Contabilidad Bsica Balance General El balance general es la representacin numrica de la situacin financiera de una persona natural o jurdica que

ejerce actividades industriales, comerciales o de servicios, en una fecha determinada y como resultado de la ejecucin sucesiva de operaciones y transacciones econmicas llevadas a cabo en el desarrollo del objeto social o actividad particular. En consecuencia, el balance general incluye partidas que reflejan los saldos acumulados de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio y de orden. Estas ltimas, es decir las cuentas de orden, no pertenecen en realidad al balance general, pues su presentacin se hace por fuera del cuerpo de ste. Sin embargo, dada la importancia que han cobrado a partir de la entrada en vigencia del sistema integral de ajustes por inflacin para propsitos fiscales y el poco conocimiento sobre su manejo y finalidad, se incluye al final del presente captulo un estudio sobre la naturaleza de esta clase de cuentas y la normativa procedimental y contable que la debe acompaar. No debe olvidarse que las diferencias entre los valores consignados en la declaracin de renta y los registros contables deben materializarse en las respectivas cuentas de orden, a manera de conciliacin. De otra parte, existen algunas clases de cuentas, esencialmente del activo, cuya presentacin exige que sean sumadas o restadas a otras. Tal es el caso de la provisin para cuentas por cobrar de dudoso o difcil recaudo, especialmente las relacionadas con la cartera comercial. O las provisiones para cubrir prdidas en los inventarios, debido a obsolescencia, faltantes o deterioros, o a eventuales prdidas en la venta de inversiones. As mismo, las depreciaciones de activos fijos y las amortizaciones de cargos diferidos, son tpicas partidas representativas de aquellas que se restan a otras. Finalmente, se suman cuentas tales como valorizacin de inversiones en valores mobiliarios o de bienes inmuebles, cuyo resultado no depende de las operaciones llevadas a cabo por sus propietarios, sino del desempeo de la economa. En el lado del pasivo y patrimonio, el valor de las acciones propias readquiridas o acciones en tesorera se presenta neto, dentro del patrimonio total acumulado. Y, en cuanto al pasivo, aunque ms difciles de encontrar, tambin puede ocurrir que existan valores para sumar o restar a otros rubros o cuentas del balance. En el mbito internacional sta clase de partidas son denominadas bajo el nombre genrico de cuentas complementarias, en razn a que sus saldos se derivan de otras cuentas, que son en definitiva quienes les dan origen; es decir, no podran existir por s solas. La ecuacin contable bsica Activo = Pasivo + Patrimonio, conduce al repaso de los conceptos de registro contable denominados DEBITO (DEBE) y CREDITO (HABER) de cuyo correcto manejo depende, no slo una adecuada contabilizacin de las operaciones del ente econmico, sino un mejor entendimiento y lectura de los estados financieros que se desprenden de dichos registros. Tales conceptos de registro se pueden resumir as: 1.En las cuentas del activo, el DEBITO se utiliza para registrar el valor inicial de los aportes de capital y el de los aumentos posteriores. El CREDITO se emplea, por el contrario, para registrar sus disminuciones.

2.En las cuentas del pasivo, se utilizan los CREDITOS para registrar el valor inicial de la financiacin, tanto propia (capital) como ajena (crditos y prstamos) y de sus aumentos. El DEBITO, en este caso, sirve para las disminuciones. 3. Las cuentas de resultado, como su nombre lo indica, por ser consecuencia de operaciones de diferente naturaleza pueden afectar contablemente el activo o el pasivo, segn se registren gastos o ingresos. En consecuencia, el saldo final ser deudor cuando los costos y gastos excedan a los ingresos, caso en el cul se hablar de prdidas; o acreedor, cuando ocurre lo contrario, es decir que los ingresos sean mayores que los costos y gastos, configurndose as el concepto de utilidad. Clasificacin del Activo Activos 2.1 INTRODUCCIN De acuerdo al decreto 2650 de 1993 y dems normas reglamentarias, el activo se define como el conjunto de cuentas que representan bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente econmico y que, en la medida en que sean utilizados, pueden ser fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: Nombre de la cuenta Disponible Inversiones Deudores Inventarios Propiedades, planta y equipo Intangibles Diferidos Otros activos Valorizaciones El saldo de las cuentas que integran el activo es de naturaleza dbito, con excepcin de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que deben ser deducidas, de manera separada, en los correspondientes grupos de cuentas. A grandes rasgos, el activo puede ser clasificado como corriente y no corriente, de acuerdo a la expectativa de realizacin en el tiempo que se tenga de cada una de las cuentas que lo conforman. Sin embargo, dadas las caractersticas de cada una de dichas cuentas, para efectos de su anlisis la clasificacin de los activos se ampli, en primer lugar, a tres grandes grupos: activo corriente, activo fijo y cargos diferidos; y, posteriormente, debido a la propensin de las empresas para invertir en otras empresas, con el objetivo de ejercer control sobre ellas, surgi la necesidad de ampliar esta clasificacin a cuatro segmentos: activo corriente, activo fijo, inversiones a largo plazo o inversiones permanentes y cargos diferidos. Por ltimo, el grupo de activos fijos, que inclua tanto activos tangibles como intangibles, fue segregado quedando, en consecuencia, la siguiente clasificacin del activo:

 Activo corriente Inversiones permanentes Activo fijo Intangibles Diferidos Otros activos En nuestro pas desafortunadamente ni el Plan nico de Cuentas ni el decreto 2649, reglamentario de los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, se ocupan de clasificar de manera alguna las diversas cuentas que conforman el estado financiero denominado balance general. Por ello, en este texto se emplear la clasificacin aqu presentada, no sin antes advertir que existe una clasificacin adicional, de especial inters en economas inflacionarias: activos monetarios y activos no monetarios.

2.2 Activo corriente Por definicin, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones. Es importante recalcar dos puntos incluidos en la definicin anterior. En primer lugar, al incluir los activos que se hayan de "consumir" se estar dando cabida a que, de una vez por todas, se incorporen como activo corriente los gastos pagados por anticipado, tales como intereses, seguros y mantenimiento de equipos, entre otros; as mismo, podra incluirse algunos conceptos de cargos diferidos como tiles y papelera, lo que implicara "refundir" nuevamente los cargos diferidos con los gastos pagados por anticipado, que son conceptos sustancialmente distintos y cuya diferencia cobra especial importancia en el momento de dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin. En segundo lugar, al hablar de "ciclo de operaciones" que es el tiempo promedio de retorno del efectivo invertido en inventarios despus de su venta como producto terminado, transformacin en una cuenta por cobrar y posterior recaudo no necesariamente deber entenderse perodos de un ao o menos. Habr sectores y empresas en las cuales el ciclo de operacin puede ser mayor a un ao, y no por ello algunos de sus activos, como por ejemplo inventarios, habrn de ser excluidos del activo corriente, Esto quiere decir que si el ciclo normal de operaciones es mayor de un ao, se considerar la duracin del ciclo como base para la clasificacin como activo corriente o no corriente. De acuerdo al Plan nico de Cuentas y a la definicin de activos corrientes, las partidas que lo integran son el disponible, las inversiones temporales o de pronta realizacin, los deudores, los inventarios y los gastos pagados por anticipado (grupo 1705 del PUC), incluyendo dentro de stos ltimos algunos cargos diferidos (grupo 1710). 2.3 Disponible El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y que puede utilizar para fines generales o especficos. Bajo esta denominacin se pueden agrupar los saldos en caja, los depsitos

en bancos y otras entidades financieras, las remesas en trnsito y los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que estn destinados para atender cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la prestacin de servicios o adquisicin de elementos para el normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba efectivo . De acuerdo a lo previsto en el catlogo de cuentas de nuestro ordenamiento contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes cuentas: CUENTA 1105 1110 1115 1120 1125 DENOMINACIN Caja Bancos Remesas en trnsito Cuentas de ahorro Fondos

El efectivo debe valuarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del disponible. Los sobregiros bancarios se presentan como un pasivo a corto plazo, an en el evento de que existan otras cuentas corrientes con saldo disponible con la misma institucin, salvo que exista un convenio de compensacin entre cuentas. 2.4 Inversiones temporales Por los excesos de liquidez momentnea que pueda tener una empresa, se acostumbra su inversin, en forma temporal, con el nimo de generar alguna clase de rentabilidad, a cambio de su permanencia como recursos ociosos. Estas inversiones temporales pueden estar representadas en: CUENTA 1205 1210 1215 1220 1225 1230 1235 1240 1245 1250 1255 1260 1295 DENOMINACIN Acciones Cuotas o partes de inters social Bonos Cdulas Certificados Papeles comerciales Ttulos Aceptaciones bancarias o financieras Derechos fiduciarios Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS) Inversiones obligatorias Cuentas en participacin Otras inversiones o cualquier otro documento negociable adquirido con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez Provisiones

1299

Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de inters se contabilizan por su costo de adquisicin; las dems inversiones, como bonos, cdulas y certificados de depsito a trmino (CDT) entre otros, se registran por su valor nominal y la diferencia en caso de presentarse entre ste ltimo y el costo de adquisicin se debe registrar en una cuenta auxiliar complementaria, denominada "descuento por amortizar" o "prima por amortizar". El costo histrico de adquisicin incluye las sumas necesarias en que se incurre para adelantar la operacin de compra de la inversin, el cul, para el caso de acciones y aportes, se ajustar mensual o anualmente por el PAAG, para reconocer el efecto de la inflacin. En cambio, los bonos, ttulos y dems papeles que generan rendimientos financieros y se cotizan en bolsa de valores, no son objeto de ajustes por inflacin. Cuando se posean inversiones en subordinadas, respecto de las cuales se tenga el poder de disponer la transferencia de utilidades, deben contabilizarse empleando el mtodo de participacin. Si el valor de mercado o de realizacin de las acciones o cuotas de inters social es inferior al costo histrico de adquisicin, reexpresado como consecuencia de la inflacin, deber crearse una provisin (cuenta 1299) con cargo a los resultados del ejercicio (cuentas 5199 o 5299, aunque ms bien debera afectarse un gasto NO OPERACIONAL en la clase 53, pero no existe un rubro especfico, en sta categora de cuentas, para las provisiones estimadas con base en el procedimiento anteriormente explicado) en el cul se present la prdida del valor; y si es superior, mediante cuentas cruzadas del activo (cuenta 1905) y del patrimonio (cuenta 3805), como valorizacin. Como el Plan nico de Cuentas vigente en el pas no distingue entre inversiones temporales y permanentes, bien vale la pena reiterar que son temporales aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan en bolsas de valores o son operados a travs del sistema financiero y que pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los doce meses siguientes a la fecha de publicacin del respectivo balance. Si a la fecha del balance existieren rendimientos financieros causados pero no cobrados, se registrarn como una cuenta por cobrar (cuenta 1345) y, como contrapartida, se debe contabilizar un crdito en la correspondiente cuenta de ingreso (cuenta 4210). 2.5 Deudores Dentro de la partida de deudores se registran los valores a favor de la empresa y a cargo de los clientes, ya sean estos nacionales o extranjeros, por concepto de ventas de mercancas, servicios o contratos realizados en desarrollo del objeto social, as como la financiacin de los mismos. La partida comprende: CUENTA 1305 1310 1315 1320 1323 DENOMINACIN Clientes Cuentas corrientes comerciales Cuentas por cobrar a casa matriz Cuentas por cobrar a vinculados econmicos Cuentas por cobrar a directores

1325 1328 1330 1332 1335 1340 1345 1350 1355 1360 1365 1370 1380 1385 1390 1399

Cuentas por cobrar a socios y accionistas Aportes por cobrar Anticipos y avances Cuentas de operacin conjunta Depsitos Promesas de compraventa Ingresos por cobrar Retencin sobre contratos Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor Reclamaciones Cuentas por cobrar a trabajadores Prstamos a particulares Deudores varios Derechos de recompra de cartera negociada Deudas de difcil cobro Provisiones

Hay vinculacin econmica cuando existan intereses econmicos, financieros o administrativos, comunes o recprocos, as como cualquier situacin de control o dependencia. A las cuentas de deudores se les deber restar la provisin efectuada para cubrir eventuales prdidas de crditos, como resultado de cuidadosos anlisis efectuados a cada una de las cuentas que conforman el grupo de cuentas por cobrar. 2.6 Inventarios Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, pueden calcularse utilizando el mtodo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (ltimas en entrar, ltimas en salir), el de identificacin especfica o el promedio ponderado. As mismo, se podrn emplear sistemas de inventario permanente o peridico, con las restricciones que, en ste ltimo caso, se encuentran en la legislacin fiscal del pas y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflacin de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflacin correspondientes. Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuacin y presentacin tiene un efecto significativo para determinar e informar la posicin financiera y los resultados operativos de la compaa. Existen, para tal propsito, dos sistemas de valuacin de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema peridico o juego de inventarios.

1. SISTEMA PERMANENTE O PERPETUO Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al da, pero requiere llevar un juego completo de krdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo ste parmetro, no se necesitara practicar inventarios fsicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de krdex. El ajuste por inflacin de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el mtodo mensual de ajustes y al inventario inicial del ao y a las compras si se utiliza el mtodo anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el captulo tercero. 2. SISTEMA PERIDICO O JUEGO DE INVENTARIOS A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema peridico se debe realizar un conteo fsico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de los modelos explicados ms adelante. Por ste mtodo, tambin conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final. Para dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin, por este mtodo, es indiferente emplear el mtodo anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendr que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cul bajo el mtodo mensual no se ajustan las compras. Este sistema de inventario slo puede ser utilizada por aquellas empresas que, por ley, no estn obligadas a tener revisor fiscal; es decir slo para pequeas y medianas empresas. Al cierre del perodo, deben reconocerse a travs de una provisin las contingencias de prdida del valor reexpresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realizacin. 2.7 Gastos pagados por anticipado Los gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros, intereses, arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros. Tambin se presentan en este grupo algunos cargos diferidos como papelera y tiles de escritorio. 3.1 INVERSIONES PERMANENTES Son aquellas efectuadas en ttulos representativos del capital social de otras empresas con la intencin de mantenerlas por un plazo indefinido. Generalmente estas inversiones se realizan para ejercer control sobre otras empresas. Segn el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, se considera que se tiene el control de otra empresa cuando se posea, directa o indirectamente a travs de subsidiarias, mas del 50 por ciento de las acciones en circulacin con derecho a voto, de la compaa emisora.

3.2 ACTIVO FIJO Este grupo de cuentas comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que se posean, con la intencin de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se posean por el apoyo que prestan en la produccin de bienes y servicios, por definicin no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida til exceda de un ao. 3.3 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Los activos fijos deben registrarse por su costo de adquisicin, el cual incluye los costos directos o indirectos causadas hasta la fecha en la cul el activo se encuentre en condiciones de ser usado, tales como los de ingeniera, impuestos, correccin monetaria proveniente de deudas en UPAC e intereses, entre otros. Los intereses y la correccin monetaria proveniente de financiacin por el sistema UPAC deben capitalizarse hasta el momento en que concluya la etapa de puesta en marcha y tales activos se encuentren en disposicin de ser usados; a partir de dicho momento, los gastos financieros en que se contine incurriendo por no haber sido cancelada la obligacin, se cargarn a los resultados del respectivo perodo contable. Sin embargo, si los activos fijos se adquieren a plazos o por cuotas, los intereses por financiacin que se generen, no debern incluirse dentro de su costo. El costo tambin incluye la diferencia en cambio causada, hasta la puesta en marcha del activo, originada por obligaciones en moneda extranjera contradas en su adquisicin. Se deben establecer criterios prcticos para el registro de los costos capitalizables por adiciones, mejoras y reparaciones de activos fijos, que consideren tanto la importancia de las cifras como la duracin del activo, de manera que se logre una clara distincin entre aquellos que forman parte del costo del activo y los que deben llevarse directamente a resultados. Para tal efecto, se entiende por adicin la inversin agregada al activo inicialmente adquirido, y por mejora los cambios cualitativos del bien que no aumentan su productividad. Las reparaciones y mejoras que aumenten la eficiencia o extiendan la vida til del activo constituyen costo adicional. Las erogaciones realizadas para atender el mantenimiento y las reparaciones que se realicen para la conservacin de los activos fijos, se deben contabilizar como gasto en el perodo en el cual se efecten. El valor de los activos fijos, as como su correspondiente depreciacin, agotamiento o amortizacin se debern ajustar por inflacin, con el propsito de que dichos valores queden reexpresados en pesos del ltimo perodo. El trmino depreciacin hace referencia a las propiedades, planta y equipo, con excepcin de los terrenos; por su parte el agotamiento se asocia con los terrenos cultivables, tales como plantaciones agrcolas y forestales y dems activos o recursos naturales, como minas y canteras, pozos artesianos y yacimientos de minerales e hidrocarburos; y la amortizacin tiene que ver con activos intangibles y cargos diferidos. De acuerdo al mbito en el que se le estudie, el concepto de depreciacin puede tomar diferentes connotaciones. As, por ejemplo, econmicamente se entiende por depreciacin

la prdida de valor de un activo fijo como consecuencia de su uso y debido, tambin, al transcurso del tiempo o a su obsolescencia tecnolgica. Contablemente, la depreciacin es el mecanismo mediante el cul se asigna el costo del activo fijo a los ingresos generados, directa o indirectamente, por l a lo largo de un perodo de tiempo, denominado vida til. Y, financieramente, la depreciacin representa la recuperacin del costo de un activo fijo, a travs de los ingresos y bajo su caracterstica de deduccin de las utilidades, lo que implica, en ltimas, la posibilidad de generacin de recursos propios para la reposicin o renovacin del respectivo activo fijo. 3.4 DEPRECIACIN La depreciacin debe basarse en la vida til estimada del bien. Para la fijacin de sta es necesario considerar el deterioro por el uso y la accin de factores naturales, as como la obsolescencia por avances tecnolgicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida til podr fijarse con base en conceptos o tablas de depreciacin de reconocido valor tcnico. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, se continuar deprecindolo en forma prospectiva, teniendo en cuenta la vida til restante. El valor de los activos fijos que tienen una vida til limitada, debe distribuirse como una forma de medir la expiracin de ste, mediante el registro sistemtico de su depreciacin, durante su vida til o el perodo estimado en que dichos activos generan ingresos. Con tal fin deber observarse lo siguiente: a. El costo ajustado por inflacin es la base para la depreciacin de activos fijos y, cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual tcnicamente determinado. b. La depreciacin debe ser determinada por mtodos de reconocido valor tcnico, tales como el de lnea recta, saldos decrecientes o suma de los dgitos de los aos. El mtodo seleccionado debe establecer una relacin adecuada entre los costos expirados de los bienes y los ingresos correspondientes. c. Los cambios en las estimaciones iniciales del perodo de vida til, se deben reconocer mediante la modificacin de la alcuota por depreciacin en forma prospectiva, de acuerdo con la nueva estimacin. Deber ajustarse por inflacin la depreciacin acumulada, registrada en el ltimo da del perodo inmediatamente anterior. Aunque muchos activos fijos slo tienen valor para la empresa que los utiliza las normas contables que rigen en nuestro pas exigen que, al cierre del perodo, el valor neto de los activos fijos, reexpresado como consecuencia de la inflacin, se ajuste a su valor de realizacin, a su valor actual o a su valor presente, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. El valor de realizacin, actual o presente de los activos fijos debe determinarse al cierre del perodo en el cul se hubieren adquirido o formado y, al menos, cada tres aos mediante avalos tcnicos.

