Sistem As Con Tables

SISTEMAS CONTABLES
Departamento de Administracin
SOUTHAMERICAN UNIVERSITY
Departamento de Administracin 2010
INTRODUCCIN
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable. Desde la actividad econmica ms pequea hasta las transacciones econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contadura pblica altamente capacitados. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada.
Este texto puede ser estudiado simultneamente con el texto Contabilidad I de Southamerican University.
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SISTEMAS CONTABLES
Hoy en da, las tecnologas de la informacin estn presentes en todas las reas de las organizaciones. Esta implantacin generalizada de SI se ha realizado en muchos casos sin la necesaria planificacin, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente desarrollados. La tendencia hacia los sistemas abiertos, la interconexin global y el deseo por parte de los consumidores de independizarse de los fabricantes traen consigo la necesidad de un estudio ms profundo de los SI antes de tomar decisiones. Por lo tanto, se hace necesario mejorar la planificacin de futuras implementaciones, la compatibilidad entre sistemas y la organizacin del personal y de la empresa. En los ltimos tiempos el ejercicio en las actividades de auditora y control en tecnologas informticas, ha auspiciado un desenvolvimiento ms que acelerado de todas las dems actividades inmersas en la economa de un pas. Esto, da pie a pensar que las tareas realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas. En las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las tecnologas de la informacin es facilitar la consecucin de sus objetivos estratgicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnologa, adems de los costos derivados de la posible organizacin estructural que muchas veces conlleva la introduccin de estas tecnologas. Esta importante inversin debe ser constantemente justificada en trminos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propsito a alcanzar por una organizacin que contrata la auditoria de cualquier parte de sus SI es asegurar que sus objetivos estratgicos son los mismos que los de la propia organizacin y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecucin de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolucin futura. En la Actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la informacin contable. Esta integracin se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la produccin, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen informacin contable necesaria no solo para tomar decisiones necesarias, sino tambin para la forma de operacin diaria de la empresa. De modo que, el presente trabajo contiene una visin introductoria en torno a la automatizacin de los procesos contables, as como su proceso, objetivos, importancia, entre otros aspectos relacionados con el tpico tratado.
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2. Concepto De Contabilidad La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en comn. A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable: "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados" (Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados) "La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991) "La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica" (Meigs, Robert., 1992) "La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo" (Catacora, Fernando,1998) "La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado" (Redondo, A., 2001) La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia de la compaa y la capacidad financiera de la empresa. 3. Evolucin de la contabilidad y sus principales aportes. La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los
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primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las tcnicas contables en oriente. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: " La Suma de Aritmtica, Geometra Proportioni et Proportionalit" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o teora del cargo y del abono. El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la teora de la partida doble. La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia. La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de tenedura ha decado en desuso. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables : 1. Complejidad y globalizacin de los negocios 2. Formacin y educacin. 3. Tecnologa
La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del fenmeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalizacin de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. La ltima variable
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relacionada con la formacin y educacin requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones. La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos estudia las relaciones costos beneficios volumen de produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica del capital. Esta informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear sus funciones. El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa informacin financiera de la empresa para realizar una buena planeacin y control de las actividades de la organizacin. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos. 4. Estructura de un sistema contable Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
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1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars sera demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. Utilizacin De La Informacin Contable La contabilidad va mas all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qu punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y
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exactas.
Caractersticas de un sistema de informacin contable efectivo: Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. La implementacin de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para asegurarse que este sea el adecuado:
5. Automatizacin.
Los sistemas de Automatizacin Contable
Llevan a cabo cambios en 4 aspectos.
1.- Trabajo ms inteligente. 2.- Cambio global en el concepto de industria. 3.- Ideas e informacin toman mas importancia que el dinero. 4.- Las personas que trabajan con la informacin dominan la fuerza de trabajo.
Qu es el anlisis y diseo de estos sistemas?
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El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con mtodos y procedimientos ms adecuados.
Panorama. El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Anlisis de sistemas y el Diseo de sistemas.
Diseo. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para hacer el trabajo ms eficiente.
Anlisis. Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistema. Cul es el flujo de informacin en todo el sistema.
Estudio. Esta acumulacin de informacin es la que precede a todas las dems actividades del anlisis.
El plan. Incluye. Caractersticas del diseo del sistema, necesidades de captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de operacin y necesidades de equipo y personal.
El diseo. Especifica las caractersticas del producto terminado. Que trabajos por personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.
Los analistas. Deciden qu salida utilizar y como generarla. Que es lo que se debe hacer. Las personas. Son los elementos ms importantes para que una organizacin trabaje. Comunicacin.
Lo que NO es el Anlisis de Sistema de Automatizacin.

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No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para determinar cules deberan ser llevados a cabo por una computadora y cuales por mtodos manuales. Se debe comprender los detalles de una situacin para ver si es deseable y factible una mejora sin importar si es con computadora o no.
No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de informacin. Es un error hacer una distincin entre los problemas de la empresa y los de sistemas. Van todos de la mano.
Categoras del Analista de Sistemas.
1.- Anlisis. Reunir informacin y determinar requerimientos. 2.- Anlisis y Diseo. Adems del estudio tiene que disear el nuevo sistema. 3.- Anlisis, diseo y programacin. Aparte escribe el software.
Los sistemas emplean un modelo de control bsico:
1.- Un estndar para logra un desempeo aceptable. 2.- Un mtodo para medir el desempeo actual 3.-. Un medio para comparar el desempeo actual contra el estndar. 4.- Un mtodo de retroalimentacin.
Los sistemas de automatizacin esta formados por. Harware, sofware, medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicacin de sistemas de automatizacin son los programas procedimientos. Por ejemplo aplicacin a contabilidad, operaciones entre otros, y la integracin general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades.
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Componentes del Sistema en la Automatizacin. Las personas. Los procedimientos. El equipo.
Ciclo de vida clsico. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Investigacin Preliminar Determinacin de los requerimientos del sistema. Diseo del sistema Desarrollo de software. Prueba de los sistemas. Implantacin y evaluacin.
Diseo del Sistema para la Automatizacin. (diseo lgico) 1. Identificacin de reportes (listados) y dems salidas que debe producir el sistema. 2. Determinar los datos para cada reporte y salida. 3. Disean las pantallas en papel. 4. Describen los procedimientos de clculo, como procesar datos y producir salidas. 5. Decisin de estructuras de ficheros y dispositivos de almacenamiento.
TERMINADO SE TOMAN CUATRO DECISIONES.
Volver a desarrollar el prototipo de nuevo Implantar el prototipo como sistema terminado Abandonar el proyecto Iniciar otra serie de construccin de prototipos El principio rector que se aplicar a la contabilidad es que todas las transacciones con efecto econmico-financiero deben quedar computadas, es decir, debern registrarse no solo aquellas operaciones que entraen movimientos financieros o monetarios, sino tambin los medios de financiamiento no monetarios, tales como las depreciaciones de los bienes de uso. Est contemplado que las operaciones se registren una nica vez, preferiblemente en el lugar ms prximo a la transaccin, debiendo las mismas alimentar un sistema de informacin que sea de utilidad a los distintos usuarios interesados en el desenvolvimiento financiero de la empresa, en particular a los rganos de control externo para que las auditorias reflejen transparentemente el movimiento contable. De esta manera, adems de reducir costos, se evitarn
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las inconsistencias propias de fuentes que difieren entre s, lo cual genera confusin e indefiniciones en el proceso de toma de decisiones.
LA IMPORTANCIA DE LA AUTOMATIZACION DEL SISTEMA CONTABLE Y LA RELACION DE ESTA CON LAS DISTINTAS AREAS DE LA EMPRESA: SU INTEGRACION: el rea de produccin se usan desde el comienzo de la utilizacin de los productos informticos en el mundo empresarial, en el campo contable. De ah se aplica la Informtica a la gestin de inventario que ya forma parte de la funcin de Produccin. La gestin de inventario se ocupa de la optimizacin de las cantidades de materiales existentes en la empresa. Debido a que el acoplamiento perfecto de actividades no se produce aparecen tiempos de espera, lo que implica un tiempo de almacenamiento. Aparecen los inventarios, stos han de ser gestionados. Las empresas se enfrentan a presiones empresariales: unas para que los inventarios sean grandes y, por contra, otras para que sean pequeos. Esto implica la bsqueda de un equilibrio entre ambas situaciones.
1.1 Razones o presiones.
Las empresas tienen incentivos para tener grandes cantidades almacenadas ante la posible Ruptura en la cadena de produccin. Significa que NO podemos seguir trabajando. Los costes se siguen produciendo y esto hace la ruptura costosa a nivel interno. Tambin lo es a nivel externo porque las empresas procuran calcular las entregas de sus productos a los clientes, y si existe ruptura producen un retraso con los clientes. Existen incentivos tambin para minimizar los inventarios. El ms importante es que stos incorporan costes. Cuando aumenta el inventario aumenta el coste. La superficie de almacenamiento es costosa, los productos almacenados tambin se deprecian, se producen costes de vigilancia, costes de seguro. Todo inventario implica costes de oportunidad: cuando una empresa adquiere inventario ha de pagar por l empleando el dinero que la empresa dispone en
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ese producto. Este dinero puede ser rentabilizado, pero si est en inventario es un riesgo.
2. Mtodos de gestin de inventarios.
Existen varios mtodos con respecto al panorama de la gestin de produccin. Se centran segn la caracterstica general de como se produce el movimiento de recursos en la cadena de produccin:
Empuje: El desarrollo del sistema puede ser reactivo: ROP (Punto de reposicin). El desarrollo del sistema puede ser proactivo: MRP y MRP II.
Arrastre: mtodo de
El ms representativo es el JIT (Justo a tiempo), cuyo Comunicacin es el Kanban (tarjeta en japons) electrnico; las ltimas aplicaciones son las basadas en COMMS (Sistemas de fabricacin orientada al consumidor).
2.1 Re-Order Point (ROP): Punto de reposicin.
A resolver este problema de gestin de inventarios la primera aplicacin de los recursos informticos se produce en los 60's. El mtodo de gestin de inventario es el mtodo ROP. La siguiente grfica muestra cual es el funcionamiento del mtodo:
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Para todo almacn que tena en productos estimaban el consumo de almacn y calculan el tiempo de espera, que no es ms que el tiempo que tardan los proveedores en servir pedidos. En el momento en que el material est a punto de agotarse el proveedor enva el pedido, evitando as la ruptura de produccin. Ahora bien se produce una nueva situacin que hace que se aada el concepto de stock de seguridad. La empresa hace el mismo clculo del punto de reposicin, pero incluyendo unas unidades ms en el stock ("Ss" o stock de seguridad) por si el proveedor se retrasa y no cumple cuando se llega al punto crtico, esto repercute en la grfica mostrada anteriormente transformndose en la mostrada a continuacin:
Este mtodo, en cambio, tiene un problema: Es pasivo en el sentido de que la direccin de produccin no hace nada hasta que se alcanza el punto de reposicin. La empresa est obligada a tener un nivel de stock por encima de este punto en todos los materiales, porque en el momento que baje de este punto tenemos que realizar un pedido.
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Conclusin del este mtodo: Cubre mucho ms para evitar la ruptura que la minimizacin de inventario. Es una falsa solucin al problema de gestin porque slo resuelve la primera parte del problema de la gestin que es la minimizacin de inventario, pero de la segunda parte que es la relativa a costes de oportunidad no resuelve nada. En los 70's muchas empresas se dieron cuenta de ello y fue entonces cuando apareci el MRP, que es el siguiente mtodo de estudio.
Just In Time (JIT): Justo a tiempo.
En este mtodo presenta otra visin de produccin, una visin de arrastre (PULL) en el cul la gestin de produccin no desde el principio de los procesos sino que son arrastrados desde el inicio hasta el final.
6. Objetivos de la informacin contable. La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la comunidad.
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Cualidades De La Informacin Contable:
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos. Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal.
La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaracin de renta. A menudo, una persona debe proporcionar informacin contable personal para poder comprar un automvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crdito o conseguir un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el pblico. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la informacin contable. Un gerente comercial u otra persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qu punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas.
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Organizacin Contable de Empresas

