Agradec|m|entos:

La 0uia lue e|aoorada er lrarcs por Arre||e Le 0oll, curadora er

jele de| Cerlro l|slr|co de |os Arc||vos Nac|ora|es de Frarc|a. E|
Corsejo lrlerrac|ora| de Arc||vos agradece a Palr|c|a lueruqueo,
de |a 3uod|recc|r de Arc||vos de C|||e, a su 3ecc|r de
0rgar|zac|ores lrlerrac|ora|es, a |a 0|recc|r de |os Arc||vos de
Frarc|a y a L|oerlad de lrlorrac|r Vx|co A.C. por sus
corlr|ouc|ores er |a rea||zac|r y puo||cac|r de esla guia. la s|do
lraduc|da a| esparo| por 3or|a 3a|azar Zea.
@lCA, 0, rue des Frarcs-8ourgeo|s, Z5003, Paris, Frarc|a.
Reproducc|n
La reproducc|r por lraducc|r o re|rpres|r de esla oora o sus
parles por orgar|zac|ores s|r l|res corerc|a|es ser aulor|zada s|
se rea||za cor e| deo|do recoroc|r|erlo.
Pub||cac|n de |a vers|n or|g|na|
0|reclor de |a puo||cac|r:
Joar var A|oada
Coord|radora:
Perr|re Caravagg|o
0|sero:
T|rese Tro||a, Frarc|a
Pr|rler waarders, lo|arda
L|HA6
Pres|derle:
Erreslo v|||arueva
v|cepres|derla:
lssa Lura P|a
0|reclora Ejecul|va:
Varia Jos Frarco Rodriguez
Coord|rador de| Area de L|l|g|o:
Ja|re Crderas
Coord|radora de| Area de Arc||vos Puo||cos:
Palr|c|a 0a|eara
Coord|radora de| Area de lrvesl|gac|ores l|slr|cas:
Kale 0oy|e
lrvesl|gac|ores l|slr|cas: 'l|slor|a Corl|derc|a|:
Jac|rlo R. Vurguia
0rupo de Vor|loreo:
Adr|ara A|alorre Rodriguez
Caro||ra Pac|eco Lura
V|r|ar A. Roo|es 0sor|o
0rupo de L|l|g|o:
Per|a 0rez 0a||ardo
Rodr|go 3arl|sleoar Vaza
Co|aooraror:
lssa Lura P|a
Palr|c|a 0a|eara
Perr|re Caravagg|o
0|sero:
Vercedes va||e Vorroy
Esl||o:
3or|a Rarirez
Teresse ro. 1Z, co|. Npo|es, de|egac|r 8er|lo Jurez, C.P. 03810,
C|udad de Vx|co, Te|s./Fax (55) 30-01-11-01, 30-01-11-05 y 5-82-51-21.
Correo e|eclrr|co: ||rac_||rac.org.rx
|llp://WWW.||rac.org.rx
0esde e| rorerlo de su creac|r er 1948 ] oajo |os ausp|c|os de |a uhESC0, e| Corsejo
lrlerrac|ora| de Arc|vos lCA} a lac|||lado ura as|slerc|a lcr|ca ] proles|ora| s|gr|l|cal|va a |os
arc|veros e |rsl|luc|ores arc|visl|cas de| rurdo erlero. Por red|o de eslud|os, corlererc|as ]
r|s|ores de per|laje, e|aoorac|r de rorras ] de |rlercaro|o de |rlorrac|ores, esla orgar|zac|r a
deserperado ur pape| eserc|a| para sers|o|||zar a |os goo|erros, |a soc|edad c|v|| ] |a corur|dad
|rlerrac|ora| soore e| pape| lurdarerla| de |os arc|vos.
E| preserle rarua|, er |o que |e corresporde, es ura guia prcl|ca desl|rada a| persora|
po||co, perrarerles ] vo|urlar|os de |as 0rgar|zac|ores ho 0uoerrarerla|es 0h0s} soore e| va|or
que represerlar sus arc|vos, asi coro a dar|es corsejos para su gesl|r ] corservac|r. Var|os de
eslos docurerlos, er eleclo, l|erer ura |rporlarc|a eserc|a| para |a |slor|a larlo de |as
orgar|zac|ores r|sras, coro de |a soc|edad er corjurlo.
Los oerel|c|os de ura gesl|r rac|ora| de |os arc|vos de ur orgar|sro po||co o pr|vado sor
surarerle recoroc|dos: aorro de l|erpo ] espac|o, reror|a adr|r|slral|va ] jurid|ca, ur erloque
|rlorrado soore |as dec|s|ores de| pasado ] |a lrarsparerc|a de |a |rlorrac|r. Er e| corlexlo
e|eclrr|co |a corservac|r ] resguardo de |os docurerlos a red|aro ] |argo p|azo se a eco rs
corp|eja; er v|rlud de gararl|zar su preservac|r, |a corservac|r de arc|vos deoe erpezar er e|
r|ve| pr|rar|o de| c|c|o de v|da de ur docurerlo. Es por e||o que esla guia olrece a|guros corsejos
serc|||os ] el|caces er raler|ade gesl|r ] c|as|l|cac|rpara corsegu|r d|cos oojel|vos.
Er a|guros paises dorde |as 0h0s deserperar acl|v|dades que ro sor asur|das por e|
Eslado, |os arc|vos de eslas orgar|zac|ores se corv|erler er eserc|a|es para |a recorsl|luc|r de |a
|slor|a de |rd|v|duos, |rsl|luc|ores ] pueo|os. Er paises cor arl|guos regireres repres|vos, er |os
cua|es |os arc|vos po||cos ar desaparec|do o ar s|do depurados, |os arc|vos de |as 0h0s l|gurar
erlre |as escasas luerles de |rlorrac|r que perr|ler a |as vicl|ras corprerder rejor |os
recar|sros de opres|r] rec|arar ur dereco a |a verdad ] a |a recorc|||ac|r.
Esla guia raler|a||za |as d|versas recorerdac|ores de |os d|reclores de arc|vos rac|ora|es ]
pres|derles de asoc|ac|ores proles|ora|es de arc|vos, que se reur|eror er Re]||av|| er e| 2001 cor
rol|vo de |a XXXV Corlererc|a lrlerrac|ora| de |a Vesa Redorda de |os Arc|vos ClTRA}, soore e|
lera de |a reco|ecc|r ] se|ecc|r de |os arc|vos er |as soc|edades corlerporreas. Er v|sla de|
pape| cada vez rs |rporlarle que deserpera |a soc|edad c|v|| a r|ve| |rlerrac|ora|, asi coro de |as
arerazas que pesar soore |os arc|vos de eslas orgar|zac|ores, |a preocupac|r e |r|c|al|va de| lCA
se jusl|l|ca] aprec|acorp|elarerle.
0elrs de ur props|lo aparerlererle rodeslo se escorde ura aulrl|ca vo|urlad de serv|r a
|os c|udadaros de| rurdo, a lravs ura |aoor que l|erde a ura ra]or lrarsparerc|a, ur ouer goo|erro
] ura rejor preservac|r de |a reror|a de |a urar|dad. Ve corp|ace dar|e |a o|erver|da a esla
guia, coro |a expres|r de ur esluerzo corl|ruo de| lCA por preservar |a reror|a de| rurdo er su
|rrersa d|vers|dad.
Ko|ch|ro Hatsuura
0|reclor 0erera| de |a uhESC0
PREFACIO
Las 0rgar|zac|ores ho 0uoerrarerla|es sor aclores lurdarerla|es er |a soc|edad
|rlerrac|ora| desde red|ados de| s|g|o pasado, lras e| rac|r|erlo de |a 0rgar|zac|r de |as hac|ores
ur|das. Por e||o, es lurdarerla| corservar ] d|lurd|r sus acc|ores a lravs de |a preservac|r ] acceso
de sus arc|vos, que corsl|lu]er e| soporle de su reror|a.
1
Er ra]o de 1948, cor represerlarles de se|s paises de Europa, Eslados ur|dos ] Vx|co, se
cre e| Corsejo lrlerrac|ora| de Arc|vos lCA, por sus s|g|as er |rg|s} cor e| oojel|vo de preservar ]
d|lurd|r |a reror|a de| rurdo. 0rac|as a |a v|s|r de| esladour|derse So|or 8uc|, que p|arle |a
reces|dad de |rpu|sar e| desarro||o arc|visl|co por red|o de ura orgar|zac|r |rlerrac|ora| de
2
proles|ora|es, ] de| erlorces 0|reclor 0erera| de |a uhESC0, e| rex|caro Ja|re Torres 8odel, que
ausp|c| su creac|r, o] e| lCAcuerla cor 180 paises r|eroros ] a |ogrado sa|var rucos arc|vos
a|rededor de| rurdo.
E| lCA a desarro||ado ur |erguaje corr para |a orgar|zac|r de arc|vos, cor ura rorra
|rlerrac|ora| de descr|pc|r arc|visl|ca; ur Cd|go de l|ca para |as asoc|ac|ores de arc|v|slas, asi
coro e| prograra Veror|a de| Vurdo cor |a uhESC0, para preservar e| palr|ror|o docurerla| de |a
urar|dad.
Cor e| l|r de prorover e| dereco de |as persoras a |as ||oerlades |rlorral|vas ] er espec|a| a |a
|rlorrac|r po||ca para corso||dar ur eslado derocrl|co de dereco, surg| er 2002 LlVAC,
L|oerlad de lrlorrac|rVx|co, A.C., coro orgar|zac|r ro guoerrarerla|. 0esde leorero de 2004,
LlVAC cre |a Coord|rac|r de arc|vos po||cos, corsc|erle de que s|r arc|vos ro se puede ejercer
e| dereco a |a |rlorrac|r.
lo] ros es ru] sal|slaclor|o |rcorporarros a |os lraoajos de| lCA, coro asoc|ac|r de
proles|ora|es, er e| Cor|l de 0erecos luraros, ] d|lurd|r e| rarua| para |a gesl|r ] c|as|l|cac|r
de |os arc|vos, e|aooradopor e| ClApara |as 0h0s er ura vers|rer esparo|.
Las orgar|zac|ores de |a soc|edad c|v|| ar corlorrado acervos s|gr|l|cal|vos, que deoer
preservarse coro parle de |a reror|a de |a urar|dad. Su preservac|r es pr|rord|a| para corocer ]
d|lurd|r su |uca er delersa de |os derecos uraros.
PRESENTACION
1
Ala reunion asistieron Solon Buck y Herbert O. Breyer de Estados Unidos; M. Charles
Samaran y Eugene Martin Chabot de Francia; Hilary Jenkinson de Gran Bretaa; Julio
Jimenez Rueda de Mexico; Emilio Re de Italia; D.P.M. Graswinckel de Holanda; Vaclav
Husak de Checoslovaquia, y A. Steinnes de Noruega, mayo de 1948.