3.5 INTANGIBLES Esta clase de activos comprende el conjunto de bienes inmateriales representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en los ingresos o utilidades de la empresa, por medio de su empleo; estos derechos se compran o se desarrollan en el curso normal de los negocios. y, por regla general, son objeto de amortizacin gradual durante la vida til estimada. Un activo intangible es aquel que posee una larga vida til, es necesario para las operaciones del negocio, no est para la venta y que no posee cualidad fsica alguna. Se clasifican dentro de sta categora las patentes, los derechos de autor, las marcas registradas y nombres de fbrica, la franquicias, la plusvala o Good will y el know how, entre otros. La amortizacin de los activos intangibles se hace uniformemente, por regla general o basado en un prorrateo lineal. Aunque en la prctica se favorece ste ltimo mtodo, hay algunos intangibles que, al analizarlos, parecen proporcionar un beneficio mayor en los primeros aos de sus vidas que en los ltimos. En tales casos podr justificarse el uso de un mtodo de amortizacin acelerada. Los activos intangibles adquiridos deben ser ajustados por inflacin, ms no los intangibles estimados por la propia empresa. Dentro de este grupo se incluyen conceptos tales como : Patentes: Son derechos exclusivos concedidos por el estado a un inventor, permitindole controlar la manufactura, venta u otro uso de su invento por un perodo de tiempo especifico. Las patentes se registran por su costo de adquisicin. Cuando se compra una patente se registra en los libros del comprador por su precio de compra; cuando se desarrolla, a travs de investigaciones propias, el costo incluye slo el valor de obtener el certificado de la misma, as como los honorarios legales de la gestin. Los honorarios por demandas, en caso de violacin de derecho de patentes, se agregan a su costo si se obtiene xito en la defensa del caso; de otra forma, se cargan a gastos del ejercicio, lo mismo que las erogaciones de experimentacin y desarrollo, relacionadas con el producto. Derechos de autor: Es un derecho exclusivo que concede un gobierno, permitiendo al autor, compositor o artista publicar, vender, conceder licencia o controlar de cualquier otra forma un trabajo cientfico, literario, musical o artstico. El costo que se asigna a los derechos de autor se compone de los cargos necesarios para establecer los derechos o por el precio pagado, cuando se adquieren mediante compra. Marcas registradas y nombres de fbrica: Al igual que los smbolos, logotipos, rtulos y diseos distintivos, los derechos de marca son importantes para las empresas que dependen de que el pblico demande masivamente sus productos. Por medio de las marcas, un producto particular se distingue de sus competidores. El costo de una marca de fbrica esta constituido por los gastos necesarios para registrarla o por el precio de compra, cuando se adquiere a terceros. Franquicias: Es un derecho o privilegio exclusivo que recibe una persona natural o jurdica para realizar algunas actividades comerciales o para explotar lucrativamente ciertos productos o servicios, usualmente en un rea geogrfica especifica. El costo de una

franquicia incluye todas las erogaciones pagadas por el derecho, as como honorarios legales y otros gastos incurridos para obtener su explotacin. A pesar de que el valor de una franquicia, a la fecha de su adquisicin, puede ser sustancialmente mayor que su costo, la cantidad que se registra en los libros debe limitarse a los desembolsos reales. Cuando se compra la franquicia a otra empresa, la cantidad pagada se registra como su costo. Plusvala o Good will: Es la suma de todos los atributos especiales, no identificables de otra manera, que estn relacionados con una empresa activa. Incluye partidas tales como buen nombre, personal idneo, reputacin de crdito privilegiada, calidad en productos y servicios y localizacin favorable, entre otras cosas. Distinto a lo que ocurre con casi todos los activos, la plusvala no puede transferirse sin transferir toda la empresa, y, de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados internacionalmente, se registra en los libros solamente cuando se adquiere por compra o se establece de alguna otra forma, en una transaccin comercial. Know How: Es el conocimiento que hace posible la produccin industrial por medio del empleo de tecnologas o procesos que puede usar la empresa que lo posee y para que pueda ser usufructuado por terceras personas, se deben pagar derechos o licencias. Crdito mercantil: Es el valor adicional pagado en la compra de una empresa, sobre el valor en libros o sobre el valor calculado o convenido de todos los activos netos comprados, por reconocimiento de atributos especiales tales como el buen nombre, personal idneo, reputacin de crdito privilegiado, prestigio por vender mejores productos y servicios y localizacin favorable. Tambin es crdito mercantil el formado por la misma empresa mediante la estimacin de las futuras ganancias en exceso de lo normal, as como la valorizacin anticipada de la potencialidad del negocio. En resumen, los intangibles explicados en ste captulo se capitalizan por el monto de las erogaciones incurridas para obtener los derechos correspondientes o por el precio pagado si se adquieren por compra a un tercero. Los desembolsos por investigacin y desarrollo, relacionados con ste tipo de intangibles, deben ser cargados a gastos del ejercicio en el perodo en que se incurran. La precisin en la contabilizacin de ste tipo de activos, as como su forma de amortizacin es muy importante para las tareas de anlisis financiero que se estudiarn ms adelante. 3.6 ACTIVOS DIFERIDOS Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se deben amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflacin, inclusive en lo que se refiere a su amortizacin. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros : - Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin, exploracin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha.

- Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y proyectos. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. - Los tiles y papelera. - El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta lquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos contable, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la legislacin fiscal, proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago, causacin del impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias. Sobre este punto, tal parece que - en la prctica - no debera existir impuesto de renta diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos sealados en el Plan nico de Cuentas, y transcritos aqu literalmente, son diferencias de carcter permanente y no temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un ao, mal podra solicitarse en perodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados para posibles contingencias. - Publicidad, propaganda y promocin. - Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones peridicas pues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflacin. La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Plan nico de Cuentas: - Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador (software) en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respectivamente. - Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el consumo. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til probable. - El impuesto de renta diferido, de naturaleza dbito por diferencias temporales, en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, segn la ndole de la deduccin o cuando desaparezcan las causas que la originaron. - Publicidad y propaganda, durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. - Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente. - Otros conceptos, durante el tiempo estimado de recuperacin de la erogacin o de obtencin de los beneficios esperados.

3.7 OTROS ACTIVOS Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de alguna de las cuentas de activo incorporadas en el Plan nico de Cuentas. En este grupo se incluyen activos no monetarios susceptibles de ser ajustados por inflacin tales como obras de arte, artesanas y libros adquiridos con el propsito de fomentar la actividad cultural y de investigacin; y activos monetarios como mquinas porteadoras y estampillas y bienes entregados en comodato. El desgaste de los bienes entregados en comodato, como consecuencia de su uso y del paso del tiempo, se debe registrar en una cuenta especial denominada "Amortizacin acumulada de bienes entregados en comodato", de acuerdo a la vida til asignada al respectivo bien mueble o inmueble. Pasivos 4.1 INTRODUCCIN El pasivo, por definicin expresa del decreto 2650 de 1993, es el conjunto de cuentas que representa las obligaciones contradas por el ente econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldos de naturaleza crdito. Los pasivos expresados en moneda extranjera el ltimo da del mes o ao, se ajustan con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse. Los pasivos en UPAC o con pacto de reajuste registrados en el ltimo da del perodo se ajustan con base a la cotizacin de la UPAC para esa fecha o en el respectivo pacto de reajuste, contabilizndolo como mayor valor del pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse. Los pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros se debern ajustar por inflacin. Al pasivo, en lneas generales, se le ha clasificado en dos grandes grupos: pasivo corriente y pasivo a largo plazo. La anterior clasificacin es adecuada para los pasivos reales, que pueden ser, a su vez, pasivos determinados o pasivos estimados, tambin denominados provisiones. De otra parte, pueden existir pasivos contingentes que, por definicin, son aquellos que pueden llegar a convertirse o no en pasivos reales pudiendo ser, tambin, determinados o estimados.

4.2 PASIVO CORRIENTE Normalmente, los pasivos con vencimiento inferior a un ao se consideran como pasivos corrientes o a corto plazo. Esta clasificacin es muy importante para efectos del clculo del capital neto de trabajo y para la confeccin del estado de cambios en la situacin financiera. El pasivo corriente se jerarquiza en concordancia con los diferentes acreedores que financien a corto plazo las necesidades de recursos de la empresa. En nuestro pas el Plan nico de Cuenta incorpora las siguientes cuentas: obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar, impuestos, gravmenes y tasas, obligaciones laborales, diferidos, otros pasivos, pasivos estimados, provisiones, bonos y papeles comerciales. 4.3 OBLIGACIONES FINANCIERAS Las obligaciones financieras comprenden el valor de las deudas contradas por el ente econmico, mediante la obtencin de recursos provenientes de establecimientos de crdito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del pas o del exterior. Tambin incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. Las obligaciones financieras representadas en moneda extranjera, en UPAC o con pacto de reajuste, se deben reexpresar de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. 4.4 PROVEEDORES Comprende el valor de las obligaciones por concepto de adquisicin de bienes o servicios para la fabricacin o comercializacin de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotacin del objeto social, tales como materia prima, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compras de energa. Las obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera se deben reexpresar en trminos de la moneda funcional, utilizando la tasa de cambio vigente en la fecha del cierre. La tasa de cambio vigente es la tasa representativa del mercado certificada por la Superintendencia Bancaria. Cuando se trata de obligaciones contradas bajo el sistema UPAC, el ajuste de la unidad de medida se efectuar con base en la cotizacin de la UPAC. 4.5 CUENTAS POR PAGAR En este rubro se agrupan las obligaciones por conceptos diferentes a proveedores y obligaciones financieras. Comprende, en consecuencia, cuentas corrientes comerciales con casa matriz, compaas vinculadas, ordenes de compra por utilizar, costos y gastos

por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalas por pagar, deudas con socios y accionistas, dividendos y participaciones por pagar, retencin en la fuente, retenciones y aportes de nmina, cuentas por devolver y acreedores varios. 4.6 IMPUESTOS, GRAVMENES Y TASAS Registra el valor de los tributos de carcter general y obligatorios a favor del estado por concepto de las liquidaciones privadas practicadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el perodo fiscal. Comprende, entre otros, los impuestos de renta y complementarios, IVA, Industria y Comercio, Licores, Cervezas y Cigarrillos, Valorizaciones, Turismo y el de Hidrocarburos y Minas. Clasificacin del Pasivo 5.1 OBLIGACIONES LABORALES Esta clase de pasivo hace referencia a los beneficios econmicos adicionales al salario que, por ley o en virtud de convenciones de trabajo o pactos colectivos, deben reconocer las empresas a sus trabajadores. Se les conoce bajo el nombre genrico de prestaciones sociales y ellas abarcan una gran diversidad de conceptos: cesantas, intereses sobre las cesantas, prima de servicios, vacaciones y pensiones de jubilacin, entre las ms importantes. 5.2 PASIVOS DIFERIDOS Normalmente esta clase de pasivos proviene de dos fuentes: a) diferencia en el impuesto sobre la renta y b) ingresos recibidos por anticipado. La primera situacin ocurre cuando, para propsitos fiscales, el momento de realizacin de un hecho econmico es diferente a la fecha de su causacin contable. Como consecuencia, surgen diferencias entre la utilidad contable y la renta lquida fiscal, a las cuales se les denomina diferencias temporales; y ellas son la causa de activos y pasivos diferidos. Las diferencias temporales terminan cuando se recupera el activo o el pasivo que las gener. El pasivo o activo por impuestos diferidos representa el incremento o la disminucin en los impuestos que se pagarn o dejarn de pagarse en perodos fiscales futuros como resultado de diferencias temporales y prdidas amortizables en los aos siguientes. En Colombia, podran definirse las siguientes categoras principales de diferencias temporales, que causan una contabilizacin de impuesto diferido: 1. Gastos o prdidas deducidos para efectos de la renta liquida gravable con anterioridad a su deduccin para propsitos contables y financieros. Por ejemplo, el empleo de alguna clase de depreciacin acelerada para la determinacin de la base gravable y el mtodo de lnea recta para la contabilidad.

2. Ingresos o ganancias incluidos en la declaracin de renta en perodos posteriores al de su registro contable. Tal es el caso de la renta bruta en ventas a plazos, que para efectos fiscales se relaciona con los ingresos efectivamente recibidos y para efectos contables su causacin se realiza en el momento en que nazca el derecho al cobro aunque este no se haya realizado. 3. Gastos o prdidas deducidos fiscalmente, con posterioridad a su deduccin de las utilidades contables, como en el caso de los impuestos diferentes a renta que slo se deducen los efectivamente pagados ms no los estimados para la vigencia aunque se paguen en el futuro. Este hecho es muy comn en el impuesto de industria y comercio en aquellos municipios cuyo perodo fiscal es de un ao. Los pasivos por impuestos diferidos se evalan al cierre de cada perodo contable, para ajustar su saldo teniendo en cuenta los cambios en las partidas de las diferencias temporales acumuladas, las modificaciones a la tarifa del impuesto sobre la renta y complementarios y a otros cambios en la legislacin tributaria. 5.3 OTROS PASIVOS Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones contradas en el desarrollo de actividades que, por su naturaleza, no pueden ser incluidas apropiadamente en los dems grupos del pasivo. Incluye sumas recibidas a ttulo de anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos especficos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados que han de ser aplicados con la facturacin o cuenta de cobro respectiva. As mismo, registra el valor de las sumas recaudadas para garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales, de servicios, de los fondos para proyectos, inversiones especficas y otras afines. Tambin en ste grupo se contabilizan los ingresos recibidos para terceros, las cuentas de operacin conjunta, las retenciones a terceros sobre contratos, los embargos judiciales, las cuentas en participacin y todas aquellas otras transacciones que, por su naturaleza, no pueden ser incluidas apropiadamente en otras cuentas especficas del pasivo. 5.4 PASIVOS ESTIMADOS Son obligaciones adquiridas, pero cuyo valor total es an incierto en la fecha del balance. Esta clase de pasivos tiene las mismas caractersticas de las dems deudas y nicamente se diferencia en que el monto se estima con anterioridad a su pago y cuando ste acaece se debe elaborar un documento de ajuste, para igualar el registro contable con la suma efectivamente pagada. Como ejemplo de esta clase de pasivos, puede mencionarse la provisin para el pago de impuestos o la causacin de algunos tipos de prestaciones sociales.

