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CAPACITACIN EN MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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Area de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional Tel: 321 22 23 Mail: planeacion@univalle.edu.co

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HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS

ESTANDARIZACIN DOCUMENTACIN

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PROCESO POR EL CUAL LAS ACTIVIDADES SON MOLDEADAS, SEGN UN PATRN COMN.

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IDENTIFICAR QUINES SON LOS USUARIOS

SER LO MS SIMPLES POSIBLES. POSIBILIDAD DE SER CUMPLIDOS CONCRETO Y NO ABSTRACTO.

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DEFINICIN RECOPILACIN DE DATOS SOBRE ACTIVIDADES, CON EL FIN DE FACILITAR LA BSQUEDA Y LA CIRCULACIN DE INFORMACIN.
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DEFINICIN DE MANUALES ACTIVIDAD QUE CONSISTE EN ESTABLECER Y DOCUMENTAR PROCESOS DE USO COMN Y REPETITIVO, CON EL FIN DE ALCANZAR UN ALTO GRADO DE ORDEN DE LOS MISMOS.
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TODOS LOS TRABAJADORES DE LA UNIVERSIDAD, CON LA ASESORA DEL REA CALIDAD Y MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL.

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POR MEDIO DE UN ACUERDO ENTRE TODOS LOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO, OPERACIN O ACTIVIDAD A DOCUMENTAR.

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QUE CADA PERSONA DOCUMENTE TODAS SUS ACTIVIDADES EN SU PUESTO DE TRABAJO, PARA LUEGO CONFRONTARLA CON TODOS LOS QUE REALIZAN LA MISMA LABOR Y EN COMN ACUERDO ESTABLECER LA NORMA.

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INSTRUCCIONES PARA LA CREACIN, MODIFICACIN Y DADA DE BAJA DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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Mapa de Subsistemas
Promocin

Lineamientos Estratgicos

Mecanismos de Comunicacin Servicio

Requerimiento Validacin Requerimientos Suministros

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Mapa de Procesos
Promocin

PROCESOS DE DIRECCIN
GESTIN DEL CONTROL
Lineamientos Estratgicos

GESTIN DE LA ASESORA
Mecanismos de Comunicacin Servicio

Requerimiento

PROCESOS MISIONALES
DOCENCIA INVESTIG. EXTENSIN

Validacin Requerimientos

Suministros

PROCESOS DE SOPORTE
GESTIN SERV. COMUNIDAD GESTIN ADMINIST. GESTIN ACAD.-ADTVA

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MACROPROCESOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS IDENTIFICADOS

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L O G R O S
APLICACIN Y CONTROL MEJORAMIENTO CONTINUO

Fortalecimiento institucional

DESPLIEGUE Autocontrol APROBACIN PROPUESTA Formalizacin Deber ser Conocimiento y evaluacin Difusin

LEVANTAMIENTO Y ANLISIS

TIEMPO

Pasos para la elaboracin de procedimientos

FUNCIONARIO PROFESIONAL EQUIPO DE AREA CALIDAD MEJORAMIENTO Y MEJORAMIENTO RESPONSABLE APLICACIN PERIODO DE PRUEBA RECTOR VICERRECTORJEFE DE AREA

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JEFE DE AREA

INICIO
1 2 3

Diligenciar solicitud

Instalar equipo de mejoramiento

5

Elaborar el Procedim.
4

Revisar conformidad con norma fundamental

6

Realizar consenso
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Transcribir el manual

Llevar a periodo de prueba

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FUNCIONARIO

PROFESIONAL EQUIPO DE AREA CALIDAD MEJORAMIENTO Y MEJORAMIENTO A

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RESPONSABLE APLICACIN PERIODO DE PRUEBA

RECTOR VICERRECTORJEFE DE AREA JEFE DE AREA

Transcribir definitivamente el manual

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Aprobar El manual
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Distribuir El manual
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Difundir El manual

Controlar la rotacin y archivar

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Realizar mantenimiento con usuario FIN

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La elaboracin o actualizacin de manuales de procesos o procedimientos en la Universidad del Valle debe realizarse bajo los siguientes mtodos de operacin:
Mtodo de Equipo (conformacin de un equipo de mejoramiento): Cuando los usuarios directos elaboran los manuales con la asesora del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional y en los formatos establecidos para tal fin. Mtodo de Consulta: Cuando el personal del rea de Calidad y Mejoramiento realiza entrevistas a los usuarios directos.
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Mtodo y Forma de Elaboracin

Para la revisin o actualizacin de los manuales de procesos o procedimientos se debe asegurar que se involucren los cargos o las reas que participaron en la elaboracin y aprobacin del manual vigente. El consenso de los manuales debe llevarse a cabo con todo el personal involucrado en su elaboracin.

