MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

DIRECCION DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

SUBPROCESO PLANIFICACION
SISTEMA COMUN DE INFORMACION

MANUAL DEL MANEJO, ARCHIVO DE LAS HISTORIAS CLINICAS

Octubre 2007

AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PUBLICA

Dr Guillermo Wagner Cevallos Dr. Javier Carrillo Ubidia Dr. Jos Avils Meja Dra. Marcia Brito Montero Ministro de Salud Pblica Subsecretario General de Salud Director General de Salud Directora de Aseguramiento de la Calidad

PARTICIPANTES
Dra. Marcia Brito Dra. Judith Cazares G. Dmg. Renata Jara Novillo Sr. Eduardo Bueno Sr. Edwin Palacios Sr. Juan Cobo Eco. Aurelio Balarezo C.P.A. Elena Parra Dr. Miguel Peafiel Eco. Francisco Calle Srta. Mercedes Aguirre Sr. Edgar Pesantez Sr. Jos Recalde S. Ing. Oswaldo Coba Eco. Piedad Hinojosa Lcda. Narcisa Gmez Directora de Aseguramiento de la Calidad Coordinadora de Planificacin Lder Sistema Comn de Informacin (E) Sistema Comn de Informacin Sistema Comn de Informacin Sistema Comn de Informacin Lder Estadstica Azuay Direccin Provincial de Salud Azuay Hospital Vicente Corral Moscoso Hospital Gualaceo Lder Estadstica Chimborazo Lder Estadstica Caar Lder Estadstica Guayas Hospital Guayaquil Lder Estadstica Imbabura Lder Estadstica Morona Santiago Lder Estadstica Pastaza Lder Estadstica Pichincha Lder Hospital Eugenio Espejo Lder Hospital Baca Ortz Lder Hospital Pablo Arturo Surez Lder Estadstica Tungurahua

Sr..Salomn Campos Sra. Irlanda Villacs Lcda.Lidia de Alvaro Sra. Norma Garca Srta. Lourdes Alczar Dra. Myriam Meja F.

MANUAL DEL MANEJO, ARCHIVO DE LAS HISTORIAS CLNICAS

CAPITULO I
CONSERVACION DE LA HISTORIA CLNICA
CONCEPTOS BSICOS

HISTORIA CLNICA UNICA Es un documento mdico legal que consigna la exposicin detallada y ordenada de todos los datos relativos a un paciente o usuario, incluye la informacin del individuo y sus familiares, de los antecedentes, estado actual y evolucin, adems de los procedimientos y de los tratamientos recibidos. HISTORIA CLNICA ACTIVA Se considera a la historia clnica que tiene un periodo de vigencia hasta cinco aos desde la ltima atencin registrada. HISTORIA CLNICA INACTIVA Se considera a la historia clnica que no tiene ningn registro de atencin por ms de cinco aos y por tanto debe ser trasladada al archivo pasivo. ARCHIVO CLNICO Es el lugar donde se guardan las Historias Clnicas, de manera ordenada y accesible. Debe ser centralizado y est dividido en archivo activo y archivo pasivo, tomando en cuenta la ltima atencin al paciente. CONSERVACION Es un archivo permanente donde se mantienen las historias clnicas en forma organizada y segura a fin de que estn disponibles y accesibles, clasificadas por su periodo de utilizacin de acuerdo a la complejidad de la unidad operativa. El ordenamiento de las Historias Clnicas se realizar de acuerdo a las normas vigentes.. ETAPAS DE CONSERVACION Existen dos etapas de conservacin de la Historia Clnica: periodo de uso activo, pasivo.

TABLA DE CONSERVACION

Contiene el tiempo de conservacin del archivo por etapa y tipologa de la unidad de salud.

ARCHIVO ACTIVO Es un archivo permanente donde se conservan las historias clnicas en forma ordenada y accesible que se mantiene en un lapso de tiempo de conservacin que permita el uso y consulta frecuente. ARCHIVO PASIVO

Es un archivo permanente ordenado donde se conservan las historias clnicas de pacientes que no han acudido al establecimiento de salud durante un periodo determinado. METODOS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA NICA Existen cuatro mtodos de conservacin: integral, selectiva o parcial, por resumen, por medios electrnicos (microfilmacin, automatizacin, scanner). CONSERVACION INTEGRAL (en su forma original) conservar Mtodo por el cual las historias clnicas permanecen en el archivo central de los establecimientos de salud en forma integral independientemente de que este activa o inactiva.