Como a veces las normas tributarias que regulan el impuesto sobre la renta establecen que el ejercicio en que se registra un hecho econmico sea diferente del ejercicio en que dicho hecho es contabilizado, se generan algunas diferencias entre la utilidad contable y la renta lquida fiscal y como, adems, la declaracin de renta se presenta varios meses despus del cierre del ejercicio, el monto definitivo del impuesto a cargo debe ser estimado para poder elaborar el balance y dems estados financieros. Por ello, aunque exista la obligacin, a 31 de Diciembre, de pagar en el futuro el respectivo gravamen, su valor definitivo slo se conocer posteriormente, cuando se definan los ingresos no gravados fiscalmente y los costos y gastos no deducibles o con alguna clase de limitacin, adems de otros beneficios como los descuentos tributarios o los ingresos sometidos al rgimen especial de ganancias ocasionales. Todo lo cul puede hacer variar el monto del pasivo inicialmente registrado. 5.5 PROVISIONES Comprende los valores provisionados por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios y servicios, as como para atender acreencias laborales no consolidadas, determinadas en virtud de la relacin de la empresa con sus trabajadores. Igualmente, se incluyen aqu multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento. 5.6 BONOS Y PAPELES COMERCIALES Comprende los valores recibidos por la empresa por concepto de emisin y venta de bonos ordinarios o convertibles en acciones, as como los papeles comerciales definidos como valores de contenido crediticio emitidos por empresas comerciales, industriales y de servicios con el propsito de financiar capital de trabajo. As mismo, este grupo incluye los denominados bonos pensionales y ttulos pensionales, originados en la expedicin de las normas sobre seguridad social. 6.1 PASIVO A LARGO PLAZO El pasivo a largo plazo est representado por las deudas cuyo vencimiento sea mayor a un ao o al ciclo normal de operaciones de la empresa, si este es superior. La parte de los pasivos a largo plazo normalmente obligaciones financieras e hipotecarias que se estima se va a cancelar dentro de los doce meses siguientes o dentro del ciclo normal de operaciones, se convierte en un pasivo corriente y, en consecuencia debe reclasificarse para efectos de su presentacin en los estados financieros. Es indispensable informar, ya sea en el cuerpo del balance o en notas a los estados financieros, todas las garantas otorgadas en la adquisicin de pasivos. En el caso del pasivo a largo plazo, este debe publicarse con tanto detalle como sea necesario, describiendo la naturaleza de cada uno de los prstamos que lo conformen, el

vencimiento, las tasas de inters y las garantas o gravmenes respectivos. Si no fuere practico detallar esta informacin en el mismo cuerpo del balance, se hace en una nota a los estados financieros, tal y conforme se explica ms abajo. 6.2 BONOS ORDINARIOS Y CONVERTIBLES EN ACCIONES En nuestro pas, y con mayor fuerza durante los ltimos aos, la emisin de obligaciones por concepto de bonos ordinarios o convertibles en acciones ha venido en auge constituyndose as en un tpico pasivo a largo plazo, pues la fecha de redencin de dichos bonos, normalmente excede el plazo de un ao. En este caso, es decir cuando existan bonos u obligaciones en circulacin debe informarse las caractersticas de la emisin, incluyendo el monto de la misma, nmero de bonos en circulacin, valor nominal de las obligaciones, derechos y forma de redencin, garantas, vencimiento y tasa de inters, entre otros aspectos. En caso de bonos obligatoriamente convertibles en acciones (BOCEAS), se debe informar acerca del tipo y forma de conversin. 6.3 PASIVOS CONTINGENTES En el curso normal de sus operaciones, se llevan a cabo, en la empresa, un gran nmero de transacciones relacionadas con las actividades propias del negocio y, simultneamente, se ve afectada por hechos econmicos externos que, algunas veces, escapan a cualquier control. A esta incertidumbre o riesgo, inherente en las transacciones y eventos que afectan a una entidad, se le conoce bajo el nombre de contingencia, que significa en trminos contables una condicin, situacin o conjunto de circunstancias que involucran un cierto grado de incertidumbre que puede resultar, a travs de la consumacin de un hecho futuro, en la adquisicin o la prdida de un activo o en el origen o cancelacin de un pasivo y que generalmente trae como consecuencia una utilidad o una prdida. De acuerdo con el principio de realizacin, debe intentarse la cuantificacin razonable, en trminos monetarios, de las contingencias, para darles forma y efecto en los estados financieros. Cuando tal cuantificacin no sea posible, la existencia de la contingencia debe divulgarse a travs de notas sobre los estados financieros, para dar cumplimiento al principio de revelacin suficiente. Para efectos de cuantificacin, se pueden clasificar las contingencias en los siguientes grupos: 1. Las de carcter repetitivo, que son susceptibles de medicin razonablemente aproximada en su conjunto, a travs de la experiencia o de la probabilidad emprica o estadsticamente establecida de su ocurrencia. Como ejemplos de estas contingencias se pueden mencionar : a) Irrecuperabilidad de cuentas por cobrar. b) Obsolescencia y lento movimiento de inventarios.

c) Garantas de servicio de productos. d) Costo probable asignable a cada ejercicio de planes de pensiones, jubilaciones, indemnizaciones, primas y otras prestaciones diferidas que se concedan al personal, sujetas al cumplimiento de una condicin futura. e) Efecto probable, asignable a cada ejercicio, del impuesto sobre la renta cuyo pago se difiere o se anticipa en virtud de diferencias compensables entre la utilidad contable y la renta lquida fiscal. f) Otorgamiento de garantas por aval o descuento de documentos por cobrar. 2. Las de carcter aislado en las que, en un momento dado, existen elementos de juicio, estimacin u opinin que permiten medir dentro de lmites razonables su resultado probable. Los ejemplos ms comunes de este tipo de contingencias son los litigios, reclamaciones de impuestos y otros asuntos de naturaleza semejante, como las demandas laborales y cuyo resultado probable pueda estimarse razonablemente. La anterior clasificacin de las contingencias indica claramente que, para cumplir el principio de realizacin, es indispensable que el resultado de la estimacin razonable que sobre ellas se ha podido hacer quede reflejado en los estados financieros cuando da lugar al surgimiento de un costo o de una prdida. Por otra parte, el criterio de prudencia requiere que normalmente no se reconozcan activos e ingresos o utilidades contingentes, sino que su incorporacin en los estados financieros slo ocurra cuando exista certeza prcticamente absoluta sobre su realizacin. Por las razn expuestas, los estados financieros normalmente deben incluir provisiones o estimaciones razonablemente determinadas para contingencias cuantificables, como las mencionadas en prrafos anteriores. Como ejemplos adicionales, pueden sealarse como contingencias no cuantificables, los siguientes : a) Compromisos de compra o venta a futuro en un mercado fluctuante o inestable. b) Garantas otorgadas sobre nuevos productos en los que no se tenga experiencia alguna para el clculo de una estimacin apropiada. c) Requerimientos para el pago adicional de impuestos y sanciones. d) Inversiones a largo plazo, como compra de acciones en compaas subsidiarias o gastos de investigacin y desarrollo, cuyo resultado futuro sea aleatorio representando un problema, su correcta valuacin en un determinado momento.

Patrimonio 7.1 INTRODUCCIN El patrimonio, tambin conocido como capital contable, agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total con el pasivo externo, producto de los recursos netos que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios, es decir, por transacciones y otros eventos y circunstancias que afectan a la empresa. Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el supervit de capital, reservas, la revalorizacin del patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de inters social, los resultados del ejercicio y de ejercicios anteriores y el supervit por valorizaciones. De acuerdo a su origen, el patrimonio est conformado por el capital contribuido y el capital ganado. El primero de ellos, lo forman los aportes de los dueos, el supervit de capital y las donaciones recibidas por la entidad. En tanto que el capital ganado corresponde al resultado de las actividades de operacin realizadas en el giro ordinario de los negocios y de otros eventos o circunstancias que lo afecten. Anualmente o en forma acumulativa mensual se deben ajustar por inflacin todas las cuentas del patrimonio. 7.2 CLASIFICACIN De acuerdo con su definicin, y bajo los parmetros incorporados en el Plan nico de Cuentas, los conceptos que generalmente incluye el patrimonio son los siguientes: Capital contribuido Capital social Prima en colocacin de acciones Donaciones Supervit de capital Capital ganado Reservas obligatorias estatutarias y ocasionales Revalorizacin del patrimonio Resultados del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Supervit por valorizaciones El capital social comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, compaas o aportantes, ponen a disposicin de la entidad mediante cuotas, acciones, monto asignado o valor aportado,

respectivamente, de acuerdo con las escrituras pblicas de constitucin o reformas, suscripcin de acciones segn el tipo de sociedad, asociacin o negocio. En el caso de las sociedades annimas, el capital social estar constituido por: El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pblica de constitucin o en sus reformas. El capital por suscribir, conformado por el capital autorizado menos el valor total de las acciones suscritas. El capital suscrito, constituido por el valor que se obligan a pagar los accionistas en la suscripcin de las respectivas acciones. La prima en colocacin de acciones, cuotas o partes de inters social es el mayor importe pagado por el accionista o socio sobre el valor nominal de la accin o aporte, o sobre el costo, en el evento que corresponda a la recolocacin de acciones, cuotas o partes de inters, previamente readquiridas. Las donaciones correspondern a los valores acumulados que la entidad ha recibido por concepto de donaciones de bienes y valores. La ltima partida del capital contribuido, es decir el supervit de capital est conformado por las siguientes cuentas: crdito mercantil y Know How, que corresponden a la contrapartida de los intangibles definidos cuando se estudio el activo, en la parte pertinente. Por su parte, dentro del capital ganado, las reservas registran los valores apropiados de las utilidades lquidas, conforme a mandatos legales, con el propsito de proteger el patrimonio social. Se incluyen conceptos tales como reserva legal, reservas por disposiciones fiscales y reservas para readquisicin de acciones o cuotas de inters social, para el caso de las sociedades de responsabilidad limitada. La reserva legal corresponde a la apropiacin de por lo menos el diez por ciento de las utilidades lquidas de cada ejercicio, hasta completar el 50 por ciento del capital social (de este lmite en adelante, podr seguirse incrementando la reserva legal, pero ya no ser bajo el carcter de obligatoria sino voluntariamente). Las reservas para readquisicin de acciones y de cuotas o partes de inters social corresponden al valor apropiado de las utilidades netas, para cubrir en su totalidad la adquisicin de las mismas. Las reservas estatutarias son las partidas apropiadas de acuerdo con lo contemplado en los estatutos sociales. Las reservas ocasionales, son los valores deducidos de las utilidades netas, ordenadas por el mximo rgano social, para fines especficos y plenamente justificados y slo sern obligatorias para el ejercicio en el cul se ordenen, pudindose cambiar su destinacin o distribuirlas cuando resulten innecesarias.

Cuentas de Orden 8.1 INTRODUCCIN Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos o posibles obligaciones que afecten la estructura financiera del ente econmico. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de activos, pasivos y patrimonio, informacin gerencial o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos, pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias 8.2 REGISTRO En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas: 1) Se deben contabilizar bajo "cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. 2) Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos de se relacionen con posibles obligaciones. 3) Los diferentes concepto deben agruparse en cuentas especficas, segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra, respectiva. 4) Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de prdidas contingentes que, de acuerdo con las normas tcnicas pertinentes, exigen la creacin de provisiones. 5) Tratndose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales. 6) Al finalizar cada perodo o cada mes, segn el caso, para reconocer el efecto de la inflacin, se deben ajustar las cuentas de orden no monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por contra. 8.3 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS En consecuencia, las cuentas de orden se clasifican en: 1. Cuentas de orden deudoras; y 2. Cuentas de orden acreedoras. Dentro de las cuentas de orden deudoras se pueden mencionar: derechos contingentes, como litigios, demandas y promesas de compraventa; deudoras fiscales, para registrar las diferencias entre el valor de las cuentas del activo, segn la contabilidad y aquellas incluidas en la declaracin de renta; deudoras de control, tales como bienes recibidos en

arrendamiento o leasing operativo (por cuanto el arrendamiento o leasing financiero debe contabilizarse dentro del grupo de activos fijos), ttulos de inversin no colocados, activos fijos totalmente depreciados, agotados o amortizados, crditos a favor no utilizados, activos castigados por haber sido considerados incobrables o perdidos; ttulos de inversin amortizados y capitalizacin por revalorizacin del patrimonio. Cada uno de estos grupos tiene su correspondiente cuenta de orden deudora por contra, cuya naturaleza debe ser de saldo crdito. 8.4 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Por su parte, las cuentas de orden acreedoras agrupan, entre otros, los siguientes conceptos: responsabilidades contingentes, que tengan relacin con bienes y valores recibidos en custodia, en garanta y de terceros, litigios, demandas, promesas de compraventa, contratos de administracin delegada y cuentas en participacin; acreedoras fiscales que comprende el valor de las diferencias existentes entre las cuentas de pasivo y patrimonio, registradas contablemente, y las incluidas en la declaracin de renta, entre las cuales se pueden mencionar las originadas por depreciaciones, diferidos y diferencias en la cuenta de correccin monetaria; acreedoras de control, como los contratos de arrendamiento o leasing operativo; y ajustes por inflacin al patrimonio fiscal. Tambin para esta clase de cuentas de orden, existen sus correspondientes registros por contra, de naturaleza dbito. Balance General

De acuerdo a las clasificaciones explicadas en este captulo, el estado financiero conocido como balance general podra presentarse ante la administracin de la empresa y ante terceras personas, especialmente si se le requiere para su anlisis y evaluacin ms o menos con el siguiente esquema:

BALANCE GENERAL ACTIVO Activo corriente Disponible Inversiones temporales Deudores clientes Deudores varios Inventarios Gastos anticipados Total activo corriente Estimados y provisiones Inversiones permanentes Costo Valorizacin Bonos y papeles comerciales Total pasivo corriente PASIVO Y PATRIMONIO Pasivo corriente Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Impuestos y gravmenes Obligaciones laborales Diferidos Otros pasivos

Total inversiones permanentes Activo Fijo Costo Depreciacin acumulada Valorizaciones Total activo fijo Bonos o deuda emitida Pasivos contingentes Activo diferido Costo Total pasivo no corriente Amortizacin acumulada Total activo diferido Patrimonio Capital social Activo intangible Costo Amortizacin acumulada Total activo intangible Otros activos Total activo no corriente TOTAL DEL ACTIVO TOTAL PASIVO PATRIMONIO Y Utilidad del ejercicio Supervit valorizacin Total patrimonio Reservas Revalorizacin patrimonio Utilidades acumuladas Total pasivo Pasivo no corriente Pensiones de Jubilacin Obligaciones Financieras Obligaciones hipotecarias

Notas a los Estados Financieros 10.1 INTRODUCCIN Con el propsito de enmarcar los estados financieros dentro del principio de revelacin suficiente, el decreto reglamentario de la contabilidad mercantil, exige que el balance general incluya toda clase de informacin para que el lector pueda formarse un mejor criterio de la situacin financiera, actual y futura, de la empresa y de sus resultados de operacin. Por ello, la normativa que rige los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia precepta que las notas a los estados financieros son aplicables a los de propsito general; pero que, sin embargo, deben observarse para preparar y presentar otros estados financieros, siempre que fueren apropiadas; as mismo, ellas son aplicables a elementos o partidas materiales, es decir a las que tienen importancia significativa para la evaluacin de la situacin financiera de la empresa y sus resultados; y que, como

presentacin de las prcticas contables y revelacin de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las notas a los estados financieros deben preparase por los administradores, con sujecin a las reglas que se transcriben en el apndice de ste captulo 10.2 ANLISIS DE NOTAS I 1) Cada nota debe aparecer identificada mediante nmeros o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos. 2) Cuando sea prctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros. 3) Las notas iniciales deben identificar el ente econmico, resumir sus polticas y practicas contables y los asuntos de importancia relativa. 4) Las notas deben ser presentadas en una secuencia lgica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros. 10.3 ANLISIS DE NOTAS II

En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado, como mnimo, la naturaleza y cuanta de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles nfasis o subsidiariamente en notas: 1) Ente econmico: Nombre, descripcin de la naturaleza, fecha de constitucin, actividad econmica y duracin de la entidad reportante. 2) Fecha de corte o perodo al cual corresponda la informacin. 3) Principales polticas y prcticas contables, tasas de cambio o ndices de reajuste o conversin utilizados, con expresa indicacin de los cambios contables que hubieren ocurrido de un perodo a otro, indicando su naturaleza y justificacin, as como su efecto, actual o prospectivo, sobre la informacin contable. Los cambios contables pueden ser: a) En un principio contable por otro generalmente aceptado.

b) En un estimado contable, que resulta como consecuencia de nueva informacin o experiencia adicional al evaluar eventos futuros que afectan las estimaciones iniciales y, c) En la entidad reportante,causado por cambios de los entes involucrados al preparar estados financieros consolidados. 4) Principales clases de activos y pasivos, clasificados segn el uso a que se destinan o segn de realizacin, exigibilidad o liquidacin, en trminos de tiempo y valores. Para el efecto se entiende como activos o pasivos corrientes aquellas sumas que sern realizables o exigibles, respectivamente, en un plazo no mayor a doce meses, as como aquellas que sern realizables o exigibles dentro de un mismo ciclo de operacin en aquellos casos en que el ciclo normal sea superior a doce meses, lo cual debe revelarse. Se deben revelar por separado los activos y pasivos mantenidos en unidades de medida distintas de la moneda funcional. 5) Costo ajustado, gastos capitalizados, costo asignado y mtodos de medicin utilizados en cada caso. La depreciacin, agotamiento y amortizacin se deben presentar, siempre que sea pertinente asociado con el activo respectivo, revelando el mtodo utilizado para asignar el costo, la vida til y el monto cargado a los resultados del perodo. 6) Restricciones o gravmenes sobre los activos, segregando aquellos que no puedan utilizarse o consumirse, indicando los valores y deudas garantizados. 7) Activos y pasivos descontados sujetos a devolucin o recompra, junto con las garantas correspondientes y las posibles contingencias. 8) Primas o descuentos causados pendientes de amortizar, que se deben presentar aumentando o disminuyendo el activo o pasivo correspondiente. 9) Valorizaciones y provisiones por cada rubro. Las valorizaciones se deben presentar por separado del costo, revelando en notas su composicin, las provisiones se deben presentar como una disminucin del activo respectivo. 10) Transacciones con partes relacionadas: Activos, pasivos y operaciones realizadas con vinculados econmicos, propietarios y administradores, con descripcin de la naturaleza de la vinculacin, as como el monto y condiciones de las diferentes partidas y transacciones. 11) Principales clases de ingresos y gastos, con indicacin del mtodo utilizado para determinarlos y las bases utilizadas. 10.4 ANLISIS DE NOTAS III

12) Partidas extraordinarias, esto es, aqullas de cuanta significativa, naturaleza diferente de las actividades normales del negocio y ocurrencia infrecuente, con indicacin de su efecto en la determinacin de los impuestos aplicables. 13) Errores de ejercicio anteriores, con indicacin en nota de su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos. 14) Operaciones descontinuadas, con detalle de sus activos, pasivos y resultados. 15) Eventos posteriores. Se deben revelar los hechos econmicos realizados luego de la fecha de corte, que puedan efectuar la situacin financiera y las perspectivas del ente econmico tales como: a) b) c) d) Prdidas resultante del incendio, inundacin y otros desastres. Emisin de acciones y bonos o venta de cuotas de inters social. Compra de un negocio o venta de un segmento del negocio. Eventos o cambios de circunstancias que alteren las bases utilizadas para estimar las contingencias. e) Incumplimiento contractuales. f) Cambios de las normas legales aplicables al ente o a sus operaciones. 16) Factores, tales como operacin a prdida o imposibilidad de obtener recursos o ingresos suficientes, que hagan incierta la continuidad de las operaciones, con descripcin de sus posibles consecuencias, las circunstancias mitigantes y los planes de la administracin para enervar esas situaciones. 17) Compromisos especiales relativos a transacciones y operaciones futuras que puedan tener un efecto importante, adverso o favorable a los intereses de la entidad reportante, con indicacin de su valor. 18) Otras contingencias eventuales o remotas. 19) Conciliacin entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable y entre la cuenta de correccin monetaria contable y la fiscal, con indicacin de la cuanta y origen de las diferencias y su repercusin en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de perodos anteriores que incidan en la determinacin del impuesto, en la conciliacin deber indicarse tal circunstancia. 20) Siempre sean pertinentes, ndices de solvencia, rendimiento eficiencia y liquidez, as como la ganancia o prdida neta por unidad de aporte en circulacin. 21) Si fuere el caso, se debe revelar la manera como se hubiere reconstruido la contabilidad. No pueden hacerse compensaciones de saldos deudores o acreedores originados por operaciones de diferente origen, salvo que tales compensaciones se hubieren realizado de conformidad con la ley o el contrato respectivo.