LA EMPRESA
Es una organizacin: Desde el punto de vista sistemtico: es un sistema; forma en que se interrelacionan las partes para construir un todo. Esta organizacin est dividida en partes que se vinculan constituyendo un sistema. Las partes de una empresa son las siguientes:
a) b)
c)
d) e)
Personas: Individuos que aportan a la empresa sus conductas, motivaciones, expectativas, derechos, trabajo, y sus obligaciones. Organizacin Formal: Definicin de las funciones, tareas y de las responsabilidades y relaciones que tiene cada uno de las partes que integran el todo. Tambin estn las relaciones de autoridad, horizontalidad y de asesoramiento. Organizacin Informal: Relaciones entre los individuos sobre lo que no es necesario que intervenga nadie. Son las relaciones sociales, humanas, que se dan naturalmente. A partir de esto surgen los lderes. Tecnologa: Constituida por las herramientas que usa la organizacin. Entorno socio-econmico y cultural: Contexto donde se desenvuelve y se inserta la empresa y de donde recibe la imputaciones en que acta.
Toda Organizacin tiene una estructura, es el esqueleto que lo forma, puede ser formal o informal:
Estructura Informal: Por veces, y por espontaneidad, surge a travs del tiempo y siempre existe en una organizacin. Estructura Formal: Cuando de comienza a definir funciones, tares, responsabilidades, se comienza a incursionar en la estructura formal. Esta estructura es la definicin sistemtica, racionalmente de funciones, responsabilidades y nivel de autoridad.
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PROCESO DE DELEGACIN
Delegar: Es transferir a otro nivel, otro sector, otras personas: Funciones, responsabilidad, y autoridad, para lograr el objetivo dado dentro de la empresa. Los atributos de Ejecucin, Responsabilidad y Autoridad se Delegan. Pero la planificacin y el control siempre permanecen en la gerencia.
Hay que delegar en tres oportunidades:
1- Cuando crecen las empresas 2- Cuando hay una decisin poltica o estratgica 3- Para una decisin sobre la resolucin de un problema que un sector conoce mejor. Ventajas de delegar:
a) Extiende la efectividad de lo que puede hacer una persona por s misma de lo que puede delegar a controlar esa persona. b) Libera tiempo al delegador para dedicar tiempo a tareas ms prioritarias. c) Sirve para capacitar y desarrollar los Recursos Humanos. d) Sirve para medir y evaluar tareas y funciones del delegado. e) Para llevar las decisiones al nivel ms adecuado. Desventajas de Delegar:
a) Inseguridad del delegador. b) Miedo a perder el poder c) Resistencia a tolerar errores d) Falta de confianza en los colaboradores e) Perfeccionismo f) Falta de habilidad para ensear y transferir conocimientos g) Falta de inters en que los dems crezcan y se desarrollen h) Temor a no conseguir controles y supervisiones eficaces i) Falta de experiencia en el delegado j) No asume responsabilidades k) Tener demasiada dependencia de sus superiores l) Rehuir a la carga de trabajo excesivo m) Falta de competencia
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PROCESO DE DEPARTAMENTALIZACION
Es el segundo proceso en el crecimiento de una empresa, primero de delega y luego se departamentaliza.
Departamentalizar: Agrupar las tareas o funciones en conjuntos homogneos segn un determinado criterio, atributo o propiedad.
Criterios para Departamentalizar:
a) Por funciones: Agrupa las tareas similares. Ventajas: El sector se hace muy competitivo por lo que estoy haciendo especialistas Desventajas: Cuesta la coordinacin con otros sectores.
b) Por productos terminados: Se busca agrupar funciones y tareas segn el PT que se fabrica Ventajas: Cada unidad es un negocio en s mismo. Tiene objetivos concretos y por lo tanto es ms fcil medir la rentabilidad y evaluar mejor esa unidad. Desventajas: No hay especialistas y tiene un elevado costo de operaciones.
c) Por clientes: Agrupa segn las personas o sectores que reciben el PT. Ventajas: Centra las operaciones en las necesidades del clientes, del mercado. Desventajas: Se descuida funciones de carcter financiero y de control.
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ORGANIGRAMAS
Definicin: Es la representacin grfica de la estructura formal de la organizacin
Gerencia
CONTABLE
ADMINIST.
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Gerencia
Objetivos:
1- Mostrar las reas de actividad que componen la organizacin. 2- Permite analizar y evaluar estructura y funciones vigentes y detecta deficiencias de estructuracin.
Principios Unidad de mando Deficiencias Que un sector dependa de ms de un sector
Definicin precisa de niveles Si en la visualizacin aparece un sector que no tiene jerrquicos jerarqua definida
Separacin de funciones
Ej.: Que un sector esta ms debajo de una al cual debe controlar Pueden darse dos casos: Excesiva cantidad de personas bajo el mismo 20
Alcance de control
control. Varias lneas unipersonales
de
jerarqua
que
son
Limitaciones:
Es un grfico: por lo tanto la posibilidad de decir cosas est limitada Debe ser formal: No exista la organizacin informal, o la relacin que existe entre crditos y venta, falta de actualizacin, ya que apenas comienza, tambin comienza a cambiar en pequeas empresas no existe formalmente.
Crticas: Una grfica no asegura calidad, pero s un buen camino para conseguirlo Y me asegura cierto procedimiento sistemtico.
Mtodos de Graficacin:
Piramidal: utilizando los tringulos, ya sea en forma vertical o en forma horizontal Circular: concntrica o semicircular
Elementos:
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Encabezamiento: La empresa, el sector, o lo que se est representando y la fecha de vigencia del organigrama. Entegramas: El rectngulo Lneas de Autoridad: Son las lneas llenas, indican exactamente como los niveles de autoridad van disminuyendo. Lneas de staff: son lneas de puntos. Son de asesoramiento no vinculante.
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Usos de los organigramas:
1- Herramienta de comunicacin: Provee un cuadro global de la estructura Comunica a los integrantes la posicin relativa que ocupan A las nuevas personas se le informa de la estructura de la empresa A terceros tambin 2- Herramienta de anlisis: Como se detectan las fallas en el control interno
Es dinmico o esttico: No es nada de eso, slo representa la empresa en un momento al otro da puede cambiar.
Caractersticas:
a) Grficos son piramidales, an cuando se no puedan manejar distancias iguales, por razones de simplicidad grficas. Las distancias jerrquicas pueden ser diferentes. b) La importancia de los cargos no se representa. c) Organizaciones similares tiene organigramas similares pero no iguales. d) Muestran como deben ser la organizaciones no como son e) Muestran las unidades funcionales f) Los niveles verticales muestran jerarqua g) A igual posicin horizontal igual jerarqua h) La lneas llenas son de autoridad i) Las lneas de puntos son de asesoramiento Implementacin: Empresa nueva: es un trabajo terico, que en el andar de la empresa ser modificado Empresa en marcha: Las modificaciones son menos frecuentes por la historia de la empresa.
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Concepto: Como se llevan a cabo las decisiones que toma la direccin superior que se concretan por decisiones de menor grado y series de operaciones que se ejecutan para concretar las decisiones ya dicha.
Elementos: Los elementos se deben integrar en forma coherente para que el sistema funcione correctamente.
Estrategias o polticas Personas Tecnologa Procesos
Se interrelacionan en forma circular
Procesos: Es una forma de hacer las distintas operaciones dentro de la empresa. Generalmente estn compuestos por numerosas operaciones que se realizan una detrs de otra.
CURSOGRAMAS
Son representaciones grficas de acontecimientos e informacin relevante para la empresa, referente a un proceso que ocurre en una serie de operaciones efectuadas en forma sistemtica y secuencialmente.
Utilidad:
1- Evitar la anarqua, que cada uno haga lo que quiera 2- Sirven de base para futuros controles y evaluacin de procedimientos 3- Para dar un orden racional a los procesos.
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Tipos de Curso gramas:
a) Verticales: Desde el dibujo, se desarrolla dentro de una nica columna , donde las distintas partes que intervienen no estn individualizados. Contiene texto explicativo al costado. b) Horizontales: Se desarrollan en forma amplia con varias columnas, donde cada una es un sector. No requiere narrativos.
Pautas para diagramar:
a) Simbologa previamente definida b) Diagramacin en cascada , gral se comienza en el borde izquierdo superior c) Si continan en otro cursograma o pagina se utiliza conector d) Se debe indicar de cada comprobante le nmeros de copias y el destina de cada una e) Cada proceso debe llevar un nmero f) Los sectores externos no se grafican g) Evitar los narrativos
Cualidades de los sistemas administrativos 1. Oportunidad: Las operaciones que se realizan dentro de los procesos son oportunas.
2. Bajos costos Que utilice el menor cantidad de recursos posibles.
3. Utilidad: La informacin generada es til para la toma de decisiones.
4. Seguridad: Debe generar un ambiente de proteccin y seguridad para el patrimonio y los bienes de la empresa.
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El Cursograma Horizontal: se utiliza para diagramar procesos El Cursograma Vertical se utiliza para el relevamiento y diagnstico. Se utiliza para conocer los procesos. Caractersticas:
1- Debe reflejar operaciones relevantes desde el punto de vista econmico y de control 2- Se debe definir procesos rutinarios, habituales. 3- Los procesos deben mostrar secuencias ordenadas y simples 4- Deba mostrar relaciones entre las reas. 5- Se deben actualizar peridicamente
Limitaciones: 1- Es un grfico, por lo tanto es limitado. 2- No existe simbologa universal. 3- No define tiempo de ejecucin de tareas. Par esto se utiliza un cronograma de actividades 4- No define la carga del trabajo ( por ejemplo cuantas veces al da se realiza).
Utilidades:
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Para conocer un proceso de forma resumido con una sola vista Permite detectar los nudos en los procedimientos Permite verificar la falta de control y la duplicidad del mismo. Para evaluar los controles internos Facilita las auditoras internas. Sintetiza las operaciones que lleva a cabo un sector
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ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE LAS EMPRESAS
El anlisis consiste en hacer un relevamiento o diagnstico de lo que tiene la empresa, en un sector, un rea, o departamento y proponer una solucin.
Etapas:
1Etapa: Identificacin de las necesidades y objetivos de la empresa.
2 Etapa: Relevamiento, significa utilizar herramientas para poder analizar y conocer a la empresa. Este relevamiento divide en:
Relevamiento Interno: Aplicacin de herramientas para conocer las operaciones, procedimientos rutinas dentro de la empresa. La herramientas utilizadas son: Entrevistas, Encuestas, Procesos de observacin. Relevamiento externo: La informacin que se puede obtener de la empresa pero de terceros por ejemplo clientes, bancos, proveedores.
3 Etapa: Diagnstico: estamos en condiciones de identificar el problema. Esta etapa se divide en : Sistematizar la informacin del relevamiento: La informacin se debe ordenar, clasificar, etc. Anlisis: de Estructura y de Sistemas Informe: Contiene las observaciones detectadas.
