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Repblica Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin Instituto Universitario De Tecnologa Readic Unir Maracaibo

Estado-Zulia

Sistemas de Control en el rea Administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A. Trabajo Especial de Grado para Optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin de Empresas

AUTORA: Franciani Nolaya C.I. 18.317.214 Tutora Acadmico: Lcda. Ana Medina

Maracaibo, Mayo 2013

APROVACION DEL TUTOR (ACADEMICO Y METODILOGICO)

En nuestro carcter de Tutor: Acadmico:_____________________________Cdula:_____________________ Metodolgico:___________________________Cdula:_____________________ Del Trabajo Especial de Grado Titulado:__________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Presentado por el Bachiller: _______________________________________Cdula:_____________________

Para Optar al Grado de Tcnico Superior Universitario en:____________________ ________________________________________Considerando que dicho Trabajo Rene los requisitos y meritos suficientes para ser sometido a su respectiva presentacin y defensa ante el jurado Examinador que se designe.

En la Ciudad de Maracaibo, a los _________del mes ____________ de ________ ___________________ Tutor Acadmico Firma ____________________ Tutor Metodolgico Firma

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INDICE GENERAL Pg INTRODUCCION.......9 CAPITULO I. DIAGNOSTICO SITUACIONAL...11 1.1. Descripcin del mbito de estudio...11

1.1.1. Actividad econmica que realiza la institucin11 1.1.2. Resea histrica de la institucin..11 1.1.3. Ubicacin geogrfica de la empresa.13 1.1.4. Departamento donde se realiza la investigacin.13 1.1.5. Actividades que realizo en el departamento13 1.1.6. Funciones asignadas...14 1.2. Problematizacin14 1.2.1. Problema detectado.14 1.2.2. Revisin bibliogrfica o teora que sustenta la investigacin...15 1.2.3. Formulacin de la investigacin.35 1.3. Propsitos36 1.3.1. Objetivo general36 1.3.2. Objetivos especficos...36 CAPITULO II. ASPECTOS METODOLOGICOS38 2.1. DESCRPCION DE LA METODOLOGIA..38 2.1.1. Tipo de Investigacin38 2.1.2. Poblacin39 2.1.3. Instrumento de para la recoleccin de datos (debe ir escrita con concordancia con los objetivos especficos.)..40

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CAPITULO III. ANLISIS DE LOS RESULTADOS..44 3.1 Exposicin y contrastacin de los resultados...44 CONCLUSIONES.73 RECOMENDACIONES...74 BIBLIOGRAFA75 ANEXOS76

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INDICE DE CUADROS Cuadro N 1...45 Cuadro N 2...46 Cuadro N 3...47 Cuadro N 4...48 Cuadro N 5...49 Cuadro N 6...50 Cuadro N 7...51 Cuadro N 8...52 Cuadro N 9...53 Cuadro N 10.54 Cuadro N 11.55 Cuadro N 12.56 Cuadro N 13.57 Cuadro N 14.58 Cuadro N 15.59 Cuadro N 16.60 Cuadro N 17.61 Cuadro N 18.62 Cuadro N 19.63 Cuadro N 20.64 Cuadro N 21.65 Cuadro N 22.66 Cuadro N 23.67 Cuadro N 24.68 Cuadro N 25.69 Cuadro N 26.70

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Cuadro N 27.71 Cuadro N 28.72

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INDICE DE GRFICOS Grfico N 1...45 Grfico N 2...46 Grfico N 3...47 Grfico N 4...48 Grfico N 5...49 Grfico N 6...50 Grfico N 7...51 Grfico N 8...52 Grfico N 9...53 Grfico N 10.54 Grfico N 11.55 Grfico N 12.56 Grfico N 13.57 Grfico N 14.58 Grfico N 15.59 Grfico N 16.60 Grfico N 17.61 Grfico N 18.62 Grfico N 19.63 Grfico N 20.64 Grfico N 21.65 Grfico N 22.66 Grfico N 23.67 Grfico N 24.68 Grfico N 25.69 Grfico N 26.70

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Grfico N 27.71 Grfico N 28.72

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INTRODUCCIN

En la actualidad las empresas buscan mantenerse en un mercado competitivo que garantice la continuidad de las metas que se establecen a nivel administrativo y organizacional, as que al momento de abrir sus puertas al mercado se trazan planes para no solo mantenerse sino que puedan llevarlos a un crecimiento en medio de una economa que cada vez se hace ms competitiva. Uno de los pilares fundamentales dentro del proceso administrativo tiene que ver con el Control, ya que este permite dar una garanta en cuanto a la planificacin que se establece dentro de una organizacin y as dar el cumplimiento fiel para el logro de las metas trazadas y corregir cualquier desviacin de la misma. Dentro de la Empresa Delta Fire Systems se busca acelerar ciertos procesos administrativos para que puedan cumplirse las metas trazadas a la hora de hacer una planificacin y garantizar el cumplimiento de los servicios prestados a los clientes. Este trabajo especial de grado tiene por lo tanto como propsito

analizar los Sistemas de Control en el rea Administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A.

CAPITULO I DIAGNOSTICO SITUACIONAL

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CAPITULO I DIAGNOSTICO SITUACIONAL

1.1.- Descripcin del mbito de Estudio

1.1.1.- Actividad Econmica

Delta Fire Systems C.A. es una empresa promovida por profesionales en el rea de Seguridad Industrial y proteccin contra incendios que se dedica a la elaboracin de proyectos, implantacin de sistemas, con asesora permanente y una profunda conciencia social, cuentan con un personal capacitado en los distintos mbitos de la seguridad que asegura entregar como producto un sistema integrado entre personal y equipo con el fin de reducir al mnimo los riesgos involucrados.

1.1.2.- Resea Histrica

DELTA FIRE SYSTEMS, C.A., es una empresa venezolana con Diecinueve (19) aos de presencia en el mercado (desde 1992), ofreciendo soluciones para la proteccin contra incendio. Cuenta con el apoyo de ANSUL Incorporate Inc. y Federal Signal, siendo distribuidores autorizados, lo cual nos compromete an ms para prestar servicio y apoyo a nuestros clientes.

