PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR

INVITACIN PBLICA N0. 008

TRMINOS DE REFERENCIA.

La presente invitacin tiene como objeto contratar los servicios de custodia, mantenimiento y administracin de las Historias Laborales de los ex funcionarios de la Extintas Telecom y las Teleasociadas -, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 594 de !!! y el "cuerdo !#$ de !! expedido por El "rc%ivo &eneral de la 'acin( Los arc%ivos objeto de custodia mantenimiento y administracin, est)n contenidos en *$+4 cajas referencia ,- !! con tapa de frontal, lo cual se representa en aproximadamente -!(!!! mil %istorias laborales(

BOGOT D.C., COLOMBIA ./0/E123E .E !!-

RECOMENDACIONES Este documento contiene los t4rminos de referencia para elaborar su propuesta( Lea cuidadosamente su contenido y si5a las instrucciones impartidas( +( 6erifi7ue 7ue no se encuentra incurso en nin5una de las causales de in%abilidad e incompatibilidad previstas en la 0onstitucin o en la ley( ( 0ercirese de cumplir las condiciones y re7uisitos exi5idos para participar en esta contratacin( #( 8uministre toda la informacin y documentacin exi5ida( 4( Efect9e la lectura completa y ex%austiva de todo el documento y sus adendos :si los %ay;, antes de contestarlo( 3esponda punto por punto, si5uiendo estrictamente el orden y numeracin establecidos en este documento, indicando precisa y claramente todos los datos solicitados( 5( Los vocablos, <atrimonio "utnomo de 3emanentes =<"3>, <"3 o <atrimonio, tendr)n i5ual si5nificado( "s? mismo, se tendr)n como e7uivalentes entre s?, las expresiones proponente u oferente, usados en el presente documento( -( "ntes de entre5ar su oferta, revise la pli@a de seriedad de la propuesta y verifi7ue 7ue se ajusta a lo solicitado en este documento( $( /dentifi7ue su propuesta( *( Toda comunicacin enviada por los proponentes deber) ser diri5ida a la Anidad "dministrativa del <"3, en la Carr ra !0 N". #$ % && P'(" )* E+','-'" R . -a C /0 r , dentro de los pla@os establecidos en este documento y en el %orario comprendido entre los 8100 a.2. 3 4a( &100 5.2. RE6UISITOS PARA LA PRESENTACIN DE LA PROPUESTA Los interesados en participar deben ad7uirir los presentes t4rminos de referencia consi5nando la suma de TRESCIENTOS MIL PESOS 78900.000."": 1B0TE, en la cuenta !-!- -! 4!5-4 del 2anco <opular 8("(, a nombre de Cidua5raria <("( 3emanentes Telecom(

CAP;TULO ! CONDICIONES GENERALES < RE6UISITOS !.!. OB=ETO DE LA INVITACIN

0ontratar la custodia, mantenimiento y administracin de las Historias Laborales del <"T3/1D'/D "ATE'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 -, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 594 de !!! y el "cuerdo !#$ de !! expedido por El "rc%ivo &eneral de la 'acin( Los arc%ivos objeto de custodia mantenimiento y administracin, est)n contenidos en *$+4 cajas referencia ,- !! con tapa de frontal, lo cual se representa aproximadamente -!(!!! mil %istorias laborales( !.#. ALCANCE DE LA INVITACIN

Esta invitacin y los documentos 7ue se produ@can en desarrollo de la misma no obli5an al <"3 a seleccionar un oferente( La preseleccin no 5enera nin59n derec%o respecto de la celebracin del contrato( !.9. PLA>O PARA LA E=ECUCIN DEL CONTRATO

El pla@o de ejecucin del contrato derivado de la presente invitacin ser) desde su perfeccionamiento %asta el 9! + D'-' 2.r + #00?. !.$. RGIMEN =UR;DICO

La presente invitacin y el contrato 7ue se lle5ue a celebrar, se ri5en por las normas de derec%o privado, por lo establecido en el 1anual de 0ontratacin del PAR y las dem)s normas 7ue los re5lamenten, adicionen, modifi7uen o complementen( !.&. +; ; #; 4; 5; -; DOCUMENTOS DE LA INVITACIN El presente documento con todos sus anexos( Los adendos y las respuestas remitidas por parte del <"3 durante el proceso de seleccin( Las propuestas, con todos sus anexos( Los informes de evaluacin de las propuestas( La comunicacin de seleccin del contratista( Los dem)s documentos relacionados con el proceso( !.@ CONSULTA, PRECIO < ENTREGA DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA

