DISEO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Tema

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y PROCESOS.

Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. Concepto de sistemas administrativos Clases de sistemas administrativos Estructura de un sistema administrativo Concepto de proceso Clases de proceso Descripcin y representacin de un proceso

1.-Concepto de sistemas administrativos

SEGN : SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ANLISIS Y DISEO, Guillermo Gmez Ceja Facultad de Contadura y Administracin, Universidad Nacional Autnoma de Mxico Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organizacin. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre s y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas".' Un sistema es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas para lograr as los objetivos de la misma". Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relacin entre ellos mismos y entre sus atributos".' Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo".

1.-Concepto de sistemas administrativos

En todas las definiciones se implican elementos caractersticos de los sistemas como: a) conjunto o combinacin de cosas o partes; b) integradas e interdependientes; c) cuyas relaciones entre s y con sus atributos, las hacen formar un todo unitario organizado; d) que cumple con un propsito o realiza determinada funcin.

2.-Clases de sistemas administrativos

Tipos de sistemas en cuanto a su constitucin Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.

Tipos de sistemas en cuanto a su naturaleza Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental.(existen solo como un concepto)

Sistema abierto: Presenta intercambio con el medio ambiente (abierto al entorno) con el cual intercambia elementos e informacin y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados FUENTE: http://www.xuletas.es/ficha/sistemas-administrativos/

2.-Clases de sistemas administrativos

Tipos de sistemas en cuanto a su constitucin Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Tipos de sistemas en cuanto a su naturaleza Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental.(existen solo como un concepto) Sistema abierto: Presenta intercambio con el medio ambiente (abierto al entorno) con el cual intercambia elementos e informacin y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados. FUENTE: http://www.xuletas.es/ficha/sistemas-administrativos

3.-Estructura de un sistema administrativo

La estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una organizacin/empresa para que sta alcance sus objetivos de conservacin, productivos y econmicos"[1]. Una organizacin es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y en funcin de la obtencin de metas especficas. Para poder alcanzar los propsitos propuestos, partiendo, en la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta necesaria la construccin de un esquema o modelo, que permita la interrelacin e interaccin de sus elementos. La estructura ser entonces, la herramienta que le permita a la organizacin alcanzar sus objetivos. Permite lograr una determinada disposicin de sus recursos, facilita la realizacin de las actividades y coordinacin de su funcionamiento. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtencin de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos ms o menos estables de la organizacin. "La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de las mismas"[2]. En la estructura, las partes estn integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los dems, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de toda la organizacin 1] Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Editora McGraw-HiII. Mxico, 2000. Pg. 171. [2] Mintzberg, Henry, El poder en la organizacin. 1ra Edicin. Editorial Ariel. Barcelona, 1992. Pg. 39.

3.-Estructura de un sistema administrativo

Elementos de la estructura administrativa Los elementos de la estructura administrativa consisten en la especificacin de las tareas a realizar en cada posicin de trabajo y agrupamiento de las tareas similares y/o relacionadas en departamentos, los que a su vez sern ordenados en unidades mayores que los contengan, de acuerdo a su especializacin, similitud o vinculacin de procesos y funciones . A este proceso se lo denomina departa mentalizacin. Fijacin de los mecanismos de coordinacin de las personas entre s, por un lado y de las unidades o departamentos, por el otro. Existen tres mecanismos de coordinacin: Adaptacin mutua, o comunicacin informal: Se logra a travs del conocimiento de lo que cada uno debe hacer dentro de una lgica de decisiones programadas. Supervisin directa: surge como consecuencia directa de la autoridad que establecer y controlar qu, quin, cmo, cundo y dnde debe hacerse algo. Formalizacin o normalizacin: consiste en estandarizar actividades o atributos respecto de un proceso, producto o resultado. Se plasma a travs de instrumentos como los manuales , los circuitos administrativos, etc. Determinacin del sistema de autoridad: A travs de ste se consolidarn: Los niveles jerrquicos, los procesos de toma de decisiones, las asignaciones de atribuciones (misiones y funciones) y los alcances de las responsabilidades.