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La empresa dispone de una gran cantidad de clientes potenciales, abarcando los sectores de minas, petrleo, petroqumico, plantas

procesadoras de alimento, papel y lcteo, trabajos con soldadura, laboratorio de anlisis qumico, telecomunicaciones, cerveceras entre otros.

Con esto podemos decir que, cubrimos un amplio mercado en el mbito nacional, puesto que dicha empresa cuenta con sucursales en Maracaibo, Caracas y Puerto Ordaz.

De esta manera, afirmamos que en nuestro ramo, en la Zona Occidental del pas atendemos un 85% de las Empresas, en la Zona Central un 8% y en la Zona Oriental un 7%. El diseo, instalacin, inspeccin, mantenimiento y servicios de proteccin contra incendio, son para DELTA FIRE SYSTEMS, C.A. un compromiso que adquirimos y, es por ello que, ofrecemos sistemas para aplicaciones industriales y comerciales, con la finalidad de proteger bienes y con esto preservar vidas al verse involucradas en caso de incendio.

Est conformada funcionalmente por una Gerencia Administrativo, Gerencia de Proyectos, asistidos por asistente administrativo, Facturacin y Compras, Jefe de Almacn y Taller, Supervisores de Servicios, Supervisores de Tcnicos en Sistemas, Tcnicos de sistemas y Tcnicos de servicios, Coordinacin de Ventas, Coordinacin SHA, Tcnico de Mantenimiento.

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1.1.3.- Ubicacin Geogrfica de la Empresa o Institucin DELTA FIRE SYSTEMS C.A., se encuentra ubicada en la avenida 50 KM 6 Va Perij, Barrio El Silencio, Municipio San Francisco Estado Zulia, Venezuela

1.1.4.- Departamento donde se realiza la Investigacin

La investigacin se realiza en el Departamento Administrativo de la Empresa Delta Fire Systems C.A.

1.1.5.- Actividades que se realizan en el Departamento

Facturacin. Recepcin de Documentos. Clculo de las Comisiones. Caja Chica. Controlar las ventas y recarga de los extintores. Preparacin de Documentos para el Contador. Pedidos de Actas de Ejecucin y Facturas Originales, Uniformes, Carpetas, entre otros. Cobranzas. Envi y recepcin de faxes por presupuestos, facturas, cuentas por cobrar, entre otros. Recepcin de pagos enviados por los clientes a travs de los asesores o mensajeros. Recepcin de planillas canceladas del Samat y Seniat para archivar. 13

Registro de compras y pagos. Compra de materiales y suministros administrativos.

1.1.6.- Funciones Asignadas al Investigador

Las funciones que realiza el investigador dentro del Departamento Administrativo de Delta Fire Systems, C.A. son las siguientes: Facturacin. Recepcin de Documentos. Cobranzas. Registro de compras y pagos. Controlar las ventas y recarga de los extintores. Recepcin de pagos enviados por los clientes a travs de los asesores o mensajeros. Envi y recepcin de faxes por presupuestos, facturas, cuentas por cobrar, entre otros. Clculo de las Comisiones

1.2.- Problematizacin

1.2.1.- Problemas Detectados En la empresa Delta Fire Systems, C.A. se ha venido presentado una serie de inconvenientes al momento de planificar una actividad, y al realizar la cotizacin, la facturacin y la cobranza a los clientes. Ya que el control utilizado dentro de dicha empresa es demasiado lento trayendo como

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consecuencia el no poder cumplir con uno de sus objetivos planteado como lo es el satisfacer al cliente.

1.2.2.- Revisin Bibliogrfica

Son conceptos tericos de la investigacin con relacin mutua, dnde se organiza el contenido del problema planteado .Todo sistema de direccin, por muy distintas que sean sus caractersticas o funcin social, est compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformacin y funcionamiento.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas (p.610).

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin. (p.62).

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Para Cepeda (1999), establece que "el control es una comprobacin, intervencin o inspeccin. El propsito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organizacin y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados". (p.3)

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa.

El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin.

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales:

-En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas.

-En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

-En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

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-Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.

Control Interno

El autor Cepeda (1999) define el control interno como el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una organizacin con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, que

los registros contables sean fidedignos y que la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos. (p.4).

De igual manera, Cepeda (1999), establece que "debe tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una aptitud, un compromiso de todas y cada una de la personas de la organizacin, desde la gerencia hasta un nivel organizacional ms bajo". (p.4).

Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en s mismo. Provee una garanta razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garanta absoluta.

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Un adecuado sistema de control interno, podr alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestin, pero no podr transformar o convertir una administracin destacada. En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes bsicos de la labor gerencial. (p.4).

Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite sealar que el control en el proceso administrativo, contribuye a que la organizacin establezca con efectividad sus medios de acciones estratgicas en la planeacin de cada proceso administrativo ejecutado por la institucin.

Tipos de Controles

Cepeda (1999), refleja que existen seis tipos de controles: "el gerencial, el contable, el operativo de gestin, el presupuestario el de informtica y el administrativo u operativo". (p.29).

Control Gerencial: est orientado a las personas con el objeto de influir en los en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organizacin.

Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los mtodos y procedimientos que tiene que ver o estn relacionados directamente con la proteccin de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables.

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Control Operativo de Gestin: est orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el conjunto de planes, polticas, procedimientos y mtodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organizacin.

Control Presupuestario: es una herramienta tcnica, en la que se apoya el control de gestin, basado en la direccin u objetivos. Consistente en confrontar peridicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.

Control Informtico: esta orientado a lograr el uso de la tecnologa y la informtica como herramienta de control; su objetivo ser mantener controles automticos efectivos y operativos sobre las operaciones.

Control Administrativo u Operativo: esta se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la adhesin a las polticas prescritas por la administracin". (p.29).

Por otra parte, el autor Catacora (1999), tambin establece que existen dos tipos de control, el control preventivo (previo) y el control de deteccin (posterior)" (p.238).

El Control Preventivo: son aquellos que se ejecutan antes de la ejecucin de un proceso, ejemplo: el inventario, revisin y aprobacin de los comprobantes de diario". (p.238).

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El Control de Deteccin: se aplica durante o despus de un proceso; la eficiencia de este depender principalmente del intervalo

de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control. Algunos ejemplos son: conciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayores; emisin de listado de excepciones; cuadre de totales de dbitos y crditos al grabar comprobantes contables. (p.238).