CONSERVACION SELECTIVA O PARCIAL Mtodo mediante el cual el Comit de Historia Clnica resuelve mantener vigentes ciertos formularios de la historia clnica, primarios o secundarios, bajo determinados criterios pueden ser tiles en algn momento. Los formularios primarios constituyen los formularios de admisin y alta, epicrisis, informe anatomo patolgico, perinatal, crecimiento y desarrollo, protocolo operatorio y otro que el Comit juzgue necesario segn el caso o la especialidad. Los formularios secundarios son los formularios de resultados de exmenes de servicios auxiliares de diagnstico y otros que el Comit de Historia Clnica considere conservar. Los hospitales, que hacen investigacin y docencia pueden conservar ciertas historias clnicas completas o parciales en casos especiales cuando son de inters mdico cientfico o legal y por solicitud expreso para ese fin. Se considera casos especiales dadas las implicaciones patolgicas, los siguientes: Los casos de vigilancia epidemiolgica, tumores malignos, Enfermedades neurolgicas como las epilepsias, esclerosis etc. Historias de pacientes de obstetricia Y otras definidas por el establecimiento como casos especiales.

CONSERVACIN POR RESUMEN Mtodo por el cual se mantiene solamente la epicrisis o un resumen de la Historia y se elimina el resto de documentos.

CONSERVACIN POR MEDIOS ELECTRNICOS O MAGNETICOS Mtodo por el cual se mantienen respaldos electrnicos de la Historia Clnica mediante Microfilmacin, Computarizacin y Scanner a travs de la reproduccin de los documentos ya sea por medio de fotografas que suelen archivarse en rollo-casette o microfichas (tarjetas), disketts, discos, formas requieren de procedimientos comunes con algunas diferencias que a la vez les aportan caractersticas similares. Al igual que los anteriores, este mtodo pretende solucionar el problema de alta densidad de los archivos, para disponibilid de espacio, ser un medio de recuperacin de la informacin parcial o total y una forma de almacenaje. Se podrn utilizar los diferentes mtodos simultneamente dependiendo del criterio tcnico del Comit de Historia Clnica.

NORMAS PARA LA CONSERVACION DE LA HISTORIA CLNICA

1. La vida til de la historia clnica ser de 10 o 15 aos, para el archivo activo 5 aos y para el archivo pasivo 5 o 10 aos, de acuerdo a la siguiente tabla: TABLA DE CONSERVACION DE LA HISTORIA CLINICA PARA UNIDADES DE SALUD POR TIPO DE UNIDAD OPERATIVA Y CON FINES DE INVESTIGACION Y DOCENCIA ARCHIVO ARCHIVO TIPO DE HOSPITAL ACTIVO AOS DE PASIVO AOS DE TOTAL CONSERVACION CONSERVACION Hospital de Especialidades Hospital de Especialidad Hospital General Hospital General Docente Hospital Bsico Centro de Salud Subcentro de Salud 5 5 5 5 5 5 5 10 10 10 10 5 5 5 15 15 15 15 10 10 10

2. Los archivos referidos a defunciones ocurridas en el establecimiento de salud, debern conservarse por el periodo de 10 aos a partir de la fecha de fallecimiento del paciente. Un ao en el archivo activo y ubicar en el pasivo 3. Todas las historias clnicas reposaran en un solo lugar denominado Archivo Central de Historias Clnicas, clasificado en un archivo activo y pasivo, de manera ordenada y accesible, tomando en cuenta la ltima atencin al paciente. 4. Las historias clnicas se utilizaran y saldrn del Archivo Central, nicamente para los siguientes casos: atencin en consulta externa, hospitalizacin y emergencia. Para trmites legales se entregar un resumen de la Historia Clnica, previa autorizacin escrita de la autoridad competente.