10.5 ANLISIS DE NOTAS IV

En adicin a lo dispuesto en la norma general sobre revelaciones, a travs del balance general o subsidiariamente en notas se deben revelar la naturaleza y la cuanta de: 1) Principales inversiones temporales y permanentes, con indicacin de su valor de realizacin. Cuando se trate de inversiones mediante las cuales se subordine otro ente, se indicar adicionalmente el porcentaje de participacin que cada una de ellas represente, el mtodo utilizado para su contabilizacin y las utilidades recibidas. 2) Principales clases de cuentas y documentos por cobrar, con indicacin del movimiento de la provisin para incobrables. Tratndose de cuentas y documentos a largo plazo, se deben indicar los valores recuperables en cada uno de los cinco aos siguientes y las tasas de inters aplicables. 3) Principales clases de inventarios, mtodo y bases de valuacin provisiones por cada clase, con indicacin de las originadas en prdidas poco usuales o en prdidas acumuladas sobre compromisos de compras en firme. 4) Activos recibidos a ttulo de leasing clasificados segn la naturaleza del contrato y el tipo de bienes con indicacin, para cada caso del plazo acordado, el nmero y el valor de los cnones pendientes y el monto de la opcin de compra respectiva. 5) Activos no operativos o puestos en venta. 6) Obligaciones financieras, con indicacin del monto del principal; intereses causados; tasas de inters; vencimientos; garantas; condiciones relativas a dividendos, capital de trabajo; etc.; instalamentos de deuda pagaderos en cada uno de los prximos cinco aos y obligaciones en mora y compromisos que se espera refinanciar. 7) Obligaciones laborales y pensiones de jubilacin, con indicacin de sus clases y cuantas. Tratndose de pensiones se debe revelar el nmero de personas cobijadas, el mtodo actuarial usado, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas. 8) Financiamiento a travs de bonos, caso en el cual se debe indicar: a) b) c) d) e) f) g) h) Valor nominal. Primas y descuentos. Carcter de la emisin. Monto total tanto como autorizado como emitido. Plazo mximo de redencin. Tasa de inters y forma de pago. Garantas y, Estipulaciones sobre su cancelacin.

9) En el financiamiento mediante bonos obligatoriamente convertibles en acciones se debe revelar adems de la informacin indicada en el numeral anterior, la siguiente : a) b) c) d) El nmero de acciones en reserva disponibles para atender la conversin. Bases utilizadas para fijar el precio de conversin. Condiciones para conversin y, Aumento del capital suscrito originadas en conversiones realizadas durante el ejercicio.

10) Origen y naturaleza de las principales contingencias probables. 11) Capital proyectado, comprometido y pagado, con indicacin de sus clases y explicacin de los derechos preferenciales; primas en colocacin; aportes readquiridos o amortizados con informacin de su cantidad, valor nominal y costo de readquisicin o amortizacin. 12) Utilidades o excedentes apropiados y no apropiados.Revalorizacin o desvalorizacin del patrimonio. 13) Dividendos, participaciones o excedentes por pagar en especie. 14) Preferencias y otras restricciones existentes sobre distribucin de utilidades. En cuanto a remesas de las mismas al exterior se debe indicar el efecto impositivo. 15) Desglose de rubros distintos de los anteriores que equivalgan al ms del 5% del activo total. 10.6 ANLISIS DE NOTAS V

En adicin a lo dispuesto en la norma general sobre revelaciones, a travs del estado de resultados o subsidiariamente en notas, se deben revelar: 1) Ingresos brutos, con indicacin de los generados por la actividad principal, asociados con sus correspondientes devoluciones, rebajas y descuentos. 2) Monto o porcentaje de los ingresos percibidos de los tres principales clientes, o de entidades oficiales, o de exportaciones, cuando cualquiera de estos rubros represente en su conjunto ms de 50 % de los ingresos brutos menos descuentos o individualmente ms de 20% de los mismos. 3) Costo de ventas. 4) Gastos de ventas, de administracin, de investigacin y desarrollo, con indicacin de los conceptos principales. 5) Ingresos y gastos financieros y correccin monetaria, asociados aqullos con sta.

Estado de Resultados 13.1 INTRODUCCIN Las expectativas de los inversionistas que destinan parte de sus recursos y esfuerzos en actividades productivas, a travs de la creacin de empresas, giran en torno a la consecucin de utilidades o ganancias, lo cul, normalmente, se puede obtener de dos maneras : a) como una retribucin peridica a ttulo de dividendo o participacin que proviene de las operaciones corrientes de la compaa u organizacin; y b) como un aumento en el valor aportado para la formacin de dicha empresa, es decir, como un enriquecimiento logrado por la valorizacin de los activos patrimoniales del ente econmico. El estado financiero que rene y sintetiza los resultados operacionales, producto de las transacciones econmicas y de las actividades desarrolladas por la empresa, determinando el valor ms importante del ciclo contable, es decir la utilidad o prdida obtenida en un ejercicio, se llama estado de resultados. El estado de resultados, tambin conocido como estado de prdidas y ganancias o estado de ingresos y egresos, detalla los ingresos por ventas y otras actividades propias del negocio y los costos y gastos de administracin, ventas, financieros y otros conceptos, en que se incurre durante un ejercicio comercial, por lo general de un ao. La diferencia entre el total de ingresos y el total de costos y gastos durante este perodo conforma la utilidad o prdida del ente econmico. Sin embargo, el hecho de que exista un perodo contable definido por las normas que regulan las actividades comerciales, no impide que las compaas puedan y en algunos casos deban hacerlo en forma obligatoria presentar estados financieros intermedios con el objetivo de publicar reportes parciales para socios o accionistas, para la casa matriz o para, como ya se ha mencionado, algunos organismos gubernamentales. Dichos estados financieros intermedios pueden ser semestrales, trimestrales o mensuales. En Colombia, por ejemplo, a las compaas inscritas en el Registro Nacional de Valores se les exige la presentacin de estados financieros trimestrales y a las entidades del sector financiero, estados mensuales que deben ser enviados a la Superintendencia Bancaria, entidad oficial encargada de su control y vigilancia. 13.2 PRINCIPOS DE CONTABILIDAD Tal y como ocurre con el balance general, la preparacin del estado de resultados se rige por algunos de los principios de contabilidad enumerados en el primer captulo de ste texto, especialmente por los de asociacin y realizacin. Segn el principio de asociacin debe procurarse que exista una relacin directa entre los ingresos registrados en cada perodo y los costos y gastos incurridos para producirlos. De esta manera, al contabilizar ingresos por ventas, se debe hacer una adecuada asignacin de los costos y gastos atribuibles a los activos y a los resultados del perodo contable,

entendindose como costos los incurridos directa o indirectamente en la adquisicin o produccin de un bien y, como gastos, los relacionados con la administracin, venta, investigacin y financiacin. Por su parte, el principio de realizacin establece que el ingreso slo debe ser reconocido cuando se realiza; es decir, cuando hay plena certeza de que l se va a obtener, mediante el pago en efectivo o por cualquier otro medio equivalente a un pago. Esto implica que, as no se haya perfeccionado la transferencia de la propiedad, el ingreso debe registrarse contablemente cuando los bienes se transfieran y se elabore una factura o documento de cobro equivalente. Puede ocurrir que cuando se perfecciona la transaccin an no se sepa con certeza si se va a recibir el pago o no, bien porque los productos o servicios puedan ser devueltos o rechazados o porque el cliente, por incapacidad econmica o cualquier otra razn, no atienda la obligacin adquirida. Sin embargo, al momento de acordar la venta se debe partir de la premisa de que la operacin es lo suficientemente segura como para que sea considerada como un ingreso realizado. El problema de la cobranza corresponde a otra fase del proceso administrativo de las empresas. Este mismo principio conlleva a que el clculo de las ganancias o prdidas de una empresa se determine como el resultado neto de los cambios en la participacin de los socios o accionistas y no necesariamente por las variaciones que ocurran en la cuenta de efectivo aunque, eventualmente, dichas variaciones puedan coincidir. Por ejemplo, si se venden a crdito productos o mercancas por valor de $1.000 y su costo se establece en $600, la compaa registrar una ganancia de $ 400, que es un aumento en la participacin de los propietarios, a pesar de que, a la cuenta de caja o bancos, no haya ingresado ningn valor. De la misma manera, el patrimonio de los propietarios podra no verse afectado, a pesar de que haya un movimiento en las cuentas de caja o bancos; tal y como podra ocurrir con la adquisicin de crditos en los cuales ingresara el efectivo correspondiente y, simultneamente, se registrara un pasivo y aunque el balance se mantiene, no habra utilidad alguna para los socios o accionistas. Un problema similar a la diferencia entre ingresos y entradas de efectivo se presenta con los gastos y desembolsos de dinero. Los desembolsos son salidas de caja, en tanto que los gastos son disminuciones en la participacin de los socios o accionistas, que pueden ir acompaados o no de un desembolso en efectivo. Normalmente, un gasto se clasificar como tal cuando se establezca una relacin directa con la renta producida en el perodo, haya sido efectivamente pagado o no, y se registrar como activo aquella parte que se espere genere beneficios en perodos futuros. Otra regla bsica, aunque no contemplada en los actuales principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, es la que tiene que ver con el concepto de uniformidad, la cual seala que, en la elaboracin de los estados financieros deben seguirse, en el tiempo, los mismos procedimientos de cuantificacin y darse aplicacin a idnticos principios y reglas, de un perodo a otro, con el propsito de poder conocer la evolucin del ente econmico mediante el anlisis de sus estados financieros e identificar su posicin relativa, a travs de la comparacin con estados de otras empresas del sector o

que desarrollen actividades similares. Por ello, cuando haya cambios que afecten la comparabilidad de la informacin, es necesario mencionarlo explcitamente en notas a los estados financieros, indicando el efecto que dicho cambio produce en los resultados de la empresa. Por ejemplo, las empresas tienen la opcin de emplear diferentes mtodos de depreciacin de activos fijos, como el de lnea recta, reduccin de saldos o unidades de produccin, pudiendo adoptar cualquiera de ellos; pero deber decirlo explcitamente si cambia de un mtodo a otro, en razn al impacto sobre las utilidades que se pueden generar. Lo mismo ocurre con los mtodos de valuacin de inventarios, que pueden efectuarse bajo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (ltimas en entrar, primeras en salir), promedio ponderado o retail. En pocas de inflacin, si no se registra contablemente el efecto de ste fenmeno econmico, la eleccin de uno u otro mtodo puede tener efectos importantes sobre el clculo de la utilidad ya que, por ejemplo, PEPS parte del principio de que las mercancas vendidas costaron menos que las valuadas mediante UEPS y, en consecuencia, el inventario estara valorizado a un precio superior. 13.3 ESQUEMA DE PRESENTACIN Esquemticamente, la aplicacin de los principios comentados, sealara el flujo procedimental que se explica a continuacin: de las ventas brutas se deducen las devoluciones y los descuentos otorgados, para obtener las ventas netas. A esta ltima cifra se le deduce el valor del costo de ventas, llegando as al concepto denominado utilidad bruta. Y a ella, se le deducen los gastos de administracin y ventas, para obtener la utilidad antes de ingresos y gastos no operacionales; por ello, cuando dicha utilidad neta se ve afectada por estos ltimos conceptos, se podr hablar de la utilidad antes de impuestos, de la cual se deduce la provisin para el tributo obteniendo as la utilidad neta distribuible, que puede ser entregada a los socios o accionistas o empleada para financiacin interna, a travs de reservas o para ambos propsitos.
CUADRO 5.1 ESTADO DE RESULTADOS RESUMIDO (Perodo comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre) Ventas brutas Devoluciones y rebajas Descuentos sobre ventas Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de ventas Gastos de administracin Utilidad de operacin Ingresos no operacionales Gastos no operacionales Utilidad antes de impuestos Provisin imporrenta Utilidad neta $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

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13.4 RENTA CONTABLE Y RENTA ECONMICA Contablemente, la renta o utilidad de un negocio se ha definido como el resultado (de ah el nombre de ste estado financiero) de restar a los ingresos, el total de los egresos (tcnicamente denominados costos y gastos causados). El saldo constituye la ganancia o la prdida obtenida en el lapso de tiempo considerado, el cul servir para determinar los impuestos a cargo del ente econmico, as como los dividendos a favor de los dueos del negocio, si es que los ingresos han sido mayores que los egresos. Pero dicho saldo residual, cuyo procedimiento de clculo fue considerado apropiado durante muchos aos no toma en cuenta factores importantes que estn influenciando los valores que en l intervienen. Uno de stos factores es la inflacin, cuyo efecto en la determinacin de las ganancias o prdidas "reales" no haba sido tenido en cuenta, pero que ya est siendo incorporado a los resultados econmicos de las empresas. Sin embargo, persisten errores conceptuales que producen el trnsito, de unas cifras desactualizadas (calculadas sobre valores histricos), a unos valores sobreestimados (que incluyen ganancias anticipadas o no realizadas). Esta definicin podra enmarcarse dentro del concepto de patrimonio financiero incorporado en el texto del decreto 2649 y que seala que "salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad o excedente se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflacin.". A su vez, el patrimonio financiero ha sido definido como aquella medida que pretende establecer, en dinero, un atributo monetario; se trata de conservar una cantidad determinada de poder adquisitivo. Pero existe tambin el concepto de capital fsico, mediante el cual se pretende conservar, no una cantidad determinada de poder adquisitivo, sino una capacidad operativa establecida y, por definicin, se asemeja al concepto de renta econmica, cuya comprensin es muy importante para cualquier clase de anlisis que se quiera realizar. En desarrollo de sta teora, la renta econmica puede definirse a partir de los estudios del economista J.R. Hicks como "...el valor mximo que una persona puede consumir a lo largo de una semana, y todava esperar "estar tan bien" al final de la misma como estaba al principio". De donde se puede concluir que la renta de un ente econmico no es slo la diferencia entre activos y pasivos, menos el patrimonio aportado al inicio del perodo, as estn todos ellos actualizados por efectos de la inflacin, tal y conforme lo aceptan las normas contables, sino que, adems, debe incorporar un elemento que permita asegurar que, si se retirara dicho excedente o renta, el patrimonio de la persona o empresa se conservar, por lo menos en el nivel que tena al iniciar el ejercicio comercial. Esto quiere decir que la calidad de la gestin y el valor que la comunidad asigne a una actividad particular, son elementos adicionales que se deben computar al determinar la renta "real" generada por una empresa. Si el valor de la empresa disminuye, al retirar las utilidades contables registradas, no podra hablarse con propiedad, de que dicho monto retirado haya sido, en verdad, una utilidad "real". Para que exista, econmicamente hablando, renta "real" la empresa deber estar tan bien, al final como al principio y esto

slo se logra determinando el valor "de mercado" de la empresa en ambos perodos; y eliminando de las utilidades contables aquellos factores que puedan provocar un demrito en la situacin patrimonial del ente, como pueden ser las denominadas en ste texto utilidades "ficticias" o "aparentes", que provienen de la ganancia por simple tenencia de activos. Lo ideal sera que, a travs de las utilidades contables, se puedan determinar las rentas econmicas y que stas sirvan como base para la distribucin de dividendos o participaciones. El propsito se lograra mediante una adecuada valorizacin de los bienes, medicin precisa del impacto de la inflacin en la determinacin del impuesto, creacin de reservas para preservacin del patrimonio y diseo de indicadores de gestin ms precisos. Utilidad Contable y Renta Lquida Gravable 14.1 INTRODUCCIN La utilidad contable de la empresa, como ya se explic, se estima como la diferencia entre los ingresos obtenidos y los costos y gastos causados, durante un perodo de tiempo determinado. Podra pensarse, entonces, que ste saldo residual es base para determinar los impuestos a cargo del ente econmico, por concepto de utilidades. Sin embargo, no siempre la utilidad contable es la misma renta lquida gravable. Existen algunos aspectos de carcter tributario que, eventualmente, pueden provocar diferencias entre los dos conceptos aqu analizadas. En efecto, el sistema fiscal vigente en el pas contempla que el impuesto de renta se calcule con base en la renta lquida gravable, que es el valor monetario sobre el cul se aplica la tarifa, para establecer el monto del tributo a pagar. En consecuencia, la determinacin de la renta lquida gravable es un proceso de depuracin de la base, a partir de la utilidad contable y comercial estimada antes de la provisin para impuesto de renta y complementarios, en el que intervienen aspectos econmicos, jurdicos y contables. De acuerdo con la ley fiscal, la renta lquida es la misma renta gravable, sobre la cul ha de aplicarse la tarifa vigente para determinar el impuesto, salvo las excepciones por ella misma establecidas. Dichas excepciones estn conformadas por los ingresos no constitutivos de renta, las rentas exentas, las deducciones fiscales, los costos y gastos no deducibles y los descuentos tributarios. Adems la legislacin tributaria contempla la posibilidad de estimar la base gravable por un sistema especial denominado "renta presuntiva", figura que parte del concepto econmico de que la utilidad de un contribuyente no puede ser inferior a un porcentaje predeterminado de los activos brutos o netos. Actualmente dicho porcentaje es del cinco por ciento sobre el denominado patrimonio lquido (activos menos pasivos) y del uno y