3.-Estructura de un sistema administrativo

Las organizaciones poseen diferentes estructuras entre s, y una misma puede ir cambiando, conforme evoluciona su nmero de integrantes, la especializacin, el grado de concentracin de la autoridad, etc. Por lo tanto, esta puede ser modificada toda vez que las necesidades de la institucin as lo requieran; debiendo guiarse por una lgica que permita el logro de la eficacia y eficiencia organizacional. Toda organizacin, en funcin de su misin y objetivos y de acuerdo a determinados factores, como el contexto, la tecnologa que emplea en sus actividades, su tamao, etc., decidir la forma particular de su estructura. La eleccin de una u otra forma definir la filosofa que guiar el accionar organizacional, que se materializar a travs de su diseo institucional, dentro del cual sus participantes vern condicionados sus comportamientos, en funcin de las relaciones espacio-temporales que se verifican. Para la determinacin de los niveles o escalas jerrquicas, se puede utilizar el modelo de los autores clsicos, que representa la estructura de las organizaciones como un tringulo, habitualmente llamado "pirmide administrativa"[1], en el que se determinan tres niveles: Superior o poltico, intermedio, ejecutivo o directivo y el inferior, tcnico u operativo. De esta manera, la estructura formal representa una cadena de niveles jerrquicos, o cadena escalar, superpuestos, formando una pirmide. En cada uno de estos se presenta una divisin administrativa en la cual los superiores tienen autoridad sobre los subordinados que se encuentran en los inferiores, aumentando la autoridad y la responsabilidad a medida que se asciende en la escala jerrquica. En general, cuanto ms grande es la organizacin, mayor es el nmero de subdivisiones en cada rengln de su estructura. Existen tres aspectos fundamentales en la estructura: Cantidad de niveles jerrquicos, normas o reglas para acotar las tareas y centralizacin (o descentralizacin) de la toma de decisiones. Lo que constituye las dimensiones de la estructura: Complejidad, formalizacin y centralizacin. Luego de analizar los puestos de la organizacin, se elaborar un proceso de sntesis, que permita la agregacin de los puestos en unidades homogneas, lgicas y consistentes. Por lo tanto, se definirn los criterios sobre los que se agruparn los puestos o unidades (departamentos) y stas en unidades mayores (direcciones) y la dimensin de las mismas

4.-Concepto de proceso
La nocin de proceso halla su raz en el trmino de origen latino processus. Segn informa el diccionario de la Real Academia Espaola (RAE), este concepto describe la accin de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y al conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenmeno natural o necesarias para concretar una operacin artificial

5.- Clases de proceso

Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo. 1. Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin del servicio, el proceso de comercializacin, etc.

2. Los procesos estratgicos son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicio, etc.
3. Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica, etc. Tambin, podemos distinguir entre procesos clave y procesos crticos. En general, los procesos clave atienden a la definicin expuesta anteriormente. Estn principalmente orientados hacia la satisfaccin del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es crtico cuando en gran medida la consecucin de los objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo

5.- Clases de proceso

TIPOS DE PROCESOS (BASICOS) DE CONVERSION DE FABRICACION DE ENSAMBLE DE PRUEBA

5.- Clases de proceso

POR PROYECTO

CONTINUO
PROCESOS

INTERMITENTE

POR MONTAJE

POR LOTE

FUENTE: POR DR. C.P./ LIC. EDUARDO BARG

6.- Descripcin y representacin de un proceso

Una vez identificados los grandes procesos (macroprocesos), as como los procesos que los componen (subprocesos), interesa describir de forma exhaustiva en especial los procesos clave, es decir aquellos dirigidos directamente a dar servicio a los usuarios y familiares de stos. Para ello, se va utilizar un formato de ficha normalizada que homogenice y sistematice dicha definicin. La definicin en detalle de los procesos se debe realizar utilizando unos modelos normalizados de fichas, que incluyen informacin relativa a los mismos. De este modo se intenta dar una homogeneidad a los documentos de toda la organizacin. Su formato se describe a continuacin:

6.- Descripcin y representacin de un proceso

6.- Descripcin y representacin de un proceso

La estructura de la ficha que define el proceso del Sistema de Calidad sera similar a la siguiente NDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. NORMATIVA APLICABLE 4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
4.1. Actividad 1 4.2. Actividad 2 4.3. Actividad 3 4.x Actividad ltima

5. REPRESENTACIN GRFICA DE LAS ACTIVIDADES QUE COMPONEN

EL PROCESO (FLUJOGRAMA)