Los t4rminos de referencia ser)n entre5ados a los proponentes, previa presentacin de la copia del recibo de consi5nacin, en la Anidad "dministrativa del <"3, ubicada en la 0arrera +! 'o( 455, <iso 9F del Edificio 3ebeca 0enter, en la ciudad de 2o5ot), .(0(, a 5ar0'r + 4 !8 + +'-' 2.r + #00@ 3, Aa(0a 4 9 + / r" + #00?, en el %orario comprendido entre las 8190 3 4a( !!190

a.2. y /0r 4a( #100 3 4a( $100 5.2. 0ada ejemplar tiene un valor no reembolsable de TRESCIENTOS MIL PESOS 78900.000."": mBcte( Esta suma deber) ser consi5nada en la cuenta de a%orros 'o( !-!- -! 4!5-4 del 2anco <opular 8("(, a nombre de F'+BaCrar'a P.A. R 2a/ /0 ( T 4 -"2. .entro del mismo pla@o podr)n ser consultados en la p)5ina Geb del PATRIMONIO AUTONOMO DE REMANENTES DPARD, GGG(par(com(co( "s? mismo, el <"3 dar) publicidad al inicio del presente proceso de contratacin a trav4s de un peridico de amplia circulacin( !.? !.?.! DE LAS PROPUESTAS PRESENTACIN

Las propuestas deber)n ser entre5adas el 09 + / r" + #00?, en la carrera +! 'o( 4 H55, piso 9F del Edifico 3ebeca 0enter en la ciudad de 2o5ot) .(0(, debiendo depositarse en la urna 7ue para el efecto dispon5a el <"3, la cual se sellar) a las $100 5.2. .e la apertura de la urna se levantar) un acta 7ue ser) suscrita por el .irector de la Anidad "dministrativa, un dele5ado de la Anidad Iur?dica, un dele5ado de la Dficina de 0ontrol /nterno y por los oferentes presentes cuya oferta %aya sido radicada en tiempo, de acuerdo con lo establecido en los presentes t4rminos de referencia( !.?.# CONTENIDO

Los proponentes deben elaborar su propuesta de acuerdo con los re7uisitos t4cnicos, le5ales y comerciales consi5nados en estos t4rminos de referencia( !.?.9. VALIDE> DE LA OFERTA. La oferta deber) tener una valide@ m?nima de +"( 7#: 2 ( ( contados a partir de la fec%a de cierre de la invitacin( 0on la simple presentacin de la oferta se entender) 7ue el proponente la mantiene por ese pla@o( !.8. RE6UISITOS 6UE DEBE CUMPLIR EL PROPONENTE

<odr)n participar en este proceso de seleccin, solo la personas jur?dicas especiali@adas 7ue acrediten le certificacin /8D 9!!+- !!! y su objeto debe corresponder a actividades relacionadas con el almacenamiento, or5ani@acin, custodia y dem)s actividades afines con la "dministracin .ocumental( El oferente debe acreditar su constitucin le5al por lo menos con -'/-" 7&: aE"( anteriores a la apertura de la presente invitacin, as? mismo, la certificacin de calidad debe 5uardar estrec%a

relacin con los procesos reali@ados por la firma oferente, o por cada uno, en caso de Aniones Temporales o 0onsorcios( <ara 7ue la propuesta sea considerada por el <"3, el proponente deber) manifestar 7ue no se encuentra incurso en nin5una de las causales de in%abilidad o incompatibilidad previstas en la 0onstitucin o en la ley( Las propuestas deben suscribirse directamente por el representante le5al del proponente, cuyas facultades deber)n acreditarse de acuerdo con la ley colombiana( !.8.!. RE6UISITOS GENERALES La propuesta debe sujetarse y atender todos y cada uno de los puntos contenido en los presente t4rminos de referencia( La propuesta debe presentarse en idioma castellano, en ori5inal y una :+; copia, sin enmendaduras 7ue den lu5ar a interpretaciones errneas, ambi5uas o 7ue impidan su evaluacin( "dem)s, debe acompaJarse de todos los documentos, formatos y anexos re7ueridos, numerada en forma consecutiva, con ?ndice o tabla de contenido 7ue permita su consulta )5il( En caso de disparidad entre los documentos de la propuesta ori5inal y la copia, prevalecer) lo contenido en el escrito ori5inal( El proponente debe entre5ar su oferta en el sitio y dentro del pla@o seJalado para el efecto, acompaJada de los si5uientes documentosK a( 0arta de presentacin de la oferta firmada por la persona natural oferente, por el representante le5al de la sociedad 7ue se presente o, en su defecto, por el apoderado constituido para el efecto( b( Cotocopia de la c4dula de ciudadan?a del representante le5al de la sociedad, consorcio o unin temporal proponente( c( 0ertificado de existencia y representacin le5al expedido por la 0)mara de 0omercio del domicilio principal del oferente, con fec%a no superior a treinta :#!; d?as, contados desde la fec%a de cierre de la invitacin, en el cual conste 7ue la actividad objeto de la presente invitacin, se encuentra contemplada dentro del objeto social( 8i fuere el caso, el representante le5al del proponente deber) acreditar la autori@acin respectiva para comprometer contractualmente por el valor de la propuesta a la persona jur?dica 7ue representa, cuando su capacidad de contratacin se encuentre restrin5ida, %ec%o 7ue se verificar) en el 0ertificado de Existencia y 3epresentacin Le5al( d( .e conformidad con lo establecido en el art?culo 5! de la Ley $*9 del !! , modificado por el art?culo +L de la Ley * * del !!# el proponente deber) acreditar el cumplimiento de sus obli5aciones con los sistemas de salud, ries5os profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensacin, al /nstituto 0olombiano de 2ienestar Camiliar y al 8ervicio 'acional

de "prendi@aje 8E'", cuando a ello %aya lu5ar( .ic%a certificacin deber) ser expedida por el 3evisor Ciscal cuando exista esa obli5acin, de acuerdo con los re7uerimientos de ley, o por el representante le5al y el contador de la sociedad( En el caso de consorcio o unin temporal, cada uno de los inte5rantes deber) presentar este certificado( e( 0ertificados de cumplimiento en contratos durante los 0r ( 79: F40'2"( aE"(, conforme lo establece el cap?tulo de los presentes t4rminos( f( Cotocopia del 3AT(

