MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA APLICACIN DE GARANTAS

CLAVE: PAI-800-18000-14

AGOSTO DE 2006

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 1 de 12

NDICE

Pgina 1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)...................................... 2 2.- Diagrama de Flujo............................................................................. 6 3.- Marco Normativo............................................................................... 10 4.- Anexos ............................................................................................. 11 5.- Seccin de Firmas de Autorizacin y Cambios..................................12

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 2 de 12

1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)

Dependencias Actividades
INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Rescisin del Contrato por Causas Imputables al Contratista. Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Finiquito de Contratos.

Formatos

APLICACIN DE GARANTAS POR ANTICIPO NO AMORTIZADO E INCUMPLIMIENTO Residencia de Obra 1.- Requiere al Contratista solventar los cargos en su contra con motivo del Finiquito del contrato, o por rescisin del mismo. 2.- Solventa el Contratista los cargos en su contra? S: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Contina en la actividad No. 3. 3.- Informa al rea Responsable de la Contratacin para que tramite ante el rea de Control de Riesgos correspondiente la aplicacin de las garantas. 4.- Integra la documentacin mnima necesaria que se requiere para reclamar y/o ejecutar las garantas por incumplimiento y/o anticipo no amortizado, segn se trate de fianza o carta de crdito, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las plizas o cartas de crdito, para formular reclamacin y/o ejecucin, a efecto de evitar que opere la caducidad. 5.- Se trata de reclamacin o ejecucin de fianzas de anticipo o de cumplimiento.? SI: Contina en la actividad 6. NO: Contina en la actividad 22.

Residencia de Obra

Residencia de Obra

rea Responsable de la Contratacin

rea Responsable de la Contratacin

APLICACIN DE FIANZAS 6.- Solicita al rea de Administracin de Riesgos proceda con la reclamacin, adjuntando la documentacin mnima necesaria, segn corresponda, y espera resultado de gestin.

rea Responsable de la Contratacin

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 3 de 12

1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)

Dependencias
rea de Administracin de Riesgos

Actividades
7.- Solicit informacin y documentacin adicional para integrar la reclamacin? SI: Contina en la actividad 8. NO: Pasa a la actividad 9. 8.- Integra la informacin y documentacin adicional solicitada y la remite al rea de Administracin de Riesgos en un plazo mximo de 5 das naturales, contados a partir de la recepcin de la solicitud. 9.- Informa al rea Responsable de la Contratacin el resultado de la reclamacin. 10.- La reclamacin fue procedente? SI: Contina en la actividad 11. NO: Pasa a la actividad 13. 11.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la afianzadora. 12.- Persisten adeudos no recuperables reclamables a travs de las fianzas? SI: Contina en la actividad 13. NO: TERMINA PROCEDIMIENTO. o no

Formatos

rea Responsable de la Contratacin

rea de Administracin de Riesgos rea de Administracin de Riesgos

rea Responsable de la Contratacin rea Responsable de la Contratacin

rea Responsable de la Contratacin rea Jurdica

13.- Integra la informacin y documentacin necesaria en original y la remite al rea Jurdica correspondiente para que proceda por la va judicial. 14.- Solicit informacin y documentacin adicional para proceder por la va judicial? SI: Contina en la actividad 15. NO: Pasa a la actividad 16. 15.- Integra la informacin y documentacin adicional conforme a lo solicitado y la remite al rea Jurdica correspondiente. 16.- Realiza la gestin correspondiente e informa al rea Responsable de la Contratacin y al rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos el resultado de la misma. 17.- Registra en los controles correspondientes el pago o el resultado de la gestin. TERMINA PROCEDIMIENTO

rea Responsable de la Contratacin

rea Jurdica

rea Responsable de la Contratacin

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 4 de 12

1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)

Dependencias Actividades Formatos

APLICACIN DE GARANTAS POR DEFECTOS O VICIOS OCULTOS Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para la Recepcin Contractual de Obras y Servicios rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos 18.- Si despus de la terminacin de la obra detecta daos por defectos o vicios ocultos de los trabajos, durante el ao en que est vigente la garanta correspondiente, requiere al Contratista para que los resuelva, dentro de un plazo mximo de treinta das naturales; si la reparacin requiere de un plazo mayor, las partes podrn convenirlo, debiendo solicitar, en su caso, la anuencia de la compaa afianzadora. 19.- El contratista corrigi los defectos o vicios ocultos reportados en los trminos solicitados y en el plazo establecido? SI: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Contina en la actividad 20. 20.- Solicita al rea Responsable de la Contratacin que tramite la ejecucin o aplicacin de la garanta de vicios ocultos. 21.- Integra la documentacin mnima necesaria requerida para reclamar y/o ejecutar las garantas de vicios ocultos, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las garantas para formular la reclamacin y/o ejecucin, a efecto de evitar que opere la caducidad. 22.- La garanta es una fianza? SI: Regresa a la actividad 6. NO: Contina en la actividad 23.

rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos

rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos rea Responsable de la Contratacin

rea Responsable de la Contratacin

APLICACIN DE CARTAS DE CRDITO STANDBY Y/O FIDEICOMISOS rea Responsable de la Contratacin 23.- Solicita al rea Jurdica correspondiente la ejecucin de cobro, adjuntando la documentacin mnima necesaria y espera el resultado de la gestin. 24.- Solicit documentacin adicional para integrar la ejecucin de cobro? SI: Contina en la actividad 25. NO: Continua en la Actividad 26.

rea Jurdica

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 5 de 12

1.- Desarrollo (Descripcin de las Actividades)

Dependencias Actividades Formatos

rea Responsable de la Contratacin

25.- Integra la informacin y documentacin conforme a lo solicitado y la remite al rea Jurdica correspondiente. 26.- Realiza la gestin e informa al rea Responsable de la Contratacin y al rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos el resultado de la misma. 27.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la institucin bancaria o el resultado de la gestin. TERMINA PROCEDIMIENTO

rea Jurdica

rea Responsable de la Contratacin

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 6 de 12

2. Diagrama de Flujo
Residencia de Obra
rea Responsable de la Contratacin

rea de Admn. de Riesgos

rea Responsable de la Ejecucin

rea Jurdica

Actividades

Formatos

Inicio

Inicio

INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Rescisin del Contrato por Causas Imputables al Contratista.

A Rescisin del Contrato por Causas Imputables al Contratista Finiquito de Contratos Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Finiquito de Contratos. APLICACIN DE GARANTAS POR ANTICIPO NO AMORTIZADO E INCUMPLIMIENTO 1.- Requiere al Contratista solventar los cargos en su contra con motivo del Finiquito del contrato, o por rescisin del mismo. S 2.- Solventa el Contratista los cargos en su contra? S: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Contina en la actividad No. 3. 3.- Informa al rea Responsable de la Contratacin para que tramite ante el rea de Control de Riesgos correspondiente la aplicacin de las garantas. 4.- Integra la documentacin mnima necesaria que se requiere para reclamar y/o ejecutar las garantas por incumplimiento y/o anticipo no amortizado, segn se trate de fianza o carta de crdito, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las plizas o Cartas de Crdito, para formular reclamacin y/o ejecucin, a efecto de evitar que opere la caducidad. S 5.- Se trata de reclamacin o ejecucin de fianzas de anticipo o de cumplimiento.? SI: Contina en la actividad 6. NO: Contina en la actividad 22.

2 NO

Fin 3

NO 5

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 7 de 12

2. Diagrama de Flujo
Residencia de Obra
rea Responsable de la Contratacin

rea de Admn. de Riesgos

rea rea Jurdica Responsable de la Ejecucin

Actividades

Formatos

APLICACIN DE FIANZAS 6.- Solicita al rea de Administracin de Riesgos proceda con la reclamacin, adjuntando la documentacin mnima necesaria, segn corresponda, y espera resultado de gestin. 7 NO 7.- Solicit informacin documentacin adicional integrar la reclamacin? SI: Contina en la actividad 8. NO: Pasa a la actividad 9. 8.y para

D 6 SI

9 SI 10 NO 11

Integra la informacin y documentacin adicional solicitada y la remite al rea de Administracin de Riesgos en un plazo mximo de 5 das naturales, contados a partir de la recepcin de la solicitud.

9.- Informa al rea Responsable de la Contratacin el resultado de la reclamacin. 10.- La reclamacin fue procedente? SI: Contina en la actividad 11. NO: Pasa a la actividad 13. 11.Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la afianzadora.

NO SI Fin

12

13

12.Persisten adeudos no recuperables o no reclamables a travs de las fianzas? SI. Contina en la actividad 13. NO. TERMINA PROCEDIMIENTO. 13.Integra la informacin y documentacin necesaria en original y la remite al rea Jurdica correspondiente para que proceda por la va judicial. 14.Solicit informacin y documentacin adicional para proceder por la va judicial? SI. Contina en la actividad 15. NO. Pasa a la actividad 16.