2
Torres Bodet tuvo clara conciencia de la importancia de los archivos. Como Secretario de
Educacion Publica que Mexico habia creado en 1945, la Escuela Nacional de
Biblioteconomia y Archivonomia (ENBA), primera en su genero en America. Estaba
convencido de que con bibliotecarios y archivistas proIesionales se constituiria una
revolucion cultural de la mayor trascendencia para el desarrollo de los pueblos.
0esde e| l|r de |a Segurda 0uerra Vurd|a|, Torres 8odel v|s|uror |a |rporlarc|a que |as
orgar|zac|ores |rlerrac|ora|es de proles|ora|es lerdriar er |a osqueda de |a paz. Er rueslro
preserle, |as 0h0s l|erer ura acc|r cada vez rs delerr|rarle er sus corur|dades, corslru]er
puerles erlre |os pueo|os, por |o que sus arc|vos, coro parle de |as escr|luras de |a |slor|a, deoer
corservarse] corocerse, su acceso corlr|ou]ea |a corv|verc|aurara.
Fatr|c|a 0a|eana
Coord|radora de| Area
de Arc|vos Po||cos de LlVAC
Para quienes?
Para ustedes, responsables colaboradores y
empleados de las Organizaciones No
Gubernamentales (ONGs).
|. HA DICHO ONG?
LA$ 0N0$: uNA NuEVA FPE$EN0|A.
Es d|lic|| dar ura del|r|c|r rp|da de |o que es
ura 0h0dada |a d|vers|dad ] |a r|queza de sus
acl| v| dades, pero corparler a| guras
caraclerisl|cas espec|a|es. Esle lascicu|o se
d|r|ge a |as orgar|zac|ores que resporder a
|os s|gu|erles lres cr|ler|os:
Pr|rer cr|ler|o, e| cua| es oov|o por su rorore
] er su re|ac|n con e| poder pb||co.
Elecl|varerle, |as 0h0s sor |rdeperd|erles
de |os Eslados, aurque eslo ro |rp|de que
co|aoorer cor goo|erros o que rec|oar a]uda
l|rarc|erade |os r|sros.
Pero e| cr|ler|o arler|or por si so|o ro es
sul|c|erle: ex|sler olras orgar|zac|ores
|rlerrac|ora|es, la|es coro |as corporac|ores
ru|l|rac|ora|es, que ro deperder de |os
Eslados. Por larlo, e| segurdo cr|ler|o es e| de
ser ura asoc|ac|n. Eslo qu|ere dec|r que ura
0h0es ura asoc|ac|r de |rd|v|duos reur|dos
por props|los s|r r|ro de |ucro.
Aders, eslas asoc|ac|ores se crear a
rerudo para delerder c|erlos va|ores
urar|slas, ur|versa|es ] derocrl|cos. A
pesar de que |a ayuda es e| pr|rc|pa| lera er
esla guia, es uro de |os rucos carpos er
dorde lraoajar|as 0h0s.
La a]uda ro es ur lerrero de| s|g|o XX: |as
soc|edades de oerel|cerc|a ] |as 'ooras de
car|dad ex|sler desde |a arl|gedad. S|r
eroargo, e| s|g|o XX puede deror|rarse coro
e| s|g|o de |as 0N0s". E| auge de esas
orgar|zac|ores cor|erza desde 1945 lras e|
rac|r|erlo de |a 0hu 0rgar|zac|r de |as
hac|ores ur|das}. ura rueva o|a de |r|c|al|vas
urar|lar|as se produce er |os selerlas cor e|
00N |FEPENTE$ FEPF|LE$ NA0|0NALE$.
ura 0h0puede eslar rad|cada er ur so|o pais
o aoerse desarro||ado er red |rlerrac|ora|
desde su lurdac|r. Ejerp|os de |o arler|or es
0XFAV er 0rar 8relara} o CARE er |os
Eslados ur|dos de Arr|ca}, qu|eres ar
||evado carparas de l|rarc|ac|r r|carerle
er sus paises de or|ger, arles de eslao|ecer
corlaclo cor lederac|ores |rlerrac|ora|es. Er
|a |l|ra calegoria se uo|ca Arr|slia
lrlerrac|ora|, lurdada er 0rar 8relara, pero
que desde su |r|c|o ousc apo]os er olros
paises.
desarro||o de |as orgar|zac|ores 's|r
lrorleras.
lo] er dia, ex|sle ura pro||lerac|r de |as
0h0s. Segr |a ur|r de |as Asoc|ac|ores
lrlerrac|ora|es ulA}, er e| 2001 aoia ro
reros de 40,000 0rgar|zac|ores lrlerra
c|ora|es ho 0uoerrarerla|es 0lh0} er e|
rurdo.
ura 0| 0rgar|zac|r lrlerrac|ora|} es ur
lrr|ro g|ooa| que rere loda c|ase de
orgar|zac|ores |rlerrac|ora|es, r|erlras que
ura 0l0 0rgar|zac|r lrlerguoerrarerla|}
es ura orgar|zac|r cor resporsao|||dades
reg|ora|es o |rlerrac|ora|es ] lorrada por
var|os Eslados, por ejerp|o |a 0hu ] |a
uhESC0.
ura 0|N0 0rgar|zac|r lrlerrac|ora| ho
0uoerrarerla|} es ura orgar|zac|r lorrada
por agerc| as l rasrac| ora| es 0h0s,
erpresas, parl|dos po|il|cos,}
Vs a|| de |as d|lererc|as er |os rorores, |as
0h0s variar de acuerdo a cada pais er
lararo, d| lererc| as er orgar| zac| r,
eslruclura ] rrero. 0e |a r|sra rarera, |a
parle de l|rarc|ac|r po||ca varia de ur pais a
olro; asi, es parl|cu|arrerle s|gr|l|cal|vo er
A|erar|a, er |os Paises 8ajos ] er |os paises
escard|ravos.
En Franc|a |a s|luac|r esl d|v|d|da er
rurerosas asoc| ac| ores pequeras ]
red|aras, ] a|guras grardes coro Vd|cos
S|r Frorleras VSF} ] Vd|cos de| Vurdo
V0V}.
En |os Estados un|dos, coro er 0rar
8relara, ex| sler re| al| varerle pocas
asoc|ac|ores, pero sor de grar lararo ]
capaces de cara||zar lordos |rporlarles.
En |os Fa|ses 8a[os, |as asoc|ac|ores de
a]uda eslr orgar|zadas er cualro grardes
lederac|ores: h0Vl8 |a|ca}, llV0S de
|rsp|rac|r urar|sla}, lCC0 proleslarle},
CE8EV0cal||ca}.
En A|eman|a |a or|g|ra||dad v|ere de |a
creac|r de lurdac|ores ||gadas cor parl|dos
po|il|cos: Korrad Aderauer Sl|llurg C0u},
Fr|edr|cEoerl Sl|llurg SP0}.
ur grar rrero de 0h0s se ar creado er
Europa de| Esle ] Cerlra| espec|a|rerle
despus de| caro|o de| s|slera po|il|co er |a
reg|r. E| pape| de eslas 0h0s esl
pr|rc|pa|rerle re|ac|orado a |as reces|dades
soc|a|es ] |os grardes leras, a| l|erpo que
|rlerlar ||erar |as orecas que ro eslr s|erdo
sul|c|erlererle lraladas por e| Eslado.
A$00|A0|0NE$: uN FA|$AJE VAP|A0
.FEP0 h0Y $0N PE00N00|0$
F0P LA 00HuN|A |NTEPNA0|0NAL
E| arlicu|o 71 de |a Carla de |a 0hu recoroce |a
parl|cu|ar|dad de |as agerc|as lrasrac|ora|es,
|rc|u]erdo por supueslo a |as 0h0, |as cua|es
pueder parl|c|par er e| Corsejo Ecorr|co ]
Soc|a| EC0S0C} a lilu|o corsu|l|vo. ura ser|e
de lexlos reso|ul|vos regu|ar |as roda||dades
3
de esla asesoria . lo] er dia cerca de 2,000
0h0s parl|c|parer e| EC0S0C.
0ccpraticr et sclicarit irterraticrale, ure
ccerrie ce cnaremerts. L'appcrt ces
crarisaticrs fraraises ce sclicarit
irterraticrale. Par|s : Corr|ss|or
Coopral|or 0ve|oppererl, 1999.
Jor 8A]||s d.}, Sleve SV|l d.}. Tne
Clccalizaticr cf Wcrlc Pclitics. Ar
Irtrccucticr tc Irterraticral Felaticrs.
0xlord : 0xlord ur|vers|l] Press, 1997.
Pasca| 0Auv|r, Joarra Slrearl. Le
travail numaritaire. Les acteurs ces
DNC, cu siee au terrair. Paris :
Presses de Sc|ercesPo., 2002.
Cr|sl|ar LEcerv], P|||ppe RYlrar.
Acticr numaritaire et sclicarit
irterraticrale : les DNC. Paris : lal|er,
1993.
P|||ppe RYlrar. ' 0rgar|sal|ors
|rlerral|ora|es el 0h0 : parlera|res,
corcurrerles ou adversa|res ? .
0aniers frarais, 302 ra]ojur|o
2001}, pg. 182.
Lecturas de apoyo
3
Resolucion 288(X)B: Iebrero 1950 ;
resolucion 1296(XLIV) : mayo 1968 ;
resoluciones 1996/31 et 1996/297 :
julio 1996.
Por que?
Aunque las ONGs estan orientadas a la accion,
todas ellas producen archivos que pueden tener
un valor a largo plazo aunque nunca sean
concientes de ello. Su memoria esta ahi.
||. LOS ARCHIVOS,
? SEMILLAS DE MEMORIA
L0$ AP0h|V0$: LA$ $EH|LLA$ E
LA HEH0P|A.
1.
Los arc|vos sor '|a |rlorrac|r creada,
rec|o|da o rarler|da coro prueoa ] dalos
soore ura orgar|zac|r o persora, er
curp||r|erlo de oo||gac|ores |ega|es o de
lrarsacc|ores erpresar|a|es. Los arc|vos
corsl|lu]er e| soporle de |a reror|a. La
reror|a requ|ere ser lraoajada coro ur jardir
que se cu|l|va. E||os sor e| red|o para |a
reror|a.
2.
Toda persora crea arc|vos:
ura persora lis|ca: ur acadr|co, ur
escr|lor, ur arl|sla, elclera;
ura persora rora|: ura asoc|ac|r,
elclera;
4
Los documentos Iorman los archivos
y el Iondo es una parte del archivo.