4 Etapa: Diseos: Propuesta de una solucin a las observaciones encontradas. Se realiza a travs de Diseos Globales: Definicin de un nuevo organigrama Diseo de nuevos procesos Definicin de necesidades de nuevas tecnologas. Diseos Especficos: Diseo de Manuales Diseos de comprobantes Diseo de Instructivos de tareas
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5 Etapa: Implementacin. Poner a andar todo lo diseado. Contiene Sub etapas Sub etapas: - Planificacin - Capacitacin - Desarrollo - Evaluacin
MANUALES Concepto: En cualquier organizacin, las personas deben conocer sus responsabilidades, sus obligaciones y normas bajo las cuales trabajaran, pero adems de esta informacin debe poder ser transmitida de una manera simple, directa y por un medio uniforme y a un bajo costo. Es decir que Es una herramienta de una organizacin formal. Son parte del sistema de comunicacin y de informacin de la empresa que sirven como medio para transmitir las decisiones de la direccin en materia de polticas, estructura y procedimientos. Clases: Manual de Polticas: Polticas: Actitudes de la direccin en el planteo y resolucin de las cosas. Esas actitudes que son frutos de la experiencia y de decisiones previas deben ser comunicadas a lo largo de toda la organizacin si se desea que las decisiones se ejecuten de acuerdo a un plan. Por lo general las polticas no se escriben, se manifiestan en un manual de polticas cuando modifica el organigrama y los procedimientos. Manual de Estructuras: Es la conjuncin del organigrama con su respectivo manual de funciones: Manual de Funciones: Son los enunciados y descripciones de las funciones que le son asignadas a cada jefatura. Indica el Qu y el Quin debe efectuar las tareas. Manual de Procedimientos: Es la conjuncin del cursograma con el manual de procedimiento propiamente dicho. Manual de procedimiento: Es la descripcin detallada de operaciones repetitivas de la empresa y que indica el Como y Cuando debe realizarse las tareas.
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Limitaciones: 1- Los grupos reducidos ya que esto termina destruyendo todo registro 2- Son poco consultados
Forma de Circulacin: Selectiva: Cada uno recibe el manual que le corresponde Abierta: Cualquiera tiene acceso Por areas: Es medianamente restringido Revisin: Se realiza por medio de reglamentos que se incluyen en los manuales , si no pierden confiabilidad. La forma y los medios para realizarla es a travs de suplementos, por reemplazos de pginas etc.
FORMULARIOS
Concepto: Son soporte de informacin, en el cual la informacin o datos son fijos o no cambiables. Estn impresos o escritos al igual que las indicaciones para ser llenado, manteniendo un orden y sintetizando la informacin. Partes: - Encabezamiento: - Cuerpo - Pie o Rutina de seguimiento
DEPARTAMENTO COMPRAS Concepto: Es aquel que tiene a su cargo esas gestiones de adquisicin y entrega de los materiales, los suministros las mquinas, las herramientas y los servicios necesarios para la instalacin, la conservacin y la explotacin de una organizacin (fbrica). La funcin es procurar que esos elementos se compren a un costo final compatible con las condiciones econmicas que rodean a la partida comparada, salvaguardando el estndar de calidad y continuidad de servicio.
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Importancia del departamento: 1- Es una funcin primaria, ya que no se puede vender sin antes haber comprado. 2- Debe aconsejar a la empresa sobre: Nuevos materiales. Nuevas lneas de productos. Variaciones de tendencias Aumento de crdito en el mundo mercantil. Funciones: 1) Localizar y seleccionar las fuentes de suministros de materiales. 2) Conocer hasta con detalles los procesos y operaciones llevados a cabo en la organizacin. 3) Procurar los materiales e insumos necesarios. 4) Extender ordenes de expedicin o de embarque. 5) Cantidades y calidades pedidas son iguales con las recibidas. 6) Aprobar facturas para su pago. 7) Hacer reclamos por inconsistencias. 8) Mantener registros.
Centralizacin o Descentralizacin El departamento compras puede optar por : a) Centralizacin: Quiere decir unidad de directrices todas las compras.. Permite uniformar los criterios de materias. Facilita el control de stock, reduciendo la inversin de capital. Tambin facilita el Estudio de Mercados, permitiendo la compra hacerla en el mejor momento. Facilita el desarrollo de programas de simplicidad de materiales. Mayor posibilidad de obtener menor costo por mayor volumen. Brinda a los proveedores mayor seguridad de continuar con las relaciones comerciales. Facilita la planificacin de produccin Reduccin del costo de Servicios de Compras, etc. b) Descentralizacin: Ventajas:
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Permite una actuacin ms solicita de las compras, en relacin directa con las exigencias. Puede permitir tomar contacto con algunas fuentes originales de suministro. Menor gasto de transporte. Crea relaciones directas entre establecimiento y proveedores. Desventajas: Fragmentacin de las directrices. Subdivisin perjudicial de las partidas ( mayor costo) Mayor transporte en relacin con las pequeas cantidades compradas. Clasificacin de Compras: Las compras se clasifican de acuerdo a la mercanca que se compre: 1- Materia Prima: Son los materiales fundamentalmente sin elaborar que se compran en grandes cantidades. En general son los materiales a partir de los cuales se fabrica un producto. Por lo general se compran por contratos por un periodo considerable. Es decir que se prestan bien a las compras adelantadas. 2- Suministros: Los numerosos artculos necesarios para el funcionamiento y conservacin de la empresa. No entran en el producto, pero son necesario para la fabricacin del mismo. Sus compras por lo general se realizan en pequeas compras con gran cantidad de compras. Las especificaciones tcnicas de estos productos son numerosas. 3- Piezas Fabricadas: Se comprende las piezas y pequeas herramientas que se compran para revenderlos. Las compras deben hacerse basndose en Cotizaciones. 4- Aparatos o Equipos: Comprende mquinas, herramientas, hornos, calderas, autos, etc. La solicitud de compras de estos elementos deben ser aprobadas por la direccin y se basan en especificaciones minuciosas.
Mtodos de compras:
Compras ajustadas a las necesidades: Slo se compra cuando surge la necesidad, y la cantidad que se compra es slo la necesaria. Se aplica para necesidades urgentes o artculos de poco consumo.
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Compras para un periodo futuro: Es una prctica estndar para la adquisicin de artculos de consumo regular, pero no de grandes cantidades y en que las variaciones de los precios son insignificantes. Los suministros se compran con este mtodo. No deben establecerse perodos fijos para todas las compras, sino un periodo flexible e in dependiente para cada artculo.
Compras segn la situacin del mercado: La que se efecta segn la situacin del mercado, para aprovechar las fluctuaciones de los precios. Este mtodo es utilizado por ferrocarriles, empresas de servicios, etc que tienen programas de construccin para periodos futuros. Ventajas: Grandes economas en los precios de compra
Compras especulativas: Consiste en comprar cuando el mercado est bajo mayor oferta, con la idea de revender cuando el precio y la demanda aumente. No es trabajo del departamento compras, debe pedir autorizacin al Ejecutivo financiero.
Compra sobre contrato: En este mtodo se aprovechan los bajos precios en los materiales en el momento de firmar el contrato. As se obtiene la vent5aja del precio sin aumentar las existencias Este mtodo se utiliza en los materiales primos para asegura el suministro continuos.
ALMACEN El almacn es un servicio auxiliar de la fabricacin. Sus deberes son: 1- Recibir para cuidar todos los materiales y suministros. 2- Proporcionar materiales y suministros a toda la organizacin mediante solicitudes autorizadas. 3- Llevar registros de almacn 4- Controlar los materiales. 5- Mantener el almacn limpio y en orden.
Si el almacn no realiza su trabajo adecuadamente y no adapta su trabajo a los departamentos puede embarazar el trabajo , menos eficaz, ms costos, etc.
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Centralizar el almacn: Ventajas: a) Mejor inspeccin. b) Menos personal en almacn c) El servicio es mejor por lo general. d) Se puede mantener al personal ms ocupado. e) Todo el personal se familiariza con todos los materiales, falta de alguno no afecta tanto. f) Mejor disposicin del espacio. g) Mejor control.
INFORMES PARA LA DIRECCIN
Concepto: Los informes para la direccin son herramientas, mecanismos internos que permiten a la gerencia medir, evaluar las act6ividades de un departamento de la empresa. Permite hacer una evaluacin de las distintas reas o departamentos. Tambin permite a la jefatura de ese departamento evaluar como marcha su departamento. Y detectar y corregir los errores que se estaran cometiendo.
Tipos a) Peridicos: estn prediseados, son parte de las herramientas formales y normalmente se las incluye en el manual de funciones, como responsabilidad del gerente comercial. b) Coyunturales: Para medir hechos puntuales, se disean en el momento. c) Circunstanciales: Carecen de periodicidad en el largo plazo. En el corto plazo pueden tener periodicidad. Ej. Cuando se lanza un nuevo producto.
Resumen de las principales fuentes de Informacin: De todos los sectores, en los ms altos se recibe informacin externa. Por los sistemas de datos a la alta, media y baja direccin va la informacin interna hasta los sectores operativos. En la medida en que la informacin externa es volcada en polticas y la administracin recibe por el sistema toda la
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informacin interna existe un sistema de informacin relacionado con la estructura piramidal de la empresa.
Informes departamentales: Si lo que yo quiero medir es la eficiencia del departamento tengo que tener en cuenta los factores que producen esa eficiencia apuntando a eso es la informacin que evaluar.
PLAN DE CUENTAS EN UNA EMPRESA MAYORISTA DISPONIBILIDADES Caja: Pertenece al grupo del Activo, del rubro disponibilidades, se debita por los ingresos de dinero originados en ventas al contado, cobranzas, cuotas, etc. Se acredita por las salidas de dinero destinado a pagos, erogaciones o costos. Su saldo es deudor y representa la existencia de dinero en efectivo. Caja chica: Pertenece al grupo del Activo, del rubro disponibilidades, se debita por el monto asignado para gastos menores, se acredita por la disminucin o cancelacin del monto asignado. Su saldo es deudor y representa el monto asignado a un fondo para atencin a gastos menores. En un formulario: Rendicin de caja chica se detallan todos los comprobantes que demuestran que se gast tantos pesos , el gerente aprueba y manda un cheque para reposicin. Fondo Fijo: Pertenece al grupo del Activo, del rubro disponibilidades, se debita por el monto entregado a cajeros para cambio. Se acredita por los montos devueltos por los cajeros. Su saldo es deudor y representa el dinero en poder de los cajeros para realizar cambios. Fondos a depositar: Pertenece al grupo del Activo, del rubro disponibilidades, se debita por los valores transitoriamente no depositados en Banco. Se acredita por los valores salidos con destino de Banco. Su saldo es deudor y representa los montos no depositados an. Banco Nacin Cuenta Corriente: Pertenece al grupo del Activo, del rubro disponibilidades, se debita por todos los depsitos realizados en bancos provenientes de las cajas por cualquier departamento. Se acredita por los cheques emitidos y las comisiones a favor del banco. Su saldo es deudor y representa la tenencia de efectivo en las instituciones bancarias. Si accidentalmente su saldo es acreedor Debe transferirse al pasivo.