5( .ocumentos relacionados con la capacidad financieraK Estados financieros correspondientes a la vi5encia !!5( Estado de resultados correspondiente a la vi5encia !!5( ( .eclaracin de 3enta correspondiente a la vi5encia !!5(

El <"T3/1D'/D "ATE'D1D .E 3E1"'E'TE8 =<"3> exi5e 7ue los documentos est4n debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo establecido en los art?culos #$ y #* de la Ley de +995( !.). EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS < OBSERVACIONES A LAS MISMAS

Las propuestas presentadas extempor)neamente o en un lu5ar diferente al seJalado en estos t4rminos de referencia, no ser)n tenidas en cuenta en el presente proceso de seleccin( Las propuestas presentadas y admitidas jur?dicamente ser)n evaluadas desde el punto de vista t4cnico y econmico y se proceder) a asi5narles puntaje de conformidad con los criterios de seleccin contenidos en el cap?tulo # de estos t4rminos de referencia( El <"3 reali@ar) la evaluacin de las propuestas dentro de los tres :#; d?as si5uientes al de la visita t4cnica 7ue pro5ramar) el Pa0r'2"/'" AB0G/"2" + R 2a/ /0 ( PAR >, entre 4"( +Ha( -'/-" 7&: 3 /B I 7): + / r" + #00? , t4rmino dentro del cual elaborar) los estudios econmicos, t4cnicos, financieros y jur?dicos necesarios y podr) solicitar a los proponentes las aclaraciones 7ue se estimen necesarias( !.!0. SELECCIN

.entro de los dos : ; d?as %)biles si5uientes a la fec%a de vencimiento del pla@o para la evaluacin, el <"3 seleccionar) la oferta 7ue considere conveniente( .ic%a decisin ser) comunicada por escrito al oferente seleccionado, con el fin de 7ue proceda al perfeccionamiento del contrato ante la Anidad Iur?dica del <"3, dentro del pla@o 7ue para el efecto se seJale en la comunicacin antes mencionada(

!.!!.

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

!.!!.!. FIRMA El oferente seleccionado debe suscribir el contrato dentro de los dos : ; d?as %)biles si5uientes a la fec%a de recibo de la comunicacin de la seleccin, acto con el cual el contrato se entender) perfeccionado( El oferente seleccionado deber) asumir todos los 5astos 7ue impli7ue el perfeccionamiento del contrato y la ejecucin del mismo( 8i el oferente seleccionado no procede a la suscripcin del contrato, el <"3 podr) %acer efectiva la 5arant?a de seriedad de la oferta, sin perjuicio de adelantar las acciones 7ue considere pertinentes( En el evento antes seJalado, el <"T3/1D'/D "ATE'D1D .E 3E1"'E'TE8 podr) acordar la celebracin del contrato con el se5undo seleccionado y as? sucesivamente, se59n el orden de prelacin !.!!.#. GARANT;A El d?a %)bil si5uiente al de la firma del contrato, el contratista constituir) una 5arant?a de cumplimiento 7ue podr) consistir en una pli@a de se5uros o en una 5arant?a bancaria, expedida por una compaJ?a de se5uros o un establecimiento bancario, se59n el caso, le5almente autori@ado para funcionar en el pa?s( .ic%a 5arant?a deber) cubrir los si5uientes ries5osK 0umplimientoK <or el die@ por ciento :+!M; del valor del contrato y una vi5encia i5ual al pla@o de ejecucin del mismo y seis :-; meses m)s( 0alidad del servicio prestadoK <or el die@ por ciento :+!M; del valor del contrato y una vi5encia i5ual al pla@o de ejecucin del mismo y seis :-; meses m)s( <a5o de salarios y prestaciones socialesK <or el cinco por ciento :5M; del valor del contrato y una vi5encia i5ual a la duracin de este y tres :#; aJos m)s(

El beneficiario de dic%a 5arant?a ser)K PATRIMONIOS AUTNOMOS DE FIDUAGRARIA S.A. % PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES % N'0. 890.0&9.@90J). !.!#. SUPERVISIN DEL CONTRATO El <"3 desi5nar) a una persona 7ue ejer@a las funciones de supervisor del contrato, 7uien tendr) a su car5o, entre otros, el se5uimiento y control a la actividad del contratista, la vi5ilancia y verificacin del cumplimiento de las obli5aciones derivadas del contrato y la sujecin al presupuesto asi5nado(