Por ningn motivo, las historias clnicas saldrn de los servicios de atencin ni de la unidad operativa 5. A todo paciente que requiere atencin de salud, el personal de Estadstica proceder a la apertura la historia Clnica nica, en su primera visita a la unidad operativa, asignndole un nmero el mismo que se mantendr permanentemente. La informacin se registrara en una carpeta individual, claramente numerada y rotulada con los apellidos y nombres del paciente. En las unidades de salud de menor complejidad que no cuenten con personal de estadstica la apertura y manejo de las historias lo realizar el personal disponible. 6. Se mantendr el ndice de pacientes para la identificacin numrica de la historia clnica y datos de filiacin del paciente de los archivos activo y pasivo, se mantendr el ndice de pacientes. 7. Todos los formularios y documentos adicionales de las atenciones realizadas por el personal de salud a un paciente se registrarn en conjunto y ordenarn cronolgicamente, en forma permanente. 8. Toda informacin sobre las atenciones realizadas al paciente mediante la consulta de fomento y morbilidad, deben ser registradas por el profesional en la historia Clnica de manera clara, sin abreviaturas y con su respectiva firma. 9. Todos los resultados de los servicios de apoyo de diagnstico y teraputico se archivarn en la historia Clnica de cada paciente, utilizando los formularios correspondientes. 10. La informacin consignada en la historia clnica es propiedad del establecimiento de salud y la administracin de la informacin es responsabilidad del departamento de Estadstica y Registros Mdicos, la cual deber estar protegida de la observacin de personas no autorizadas. 11. Todo el personal de salud y administrativo que tenga acceso a la informacin de la historia clnica, est obligado a guardar la confidencialidad de la informacin. 12. Para la atencin de salud o consulta solicitada por el paciente mediante turno, el estadstico, o el personal responsable, sacar del archivo la historia clnica, clasificar de acuerdo al servicio y elaborar el registro de control correspondiente. 13. El personal de Estadstica proporcionar las historias clnicas con todos los formularios, bsicos, solicitadas por los diferentes servicios del establecimiento para la atencin tanto en consulta externa como en hospitalizacin y emergencia, dependiendo del nivel de complejidad de la unidad. 14. El personal de Estadstica proceder a ordenar, verificar la integridad de la historia clnica como identificacin de los formularios, firma de responsabilidad del profesional que brind la atencin antes de ser archivados. 15. Todos los formularios de la historia clnica que se incluyen posteriormente a su apertura debern estar correctamente identificados y llenados por el personal profesional de acuerdo al servicio prestado tanto en consulta externa como en hospitalizacin.

16. Para estudios de investigacin y docencia las historias clnicas sern revisadas dentro del rea de Estadstica.

17. El personal de Estadstica entregar las historias clnicas al personal de enfermera (enfermeras o auxiliar de enfermera o personal disponible) quienes son los responsables de la recepcin, manejo y devolucin a Estadstica luego de la consulta. 18. Inmediatamente de concluida la consulta, el personal descrito en el numeral 18 entregar las historias clnicas a Estadstica previo el registro de entrega y recepcin verificando la integridad de las mismas. 19. Las historias clnicas estarn a disposicin para usuarios internos y externos, para investigacin y docencia, para el efecto el rea de estadstica dispondr de una mesa especfica de trabajo y su respectivo reglamento de control. 20. Los establecimientos de Salud, dispondrn de un espacio fsico adecuado y en condiciones que garanticen la conservacin en forma ptima del archivo activo y pasivo. 21. Para garantizar la conservacin, el archivo contendr caractersticas adecuadas que permita la ventilacin, iluminacin, limpieza y el trnsito suficiente para la circulacin del personal responsable de la conservacin y custodia cumpliendo las normas de bioseguridad. 22. Las dimensiones del archivo para unidades de salud con internacin y sin internacin se establecer considerando los siguientes factores segn el caso: poblacin, nmero de camas, nivel de complejidad de la unidad de salud y tipo de archivo. 23. Las dimensiones de los archivos activo y pasivo mantendrn las siguientes dimensiones: ESPACIO ARCHIVO ACTIVO 15m de fondo por 10 de ancho= 150 m 15m de fondo por 10 de ancho= 150 m Hospital General Hospital General Docente 8m de fondo por 10 de ancho= 80 m Hospital Bsico 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 8m de fondo por 10 de ancho= 80 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 4m de fondo por 10 de ancho= 40 m 8m de fondo por 10 de ancho= 80 m ESPACIO ARCHIVO PASIVO 15m de fondo por 10 de ancho= 150 m 15m de fondo por 10 de ancho= 150 m 8m de fondo por 10 de ancho= 80 m

TIPO DE HOSPITAL Hospital de Especialidades Hospital de Especialidad

Centro de Salud Urbano

Centro de Salud Rural Subcentro de Salud

24. El equipamiento de los archivos deben contener: Estanteras especiales metlicas con las siguientes dimensiones: 25cm. de profundidad y 28 cm. de alto entre bandeja y bandeja, con altura total de 1m.85cm., dejando desde el suelo al ltimo estante 17 cm. y 2m12cm de ancho. Un escritorio con su respectiva silla.