El mismo autor clasifica el control interno administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos administrativos y controles internos contables

Sistemas de Control:

Sistema de Control Direccional: consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la operacin.

Sistema de Control Selectivo: consiste en la verificacin de muestras de determinadas operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos, para as determinar si se puede continuar con el proceso.

Sistema de Control despus de la Accin: se realiza una vez que la operacin se ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estndar previamente establecido.

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Principios de Control:

Entre los principios generales de administracin aplicados al control, pueden citarse:

Principio de Garanta del Objetivo: El control debe contribuir a la consecucin de los objetivos mediante la verificacin oportuna de las discordancias con los planes para emprender la accin correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse para conseguir los objetivos.

Principio de Definicin de los Estndares: El control debe basarse en estndares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijacin de estndares de desempeo y de calidad, cuando stos se establecen con objetividad y se definen con precisin, facilita la aceptacin de quien debe responder por la tarea y permite emprender una accin de control ms fcil y seguro.

Principio de Excepcin: Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto ms concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvos y excepciones, ms eficientes sern los resultados de este control. El administrador debe preocuparse ms por los desvos importantes que por las situaciones relativamente normales.

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El control como Fase del Proceso Administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos.

La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos.

Los Objetivos son el logro de:

Diagnosticar: el control administrativo es una herramienta que durante la actuacin o toma de decisiones permite que se descubran sntomas sobre reas problemticas o reas de aciertos para determinar las acciones que se deben realizar para corregir una situacin o capitalizar un acierto. Comunicacin: proporciona un medio de comunicacin entre las personas que integran la organizacin, informando los resultados que se logran de las diferentes actividades realizadas por la empresa. 22

Motivacin: el ser humano necesita ser estimulado, incentivado para lograr los objetivos de la empresa y tambin requiere que dichos objetivos no se encuentren en conflicto con los personales o de los grupos sociales ya que de existir oposicin, los ms perjudicados sern los de la empresa.

Todo cambio en una empresa genera resistencia, en consecuencia surge la necesidad de ser muy cauteloso al implementarlo. Es necesario hacer notar que esta nueva herramienta, ms que beneficiar a la empresa, servira para indicar las fallas o aciertos del personal.

Una de las formas ms efectivas de convencer al personal de la empresa es hacindolos participes del diseo del sistema y del

establecimiento de los objetivos. Tambin es necesario mostrar la gran ayuda que es para el responsable de las reas contar con este tipo de informacin y que la alta gerencia se muestre atenta a las ideas y sugerencias que le proporcionen los empleados una vez que se implante el sistema.

Por lo cual, lo ms importante al implementar un sistema de control, es el convencimiento del personal.

El control Interno: es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.

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A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organizacin.

En este orden de ideas, explica el autor Chiavenato (2001) en su libro de introduccin a la teora general de la administracin, que:

La administracin es interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos en accin organizacional a travs de la planificacin, organizacin, direccin y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las reas y niveles de la organizacin, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a la situacin. (p.394)

De igual manera, establece que el proceso administrativo "est constituido por las cuatros funciones administrativas: planificacin,

organizacin, direccin y control. Es un proceso dinmico e interactivo". (p.24)

Planificacin: es la funcin

administrativa

que

determina por

anticipado que debe hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.

Organizacin: funcin administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.

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Direccin: funcin administrativa que indica el comportamiento de los individuos hacia los objetivos que deben alcanzarse.

Control Externo

Comprende la vigilancia, inspeccin y fiscalizacin ejercida por los rganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades gubernamentales. Son rganos competentes para ejercer el control fiscal externo: la Contralora General de la Repblica y las Contraloras de los Estados, Municipios, Distritos y Distritos Metropolitanos. Objetivos del Control Interno

-Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.

-Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico.

-Asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

-Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.

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-Garantizar razonablemente la rendicin de cuentas. (p.4)

Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de introduccin a la teora general de la administracin, expresan que lo esencial en cualquier sistema de control es:

-Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una lnea de accin, un estndar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

-Un medio por la actividad desarrollada.

-Un procedimiento para comparar la actividad con el criterio fijado.

-Algn mecnico que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

Desde esta perspectiva, los objetivos de un sistema de control brindaran a la organizacin, la visin y misin que va a contribuir a la eficiencia en la ejecucin de los mecanismos de control administrativo, teniendo en cuenta cada elemento que contribuya a la eficacia del trabajo segn la funcin asignada.

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Elementos del Control:

El Control como parte de un todo, o como un Subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clsico, esttico, como una etapa ms dentro del proceso administrativo tpico de Planificar, Administrar y Controlar.

Esta concepcin del control que lo ubica como un Subsistema dentro del Sistema Administrativo total de la Organizacin, nos permite analizar los elementos que componen este Subsistema de la siguiente manera:

1) Una caracterstica o atributo o condicin a controlar.(Norma, Plan, Conducta), Un sistema "anda bien" cuando cumple sus objetivos, para poder controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas ms relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema.

2) Un mecanismo o sistema sensor, que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de tcnicas de control consiste fundamentalmente en disear estos instrumentos de medicin y su colocacin dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energas para el control sea lo ms bajo posible.

Por ejemplo, el diseo de un buen plan de cuentas y su correcta utilizacin, sern fundamentales para el xito del sistema de control contable.

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3) Una red de comunicacin que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control informacin para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseo de la red de comunicacin se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan: La longitud y el ritmo del flujo de la informacin. La rapidez que el conocimiento de la informacin requiera, se puede ver afectada por una excesiva amplitud y bifurcaciones en el sistema de comunicaciones internas dentro de la organizacin. El respeto a las lneas jerrquicas, la inexistencia de cronogramas que obliguen al cumplimiento de plazos, etc. son problemas que se presentan. Por otra

parte, la corriente de informacin para control no es continua sino alternada, en plazos que el analista de sistemas de control debe establecer con sumo cuidado para que la informacin necesaria para la toma de decisiones correctivas se pueda tomar dentro de lmites tolerables.

4) Una Unidad de Control, para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvos.

La determinacin de las causas y la adopcin de las medidas correctivas son actividades de los centros de planeamiento y direccin, no del centro de control.

