CONGRESOS Y CONVENCIONES Un congreso es una reunin o conferencia, generalmente peridica, donde los miembros de un cuerpo u organismo se renen para

debatir cuestiones de diversa ndole, aunque generalmente con fines polticos. Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea fcil, tanto en su sentido administrativo como en el mbito protocolario del mismo (del que hablaremos en otros artculos). Para empezar, debemos clarificar bien que es un congreso, ya que existen otros muchos tipos de reuniones o encuentros que se entremezclan con la definicin de congreso, y que por norma general, algunas empresas utilizan de forma inadecuada para denominar sus reuniones, seminarios o conferencias. Aunque todos ellos pueden tener una finalidad similar, no deben equivocarse los conceptos. Qu es un congreso? Si nos atenemos a la definicin exacta que nos proporciona el diccionario lo podemos definir como: reunin o conferencia, generalmente peridica, en que los miembros de una asociacin, cuerpo, orga nismo, profesin, colectivo, etc., se renen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las caractersticas principales podemos destacar: la exposicin y debate de mltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc. Otro factor determinante es la duracin del mismo. Segn los expertos debe al menos durar de 3 a 5 das, para poderle llamar congreso. En caso contrario, podra cat alogarse de conferencia, convencin o asamblea, entre otros. Finalidad.

Puede ser mltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnologa o la medicina, hasta tener un carcter cultural, social o poltico. Tod o depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como objetivo. Estos organizadores son lo que conforman el denominado Comit Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del congreso, y que estar compuesto por un ramillete de profesionales de las ms diversas reas. Dnde se celebra? La eleccin del lugar de celebracin de un congreso puede ser mltiple o diversa. Puede ser un lugar "tradicional" y en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio (desde su primera edicin), o puede ser seleccionado por medio de candidaturas, que presentan los futuros organizadores del mismo, exponiendo los medios con los que cuentan, el lugar de la ciudad donde tendra lugar, las infraestructuras disponibl es en esa ciudad, la capacidad de organizacin del equipo (comit organizador), etc. Ningn congreso tiene un estndar definido, aunque basado en ideas generales globales, cada uno tiene sus caractersticas y particularidades que se deben analizar de forma individual. Convenciones convencin 1 Acuerdo entre personas, empresas, instituciones o pases. 2 Norma o prctica aceptada socialmente por un acuerdo general o por la costumbre: es una convencin literaria que en una novela de misterio el asesino sea descubierto al final de la narracin.

3 Reunin de muchas personas que se proponen estudiar un tema poltico, cultural o cientfico, y elegir a sus representantes: en Estados Unidos cada partido poltico se rene en una convencin para elegir su candidato a presidente. 4 Reunin de carcter informativo entre los miembros de una empresa, generalmente para presentar un nuevo producto o deliberar sobre un asunto. 5 Asamblea de los representantes de un pas que asume todos los poderes de este. Convencin (reunin) Segn la definicin dada por la Spain Convention Bureau, entidad dependiente de la Federacin de Municipios y Provincias de Espaa, una convencin es un evento de vocacin privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duracin mnima de dos das y al menos cincuenta participantes. Las convenciones estn orientadas a la generacin de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. La Spain Convention Bureau agrupa a las principales ciudades espaolas por organizacin de congresos (ver enlace externo). Las razones por las que se organiza una convencin son diversas, destacando entre ellas las siguientes: ##lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa. ##presentacin de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto. ##motivacin del personal de una compaa.

Organizacin de una convencin A la hora de poner en marcha una convencin o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes: ##el lugar en que se celebrar, que deber ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cmodamente a los invitados y que la reunin se desarrolle con xito. Asimismo, deber contar con instalacin de megafona y de proyeccin audiovisual as como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc. ##el alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunin ##el transporte de los convocados a la misma ##la alimentacin, para lo que habr que prever el suministro de caf y bebidas para las pausas de la convencin, as como la organizacin de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duracin.

Las entidades organizadoras intentan buscar entornos lo ms atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido y organizar otras actividades complementarias. Segn estadsticas espaolas, un tercio del gasto se destina al pago del alojamiento y otro tanto a satisfacer los gastos del evento incluyendo alquiler del saln y la organizacin. Las actividades contratadas para la convencin o jornada suponen un quinto del total aproximadamente y el resto se gasta en alimentacin y transporte La definicin de convencin est formada por varios conceptos: 1.-Una convencin es un evento en el que personas se renen con el propsito de impartir e intercambiar ideas y opiniones as como el tomar decisiones. 2.-Una convencin es un evento en el participan personas con un inters comn de un determinado sector, esfera o grupo. 3.- Una convencin es un evento en el que participan ponentes reconocidos y conocedores del tema, previamente establecido durante la organizacin del evento.

4 Segn los expertos, este tipo de evento, debe de durar de 3 a 5 das para que sea tomado en cuenta como una convencin. Objetivos de las convenciones: Existen diferentes tipos de convenciones, sin embargo, todos tienen un fin en comn. Las personas que se encargan de organizar los eventos de convenciones se les denomina como el Comit Organizador y son los que, antes de comenzar con la organizacin formal y completa del evento, definen la premisa o tema de la convenciones. Es justamente de sta ltima de la que saldr el objetivo de las convenciones y se lograr cuando el evento finalice. El lugar de la convencin: La decisin del lugar tambin corre a cargo del Comit Organizador y estar basada en el tipo de convencin, su duracin, presupuesto, elementos que necesitarn los ponentes y sobre todo por el nmero de asistentes al evento.