CAPITULO II

DEPURACION DE LA HISTORIA CLNICA

CONCEPTOS BSICOS DEPURACION Es el proceso de separacin fsica permanente de los formularios y otros documentos que contiene la historia clnica segn el tiempo y estado de actividad o pasividad. DEPURACION DEL ARCHIVO ACTIVO Es el proceso de separacin fsica permanente de los formularios y otros documentos de la historia clnica, dependiendo de la ltima atencin y consulta del paciente.

NORMAS PARA LA DEPURACION DE LA HISTORIA CLNICA

1. Los formularios de las historias clnicas referidos a exmenes complementarios de diagnstico deben eliminarse cada 6 meses, quedarn los formularios primarios de segn el nivel de complejidad de las unidades operativas, de acuerdo al siguiente cuadro:

FORMULARIOS DE LA HISTORIA CLINICA QUE SE CONSERVAN, DEPURAN POR NIVEL DE COMPLEJIDAD

FORMULARIO

Hospital de Especialidades

Hospital de Especialidad

Hospital General

Hospital General Docente

Hospital Bsico

Centro de Salud Urbano P P

Centro de Salud Rural P P

Subcentro de Salud

001 002 003 004 005

Admisin y Alta P Consulta Externa P Anamnesis P Examen Fsico P Notas de Evolucin y prescripciones mdicas (Consulta Externa) P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

005

Notas Evolucin prescripciones mdicas

de y P P P P P P P P

(Hospitalizacin) 006 Epicrisis y/o transferencias 007 Solicitud e Informe de Interconsulta 008 Servicio de Emergencia 009 Solicitud de Laboratorio 010A 010B Hematolgico E Bacteriolgico E 010C Qumica Sangunea 010D Materias Fecales E 010E 010F Orina E Otros Exmenes E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

011

Hoja para pegar exmenes E E E E E E E E

012

Solicitud e informe radiolgico E E E E E E E E

013

Solicitud e informe Antomo Patolgico P P P P P P P P

014

Recin patolgico

nacido P P P P P P P P

015

Atencin del parto

10

016

Atencin recin normal

del nacido P P P P P P P P

017

Protocolo operacin

de P P P P P

018

Registro de anestesia P P P P P

019

Formato de recuperacin P P P P P

020

Signos vitales y otros E E E E E E E E

021

Notas de enfermera E E E E E E E E

022

Administracin de medicamentos E E E E E E E E

024

Autorizaciones y exoneraciones P P P P P P P P

025

Evolucin nutricional

027

Control escolar

028

Atencin infantil preescolar P P P P P P P P

028A

Atencin infantil preescolar y escolar P P P P P P P P

028B

Atencin infantil Preescolar y escolar P P P P P P P P

028C 028D 028E

Atencin infantil y preescolar Atencin escolar (Curvas mujer) Atencin escolar (Curvas hombre)

11

028-1

Atencin escolar y adolescente P P P P P P P P

028-2

Atencin escolar y adolescente mujer P P P P P P P P

028-3

Atencin escolar y adolescente hombre P P P P P P P P

029 030 031

Fisiatra Fisiatra Atencin embarazo del Se unifican en la 51

032

Ginecologa regulacin fecundidad

y de

Se unifican en la 52

032A 033

Transferencia ginecolgica Odontologa P P P P P P P P E E E E E E E E

037 038 039 040 041 042

Oftalmologa P Servicio Social P Lactancia Neumologa P Citologa Registro crecimiento uterino* P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P

042A 051

Semanas amenorrea

de

Atencin Perinatal P P P P P P P P

052

Atencin de Salud Reproductiva P P P P P P P P

01 AIEPI

Atencin nio/nia semana meses de a

del 1 2 P P P P P P P P

12

02 AIEPI

Atencin nio/nia de

del 2 P P P P P P P P

meses a 4 aos

SIGLAS:

P E

= PERMANENTE = ELIMINAR = NO SE REGISTRA = FORMULARIOS QUE YA SE HAN ELIMINADO

=SOLO SE UTILIZA EL REVERSO

2. La Hoja 011 para pegar exmenes, se eliminan a excepcin de las que contengan exmenes de Tuberculosis, Tumores Malignos, Histopatolgicos y VIH-SIDA. 3. El proceso de depuracin se realizar en todas las historias clnicas del archivo activo, a partir de la vigencia de esta norma las historias clnicas del archivo pasivo que se activen debern depurarse automticamente. 4. Cualquier otro formato que no corresponda a la historia clnica, se considerar adicional y no puede reemplazar a los formularios de la historia clnica por tanto deben eliminarse.

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CAPITULO III ELIMINACION DE LA HISTORIA CLNICA

CONCEPTOS BSICOS ELIMINACION

Es la separacin fsica de la historia clnica nica en forma definitiva del archivo pasivo, luego de haber cumplido su tiempo legal de vida til.

NORMAS PARA LA ELIMINACION DE LA HISTORIA CLNICA

1. En cumplimiento a lo estipulado por la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin y su Reglamento publicada en Registro Oficial No.34 Suplemento 337 del 18 de mayo del 2004, el Consejo Nacional de Archivos otorga a las instituciones pblicas la potestad para normar la eliminacin de la informacin, preservando el grado de confidencialidad que la historia clnica contiene en el caso de los establecimientos que prestan servicios de salud. 2. Toda historia clnica que ha cumplido su periodo de permanencia en el archivo pasivo ser eliminada. 3. La historia clnica ser eliminada mediante los mtodos de: reciclaje por trituracin, donacin para fines de investigacin, docencia y conservacin histrica, y mtodo mixto. 4. Para proceder a eliminar las historias clnicas, en sesin especial el Comit de Historia Clnica, presidida por el Director de la Unidad Operativa e integrada por el Estadstico, Administrador, Bodeguero y Financiero quienes mediante acta decidirn el mtodo de eliminacin que adoptar la unidad operativa. 5. Los recursos que se generen de la eliminacin de las historias clnicas sern invertidos en el mejoramiento del rea de estadstica de la unidad, contemplando las normas de manejo financiero. 6. Para eliminar por el mtodo de reciclaje por trituracin, la unidad considerara el mecanismo a aplicarse, proceso que se realizar con vigilancia del responsable de estadstica. 7. Para donacin, fines de investigacin, docencia y conservacin histrica, las autoridades consideradas en el numeral 4 establecern un Acta, en el que se detallar lo siguiente: las condiciones en las cuales sern donadas las historias clnicas, mecanismos para conservar la confidencialidad y conservacin posterior. 8. Para el mtodo mixto se seleccionar las historias clnicas que se conservarn y aquellas que se eliminarn.

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CAPITULO III

SISTEMAS DE ARCHIVOS AUTOMATIZADOS

CONCEPTOS BSICOS

TARJETERO INDICE AUTOMATIZADO Es una estructura de archivo que permite ubicar al paciente como nuevo o antiguo en el establecimiento de salud, a travs de una herramienta tecnolgica que tiene por objetivo la localizacin rpida de la informacin bsica del paciente, evitar la duplicidad de informacin y ofrecer un servicio gil y eficiente.

NORMAS PARA EL INDICE DE PACIENTES EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS

1. El Ministerio de Salud Pblica deber implementar en sus unidades operativas acorde con el avance tecnolgico el ndice de pacientes automatizado el cual permite mejorar y optimizar el tiempo de espera y flujo de atencin de pacientes. 2. A partir de la fecha de implementacin, todas las referencias de historias clnicas nuevas se ingresan directamente al programa del Tarjetero ndice Automatizado. 3. Del Tarjetero ndice manual existente se procede al traspaso sistemtico al sistema automatizado. Una vez digitalizada toda la informacin, el tarjetero manual pasar al archivo pasivo 4. El responsable de la correcta aplicacin de esta norma es el lder de estadstica, quien a su vez designa a los admisionistas y a quin administra la estructura de informacin, en el caso de instituciones de menor complejidad los responsables del proceso de estadstica asumen toda la estructura descrita. 5. Los admisionistas se encargan de la atencin personalizada al usuario y de solicitar la informacin requerida en torno a la norma presentada en el numeral 6, adicionalmente debe verificar la validez de los datos, su veracidad y e integridad. 6. El administrador debe autorizar el manejo de la informacin en torno al ingreso, consulta y modificacin de la misma. La eliminacin de registros y la verificacin de su correcta ejecucin es de total responsabilidad del administrador. 7. El Administrador adicionalmente debe generar los reportes peridicos necesarios en funcin de la operatividad propia de cada institucin. 8. Los datos del Tarjetero ndice son los siguientes: Apellido paterno: Apellido materno Nombres: Nombre del padre: Registrar el apellido paterno del paciente Registrar el apellido materno del paciente Registrar los nombres del paciente. Registrar el nombre del padre del paciente