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Mtodo y Forma de Elaboracin

Todo manual de proceso o procedimiento se debe elaborar teniendo como base la normatividad vigente en la Universidad como mecanismo para operativizacin de la misma y para mayor comprensin de los involucrados.

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Forma de Escritura
La redaccin de los manuales debe realizarse en tiempo presente indicativo. El contenido de stos debe ser breve, claro y preciso; incluyendo las explicaciones estrictamente necesarias. Para la descripcin de los procesos y procedimientos administrativos, se utiliza la simbologa de diagramas de flujo como mtodo de anlisis. Todos los manuales de procesos y procedimientos deben redactarse en idioma espaol, exceptuando los trminos no traducidos o de mucho arraigo, con signos de puntuacin adecuados, mrgenes establecidas en la NTC 1486, letra arial tamao 12, negrilla y tipo oracin para los ttulos y nomenclatura numrica, con espacio interlineado sencillo y doble para la separacin de los captulos contenidos en ellas.

Documentacin:
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Formato Tramite de Procedimientos para Divulgacin

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Documentacin
El rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional revisar el formato entregado y transcribir el proceso o procedimiento en el formato Manual de Procesos y Procedimientos. Para aquellas que se encuentran en etapa de borrador se les debe colocar en la parte inferior del formato una nota indicando la frase Favor destruir una vez reciba el manual en perodo de prueba u oficial y un aviso que indique borrador; y un aviso que indique perodo de prueba para aquellas que se encuentren en esa etapa.
de l a n u so a M oce Pr
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Aprobacin
Solicitud de Elaboracin La solicitud para la elaborar, actualizar o dar de baja los Manuales de Procesos o Procedimientos Institucionales, en caso de que estos sean de aplicacin general para toda la Institucin, debe ser aprobada por el Rector / Vicerrector / Decano / Director de Instituto Acadmico. Para aquellos casos en que el manual de procesos o procedimientos sea de aplicacin especfica, debe ser aprobada por el Jefe de la Unidad en la cual se lleva a cabo, segn la descripcin en el manual. Aprobacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos Una vez los Manuales de Procesos y Procedimientos han sido revisados por los entes involucrados se hacen autorizar con la firma autografa del Jefe de la Unidad Acadmico-Administrativa y si es del caso del Ordenador de Gastos de la Unidad.

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Control
Edicin y Aprobacin La aprobacin de los manuales de procesos y procedimientos es responsabilidad del Rector, quin expide una resolucin aprobatoria. La edicin de los manuales es responsabilidad del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional.

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Control
Cambios Los cambios que se presenten en los manuales de procesos y procedimientos Institucionales deben ser revisados y aprobados por los mismos funcionarios encargados de las aprobaciones originalmente, salvo que se indique lo contrario por el jefe de la dependencia.

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Distribucin y Difusin
Los manuales de procesos y procedimientos Institucionales deben distribuirse y difundirse en todas las dependencias en donde son esenciales para el adecuado funcionamiento del proceso o procedimiento descrito. Todas los manuales deben estar disponibles para todo el personal de la Institucin a travs de la Red y siguiendo con las polticas de seguridad establecidas; y podran ser consultadas una vez se haya definido la autorizacin para su acceso. Todo el personal que tenga responsabilidad en la elaboracin y manejo de los manuales de procesos y procedimientos debe ser capacitado y entrenado por el personal del rea de Calidad y Mejoramiento conjuntamente con el rea de Capacitacin de la Divisin de Recursos Humanos de la Vicerrectora Administrativa. El Jefe de la dependencia a la que pertenece el manual es el responsable de su difusin. Se debe dejar registro del mismo.

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Archivo de los Manuales

Los originales de los manuales de procesos y procedimientos Institucionales deben archivarse nicamente en el rea de Calidad y Mejoramiento. Se hace necesario que todo el personal de la Institucin revise la pgina de procesos del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional por lo menos una vez al mes para informarse de los cambios que han sufrido los manuales. El rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional debe realizar inspeccin por lo menos una vez al ao al inventario fsico y/o lgico de los manuales Institucionales.

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Mantenimiento de los Manuales

El mantenimiento (Actualizacin) de los manuales de procesos y procedimientos Institucionales debe solicitarse al rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional por medio del formato Solicitud para Elaborar, Actualizar o Dar de Baja Documentos. Todos los manuales de procesos y procedimientos Institucionales que no hayan tenido actualizaciones en un perodo de dos aos, deben tener una revisin automtica por el responsable de la dependencia de aplicacin, conjuntamente con el rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional.

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ANOTACIONES

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Las grandes obras son hechas no con la fuerza, sino con la perseverancia.
Samuel Johnson

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Cartilla elaborada por: rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional 2006 23/02/2006