medio por ciento sobre el patrimonio bruto (total de activos). El valor que resulte mayor entre las dos operaciones mencionadas se compara con la renta lquida gravable ordinaria, calculada previa depuracin de las partidas conciliatorias que ya se mencionaron (ingresos no constitutivos de renta, deducciones fiscales y costos y gastos no deducibles). A su vez, al mayor valor resultante de estas dos cifras se le deducen las rentas exentas, para obtener la renta lquida gravable sobre la cul se aplica la tarifa vigente con el propsito de calcular el impuesto a cargo. 14.2 INGRESOS NO CONSTITUTIVOS DE RENTA Los ingresos no constitutivos de renta pueden definirse como aquellos ingresos que de no existir el tratamiento excepcional de la ley tributaria haran parte de la base gravable, para la determinacin del impuesto correspondiente. Estn conformados por aquellos ingresos provenientes de actividades en las cuales la poltica econmica de un pas puede mostrarse especialmente interesada, con el nimo de estimular o impulsar algn sector productivo o alguna zona geogrfica. Hoy da existe una gran variedad de ingresos no constitutivos de renta, entre los cuales cabe citar: La prima en colocacin de acciones, si se contabiliza como supervit de capital no susceptible de distribuirse como dividendo Las utilidades provenientes de la enajenacin de acciones de alta bursatilidad, realizada a travs de una bolsa de valores Los dividendos y participaciones distribuidos como no gravables por la sociedad que genera las respectivas utilidades La distribucin de utilidades en acciones o cuotas de inters social o su traslado a la cuenta de capital, producto de la capitalizacin de la cuenta de revalorizacin del patrimonio y de la prima en colocacin de acciones Componente inflacionario de los rendimientos financieros, para quienes no estn en la obligacin de practicar el sistema integral de ajustes por inflacin Las indemnizaciones por seguro de dao Los ingresos por concepto de gananciales El valor de los terneros nacidos y enajenados dentro del mismo ao Las indemnizaciones por destruccin o renovacin de cultivos y por control de plagas Las donaciones para partidos, movimientos y campaas polticas Como se ver a continuacin los ingresos no constitutivos de renta, aunque son interesantes portadores de beneficios tributarios, no se sitan en el nivel ms alto o importante de incentivos fiscales, como si lo podran estar las rentas exentas o los descuentos tributarios. 14.3 RENTAS EXENTAS Aunque el propsito de esta categora de ingresos es muy similar al buscado mediante los denominados ingresos no constitutivos de renta, las rentas exentas poseen una carac-

terstica especial que las hace muy atractivas para quienes realicen alguna actividad econmica que se enmarque dentro de sta definicin. En efecto, en tanto que los ingresos no constitutivos de renta se excluyen de las rentas ordinarias, calculadas antes de las deducciones a las cuales se tenga derecho, las rentas exentas disminuyen la renta lquida estimada bien sea bajo el procedimiento ordinario o por el sistema de renta presuntiva. Lo anterior quiere decir que, eventualmente, los ingresos catalogados como no constitutivos de renta podran perder su naturaleza de beneficio tributario en razn a, por ejemplo, que se tenga que determinar la renta gravable por el sistema de renta de presuntiva; mientras que las rentas exentas siempre van a beneficiar al contribuyente que las haya registrado as durante el ejercicio gravable de que se trate. Como ejemplo de rentas exentas podran citarse : Prestaciones sociales e intereses sobre las cesantas Indemnizaciones por seguros de vida Empresas editoriales constituidas como personas jurdicas y derechos de autor La Flota Mercante Grancolombiana Las nuevas explotaciones agropecuarias en las zonas de colonizacin de la orinoqua, la amazona, el choc y la guajira y en otras tierras no colonizadas, ubicadas en la actual frontera agrcola. Las empresas comunitarias Las rentas de los fondos ganaderos constituidos como sociedades annimas abiertas Prestacin de servicios pblicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energa elctrica, gas y telefona local o rural Las nuevas empresas agrcolas o ganaderas o los nuevos establecimientos industriales, comerciales o mineros establecidos en la zona del Nevado del Ruiz Empresas relacionadas con la seguridad social Ingresos obtenidos dentro de las zonas francas industriales de bienes y servicios, por usuarios y trabajadores

Algunas de las rentas exentas arriba descritas ya no tienen aplicacin en el pas, pero su naturaleza permite perfilar el concepto econmico que transmite el tratamiento preferencial otorgado por el estado bajo esta definicin, el cul se circunscribe a estimular una actitud empresarial en desarrollo de las polticas del estado. 14.4 DESCUENTOS TRIBUTARIOS La caracterstica esencial de los descuentos tributarios puede ubicarse en el hecho de que su valor no disminuye la renta gravable sino, directamente, el impuesto a pagar. En consecuencia posee los mismos beneficios adicionales de la rentas exentas pero, contrario a aquellas, el valor de los descuentos tributarios puede, en algunos casos, exceder econmicamente al que se obtendra si tuviese el tratamiento de renta exenta. Este hecho se origina porque, proporcionalmente, los descuentos tributarios (que se aplican como un porcentaje del valor sujeto al beneficio) pueden ser mayores que la tarifa del impuesto de

renta, que es el valor mximo al que se tendra derecho si a la partida en cuestin se le otorgara el tratamiento de renta exenta. Entre los descuentos tributarios de mayor relevancia, vale la pena citar: Certificados de reembolso tributario para exportadores Donaciones Inversiones para reforestacin Algunos impuestos pagados en el exterior Otorgados a empresas colombianas de transporte internacional Impuesto sobre las ventas pagado en adquisicin de activos fijos y en la importacin de maquinaria pesada para industrias bsicas.

14.5 DEDUCCIONES FISCALES Dentro de la gran variedad de beneficios tributarios contemplados en la legislacin colombiana, existen unos valores cuya importancia relativa los hace muy atractivos para las empresas, como elementos de planificacin fiscal y mecanismo de optimizacin del impuesto de renta a pagar. Se trata de aquellas partidas que, por decisin expresa del legislador, desgravan parte de la utilidad generada en las operaciones normales de una empresa o de un ente econmico aunque su valor no se haya registrado como gasto o prdida en el ejercicio fiscal en el cul se puede hacer uso del beneficio. Un caso tpico de las aqu denominadas "deducciones fiscales" lo constituye las inversiones realizadas por una empresa en otra, cuyas actividades giren en torno a un sector de especial inters para el estado, como puede ser el sector agrario, o el editorial o de una zona afectada por catstrofes naturales o por otras causas, o las exportaciones. Esta clase de inversiones, aunque se registra contablemente como un activo, puede ser deducida fiscalmente, en uno o ms aos, disminuyendo as la base gravable para el clculo del impuesto de renta. El congreso colombiano ha sido especialmente amplio en el otorgamiento de sta clase de beneficios tributarios, actitud que ha sido criticada pues, al parecer, la funcin reguladora de la actividad econmica que debera ejercer el estado, en forma directa, est siendo trasladada a los particulares a travs de ste mecanismo, con las consecuencias que sobre otras variables ello acarrea, tales como disminucin en los ingresos pblicos y el consiguiente incremento en el dficit fiscal que, a su vez, puede conducir a tasas de inflacin ms altas. Ejemplos de "deducciones fiscales" son: Prdidas fiscales sufridas en cualquier ao o perodo gravable Inversiones en nuevas plantaciones, riegos, pozos y silos para tratamiento y beneficio primario de los productos agrcolas

 Inversiones en construccin y reparacin de viviendas en el campo y que beneficien a los trabajadores, as como las inversiones en fundacin, ampliacin y mejoramiento de fincas rurales Inversiones en investigaciones cientficas o tecnolgicas El exceso de la renta presuntiva sobre la renta lquida calculada por el sistema ordinario En conclusin, stas partidas se suman a las dems deducciones a las cuales se tenga derecho, provenientes de costos y gastos debidamente contabilizados, afectando los ingresos gravables y generando una diferencia de carcter definitivo entre la renta comercial o contable y la renta lquida fiscal. 14.6 COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES Tambin como poltica, pero esta vez de desestmulo a ciertas actividades, los gobiernos limitan las posibilidades de deducciones para algunos costos o gastos en que se incurre, o bien irregularmente o bien en exceso a limites razonables desde el punto de vista comercial y econmico, y aunque ellos se encuentren debidamente registrados en los libros de contabilidad del contribuyente. Tal es el caso de los intereses por mora en el pago de los impuestos legalmente a cargo que, al convertirse en una sancin, mal podran ser aceptados como deduccin. En otros casos, la no deducibilidad de costos y gastos se impone ante el desconocimiento de requisitos exigidos por ley, como pueden ser la retencin en la fuente cuando se est obligado a practicarla, el pago del impuesto de timbre, o el no exigir el cumplimiento de formalidades en documentos oficialmente regulados, tales como la factura de venta. A ttulo ilustrativo, se transcriben a continuacin algunos casos de costos y gastos no deducibles: Costos originados en pagos realizados a vinculados econmicos no contribuyentes Compras efectuadas a quienes la administracin de impuestos nacionales hubiere declarado como proveedor ficticio o insolvente. La causacin de los impuestos de industria y comercio, vehculos, registro y anotacin y timbre (slo son deducibles los impuestos mencionados que efectivamente se hayan pagado durante el ao) Los intereses pagados a personas o entidades diferentes a aquellas vigiladas por la Superintendencia bancaria y que excedan de la tasa ms alta que se haya autorizado cobrar a los establecimientos bancarios El componente inflacionario de los intereses y dems costos y gastos financieros incluido el ajuste por diferencia en cambio, para quienes no estn sometidos al sistema integral de ajustes por inflacin Los costos o deducciones por expensas en el exterior que excedan del quince por ciento de la renta lquida computada antes de descontar tales costos o deducciones, con algunas excepciones

 Intereses y dems costos y gastos financieros, incluida la diferencia en cambio por concepto de deudas que por cualquier concepto tengan las agencias, sucursales, filiales o compaas que funciones en el pas para con sus casas matrices extranjeras o agencias, sucursales o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, con algunas excepciones contempladas en el estatuto tributario Prdidas por enajenacin de activos a vinculados econmicos o a socios o por enajenacin de acciones o cuotas de inters social, Bonos de Financiamiento Presupuestal o Bonos de Financiamiento Especial Provisin para el impuesto de renta y complementarios Cada empresa en particular debe determinar las limitaciones de los costos y gastos no deducibles, pues la lista aqu incluida no es exhaustiva y, adems, porque habrn casos de requisitos formales que no pueden generalizarse. 14.7 CONCILIACIN ENTRE LA UTILIDAD CONTABLE Y LA RENTA LQUIDA FISCAL Con el nimo de facilitar el estimativo de la provisin para el pago del impuesto de renta y complementarios se sugiere la utilizacin de un formato que contemple los casos excepcionales estudiados y que sirva, adicionalmente, como soporte ante eventuales conflictos de criterio con las autoridades de impuestos o en caso de que se requieran
aclaraciones sobre las bases utilizadas para determinar los tributos. CUADRO 2 CONCILIACIN ENTRE LA UTILIDAD CONTABLE Y LA RENTA LQUIDA FISCAL (Ao gravable de )

Utilidad contable Ms : Provisin imporrenta SUB-TOTAL Menos : Ingresos no constitutivos de renta Utilidad venta de acciones Indemnizacin seguro de daos Dividendos y participaciones SUB-TOTAL Ms : Costos y gastos no deducibles Donaciones Intereses de mora impuestos Exceso provisin cartera Gastos pagados en el exterior

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Menos : Deducciones fiscales Compensacin de prdidas Inversiones en investigacin Exceso renta presuntiva

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Ley Pez RENTA LIQUIDA ORDINARIA

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RENTA PRESUNTIVA RENTA LIQUIDA (*) Menos : Rentas exentas Ingresos zona franca

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RENTA LIQUIDA GRAVABLE IMPUESTO A CARGO Menos : Descuentos tributarios Cert's Donaciones Inversiones reforestacin

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IMPUESTO NETO A PAGAR

(*) Se toma el mayor valor entre la renta lquida ordinaria y la renta presuntiva. Los nombres aqu asignados a las diferentes categoras de estmulos o desestmulos tributarios slo se transcriben a ttulo ilustrativo. Cada empresa deber estudiar aquellos que le apliquen directamente y reemplazarlos o ubicarlos donde correspondan. La provisin del impuesto de renta deber ser igual (aproximada a miles de pesos) al resultado obtenido en el rengln "impuesto neto a pagar" del formulario oficial publicado anualmente por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). De un correcto clculo de sta provisin depende, en gran medida, una adecuada poltica de distribucin de dividendos, pues su registro contable afectar directamente las utilidades del ejercicio. Clasificacin de los Ingresos 15.1 INTRODUCCIN Se consideran ingresos aquellos conceptos que representan beneficios operativos y financieros percibidos por la empresa en desarrollo de sus actividades normales, durante un perodo de tiempo determinado. Dando aplicacin al principio de causacin, dichos ingresos se registran como beneficios realizados y, en consecuencia, se abonan a las cuentas respectivas aunque no hayan sido efectivamente recibidos. Por lo tanto, se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho de exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del

ejercicio econmico, las cuentas de ingresos se cancelan con abono a prdidas o ganancias, con el propsito de determinar los resultados del perodo. Los ingresos se contabilizan en moneda funcional, es decir en pesos, de tal forma que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida, se registren, en los estados financieros, en moneda local utilizando la tasa de conversin (tasa de cambio o UPAC), aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operacin que los genera. Todos los ingresos deben ser ajustados por inflacin, para propsitos contables, aplicando los procedimientos estudiados en el tercer captulo. En cambio, para efectos tributarios no se ajustan por inflacin los ingresos exentos o aquellos considerados como no constitutivos de renta o ganancia ocasional. En concordancia con el decreto 2649, para que pueda reconocerse en las cuentas de resultado un ingreso generado por la venta de bienes, se requiere que: 1. La venta constituya una operacin de intercambio definitivo. 2. El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios, especialmente aquellos que tengan que ver con la propiedad y posesin del bien y que no retenga, para s, facultades de administracin o restriccin del uso o aprovechamiento del mismo. 3. No exista incertidumbre sobre el valor de la contraprestacin originada en la venta y que se conozca y registre el costo que ha de implicar la transaccin para el vendedor. 4. Se constituya una adecuada provisin para los costos o recargos que deba sufragar el vendedor, a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones definidas y razonables. 5. Se constituya, tambin, una provisin para las probables devoluciones de mercancas o reclamos de garantas, con base en probabilidades razonables. 6. Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar razonablemente las prdidas en el cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiera para reconocerla como ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos respectivos. Este ltimo punto no parece ser muy realista por cuanto si el valor de la venta es incierto en el momento de la transaccin, lo mas prudente sera no llevarla a cabo. Pero si se torna incierto en perodos subsiguientes, ya no se podr diferir la utilidad bruta pues sta fue causada en el ejercicio en el cul se realiz la venta. A su vez, el reconocimiento del ingreso, por concepto de prestacin de servicios debe enmarcarse dentro de los siguientes parmetros: 1. Que el servicio se haya prestado en forma cabal y satisfactoria.

2. Que no exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestacin del servicio y se reconozcan los costos que ha de ocasionar. 3. Si se trata de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se debe cuantificar segn el grado de avance, si ello es procedente o con base en proyectos o contratos terminados, si no lo es. 4. En caso de contratos a largo plazo, se deben constituir provisiones para prdidas futuras previsibles, tan pronto como sean determinables. Normalmente los ingresos se clasifican, de acuerdo a la relacin con las actividades propias de cada empresa, en operacionales y no operacionales. 15.2 INGRESOS OPERACIONALES Agrupa los valores contabilizados como resultado de las operaciones desarrolladas en cumplimiento del objeto social y que compromete, a cambio, la entrega de bienes o servicios, si se trata de actividades industriales, comerciales o de servicios. Tambin se registran como ingresos operacionales los dividendos, participaciones y dems entradas por concepto de intermediacin financiera, siempre y cuando se identifiquen con el objeto social principal de la empresa que los realiza. El Plan Unico de Cuentas estableci como criterio para el registro de los ingresos operacionales el empleo de la clasificacin internacional uniforme (CIIU), motivo por el cual, de acuerdo a la actividad desarrollada por cada empresa en particular, deber ubicarse en cualquiera de los siguientes sectores: Agricultura, ganadera, caza y silvicultura Pesca Explotacin de minas y canteras Industrias manufactureras Suministro de electricidad, gas y agua Construccin Hoteles y restaurantes Transporte, almacenamiento y comunicaciones Actividad financiera Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler Enseanza Servicios sociales y de salud Otras actividades de servicios comunitarios La anterior clasificacin se expande en niveles ms bajos de informacin, con el propsito de discriminar al mximo posible el detalle por actividades econmicas. Por ejemplo dentro del grupo "Industrias manufactureras" existen niveles tales como: elaboracin de vinos, elaboracin de prendas de vestir, produccin de madera, elaboracin de pinturas, tintas y masillas, reciclamiento de desperdicios y 88 clasificaciones ms.

Para efectos de anlisis sectoriales comparativos, es de gran importancia la clasificacin anterior, por cuanto permitir evaluar el comportamiento de una empresa en particular frente a los resultados operativos y de gestin de empresas similares que explotan las mismas actividades econmicas. As mismo, dentro de los ingresos operacionales, pero empleando una cuenta independiente, se deben registrar las devoluciones originadas en ventas de productos, realizadas por el ente econmico. 15.3 INGRESOS NO OPERACIONALES Este grupo comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente econmico e incluye, entre otros, los items relacionados con otras ventas, que no corresponden propiamente al desarrollo ordinario de sus operaciones; transacciones de carcter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedad, planta y equipo e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperacin de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores. Tambin incluye la cuenta de correccin monetaria por las partidas crdito y dbito correspondientes a los ajustes por inflacin, efectuados a los valores contabilizados en los diferentes rubros del balance y del estado de resultados. El saldo neto de esta cuenta (correccin monetaria) puede ser dbito o crdito, segn se haya registrado "prdida o ganancia por exposicin a la inflacin", respectivamente. Los intereses, las regalas, dividendos y otras rentas semejantes, se reconocen en las cuentas de resultado cuando no exista incertidumbre sobre su cuanta y cobrabilidad, de acuerdo con las siguientes reglas: 1) Intereses: proporcionalmente al tiempo, tomando en cuenta el capital y la tasa. 2) Regalas: con base en su valor acumulado devengado, de conformidad con los trminos del contrato que les da origen. 3) 3) Dividendos, participaciones o excedentes por inversiones que no se manejen por el mtodo de participacin: cuando quede establecido el derecho del asociado a recibirlos. Clasificacin de los Gastos 16.1 INTRODUCCIN Esta clase de cuentas agrupa los cargos operativos y financieros en que incurre el ente econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio econmico determinado.