!.!9. PROPUESTA ECONMICA El proponente deber) presentar propuesta econmica o coti@acin, en la cual se entender)n incluidos todos los costos, 5astos, impuestos, tasas, contribuciones, 5arant?as y se5uros etc(, necesarios para cumplir el objeto del contrato( Los precios all? presentados permanecer)n vi5entes desde la fec%a de cierre de la presente invitacin %asta la ejecucin total del contrato( !.!$. FORMA DE PAGO

El oferente seleccionado deber) facturar al PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR en forma mensual el valor de los servicios suministrados durante el per?odo inmediatamente anterior, previa aprobacin del interventor del contrato, dentro de los die@ :+!; d?as si5uientes a la presentacin de la respectiva factura yBo cuenta de cobro( El contratista deber) suministrar un n9mero de cuenta corriente o de a%orros para 7ue el PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR proceda a efectuar el pa5o o pa5os mediante consi5nacin( !.!&. CAUSALES DE RECKA>O

8on causales para 7ue una oferta no sea considerada por el <"3K La entre5a extempor)nea de la propuesta o en un lu5ar diferente al seJalado en estos t4rminos de referencia( 'o cumplir con la totalidad de los documentos jur?dicos exi5idos en el numeral +(*( o cuando al5unos de estos documentos no se encuentren debidamente suscritos( En el evento en 7ue el <"3 verifi7ue 7ue existen irre5ularidades en al5uno de los documentos presentados( 0uando se compruebe confabulacin entre los proponentes( 'o suscribir y dili5enciar completamente los formularios 7ue %acen parte del presente documento( 0uando el oferente %aya tratado de inferir, influir o informarse indebidamente en el an)lisis de las propuestas( 0uando existan varias ofertas presentadas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombre diferente( 0uando el 2alance &eneral no se encuentre debidamente certificado por el 3epresentante Le5al y el 3evisor Ciscal de la empresa( Las ofertas 7ue incluyendo /6" superen el presupuesto oficial estimado( 0uando el proponente no alle5ue las certificaciones solicitadas para la evaluacin del factor de experiencia o las alle5ue sin el lleno de los re7uisitos exi5idos en los presentes t4rminos de referencia( 0uando el proponente no alle5ue la 5arant?a de seriedad de la propuesta, o no la subsane en el t4rmino seJalado en el presente documento

La empresa podr) declarar desierta la invitacin cuando compruebe 7ue se %an presentado ofertas en las 7ue se %an fijado condiciones econmicas o de contratacin artificialmente bajas, con el propsito de obtener la seleccin, o 7ue la informacin suministrada es en5aJosa( 0uando las ofertas 7ue se presenten de forma tal 7ue no sea posible efectuar la comparacin objetiva de las mismas(

CAP;TULO # PRESENTACIN DE LAS PROPUESTAS #.!. CONDICIONES M;NIMAS RE6UERIDAS

En este numeral se describen las condiciones m?nimas a las 7ue se deben ajustar las propuestas presentadas, acorde con los re7uerimientos del <"3( #.#. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

El proceso de or5ani@acin arc%iv?stica debe contemplar las actividades 7ue se relacionan a continuacin, con el fin de or5ani@ar, salva5uardar y transferir la informacin objeto de la presente invitacin( #.9 ASPECTOS TCNICOS #.9.!. C"/+'-'"/ ( + 4 ( rI'-'"1 +; Traslado de los arc%ivos objeto de la presente invitacin, desde la 0alle # 'o +#-49, en la ciudad de 2o5ot), %asta el sitio donde se almacenar)n custodiar)n y administrar)n( ; 3e5istro en el softGare o base de datos 7ue para tal efecto ofre@ca el proponente( #; 3e5istro inventario inicial suministrado por El <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 -( 4; 3e5istro control de pr4stamos de unidades documentales( 5; 3e5istro control de pr4stamos de Anidades de almacenamiento( -; "ctuali@acin de las bases de datos del inventario de arc%ivos suministrada por EL <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 -( $; /ncorporacin y foliacin de los documentos nuevos, en las respectivas carpetas( *; "ctuali@acin de las bases de datos suministrada por EL <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 -( 9; 3otulacin con cdi5o de barras todas las carpetas objeto(

SERVICIOS ADICIONALES "tencin de consultas y re7uerimientos, tales comoK +; ; #; 4; 5; -; <r4stamo de unidades documentales :" domicilio( <r4stamo de Anidades de almacenamiento :0ajas;, a domicilio( Env?o de documentos por fax( Env?o de documentos fotocopiados( 0onsulta de unidades documentales en las instalaciones ofrecidas por el proponente( 0onsulta de 0ajas completas en las instalaciones ofrecidas por el proponente( clasificacionesK