6. INVENTARIO DE DOCUMENTOS Y FORMATOS

6.- Descripcin y representacin de un proceso

6.- Descripcin y representacin de un proceso

Tipos de diagramas de Formato vertical: En l, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

6.- Descripcin y representacin de un proceso

Simbologa y normas del cursograma Crculo: Procedimiento estandarizado. Cuadrado: Proceso de control. Lnea ininterrumpida: Flujo de informacin va formulario o documentacin en soporte de papel escrito. Lnea interrumpida: Flujo de informacin va formulario digital. Rectngulo: Formulario o documentacin. Se grafica con un doble de ancho que su altura. Rectngulo Pequeo: Valor o medio de pago (cheque, pagar, etctera). Se grafica con un cudruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios. Tringulo (base inferior): Archivo definitivo. Tringulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio. Semi-valo: Demora. Rombo: Divisin entre opciones. Trapezoide: Carga de datos al sistema. Elipsoide: Acceso por pantalla. Hexgono: Proceso no representado. Pentgono: Conector. Cruz de Diagonales: Destruccin de Formularios.

6.- Descripcin y representacin de un proceso

TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCESO Diagramas de Flujo en Bloque
Diagramas de Flujo de Proceso en bloque Diagramas de Flujo de Panta en bloque

Diagramas de Flujo de Proceso Diagramas de Tuberas e Instrumentos

6.- Descripcin y representacin de un proceso

6.- Descripcin y representacin de un proceso

CONVENCIONES Y FORMATO RECOMENDADO 1. Las operaciones se muestran mediante bloques 2. La mayora de las lneas de flujo se representan con flechas que van en direccin del flujo 3. La direccin del flujo es de izquierda a derecha mientras sea posible 4. Las corrientes ligeras (gases) van por el tope mientras que las corrientes pesadas (lquidos y slidos) van por el fondo 5. Se suministra nicamente informacin crtica del proceso 6. Si las lneas se cruzan, la lnea horizontal es continua y la vertical se
corta

6.- Descripcin y representacin de un proceso

6.- Descripcin y representacin de un proceso

6.- Descripcin y representacin de un proceso

Proceso de Elaboracin de Cerveza

DISEO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y PROCESOS.

Tema

Objetivos El concepto de valor agregado en los procesos Criterios para simplificar los procesos Evaluacin de l os criterios simplificados

El concepto de valor agregado en los procesos

Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo. El valor agregado o producto interno bruto es el valor creado durante el proceso productivo. Es una medida libre de duplicaciones y se obtiene deduciendo de la produccin bruta el valor de los bienes y servicios utilizados como insumos intermedios. Tambin puede calcularse por la suma de los pagos a los factores de la produccin, es decir la remuneracin de asalariados, el consumo de capital fijo, el excedente de operacin y los impuestos a la produccin netos de los subsidios correspondientes. Autor: Luis Equihua

El concepto de valor agregado en los procesos

Tipo de trabajo que agrega valor:
cuando se disea o crea durante su fabricacin durante su distribucin y comercializacin al deshecharlo y potencialmente reciclarlo

Calidad del trabajo que agrega valor: Existen diferentes calidades de trabajo derivadas de las distintas experiencias, conocimientos y habilidades de los involucrados, as como de los medios (tecnologa) utilizados durante el trabajo. Secuencia en la que el trabajo agrega valor: Para fabricar cada producto existe una serie de pasos relacionados con el tipo de trabajo requerido; cada paso puede ser identificado y tipificado, tambin puede medirse el tiempo parcial de cada paso y el total de la secuencia, sin olvidar los recursos necesarios involucrados. Autor: Luis Equihua

El concepto de valor agregado en los procesos

Con relacin al espectro de valores agregados nos preguntamos: cul es el primer valor que se agrega a un artculo o producto? Desde nuestro punto de vista sin duda la respuesta sera el diseo del producto. El diseo industrial como actividad generadora de valor (trabajo intelectual) en la secuencia de adicin de valor, es el primero que se agrega; el tipo es intangible y la calidad es variable, ya que depende de los conocimientos, las habilidades y destrezas de quien o quienes diseen; lo cual tiene una relacin directa con la cualidad innovadora5 (diferente o menos igual a lo que ya existe) cuando se disea un producto. Para comprender mejor la idea del valor agregado por el diseo industrial proponemos cuatro categoras diferentes, en cada una de las cuales es posible identificar su efecto o efectos, as como la manera de medir dicho efecto Autor: Luis Equihua