Como en el caso de los ingresos, en concordancia con el principio de realizacin se registran, con cargo a las cuentas del estado de resultados, los gastos causados, aunque se encuentren pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligacin de pagarlo, aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio contable, las cuentas de gastos se cancelan con cargo a prdidas o ganancias, con el propsito de determinar los resultados del perodo. Los gastos se contabilizan en moneda nacional, es decir en pesos, de tal manera que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida, sean reconocidas en pesos utilizando la tasa de conversin (tasa de cambio o UPAC), aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operacin que los genera. Los gastos deben ser ajustados por inflacin y pueden ser clasificados en operacionales y no operacionales. Y aquellos, a su vez, en gastos operacionales de administracin y gastos operacionales de ventas. Esta clase de cuentas agrupa los cargos operativos y financieros en que incurre el ente econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio econmico determinado. Como en el caso de los ingresos, en concordancia con el principio de realizacin se registran, con cargo a las cuentas del estado de resultados, los gastos causados, aunque se encuentren pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligacin de pagarlo, aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio contable, las cuentas de gastos se cancelan con cargo a prdidas o ganancias, con el propsito de determinar los resultados del perodo. Los gastos se contabilizan en moneda nacional, es decir en pesos, de tal manera que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida, sean reconocidas en pesos utilizando la tasa de conversin (tasa de cambio o UPAC), aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operacin que los genera. Los gastos deben ser ajustados por inflacin y pueden ser clasificados en operacionales y no operacionales. Y aquellos, a su vez, en gastos operacionales de administracin y gastos operacionales de ventas. 16.2 GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIN Los gastos operacionales de administracin son los ocasionados en desarrollo del objeto social principal del ente econmico y registra, sobre la base de causacin, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestin administrativa encaminada a la direccin, planeacin, organizacin de las polticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa de la empresa, incluyendo bsicamente las incurridas en las reas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.

Se clasifican bajo este grupo conceptos tales como: gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, gastos legales, mantenimiento y reparacin, adecuacin e instalacin, gastos de viaje, depreciaciones, amortizaciones y provisiones. 16.3 GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social principal del ente econmico y registra, sobre la base de causacin, las sumas o valores en que incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestin de ventas encaminada a la direccin, planeacin, organizacin de las polticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas de la empresa, incluyendo bsicamente las incurridas en las reas ejecutiva, de distribucin, mercadeo, comercializacin, promocin, publicidad y ventas. Al igual que en los gastos operativos de administracin, se clasifican bajo este grupo conceptos tales como: gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, gastos legales, mantenimiento y reparacin, adecuacin e instalacin, gastos de viaje, depreciaciones, amortizaciones y provisiones. Descuentos sobre ventas Los descuentos otorgados sobre las ventas se registran como un menor valor de ellas y no como un gasto financiero. Provisin para cuentas incobrables Las normas tributarias permiten la deduccin de una provisin por concepto de deudas de dudoso o difcil recaudo, la cul puede calcularse bajo el mtodo individual o el mtodo general, pudindose de sta manera afectar la utilidad de un ejercicio fiscal dado. En cuanto a la parte contable, las normas que la regulan no son muy explcitas al respecto limitndose a exigir que, al menos al cierre del perodo, se evalu tcnicamente la recuperabilidad de las cuentas y documentos por cobrar y se reconozcan las contingencias de prdida de su valor. De todas formas, normalmente se acepta que la provisin fiscal sea la misma provisin contable con lo cul se logra que no se presenten diferencias temporales o definitivas entre una y otra materia. La provisin individual para deudas de dudoso o difcil recaudo se calcula como un mximo del treinta y tres por ciento anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida. En tanto que la provisin general se estima como un porcentaje de la cartera vencida, de acuerdo a los siguientes trminos : a) El cinco por ciento para deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de tres meses de vencidas sin exceder de seis meses.

b) El diez por ciento para deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de seis meses de vencidas sin exceder de un ao. c) El quince por ciento para las deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de un ao de vencidas. La provisin individual o general de cartera se constituye con cargo a resultados y debern figurar en el balance como un menor valor de las cuentas por cobrar. En consecuencia su monto no debe ser un factor de resta de las ventas sino, como lo dicen las normas claramente, un gasto de operacin, eso s perfectamente clasificable dentro de los gastos de ventas. 16.4 GASTOS NO OPERACIONALES Comprende las sumas causadas, aunque no se hayan pagado, por gastos no relacionados directamente con la explotacin del objeto social de la empresa. Se incorporan conceptos tales como egresos financieros, prdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios o diversos. Gastos financieros Los intereses y la correccin monetaria originada por obligaciones en UPAC, as como los dems gastos financieros en los cuales se incurra para la adquisicin o construccin de activos, se deben reconocer como gastos desde el momento en que concluya el proceso de puesta en marcha o en que tales activos se encuentren en condiciones de ser utilizados, consumidos o vendidos. Diferencia en cambio La diferencia en cambio correspondiente al ajuste de los activos y pasivos representados en moneda extranjera, se debe reconocer como un ingreso o un gasto financiero, segn corresponda, salvo cuando deba contabilizarse en el activo. Daciones en pago Las ganancias o prdidas provenientes de activos dados en pago de obligaciones, se determinan por la diferencia entre el costo neto en libros, esto es ajustado por inflacin si se trata de un activo monetario, y el valor por el cul se entregaron. Correccin monetaria Las partidas contabilizadas como crdito en la cuenta de correccin monetaria, menos los dbitos registrados en dicha cuenta constituyen la utilidad o prdida por exposicin a la inflacin. Errores de ejercicios anteriores Las partidas que correspondan a la correccin de errores contables de perodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cmputos matemticos, de desviaciones en la

aplicacin de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existan en la fecha en que se difundi la informacin, se deben incluir en los resultados del perodo en que se advierten. 16.5 RESULTADOS EXTRAORDINARIOS Son los originados por acontecimientos u operaciones ajenas a las actividades ordinarias de la empresa y que, adems, son relativamente importantes y no se espera que se vayan a repetir frecuentemente o en forma usual. No incluyen aquellas partidas que, a pesar de su excepcionalidad por razn de magnitud e incidencia, deriven de las operaciones normales. Tampoco comprenden conceptos de ejercicios anteriores, simplemente porque corresponden a otros perodos contables. El incluir o no un resultado en este grupo debe hacerse utilizando toda la informacin disponible y teniendo en cuenta las circunstancias particulares que hayan provocado el hecho extraordinario. Como gua para la definicin de la naturaleza de las partidas extraordinarias algunos organismos internacionales facilitan la siguiente lista: a) La utilidad o prdida por el cese de una parte importante de la actividad de la empresa. b) Venta de una inversin o activo que no fue adquirido con el propsito de ser enajenado posteriormente. c) Cancelacin contable de activos intangibles, incluido el fondo de comercio, debido a acontecimientos o circunstancias excepcionales acaecidas en el ejercicio. d) Expropiacin de activos o propiedades. e) Las ganancias provenientes de reestructuracin de deudas. f) Utilidades o prdidas causadas por accidentes En cuanto a su presentacin, por recomendacin de la Junta de Principios de Contabilidad, las partidas extraordinarias se ubican en los estados financieros por separado, netas de sus efectos impositivos. 16.6 RESULTADOS EXCEPCIONALES Pueden definirse como aquellos derivados de la operacin propia de la empresa que, por su materialidad y naturaleza inusual, ameriten se les presente en forma independiente, con el propsito de ofrecer una mejor lectura e interpretacin de los resultados del ejercicio. Se diferencian de los resultados extraordinarios porque pueden ser o infrecuentes o inusuales, pero no ambas cosas simultneamente, como si ocurre con dichos resultados extraordinarios. Ejemplos de resultados excepcionales pueden ser: a) Cancelaciones contables anormales de existencias y productos en trnsito as como de gastos de investigacin y desarrollo.

b) Provisiones para prdidas anormales en contratos a largo plazo. Como ya se ha dicho, sta clase de partidas se registran en las cuentas operacionales de la empresa, es decir, para determinar la utilidad antes de impuestos y partidas no operacionales. Provisin imporrenta En razn a las conciliaciones entre la utilidad contable y la renta lquida fiscal, normalmente la provisin para el impuesto de renta y complementarios no se obtiene directamente de aplicar la tarifa correspondiente al beneficio contable pues ella proviene de otra base en muchos casos por aplicacin del sistema de renta presuntiva razn por la cual debera incluirse una nota a los estados financieros para aclarar la razonabilidad de su monto. Adems, los ajustes necesarios en las provisiones para impuestos de renta y complementarios de ejercicios anteriores, se acostumbrar a incluir dentro de la provisin del ao corriente, en el que se efectan tales ajustes. Cambios en las polticas contables Un principio fundamental es la uniformidad en el tratamiento contable dentro de cada perodo y entre un ejercicio y el siguiente. En consecuencia, los cambios en las polticas contables estarn justificados slo si las nuevas adoptadas son preferibles, por ofrecer una representacin de los resultados y la situacin financiera de la empresa mas apropiada que las anteriores. El cambio puede surgir como resultado de una eleccin entre bases contables o, con menor frecuencia, debido a la adopcin o modificacin de una base que viene exigida por operaciones o hechos sustancialmente diferentes a los que se venan produciendo con anterioridad. Un ejemplo de cambio en la poltica contable podra ser el paso de un procedimiento de clculo del costo de ventas a otro, o el cambio en los mtodos de depreciacin o amortizacin de activos. Casos especiales Con escasas excepciones, todos los conceptos de ingresos y de gastos, distintos de las partidas que conforman el supervit no realizado, deben reflejarse en las cuentas del estado de resultados. Sin embargo, subsisten unos pocos ejemplos en los que la ley o los estatutos de la empresa permiten que se registren directamente en el patrimonio partidas de ingresos o de gastos. Ejemplos de dichos conceptos pueden ser la prima en colocacin de acciones, algunas clases de donaciones y la cancelacin del fondo de comercio o crdito mercantil como se le denomina en nuestra legislacin.

Clasificacin de los Costos 17.1 INTRODUCCIN Se registran en este grupo las cuentas que representan la acumulacin de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboracin de productos o prestacin de servicios, de acuerdo con la actividad social desarrollada, en un perodo determinado. El costo de ventas debe ser ajustado por inflacin y puede ser clasificado en los mismos niveles establecidos para los ingresos operacionales, es decir, de acuerdo al sector al cul pertenezca la actividad desarrollada por la empresa. 17.2 DESCUENTOS SOBRE COMPRAS Consecuentemente con la observacin contenida en el numeral anterior, los descuentos otorgados por proveedores de bienes y servicios deberan contabilizarse y presentarse como un menor valor de las compras y no como un rendimiento financiero. Sin embargo, en nuestro pas es prctica generalizada el registro contable dentro del rubro de ingresos no operacionales de ste tipo de descuentos, sin que importe la distorsin que se genera para el anlisis econmico y financiero de la empresa. Debe recordarse que un descuento no es propiamente un ingreso, por cuanto la utilidad que l genere slo se realizar en el momento en que se venda el producto, con un margen de ganancia estimado como la diferencia entre el precio de venta y su costo neto, es decir valor de compra menos descuentos condicionados y no condicionados otorgados en el momento de la negociacin. 17.3 DEPRECIACIN Existen en Colombia, diferentes mtodos para calcular la alcuota de depreciacin que debe ser cargada al costo de un producto. Tanto la legislacin fiscal como la contable aceptan los sistemas de lnea recta y de saldos decrecientes y adicionalmente el estatuto mercantil habla de los mtodos conocidos como suma de los dgitos de los aos, unidades de produccin y horas de trabajo, los cuales no pueden ser aceptados para fines tributarios sin previa autorizacin de la Sub-direccin de Fiscalizacin de la administracin de impuestos, mediante solicitud hecha por lo menos con tres meses de anticipacin a la iniciacin del ejercicio contable en el cual vayan a ser empleados. Adems de los anteriores mtodos, existen otros, tales como el de valor actual, fondo de amortizacin, tasacin directa y "como nuevo", entre otros. El sistema de fondo de amortizacin fue aceptado como un mtodo de reconocido valor tcnico por La Superintendencia de Sociedades en el ao de 1.987, entidad que por aqul entonces dictaminaba sobre los mtodos de reconocido valor tcnico para propsitos de los registros contables y sobre los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Partiendo de la base de que la depreciacin "es un sistema de contabilidad que aspira a distribuir el costo u otro valor bsico del capital tangible del activo, sobre la vida til de la unidad de un modo racional y sistemtico" (American Institute of Accountants) se puede deducir que, desde que se haga de una forma racional y sistemtica y siempre teniendo en cuenta la vida til del activo, cualquier sistema de depreciacin servir, pues lo importante es distribuir el costo del activo, entre el nmero de aos que se considera que el activo ser productivo. Otra cosa es cuando se tiene un objetivo especfico en mente, como el efecto fiscal por ejemplo, en el cual puede ocurrir que para la empresa sea ms ventajoso obtener mayores deducciones por depreciacin, pero para el estado ser mejor alcuotas bajas, que representaran una mayor utilidad gravable. Pero, independientemente sobre "que es mejor" o que beneficia ms a una de las partes, ningn sistema de depreciacin es preciso, ni an el de lnea recta, pues se sabe de empresas que tienen funcionando maquinaria desde hace ms de cincuenta aos y ellas fueron depreciadas en un lapso de 10 perodos. 17.4 MTODO DE LNEA RECTA Es el mtodo de uso ms extenso y difundido en el pas entre otras cosas por la facilidad para su aplicacin pues basta dividir el costo del activo entre el nmero de aos estimado como vida til, para obtener el valor de la depreciacin anual. Con la entrada en vigencia del sistema integral de ajustes por inflacin, la depreciacin peridica que se debe cargar a costos y gastos del ejercicio se estima sobre el costo ajustado por inflacin del activo, hecho que puede llevar a la conclusin errnea de que la utilidad final ser menor a la que se obtendra si no existieran ajustes por inflacin. Sin embargo, la contabilizacin del ajuste por inflacin al costo de adquisicin, como un ingreso har que en los primeros aos la deduccin por depreciacin se convierta en un ingreso "neto" y en los ltimos aos en un gasto, compensndose en el trmino completo de su vida til. Los siguientes cuadros permiten visualizar mejor esta afirmacin. Ahora bien, repasando un poco los procedimientos de ajuste por inflacin a los activos fijos, se tendrn que calcular tres clases de ajustes : a) al costo de adquisicin; b) a la depreciacin acumulada y c) a la depreciacin del perodo. El cuadro 3 refleja el monto de la depreciacin cargada a resultados del ejercicio, tanto sin ajustes por inflacin como partiendo del costo ajustado anual del activo tomado como ejemplo :
CUADRO 3 DEPRECIACIN LINEA RECTA SIN AJUSTES 1.000 X 10% 1.000 X 10% 1.000 X 10% 1.000 X 10% 1.000 X 10% CON AJUSTES 1.240 X 10% 1.538 X 10% 1.907 X 10% 2.364 X 10% 2.932 X 10%

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao

100 100 100 100 100

124 154 191 236 293

Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao

1.000 X 10% 1.000 X 10% 1.000 X 10% 1.000 X 10% 1.000 X 10%

100 100 100 100 100 1.000

3.635 4.508 5.589 6.931 8.594

X X X X X

10% 10% 10% 10% 10%

363 451 559 693 859 3.923

Parecera que la deduccin acumulada, que era de $1.000 antes de ajustes por inflacin, se convirtiera en $3.923 obteniendo un importante beneficio fiscal. Sin embargo, esto no es as por cuanto, en primer lugar, el ajuste por inflacin al costo de los activos de $7.594 (costo ajustado final menos costo histrico de adquisicin = $8.594 - $1.000) se ha contabilizado como un crdito en la cuenta de correccin monetaria, provocando un incremento en la utilidad y, por lo tanto, tambin en la base gravable. La mayor utilidad neta es entonces, hasta ahora, de $4.671, producto de comparar el ajuste por inflacin al costo histrico de adquisicin ($7.594) y el mayor valor deducido de los resultados ($3.923 - $ 1.000). Pero como la depreciacin acumulada, registrada al finalizar cada ao tambin se ajusta por inflacin se tendr que:
CUADRO 4 AJUSTES POR ACUMULADA Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao INFLACION DEPRECIACION

0 X 24% 125 X 24% 313 X 24% 586 X 24% 977 X 24% 1.526 X 24% 2.288 X 24% 3.337 X 24% 4.767 X 24% 6.704 X 24%

0 30 74 137 227 352 523 757 1.073 1.497 4.671

Quedando demostrado as que el sistema integral de ajustes por inflacin, vigente en el pas, el nico efecto que est produciendo es "anticipar" el pago de impuestos a travs de un ingenioso mecanismo de registro contable "neto" en la cuenta de correccin monetaria menos la depreciacin cargada a resultados (calculada con base en el costo ajustado por inflacin). 17.5 MTODO DE SALDOS DECRECIENTES Aunque este sistema de depreciacin requiere de un valor de salvamento o recuperacin, prctica que no est contemplada en nuestra legislacin fiscal pero si en la normatividad contable, vale la pena retomar su estudio pues en pocas inflacionarias puede ser significativo el ahorro financiero proveniente de afectar los resultados con cargos altos por concepto de depreciacin, en los primeros aos de vida til del activo, en momentos en que es mayor el poder adquisitivo del dinero. Y si a ello se agrega la obligacin de

registrar contablemente el resultado de aplicar el sistema integral de ajustes por inflacin, cobra an mayor importancia la evaluacin de esta clase de mtodos de depreciacin. La formulacin del mtodo de saldos decrecientes consiste en hallar la raz ensima del cuociente resultante de dividir el valor de salvamento entre el costo de adquisicin del activo. El resultado, sustraido de uno (1), ser la tasa de depreciacin que se aplicar uniformemente al saldo neto en libros del respectivo activo, durante su vida til. Ntese que si el valor del salvamento es igual a cero, la frmula pierde toda validez. Si se asignara un valor mnimo como cuota de salvamento (por ejemplo $1) se tendr otro problema, al modificarse cada ao el "costo de adquisicin" del activo (debido al ajuste por inflacin); y una de las premisas del mtodo de saldos decrecientes es, precisamente, que la tasa de depreciacin encontrada con la frmula sea permanente, porque debe servir para aplicar al saldo neto del activo. As, por ejemplo, un activo cuyo costo ascendi a mil pesos, vida til de diez aos y valor asignado de salvamento de un peso, arrojar una tasa de depreciacin del 49.88 por ciento anual y los siguientes resultados:
CUADRO 5 DEPRECIACIN SALDOS DECRECIENTES SIN AJUSTES TASA FIJA 1.000 = 499 521 = 250 251 = 125 126 = 63 63 = 32 32 = 16 16 = 8 8= 4 4= 2 2= 1 999 CON AJUSTES TASA FIJA 1.240 = 619 771 = 385 479 = 239 298 = 148 185 = 92 115 = 57 71 = 36 44 = 22 28 = 14 17 = 9 1.620

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao

TASA VARIAB. 1.240 = 632 754 = 392 449 = 238 262 = 141 149 = 82 83 = 47 45 = 26 24 = 14 13 = 7 7= 4 1.583

La explicacin de ste cuadro es la siguiente : en la columna "SIN AJUSTESTASA FIJA" se aplica, en forma constante, las tasa hallada (49.88%) al saldo neto en libros, al finalizar cada perodo. En la columna "CON AJUSTES TASA FIJA", aunque se aplica el mismo principio, debe tenerse en cuenta que la depreciacin acumulada que se resta del costo ajustado por inflacin, al terminar cada ejercicio contable, debe, a su vez, tomarse tambin ajustada por inflacin. Por ejemplo, para el segundo ao cuyo costo ajustado por inflacin es de $1.538 se deduce la depreciacin registrada en el ltimo da del perodo inmediatamente anterior ($619, depreciacin del primer ao) ajustada por inflacin ($619 X 1.24 = 767), operacin que arrojar el saldo neto, base para el clculo de la depreciacin de dicho segundo ao : 1.538 - 767 = 771, que se multiplica por la tasa fija (49.88%) para obtener el cargo por ste concepto para el segundo perodo ($771 X 49.88% = 384). Y as sucesivamente para los perodos siguientes.