<ara la atencin de estos re7uerimientos se tienen previstos

SERVICIO URGENTEK En el 7ue los re7uerimientos deben ser atendidos en un m)ximo de 4 %oras( SERVICIO NORMAL K En el 7ue los re7uerimientos deben ser atendidos en un m)ximo de 4 %oras( #.9.#. R LB'('0"( 3 -"/+'-'"/ ( 0M-/'-" a2.' /0a4 (. Los re7uisitos m?nimos y condiciones t4cnico ambientales ser)n verificadas mediante la visita t4cnica 7ue adelantar) EL <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 H entre los d?as -'/-" 7&: 3 /B I 7): + / r" + #00? ( En la visita de verificacin se indicar) si el proponente cumple o no con cada una de las condiciones t4cnicas seJaladas( <ara efectos de lo anterior, el proponente deber) indicar la direccin del sitio ofrecido para el traslado de los arc%ivos de <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 - E' L/NA/."0/E' objeto de contratacin( #.9.9. E+','-a-'G/. #.9.9.!. U.'-a-'G/. +; 0aracter?sticas del terreno sin ries5os de %umedad subterr)nea o problemas de inundacin y 7ue ofre@ca estabilidad( ; El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes( #; <rever el )rea suficiente para alber5ar la documentacin reuniendo las condiciones de se5uridad, re5ulacin de las condiciones ambientales y ventilacin( #.9.9.#. A(5 -0"( (0rB-0Bra4 (. +; La resistencia de las placas y pisos deber)n estar dimensionadas para soportar una car5a m?nima de + !! O5mBm , si se utili@a estanter?a de ( ! mts de altoP cifra 7ue se deber) incrementar si se va a emplear estanter?a compacta o de mayor tamaJo al seJalado(

; Los pisos, muros, tec%os y puertas deben estar construidos con material i5n?fu5o de alta resistencia mec)nica y des5aste m?nimo a la abrasin( #; Las pinturas utili@adas deber)n i5ualmente poseer propiedades i5n?fu5as, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin( #.9.$. r a( + + 5G('0" " + a42a- /a2' /0" + +"-B2 /0"( +; .eben 5aranti@ar el despla@amiento, se5uridad y la adecuada manipulacin de la documentacin( ; <oseer adecuacin clim)tica ajustada a las normas establecidas para la conservacin del material documental( #; .eben contar con elementos de control y aislamiento 7ue 5aranticen la se5uridad de los acervos documentales( #.9.&. D'(0r'.B-'G/ + Nr a(. Las @onas de trabajo arc%iv?stico, consulta y prestacin de servicios, estar)n fuera de las )reas de almacenamiento, tanto por ra@ones de se5uridad como de re5ulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las )reas de depsito( #.9.@. E(0a/0 rHa. +; .iseJo acorde con la dimensin de las unidades 7ue contendr), evitando bordes o aristas 7ue produ@can daJos sobre los documentos( ; Los estantes deben estar construidos en l)minas met)licas slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento %orneado 7u?micamente estable( #; 0ada bandeja deber) soportar un peso m?nimo de +!! O5(Bmt lineal( 4; 8i se dispone de mdulos compuestos por dos cuerpos de estanter?a, se deben utili@ar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad( En todo caso se deber)n anclar los estantes con sistemas de fijacin( 5; La balda superior debe estar a una altura 7ue facilite la manipulacin y el acceso a la documentacin( -; La balda inferior debe estar por lo menos a +! cm del piso( $; Los acabados en los bordes y ensambles de pie@as deben ser redondeados para evitar deterioros a la documentacin( *; El cerramiento superior no debe ser utili@ado como lu5ar de almacenamiento de documentos ni de nin59n otro material( 9; 8e debe dejar un espacio m?nimo de ! cm( entre los muros y la estanter?a( +!; El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un m?nimo de $! cm( y un corredor central m?nimo de + ! cm( #.9.?. V /0'4a-'G/

+; 8e debe 5aranti@ar la aireacin continua( Los ciclos de renovacin del aire y el caudal de intercambio se establecer)n se59n las condiciones ambientales re7ueridas y las caracter?sticas espaciales del inmueble( ; La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber) permitir una adecuada ventilacin a trav4s de ellas( #.9.8. F'40ra+" + a'r

.eber) impedir el in5reso de part?culas slidas y de contaminantes atmosf4ricos( #.9.). I4B2'/a-'G/

+; El nivel de lu@ natural debe ser menor o i5ual a +!! lux( ; La radiacin ultravioleta no debe superar los $! micro vatios B lumen y su incidencia directa sobre la documentacin y unidades de conservacin( #; La iluminacin artificial podr) %acerse con lu@ fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta( 4; La utili@acin de lu@ incandescente o %al5ena se evaluar) en relacin con las condiciones de temperatura 7ue se deban proporcionar 5; Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos( -; 8e recomienda el empleo de sistemas y diseJos de iluminacin basados en lu@ reflejada ParNCra,"1 0omo principio 5eneral de aplicacin se tendr)n en cuenta las caracter?sticas clim)ticas de la re5in, las cuales por su variabilidad permitir)n en mayor o menor 5rado ajustar las condiciones a los par)metros mencionados( <or ello se debe tender a 7ue los ran5os de estas variables medio ambientales sean estables( <ara lo cual se deben tomar los correctivos o reali@ar las adecuaciones pertinentes, buscando alcan@ar los valores expresados, mas a9n cuando se trate de conservacin permanente de documentos de arc%ivo( #.9.!0. S CBr'+a+ +; 8e debe disponer de e7uipos para la atencin de desastres como extintores de 0D , solOaflan o multipropsito y extractores de a5ua de acuerdo con los ries5os de inundacin o infiltracin( 8e aconseja evitar el empleo de extintores de polvo 7u?mico y de a5ua( ; El n9mero de unidades de control de incendios deber) estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento( #; 8e deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo( 4; 8e re7uiere la seJali@acin 7ue permita ubicar con rapide@ los diferentes e7uipos para la atencin de desastres, las rutas de evacuacin y el rescate de las unidades documentales( #.9.!!. Ma/0 /'2' /0" Es indispensable 5aranti@ar la limpie@a permanente y adecuada de las instalaciones, de la estanter?a y de las unidades de conservacin( #.$. PLI>A DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