Algunos sistemas de control incorporan un instrumento corrector para que el sistema vuelva al equilibrio planeado, esto se denomina sistema de control automtico u homeosttico. P.ej.: el termstato en un sistema de control y regulacin de temperatura.

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En Administracin casi todos los sistemas de Control presentan la fase de Retroalimentacin, es decir que la informacin genera modificaciones en los subsistemas de Planeamiento o de Direccin, previa intervencin humana. Son muy pocos aquellos casos en que son posibles implantar mecanismos de correccin automticos.

Requisitos del Control:

A) Debe reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organizacin: Un sistema de control debe adaptarse al tipo de operaciones que se deseen controlar. Los instrumentos para controlar ventas sern distintos de los diseados para ser empleados en las compras o las finanzas de la empresa. Asimismo una pequea empresa necesita controles distintos a una mediana o gran empresa.

B) Debe reflejar rpidamente los desvos: La informacin debe llegar al responsable de tomar las decisiones correctivas lo antes posible para minimizar los daos que puedan causar las fallas detectadas.

C) Debe ser flexible: en caso de cambios en los planes o de circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado.

D) Debe reflejar el modelo de organizacin: Al ser la organizacin el vehculo fundamental de coordinacin entre las personas que forman la

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estructura de la empresa, los controles deben respetar el modelo estructural vigente.

E) Debe ser econmico: es decir, cada control debe justificar lo que cuesta implantarlo. Depender de la capacidad de quin elija los factores autnticamente estratgicos en las reas ms importantes y disee los instrumentos para controlarlos.

F) Debe ser comprensible: algunos dispositivos de control, frmulas matemticas, grficos complicados, estadsticas, etc. suelen ser complicados y poco comprensibles para los dirigentes que han de servirse de ellos.

G) Debe asegurar una accin correctiva: el control debera indicar el camino para la accin necesaria identificando dnde se produjo el problema, quin es el responsable y qu debe hacerse para corregirlo

Etapas para disear un Sistema de Control Administrativo:

Definicin de los resultados deseados: el diseo de un buen sistema de control debe iniciarse en base a los objetivos fijados por la administracin, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea que sucedan en el futuro. Se debe tratar que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables, luego deben ser relacionados con las personas que directa o indirectamente tengan que ver con dichas metas ya que influyen sobre el xito o fracaso de los mismos. Lo mejor es dividir a

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los objetivos en subobjetivos para que el personal participe en la obtencin de los resultados.

Determinacin de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados: dicho control determina por anticipado los elementos predictivos que durante el proceso ayudaran a la obtencin de resultados. Algunos de estos elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones con respecto a lo planeado y corregirlas (por ejemplo: cambios en los niveles hendibles de los insumos)

Determinacin de los estndares de los elementos predictivos en funcin de los resultados deseados: consiste en la fijacin del nivel que se considera aceptable y con el cual se harn las comparaciones. Es recomendable que sean flexibles.

Especificaciones de los flujos de informacin: gran parte del control consiste en la forma en que se maneja la informacin por lo cual es necesario contestar tres interrogantes a quin se va informar? Cundo? Y Cmo? Se necesitan distinguir, en consecuencia, a dos grupos de usuarios de informacin: los que toman decisiones dentro de la lnea y los que no las toman.

Evaluacin y aplicacin de las acciones correctivas : antes de iniciar una accin correctiva es necesario un anlisis minucioso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentra la falla. La eleccin

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final y aplicacin de la accin correctiva debe ser responsabilidad del ejecutivo de lnea.

Fases del Control:

Segn Chiavenato (2001) establece que el control es un proceso cclico, compuesto de cuatro fases:

Establecimiento

de

estndares

criterios: los

estndares

representan el desempeo deseado: los criterios representan las normas que guan las decisiones. El control implica una comparacin con estndares establecidos previamente para poner en marcha la accin correctiva cuando se presenta un desvo inaceptable.

Observacin del Desempeo: esta es la observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa de lo que se controla. La eficiencia de un sistema de control depende de la informacin inmediata sobre los resultados anteriores, transmitidos a quienes tienen el poder para introducir cambios.

Comparacin del desempeo con el Estndar establecido: la comparacin no slo busca localizar las variaciones, errneas o desvos, sino tambin predecir otros resultados futuros.

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Accin Correctiva: el objetivo del control es indicar cundo, cunta, cmo y dnde debe ejecutarse la correccin. (p.767).

Control Administrativo:

Es el proceso mediante el cual la administracin se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en funcin de los objetivos planeados por la organizacin.

La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles (siempre pueden superar determinadas etapas para lograr sus objetivos fijados por la administracin) y est dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas.

Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de informacin que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de modo que constantemente se estn corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traer como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

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Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una funcin administrativa, es decir es una labor gerencial bsica, que puede ser considerada como una de las ms importantes para una optima labor gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin.

Importancia del Control Dentro Del Proceso Administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo.

De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

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Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.

1.2.3.- Formulacin de la Pregunta Crtica

El propsito principal de este trabajo ser efectuar un anlisis sobre los procesos de control administrativos en la Empresa Delta Fire Systems C.A., con la finalidad de tratar de solventar el problema y dar varias alternativas a la situacin que se est suscitando.

Qu estrategias se utilizaran pata optimizar el logro de los procesos de control administrativos dentro del departamento Administrativo de la Empresa Delta Fire Systems C.A.?

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Una vez expuestas todas las interrogantes, se le dar solucin al problema planteado, esperando que sea de gran utilidad, adems de beneficioso para todos los miembros que pertenecen a la organizacin.

1.3.- Propsitos

1.3.1.- Objetivo General

Analizar los Sistemas de Control en el rea Administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A.

1.3.2.- Objetivos Especficos

1. Explicar los tipos de Sistema de Control rea Administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A.

2. Descubrir los Sistemas de Control utilizados Administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A.

en el rea

3. Determinar

los

Principios

de

Control

dentro

del

Proceso

Administrativo de la Empresa Delta Fire Systems C.A

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CAPITULO II ASPECTOS METODOLGICOS

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CAPITULO II

ASPECTOS METODOLOGICOS

2.1. Descripcin de la Metodologa

2.1.1 Tipo de Investigacin

Segn el planteamiento de Chvez (2000, p. 133) el tipo de investigacin se establece en funcin del tipo de problema que se desea solucionar, los objetivos que se pretendan lograr y la disponibilidad de recursos.