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CREDITOS POR VENTA Deudores por Venta: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Crditos. Se debita por las facturas por venta a clientes. Se acredita por cobros realizados a los deudores. Su saldo debe ser deudor y representa los montos adeudados por los clientes. Intereses No Dev s/ Crditos: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Crditos por Venta. Se acredita por los Montos de los interese contenidos en las ventas a clientes y que an no fueron devengados. Se debita por la transferencia de los intereses devengados. Es reguladora de la cuenta Deudores por venta. Documentos a cobrar: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Crditos por venta. Se debita por los documentos a cobrar que ingresas a la cartera. Se acredita por los documentos cobrados o que se vencieron y pasa a otro grupo. Su saldo es deudor y representa los valores documentados a cobrar y que no vencieron an. Valores Pendientes de depsito: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Crditos. Se debita por los cheques o valores que ingresan y cuya fecha de depsito es posterior a la actual. Se acredita por los saldos de los valores con destino a bancos para su depsito. Su saldo es deudor y representa todos los cheques pos datados . Valores en gestin de cobro: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Crditos por Venta. Se debita por los valores entregados a terceros para gestin de cobro. Se acredita por los importes cobrados que nos entregan. Su saldo es deudor y representa los valores an pendientes de cobro. Deudores morosos: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Crditos por Venta. Se debita por los deudores en situacin de mora. Se acredita por las los que pagan, por las regularizadoras o por los que se transfieren a otras cuentas. Su saldo es deudor y representa a deudores en estado de mora pendientes de cobro. OTROS CREDITOS Gastos pagados por adelantado: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por los gastos abonados anticipadamente. Se acredita por la transferencia a la cuentas de resultado en cada oportunidad. Su saldo es deudor y representa los gastos no imputados a cuentas de quebrantos. Anticipos a Proveedores: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita las entregas anticipadas a proveedores a cuenta de compras. Se acredita en la oportunidad de la recepcin la factura. Su saldo es deudor y representa los montos anticipados a proveedores cuyas facturas no se recibieron. Anticipos al personal: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por los anticipos de haberes facilitados al personal. Se acredita por
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los valores transferidos a la liquidacin de haberes. Su saldo es deudor y representa los anticipos a empleados an no descontados. IVA Crdito Fiscal: (Compras) : Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por el IVA contenido en las compras y cuya responsabilidad es de la DGI. Se acredita en oportunidad de determinacin de la poltica fiscal. Su saldo es deudor o cero. Y representa el IVA an no aplicado a la determinacin de la posicin. Retenciones y Percepciones de IVA: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por todas las retenciones que terceros nos realizan. Se acredita por la determinacin de la posicin fiscal. Su saldo es deudor y representa lo no aplicado an. DGI Anticipo a Impuesto a las ganancias: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por los anticipos al impuesto a la ganancia en base al impuesto del ejercicio anterior. Se acredita en oportunidad de la presentacin de la declaracin jurada y la determinacin del saldo a pagar . Su saldo es deudor y representa el monto anticipado pendiente de declaracin jurada. DGI Retenciones Imp Ganancias: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por todas las retenciones que terceros nos realizan por el impuesto a las ganancias. Se acredita en oportunidad de la declaracin jurada y la determinacin de su saldo a pagar. Su saldo es deudor y representa las retenciones an no aplicadas en declaracin jurada. DGI retenciones Ig Brutos: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por todas las retenciones que terceros nos realizan por Ig Brutos Se acredita en oportunidad de la declaracin jurada y la determinacin de su saldo a pagar. ANSES salarios familiares: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por las asignaciones familiares pagadas al personal por cuenta y orden de ANSES. Se acredita por la determinacin de la posicin pre visionada. Su saldo es deudor y representa el monto de asignacin abonada y an no compensada. Anticipo Honorarios a Directorio: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Otros Crditos. Se debita por los anticipos de honorarios al Directorio determinada por el directorio. Se acredita en oportunidad del Balance general cuando se retribuye a los directores la prestacin de su servicio y se determina el saldo a pagar. Su saldo es deudor y representa los anticipos an no aplicados. BIENES DE CAMBIO Mercadera: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Bienes de cambio. Se debita por el ingreso de mercadera por compras. Se acredita por la salida de mercadera al costo con destino a la venta. Su saldo es deudor y representa la existencia de mercadera destinada a la venta.
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INVERSIONES Depsito a Plazo: Pertenece al grupo del Activo, del rubro Inversiones. Se debita por los valores puesto en los bancos. Se acredita por el cobro. Su saldo es deudor y representa las inversiones a plazo fijo. Acciones que cotizan en bolsa: Pertenece al grupo del Activo, del rubro inversiones. Se debita por la compra de acciones que cotizan en bolsa. Se acredita por las acciones y ttulos vendidos en la bolsa Su saldo es deudor y representa la tenencia de acciones. Inmueble para renta: Pertenece al grupo del Activo, del rubro inversiones. Se debita por el valor de costo de compra del edificio destinado a la renta o alquiler. Se acredita en oportunidad de la baja del inmueble. Su saldo es deudor y representa la inversin en inmuebles para renta. Terrenos y edificacin: Pertenece al grupo del Activo, del rubro inversiones. Se debita por el valor de compra o construccin. Se acredita por la desafectacin. Su saldo es deudor y representa la tenencia de terrenos y edificios. Depreciacin acumulada: Fondo de depreciacin que se va creando hasta la finalizacin de la vida til. Del activo o regularizadora de Bienes de uso. Se acredita por el monto. BIENES DE USO Inmuebles:/ Instalaciones / Rodados: Del activo grupo bienes de uso. Se debita por el monto de su adquisicin. Se acredita en oportunidad de ser eliminados de la empresa. Su saldo es deudor y representa el monto de la inversin original. Depreciacin acumulada: Regularizadora de bienes de uso. Se acredita por el monto de las depreciaciones realizadas. Se debita en oportunidad de terminarse el servicio del bien a la empresa. Su saldo acreedor y representa el fondo creado. ACTIVOS INTANGIBLES Gastos de remodelacin local de ventas: del Activo, rubro activos intangibles. Se debita por todos los gastos de remodelacin de locales destinados a la venta. Se acredita en oportunidad de la amortizacin acumulada total, al fin de su vida. Su saldo es deudor y representa los montos invertidos en remodelaciones. Amortizacin acumulada G remodelacin: del activo rubro activos intangibles. Regularizadora de Gastos de remodelacin. Se acredita por los valores de amortizacin peridica en funcin de la vida til. Se debita en oportunidad de haber alcanzado la amortizacin total. Saldo acreedor y representa los montos de amortizacin acumulada.
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Gastos de Organizacin: Cuenta del Activo, rubro activos intangibles. Se debita por todos los gastos de organizacin . Se acredita en oportunidad de la amortizacin acumulada total, al fin de su vida. Su saldo es deudor y representa los montos invertidos en organizacin. Amortizacin acumulada G organizacin: cuenta del activo rubro activos intangibles. Regularizadora de Gastos de remodelacin. Se acredita por los valores de amortizacin peridica en funcin de la vida til. Se debita en oportunidad de haber alcanzado la amortizacin total. Saldo acreedor y representa los montos de amortizacin acumulada.
PASIVO DEUDAS - DEUDAS COMERCIALES Proveedores: cuenta del pasivo, grupo deudas comerciales. Se acredita por el monto de las facturaciones de proveedores. Se debita por los pagos realizados a los mismos. Su saldo es acreedor y representa las deudas comerciales exigibles. Interese no devengados: cuenta del pasivo, grupo deudas comerciales. Regularizadora del pasivo, y representa los intereses contenidos en las facturaciones y no devengados an. Obligaciones a pagar: cuenta del pasivo, grupo deudas comerciales. Se acredita por los montos documentados a terceros. Se debita por los montos pagados por documentos. Saldo acreedor y representa la deuda exigible en documentos con terceros. Anticipos de clientes: cuenta del pasivo, grupo deudas comerciales. Se acredita por los montos pagados por clientes sobre facturaciones pedidas. Se debita en oportunidad de facturacin al cliente. Su saldo acreedor representa los anticipos de clientes pendientes de facturacin.
DEUDAS BANCARIAS Banco Nacin Documentos descontados: cuenta del pasivo, grupo deudas bancarias. Se acredita por los documentos de clientes. Se debita por el vencimiento de la operacin Saldo acreedor Representa los documentos descontados en instituciones bancarias. Banco Nacin Adelanto en Cuenta corriente: cuenta del pasivo, grupo deudas bancarias. Se acredita por los montos autorizados por los bancos a girar en descubierto. Se debita por la regularizadora mediante depsitos. Saldo acreedor representa el monto girado en descubierto en nuestras cuentas bancarias.
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DEUDAS SOCIALES Haberes Netos a pagar: cuenta del pasivo del grupo deudas sociales, Se acredita por los valores netos a pagar generados en la liquidacin de haberes. Se debita por los pagos al personal. Su saldo es acreedor y representa la deuda con el personal. ANSES: cuenta del pasivo del grupo deudas sociales, Se acredita por el monto de la contribucin de la patronal. Se debita en oportunidad de la determinacin de la posicin con respecto al ente Anses. Su saldo es acreedor y representa el monto de las contribuciones debidas. Obra social: cuenta del pasivo del grupo deudas sociales, Se acredita por el monto de los aporte y contribuciones. Se debita por el depsito que ordenamos realizar. Su saldo es acreedor y representa lo debido a la obra social. Sindicato: cuenta del pasivo del grupo deudas sociales, Se acredita por el aporte del empleado. E debita por el depsito del mismo. Saldo es acreedor y representa lo adeudado al sindicato. Aguinaldos a pagar: cuenta del pasivo del grupo deudas sociales, Se acredita por SAC de los semestres. Opera igual a Haberes Netos a pagar. Otras deudas sociales: cuenta del pasivo del grupo deudas sociales, Se acredita por los otros conceptos de la deuda en razn del personal. Se debita por los depsitos ordenados . saldo acreedor representa las otras deudas de origen social. CARGAS FISCALES IVA DF: Cuenta del pasivo del grupo deudas fiscales, Se acredita por la alcuota del impuesto contenido en las ventas. Se debita en oportunidad de la determinacin de la posicin fiscal. Saldo acreedor y representa lo adeudado a AFIP por IVA sobre ventas. IVA percepcin por responsables no inscriptos: Cuenta del pasivo del grupo deudas fiscales, Se acredita por los importes percibidos de responsables no inscriptos y vinculados a nuestra empresa. Se debita en oportunidad de su deposito en las cuentas del AFIP Impuesto a las Ganancias Retencin por Terceros: cuenta del pasivo del grupo deudas fiscales, Se acredita por la retencin de ganancias a terceros. Se debita por su igual a las cuentas AFIP saldo acreedor y representa los montos retenidos an no depositados. PATRIMONIO NETO Capital Social: Cuenta del PN, del grupo aportes de capital. Se acredita por el capital afectado a la empresa y por incremento aprobado con posteridad. Se debita en oportunidad de Resoluciones. Su saldo es acreedor y representa el Capital propio de la empresa.