Finalmente, como en el sistema integral de ajustes por inflacin la depreciacin del ao se debe calcular sobre el costo ajustado, se tendran diez tasas diferentes de depreciacin (una por cada ao de vida til), estimadas aplicando la frmula general de la raz ensima:
Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao 50.95% 51.99% 53.01% 54.01% 54.99% Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao 55.95% 56.89% 57.80% 58.70% 59.58%

El denominador utilizado para hallar la anterior serie est conformado por el costo ajustado por inflacin del activo tomado como ejemplo. La depreciacin anual que se contabiliza como costo o gasto se calcular como se observa en el cuadro 5.5 columna "CON AJUSTESTASAS VARIABLES". Mirado desde un enfoque contable, el mtodo de saldos decrecientes busca cargar la mayor fraccin de depreciacin en el primer ao, para ir descendiendo en cada perodo hasta el ltimo. Su sustento econmico se basa en el principio de que las cargas anuales de depreciacin decrecientes, al combinarse con unos crecientes gastos de mantenimiento o con un empleo intensivo del nuevo activo, tienden a nivelar las utilidades anuales, estabilizndolas. La parte dbil del mtodo de saldos decrecientes se encuentra en la fijacin del valor residual o de salvamento que se requiere para despejar la frmula, pues en la medida en que sea a voluntad de cada cul como se elige, el hecho se prestar para su manipulacin a conveniencia. As, si a cambio de $1 se toman diez centavos, se acelera an ms los cargos en los primeros aos; si se toma un centavo, prcticamente en cinco aos ya estar depreciado el activo. En conclusin, entre ms cercano a cero est el valor residual o de salvamento que se tome para calcular la depreciacin peridica por el mtodo de saldos decrecientes, ms rpidamente se agotar su vida til. 17.6 MTODO DOBLE DECRECIENTE Existe una variacin del mtodo de saldos decrecientes explicado en prrafos anteriores, la cual es aceptada a nivel internacional al encontrarse reglamentada por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (Financial Accounting Standars Board FASB) y dems Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). Dicha variacin es conocida con el nombre de "mtodo doble decreciente" y opera aplicando, como su nombre lo indica, el doble del gasto calculado segn el mtodo de lnea recta. Este mtodo no requiere de valor de salvamento, por cuanto siempre produce un saldo residual al trmino de la vida til del respectivo activo, debiendo ajustarse dicho saldo en el ltimo ao. Por ningn motivo, el valor del activo puede depreciarse ms all de su costo de adquisicin o del valor de salvamento estimado. Para el ejemplo que se ha venido desarrollando, el mtodo de depreciacin "doble decreciente" se aplicar as:

CUADRO 6 DEPRECIACIN DOBLE DECRECIENTE SIN AJUSTES 1.000 = 200 800 = 160 640 = 128 512 = 102 410 = 82 328 = 66 262 = 52 210 = 42 168 = 34 134 = 27 893 CON AJUSTES 1.240 = 248 1.230 = 246 1.220 = 244 1.210 = 242 1.201 = 240 1.191 = 238 1.182 = 236 1.172 = 234 1.163 = 233 1.154 = 231 2.393

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao

Puede observarse en el cuadro No. 6 que la pendiente de desaceleracin de los cargos por depreciacin anual cuando se ha aplicado el sistema integral de ajustes por inflacin pierde importancia hasta convertirse, prcticamente, en un mtodo de lnea recta. De otra parte, los saldos residuales son altos: sin ajustes por inflacin queda un valor de $107 ($1.000 - 893) y con ajustes de $922 (costo ajustado menos depreciacin cargada a gastos y menos ajuste por inflacin a la depreciacin acumulada = $8.594 - 2.393 - 5.279), valores que deben ser cargados como costo o gasto en el ltimo ao de la vida til del activo. 17.7 MTODO CINCO VECES TASA DECRECIENTE Estas dos circunstancias (moderacin en la tendencia decreciente y altos valores residuales) ha llevado a replantear el mtodo con el propsito de que se tome no el doble de la tasa que se aplicara por el mtodo de lnea recta, sino cinco veces dicho porcentaje, es decir, emplear como tasa de depreciacin anual el 50 por ciento, para ser aplicada a los saldos netos:
CUADRO 7 DEPRECIACIN CINCO VECES DECRECIENTE SIN AJUSTES 1.000 = 500 500 = 250 250 = 125 125 = 62 62 = 31 31 = 16 16 = 8 8= 4 4= 2 2= 1 999 CON AJUSTES 1.240 = 620 769 = 384 477 = 238 296 = 148 183 = 92 114 = 57 70 = 35 44 = 22 27 = 14 17= 8 1.618

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao

De sta forma, se alcanza un doble objetivo: a) reducir al mximo el valor residual. Puede observarse que sin ajustes por inflacin y con ellos, el valor pendiente de depreciar es exactamente igual al monto de la depreciacin calculada para el ltimo ao, por lo cual podra introducirse una regla que estipule que en el ltimo ao de vida til la depreciacin ser el doble de la que se calcule por ste mtodo; y b) retornar a la premisa de altos cargos en los primeros aos y muy reducidos en los ltimos, para lograr un equilibrio entre los valores de depreciacin que se cargan a resultados y los desembolsos que se requerirn para mantenimiento de los activos fijos, los cuales tendrn, por obvias razones, un comportamiento inverso al comportamiento de la depreciacin, es decir, ms bajos en los primeros aos y ms altos en los ltimos. Adems, con esta versin, no se modifica la vida til del activo, se deprecia el ciento por ciento de su costo (de adquisicin o ajustado por inflacin), no figurar ningn valor residual al finalizar el tiempo de depreciacin y no se estara por fuera de las normas contables ni fiscales, que permiten ambas la utilizacin del mtodo de saldos decrecientes; pero si se obtendra a cambio un importante beneficio desde el punto de vista financiero (flujo de caja) pues se estara neutralizando, en parte, el impuesto a la inflacin que se causa con la aplicacin del sistema integral. En el cuadro 8 se transcriben los ajustes por inflacin correspondientes a la depreciacin acumulada, con el fin de facilitar el anlisis del mtodo de saldos decrecientes, en las dos versiones adicionales a la tradicional del valor de salvamento (raz n): 1) doble decreciente y 2) cinco veces decreciente.
CUADRO 8 AJUSTES POR INFLACIN - DEPRECIACIN ACUMULADA DOBLE DECRECIENTE 0 X 24% = 0 248 X 24% = 60 554 X 24% = 133 930 X 24% = 473 1.396 X 24% = 335 1.971 X 24% = 473 2.682 X 24% = 644 3.562 X 24% = 855 4.652 X 24% = 1.116 6.001 X 24% = 1.440 5.279 2.393 7.672 5 VECES DECRECIENTE 0 X 24% = 0 620 X 24% = 277 1.153 X 24% = 277 1.668 X 24% = 400 2.216 X 24% = 532 2.840 X 24% = 682 3.578 X 24% = 859 4.472 X 24% = 1.073 5.567 X 24% = 1.336 6.917 X 24% = 1.660 6.968 1.618 8.586

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao Costos o gastos (1) TOTALES

(1) Tomado de los cuadros 6 y 7 (2) Las diferencias con el costo ajustado ($8.594) corresponden al valor residual explicado en los cuadros 6 ($922) y 7 ($8) para cada una de las variaciones del mtodo y que, para mayor comprensin del tema, an no han sido sumadas al gasto por depreciacin del ltimo ao, lo cual necesariamente debe hacerse as.

Aplicando la variacin propuesta de cinco veces la tasa de lnea recta se obtiene un mayor ajuste por inflacin a la depreciacin acumulada (cuya contabilizacin es un cargo a la cuenta de correccin monetaria y, por lo tanto, una deduccin) que compensa, ampliamente, el menor gasto calculado segn se desprende del cuadro 7 y que podra dar la impresin de que por esta versin, aunque se acelera la depreciacin, se obtiene una menor deduccin a travs del gasto por depreciacin ($1.617) si se le compara con el valor obtenido por el mtodo doble decreciente ($2.392). 18.1 MTODO DE LA SUMA DE LOS DGITOS DE LOS AOS El mtodo de la suma de los dgitos de los aos es otro de los sistemas de depreciacin acelerada que facilitan registrar las ms altas cuotas de depreciacin en los primeros aos de vida til del activo. No puede ser considerado como una variante del mtodo de saldos decrecientes pues la base para calcular la depreciacin anual es el costo de adquisicin (o costo ajustado por inflacin) menos el valor de salvamento, si lo hubiese. El procedimiento de clculo para este mtodo, vlido nicamente para propsitos contables, consiste en determinar la suma de los dgitos de acuerdo a la vida til del activo. As para una vida til de diez aos se tendr: 10 + 9 + 8 + 7 + 6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 55 El resultado se convierte en el denominador de la formulacin matemtica del modelo. Para calcular la depreciacin se divide el nmero de perodos que faltan para terminar la vida til, entre la suma de los dgitos de los aos y el resultado se multiplica por el costo del activo. As, por ejemplo, la depreciacin del primer ao ser diez dividido en cincuenta y cinco y multiplicado por $1.000, si ste ltimo valor es su costo de adquisicin. Para los siguientes aos se aplica la misma frmula, pero cambiando el numerador en cada perodo: CUADRO 9
DEPRECIACIN SUMA DE LOS DGITOS DE LOS AOS SIN AJUSTES (10/55) X 1.000 182 ( 9/55) X 1.000 164 ( 8/55) X 1.000 145 ( 7/55) X 1.000 127 ( 6/55) X 1.000 109 ( 5/55) X 1.000 91 ( 4/55) X 1.000 73 CON AJUSTES = (10/55) X 1.240 225 = ( 9/55) X 1.538 252 = ( 8/55) X 1.907 277 = ( 7/55) X 2.364 301 = ( 6/55) X 2.932 320 = ( 5/55) X 3.635 330 = ( 4/55) X 4.508 328

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao

= = = = = = =

Octavo ao Noveno ao Dcimo ao

( 3/55) X 1.000 55 ( 2/55) X 1.000 36 ( 1/55) X 1.000 18 1.000

= ( 3/55) X 5.589 305 = ( 2/55) X 6.931 252 = ( 1/55) X 8.594 156 2.747

= = =

Sin ajustes por inflacin, la tendencia decreciente de la depreciacin puede observarse claramente. En cambio, al aplicar el sistema integral que exige que la depreciacin llevada a costos y gastos se calcule sobre el costo ajustado por inflacin, la tendencia se torna creciente hasta el sexto ao y luego si empieza a decrecer. El total llevado a costos y gastos con ajustes por inflacin sumado al ajuste por inflacin a la depreciacin acumulada ($5.848) arroja un saldo igual al costo ajustado, al trmino de los diez aos ($8.594). 18.2 MTODO DE LAS UNIDADES DE PRODUCCIN El mtodo de las unidades de produccin, vlido nicamente para fines contables, se emplea cuando la utilizacin del activo fijo vara considerablemente de un perodo a otro y, adems, su vida til depende ms del uso que del paso del tiempo. El cargo peridico por concepto de depreciacin se calcula encontrando el factor por unidad y multiplicndolo luego por el costo del activo, bajo la siguiente frmula: Costo menos valor de salvamento Unidades estimadas de produccin Por ejemplo, si se adquiere un activo por $1.000 cuya capacidad de produccin se espera ascienda a 1.000 unidades, el factor por unidad ser de $1 ($1.000/1000 unidades) y la depreciacin peridica depender del nmero de unidades producidas realmente en cada ejercicio:
CUADRO 10 DEPRECIACIN UNIDADES DE PRODUCCIN SIN AJUSTES (1.000/1.000) X 145 = (1.000/1.000) X 135 = (1.000/1.000) X 125 = (1.000/1.000) X 115 = (1.000/1.000) X 105 = (1.000/1.000) X 95 = (1.000/1.000) X 85 = (1.000/1.000) X 75 = (1.000/1.000) X 65 = (1.000/1.000) X 55 = 1.000 CON AJUSTES (1.240/1.000) X 145 = (1.538/1.000) X 135 = (1.907/1.000) X 125 = (2.364/1.000) X 115 = (2.932/1.000) X 105 = (3.635/1.000) X 95 = (4.508/1.000) X 85 = (5.589/1.000) X 75 = (6.931/1.000) X 65 = (8.594/1.000) X 55 = 2.747

Primer ao Segundo ao Tercer ao Cuarto ao Quinto ao Sexto ao Sptimo ao Octavo ao Noveno ao Dcimo ao

145 135 125 115 105 95 85 75 65 55

225 252 277 301 320 330 328 305 252 156

18.3 MTODO DE LAS HORAS DE TRABAJO Este mtodo se aplica con la misma formulacin empleada para el mtodo de unidades de produccin y slo cambiara el denominador, el cul utilizar las horas de trabajo estimadas a cambio de las unidades de produccin proyectadas como capacidad del activo fijo: Costo menos valor de salvamento Horas estimadas de trabajo El factor calculado bajo ste procedimiento se multiplica por las horas reales durante las cuales el activo fijo haya trabajado en procesos de produccin, para obtener el monto de la depreciacin que debe cargarse a costos o gastos del ejercicio. 18.4 OTROS MTODOS DE DEPRECIACIN Por no estar taxativamente incorporados a las normas contables o fiscales del pas, los siguientes mtodos no pueden ser empleados sino con autorizacin expresa de la DIAN o demostrando, para propsitos de la contabilidad, que ellos son de reconocido valor tcnico. FONDO DE AMORTIZACION La depreciacin se calcula de tal forma que la rentabilidad de la inversin en el activo se mantenga constante durante la vida til del mismo. Los cargos a costos y gastos, contrario a lo que se ha estudiado hasta ahora, son crecientes en el tiempo. Esto quiere decir que, en los primeros aos, el monto de la depreciacin ser menor al valor calculado para los ltimos perodos de su vida til. DEPRECIACION DEL COSTO DE REPOSICION El costo histrico de adquisicin (o ajustado por inflacin) se conserva en los libros, pero el costo de reposicin se carga a costos o gastos en el perodo en que se lleva a cabo la reposicin. DEPRECIACION AL RETIRO Slo se carga a costos y gastos el valor total del activo fijo, en el ao en que se le retira. 18.5 MTODOS PARA LA DETERMINACIN DEL COSTO DE VENTAS El costo de los inventarios se determina como la suma de los costos de compra, costos de conversin y otros costos en los que se haya incurrido para que se encuentren en condiciones de ser utilizados, consumidos o vendidos. El costo de adquisicin comprende el precio pactado, el cul incluye los derechos de importacin y otros impuestos, los costos de transporte y manejo y otros atribuibles directamente a la naturaleza de la transaccin, deduciendo los descuentos mercantiles, rebajas y subsidios otorgados.