El concepto de valor agregado en los procesos

Valor esttico6 Tiene efecto en la emociones y en la voluntad, por ello en la conducta/comportamiento de los consumidores las emociones cambian la manera en que pensamos y sirven de guas constantes para un comportamiento apropiado, nos alejan de lo malo y nos guan hacia lo bueno [...] las emociones ayudan en la toma de decisiones.7 Sirve para diferenciar al producto. Tambin gracias a sus propiedades estticas los productos adquieren valor de signo por su capacidad de representar. El valor esttico produce deleite o placer en los observadores y vara en intensidad; tiene manifestaciones en la conducta de los consumidores o poseedores de los objetos. Es un valor subjetivo-cualitativo. Valor ergonmico. Tiene efecto en la comodidad y seguridad de los usuarios, es percibido por la eficacia en el vnculo sistmico usuarios-objeto-entorno y resuelve las relaciones entre los tres componentes integrados en un sistema. Es objetivo-cuantitativo, porque puede medirse por su eficiencia para reducir la incomodidad y la inseguridad. Digamos: proporcionar comodidad y seguridad. Si falla en el cumplimiento de su cometido tendr un efecto emocional negativo en el usuario.8 Valor prctico o utilitario9 Es el origen del producto, su ncleo y la respuesta a la necesidad del usuario, tiene efecto posibilitando el objetivo o actividad que el usuario desempea y se basa en el principio prctico que le permite realizar una tarea determinada. Es objetivo-cuantitativo. Se mide por su adecuacin o inadecuacin para cumplir su objetivo, en otras palabras por su eficacia. Si falla en el cumplimiento de su cometido, tendr un efecto emocional negativo en el usuario. 10 Valor productivo. Tiene efecto en el aprovechamiento racional y eficiente de los recursos industriales11, materiales y procesos de manufactura disponibles; se relaciona con el volumen de fabricacin del producto y con el costo de produccin deseado. Es objetivo-cuantitativo. Se mide por la eficacia productiva en funcin de las ganancias de la empresa.

Autor: Luis Equihua

El concepto de valor agregado en los procesos

Los cuatro valores del diseo del producto deben responder, hasta donde sea posible, a la problemtica planteada en la informacin del mercado por su efecto en el costo de produccin y en el precio percibido. Los cuatro valores resueltos o mejorados y con cierto grado de innovacin son, en suma, el trabajo que realiza el diseador12 para incrementar el valor del producto. El resultado de las ideas y del proceso creativo de diseo se visualiza en la forma del objeto cuando ste se concreta y los usuarios pueden tener el producto en sus manos, momento en el que perciben su valor de uso en trminos prcticos y el valor de cambio en trminos monetarios. Lo que definitivamente influir en la satisfaccin de los usuarios-consumidores y claro est, en el volumen de ventas y en su precio13 en el mercado.
Autor: Luis Equihua

El concepto de valor agregado en los procesos

El producto o artculo terminado es tangible. Idealmente lo adquirirn los consumidores, pero en un principio fue intangible, cuando a partir de la intencin de una empresa se identific una necesidad-demanda de los usuariosconsumidores; se generaron ideas y conceptos, se dise y desarroll para producirlo con los medios industriales al alcance. Ese antecedente, la necesidad-deseo14 de un mercado, est constituido por un cmulo de informacin en desorden e indeterminacin que el diseador se encargar de ordenar y finalmente determinar, con cierto grado de innovacin, lo cual sucede durante el proceso proyectual cuando el diseador imagina, configura y materializa la forma de un producto-objeto.
Autor: Luis Equihua