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Resultados Asignados: Cuenta del PN del grupo resultados asignados. Se acredita por los montos autorizados por resoluciones. Se debita por su aplicacin. Saldo acreedor y representa los resultados no aplicados. RNA: Cuenta del PN del grupo RNA. Se acredita por los valores que quedan afectados en espera de una determinacin futura.. Se debita en oportunidad de fijar un destino. Saldo acreedor y representa los montos no asignados. INGRESOS Bonificaciones y descuentos obtenidos: Cuenta de resultado, del grupo ingresos ordinarios operativos. Se acredita por las bonificaciones obtenidas de nuestros proveedores. Se debita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores an no transferidos. Interese de depsitos a plazos / Resul por venta de acciones / Renta Inmuebles: Cuentas de resultado del grupo ordinarios no operativos. Se acredita por el monto de los intereses de...... Se debita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores generados como ingresos. Resultado Venta B Uso: De resultado del grupo Ingresos extraordinario. Se acredita por el monto de beneficio obtenido por la venta del Bien de Uso respecto al valor cantable. Se debita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores an no transferidos. EGRESOS Costo de mercaderas vendidas: Cuenta de resultado del grupo egresos ordinarios operativos. Se debita por el CMV segn sistema de valuacin utilizado. Se acredita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores an no transferidos. Gastos de comercializacin: de resultado, del grupo egresos ordinarios operativos, se debita por los costos incurridos en el funcionamiento comercial de la empresa. Se acredita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores an no transferidos. Gastos de administracin: de resultado, del grupo egresos ordinarios operativos, se debita por los costos incurridos en la administracin de la empresa. Se acredita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores an no transferidos. Gastos financieros: de resultado, del grupo egresos ordinarios operativos, se debita por los costos incurridos en la obtencin de recursos financieros . Se acredita en oportunidad de la determinacin de la utilidad. Saldo acreedor y representa los valores an no transferidos.
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EMPRESA AGROPECUARIA
Concepto: Actividad que significa la administracin y manejo por parte de una empresa de la transferencia de activos biolgicos en los productos agropecuarios. Se entiende por activos biolgicos a animales o plantas. Los productos agropecuarios pueden tener distintos destinos: Venta Consumo Ser insumos de otros procesos productivos Ser simientes de otros productos agropecuarios Clasificacin de las empresas:
Agrcola: Con cultivos anuales: son aquellos que el ciclo de vida del producto dura un ao. Ej.: cereales, oleaginosas, fibra, hortalizas,. Con cultivos plurianuales: el ciclo productivo es mayor a 1 ao. Ej. Frutales, praderas, forestales. Ganaderas Ovino Porcino Bovino
Clasificacin de Productos Agropecuarios
Productos terminados: es aquel que est destinado a la venta. Ej. Grano cosechado, frutas, lana, madera. Normalmente este producto se ubica en Bienes de cambio dentro del plan de cuentas de la empresa. Productos en crecimiento: son aquellos que con el tiempo sern productos terminados. Ej. sementales, plantaciones. Tambin se ubican en Bienes de cambio. Productos en funcionamiento: de los cuales se obtiene los productos terminados. En ganaderas son los reproductores y en agrcolas los caaverales, plantaciones de citrus. En plantaciones de cuentas se ubican en Bienes de Uso.
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EMPRESA AGRCOLA Es agrcola las empresas que tienen como producto terminado los granos cosechados y su producto en crecimiento son los semestrales.
Tipos de clientes: Acopiadores: Son empresas clientes que compran las producciones de la Pymes para reunir volumen de produccin y poder comercializar. Son los intermediarios entre productores pequeos y medianos e industria o exportadores. Poseen gran capacidad de almacenaje. Industriales: Son aquellas industrias que adquieren la produccin agrcola como insumos para sus procesos industriales. En este caso el productor es ms grande y llega directamente a la industria. Exportadores: Empresas que se dedican a la exportacin de granos. Tienen capacidad de almacenaje propio o trabajan junto a acopiadores.
Modalidades de Venta Operaciones Cerradas: Son operaciones a precio fijo, el precio al que vende es previamente determinado. Cuanto ms pequeo es el productor ms factible es que venda con este tipo de operaciones. Con los exportadores siempre es cerrada ya que los contratos se firman mientras todava no est lista la cosecha para que al estar lista se la puede llevar. Operaciones abiertas o a trmino: Se rige por los precios del mercado de cereales, es decir cuando la empresa agrcola entrega el grano, el precio no est determinado, tampoco se lo calcula en ese momento. Incide mucho la cotizacin de los productos cosechados, puede que hasta que el precio de mercado sea el adecuado para productor y comprador pasen hasta 90 das despus de entregar el producto. Los productores pequeos no acceden a esto.
Tipo de Documentacin utilizada en Venta Existen dos alternativas de acuerdo a la empresa agrcola, depende de su administracin. La empresa agrcola puede emitir factura al concretarse la venta. O el cliente emite Liquidacin de compra venta, es el comprobante que reemplaza a la factura, esa aceptada por las normas contables y fiscales. En este caso el productor no emite factura. El origen de este comprobante es que hace tiempo los productores no tenan buenas administraciones y no tenan
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como emitir factura, es por eso que es el cliente quien emite el reemplazo de la factura. Liquidacin de pago: Tambin lo emite el cliente. El pago es con posterioridad a la entrega. En ella se detalla lo que se paga, los impuestos, etc. Se utiliza en lugar de los recibos.
Operaciones realizadas en Venta 1) Empresa de Transporte llega al productor a retirar la cosecha: es importante saber cual es el peso del equipo vaco entonces lo pesamos en balanzas pblicas o tara. En este pesaje se emite un ticket. Luego se carga el equipo y por ultimo se pesa el equipo lleno (tambin se emite un ticket) . Este ltimo ticket emitido se denomina: Peso de Origen. Por diferencia entre ambos ticket calculamos el grano cargado. Con estos datos se confecciona una Carta de Porte: documento que sirve de respaldo del traslado de la cosecha desde los campos hasta el cliente. Este formulario se lo hace n 5 copias. Se anota los datos del productor agrcola, del transportista, del equipo (camiones y acoplados) y los datos del ticket de balanza de origen. 1 copia queda en el productor y 4 lleva el transportista. Llega a destino la cosecha, es recibida por una representante del productor (comisionista o recibidor). A la carga se procede a realizar el pesaje del equipo cargado ( 2 ticket de balanza) Ticket de Destino. Nunca va a ser igual que el de origen ya que el grano pierde humedad o se vuela. Con estos datos de completa los datos de la Carta de Porte, se agregan los datos del ticket de destino y se distribuyen las copias. 1 transportista, 1 recibidor, 1 cliente, 1 productor. El cliente emite un comprobante de recepcin por duplicado. 1 copia se queda y la otra al productor. Tiene los datos del ticket de destino. Funciona como remito a la inversa.
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Si la Operacin es cerrada: cuando el productor agrcola recibe el comprobante de recepcin emite factura o el cliente emita la liquidacin de compra venta y enve al productor. Si la operacin es abierta hay que esperar hasta que se determine el precio. En este caso Los productores entregados siguen siendo del productor y figuran en el plan de cuentas en PT en posesin de terceros.
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Pago de la operacin siempre es con posterioridad. Ya el cliente emite la liquidacin de pago o el productor emita el recibo.
Las mermas Quin se hace cargo? Depende de donde se efecta la venta. Si la venta se concreta en origen: las mermas depende del cliente. Si la venta se concreta en destino: las mermas se encarga el productor
Ciclo de vida productiva en la cosecha Los procesos agrcolas se inician con la preparacin de los suelos. Hasta la siembra se llaman Gastos de siembra. Hasta la cosecha se llaman Gastos de Cultivos, es decir mantener en las mejores condiciones la produccin . Y Mientras se cosecha se denominan Gastos de Cosecha. Plan de cuentas de una Empresa Agrcola. Deudores por venta cereales: Cuenta del Activo, del rubro Crditos, del subrubro Crditos por ventas. Se puede subdividir por producto, por zona geogrfica o por cliente. Representa los crditos o derechos que tiene la empresa productora por aquellas ventas de producciones efectuadas y no cobradas al momento del anlisis Su saldo habitual es deudor, se debita en el momento de la venta, contra ventas productos cosechados e IVA DF Comprobantes fuentes: Factura emitida por el productor o la liquidacin de compra venta emitida por el cliente; slo cuando se produzca con la liquidacin pueden aparecer cuentas debitadas como DGI retenciones IVA, DGR retenciones Ig Brutos, junto a deudores por venta cereal, porque si el cliente emite la liquidacin acta como agente de retencin. La cuenta se acredita en el momento de la cobranza contra caja, o cobranzas. Los comprobantes fuentes son el recibo emitido por el productor o la liquidacin de pago emitida por el cliente. Si hubo anticipos tambin contra anticipos. En este caso el cliente tambin puede actuar como agente de retencin. Si el comprador se hizo cargo de gastos que correspondan al productor tambin aparecer la cuenta Acreedores de Servicio, en la liquidacin de pago. Es esta liquidacin se coloca cuanto es la cantidad de Kg llegaron a destino por el precio unitario menos las retenciones y las acreedores de servicios. Arriendos a cobrar: Se debita o acredita igual a alquileres a cobrar. Lo nuevo es que el devengamiento no se produce por meses. El tiempo para devengar es mucho mayor, casi siempre por cosecha. Sementelas: Cuenta del activo, del rubro Bienes de cambio. Se divide por tipo de producto igual a deudores por venta cereal.