De tal manera que, se plantea que la siguiente investigacin se clasifica por su propsito aplicado, ya que se orientar al planteamiento de soluciones segn el problema presentado por la empresa Delta Fire Systems, C.A. en el rea del departamento de Administracin en relacin al sistema de control administrativo. Chvez (2000, p. 133) afirma que los estudios aplicados tienen como fin resolver un problema en un perodo corto de tiempo.

Esta investigacin se orientada en

un estudio a nivel cualitativo en

virtud que se realiza una observacin detallada de la situacin presente en el Departamento de Administracin de la empresa Delta Fire Systems, C.A.,

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con el fin de determinar el sistema de control administrativo de dicha Institucin.

Las investigaciones cualitativas consisten en detalladas de situaciones, eventos, personas,

las descripciones interacciones y

comportamientos que son observables. Incorpora lo que los participantes dicen, sus experiencias, actitudes, creencias, pensamientos y reflexiones tal como son expresadas por ellos mismos y no como uno los describe. (Gonzlez y Hernndez, 2003 p. 24). Una de las caractersticas ms importantes de las tcnicas cualitativas de investigacin es que procuran captar el sentido que las personas dan a sus actos, a sus ideas, y al mundo que les rodea. Cook y Reichardt (citado por Meza) consideran entre los mtodos cualitativos a la etnografa, los estudios de caso, las entrevistas a profundidad, la observacin participante y la investigacin-accin.

2.1.2. Poblacin

La poblacin se refiere a la totalidad del fenmeno objeto de investigacin. Fideas, (1998 p. 36), La poblacin equivale al conjunto de unidades que sern analizadas y para lo cual son validas las conclusiones que se obtengan. Se puede decir que cuando se habla de poblacin e investigacin se refiere a sujetos, cosas u objetos de estudio.

Segn, Tamayo (2000, p. 92) la poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades de poblacin poseen unas caractersticas 39

comunes, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin.

En este sentido la poblacin de esta investigacin est constituida por cinco (5) personas que conforman el personal involucrado con el estudio de esta investigacin, como lo son el Presidente, la Gerente Administrativa, la Asistente Administrativa, la encargada de Facturacin y Cobranza, la Coordinadora de Ventas de Maracaibo, la Coordinadora de Ventas de Puerto Ordaz todos empleados de la empresa Delta Fire Sistems, C.A. CUADRO N 2 POBLACIN Nombre y Apellido Grado de Instruccin Cargo Tiempo de servicio.

Jorge Guillen

Ingeniero Elctrico

Presidente

19 aos

Lisbeth Leiva

Licda Administracin

Gerente de Administracin

10 aos

Keila Puche

Licda. Contabilidad

Asistente Administrativa

6aos

Juleixys Ojeda

T.S.U Contabilidad

Facturacin y Cobranza

5 aos

Maribel Nieto

Ingeniera en Relacin Industrial

Coordinadora de Ventas

12 aos

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2.1.3. Instrumento de Recoleccin de Datos

Para lograr los objetivos trazados, se emplearon instrumentos y tcnicas orientadas a obtener informacin, mediante la aplicacin de una encuesta a cada una de las muestras del objeto de estudio, con el propsito de obtener sus opiniones acerca de la temtica planteada. El instrumento empleado, est orientado con preguntas cerradas, SI o NO, es decir, por medio de un cuestionario simple.

As mismo, Bravo (2000, p. 04) afirma que la observacin por encuesta consiste en la obtencin de datos de inters en la investigacin mediante la interrogacin a los miembros del universo de estudio. El instrumento bsico de la observacin mediante encuesta, es el cuestionario, el cual es un instrumento de preguntas, preparado sobre los hechos y aspectos que interesen en una investigacin, para su contestacin por la poblacin o su muestra a que se extiende el estudio comprendido.

Por su parte (Arias, 2006 p. 72) afirma, que la encuesta es una tcnica que pretende obtener informacin que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de s mismos o en relacin con un tema en particular.

De manera que, basndonos en la informacin suministrada por dichos autores, para la recoleccin de la informacin sobre la medicin de la variable estudiada Sistema de Control Administrativos, se dise un cuestionario tipo encuesta estructurada y de preguntas cerradas

dicotmicamente, es decir, SI y NO, y que a su vez est constituido de

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veintiocho (28) preguntas para ser respondidas por dicha poblacin estudiada.

42

CAPITULO III ANLISIS DE LOS RESULTADOS

43

CAPITULO III ANLISIS DE LOS RESULTADOS

3.1. Exposicin y contrastacin de los resultados

Este captulo tiene la finalidad de interpretar los datos recolectados en la aplicacin de la encuesta a la poblacin seleccionada y de la observacin directa como tcnica de recoleccin de datos, a las personas encargadas del departamento de administracin, proceso que se cumpli con el propsito de cumplir los pasos previamente establecidos en los objetivos especficos que permiten el logro del objetivo general de este trabajo.

De tal manera que, en el anlisis de los resultados, se introducirn los criterios que orientarn los procesos de codificacin y tabulacin de los

datos; sus tcnicas de presentacin y el anlisis estadstico de los mismos. Mediante este proceso se clasifica la informacin recogida en las respuestas del cuestionario, atendiendo a la interpretacin que se infiere en relacin con los objetivos de la investigacin.

La forma en la cual se presentar el anlisis de los resultados es de forma narrativa, puesto que son preguntas cerradas. Tambin en este captulo se analizarn los resultados obtenidos, siendo estos soportados con la teora expuesta en la revisin bibliogrfica o teora que valida la situacin, los cual aportar nuevas pautas y planes de accin para la determinacin el Sistema de Control en el rea del departamento de Administrativo de la empresa Delta Fire Systems, C.A. 44

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Gerencial Item N1: Cree usted que el control gerencial se orienta a los individuos para que sus acciones sean consientes con los objetivos de la organizacin?