'Fondo es el conjunto documental
procedente de una institucion o
persona y conservado en el archivo de
dicha institucion. Heredia Herrera,
Antonia, Archivistica general. Teoria y
practica, Diputacion Provincial de
Sevilla, Sevilla, 1987, 2 ed., p.170-
171.
La UNESCO deIine al Iondo: 'como
el conjunto de documentos de archivo
de toda indole reunidos por una
persona Iisica o moral, o por una
institucion en el ejercicio de sus
actividades o de sus Iunciones.
ur orgar|sro po||co: ur r|r|sler|o, ur
deparlarerlo adr|r|slral|vo;
ur orgar|sro pr|vado: ura erpresa o ur
oarco,
La co|ecc|r de docurerlos que se crea e
|rcrererla cor |a acl|v|dad ralura| de| ejerc|c|o
de |as acl|v|dades de ura persora lis|ca ] rora|
es |o que se ||ara ur 'lordo de arc|vos. E|
corjurlo de exped|erles lralados por ura 0h0
corsl|lu]e erlorces su lordo de arc|vos.
Es importante que una ONG preserve la
integridad de su fondo mantenindolo
agrupado o juntando los documentos si
es que estn dispersos, almacenando
todos los documentos creados o
recibidos en el ejercicio de sus activi-
dades.
3.
ur exped|erle se corpore de| corjurlo de
docurerlos reur|dos er e| curso de|
lralar|erlo de ur asurlo o ur rea de |a
erpresa. Es e| lesl|ror|o de |a lorra er que
ura erpresa a s|do rarejada, ] su va|or es
adr|r|slral|vo] prooalor|o.
ur docurerlo ro deoe a|s|arse de| exped|erle
de| cua| lorra parle. Separado de su corlexlo
de or|ger, p|erde lodo su serl|do ] su va|or
|rlorral|vo. Todo documento t|ene su |ugar
en un exped|ente y todo exped|ente forma
partede un fondo.
4.
Er e| rurdo arg|osajr ex|sle ura d|sl|rc|r
c|ara erlre arc|vos adr|r|slral|vos e
|slr|cos, '|os docurerlos recesar|os para e|
lraoajo de| dia a dia, ] que sor corservados
cor o s|r ura rev|s|r pre||r|rar por |a
orgar|zac|r que |os cre o por ura |rsl|luc|r

de arc|vocorrespord|erle .
La del|r|c|r ol|c|a| lrarcesa, da a| corlrar|o, |a
|dea s|gu|erle segr |os lrr|ros de| arl|cu|o
pr|rero de |a |e] de| 3 de erero de 1979: 'Los
arc|vos sor e| corjurlo de docurerlos, sea
cua| luere su leca, su lorra ] su suporle
raler|a|, produc|dos o rec|o|dos por loda
persora lis|ca o rora| ] por lodo serv|c|o
puo||co o pr|vado er e| ejerc|c|o de su acl|v|dad.
5
Segun Antonia Heredia, las
Iinalidades del archivo son:
'salvaguardar los derechos de la
institucion que los crea Iacilitando su
gestion al actuar como memoria y, por
otra, servir como Iuentes de elaboracion
historica. Es de este doble servicio de
donde se desprende la doble
consideracion de archivos
administrativos y archivos historicos
|.|
'La linea que separa un archivo
administrativo de un archivo historico
es convencional y su Iijacion diIicil por
su movilidad. La Irontera se encuentra
en el momento de la perdida de la
vigencia administrativa de la
documentacion que implica variabilidad
para cada clase de documentos por ser
los plazos de esta vigencia diIerentes.
6
Segun el ICA, Diccionario de
Terminologia Archivistica.
Eslos sor corservados er ca||dad de prueoas
o |rlorrac|ores por |a persora lis|ca o rora|
que |es rec|o| o eslao|ec| ] pueder ser e|
oojelo de ura ul|||zac|r cor l|res |slr|cos.
Er esla |l|ra lrad|c|r, es coslurore
d|sl|rgu|r lres lases er |a v|da de |os arc|vos:
|os arch|vos adm|n|strat|vos: docurerlos
ul|||zados para adr|r|slrar |os regoc|os er
curso, porque slos sor corsu|lados
lrecuerlererle. Se corservar er |as ol|c|ras
para ser |rred|alarerle acces|o|es;
|os arch|vos |ntermed|ar|os, es dec|r |os
docurerlos que ]a ro se usar cor lrecuerc|a
pero que deoer ser corservados por ur l|erpo
delerr|rado coro relererc|a o para resporder
a |as oo||gac|ores de |a prescr|pc|r |ega|.
Eslos pueder ser corservados er ur |oca|
d|sl|rlo a| de |as ol|c|ras que |os produjeror. S|
|os docurerlos sor corsu|lados de 2 a 3 veces
por res, su |ugar deoe ser e| cerlro de arc|vos
que puede ser ur cuarlo de arc|vos};
|os arch|vos def|n|t|vos o h|str|cos,
docurerlos cu]o |rlers adr|r|slral|vo de
|argo p|azo o cu]o va|or |slr|co jusl|l|ca ura
corservac|r |||r|lada. Eslos docurerlos
rerecer ser pueslos a d|spos|c|r de |a
|rvesl|gac|r |slr|ca, ] pueder everlua|
rerle ser corl|ados a ur serv|c|o de arc|vos.
Es ru] |rporlarle delerr|rar cu|da
dosarerle qu docurerlos corsl|lu|rr |os
arc|vos |slr|cos. Las dec|s|ores deoer
lorarse s|erpre a ur grado e|evado de |a
jerarquia ] ser preced|das de ur cu|dadoso
exarer de| va|or adr|r|slral|vo e |slr|co de
|os docurerlos. Esla eva|uac|r deoe lerer er
cuerla lodos |os e|ererlos de |os arc|vos;
docurerlos pape|, docurerlos e|eclrr|cos,
aud|ov|sua|es, elc. S|erpre es pos|o|e d|r|g|rse
a |os Arc|vos rac|ora|es de su pais o a |a
secc|r de |as orgar|zac|ores |rlerrac|ora|es
de| Corsejo lrlerrac|ora| de |os Arc|vos para
oolerer ur corsejo aprop|ado.
.0u|ENE$ AP0h|VAN LA A0T|V|A E L0$
h0H8PE$ A TPAVE$ E L0$ T|EHF0$.
5.
ho recesar|arerle. A parl|r de su creac|r,
lodo docurerlo puede corsl|lu|r polerc|a|
rerle ur arc|vo. Es recesar|o erlorces,
desde ese rorerlo, arc|var ] corservar |os
arc|vos er e| sero de ura 0h0corcerr|erles
a:
|os lilu|os de prop|edad dorac|ores,
corpras, corver|os, elc.};
|os docurerlos jurid|cos eslalulos,
reg|arerlos, docurerlos soore lordos
l|rarc|eros, elc.};
|os exped|erles que dar le de |a ex|slerc|a, e|
lurc|orar|erlo ] |a evo|uc|r de |a 0h0
r|rulas de reur|ores, recaudac|r de lordos,
elc.};
|os reporles ] reso|uc|ores de| corsejo;
docurerlos que corl|erer |rlorrac|r soore
sus r| eroros, sus vo| url ar| os, sus
|rler|oculores;
|as po|il|cas ] rarua|es de proced|r|erlo o
prcl|cas;
|os exped|erles que corl|erer |rlorrac|r
soore |as poo|ac|ores ] paises |rvo|ucrados
por su carpo de acc|r;
docurerlos soore |os lordos de l|rarc|a
r|erlo;
docurerlos soore |os pro]eclos;
|rlorres arua|es ] reporles l|rarc|eros;
puo||cac|ores por |a 0h0] soore |a 0h0.
Todo eslo s|r esperar que |os exped|erles
a]ar perd|do su ul|||dad adr|r|slral|va Los
eslalulos de ura 0h0 l|erer ur va|or
arc|visl|co desde e| rorerlo de su
e|aoorac|r por |os r|eroros lurdadores, ] e|
exped|erle preparalor|o de ura lulura
asaro|ea gerera| o de ur corsejo de
adr|r|slrac|r es ur exped|erle de |os
arc|vos de |a asaro|ea gerera| corsl|lul|va.
.Y 0uE N0 $E EX0LuYA N|N0uNA F0PHA
E $0F0PTE F|$|00
6.
Si. Los docurerlos pueder ser produc|dos
oajo cua|qu|er l|po de soporle que reg|slre |a
|rlorrac|r ] |a resl|lu]a. Los arc|vos de ura
0h0 ro sor so|arerle |os exped|erles er
pape| raruscr|los, dacl||ogral|ados, |rpresos
or|g|ra|es o lolocop|as, coro le|egraras, lax,
p|aros de corslrucc|r, corresporderc|a,
pro]eclos er eslrc||, al|ces, corverc|ores,
oorradores, acuerdos, pero laro|r |rc|u]e
lolos, pe|icu|as, reg|slros sororos, docurerlos
e|eclrr|cos rea||zados er e| rarco de sus
acl|v|dades. E| purlo er corr de lodos |os
docurerlos er d|lererles soporles es e| de ser
|a resu|larle ] e| rel|ejo de |as acl|v|dades de |a
0h0. S| |os docurerlos l|erer va|or
arc|visl|co, ace la|la |rperal|varerle persar
er corservar |a docurerlac|r re|ac|orada
la|es coro |rslrucc|ores, dec|s|ores,
|rlorrac|ores,} que perr|lar gararl|zar |a
|eg|o|||dad lulura. Eslo puede |rp||car er |o
que rel|ere a |os docurerlos e|eclrr|cos, |a
r|grac|r de |os dalos que corl|erer ac|a
olros l|pos de soporle. Ad|c|ora|rerle,
d|lererles l|pos de soporles deoer ser
arc|vados de rarera separada. Eslo qu|ere
dec|r que d|squeles, lologralias ] caseles ro
pueder ser lis|carerle a|racerados jurlo cor
pape|. Las lologralias ] e| raler|a| aud|ov|sua|
requ|ere de cu|dado espec|a|, ] es rs
corver|erle lrarsler|r|os a ura |rsl|luc|r de
arc|vo |slr|co. Los arc|vos e|eclrr|cos
deoer ser guardados er ura oase de dalos
e|eclrr|ca, que olrezca |a pos|o|||dad de
osqueda de |rlorrac|r soore e| corlexlo er
e| que lue creado e| arc|vo.
7.