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Representa el total de gastos o erogaciones realizadas para obtener los productos agrcolas, desde la preparacin de los suelos hasta el momento previo de la cosecha. Incluye los gastos de siembra y de cultivo. Se debita al momento en que se efecta la activacin de los gastos incurridos en siembra y cultivo, contra las cuentas integrantes del subrubro Gastos de siembra y de cultivo ( Eg operativo, ordinario e integran el costo de produccin). La activacin se realiza antes de la cosecha y al final del ejercicio. Se acredita en el momento de conclusin de la cosecha, contra la cuenta productos cosechados junto a la cuentas del subrubro gastos de cosecha. Se realiza al finalizar la cosecha y al final del ejercicio. Tambin por siniestros. Contra la cuenta perdidas por siniestros. El comprobante fuente son las minutas contables.
Productos cosechados: Representan los productos cosechados valuados a costo de produccin y en condiciones de venta. Su saldo habitual es deudor se debita contra Sementelas y gastos de cosecha. El comprobante fuente es la minuta contable. Los momentos son al cierre del ejercicio o al finalizar la cosecha. Se acredita por: Venta: al estar cerrada la operacin contra Costo de venta de Prod Cosechados y el comprobante fuente es la minuta contable efectuada en base a la factura o la liquidacin de compra venta. En la entrega de los productos cosechados, en operaciones abiertas, se acredita contra Productos cosechados en poder de terceros , el comprobante fuente es la minuta contable en base a la Carta de porte completa. Cuando se reserva una parte de la produccin para semillas contra semillas el comprobante fuente es un remito interno. Cuando hacemos incidir las perdidas y mermas en el traslado. El comprobante fuente una minuta contables en base al comprobante de recepcin. Productos cosechados en poder de terceros: Representa la produccin agrcola qu est en poder de terceros y sigue siendo propiedad de la empresa productora ya que la venta se hizo por operaciones abiertas. Se debita en el momento de la entrega al comprador contra productos cosechados por minuta contable en base a la Carta de porte. Se acredita en el momento de cierre de la venta contra el costo de venta de produccin cosechada., en base a la minuta contable que proviene de la factura o la liquidacin de compra venta. Tambin se puede acreditar cuando hacemos incido las mermas contra la cuenta de Deduccin por mermas, el comprobante fuente es la minuta en base al comprobante de recepcin.
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Semillas: Representa el valor total de la existencia de semillas valuadas a precio de compra o costo de produccin. Si se adquieren se debita en la compra contra proveedores, bancos, etc, el comprobante fuente es la factura del proveedor. Si se producen se debita contra productos cosechados y el comprobante fuente ser la minuta contables en base a remito interno. Se acredita cuando se utiliza contra semillas consumidas, el comp. Fuente es la minuta contable. Acreedores de servicios: Representa el total de la deuda que el productor tiene con terceros por gastos o servicios efectuados por terceros y que correspondan al productor. Se acredita cuando la empresa recibe el comprobante emitido por tercero dando a conocer que el servicio se realizo, contra la cuenta que represente el servicio. Se debita cuando pago al acreedor o cuando se descuenta de la liquidacin de pago. Anticipo de clientes: Se acredita cuando recibo de nuestros cliente el anticipo y el comprobante fuente es el recibo, contra la cuenta caja o cobranzas. Se debita en el momento del pago del cliente a nuestra empresa contra la cuenta caja o cobranzas, debitndose juntamente con acreedores de servicios en el caso de existir. Ingresos: ordinarios operativos: Venta Productos cosechados: puede subdividirse igual a productos cosechados. Representa el total de los ingresos por las ventas de productos cosechados. Se acredita al momento de la venta ( es decir cuando la operacin haya sido cerrada) contra Deudores por venta cereales y junto a IVA DF. El comprobante fuente es la factura o la liquidacin de compra venta. Si la registracin es en base a la liquidacin, la cuenta Venta de Productos cosechados se acreditara contra las cuentas de retenciones fiscales o varias. Se debita en el asiento de determinacin de resultado. Egresos: Gastos de produccin = gastos de siembra + de cultivo + de cosecha. Costos de Ventas de productos cosechados gastos de comercializacin + administracin +financieros.
Costo de venta de productos cosechados: representa el valor de costo de los productos cosechados y vendidos ya sea en operaciones abiertas o cerradas. Se debita contra las cuentas de productos cosechados en operaciones cerradas y contra productos cosechados en poder de terceros en
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operaciones abiertas. Los comprobantes fuente son las minuta contable en base a la factura o la liquidacin de compra venta.
Los costos de produccin: terminan dando valor a activos Costos de siembra : mano de obra: sueldos y jornales, cargas sociales y aguinaldo. Costos de cultivo: MO y gastos de explotacin, menos preparacin de semillas. Costos de cosecha: Todos estos se debitan por A) incurrir en el gasto contra proveedores, banco, etc. B) Por el devengamiento del gasto o egreso. C) Por el consumo. Se acreditan cuando se hace la transferencia al activo, los costos de produccin. La cuenta costos de siembra y de cultivo se acreditan contra sementeras y la cuenta costos de cosecha contra productos cosechados. Gastos de comercializacin: Deducciones y retenciones de clientes: son todos los egresos y retenciones que nos efectan los cliente ya sean en las liquidaciones de compra venta o en la liquidacin de pago que tienen carcter de pago nico y definitivo. Son retenciones que no constituyen crditos. Se debitan a partir de la informacin de la retencin que se expone en una liquidacin de compra venta o de pago. Deducciones por mermas: Son las mermas que se producen entre le peso de origen y el peso de destino. Se debitan en el caso de operaciones cerradas contra productos cosechados el documento fuente es el informe de recepcin emitido por el cliente. En operaciones abiertas contra Productos cosechados en poder de terceros.
Sanatorio El sanatorio es una empresa que presta servicio de salud que puede tener varias especializaciones. Servicios de salud: De diagnostico De tratamiento De preventivo: aparece combinado En un sanatorio se renen los tres de servicios. En el sanatorio hay dos tipos de clientes: Pacientes particulares: es el que obliga con el sanatorio Paga la prestacin Recibe la prestacin Las prestaciones a este tipo de paciente estn gravados con IVA.
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Pacientes con cobertura: El paciente recibe la prestacin El que est obligado es la obra social o mutual. Pago la prestacin es por la obra social o mutual. Las prestaciones estn exentas de IVA. Existe un seguimiento a la Obra social, el particular pierde individualidad. Tenemos que tener en cuenta el tipo de servicio: - Servicio de Radiografa - Servicio de obstetricia - Servicio de terapia intensiva - Servicio de Laboratorio - Pensiones Sanatoriales: reflejan el servicio de alojamiento. - Derechos Sanatoriales: reflejan los honorarios del sanatorio. Estas cuentas siempre van a existir. Separamos los servicios pero poder determinar la rentabilidad. CUENTAS ESPECFICAS CREDITO: Pacientes Particulares: representa el crdito que tiene el sanatorio a su favor por los servicios prestados a pacientes particulares facturados por los servicios prestados y no cobrados al momento del anlisis. Se debita al momento de efectuar la facturacin contra la cuenta de ingreso ordinario operativo de servicios prestados a pacientes particulares y contra el IVA DF, detallando el servicio el servicio de a pacientes particulares. Se acredita en el momento de las cobranzas contra la cuenta caja o cobranzas. El comprobante fuente es una recibo. Mutuales y Obra social: siempre lo encontramos subdivididos en subcuentas Las cuentas son los destinos a Obra Social: OSECAC PAMI: Representa el servicio que tiene el sanatorio por servicios prestados a pacientes con cobertura de mutuales que han sido facturadas y no cabradas al momento del anlisis. Se debita en el momento en que se hace factura a la obra social contra la cuenta de ingreso por servicios prestados a pacientes con mutuales u obra social y a su subcuenta respectiva. Se hace con la factura a nombre de la obra social. Se acredita en el momento de la cobranza a la obra social. Generalmente las obras sociales hacen retenciones que figuran en una liquidacin. El comprobante fuente es el recibo y acompaan en algunos casos: la liquidacin emitida por la obra social.
BIENES DE CAMBIO: Caractersticas: Se contabilizan en el rubro Bienes de Cambio por que se utilizan o consumen en el ao para la prestacin de servicio. Se debita por la compra contra la cuenta proveedores o banco. Los comprobantes fuentes son la factura del proveedor y se debita conjuntamente con la cuenta IVA CF Se acredita cuando se consumen o utilizan contra cuenta de egresos ordinarios operativos como ser material radiolgico, etc.
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En el caso de medicamentos y materiales descartables pueden ocurrir dos cosas: 1- logre individualizar el uso de medicamentos o material desc. Con respecto al paciente. Hay una vinculacin directa del medicamento con el paciente. En este caso se factura al cliente. Estos medicamentos aparece discriminado en la facturacin del paciente o obra social. 2- No hay asignaciones directo con respecto al paciente. No se factura y se da de baja por consumo PASIVO: Deudas Comerciales: Mdicos Cuenta de Honorarios: mdicos vinculados contractualmente. Los mdicos se vinculan a travs de 3 formas. 1- Mdicos empleados: relacin de dependencia. Cobran sueldo. No se reflejan en la cuenta de sueldos y cargas sociales. 2- Mdicos que facturan directamente al paciente: No son empleados. 3- Mdicos vinculados contractualmente: El sanatorio factura por cuenta y orden de los mdicos. Mdicos. Cuenta de honorarios: representa la deuda del sanatorio que tiene con los profesionales mdicos por los servicios prestados y que fueron facturados por el sanatorio. Se acredita cuando se realiza la facturacin al paciente particular o cuando se realiza la facturacin a la obra social o mutual.
Se debita al momento del pago contra la cuenta banco y Retenciones fiscales. Si los honorarios que pagamos a los mdicos supera determinados mnimos establecidos por normas fiscales el sanatorio se convierte en agente de retencin de impuestos a los ganancias.
Departamentos Crdito 1. Antecedentes generales del crdito Como es de conocimiento general, las instituciones que por excelencia se dedican a otorgar crditos de distintas naturalezas son los bancos e instituciones financieras. A lo largo de todo el proceso de crdito se torna amplio y complejo el anlisis que es necesario involucrar en sus lneas aspectos generales como: Determination de un Mercado Objetivo Evaluacin del crdito Evaluacin de condiciones en que se otorgan