La seriedad de la propuesta deber) 5aranti@arse mediante pli@a de se5uros o 5arant?a bancaria a costa del proponente( .ic%a 5arant?a deber) expedirse a favor de PATRIMONIOS AUTNOMOS DE FIDUAGRARIA S.A. % PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES % N'0. 890.0&9.@90J)(, debiendo la 0ompaJ?a de 8e5uros o el Entidad 2ancaria estar le5almente autori@ada para funcionar en 0olombia( Esta 5arant?a debe expedirse por el e7uivalente al +' O 5"r -' /0" 7!0P: del valor total del presupuesto asi5nado para esta contratacin, con una vi5encia no inferior a +"( 7#: 2 ( (, contados a partir de la fec%a establecida para el cierre de la invitacin( 0uando la 5arant?a de seriedad de la propuesta no se ajuste a las exi5encias de porcentaje yBo de vi5encia establecidas en los presentes T4rminos de 3eferencia, y no se corrija dentro de los +"( 7#: +Ha( AN.'4 ( si5uientes a la solicitud de modificacin formulada por parte del <"3, la propuesta ser) eliminada( El proponente debe anexar a la propuesta el recibo de pa5o de la prima correspondiente o certificacin expedida por la 0ompaJ?a de 8e5uros en la 7ue conste 7ue la pli@a no expirar) por falta de pa5o de la prima o revocatoria unilateral( #.&. EQPERIENCIA, SERIEDAD < CUMPLIMIENTO DEL PROPONENTE EN CONTRATOS E=ECUTADOS

El proponente deber) anexar como m?nimo certificaciones de contratos, con entidades p9blicas o privadas, ejecutados o en ejecucin cuyo objeto sea la custodia, or5ani@acin mantenimiento yBo administracin :de documentos; de arc%ivos( <ara el caso de los contratos en ejecucin el avance de ejecucin del mismo debe ser superior al 5!M( <ara las certificaciones de contratos celebrados con entidades del sector privado es necesario indicar si la metodolo5?a corresponde a los lineamientos establecidos por el "rc%ivo &eneral de la 'acin( Las certificaciones solicitadas deben contener como m?nimo la si5uiente informacinK +; ; #; 4; 5; -; $; 'ombre o ra@n social del contratante 'ombre del contratista Dbjeto del contrato 6alor del contrato Cec%a de iniciacin y terminacin del contrato "creditar el cumplimiento a satisfaccin del contrato 'ombre y firma de 7uien expide la certificacin, direccin y tel4fono donde se puede confirmar la informacin(

Las certificaciones solicitadas deben corresponder a contratos celebrados dentro de los tres :#; aJos anteriores a la publicacin de los presentes t4rminos de referencia y su fec%a de expedicin debe ser inferior a un :+; aJo contado a partir de la fec%a de publicacin de estos t4rminos( La no presentacin de las certificaciones o la presentacin de las mismas sin el lleno de los re7uisitos exi5idos, ser) motivo para 7ue la propuesta sea evaluada como 'D 0A1<LE y en consecuencia no ser) admitida para la etapa de calificacin( #.@. IMPUESTOS

8er)n por cuenta del contratista todos los impuestos, derec%os, tasas y contribuciones 7ue se ori5inen en el desarrollo del contrato sean 4stos de car)cter 'acional, .epartamental, 1unicipal o .istrital, r45imen tributario 7ue manifiesta conocer el contratista( Las obli5aciones tributarias son las vi5entes a la fec%a de presentacin de la oferta( En consecuencia, si con posterioridad a esta fec%a yBo durante los tr)mites de firma y ejecucin del contrato, los impuestos incluidos en la misma aumentan o se crean nuevos tributos, EL <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 -<"3 - asumir) la diferenciaP previa demostracin plena por parte del contratista del efecto real de las variaciones ocurridas( 8i disminuyen o se eliminan, se pa5ar) sobre lo efectivamente causado( #.@.!. IMPUESTO DE TIMBRE El 0ontratista deber) cancelar el cincuenta por ciento :5!M; del valor correspondiente al /mpuesto de Timbre, el cincuenta por ciento :5!M; restante ser) asumido por el <"3( CAP;TULO 9 9. FACTORES DE CALIFICACIN Las propuestas ser)n evaluadas en los aspectos jur?dicos, t4cnicos y econmicos( El informe jur?dico no tiene ponderacin al5una, se trata del estudio 7ue debe reali@ar EL <"T3/1D'/D "ATE'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 -, para determinar si las propuestas se ajustan a los re7uerimientos de la presente invitacin y se efectuar) sobre los documentos de contenido jur?dico( Los re7uisitos de car)cter jur?dico son subsanables %asta la seleccin del oferente( <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 - <"3 - efectuar) la evaluacin sobre la base de cien :+!!; puntos, de acuerdo con los si5uientes criteriosK Experiencia(((((((((((((((((((((((((((#! puntos