El concepto de valor agregado en los procesos

Actualmente el proceso de diseo de un producto no debe ser llevado a cabo de manera unilateral por el o los diseadores. Sin duda la integracin de un equipo multidisciplinario es el caldo de cultivo imprescindible para configurar/disear las mejoras o un producto nuevo. Dentro del equipo el grupo multidisciplinario el diseador contribuye con su trabajo, con gasto metablico/calrico, agregando el primer valor a un producto antes de su fabricacin, pues hasta este punto es intangible (bocetos, dibujos, manuales o digitales, especificaciones, etc.). Slo ser tangible cuando sea fabricado, conformando los materiales en operaciones sucesivas, durante las cuales sern adicionados otros valores. Hemos dicho que en la cadena productiva el primer valor agregado a un producto es el diseo, esto ser cierto en la medida que el consumidorobjetivo perciba tal valor y se sienta satisfecho de haber seleccionado y adquirido el producto. La eleccin la hace pensando en cul de todos los productos disponibles le ofrece ms valor.
Autor: Luis Equihua

Criterios para simplificar los procesos

SIMPLIFICACIN DE TAREAS Los principio en los que se basa la simplificacin de las tareas son: Evitar cuellos de botella: evitar que en un mismo punto se concentren varias actuaciones de forma que hasta que no estn todas listas no se pueda continuar.
Habr que intentar separar estos puntos ya sea desconcentrando en otras personas algunas actuaciones o intentando adelantar o retrasar las actuaciones de forma que se pueda continuar sin que sea necesario esperar a realizar el resto. Autor: ayuntamiento de Malaga, METODOLOGA DE ANLISIS PARA LA SIMPLIFICACIN

Criterios para simplificar los procesos

Evitar trabajar con informacin incorrecta o insuficiente: Antes de grabar datos en una aplicacin informtica o de guardar documentacin en los expedientes, se debe asegurar que sta es correcta y est completa, para que posteriormente no haya que modificar la informacin grabada o corregir la falta de documentacin. Evitar pasos redundantes o innecesarios: estudiar si las actuaciones que se realizan son necesarias (se dan actuaciones que se realizan de esa forma desde siempre, pero no hay necesidad de realizarse desde el punto de vista legal u organizativo) o estn repetidas (se repiten actuaciones a lo largo del procedimiento que a lo mejor se puede concentrar en un nico paso, o eliminar). Autor: ayuntamiento de Malaga, METODOLOGA DE ANLISIS PARA LA SIMPLIFICACIN

Criterios para simplificar los procesos

Evitar desvos innecesarios: Estudiar los diferentes desvos que se dan, y eliminar todo aquello que no influya sobre el resultado final o al menos reducirlo lo mximo posible. Evitar tareas en serie: intentar realizar todas las actuaciones que sean posible de forma paralela, evitar tener que esperar a que se termine una para iniciar la siguiente. Evitar controles excesivos o injustificados: Identificar que actuaciones son de control, y estudiar si se puede eliminar o reducir, preguntndose por la necesidad de las mismas. Reducir tiempos de tramitacin: Analizar las actuaciones e internar simplificar o eliminar aquellas actuaciones que no aadan valor al resultado final buscado Autor: ayuntamiento de Malaga, METODOLOGA DE ANLISIS PARA LA SIMPLIFICACIN

Criterios para simplificar los procesos

ANLISIS DE VALOR La tcnica que se va a utilizar para simplificar consiste en analizar las diferentes tareas que se producen a lo largo de la tramitacin y estudiar el valor que stas aportan al resultado final del procedimiento. Esto permite determinar las tareas que son necesarias y cules no. Habr tareas que no aadan valor pero son impuestas desde el punto de vista normativo u organizativo (controles, firmas,). Adems se pueden aadir tareas que aporten valor al resultado final, que antes no existan. Para simplificar se actuar de la siguiente forma: Autor: ayuntamiento de Malaga, METODOLOGA DE ANLISIS PARA LA SIMPLIFICACIN

Criterios para simplificar los procesos

Actividades nuevas que aadan valor: Aportan valor al resultado final= Aadir Actividades de valor aadido: Aportan valor al resultado final = Mantener Actividades de valor no aadido: No aportan valor directamente al resultado, pero son requeridas por cuestiones organizativas o normativas = Cuestionar su necesidad (se mantendrn o eliminarn) Actividades de despilfarro: No aaden valor al resultado final = Eliminar Autor: ayuntamiento de Malaga, METODOLOGA DE ANLISIS PARA LA SIMPLIFICACIN

Criterios para simplificar los procesos

Las actividades de despilfarro y de no valor aadido son los puntos en los que se debe centrar la simplificacin de tareas, para no utilizar recursos actuaciones que no aaden valor a la clientela, y se estn incurriendo en coste superfluos e innecesarios Autor: ayuntamiento de Malaga, METODOLOGA DE ANLISIS PARA LA SIMPLIFICACIN

Evaluacin de los criterios simplificados

Etapas de evaluacin Evaluar el proceso comprende dos etapas principales: Evaluar la recopilacin de datos de referencia sobre los resultados del proceso: la obtencin de estos datos ayuda a determinar la eficacia del funcionamiento del proceso y la eficiencia de las actividades/tareas que se desarrollan dentro del mismo para satisfacer los requerimientos de los ciudadanos.