Cuadro N1 (Resultado de la Pregunta N1) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N1 (Resultados de la Pregunta N1) F. ABSOLUTA 5 0 5 F. RELATIVA (%) 100 0 100%

Item 1
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, se puede decir que en el primer tem de la tabla anterior se evidencia que el 100% de la poblacin objeto de estudio, equivalente a 5 personas, respondi de manera positiva.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Gerencial Item N2: Est de acuerdo usted que el control gerencial se oriente al individuo con el objetivo de que su comportamiento sea consiente con los objetivos de la organizacin? Cuadro N2 (Resultado de la Pregunta N2) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N2 (Resultados de la Pregunta N2) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 2
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada, equivalente a 5 personas, cree que el control gerencial se orienta al individuo para que su comportamiento sea consiente con los objetivos de la organizacin, por otro lado el otro 40% no lo cree as.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Contable Item N3: Considera usted que el control contable es aquel que a travs de sus normas y procedimientos asegura la que los registros contables sean confiables? Cuadro N3 (Resultado de la Pregunta N3) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N3 (Resultados de la Pregunta N3) F. ABSOLUTA 5 0 5 F. RELATIVA (%) 100 0 100%

Item 3
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, se puede decir que en el tercer tem de la tabla anterior se evidencia que el 100% de la poblacin objeto de estudio, equivalente a 5 personas, esta de acuerdo que a travs de las normas y procedimientos los registros contables son confiables.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Contable Item N4: Cree usted que en la empresa Delta Fire Systems existe un control contable confiable para la proteccin los bienes y fondos de la empresa? Cuadro N4 (Resultado de la Pregunta N4) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N4 (Resultados de la Pregunta N4) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 4
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada, afirma que si existe un control contable confiable dentro de le empresa y el otro 20% no lo cree as.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Operativo de Gestin Item N5 Est de acuerdo usted que el control operativo de gestin esta orientado a los procesos y tareas ya ejecutadas?

Cuadro N5 (Resultado de la Pregunta N5) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N5 (Resultados de la Pregunta N5) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 5
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el control operativo de la gestin se orienta a los procesos y tareas ejecutadas y el otro 40% no lo cree as.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Operativo de Gestin Item N6: Cree usted que dentro de la empresa deba de existir un buen control operativo de gestin? Cuadro N6 (Resultado de la Pregunta N6) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N6 (Resultados de la Pregunta N6) F. ABSOLUTA 5 0 5 F. RELATIVA (%) 100 0 100%

Item 6

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 100% de la poblacin encuestada afirma que dentro de la empresa debe de existir un buen control operativo de la gestin.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Presupuestario Item N7: Considera usted que el control presupuestario es el encargado de poner en evidencia las desviaciones que se estn presentando dentro de la empresa? Cuadro N7 (Resultado de la Pregunta N7) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N7 (Resultados de la Pregunta N7) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item7

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada cree que el control presupuestario pone en evidencia las desviaciones que se presentan dentro de la empresa y el otro 40% cree que no.

51

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Presupuestario Item N8: Cree usted que el control presupuestario es la herramienta principal en la cual se apoya en el control de gestin? Cuadro N8 (Resultado de la Pregunta N8) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N8 (Resultados de la Pregunta N8) F. ABSOLUTA 0 5 5 F. RELATIVA (%) 0 100 100%

Item 8

Si No

Fuente: Nolaya 2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 100% de la poblacin encuestada, no cree que el control presupuestario sea la herramienta principal del control de gestin

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Informativo Item N9: Esta usted de acuerdo que el control informtico se utiliza para controlar las operaciones automticas y operativas? Cuadro N9 (Resultado de la Pregunta N9) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N9 (Resultados de la Pregunta N9) F. ABSOLUTA 5 0 5 F. RELATIVA (%) 100 0 100%

Item 9

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, se puede decir que se evidencia que el 100% de la poblacin objeto de estudio, equivalente a 5 personas, respondi de manera positiva a la pregunta formulada.

53

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Informativo Item N10: Cree usted que dentro de la empresa debe de existir un control informativo? Cuadro N10 (Resultado de la Pregunta N10) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N10 (Resultados de la Pregunta N10) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 10

Si No

Fuente: Nolaya 2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada, afirma que si debe de existir dentro de la empresa un control informativo y el otro 20% no lo cree as.

54

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Administrativo Item N11: Esta de acuerdo usted que un control administrativo ayuda a mantener una eficiencia dentro de la empresa? Cuadro N11 (Resultado de la Pregunta N11) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N11 (Resultados de la Pregunta N11) F. ABSOLUTA 5 0 5 F. RELATIVA (%) 100 0 100%

Item 11

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 100% de la poblacin encuestada afirma que el control administrativo ayuda a mantener una eficiencia dentro de la empresa.

55

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Administrativo Item N12: Cree usted que el control administrativo u operativo debe de cumplirse en todas las reas de las empresas? Cuadro N12 (Resultado de la Pregunta N12) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N12 (Resultados de la Pregunta N12) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 12

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada cree que el control administrativo u operativo debe de cumplirse en toda las reas y el otro 20% cree que no.

56

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Preventivo Item N13: Cree usted que el control preventivo es aquel que se realiza para supervisar todas las actividades? Cuadro N13 (Resultado de la Pregunta N13) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N13 (Resultados de la Pregunta N13) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 13

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada cree que el control preventivo es aquel que se realiza para supervisar todas sus actividades y el otro 20% cree que no.

57

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Preventivo Item N14: Est de acuerdo usted que dentro de la empresa se lleve a cabo un control preventivo? Cuadro N14 (Resultado de la Pregunta N14) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N14 (Resultados de la Pregunta N14) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 14

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que se debera de llevar un control preventivo dentro de la empresa y el otro 40% cree que no.

58

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control de Deteccin Item N15: Considera usted que el control de deteccin se debe de aplicar durante del proceso? Cuadro N15 (Resultado de la Pregunta N15) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N15 (Resultados de la Pregunta N15) F. ABSOLUTA 2 3 5 F. RELATIVA (%) 40 60 100%

Item 15

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 40% de la poblacin encuestada considera que el proceso de control de deteccin se debe de aplicar durante el proceso y el otro 60% no lo cree as.