"spectos t4cnicos((((((((((((((((#! <untos <ropuesta Econmica((((((((((4! puntos 9.!. EIa4Ba-'G/ ER5 r' /-'a1 90 5B/0"(. 8e asi5nar) con base en las certificaciones contractuales :adicionales a las m?nimas exi5idas; 7ue deben adjuntarse a la propuestaK Hasta # certificaciones adicionalesK #! puntos Hasta certificaciones adicionales K ! puntos Hasta + certificacin adicionalK +! puntos La certificacin debe ser clara en indicar 7ue el objeto comprende la administracin, or5ani@acin y custodia de arc%ivos( 9.#. EIa4Ba-'G/ A(5 -0"( TM-/'-"(1 90 5B/0"(. 8er) el resultado de la visita de verificacin 7ue se adelantar)K C"0TD3 Edificios -Abicacin -"spectos estructurales Qreas de depsito o de almacenamiento de documentos .istribucin de )reas Estanter?a 6entilacin Ciltrado de aire /luminacin 8e5uridad 1antenimiento Total 6isita verificacin <A'T"IE #(! #(! #(! #(! #(! #(! #(! #(! #(! #(! #!

9.9. EIa4Ba-'G/ 5r"5B (0a -"/G2'-a1 $0 5B/0"(. 0orresponde al valor ofrecido por el proponente a cada uno de los servicios solicitadosK 0A8TD./" 1"'TE'/1/E'TD RBD ".1/'/8T3"0/D' .E "30H/6D8K :+!;<A'TD8 8E36/0/D 0osto mensual de custodia 63 A'/T"3/D 0"I" :/'0LA/.D /6"; 63 A'/T"3/D 3DLLD :/ncluido /6";

mantenimiento y administracin de las Historias Laborales de <"T3/1D'/D "ATD'D1D .E 3E1"'E'TE8 <"3 <A'T"IE 8E36/0/D8 "./0/D'"LE8K #! <A'TD8 8E36/0/D <r4stamo de unidades documentales :" domicilio; <r4stamo de Anidades de almacenamiento :0ajas;, a domicilio( Env?o de documentos por fax Env?o de documentos fotocopiados 0onsulta de unidades documentales en las instalaciones ofrecidas por el proponente( 0onsulta de 0ajas completas en las instalaciones ofrecidas por el proponente( TDT"L <A'T"IE +5 8E36/0/D 'D31"L 6alor <A'T"IE 4

:5;

:5;

8E36/0/D A3&E'TE 6alor

<A'T"IE 4

D28E36"0/D' /ndicar m)ximo de unidades documentales incluidos en la tarifa ofrecida( /ndicar m)ximo de unidades de almacenamiento incluidos en la tarifa ofrecida(

+ + #

+5

C"0TD3E8 .E .EC/'/0/E' .E E1<"TE8 0uando anali@adas y calificadas las propuestas, se lle5ue a presentar un empate en la puntuacin total, dic%a i5ualdad se definir) en el si5uiente orden estricto de prelacinK +( El oferente 7ue %aya obtenido el puntaje m)s alto en relacin con el factor precio( ( El oferente 7ue %aya obtenido el puntaje m)s alto frente al se5undo factor de calificacin, es decir, la experiencia y cumplimiento(

#( El oferente 7ue %aya obtenido el puntaje m)s alto en relacin con el factor t4cnico( .e persistir el empate se reali@ar) un sorteo mediante el sistema de balotas, conforme al cual, se introducir)n tantas balotas como n9mero de oferentes empatados y una de las balotas estar) marcada con una ,, el proponente 7ue sa7ue la balota marcada ser) el contratista adjudicatario ANEQO ! MODELO CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA SSSSSSSSSSSSSSSSSSS :Lu5ar y Cec%a; .octora MARIA DEL PILAR PRE> CASTRO 3epresentante Le5al FIDUAGRARIA S.A. VOCERA PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR 0arrera +! 'o( 4-55( <iso 9F( 2o5ot) .(0( A(B/0"1 3espetados seJoresK La presente tiene por objeto participar en el proceso de seleccin abierto para contratar la or5ani@acin, clasificacin, microfilmacin e incorporacin de documentacin adicional correspondiente a las %istorias laborales recibidas por el <atrimonio "utnomo de 3emanentes =<"3>, de parte de las li7uidadas Telecom y las Teleasociadas, as? como la custodia, mantenimiento y administracin de aproximadamente -!(!!! %istorias laborales 7ue ya se encuentran debidamente or5ani@adas( "s? mismo, para dic%os efectos, el :los; suscrito :s; declaro:mos; 7ueK Ten5o :tenemos; el :los; poder :es; yBo representacin le5al para firmar y presentar la propuesta( Esta propuesta y el contrato 7ue se lle5are a celebrar en caso de adjudicacin, me :nos; compromete totalmente :o; compromete a la:s; firma:s; 7ue le5almente represento( .e la misma manera, en caso de adjudicacin, el contrato ser) firmado por la :s; si5uiente :s; persona:s;K 'D123EK SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS 0E.AL"K SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS 0"3&D D 0"L/.". E' L" NAE "0TT" ::trat)ndose de sociedad;K SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS( Pr"5B (0a 5ara SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS

'D123E .E L" 8D0/E.".K SSSSSSSSSSSSSSSS ./3E00/E'K SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS TELUCD'DK SSSSSSSSSSSSSSSSSSS C",K SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS E-1"/LK SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS He:mos; estudiado cuidadosamente los documentos de los T4rminos de 3eferencia y renuncio:amos; a cual7uier reclamacin por i5norancia o errnea interpretacin de los mismos( He:mos; revisado detenidamente la propuesta adjunta y no contiene nin59n error u omisin( 'o me :nos; encuentro :amos; incurso :s; en nin5una causal de /'H"2/L/.". o /'0D1<"T/2/L/.". establecida en la 0onstitucin o la ley( El t4rmino de valide@ de nuestra propuesta es de SSSSS :V(; meses contados a partir de la fec%a de presentacin de la oferta( El 345imen al 7ue pertene@co o pertenece la persona jur?dica 7ue represento es :mar7ue con una ,; &ran 0ontribuyente 345imen 0om9n 345imen 8implificado "ctividad Econmica 'o(

"utoretenedor

En el evento en 7ue me :nos; sea adjudicado el objeto del contrato en la convocatoria de la referencia me :nos; comprometo :emos; aK Establecer y presentar de manera oportuna, al PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR las 5arant?as contractuales 7ue se pacten( 3eali@ar, dentro del pla@o m)ximo 7ue fije el PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR, todos los tr)mites necesarios para la firma y le5ali@acin del correspondiente contrato( Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con los t4rminos y condiciones de los T4rminos de 3eferencia correspondientes y con lo establecido en la propuesta adjunta( 0umplir con los pla@os establecidos por la PATRIMONIO AUTNOMO DE REMANENTES PAR, para la ejecucin del objeto del contrato(

"tentamente, Cirma de la:s; persona:s; autori@adas SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS 'ombre completo .ireccin 0omercial Tel4fono "nexo (((((((((((:(((; folios

ANEQO # DATOS DEL PROVEEDOR NOMBRE SOCIAL1 NIT 1 DIRECCI N1 TIPO DE SOCIEDAD1 INDIVIDUA L AL 6UE LIMITAD A COMN O RA>N ACTIVIDA D CIUDAD 1 ANNI MA SIMPLIFICA DO OTR A

RGIMEN TRIBUTARIO PERTENECE

DOCUMENTOS PRESENTADOS 6/&E'TE H"8T" REGISTRO N". DECLARACIN RENTA BALANCE COMERCIAL DE SI DE LA CMARA DE COMERCIO NO FECKA DD MM AA

DD

MM

AA

SI

NO

FECKA

DD

MM

AA

REFERENCIAS BANCARIAS !. #. REFERENCIAS COMERCIALES !. EMPRESA FUNCION ARIO #. EMPRESA FUNCION ARIO CARG O CARG O TELFON O TELFON O

PERSONA CONTACTO !. NOMBRE CARGO CORREO ELECTRNICO ACTIVIDAD COMERCIAL !. #. 9. E4 5r"I +"r 0' / 3 a54'-a B/ S'(0 2a + G (0'G/ + 4a Ca4'+a+ APROBACIN E(5a-'" 5ara +'4'C /-'ar F/'-a2 /0 5"r 4 PAR ! PROVEEDOR APROBADO SI NO NIVE L # APROBADO SI NO TELFO NO FAQ

ANEQO 9 MODELO CERTIFICACIN DE CUMPLIMIENTO ART;CULO &0 LE< ?8) DE #00#

Ro SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS, identificado con SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS 'o( SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS de SSSSSSSSSSSSSSSSS, en mi calidad de SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS de la empresa SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS con '(/(T( 'o( SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS :en adelante la empresa; manifiesto bajo la 5ravedad de juramento 7ue la empresa %a cumplido durante los seis :-; meses anteriores a la fec%a de entre5a de la presente certificacin, con los pa5os al sistema de se5uridad social en salud, pensiones y ries5os profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, por lo 7ue declaro 7ue se encuentra a <"W R 8"L6D con las Empresas promotoras de 8alud -E(<(8(-, Condos de <ensiones, "dministradoras de 3ies5os <rofesionales H"(3(<(-, 0aja de 0ompensacin Camiliar, instituto 0olombiano de 2ienestar Camiliar H/(0(2(C(- y 8ervicio 'acional de "prendi@aje H 8E'"-(

SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS C/31" /.E'T/C/0"0/E' 'o( En calidad deSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS 0iudad y Cec%a

'otaK La presente certificacin debe ser firmada por el representante Le5al de la empresa o por el 3evisor fiscal en caso 7ue la empresa ten5a este car5o( En caso 7ue la empresa ten5a menos de seis meses de creada, deber) certificar el cumplimiento a partir de la fec%a de su constitucin(