Si, porque ]a ro eslaros rs er |a poca de
| os docurerlos | rpresos E| correo
e|eclrr|co es aora e| rlodo eslrdar de
corur|car ] lraoajar para |as 0h0s, ] ar
deroslrado ser ru] l||es cuardo sus
r|eroros eslr separados por grardes
d|slarc|as. Eslo se corl|rra ar rs cor |as
0h0s creadas rec|erlererle, er |as cua|es |a
ra]oria de r|eroros sor jveres ]
perlerecer a |a 'gererac|r de lrlerrel. Er
la|es casos, es corr que |a ra]or parle de
|os docurerlos de lraoajo ro se |rpr|rar ]
que s|o eslr d|spor|o|es er lorra
e|eclrr|ca.
Es recesar|o erlorces ser cu|dadosos para
gararl|zar |a superv|verc|a de |os docurerlos
v|rlua|es ] de |os red|os lcr|cos para su
acceso. Los d|scos equ|pados cor es]sler]
|os docurerlos ||gados a eslos d|scos deoer
ser corservados, porque serr lurdarerla|es
cuardo e| d|sco o e| arc|vo se corv|erla
lcr|carerle er ooso|elo, ] ro se pueda |eer
por ur s|slera ruevo de corpulac|r. P|erse
laro|r er |rpr|r|r eslos docurerlos er
pape| ] corservar ura cop|a er e| exped|erle
de| lera a| cua| corresporder.
Aders de |os docurerlos gererados por
procesadores de lexlo ] correo e|eclrr|co, que
gerera|rerle sor arc|vos de corpuladora de
8.
lararo rodeslo, c|erlas orgar|zac|ores
corsl|lu]er oases de dalos adr|r|slral|vas o
de |rlorrac|r que evo|uc|orar cor e|
lrarscurso de| l|erpo ] que sor aclua||zadas
per|d|carerle, coro e| l|cero de| persora|
por ejerp|o. Eslas oases de dalos pueder ser
luerles de |rlorrac|rsuslarc|a|es.
As|r|sro, rucas 0h0s crear su prop|o s|l|o
er lrlerrel. Esos s|l|os sor polerles
errar|erlas de |rlorrac|r, ] sor laro|r
purlos de ercuerlro ] de |rlercaro|o para |os
r|eroros loros ] pel|c|ores e|eclrr|cas}.
Asi que desde e| rorerlo de |a creac|r de
dalos e |rlorrac|ores er lorralo d|g|la| o
e| ecl rr| co, es recesar| o esl ao| ecer
proced|r|erlos de prolecc|r de |os arc|vos ]
ap||car|os.
9.
Eslos reg|slros pueder |rc|u|r sor|do, v|deo ]
pe|icu|as ] l|erer ur va|or arc|visl|co. Er
cuarlo a |os arc|vos sororos, se deoer
d|lererc|ar o|er de |os arc|vos ora|es
|slr|cos, |rc|uso cuardo sear corservados
er e| r|sro lorralo. La d|lererc|a res|de er e|
rodo er que lueror produc|dos. Los arc|vos
sororos sor produc|dos er e| corlexlo de
acl | v| dades del err| radas, segr | os
proced|r|erlos que puedar ser oo||galor|os o
ro. Sor |a parle de| proceso de ura acl|v|dad ]
a rerudo ro l|erer ura |rlerc|r de dar
lesl|ror|o docurerla| o |slr|co. Los arc|vos
ora|es se corsl|lu]er, er gerera|, er e| rarco
de ur pro]eclo de reror|a, ro sor pues |a
corsecuerc|a o e| rel|ejo de ura acl|v|dad, s|ro
e| lesl|ror|osoore |a r|sra.
Poderos d|sl|rgu|r lres grardes l|pos de
reg|slros sororos:
|os reg|slros de reur|ores eslalular|as de |a
0h0, asaro|eas gerera|es, corsejos,
ol|c|ras, ] laro|r aque||as de olras reur|ores
de lraoajo o |rc|uso, corversac|ores le|elr|
cas |rporlarles. E| |rlers de esos reg|slros
res|de soore lodo er su exausl|v|dad cor
re|ac|r a |as aclas redacladas, segr |as
rolas loradas durarle |a ses|r, pues ro
s|erpre se d|spore de ur |rlorre ara|il|co
oajo |a lorra de cop|a eslerogrl|ca. Eslos
reg|slros sor |rrerp|azao|es cuardo ro se
loraror r|rulas, o slas ar s|do acorladas o
rar|pu|adas posler|orrerle. Pero coro
corsecuerc|a, pueder preserlar proo|eras
de corl|derc|a||dadparl|cu|ares;
|os reg|slros que ar s|do lorados er v|vo
durarle |as acl|v|dades o |as rar|leslac|ores
de |a 0h0, la|es coro |os sor|dos o |as
|rgeres de ura ce|eorac|r po||ca o ura
co|ecla er |a via po||ca. Eslos reg|slros
pueder, rs larde, laro|r lerer ur va|or
docurerla|, soore lodo er elrogralia;
|os reg|slros de |as corur|cac|ores. Para ser
el|caz, ura 0h0deoe |rlorrar a| po||co soore
sus acl|v|dades ] sus r|s|ores. S| esla
|rlorrac|r pasa por ur red|o proles|ora|
rad|o, le|ev|s|r, elc.}, |os docurerlos
produc|dos sor parle de |os arc|vos de|
orgar| sro que | os produj o, pero se
acoslurora dar ura cop|a a |os represerlarles
de |a 0h0 que parl|c|paror er |a er|s|r.
Puede ser l|| para |a 0h0 corservar ura
co|ecc|r de esas graoac|ores; serr de
acceso rs lc|| para si r|sra ] para |os
luluros |rvesl|gadores, que s| eslr er |a rad|o
10.
o |a le|ev|s|r produclora. Las graoac|ores de
corur|cac|r, sear araleur o proles|ora|es,
de uso |rlerro o exlerro, pueder laro|r ser
rea||zadas por |a 0h0 ] ,er ese caso, laro|r
|a 0h0 deoe corsl|lu|r para si r|sra, ura
co|ecc|r |o rs corp|ela pos|o|e de |os
produclos que a produc|do.
Arles de e||r|rar |as prueoas ] |os l|rajes de
esos produclos, va|e |a pera eva|uar s| |a
|rlorrac|r ro ul|||zada que corl|erer, lorar
cor e| l|erpo ur va|or docurerla|.
jLos arch|vos y exped|entes, son cosas
de| pasado!" jNo!
Aurque er |a prcl|ca |os arc|vos reg|slrar |as
acl|v|dades pasadas de |os orores, su
ul|||dad es |gua| de rea| er e| preserle que er e|
luluro.
ura ouera adr|r|slrac|r de |os arc|vos
resu|la er |o |rred|alo ur rejor aorro de
l|erpo ] d|rero, perr|l|erdo ura rejor
lrarsr|s|r de |a |rlorrac|r a| |rler|or de |a
0h0, rejorardo su lurc|orar|erlo ] sus
resu|lados.
Los arc|vos corlr|ou]er laro|r a gararl|zar
que r| |a asoc|ac|r r| |as persoras v|rcu|adas
er sus acl|v|dades 'p|erdar|a reror|a.
Aders, grac|as a |a corservac|r de a|guros
reg|slros ] arc|vos coro |os lesl|ror|os} |os
orores ] rujeres de| luluro, |slor|adores ]
olros c|erlil|cos, podrr eslud|ar ] corprerder
rejor e| ro| de esas orgar|zac|ores.
Para una ONG la conservacin de sus
archivos es a la vez un acto de servicio
pblico, diseado para responder a las
necesidades conocidas y desconocidas
de todos los hombres y mujeres
presentes y futuros; es tambin una
manera de ~trascender lo efmero. Una
organizacin que no conserva sus
archivos est condenada al olvido.
|||. LOS ARCHIVOS DE LAS ONGs,
11.
PE0uFEPA0|0N E LA |NF0PHA0|0N
Se d|ce que |a soc|edad aclua| es |a soc|edad
de |a |rlorrac|r. Trarsr|l|r ] rec|o|r
el|c|erlererle |a |rlorrac|r represerla
erlorces rs verlajas, parl|cu|arrerle er e|
aorro de l|erpo ] d|rero: E| pr|rc|p|o card|ra|
que a] que cors|derar es e| s|gu|erle: una
buena adm|n|strac|n de |os arch|vos en e|
seno de una organ|zac|n perm|te me[orar
|a d|spon|b|||dad de |a |nformac|n y por
consecuente, su va|or.
Erc|ra de lodo, |os arc|vos deoer ser o|er
lralados por razones adm|n|strat|vas y
[ur|d|cas. Terer uros arc| vos o| er
orgar|zados perr|le asegurar que |os
derecos puedar ejercerse er caso de ||l|g|o.
Los exped|erles de| persora| deoer ser
lralados de rarera aprop|ada |o cua| |rp||ca
ura rasa de |rlorrac|r soore |as carreras ]
juo||ac|ores. 0e eco, |a s|luac|r de |os
arc|vos jurid|cos, adr|r|slral|vos ] corlao|es
esl errarcada er cada pais por |a |e], |a cua|
puede |rporer ur periodo de l|erpo de
corservac|rpara c|erlol|po de docurerlos.
La |rlorrac|r acuru|ada er s|sleras de
a|racerar|erlo puede ser reul|||zada para
ura var|edad de props|los por |a 0h0.
Elecl|varerle, es ura |rlorrac|r de pr|rera
raro ] lue recesar|o |rverl|r l|erpo ]
coroc|r|erlos lcr|cos para ser e|aoorada. Er
e| or|ger, |os docurerlos sor creados coro
resu|lado de| lraoajo de |as 0h0s: aclas de
reur| ores, carlas, | rlorres, reg| slros
corlao|es, lacluras, lorru|ar|os d|versos,
uNA 8A$E FAPA LA HEH0P|A
12.
Los arc|vos corlr|ou]er a |a corslrucc|r de
|a reror|a |rlerra de |as 0h0s. Er |as
orgar|zac|ores er dorde |os oerelaclores,
vo|urlar|os ] proles|ora|es lraoajar a |a par, ]
er dorde e| persora| se rerueva corslar
lererle, |a corservac|r de |os arc|vos crea
ur |azo erlre |as gererac|ores. Los arc|vos
perr|ler, er eleclo, va|or|zar |a acl|v|dad ] e|
ro| de |os r|eroros rs arl|guos er e|
rorerlo er e| que dec|der, por vo|urlad
persora| o por reces|dad, pasar e| re|evo.