59

Variable: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control de Deteccin Item N16: Est de acuerdo usted con utilizar el control de deteccin dentro de la empresa? Cuadro N16 (Resultado de la Pregunta N16) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N16 (Resultados de la Pregunta N16) F. ABSOLUTA 1 4 5 F. RELATIVA (%) 20 80 100%

Item 16
Si No

Fuente: Nolaya (2013)

Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 20% de la poblacin encuestada afirma que esta de acuerdo con utilizar el control de deteccin dentro de la empresa y el otro 80% no lo cree as.

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Sistema de Control Direccional Item N17: Cree usted que a travs del sistema del control direccional se puede predecir los resultados antes de completar la operacin? Cuadro N17 (Resultado de la Pregunta N17) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N17 (Resultados de la Pregunta N17) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 17

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada afirma que con el control direccional se puede predecir los resultados antes de completar la operacin mientras que el otro 40% dice que no.

61

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Sistema de Control Direccional Item N18: Considera usted que el control direccional se deba ejecutar dentro de la empresa? Cuadro N18 (Resultado de la Pregunta N18) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N18 (Resultados de la Pregunta N18) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 18

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada afirma que el control direccional se debe de ejecutar en la empresa mientras que el otro 40% dice que no.

62

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Sistema de Control Selectivo Item N19: Considera usted que el sistema de control selectivo ayuda a determinar si se puede continuar con el proceso? Cuadro N19 (Resultado de la Pregunta N19) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N19 (Resultados de la Pregunta N19) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 19

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el sistema de control selectivo ayuda a determinar si se puede continuar con el proceso y el otro 40% cree que no.

63

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Sistema de Control Selectivo Item N20: Cree usted que el sistema de control selectivo es el seguro para detectar un error en el proceso? Cuadro N20 (Resultado de la Pregunta N20) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N20 (Resultados de la Pregunta N20) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 20

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el sistema de control selectivo es seguro para detectar un error y el otro 40% cree que no.

64

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Sistema de Control despus de la Accin Item N21: Cree usted que el sistema de control despus de la accin es la etapa final de las operaciones realizadas en la empresa? Cuadro N21 (Resultado de la Pregunta N21) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N21 (Resultados de la Pregunta N21) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 21

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada cree que el sistema de control despus de la accin es la etapa final de las operaciones realizadas en la empresa y el otro 20% cree que no.

65

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Sistema de Control despus de la Accin Item N22: Considera usted que el sistema de control despus de la accin ayuda a comparar los resultados obtenidos? Cuadro N22 (Resultado de la Pregunta N22) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N22 (Resultados de la Pregunta N22) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 22

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el sistema de control despus de la accin ayuda a comparar los resultados obtenidos y el otro 40% cree que no.

66

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Principio de Garanta del Objetivo Item N23: Considera usted que el principio de garanta del objetivo es aquel que ayuda a controlar las fallas o las distorsiones que existen para poder lograr el objetivo? Cuadro N23 (Resultado de la Pregunta N23) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N23 (Resultados de la Pregunta N23) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 23
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el principio de garanta del objetivo es aquel que ayuda a controlar las fallas o las distorsiones que existen para poder lograr el objetivo y el otro 40% cree que no.

67

Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistemas de Control Indicador: Principio de Garanta del Objetivo Item N24: Cree usted que el principio de garanta del objeto es necesario para lograr alcanzar los objetivos? Cuadro N24 (Resultado de la Pregunta N24) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N24 (Resultados de la Pregunta N24) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 24

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el principio de garanta del objeto es necesario para lograr alcanzar los objetivos y el otro 40% cree que no.

68

Variable: Sistema de Control Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Definicin de los Estndares Item N25: Est de acuerdo usted que el principio de definicin de los estndares ayuda a facilitar a quien debe de cumplir con las tareas? Cuadro N25 (Resultado de la Pregunta N25) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N25 (Resultados de la Pregunta N25) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 25

Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada cree que el principio de definicin de los estndares ayuda a facilitar a quien debe de cumplir con las tareas y el otro 20% cree que no.

69

Variable Sistema de Control Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Definicin de los Estndares Item N26: Cree usted que el principio de definicin de los estndares es conveniente utilizarse para el desempeo y calidad de las actividades? Cuadro N26 (Resultado de la Pregunta N26) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N26 (Resultados de la Pregunta N26) F. ABSOLUTA 3 2 5 F. RELATIVA (%) 60 40 100%

Item 26
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 60% de la poblacin encuestada considera que el principio de definicin de los estndares es conveniente utilizarse para el desempeo y calidad de las actividades y el otro 40% cree que no.

70

Variable: Sistema de Control Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Excepcin Item N27: Considera usted que el principio de excepcin es el que ayuda al administrador en darse cuenta cuales son las situaciones dentro de la empresa por las cuales deba preocuparse? Cuadro N27 (Resultado de la Pregunta N27) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N27 (Resultados de la Pregunta N27) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 27
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada cree que el principio de excepcin es el que ayuda al administrador en darse cuenta cuales son las situaciones dentro de la empresa por las cuales deba preocuparse y el otro 20% cree que no.

71

Variable: Sistema de Control Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Excepcin Item N28: Cree usted que el principio de excepcin sea el ms importante para el administrador? Cuadro N28 (Resultado de la Pregunta N28) ALTERNATIVAS SI NO Totales: Fuente: Nolaya (2013) Grfico N28 (Resultados de la Pregunta N28) F. ABSOLUTA 4 1 5 F. RELATIVA (%) 80 20 100%

Item 28
Si No

Fuente: Nolaya (2013) Anlisis: Segn el instrumento aplicado, el 80% de la poblacin encuestada cree que el principio de excepcin es el ms importante para el administrador y el otro 20% cree que no.

72

CONCLUSIONES

Al principio del desarrollo de este anlisis, se establecieron algunos objetivos especficos con el fin de plantear soluciones al problema planteado y esperando que los resultados de este fueran beneficiosos para la organizacin. Una vez culminada la aplicacin de este trabajo, se pudo constatar el cumplimiento satisfactorio de los objetivos.

De esta manera se logro contribuir con la Empresa y para que se lleve a cabo un control efectivo a la hora de planificar y dar seguimiento a las metas propuestas y al desarrollo de cada uno de los empleados que forman parte de la organizacin, lo cual hasta el momento ocurra de manera inadecuada ya que el personal encargado tena cierto desconocimiento en cuanto a controles y que no existan ningn tipo de lineamientos para llevar a cabo este proceso

As que la organizacin va a incrementar su productividad, y de aqu en adelante alcanzar un alto grado de efectividad y eficiencia, logrando cubrir con las expectativas de los clientes y posicionndose en los ms altos niveles de competitividad en el mercado.