Evaluacin de los criterios simplificados

Identificar las deficiencias en los resultados del proceso: los diferentes tipos de problemas en el proceso son los responsables de las deficiencias en el cumplimiento de los objetivos de la organizacin y en la satisfaccin de los requerimientos de los ciudadanos. Para terminar con estas deficiencias en los resultados se necesita identificar los problemas que se presentan en las actividades/ tareas principales del proceso. Recin a partir de esta identificacin y de la determinacin de sus causas podremos elaborar las estrategias para la mejora o reingeniera del proceso. En general los tipos de problemas que se pueden identificar en el funcionamiento de un proceso, que afectan su eficiencia e inciden en sus resultados, son los siguientes:
Autor: Lic. Eduardo HALLIBURTON

Evaluacin de los criterios simplificados

- Procesos con tecnologa obsoleta. - Recursos ociosos o faltantes (humanos y/o materiales). - Deficiente calidad de los recursos empleados. - Excesivo consumo de recursos (tambin humanos y/o materiales). - Tareas sobrantes y/o duplicadas. - Tareas faltantes (que deberan realizarse para reducir costos, aumentar ingresos y/o mejorar el servicio al ciudadano). - Recursos faltantes en el momento y lugar necesarios.
Autor: Lic. Eduardo HALLIBURTON

Evaluacin de los criterios simplificados

Falta de estndares. - Gastos injustificables. - Demoras/atrasos. - Cuellos de botella. - Excesivo volumen de documentacin y archivos. - Deficientes sistemas de informacin. - Excesivo tiempo de obtencin de informacin. - Deficiente calidad del trabajo, y -por ende- en la prestacin de servicios a destinatarios internos y externos. - Excesivo tiempo en la realizacin de ciertos trabajos. - Controles defectuosos, excesivos o inexistentes. - Excesivo volumen de tareas atpicas, crticas y urgentes.

Autor: Lic. Eduardo HALLIBURTON

Evaluacin de los criterios simplificados

Calificacin del proceso En base al diagnstico y evaluacin, es importante realizar una calificacin del proceso y, en caso de ser necesario, iniciar las tareas para su rediseo o reingeniera. Tal como hemos indicado en el transcurso del trabajo, las variables definitorias para la calificacin de un proceso son las siguientes: La satisfaccin del ciudadano. La efectividad y la eficiencia para proveer el bien o servicio. La operatividad y la aplicacin del recurso (sean humanos, financieros o productivos).
Autor: Lic. Eduardo HALLIBURTON

Evaluacin de los criterios simplificados

En base a estas variables existen diversas maneras de calificar un proceso. Una de las maneras puede ser: Muy Bien, Bien, Estable, Razonable y Crtico. Un ejemplo de este sistema de calificacin sera el siguiente: Muy bien
Desde el punto de vista del ciudadano, los resultados del proceso son satisfactorios y el desempeo global es ptimo si se hace una comparacin con los procesos de otros organismos equivalentes.

Bien
Las principales mejoras en el proceso ya fueron implementadas con resultados mensurables. Existe un mecanismo para determinar y evaluar los posibles cambios que deban realizarse, con vistas a atender futuros requisitos de los ciudadanos. Autor: Lic. Eduardo HALLIBURTON

Evaluacin de los criterios simplificados

Estable
El proceso es eficaz (atiende a las expectativas del ciudadano) y eficiente (menor costo, menor tiempo). No existen problemas operativos de gran significacin.

Razonable
El proceso tiene algunos problemas operativos pero sus deficiencias pueden ser corregidas a corto plazo.

Crtico
El proceso no es eficaz y/o eficiente, teniendo problemas de desempeo, que requieren correccin inmediata. Autor: Lic. Eduardo HALLIBURTON