Se lrala erlorces de lrasr|l|r ro so|arerle
exper|erc|as, s|ro ur eslado de r|ro. 0e |a
r|sra rarera que |os |slor|adores ] |os
soc||ogos ar evocado |a cu|lura de erpresa,
es recesar|o ao|ar laro|r de |a cu|lura de
asoc|ac|r. Los arc|vos prueoar 'que uro ro
v|ere de |a rada, perr|ler deroslrar |a
|rporlarc|a de |as ererc|as rec|o|das,
corprerder er qu corlexlo rac| |a orgar|
zac|r, corocer |os vircu|os de al|||ac|r cor
ura u olra asoc|ac|r: por ejerp|o, s| aurque
sor |rdeperd|erles de |as |g|es|as luv|erar ur
aspeclo re||g|oso, o s| sus lurdadores
del|r|eror su acc|r o su rel|ex|r er parle
soore |a oase de su le re||g|osa, o s| lueror
s|rpal|zarles de ura corr|erle po|il|ca; cu|
era su v|s|rde| rurdo er ese erlorces.
Si Las acc|ores de |as 0h0s corsl|lu]er
puerles erlre |os pueo|os, |os seres uraros,
|as soc|edades. Corservardo sus arc|vos, |as
0h0s curp|er cor |a lurc|r de lrarsr|l|r |a
reror|a, sor asi preceplores para e|
desarro||o de |a corslrucc|r de luluras
a||arzas, desalio lurdarerla| para e| dever|r
de| rurdo.
lac|erdo pos|o|e e| acceso a |os arc|vos, |as
0h0s corlr|ou]er a que se pueda rea||zar ur
lraoajo de reror|a, |rc|uso ace pos|o|e e| |ulo
para |os pueo|os que ar s|do 'o|v|dados por |a
|slor|a, o vicl|ras de calslroles ralura|es o
c|v||es soore |as cua|es |os arc|vos de |as
|rsl|luc|ores ol|c|a|es puedar ser rudos,
parc|a|es, o aoer s|do deslru|dos. La auserc|a
de |rlorrac|r soore |as v|cl|ras de ur
rg|rer aulor|lar|o, por ejerp|o, ace
|rpos|o|e para |os soorev|v|erles e| |ulo ] e|
perdr de| eco de ura er|da ao|erla er |a
reror|a.
13.
p|aros, ] esa es |a razr por |a que ex|sler. Por
larlo, se corv|erler er errar|erlas de gesl|r
] a |a vez er luerles de |rlorrac|r soore |a
exper|erc|a que |a 0h0 a adqu|r|do durarle
sus acl|v|dades, luerles er |as cua|es se
pueder acer corsu|las er lodo rorerlo para
corso||dar |as dec|s|ores ] aor|r ruevos
exped|erles. Pueder, por ejerp|o, a]udar a
dec|d|r s| ura |rlerverc|r urgerle puede ser
segu|da o ro de acc|ores de desarro||o o, a|
corlrar|o, s| |os pro]eclos de desarro||o pueder
||evarse a caoo er e| cuadro de cr|s|s agudas.
Las 0h0s pueder exlraer de arc|vos de
r|s|ores pasadas |a |rlorrac|r ] argurerlos
recesar|os para eslao|ecer ruevos pro]eclos,
] ev|lar errores ] prd|da de l|erpo ] d|rero,
por ejerp|o, s| corocer de arleraro oueros
corlaclos |oca|es. Aparle de |os arc|vos
ol|c|a|es o ser| ol|c|a|es, esla |rlorrac|r es
va||osa para |rlercaro|ar coroc|r|erlos ]
purlos de v|sla cor sus |rler|oculores e
|rverlar asi ruevas lorras de co|aoorac|r.
Los arc|vos corsl|lu]er s|erpre e| raler|a|
de oase de |os eslud|os acadr|cos. S|r duda
a|gura, |os |slor|adores de |a poca
corlerporrea, asi coro |os soc||ogos,
ul|||zar |os lesl|ror|os ora|es o a |a prersa
para eslud|ar |os lerreros rec|erles. Pero
ura corprers|r de |as |rp||cac|ores rea|es
pasa recesar|arerle por ura prolurda
|rvesl|gac|r apo]ada soore |os arc|vos.
0u podria persarse de |a |slor|a de |as
0h0s que se oasa r|carerle er arlicu|os de
per|d|cos?
uNA FuENTE FAPA L0$ E$Tu|0$
0|ENT|F|00$
14.
Los arc|vos de |as 0h0s se s|lar er |a
corl|uerc|a de var|os leras pos|o|es, erlre |os
cua|es se ercuerlrar:
- La h|stor|a m|sma de |as 0N0s: coro
aclores ruevos pero |rporlarles er |a
soc|edad |rlerrac|ora| de |a segurda r|lad de|
s|g|o XX, |as 0h0s rerecer ser e| oojelo de
eslud|o por e||as r|sras.
- La h|stor|a de |as organ|zac|ones |nterna-
c|ona|es: |os Eslados ] |as 0h0s sor dos co
parl|c|parles preserles er |as orgar|zac|ores
|rlerrac|ora|es. Aora o|er, |a acc|r de |os
Eslados esl docurerlada por |os arc|vos
po||cos; s| |os arc|vos de |as 0h0s ro sor
corservados, ex|sle e| r|esgo de ur
desequ|||or|o docurerla|, |o cua| corduce a
ura la|la de c|ar|dadc|erlil|ca.
- La h|stor|a de |os o|v|dados, de |as
v|ct|mas; |os arc|vos de |as 0h0s dar rueva
v|da ] voz a |as vicl|ras, a |os pr|s|oreros
recl|l|car sus derecos civ|cos, a |as r|rorias
lr|cas, a rujeres, r|ros exp|olados, a
AL0uN0$ TEHA$ E E$Tu|0 F0$|8LE$
0|recl|or des arc|ves de Frarce, coord.
Arre||e LE 00ll}. Les Arcnives ces
asscciaticrs. Apprccne cescriptive et
c c r s e i l s p r a t i q u e s . Pa r i s :
0ocurerlal|orlrara|se, 2001.
Cal er| re 0lererl . Les Arcni ves
lectrcriques. Haruel pratique. Paris :
0ocurerlal|orlrara|se, 2002.
pa|saros s|r l|erra, a |os rarg|rados, ] a
aque||os que a rerudo sor laro|r exc|u|dos
Torar ura acl|lud vo|urlar|aac|a:
0olerer e| apo]o adr|r|slral|vo, espec|a|
rerle a r|ve| de rardo a|lo.
Rea||zar ura re|ac|r de |os docurerlos ]
exped|erles que sear ul|||zados, |rc|u]erdo
|os d|lererles l|pos de soporles de |os
docurerlos pape|, ara|g|co, rurr|co} ]
e|aoore reg|as ] proced|r|erlos para su
adr|r|slrac|rlis|ca ] ara|il|ca;
L|eve a caoo ura acc|r de sers|o|||zac|r ]
va|or de |a |rlorrac|r cor |os r|eroros,
vo|urlar|os ] asoc|ados para acer|es lorar
corc|erc|ade| proo|era;
lrcile|os a crear ] eslao|ecer docurerlos de
lraoajo, ] corservar|os, |rc|u]erdo |os eslados
preparalor|os o oorradores que perr|l|rr |a
corprers|r de |a gres|s de |os leras ]
eslraleg|as, que pueder corlr|ou|r a| desarro||o
de ruevas eslraleg|as de co|aoorac|r, a|
l|erpo que corsl|lu]er ev|derc|as |slr|cas
re|evarles.
Er esla guia ercorlrar ||rear|erlos os|cos.
Para rs |rlorrac|r er lrarcs se pueder
corsu|lar |os s|gu|erles:
15.
Como?
Su organizacion es unica, y tambien sus
archivos! Conozcalos y tratelos de manera
apropiada.
|V.
UN BUEN TRATAMIENTO DE LOS EXPEDIENTES
Acada nuevo asunto |e corresporde su prop|o
exped|erle: rera lodos |os docurerlos
re|al|vos a ur asurlo, por ejerp|o, jurlardo
ura carla cor su respuesla, o a ur docurerlo
pr|rc|pa| aque||os que |e apo]ar.
ho deje documentos sue|tos o l|rados: ex|sle
e| r|esgo de perder|os. Cada docurerlo deoe
ser |rred|alarerle c|as|l|cado er e|
exped|erle correspord|erle.
Cada docurerlo es ur caso part|cu|ar: su
ralura|eza se delerr|ra por su oojelo ] ro por
su corpos|c|r, |a cua| puede ser var|ao|e.
ur exped|erle deoe ser homogneo, es dec|r,
ser corsl|lu|do por docurerlos que se rel|erer
a| r|sro oojelo, aurque eslos pueder ser de
d|lererle ralura|eza coro aclas, croro|ogias
de corresporderc|as, docurerlos corlao|es,
elclera}.
0e aora er ade|arle es recesar|o |rp|e
rerlar oueras prcl|cas a r|ve| de |a creac|r
] e| segu|r|erlo de |os exped|erles, s|r
esperar a que |os r|sros a]ar perd|do su
v|gerc|acorr|erle.
16.
EL 8uEN TPATAH|ENT0 E uN EXFE|ENTE
Coro reg|a gerera|, es recorerdao|e acer
ura lolocop|a arles que rel|rar e| or|g|ra| de ur
exped|erle. ho rel|re rurca r| del|r|l|varerle
|os docurerlos para aor|r olros exped|erles
ruevos: use rs o|er lolocop|as.
Asi, s| usled l|ere que corsl|lu|r ur exped|erle
soore ur asurlo er parl|cu|ar, arles de
17.
corerzar ura acc|r, ro rel|re e| docurerlo
or|g|ra|; por ejerp|o, ur eslud|o o ur |rlorre
de| exped|erle que l|ere coro oojelo ura
acc|r precederle. laga rs o|er ura
lolocop|a de| or|g|ra| para e| exped|erle
docurerla| ] re|rlgre|o er su |ugar er e|
exped|erle de arc|vos, s|ro sle perder su
corlexlo.
As|r|sro, ro rel|re ur docurerlo de|
exped|erle de| cua| lorra parle, oajo prelexlo
que ||eva |a l|rra de ur persoraje |rporlarle.
Por larlo, ro e|aoore ur exped|erle arl|l|c|a|
resu|larle de |a se|ecc|r er d|lererles
exped|erles de ese l|po de docurerlos.
Varlerga rejor |a |rlegr|dadde| exped|erle.
S| ur docurerlo es lerpora|rerle rel|rado de
ur exped|erle para ser corsu|lado, sera|e esle
prslaro a| |rler|or de| exped|erle adjurlr
do|e ura rola que |rd|que |a leca de|
prslaro ] e| rorore corp|elo de| usuar|o.
Re|rlegre e| docurerlo er su |ugar de or|ger ]
rel|re|a rola.
