Visual Basic. /. ctiva las siguientes opciones$ 2e clic en el Men Ver y elija la opcin Ex)l!rad!r de 4r!3ect!s 2e clic en el Men $er y elija la opcin Ventana 4r!)iedades 1. 2el Men /nsertar elija la 3pcin 0serF!rm- .sto inserta el (ormulario que programaremos con controles. .n el Ex)l!rad!r de 4r!3ect! se observara que se inserto el 0serF!rm.

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&ambin cuando de clic en el (ormulario 0SERFORM1 se debe de activar el Cuadr! de Herramientas, si no se activa de clic en el Men Ver y elija la opcin Cuadr! de Herramientas. .lija del Cuadr! de Herramientas el ,ontrol EtiCueta el que tiene la A y rrastre dibujando en el (ormulario 0SERFORM1 la etiqueta. Juedara el nombre Label-, despus de un clic en la etiqueta dibujada y podr modificar el nombre de adentro y pondremos ah N!m"re- 4i por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en 0serF!rm1 que se encuentra en el Ex)l!rad!r de 4r!3ect!<. .lija del Cuadr! de Herramientas el control Cuadr! de &ext! el que tiene a" y arrastre dibujando en el formulario 0SERFORM1 el cuadro de te#to a un lado de la etiqueta que dice N!m"re. .l cuadro de te#to debe de estar vaco y su nombre ser &ext"!x1, el nombre solo aparecer en el control. =. Baga los dos pasos anteriores igualmente poniendo *ireccin en la La"el. y &el#B!n! en la La"el= y tambin dib:jeles su &e#tbo#. .sto quedara as despus de haberlo hecho
7.

"i tiene alg#n roblema al dibujar las etiquetas o los cuadros de te#to, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de te#to en la Ventana 4r!)iedades la opcin se llama

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%Name'- .l .rror que marque puede ser N!m"re Am"i+u!2 pero si le cambias el +ombre al control se quitara el error. !uedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label-.

S!l! altera est! si te marca err!r2 si NO d#Fal! asGLos controles como las .tiquetas y ,uadros de &e#tos pueden modificrseles algunas opciones en la 5entana !ropiedades !ara hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. +o altere las propiedades si no las conoce. >. .lija del Cuadr! de Herramientas el control B!tn de C!mand! y rrastre dibujando en el (ormulario 0SERFORM1 el 6otn, despus de un clic en el nombre del 6otn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos ah /nsertar4i por error da doble clic en la 6otn y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en 0serF!rm1 que se encuentra en el Ex)l!rad!r de 4r!3ect!-

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s quedara el (ormulario formado por los controles$

?.

hora de doble clic sobre el control &ext"!x1 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo$

!rivate 4ub &e#t6o#-O,hange)* Ran+e%6AH6'-Select Acti$eCell-F!rmulaR1C1 7 &extB!x1 .nd 4ub .sto indica que se valla a AH y escriba lo que hay en el &ext"!x1

N!ta.LLo que esta en azul lo genera .#cel automticamente, usted solo escribir lo que
esta en +egrita. !ara volver al F!rmulari! y programar el siguiente &e#tbo# de doble clic en 0serF!rm1 que se encuentra en el Ex)l!rad!r de 4r!3ect!2 o simplemente de clic en Ver O"Fet! en el mismo Ex)l!rad!r de 4r!3ect!. @. hora de doble clic sobre el control &ext"!x. para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo$ !rivate 4ub &e#t6o#/O,hange)* Ran+e%6BH6'-Select Acti$eCell-F!rmulaR1C1 7 &extB!x. .nd 4ub .sto indica que se valla a BH y escriba lo que hay en el &ext"!x. !ara volver al F!rmulari! y programar el siguiente &e#tbo# de doble clic en 0serF!rm1 que se encuentra en el Ex)l!rad!r de 4r!3ect!2 o simplemente de clic en Ver O"Fet! en el mismo Ex)l!rad!r de 4r!3ect!.

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-A. hora de doble clic sobre el control &ext"!x= para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo$ !rivate 4ub &e#t6o#1O,hange)* Ran+e%6CH6'-Select Acti$eCell-F!rmulaR1C1 7 &extB!x. .nd 4ub .sto indica que se valla a CH y escriba lo que hay en el &ext"!x= !ara volver al F!rmulari! y programar el B!tn de C!mand! $nsertar de doble clic en 0serF!rm1 que se encuentra en el Ex)l!rad!r de 4r!3ect!2 o simplemente de clic en Ver O"Fet! en el mismo Ex)l!rad!r de 4r!3ect!. --. hora de doble clic sobre el control B!tn de C!mand! para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo$ !rivate 4ub ,ommand6utton-O,licP)* Rem inserta un ren+ln Selecti!n-EntireR!I-/nsert Rem Em)t3 Lim)ia L!s &ext"!x &extB!x1 7 Em)t3 &extB!x. 7 Em)t3 &extB!x= 7 Em)t3 Rem &ext"!x1-SetF!cus En$Ga el curs!r al &ext"!x1 )ara $!l$er a ca)turar l!s dat!s &extB!x1-SetF!cus .nd 4ub

N!ta->.l

comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programacin, el comando Em)t3 es empleado para vaciar los &e#tbo#. -/. hora presione el botn EFecutar 0serJF!rm que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de funcin F1

4e activara el 0serB!rm1 y todo lo que escriba en los &e#tbo# se escribir en .#cel y cuando presione el botn Cnsertar, se insertara un rengln y se vaciaran los &e#tbo# y despus se mostrara el cursor en el &ext"!x1. .n este archivo que usted bajo se encuentra una hoja de .#cel Libre de 5irus o sea que esta limpio, bralo sin ning:n problema, ya que ah viene un ejemplo de la "acro ya

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realizada y solo la ejecutara y vera como trabajan las "acros. .spero y ests pendiente porque vienen mas partes sobre este interesante curso de "acros. .l rchivo 5iene con el +ombre de "acro&eora$ !rofesor 0amn "endoza 3choa ,3+ L.! +3D L.4 http$FF999.geocities.comFconalepnogales http$FFconalep.cjb.net