FUNDACIN MEXICANA PARA LA PLANEACIN FAMILIAR

Da Elaborado Actualizado Mes Ao Pgina Total/Pginas Cdigo

01

04

2013

GFA RH037

Unidad Administrativa Documento

Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

DESCRIPCIN Y PERFIL DE: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproduccin.

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Unidad Administrativa Documento

Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Descripcin del Puesto

Titulo del Puesto Unidad de Adscripcin Jefe inmediato Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo. Oficinas de Apoyo. Gerente de Operaciones/Gerente de Relaciones Interinstitucionales/Gerente de Servicios Mdicos. Apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen eficientemente el desarrollo de la operacin de las Gerencias. Llevar el control de la agenda de la Gerencia. Apoyar en la logstica de eventos institucionales, al interior y exterior de O. A. Contestar y canalizar las llamadas telefnicas recibidas en la Gerencia. Funciones Organizar y controlar el archivo fsico y computacional de la Gerencia. Tramitar y realizar el pago por servicios contratados (compras y capacitacin). Solicitar y comprobar los gastos por viticos de toda la Gerencia. Proporcionar informacin a otras Gerencias y Jefaturas en Oficinas de Apoyo. Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia. Atender a participantes en cursos de capacitacin, y a las visitas que vienen a tratar asuntos de ndole laboral del rea de servicios mdicos. Asistir a los eventos realizados por la Gerencia de forma interna o externa. Canalizar las llamadas telefnicas segn corresponda y tomar nota de los recados cuando el personal de la Gerencia esta de comisin o ausente. Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia. Archivar todos los documentos generados por la Gerencia. Resguardar y controlar los expedientes de la Gerencia. Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, as como los archivos de cmputo que se utilizan en la Gerencia. Elaborar las solicitudes de compras, viticos y pagos diversos. Realizar la comprobacin correspondiente de viticos y pagos diversos. Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen relacin con la Gerencia. Ninguno. Ninguno. Gerentes Oficinas de Apoyo/Personal de Oficinas de Apoyo. Usuarias y Usuarios de los servicios mdicos y programas sociales.
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Responsabilidad

Actividades

Colaborador directo Colaborador indirecto Relaciones internas Relaciones externas

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Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Perfil
Escolaridad Bachillerato Tcnico (Administracin, contabilidad, secretarial, archivo). Titulado (Deseable). Trunco en rea de Ciencias Sociales (deseable). Ingls, 100 % Requiere alcanzar 14 puntos del factor idioma (Interpretar documentos escritos, lectura). Carrera administrativa. Servicios mdicos. Salud Sexual y Reproductiva (Deseable). rea de Ciencias Sociales. Inters y sensibilidad a temas sociales. Un ao controlando agenda a nivel Gerencial. Un ao participando en la organizacin de eventos, talleres y cursos. Atender y canalizar llamadas de usuarios (as) (conmutador). Un manejando conmutador o telfono multilinea. Experiencia Un ao realizando actividades de archivo y control de expedientes. Un ao recepcin, control y entrega de correspondencia y materiales. Un ao en control de gastos por viticos y su comprobacin. Realizar inventarios, control de materiales y papelera de oficina. Proporcionando informacin bsica sobre servicios de salud. Manejo de Office en un 100%. Temas de salud sexual y reproductiva (deseable). Control, registro de gastos y principios bsicos de contabilidad (Deseable). reas de conocimiento especifico Trmites bancarios. Control de citas, formacin de expedientes y resguardo de archivo. Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador. Uso de Internet y Redes Sociales. Excelente ortografa y redaccin. Manejo de accesorios y papelera usada en oficinas.

Idioma o Lengua

Formacin

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Gerencia de Finanzas y Administracin Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata. Amabilidad y disposicin para atender a personas o usuarios. Capacidad para trabajar en equipo. Habilidades Y Competencias Atender tareas mltiples. Organizacin y planeacin. Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias. Contribuir a la comunicacin asertiva. Optimizar y controlar los recursos materiales asignados. Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos. Solucionar problemas poco complejos.

Jornada laboral

48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operacin (flexible).

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