18.
Er pr|rc|p|o, |os docurerlos deoer eslar
c|as|l|cados segr su order croro|g|co, e|
docurerlo rs arl|guo a| l|ra| de| exped|erle
] e| docurerlo rs rec|erle a| pr|rc|p|o; asi,
cuardo se corsu|la e| exped|erle, e|
docurerlo rs rec|erle es e| pr|rero que
ercorlraros. S|r eroargo esle order
croro|g|co ro es eslr|clo, er larlo que ro se
deoe separar |os docurerlos corp|e
rerlar|os de |os que guardar a|gura
corresporderc|a.
S| ur exped|erle es vo|ur|roso ] corp||cado,
usled puede corsl|lu|r suo exped|erles;
erpero, deoe lererse cu|dado de ro
ru|l|p||car|os deras|ado, oajo pera de
desorderar e| exped|erle or|g|ra|.
Se deoe delerr|rar ur order |rlerro er |os suo
exped|erles a| |rler|or de ur exped|erle
a|laol|co, croro|g|co, lerl|co, geogrl|co,
de |o gerera| ac|a |o parl|cu|ar}. Coro cada
exped|erle, e| suo exped|erle deoe corlar cor
ur lilu|o. ul|||ce carpelas de co|ores para
c|as|l|car |os suo exped|erles ] porga e| lilu|o ]
suolilu|o er |a suo carpela.
E| rorlaje, e| segu|r|erlo ] e| corlro| de c|erlos
pro]eclos ||evados a caoo por |as 0h0s gererar ura
erorre carl|dad de pape|es ] docurerlos corp|e
rerlar|os. Elecl|varerle, ur pro]eclo|rp||ca:
ura ser|ede oojel|vos l|jados prev|arerle;
ercorlrar corlraparles ] e| presupueslo;
ur p|ar de acc|ores paraa|carzar |os oojel|vos;
eslao|ecer ur ca|erdar|opararea||zar|os;
ur crorograrade |as acl|v|dades.
Eslos pro]eclos dar or|ger a |a aoerlura de
d|lererles l|pos de exped|erles que correspordera:
|os aspeclos de| pro]eclo sor |os exped|erles
especil|cos que |rlorrar dela||adarerle soore e|
pro]eclo ] |os oerel|c|ar|os.
|as elapas de| pro]eclo sor |os exped|erles soore |a
|ogisl|ca de |a orgar|zac|r corcrela ] adr|r|slral|va
para su ap||cac|r, su segu|r|erlo] corlro|.
Todo pro]eclo er cada ura de sus elapas |rp||ca
eslud|os, corlaclos, aspeclos de corur|cac|r,
l|rarc|eros, lcr|cos ] |ogisl|cos, que se lraducer er
d|lererles l|pos de docurerlos: propueslas de
operac|ores ] de l|rarc|ac|r, pro]eclos de
corver|os ] acuerdos, |a descr|pc|r ejecul|va de|
pro]eclo, |rlorres d|versos, oorradores de oo|el|res
de prersa, |rlorres de experlos ] de r|s|ores, elc.
Puede ser recesar| o erlorces aor| r suo
exped|erles.
A lravs de exped|erles o|er corsl|lu|dos se puede
segu|r lodo e| c|c|o de v|da de ur pro]eclo, desde |a
pr|rera descr|pc|r ] e| arlepro]eclo que |o
precede, |os eslud|os soore e| red|o soc|o
ecorr|co ] |a corur|dad a qu|er |rpacla e|
pro]eclo, |as r|s|ores de eslud|os erv|adas por |a
orgar|zac|r, asla |a osqueda de corlaclos ] e|
segu|r|erlo de |os r|sros cor |as aulor|dades
|oca|es o guoerrarerla|es de |os paises
oerel|c|ar|os; |a oolerc|r de |os acuerdos
e|ererla|es para e| pro]eclo, |a osqueda de
corlraparles er e| pais corcerr|do, |os corver|os de
|a orgar|zac|r cor e| eslado que |es a|oerga, e|
rorlaje de |a carlera de l|rarc|ar|erlo de| pro]eclo,
de su puesla er rarca ] su segu|r|erlo, |os
|rlorres de |os r|eroros de |a asoc|ac|r erv|ados
soore e| lerrero asla e| |rlorre de ejecuc|r lcr|ca
] l|rarc|eral|ra|.
ura parle de esos exped|erles puede, |rc|uso,
reler|rse a |a parle de '|rger|eria de| pro]eclo ] ser
ru] lcr|cos; |a corslrucc|r de ura escue|a o de
ura ur|dad ralr|z reces|la |a corpelerc|a de
d|lererles experlos para poder eslud|ar ] eva|uar |as
reces|dades, asi coro para acer r|s|ores de
per|laje] segu|r|erlode acc|ores.
uN FP0YE0T0 EN E$APP0LL0 FuEE
PE0uEP|P VAP|0$ EXFE|ENTE$
19.
le aqui |os d|lererles l|pos de exped|erles que
puede ercorlrar er |os arc|vos de su
orgar|zac|r:
Exped|entesde po||t|cas:
Eslos exped|erles sor especil|cos a su 0h0,
erarar ralura|rerle de sus acl|v|dades, es
dec|r de |a larea o lareas que se ar l|jado er
ura o er var|as reas sa|ud, educac|r, red|o
aro|erle, o|lal, elc.}. Por ejerp|o: a]udas a
|as v|cl|ras de s|r|eslros o calslroles
ralura| es, a]udas a| | rerl| c| as a | as
poo|ac|ores desp|azadas, erlerros de |epra,
de s|da, prograras de desarro||o, educac|r,
delersa de |os derecos de| orore, elclera.
Eslos exped|erles pueder ser d|lererles |os
uros de |os olros er lrr|ros de su corler|do.
S|r eroargo, |as acl|v|dades regu|ares de |a
orgar|zac|r pueder dar rac|r|erlo a
exped|erles que lraler de pro]eclos d|versos,
pero s|r||ares er ur rarco gerera| de |os
proced|r|erlos de |a r|sra. Por larlo, puede
ser que se a]ar corsl|lu|do exped|erles
prev|os asi coro exped|erles de po|il|cas.
Exped|entesde| func|onam|ento:
Eslos exped|erles sor para |os r|eroros,
vo|urlar|os, o para |as d|lererles eslrucluras
derlro de |a orgar|zac|r. Los docurerlos
corler|dos er esos exped|erles sor |a
resu|larle ] e| rel|ejo de |os eslalulos ] po|il|cas
de ura orgar|zac|r: eslalulos, carpelas de
asaro|eas gerera|es, corgresos, |rlorres de
reur|ores; reg|slro de| correo erlrarle,
croro|ogia de corresporderc|as, c|rcu|ares,
l|cero de r|eroros, o o|er acl|v|dades de
gesl|r o adr|r|slrac|r: gesl|r corlao|e,
gesl|r de| persora|, d|recc|r gerera|,
pres|derc|a, gesl|r jurid|ca, re|ac|ores cor
|os goo|erros, |os co|aooradores; esos
exped|erles se corsl|lu]er a r|ve| de |os
rgaros eslalular|os de |a orgar|zac|r
pres|derle, asaro|eas, cor|ls, cor|s|ores,
secrelar|ado,}
Exped|entesde |nformac|n genera|:
Esla |rlorrac|r se d|r|ge a |os r|eroros, a |os
vo|urlar|os o o|er a |as d|lererles eslrucluras
de |a orgar|zac|r lederac|ores, co|ecl|vos,
redes, elc.}: oo|el|res, c|rcu|ares, lo||elos,
docurerlos aud|ov|sua|es. A veces, esla
d|lus|r de |rlorrac|r corsl|lu]e |a razr de
ser o |a acl|v|dad pr|rc|pa| de |a orgar|zac|r, ]
su ul|||zac|r es erlorces r|xla: |rlerro ]
exlerro, |rc|u]erdo por ejerp|o puo||cac|ores
de |rlorrac|r soore |os derecos de| orore,
|os proo|eras eco|g|cos, elclera.
Exped|entes der|vados de |a Func|n
comun|cac|n:
La corur|cac|r l|ere por l|ra||dad d|lurd|r e|
coroc|r|erlo de |a orgar|zac|r ] recaudar
lordos. La |rlorrac|r de eslos exped|erles
esl d|r|g|da a ur vaslo po||co ] puede
cors|sl|r er: per|d|cos de |a orgar|zac|r,
vo|arles, lripl|cos, corur|cados de prersa,
|rlerverc|ores er |a rad|o, ] |a le|ev|s|r |oca| o
rac|ora|, |as graoac|ores, d|apos|l|vas,
expos|c|ores, corlererc|as, elc. Todos eslos
docurerlos, |rslrurerlos de |rlorrac|r ] de
persuas|r or|erlados ac|a e| exler|or:
lologralias, rev|slas ed|ladas er d|lererles
|erguajes, corsl|lu]er ur aporle eserc|a| para
|a |slor|a de |a 0h0. Se deoe por larlo porer
grar alerc|r a |os r|sros ] procurar
corservar ejerp|ares ] co|ecc|ores corp|elas
] ro d|spersar|as.
Exped|entesde documentac|n:
Er |a docurerlac|r se producer exped|erles
lerl| cos agrupardo docurerlos de
d|lererles origeres, lrecuerlererle |rpresos
o lolocop|ados, para |rlorrar soore ur lera
delerr|rado. Eslos exped|erles pud|eror
aoerse arrado para a]udarse a corp|elar ur
lraoajo; pero a] que lerer cu|dado de ro
exlraer docurerlos or|g|ra|es o cop|as de |os
exped|erles de po|il|cas, de |os cua|es sor
parle e|ererla|.
L|eve a caoo ura rel|ex|r soore e| corlexlo er
que se desarro||ar sus acl|v|dades, ] soore |as
grardes elapas de su desarro||o para poder ver
cro evo|uc|ora er |a orgar|zac|r e| c|c|o de
ura acl|v|dad. E| c|c|o de v|da de ura acl|v|dad
corprerde var|as elapas dorde se producer
l|pos de docurerlos; es pos|o|e para |a
orgar|zac|r delerr|rar qu docurerlos se
producer de rarera s|slerl|ca, ] qu olros
se producer de rarera a|ealor|a, er qu
soporles sor produc|dos ] er qu soporles se
|os corservar, elclera.
usled puede a]udarse er e| cuadro s|gu|erle
que lraza e| c|c|o de v|da de ura acc|r
descr|lo er caracleres roraros} para
delerr|rar |a ralura|eza de |os docurerlos
er curs|vas} que deoer ercorlrarse er e| sero
de sus arc|vos.