S NO

14

II

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 8 de 12

2. Diagrama de Flujo
Residencia de Obra rea rea de Responsable Admn. de de la Riesgos Contratacin II rea Responsable de la Ejecucin rea Jurdica Actividades Formatos

15

15.- Integra la informacin y documentacin adicional conforme a lo solicitado y la remite al rea Jurdica correspondiente. 16.Realiza la gestin correspondiente e informa al rea Responsable de la Contratacin y al rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos el resultado de la misma. 17.- Registra en los controles correspondientes el pago o el resultado de la gestin. TERMINA PROCEDIMIENTO APLICACIN DE GARANTAS POR DEFECTOS O VICIOS OCULTOS Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para la Recepcin Contractual de Obras y Servicios 18.- Si despus de la terminacin de la obra detecta daos por defectos o vicios ocultos de los trabajos, durante el ao en que est vigente la garanta correspondiente, requiere al Contratista para que los resuelva, dentro de un plazo mximo de treinta das naturales; si la reparacin requiere de un plazo mayor, las partes podrn convenirlo, debiendo solicitar, en su caso, la anuencia de la compaa afianzadora. 19.- El contratista corrigi los defectos o vicios ocultos reportados en los trminos solicitados y en el plazo establecido? SI: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Contina en la actividad 20.

16

17

Fin A

Recepcin Contractual de Obras y Servicios

18

19 NO

III

Fin

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 9 de 12

2. Diagrama de Flujo
Residencia de Obra rea Responsable de la Contratacin rea de rea Admn. de Responsable rea Jurdica Riesgos de la Ejecucin III Actividades Formatos

20

20.- Solicita al rea Responsable de la Contratacin que tramite la ejecucin o aplicacin de la garanta de vicios ocultos.

21

S D 22 NO

24

21.- Integra la documentacin mnima necesaria requerida para reclamar y/o ejecutar las garantas de vicios ocultos, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las garantas para formular la reclamacin y/o ejecucin, a efecto de evitar que opere la caducidad. 22.- La garanta es una fianza? SI: Regresa a la actividad 6. NO: Contina en la actividad 23. APLICACIN DE CARTAS DE CRDITO STANDBY Y/O FIDEICOMISOS

23

23.- Solicita al rea Jurdica correspondiente la ejecucin de cobro, adjuntando la documentacin mnima necesaria y espera el resultado de la gestin. S 24 NO 24.- Solicit documentacin adicional para integrar la ejecucin de cobro? SI: Contina en la actividad 25. NO: Continua en la Actividad 26. 25.- Integra la informacin y documentacin conforme a lo solicitado y la remite al rea Jurdica correspondiente.
IV

25

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 9 de 12

2. Diagrama de Flujo
Residencia de Obra rea rea Responsable Responsable de la de la Contratacin Ejecucin rea de Admn. de Riesgos rea Jurdica Actividades Formatos

IV

26.- Realiza la gestin e informa al rea Responsable de la Contratacin y al rea Responsable de la Ejecucin de los Trabajos el resultado de la misma. 26

27 Fin

27.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la institucin bancaria o el resultado de la gestin. TERMINA PROCEDIMIENTO

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA:10 de 12

3.- Marco Normativo

ACTIVIDAD
1 3

L.O.P.S.R.M. (Artculo)
62-II 62 - II

R.L.O.P.S.R.M. (Artculo)
142 pfo. 2 129 pfo. 2 142 pfo. 2 142 pfo. 2

POBALINES (Punto

62 II

6.12.5

13

62 II

142 pfo. 2

6.12.5

16

62 II

142 pfo. 2

6.12.5

18 20 24

66 pfos. 1 y 2 66 pfos. 1 y 2 66 pfos. 1 y 2

65 65 65 6.12.5 6.12.5

L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de julio de 2005 R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petrleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 11 de 12

4.- ANEXOS (No Existen Anexos)

CLAVE: CLAVE:PAI-800-18000-14 800-18000-PA-OP-05 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO REVISIN: REVISIN: 0 Rev. 0 INSTITUCIONAL PARA DE APLICACIN PARA PLANEACIN OBRAS Y FECHA: FECHA: 24/AGO/06 JULIO/2005 DE SERVICIOS GARANTAS HOJA: HOJA: 12 de 12

5.- Seccin de Firmas de Autorizacin

Elabor: Revis: Aprob:

Lic. Ernesto Beltrn Rbora Gerente de Normalizacin Direccin Corporativa de Ingeniera y Desarrollo de Proyectos

Ing. Bernardo Bosch Hernndez Secretario Ejecutivo de la CCSMOP Gerente de Control de Gestin Direccin Corporativa de Ingeniera y Desarrollo de Proyectos

Ing. Federico Martnez Salas Presidente de la CCSMOP Director Corporativo de Ingeniera y Desarrollo de Proyectos

Seccin de Cambios
Hoja No. Estado Revisin No. Iniciales, firma y fecha Descripcin Revis Aprob