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Nombre de la madre:

Registrar el nombre de la madre del paciente

Fecha de Nacimiento:

la fecha de nacimiento del paciente en el formato: ao con cuatro dgitos, mes y da con dos dgitos.
Registrar Registrar el sexo del paciente a travs de su descripcin con las letras M para masculino y F para femenino.

Sexo:

No.

De

Cdula

CIUDADANIA: Procedencia:

de Registrar los diez dgitos de cdula de CIUDADANIA del paciente. Registrar paciente el lugar de procedencia del

Estado:

Anotar el estado de actividad del registro en funcin de la ltima fecha de atencin, de forma que se lo pueda categorizar en activa o pasiva o eliminada. Nmero de Historia Clnica, Apellidos, Nombres, Nombre de los padres, sexo, estado. No. de Cdula de CIUDADANIA, Procedencia, Fecha de

Datos Primarios.-

Datos Secundarios.Nacimiento.

En caso fortuito, se registrarn los datos de la siguiente manera: Apellidos: Nombres: Nombres desconocidos ND En recin nacido RN En otros casos N

9. El Administrador, en forma obligatoria y peridica, debe sacar respaldos magnticos e impresos de la informacin ingresada a travs de los mtodos siguientes: a. Guardar cada semana una copia de la base de datos del sistema en otra carpeta del disco duro del mismo equipo y a la que se le denominar Respaldos Tarjetero Indice. b. Generar diariamente respaldos a travs de las opciones que presenta el sistema como son los de generacin de archivos de hoja electrnica (Excell). c. Guardar mensualmente la base de datos del sistema en otro dispositivo de almacenamiento como son: CDs, disquetes u en otro disco duro.

10. El Administrador diariamente debe realizar la auditoria de la informacin ingresada y eliminar aquella que presente inconsistencias. 11. Cuando el ingreso de informacin se suspende por cualquier contingencia como suspensin de energa elctrica, daos en el equipo y otros, se debe registrar los datos de los usuarios en forma manual, restablecido el programa se debe actualizar inmediatamente el programa del Tarjetero ndice Automatizado.

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12. En caso de que se exista incumplimiento o negligencia en la aplicacin de estas normas los funcionarios se sometern a lo estipulado en las leyes vigentes correspondientes. 13. Flujo del proceso: a. El proceso se inicia en la Seccin Admisin a donde llega el usuario y solicita la atencin, para lo cual se requiere obtener los datos de identificacin del mismo. b. A continuacin se debe verificar en el tarjetero ndice la existencia del usuario, caso contrario se procede a crear un nuevo registro. c. Al momento de consultar la informacin descrita se procede a: i. Verificar de que los datos estn correctos y completos. ii. Verificar la existencia de homnimos. iii. Verificar que no exista duplicidad de registros.

d. Luego de haber realizado las verificaciones necesarias, s existen inconsistencias se procede a realizar la modificacin del registro tanto en la tarjeta ndice como en todos los formularios de la H.C.U e. De encontrar homnimos se procede a verificar otros datos como nombre de los padres, fecha de nacimiento, cdula de CIUDADANIA, etc, para comprobar que son dos usuarios diferentes. f. En el caso de duplicidad de registros se debe mantener el primer registro, y los duplicados se eliminan en base al informe emitido por el funcionario responsable.

g. Una vez de que se haya aprobado el informe de eliminacin se procede a reasignar los nmeros de historia clnicas duplicadas o que tengan errores en el contexto de la informacin registrada. h. Finalmente se debe generar un reporte diario de los registros ingresados en el da.

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