20.
Eva|uac|n
Irfcrmes, ercuestas, mirutas, estacsticas, evaluacicres firales, irfcrmes tcriccs y firarciercs,
carpetas ce prersa, etc.
0omun|car
Trpticcs, rctas ce prersa, vicecs, licrcs, etc.
0ont|nuar |a acc|n Nueva acc|n Nuevo c|c|o
0|0L0 E uNA A0T|V|A Y $u T|F0L00|A 00uHENTAL
Antes de |a act|v|dad
ocumentarse - Froduc|r su prop|a documentac|n
0u, por qu, curdo, cro?
Fclletcs, material ce ccmuricacicr, testimcrics, estucics, irfcrmes ce misicres, ccrrespcrcercia.
0onstru|r un proyecto
0u|r, drde?
Ficna ce icerticac cel prcyectc, irfcrmes, prcramas, cccumertcs ccmplemertarics, presupuestcs,
etc.
Encontrar co|aboradores
0crrespcrcercia, ccrtratcs, ccrvercicres, prctccclcs ce acuerccs, sucvercicres, etc.
Hov|||zarse - 0omun|car
0irculares, ccrrespcrcercia, fclletcs irterrcs, trpticcs, vicecs, fctcrafas,
carpetas ce prersa, ertrevistas, ccrferercias, etc.
0o|ectar
Peticicres, marifestacicres, ercuertrcs, ccrciertcs, verta ce ccjetcs, suscripcicres, ccletires ce
suscripcicr, etc.
urante de |a act|v|dad
0rgan|zar - gest|onar - contro|ar
0irectivas, rctas, ccrrespcrcercias, ficnas ce seuimiertc, mirutas, irfcrmes y actas, repcrtajes, etc.
espus de |a act|v|dad
E||r|re de |a carpela |os docurerlos
reproduc|dos doo|e ] |os |rpresos er o|arco.
Ver|l|que que ro la|le r|rgr e|ererlo,
|rpr|ra|os correos e|eclrr|cos |rporlarles.
Ver| l | que que cada docurerl o esl
|derl|l|cado, es dec|r, que cor s|o r|rar|o se
pueda resporder a lres pregurlas: qu|r,
curdo, drde? Er caso de que corlerga
lologralias, slas deoer eslar lecadas, asi
coro |os recorles de prersa, |rd|cardo e|
per|d|co de| cua| ar s|do sacados, e| aulor de
|a rolas o de |os |rlorres, |as persoras que
l|gurar er ura lolo, e| |ugar exaclo er e| cua| se
desarro|| la| acl|v|dad, drde a s|do lorada
|a lolo, elclera.
Ver|l|quee| order de |a carpela.
Ver|l|quee| lilu|o ] e| corler|do.
Corp|ele e| lilu|o cor |a leca de c|ausura de|
exped|erle.
21.
Para poder ul|||zar ] sacar proveco de ur
exped|erle se deoe |derl|l|car, es dec|r,
alr|ou|r|eur lilu|o.
E| lilu|o corl|ere |a relererc|a e| ercaoezado,
que se rel|ere a| oojelo por e| cua| e| exped|erle
lue creado, deoe |rc|u|r laro|r |as lecas: |a
de aoerlurade| exped|erle ] |a de su c|ausura.
ur ouer lilu|o deoe ser c|aro ] corprers|o|e: e|
lilu|o deoe corresporder a| corler|do de|
exped|erle, ser erlerd|o|e por lodos ] ro ser
sujelo a pos|o|es |rlerprelac|ores. Arole e|
lilu|o de| exped|erle er |a superl|c|e de |a
carpela que |o corl|ere.
22.
T|TuLAP uN EXFE|ENTE
Sea r|guroso. Resporda a |as s|gu|erles
pregurlas s|rp|es: de qu ao|a esle
exped|erle? Por qu ao|aros de eso?
0u|r a eco qu? 0rde? Curdo?
0ues?
Esas |rlerrogarles perr|ler dejar er c|aro e|
lilu|o para cada carpela o suo carpela:
$u ob[eto: se lrala de| lera de| cua| ao|ar |os
docurerlos que corsl|lu]er e| exped|erle, su
deror|rador corr. Por ejerp|o:
Jorrada rurd|a| de| red|o aro|erle.
Serara |rlerrac|ora| de |as persoras de |a
lerceraedad.
0erecos de |os r|ros.
A|oerguelar|||ar.
Corsejo de adr|r|slrac|r.
S| parece recesar|o |rd|car ur oojelo pr|rc|pa| ]
ur oojelo securdar|o, proceda erlorces er e|
|rl|lu|adode |o gerera| ac|a |o parl|cu|ar:
Cerlro de a|oergue ] de a|ojar|erlo de xxx:
la||er de carp|rleria.
0rar prer|o de| reporlaje urar|lar|o:
des|grac|rde |os prer|ados.
Verc|ore laro|r er e| lilu|o |a act|v|dad de |a
cua| resu|la |a ex|slerc|a de |os docurerlos
que lorrar |a carpela o |a suo carpela de|
exped|erle. Por ejerp|o:
- A]uda a |os relug|ados de xxx: eva|uac|r de
|as reces|dades de a]uda rd|ca.
lrduslr|a |clea de XXX: eslardar|zac|r de|
equ|po.
Taro|r se puede expresar e| lilu|o a rarera
de ura acc|r:
Recorslrucc|rde |os pueo|os.
Corslrucc|rde ura ur|dad de ralerr|dad.
Eva|uac|r de |as reces|dades rd|cas de
|os relug|ados de XXX.
23.
Lo |rporlarle es erp|ear s|erpre e| r|sro
esl||opara e| corjurlo de sus exped|erles.
E| t|po de documentos: gerera|rerle, e|
erurc|ado que descr|oe e| l|po de docurerlos
que corporer e| exped|erle |rlorra soore e|
corler|do ] da ur corp|ererlo de |rlorrac|r
soore |a rarera er que e| oojelo es lralado.
Asi:
- Palroc|r|o de carl|ras popu|ares; corres-
porderc|a, |rlorres de |os resporsao|es,
|oca|es.
- Carpara '100 000 roo|es para e| Sae|:
recorles de prersa
Exped|erles de| persora|.
Reao|||lac|r de |os s|sleras de agua de
XXX:
|rv|lac|ores para |a |raugurac|r,
presupueslos esl|rados.
P|aros ] esqueras de arqu|leclos,
lologralias.
E| |ugar y |a fecha: Er |a red|da de |o pos|o|e,
e| lilu|o deoe corlerer e| |ugar ] |a leca. Por
ejerp|o:
- Terrerolo er E| Asrar, Arge||a, ocluore
1980.
Var|leslac|r de so||dar|dad corlra e|
Aparle|d er Alr|ca de| Sur, Lordres, 0rar
8relara, erero 1979.
E| autor de |os documentos: puede ser l||
rerc|orar a| aulor de| docurerlo er e| lilu|o
de| exped|erle ] de |as suo carpelas. Ejerp|o:
- Eslud|o de rercado rea||zado por |a
orgar|zac|rpor XXX;
Per|laje rea||zado para |a orgar|zac|r por
XXX;
Ercuesla ercorerdada por |a orgar|zac|r
por XXX;
Co|ecc|r de c|rcu|ares ] de lo||elos
corp||ados por XXX;
Er ur pr|rer rorerlo, deslru]a r|carerle
|os pape|es |rl||es de |os exped|erles: |os
repel|dos, |os pr|reros oorradores sa|vo s| e|
proceso de |rsla|ac|r de ur pro]eclo es
|rporlarle ] ro se a lerr|rado}, |as rolas ]
|os docurerlos ras|vos, |os raruscr|los de
docurerlos puo||cados sa|vo s| e| lexlo d|l|ere
de rarera cors|derao|e a |a vers|r del|r|l|va
|rpresa}.
Se puede aoer creado ura carpela er var|os
ejerp|ares cor e| props|lo de d|lurd|r|os a sus
asoc|ados ] orgar|sros que dar lordos: ro
guarde s|ro e| docurerlo or|g|ra| ] rev|se que
esl corp|elo.
Ev|le |a pro||lerac|r de docurerlos |drl|cos
er su 0h0. Elecl|varerle, ura ser|e de
docurerlos para|e|os pueder crearse er |as
grardes orgar|zac|ores, ] se puede ercorlrar
ur r|sro corjurlo de lexlos er d|lererles
exped|erles. Esle corjurlo puede ser lorrado
por docurerlos que descr|oer |as acl|v|dades
de olras reas o que lralar de| lurc|orar|erlo
gerera| de |a 0h0, por ejerp|o, |as r|rulas de
|as asaro|eas gerera|es, |as rolas de pago de
serv|c|os, elc. Er esle caso laro|r, ur so|o
ejerp|ar de| exped|erle es recesar|o.
ho corserve docurerlac|r caduca produc|da
por olros orgar|sros.
24.
Asegrese de corservar |os docurerlos
or|g|na|es p|ezas l|rradas ] lecadas} que
sor |as r|cas que l|erer va|or de prueoa |ega|.
Ver|l|que o|er |o que cors|dere ser ura cop|a
arles de l|rar|o
lrlrrese er |as |rsl|luc|ores de arc|vos
po||cos soore |as prescr|pc|ones |ega|es
v|gerles er e| pais er e| cua| esl |rsla|ada |a
sede de su orgar|zac|r ] er |os paises er |os
25.
cua|es e||a |rlerv|ere: esas prescr|pc|ores
corc|errer eserc|a|rerle a |os docurerlos
jurid|cos, l|rarc|eros ] corlao|es.
Prevea s|erpre ur rarger de l|erpo,
corv|ere cors|derar que |a |eg|s|ac|r soore
|os p|azos pererlor|os puede ser sujela a rev|
s|r.
Cu|de |os |rlereses de su orgar|zac|r ] e| de
|as persoras que |a corlorrar, cuardo esl
lrerle a ur docurerlo ap||que ura noc|n de
prueba: exar|re e| docurerlo ] pregrlese
s| su preserlac|r arle |a jusl|c|a puede o ro
ser cors|derado a |argo o red|aro p|azo: |os
regireres pasar, |os arc|vos perrarecer,
ul|||ce carpelas ] suocarpelas para c|as|l|car
|os exped|erles; |rd|que soore cada ura de
e||as e| lilu|o e |rlroduzca |os exped|erles er
l|ders o cajas de arc|vos. As|gre a| l|der o a
|a caja de arc|vos ura s|gralura que perr|la
|derl|l|car |os exped|erles ] ercorlrar|os
lc||rerle.
laga ura ||sla de |os exped|erles adr|
r|slral|vos para lac|||lar su acceso a |a
osqueda. Arole |a s|gralura de |os
exped|erles er |a ||sla ] rarlrga|a
aclua||zada. Er su ol|c|ra ordere |os
exped|erles de| r|sro l|po er order
croro|g|co r|rulas, croro|ogias}, a|laol|co
||slado de| persora|} o geogrl|co pro]eclos
de desarro||opor pais}.