Por su parte, los gastos generales de produccin comprenden los costos en que se incurra en la produccin, diferentes a mano de obra directa y materiales directos, tales como los gastos de direccin y administracin de la empresa, los materiales y la mano de obra indirectos, la depreciacin y el mantenimiento de edificios y equipo de fbrica. Para determinar el costo de ventas se emplean, en la actualidad, varios mtodos diferentes, cuyos efectos sobre los resultados son distintos : a) Primeras en entrar, primeras en salir (PEPS) b) Promedio ponderado c) Ultimas en entrar, primeras en salir (UEPS) d) Identificacin especfica e) Retail o menudeo 19.1 MTODO PEPS El mtodo PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economa inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancas o productos vendidos se determina con base en los precios ms antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente ms altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios ms prximos o actuales. Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea para efectos contables ms no para propsitos tributarios, pues a mayor utilidad tambin mayor impuesto a pagar. El ajuste por inflacin no produce ningn efecto en la utilidad, por cuanto el crdito que se registra en la cuenta de correccin monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflacin. Y esto se debe a que los inventarios ms antiguos que producen el mayor ajuste por inflacin son los que se toman como base para el clculo del costo de la mercanca vendida. 19.2 MTODO PROMEDIO PONDERADO Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben valuarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del nmero de unidades adquiridas a diferentes precios: Costo de los artculos disponibles Unidades disponibles para la venta Cuando se utiliza el sistema permanente de inventarios pueden presentarse dos situaciones que arrojaran resultados diferentes para la valuacin del inventario final y la determinacin del costo de ventas. En la primera, si los costos nicamente se registran al final del perodo (mes, trimestre, semestre o ao), en esa fecha se calcula un slo costo

promedio. En la segunda situacin, los costos relacionados con las ventas se registran a medida en que ellas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben estimarse al momento de cada venta. Esto obliga a calcular otro costo promedio ponderado despus de cada nueva compra que se realice, llegando as al mtodo conocido bajo el nombre de "promedio mvil". Con ajustes por inflacin, el procedimiento es el mismo slo que tomando en cuenta los ajustes acumulados practicados a los inventarios iniciales y a las compras, cuando apliquen en ste ltimo caso: Costo ajustado de los artculos disponibles Unidades disponibles para la venta El mtodo de costo promedio ponderado es el de uso ms difundido, en razn a que toma en cuenta el flujo fsico de los productos, especialmente cuando existe variacin de precios y los artculos se adquieren repetitivamente. A ste mtodo se le seala, como una limitacin, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsin frente a precios ms actuales. Sin embargo, esta limitacin parece que quedara subsanada con la aplicacin del sistema integral de ajustes por inflacin y, ms an, con una correcta distribucin de dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas. 19.3 MTODO UEPS El mtodo UEPS es el inverso del mtodo PEPS porque ste, contrario a aqul, parte de la suposicin de que las ltimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedar registrado por los precios de costo ms altos, disminuyendo as la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecer valorizado a los precios ms antiguos. Bajo ste mtodo la valorizacin de los inventarios finales y el costo de ventas arrojar resultados diferentes segn se lleve sistema peridico o permanente. Y esto ocurre porqu, en tanto que en el sistema peridico las ltimas entradas correspondern a fechas cercanas al ltimo da del perodo que se est valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarn los ltimos costos slo hasta sa fecha. Lo que significa que durante el perodo que se est valorizando habrn liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios peridicos. El mtodo UEPS fue creado con el claro propsito de cargar mayores valores al costo de la mercanca vendida y disminuir as la base para el calculo del impuesto sobre la renta. Por ste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaracin de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creacin de una partida denominada "provisin UEPS" (o LIFO por sus siglas en ingls), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro pas, lo cul significa que, para el caso de los

inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados. Como se ver en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflacin su efecto quedar reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se registrar por los costos reales incurridos en la compra o produccin de la mercanca vendida, excepto en lo que tiene que ver con los dems factores que integran el costo de produccin, especialmente las depreciaciones, agotamiento y amortizaciones. 19.4 EVALUACIN DE LOS MTODO PEPS, PROMEDIO Y UEPS I El Cuadro 11 muestra una situacin hipottica de valorizacin de inventarios y determinacin del costo de ventas por los sistemas PEPS, promedio ponderado y UEPS, antes de dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin, de donde se puede confirmar que, en ausencia del registro contable (y fiscal) del fenmeno inflacionario, el sistema UEPS disminuye la utilidad al afectar el costo de ventas por el valor de las ltimas compras (que se supone, se adquirieron a precios ms altos que las unidades iniciales) pero distorsiona el valor de dichos inventarios, los cuales quedan registrados a precios antiguos. CUADRO 5.11 ANTES DE AJUSTES POR INFLACIN
INVENTARIO INICIAL UNIDADES PRECIO 400 20.00 500 30.00 600 35.00 1.500 29.33 COMPRAS UNIDADES 890 750 840 2.480

TOTAL 8.000 15.000 21.000 44.000

PRECIO 35.00 38.00 40.00 37.60

TOTAL 31.150 28.500 33.600 93.250

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS) INVENTARIO FINAL UNIDADES PRECIO 510 35.00 750 38.00 840 40.00 2.100 38.07 COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO 400 20.00 500 30.00 980 35.00 1.880 30.48

TOTAL 17.850 28.500 33.600 79.950

TOTAL 8.000 15.000 34.300 57.300

LTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS) INVENTARIO FINAL UNIDADES PRECIO 1.200 35.00 500 30.00 400 20.00 2.100 30.95 COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO 840 40.00 750 38.00 290 35.00 1.880 38.43

TOTAL 42.000 15.000 8.000 65.000

TOTAL 33.600 28.500 10.150 72.250

PROMEDIO PONDERADO INVENTARIO FINAL UNIDADES PRECIO 1.200 34.48 500 34.48 400 34.48 2.100 34.48 COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO 840 34.48 750 34.48 290 34.48 1.880 34.48

TOTAL 41.382 17.242 13.794 72.418

TOTAL 28.967 25.864 10.001 64.832

Tambin se desprende del anterior cuadro, que el mtodo PEPS de valuacin de inventarios subvala el costo de ventas y, en consecuencia, incrementa la utilidad dada por el diferencial entre precio y costo de venta, conllevando a un pago de mayores impuestos y debilitando patrimonialmente a la empresa. El sistema promedio ponderado arroja unos resultados intermedios entre UEPS y PEPS, pero tampoco corrige los problemas de valuacin originados por el registro contable en pesos de diferente fecha de origen y distinto poder adquisitivo. 19.5 EVALUACIN DE LOS MTODO PEPS, PROMEDIO Y UEPS II Con el propsito de actualizar las cifras de los estados financieros, se dise el sistema integral de ajustes por inflacin, cuyos procedimientos ya fueron explicados en captulo anterior. Y para visualizar mejor la nueva forma de valorizar inventarios y calcular el costo de ventas, despus de registrar el impacto de la inflacin, el Cuadro 5.12 refleja el mismo movimiento registrado en el cuadro 5.11, pero con cifras ajustadas por inflacin. Para simplificar, se introdujeron los siguientes supuestos: 1. El PAAG anual o tasa de inflacin fue fijado en un 25 por ciento; 2. Las compras realizadas durante el ejercicio no fueron ajustadas por inflacin, aunque en la vida real ellas s deban ajustarse (excepto cuando se emplee el sistema mensual de ajustes y se lleve inventario permanente); 3. Se asumi, tambin, que se trata de un slo producto que bien podra ser materia prima (actividad industrial) o mercanca para ser vendida sin transformacin (actividad comercial); 4. En consecuencia, no se presentan ni se ajustan los dems factores que integran el costo de produccin, tales como mano de obra, depreciaciones y otros gastos directos e indirectos de fabricacin, los cuales al igual que las compras de inventarios deben ajustarse en la vida real; As mismo, puede observarse en el cuadro 12 que, de manera similar a los clculos que no incluan ajustes por inflacin, el mtodo UEPS afecta en mayor grado el costo de ventas, disminuyendo la utilidad (gravable y distribuible); contrario a lo que ocurre cuando se emplea el mtodo PEPS, aunque sta situacin ser retomada y discutida ms adelante, por cuanto ya empiezan a vislumbrarse algunas caractersticas importantes como resultado del sistema integral de ajustes por inflacin.

CUADRO 12 DESPUES DE AJUSTES POR INFLACION

INVENTARIO INICIAL UNIDADES PRECIO 400 25.00 500 37.50 600 43.75 1.500 36.67 COMPRAS UNIDADES 890 750 840 2.480

TOTAL 10.000 18.750 26.250 55.000

PRECIO 35.00 38.00 40.00 37.60

TOTAL 31.150 28.500 33.600 93.250

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS) INVENTARIO FINAL UNIDADES PRECIO 510 35.00 750 38.00 840 40.00 2.100 38.07 COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO 400 25.00 500 37.50 600 43.75 380 35.00 1.880 36.33

TOTAL 17.850 28.500 33.600 79.950

TOTAL 8.000 15.000 26.250 13.300 68.300

LTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS) INVENTARIO FINAL UNIDADES PRECIO 600 35.00 600 43.75 500 37.50 400 25.00 2.100 36.19 COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO 840 40.00 750 38.00 290 35.00 1.880 38.43

TOTAL 21.000 26.250 18.750 10.000 76.000

TOTAL 33.600 28.500 10.150 72.250

PROMEDIO PONDERADO INVENTARIO FINAL UNIDADES PRECIO 1.200 37.25 500 37.25 400 37.25 2.100 37.25 COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO 840 37.25 750 37.25 290 37.25 1.880 37.25

TOTAL 44.698 18.624 14.899 78.222

TOTAL 31.289 27.937 10.802 70.028

Tal y conforme se plante ms atrs, resaltan algunos hechos: 1. Suponiendo unas ventas de $100.000, sin ajustes por inflacin la utilidad por cada uno de los tres mtodos sera:
PEPS 100.000 57.300 42.700 PROMEDIO 100.000 64.832 35.168 UEPS 100.000 72.250 27.750

Ventas Costo de Ventas Utilidad

2. Despus de ajustes por inflacin y de la contabilizacin de la cuenta de correccin monetaria y de la distribucin de los ajustes entre inventarios finales y costo de ventas, la utilidad registrada sera:
PEPS 100.000 11.000 68.300 42.700 PROMEDIO 100.000 11.000 70.028 40.972 UEPS 100.000 11.000 72.250 38.750

Ventas Correccin monetaria Costo de Ventas Utilidad

Obsrvese que, a pesar que el mtodo UEPS sigue proporcionando el "mejor" costo de ventas y, por lo tanto, una menor utilidad gravable y distribuible, frente a los otros dos mtodos, PEPS absorbe el ciento por ciento del ajuste por inflacin (la utilidad es igual con y sin ajustes por inflacin) y PROMEDIO absorbe, aproximadamente, un cuarenta y siete por ciento de dicho ajuste por inflacin (registrado en la cuenta de correccin monetaria). UEPS, no absorbe nada del ajuste (lo cul podra significar que este mtodo sera el ms oneroso, en presencia de un sistema integral de ajustes como el nuestro). 3. 3. Lo anterior tambin puede interpretarse en el sentido que el inventario (como cuenta del balance) va a seguir arrojando valores con similar comportamiento al que se presentara si no existieran ajustes: bajo el mtodo UEPS el inventario final queda valorizado a precios alejados ($36.19 por unidad, en tanto que la ltima compra fue hecha por un valor de $40); con PEPS queda valorizado unitariamente por $38.07 y con PROMEDIO a un valor de $37.25.

19. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS III (XVIII) 19.5 MTODO DE IDENTIFICACIN ESPECFICA Este mtodo de valuacin de inventarios y determinacin del costo de ventas requiere la implementacin de un mecanismo que permita identificar el costo de adquisicin (ajustado por inflacin) de cada uno de los productos o unidades de inventario hasta el momento de su venta. Es, indudablemente, el mecanismo que permite obtener una mejor asociacin entre costos e ingresos pues, al momento de la venta, se debe identificar con exactitud cul es el producto que se est enajenando y, en consecuencia, se puede conocer su costo de adquisicin ms los ajustes por inflacin que se hayan practicado hasta se momento. Sin embargo, a pesar de su objetividad, al mtodo se le sealan las siguientes desventajas: a) es difcil y costoso de implementar, sobre todo cuando el inventario est compuesto por una gran diversidad de items o productos y b) se presta para manejos de conveniencia, cuando los artculos son idnticos y, por lo tanto, intercambiables entre ellos, permitiendo manipular la determinacin de utilidades brutas al poderse escoger unidades particulares con costos diferentes bajo ciertas circunstancias de ventas.

19.6 MTODO RETAIL Por ste mtodo, tambin conocido con el nombre de inventario al detalle o al por menor, es necesario mantener registros pormenorizados de las compras al costo y al precio de venta y de las ventas, al precio de venta. Con sta informacin se calcula la relacin porcentual entre el costo y el precio, con el objetivo de aplicar el resultado al inventario final detallado y obtener el costo de la mercanca vendida: COSTO
Inventario inicial Compras Totales Ventas durante el perodo Inventario final estimado al detalle Inventario final estimado al costo (1) 120.000 1.400.000 1.520.000

PR. VENTA
180.000 2.310.000 2.490.000 2.250.000 240.000 146.506

(1) Se obtiene de multiplicar el resultado de dividir el total disponible al costo, entre el total disponible al detalle (precio de venta) por el inventario final estimado al detalle o a precios de venta : (($1.520.000 / 2.490.000) X 240.000) El objetivo buscado mediante el empleo del mtodo retail es obtener un valor del inventario final que est muy cerca del monto que se obtendra al realizar un inventario fsico, para ser valorizado por el procedimiento de costo o mercado, el ms bajo. De a acuerdo al FASB "La suposicin bsica del mtodo del inventario al detalle es que existe una distribucin igual de los artculos del inventario (los que cuestan mucho y los que cuestan poco con relacin al precio de venta) entre las compras, el inventario inicial y el inventario final. En circunstancias en que no se observa sta premisa bsica, los porcentajes del costo se determinan por departamentos o secciones de la empresa. Esto requerira el registro (por departamento) por separado de las ventas, las compras, los mrgenes y mrgenes adicionales, las reducciones de mrgenes y los inventarios iniciales y finales". El mtodo retail tambin puede aplicarse utilizando UEPS, con unas pequeas modificaciones a su concepcin original y a la formulacin matemtica para su desarrollo. Al incluir el sistema integral de ajustes por inflacin se deben tomar los inventarios iniciales y las compras (cuando aplique) debidamente actualizados y ello conducir a que el factor que se aplica al inventario final estimado al detalle o precios de venta disminuya, afectando de sta manera el monto del inventario final con una proporcin del total de ajustes por inflacin calculados. Estado de Costos de Produccin 20.1 INTRODUCCIN Se incluye el estado de costo de produccin dentro de este texto pues con frecuencia se le considera como anexo del estado de resultados. Contiene informacin referente a los inventarios iniciales y finales de productos en proceso, as como informacin relacionada

con el costo incurrido en materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin durante un perodo determinado.
CUADRO 13 ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION (Perodo comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre) Inventario inicial de productos en proceso Ms : Material directo utilizado Inventario inicial de materiales Compras netas de materiales Sub-total Menos : Inventario final de materiales Material utilizado Mano de obra directa Total costo primo Gastos de fabricacin Sub-total Menos : Inventario final Productos en proceso Total costo de produccin $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$ $ $

A la suma del material directo utilizado y la mano de obra directa se le denomina costo primo. A la suma del costo de mano de obra directa y gastos de fabricacin se le nombra "costo de conversin", pues es el costo necesario para transformar la materia prima en productos terminados. Estado de Utilidades Retenidas 21.1 INTRODUCCIN Por mucho tiempo el estado de variacin de supervit o estado de utilidades retenidas haba sido un sumario en donde los contadores llevaban todas las ganancias y prdidas extraordinarias, as como las correcciones a las utilidades de ejercicios anteriores ya sea por errores en estimaciones contables, cambios en aplicacin de principios o errores de otra clase. En la actualidad se ha simplificado mucho y convendra estudiarlo conjuntamente con el estado de resultados. Un modelo de estado de utilidades retenidas es el siguiente : CUADRO 14
ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS (Perodo comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre) Utilidades retenidas al 1 de Enero Ms : Utilidad neta del ejercicio Sub-total Menos : Dividendos decretados Utilidades retenidas a 31 de Diciembre $ $ $ $ $

Si se incluye un concepto ms amplio, se habra de elaborar un estado de variacin de supervit que desglosara los cambios habidos en cada una de las partidas del supervit durante el ejercicio, entre otros: 1. El incremento a las reservas 2. La capitalizacin de reservas, de utilidades pendientes por aplicar o de supervit por valorizaciones. 3. Traspasos entre los supervit de capital a supervit ganado. Tambin se podra elaborar un estado de cambios en el capital contable que hubiera de ampliar la informacin contenida en los dos estados antes mencionados pues incluira los cambios habidos tambin en la partida de capital social. Los aumentos al capital social podrn referirse a: a) Nuevos aportes en efectivo o en especie, lo cual aumentara los recursos de la empresa. b) Conversin de obligaciones en acciones, en cuyo caso se aumentara el capital social y la prima en colocacin de acciones, con una reduccin en la partida de pasivo denominada obligaciones en circulacin o Bonos obligatoriamente convertibles en acciones. c) Capitalizacin de utilidades o supervit (dividendos en acciones) en cuyo caso habra aumentos en los recursos de la empresa, pues sera un simple traspaso supervit al capital social. Recientemente se ha estado capitalizando la cuenta revalorizacin patrimonial, producto del ajuste por inflacin que se efecta patrimonio. Las disminuciones al capital social podran incluir: a) Devolucin de aportes. b) Absorber dficit c) Conversin de capital social a obligaciones quirografarias. Estado de Cambios de Capital Contable 22.1 INTRODUCCIN Este estado financiero se considera un estado principal y los dictmenes de contadores pblicos mencionan dicho estado, conjuntamente con el balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo. Dado que es un estado financiero dinmico abarca un perodo y se pretende conocer cuales fueron los movimientos habidos en las partidas que lo integran: no de de al

Capital social comn Capital social preferente Prima en colocacin de acciones Utilidades de ejercicios anteriores Utilidad del ejercicio Reservas Revalorizacin del patrimonio

La forma de presentacin de este estado financiero es la de partir de los saldos al inicio del ejercicio para cada uno de los rubros antes sealados y luego sumar o restar los movimientos del ao para llegar a los saldos de fin de perodo. Otra presentacin ms sencilla consiste en partir del patrimonio de un ejercicio, sumarle los aumentos habidos durante el ao y restar las disminuciones, para llegar al patrimonio de fin de perodo.