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Aprobacin del mismo Documentacin y desembolso Administracin del crdito en referencia 2. Evaluacin de crditos en instituciones financieras Todos los bancos en general persiguen un solo objetivo que es el de colocar dinero, y su utilidad fluye del diferencial entre las tasas de captacin y colocacin del dinero prestado 3. Departamentos de riesgos crediticios Este departamento debe perseguir los siguientes objetivos: que los riesgos de la institucin financiera se mantengan en niveles razonables que permitan buena rentabilidad a la misma; formacin del personal en anlisis de crdito permite dar solidez al momento de emitir un criterio. La principal funcin de los departamentos y/o reas de riesgos crediticio es determinar el riesgo que significar para la institucin otorgar un determinado crdito y para ello es necesario conocer a travs de un anlisis cuidadoso los estados financieros del cliente, anlisis de los diversos puntos tanto cualitativos como cuantitativos que en conjunto permitir tener una mejor visin sobre el cliente y la capacidad para poder pagar dicho crdito 4. Objetivos y funciones del rea o departamento de riesgos mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio, adems que permitan tener una buena rentabilidad y permanencia del mismo. Es muy importante mantener al personal con capacitacin constante sobre las tendencias de las economas en el pas y tener constante capacitacin en el tema de finanzas y decisiones financieras Es importante que los departamentos de tener a mano estudios de mercado y estudios sectoriales. Crear sistemas estndares de evaluacin de crditos Realizar estudios de segmento Detectar aquellos crditos con riesgos superior a lo normal para hacerles seguimiento mas minucioso Preparar un sin numero de anlisis para futuros ejecutivos de cuentas Realizar estudios sectoriales Contar con informacin bibliogrfica al alcance para posibles consultas, adems de estar al tanto y al da de las publicaciones de la prensa en lo que se refiere al movimiento macro econmico y las tendencias polticas y monetarias 5. Clasificacin de los crditos Los crditos se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes puntos: Crditos para grandes y medianas empresas (Corporativos) Pequeas empresas y comercio (Crditos PYME)
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Crdito de personas(crditos de consumo) Sin embargo es necesario recalcar que es anlisis deber realizarse de acuerdo a cada caso especficamente, 6. Principios bsicos de poltica crediticia El tipo de cliente debe corresponder al mercado objetivo definido por la institucin ya que la evaluacin y administracin es completamente distinta El mercado objetivo debe al menos definir un mercado objetivo de clientes a operar, el riego que esta dispuesto a aceptar, la rentabilidad mnima con que se trabajar , el control y seguimiento que se tendrn Salvo excepciones no debe otorgarse crdito a empresas sin fines de lucro, como cooperativas, clubes, etc.
Polticas Generales Riesgo de la cartera Riesgo por cliente Posicin respecto al destino Requerimiento de informacin Tipos De Crdito prestamos puntuales para aprovechar condiciones favorables como grandes descuentos, para aumenta activos, etc. Si se trabaja con lneas de crditos para capital de trabajo estas deben tener vigencia de 6 meses recomendablemente o tener una revisin peridica de cada 6 meses como mnimo Los prestamos a ms largo plazo son ms riesgosos ya que es difcil predecir lo que va a suceder en un crdito con plazo considerable (10 aos por Ej) 7. Anlisis De Crditos Generalidades Todo crdito debe pasar por una etapa de evaluacin previa por simple y rpida que esta sea Todo crdito por fcil y bueno y bien garantizado que parezca tiene riesgo El anlisis de crdito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino que disminuya Es necesario en importante contar con buen criterio y sentido comn
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Aspectos necesarios en la evaluacin de un crdito En el proceso de evaluacin de un crdito para una empresa se debe contemplar una evaluacin profunda tanto de sus aspectos cualitativos como cualitativos Es necesario considerar el comportamiento pasado del cliente tanto como cliente de la misma institucin como de las dems instituciones La decisin crediticia se la debe tomar en base a antecedentes histricos o presentes. Es necesario considerar en los anlisis de crdito diferentes consideraciones que se pueden dar con el fin de anticipar los problemas. Despus de haber realizado un anlisis concienzudo del crdito es necesario tomar una decisin por lo que se recomienda escoger 4 o 5 variables de las tantas que se dieron para su elaboracin En lo que se refiere a casos de garanta, debe tratarse en la mejor forma posible tener la mejor garanta y que tenga una relacin con el prstamo de 2 a 1 esto con el fin de poder cubrir ampliamente el crdito Operatoria del crdito Debe existir una solicitud de intenciones en las que se especifique claramente los requerimientos del cliente ( plazo, tipo de amortizaciones, periodos de gracia, valores residuales, tasa de inters, fondos, objeto, y la forma de pago ) Una ves aprobado el crdito es necesario elaborar el contrato correspondiente donde se establecer claramente las obligaciones del prestatario como del ente financiero Se deber establecer el calendario de pago de las amortizaciones Es necesario estar en completo seguimiento del crdito ya que la economa del clientes es bastante cambiante y tenemos que tener permanentemente informacin que nos corroboren con el crdito Aspectos necesarios en el anlisis Seriedad Simulacin de capacidad de pago Situacin patrimonial Garantas Riesgo Del Crdito Desde el punto de vista del crdito Riesgo como viabilidad de retorno del crdito Riesgo como probabilidad de perdida Riesgo pas o del marco institucional Riesgo de sector Riesgo financiero riesgo de mantenimiento de valor de la moneda Vs precios riesgos cambiarios (macroeconmicos globales)
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riesgo de fluctuaciones de las tasas de inters riesgo de descalces de plazos Riesgo operacional riesgo de mercado riesgos tecnolgico riesgo de eficiencia (costos) riesgos de abastecimiento riesgo de cobranza riesgo de direccin o capacidad gerencial Riesgo operacionales especiales riesgo por otorgamiento de anticipos riesgo de toma de posicin riesgo de concesiones VS. Dominio de pertenencias riesgo por no renovacin de fuente productiva riesgo de irregularidades del mercado cierres de mercado Riesgo de cobranza Riesgo de situacin patrimonial Riesgo de seriedad y moralidad adulteracin de informacin actos ilegales sobregiros reiterados solicitudes inusuales o excesivas atrasos continuos en pago de capital e intereses incumplimiento de contratos documento de favor recibidos compra de IVA Riesgo de las garantas 9. Anlisis de crdito a empresas grandes y medianas Antecedentes generales del crdito Destino del crdito Es necesario bajo todo concepto conocer el destino de los fondos que otorga la institucin financiera ya que esto pueden ayudar a la institucin a: Para comprobar la coherencia con las polticas de crdito de la institucin Para poder evaluar correctamente el crdito Para poder fijar condiciones acordes a las necesidades para poder ejercer control sobre el deudor Causas ms comunes para una solicitud de crdito Aumento de Activo Circulante Aumento de Activos Fijos Gastos Disminucin de pasivos
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Primera entrevista de crdito Monto y propsito del crdito Fuentes primarias de pago Fuentes secundarias Proveedores Datos financieros Seguros Planta y equipos Historia del negocio Naturaleza del negocio Ambiente comercial Personal Principales cabezas en el negocio y experiencia en el mismo Relacin banca negocio Disponibilidad de informacin para evaluar un crdito Informacin de otros clientes del mismo sector Informacin de proveedores Informacin de consumidores Informacin de acreedores Bases de datos de los bancos, etc. 10. Procedimientos paso a paso para la concesin y/u otorgamiento de un crdito Requerimiento de informacin del cliente: Empresas o personas jurdicas Solicitud de la operacin Perfil empresarial destacando la actividad de las empresa, su plan estratgico de la gestin y/o curriculum vitae Avalos de los bienes a ser otorgados en garanta ya sean muebles o inmuebles Estados financieros de la empresa (recomendable de las dos ltimas gestiones) Flujo de caja proyectado con los supuestos considerados en dicha proyeccin (recomendable por el periodo de crdito) Formularios de: informacin bsica, declaraciones patrimoniales, informacin confidencial ante DATACIC y SIBEF Cdulas de identidad Documentacin legal de la empresa (constitucin, poderes, RUC, Matricula de comercio, Padrn Municipal, comprobante de pago de IUE, Actas de directorios, estatutos, actas de eleccin de directorio, etc.)
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11. Circuito del crdito: Presentacin de solicitud y carpeta crediticia Evaluacin del crdito por parte del oficial Elaboracin del informe de recomendacin y/o conformidad. Presentacin al comit de crdito y o departamento de riesgo crediticio Aprobacin por parte del Banco BISA S.A. notificacin al cliente Previsin de fondos cual fuera su destino Elaboracin de contrato de crdito en base a las condiciones negociadas originalmente Firma del contrato por los solicitante y los representantes de la institucin Presentacin de una pliza de seguro por el bien otorgado en hipoteca con la debida subrogacin de derechos a favor del banco Elaboracin de un file o carpeta de crdito con el nombre completo del cliente Elaboracin de la hoja de ruta para desembolso correspondiente ya sea en cheque o abono a la cuenta del cliente Elaboracin del plan de pagos con sus respectivas fechas de vencimientos Administracin por parte del oficial de cuenta 12. Anlisis del crdito (anlisis cuantitativo y cualitativo) Consideraciones De Importancia Se debe considerar las variables macroeconmicas que afectan aun pas, tales como polticas de incentivo a importaciones o exportaciones, polticas tributarias, costo del dinero, movimiento de capital de Entes Capitalistas, poltica monetaria, precios internacionales, conflictos internacionales, inflacin, crecimiento econmico mediterraneidad de un pas, pobreza y subdesarrollo, dependencia de otros pases, desarrollo social de un pas, huelgas sindicales o problemas sociales, etc. Otras de las variables de mucha importancia es el anlisis del sector de la empresa, variables como vulnerabilidad del sector, desarrollo, F.O.D.A., dependencia de otros sectores, estancamiento por diferentes razones, poco incentivo del gobierno, poco inters por parte de inversionista, fuerte inversin inicial, etc. De preferencia se debe analizar balances de las tres ltimas gestiones Balance con antigedad no mayor a 6 meses Calificacin de la auditoria, hay que tener en cuenta que no todos los auditores califican Los comentarios deben ser de fondo y no de forma, deben permitirnos identificar las causas y dar respuestas sobre el rubro Los comentarios del balances deben responder a los por que. Deben analizarse los balances consolidados en caso de Grupos Econmicos manteniendo cuidado de consolidar cada una de las cuentas.
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Matriz Estrategica Competitiva
Interior
Fortaleza
Debilidades
Oportunidad
Uso de fortalezas Superando debilidades para aprovechar opteniendo ventajas de oportunidades oportunidades
Amenaza
Uso de fortalezas Minimizar debilidades y para aplacar anular amenazas amenazas
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SISTEMAS CONTABLES