73

RECOMENDACIONES

A partir de los resultados obtenidos, dentro del departamento Administrativo de la Empresa Delta Fire Systems C.A, se proponen las siguientes recomendaciones:

Crear nuevas polticas que logren consolidar el funcionamiento adecuado en el departamento administrativo.

Producir ciclos ms rpidos

para as poder satisfacer a los

consumidores, mejorando en acelerar el proceso en el momento de las entregas de los productos.

Definir de forma clara y precisa la labor de cada empleado, para que as puedan cumplir cada quien con su rol y lograr satisfacer al consumidor.

Utilizar la funcin del Sistema de Control para poder responder a las oportunidades y a las amenazas que se detectan dentro de la Organizacin.

74

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Catacora F. Sistema y Procedimientos para el control interno Colombia (1999) 1era Edicin. Cepeda Alonso Gustavo Auditora y Control Interno 1999. Chiavenato Idalverto, Introduccin a la Teora General de la Administracin 2001 Sptima Edicin Mxico. Fayol Henry Principio de Administracin Industrial y General. Haynes Marion E. Administracin de Proyectos desde la Idea hasta la implementacin Mxico Noviembre 1992. Robbins Stephen Fundamentos de Administracin 6ta Edicin Mxico 2000. Storne James A. Administracin Sexta Edicin Mexico1996.

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ANEXOS

76

CUESTIONARIO Alternativas de Repuesta (1) Si (0) No No Aspectos Variables: Sistema de Control Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Gerencial Cree usted que el control gerencial se orienta a los 1 individuos para que sus acciones sean consientes con los objetivos de la organizacin? Est de acuerdo usted que el control gerencial se 2 oriente al individuo con el objetivo de que su comportamiento sea consiente con los objetivos de la organizacin? Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Contable 3 Considera usted que el control contable es aquel que a travs de sus normas y procedimientos asegura la que los registros contables sean confiables? 4 Cree usted que en la empresa Delta Fire Systems existe un control contable confiable para la proteccin los bienes y fondos de la empresa? Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Operativo de Gestin 5 Est de acuerdo usted que el control operativo de gestin est orientado a los procesos y tareas ya ejecutadas? 6 Cree usted que dentro de la empresa deba de existir un buen control operativo de gestin? Si No

77

Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Presupuestario 7 Considera usted que el control presupuestario es el encargado de poner en evidencia las desviaciones que se estn presentando dentro de la empresa? 8 Cree usted que el control presupuestario es la herramienta principal en la cual se apoya en el control de gestin? Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Informativo 9 Est usted de acuerdo que el control informtico se utiliza para controlar las operaciones automticas y operativas?

10

Cree usted que dentro de la empresa debe de existir un control informativo? Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Administrativo u Operativo

11

Est de acuerdo usted que un control administrativo ayuda a mantener una eficiencia dentro de la empresa?

12

Cree usted que el control administrativo u operativo debe de cumplirse en todas las areas de las empresas? Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control Preventivo

13

Cree usted que el control preventivo es aquel que se realiza para supervisar todas las actividades?

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Est de acuerdo usted que dentro de la empresa se lleve a cabo un control preventivo?

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Dimensin: Tipos de Control Indicador: Control de Detencin 15 Considera usted que el control de deteccin se debe de aplicar durante del proceso? 16 Est de acuerdo usted con utilizar el control de deteccin dentro de la empresa? Variable: Sistema de Control Dimensin: Sistema de Control Indicador: Sistema de Control Direccional 17 Cree usted que a travs del sistema del control direccional se puede predecir los resultados antes de completar la operacin? 18 Considera usted que el control direccional se deba ejecutar dentro de la empresa? Dimensin: Sistema de Control Indicador: Sistema de Control Selectivo 19 Considera usted que el sistema de control selectivo ayuda a determinar si se puede continuar con el proceso? 20 Cree usted que el sistema de control selectivo es el seguro para detectar un error en el proceso? Dimensin: Sistema de Control Indicador: Sistema de Control despus de la Accin 21 Cree usted que el sistema de control despus de la accin es la etapa final de las operaciones realizadas en la empresa? 22 Considera usted que el sistema de control despus de la accin ayuda a comparar los resultados obtenidos?

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Variable: Sistema de Control Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Garanta del Objeto 23 Considera usted que el principio de garanta del objetivo es aquel que ayuda a controlar las fallas o las distorsiones que existen para poder lograr el objetivo? 24 Cree usted que el principio de garanta del objeto es necesario para lograr alcanzar los objetivos? Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Definicin de los Estndares 25 Est de acuerdo usted que el principio de definicin de los estndares ayuda a facilitar a quien debe de cumplir con las tareas? 26 Cree usted que el principio de definicin de los estndares es conveniente utilizarse para el desempeo y calidad de las actividades? Dimensin: Principios de Control Indicador: Principio de Excepcin 27 Considera usted que el principio de excepcin es el que ayuda al administrador en darse cuenta cuales son las situaciones dentro de la empresa deba preocuparse? 28 Cree usted que el principio de excepcin sea el ms importante para el administrador? por las cuales

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Operacionalizacin de las Variables

Objetivo General: Analizar los sistemas de Control en el rea administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A. Objetivo Especifico Variable Dimensiones Indicadores Items

-Control Gerencial Explicar los tipos de Sistema de Control rea Administrativa Tipos -Control Contable -Control Operativo de Gestin -Control Presupuestario. -Control Informtico -Control Administrativo Operativo -Control Preventivo -Control de Deteccin Descubrir los Sistema de Control utilizados en el rea -Sistema de Control Direccional -Sistema de Control Selectivo Sistemas -Sistema de Control despus de la Accin los -Principios de Garanta del Objetivo -Principios de Principios Definicin de los Estndares -Principio de Excepcin

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de la Empresa Delta Fire Systems C.A.

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Administrativa de la Empresa Delta Fire Systems C.A. Determinar

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Principios de Control dentro del Proceso Administrativo de la Empresa Delta

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FireSystems C.A.

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