Los sistemas de Automatizacin Contable

Llevan a cabo cambios en 4 aspectos.

Qu es el anlisis y diseo de estos sistemas?

Lo que NO es el Anlisis de Sistema de Automatizacin.

Categoras del Analista de Sistemas.

Los sistemas emplean un modelo de control bsico:

Componentes del Sistema en la Automatizacin. Las personas. Los procedimientos. El equipo.

TERMINADO SE TOMAN CUATRO DECISIONES.

1.1 Razones o presiones.

2. Mtodos de gestin de inventarios.

2.1 Re-Order Point (ROP): Punto de reposicin.

Just In Time (JIT): Justo a tiempo.

Cualidades De La Informacin Contable:

Organizacin Contable de Empresas

Hay que delegar en tres oportunidades:

Es el segundo proceso en el crecimiento de una empresa, primero de delega y luego se departamentaliza.

Criterios para Departamentalizar:

Definicin: Es la representacin grfica de la estructura formal de la organizacin

control. Varias lneas unipersonales

Usos de los organigramas:

Estrategias o polticas Personas Tecnologa Procesos

Se interrelacionan en forma circular

Tipos de Curso gramas:

Pautas para diagramar:

2. Bajos costos Que utilice el menor cantidad de recursos posibles.

3. Utilidad: La informacin generada es til para la toma de decisiones.

ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE LAS EMPRESAS

1Etapa: Identificacin de las necesidades y objetivos de la empresa.

INFORMES PARA LA DIRECCIN

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Matriz Estrategica Competitiva

Uso de fortalezas Minimizar debilidades y para aplacar anular amenazas amenazas

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