26.
0P0AN|ZAP HATEP|ALHENTE.
La s|gralura perr|le a |a vez |derl|l|car ur
exped|erle ] lac|||lar |a c|as|l|cac|r ] |a
|oca||zac|r.
28.
Si. Los pape|es roderros sor c|dos ] pueder
aulodeslru|rse. Las l|rlas roderras sor
ecas a oase de produclos de s|rll|cos que
ro olrecer gararlias de perrarerc|a,
ul|||ce ur pape| que ro sea c|do P reulro}
para |os docurerlos |rporlarles; ur |ap|cero
de l|rla para |a e|aoorac|r de lodo docurerlo
|rporlarle. P|erse er dup||car |os docurerlos
|rporlarles r|crol|cas, d|g|la||zac|r}.
As|r|sro, para a|racerar |os docurerlos ro
ul|||ce e|sl|cos o ||gas se secar ] rorper}, r|
c||ps se ox|dar ] pueder darar |os
docurerlos}.
27.
La s|gralura puede ser ur rrero o c|lras
s|slera dec|ra|}, ura o var|as |elras s|slera
a|laol|co}, o ura coro|rac|r de eslos dos
e|ererlos s|slera a|larurr|co}. Er |os
ejerp|os c|lados a corl|ruac|r |as s|graluras
de eslos dos exped|erles sor CA/1 ] CA/2:
0A/1 0crsejc ce acmiristracicr, 8 ce
ciciemcre 1998.
0A/2 0crsejc ce acmiristracicr, 5 ce
ciciemcre 1999.
Vs ade|arle er esla guia se vue|ve a
rerc|orar |a s|graluraaordardo er su uso.
V.
HAGA EL INVENTARIO
Y ORGANICE SUS ARCHIVOS
Loca||ce ] guarde |os d|lererles orgar|graras
suces|vos de |a eslruclura de su orgar|zac|r.
Eslud|e eslos orgar|graras ] rea||ce uro para
cada d|recc|r, deparlarerlo o serv|c|o, aga
ura ||sla de sus lurc|ores ] desarro||o: asi,
|oca||ce la| o cua| persora que a rea||zado ]
orgar|zado |os exped|erles, o que |os a
ler|do oajo su resporsao|||dad er ur rorerlo
dado.
Para rea||zar su lraoajo acc|ores de urgerc|a
a |as vicl|ras de lerrerolos, corslrucc|r de
escue|as, elc.}, ura 0h0 se |rvo|ucra er ura
ser|e de acl|v|dades. A|guras de e||as pueder
eslar reur|das er grardes calegorias o
lurc|ores que pueder ser corl|adas a ur
rgaro o ur serv|c|o, es dec|r, a ur orgar|sro
corpueslo por recursos raler|a|es ]
uraros. Para c|erlos grupos, dorde e|
lraoajo es ru] proles|ora||zado, a|guras
lurc| ores | rporlarles se desarro| | ar
adecuadarerle er |a orgar|zac|r la| ] coro
|o aria ura erpresa, ] por larlo se producer
rucos arc|vos: lurc|r jurid|ca ] de ||l|g|o,
de persora| capac|lado, de corlao|||dad,
corur|cac|r] re|ac|ores po||cas, elclera.
S|r eroargo ro o|v|de que e| orgar|grara es
ura errar|erla de ul|||dad elirera, r|erlras
que |as grardes r|s|ores de |a 0h0 sor
Esla secc| r acorsej a | a p| areac| r
adr|r|slral|va de s|sleras de arc|vos para e|
|argop|azo.
E$0u8PA E 0NE FP0V|ENEN L0$
00uHENT0$
29.
perrarerles. Es |rporlarle corocer |a
d|lererc|a: ura lurc|r es ura rea||dad
aoslracla, su ex|slerc|a ] sus acl|v|dades
corsl|lul|vas se del|rer por |as respueslas a |as
pregurlas: por qu, cro ] curdo? ur
organ|smo o ur serv|c|o sor rea||dades
corcrelas que se del|rer por respueslas:
qu|r, drde, curlo?
Ejerp|o: asaro|ea gerera|, corsejo de
adr|r|slrac|r, d|recc|r de| persora|,
elclera.
Er cada pais varia e| rarco |ega| que rorra e|
proceso de producc|r de docurerlos
deperd|erdo de |as lurc|ores, pero c|erlos
l|pos de docurerlos, o|er pueder ser
recoroc|o|es ] jerarqu|zados er |as calegorias
que s|guer a corl|ruac|r, pues sor
gererados er lurc|r de |as oo||gac|ores
|ega|es ] reg|arerlar|as correspord|erles a |a
|eg|s|ac|r de cada pais ] de acuerdo a lorras
del|r|das para lrar|les delerr|rados:
|os docurerlos adr|r|slral|vos ] de
orgar|zac|r: eslalulos, r|rulas, ] aclas de
asaro|eas, corsejos, cor|ls, cor|s|ores,
corresporderc|a, ||slas de r|eroros, elclera;
|os docurerlos v|rcu|ados a| dereco
|rlerrac|ora|: eslalulos de ex lerr|lor|a||dad,
re|ac|ores ] corlro| cor |as eslrucluras de |a
0hu Phu0, elclera};
|os docurerlos l|rarc|eros: dorac|ores,
|egados, rar|leslac|ores de apo]o, suo
verc|ores, pagos er espec|e, elclera;
|os docurerlos corlao|es: oa|arces
corlao|es, resu|lados de cuerlas, |rlorres;
|os docurerlos que se rel|erer a |as
prop|edades;
30.
|os seguros;
|os docurerlos de gesl|r de recursos u
raros;
|os corlro|es l|rarc|eros er lurc|r de |a
|eg|s|ac|rde cada pais};
|os |rpueslos ider};
|os docurerlos de corur|cac|r.
A|guros de eslos docurerlos preserlar ur
va|or |slr|co ev|derlererle, r|erlras olros
pueder ser e||r|rados a| paso de c|erlo
l|erpo.
E| lralar|erlo de arc|vos l|ere por oojel|vo
del|r|r qu docurerlos deoer ser creados
para cada l|po de acl|v|dad ] qu |rlorrac|r
deoer corlerer; |rd|car oajo qu lorra ] qu
eslruclura |os docurerlos deoer ser
produc|dos ] arc|vados; delerr|rar |as
reces|dades de corsu|la ] |os lrr|ros de
corservac|r de acuerdo a |as ex|gerc|as
|ega|es ] reg|arerlar|as; eva|uar |os r|esgos
re|al|vos a |a |rd|spor|o|||dad de docurerlos
prooalor|os; ouscar ura rejor rerlao|||dad,
el|cac|a ] ca||dad de |a lora de dec|s|ores, ] er
|a creac|r, orgar|zac|r ] de gesl|r de
docurerlos.
31.
E| Records raragererl es e| oojelo de
ura rorra |rlerrac|ora| lS0 ] AFh0R
desde ocluore de 2001: lS0 154891:
'Pr|rc|pes d|recleurs el lS0 154892
0u|de pral|que. Ped|dos er |irea er e|
s|l|o de lS0: llp://WWW.|so.org o de
AFh0R: llp://WWW.alror.lr
Aurque suc|rlo, ur p|ar de c|as|l|cac|r de |os
arc|vos puede ser l||: perr|le dar a cada
exped|erle ur s|l|o r|co ] del|r|l|vo,
ac|rdo|o lc||rerle acces|o|e. E| p|ar de
c|as|l|cac|r deoe porer c|aro e| corler|do de
|os exped|erles ] |os leras cor que se
re|ac|orar. 0eoe ser adaplado a cada
orgar|zac|r ] ser ru] l|ex|o|e pues ura
orgar|zac|r puede evo|uc|orar ] caro|ar cor
respeclo a sus acc|ores ] recursos uraros.
32.
0LA$|F|0AP L0$ AP0h|V0$
Eslao|ezca e| p|ar de c|as|l|cac|r er lurc|r
de sus exped|erles, eslos sor reparl|dos er
ser|es o ruor|cas, e||as r|sras suod|v|d|das
larlas veces sea recesar|o.
Ercuerlre |os purlos de |rl|ex|r para
delerr|rar |as ser|es o ruor|cas que
corpordrr su p|ar de c|as|l|cac|r:
laga e| |rverlar|o de lodas |as acl|v|dades
re|ac|oradas cor su orgar|zac|r;
laga e| |rverlar|o de lodas sus acl|v|dades
adr|r|slral|vas;
laga e| |rverlar|o de lodas sus acl|v|dades
especil|cas er re|ac|r cor |a poo|ac|r
aleclada.
S|le esas acl|v|dades |as uras er re|ac|r a
|as olras er ur cuadro er lorra de reperlor|o o
d|agrarade l|ujo.
33.
34.
Si. Aurque ex|slar rurerosos rodos de
acceso ] de osqueda para gesl|orar |os
arc|vos e|eclrr|cos er corpuladora, es
|rporlarle lerer ura v|s|r g|ooa| ] del|r|r para
|os arc|vos e|eclrr|cos e| r|sro rodo de
c|as|l|cac|r que para |os arc|vos er 'pape|,
s|gu|erdo |os r|sros proced|r|erlos ]
razorar|erlos. Asegrese asi, que |as
lolocop|as, |os arc|vos aud|ov|sua|es, |os
arc|vos e|eclrr|cos o d|g|la|es, ercuerlrer
su |ugar er e| rarco de |a c|as|l|cac|r, pues
sta debe haber s|do conceb|da a part|r de
|as act|v|dades de |a 0N0y no a part|r de |a
forma f|s|ca de |os documentos. Rev|se esle
rarco para asegurarse que cada l|po de
docurerlo, cua|qu|era que sea su soporle,
pueda ercorlrar su |ugar, ] proceda a |os
ajusles recesar|os.
Puede suceder que er re|ac|r a ur r|sro
lera, ura parle de |os docurerlos se
ercuerlre oajo lorra de pape| ] olra oajo
lorra e|eclrr|ca. S| se a oplado por e| r|sro
cuadro de c|as|l|cac|r para |os dos soporles,
es rs s|rp|e adr|r|slrar |os leras er su
lola||dad, ||gar |os docurerlos erlre e||os ]
delerr|rar e| r|sro per|odo de corservac|r
para cada docurerlo.
35.
Ejerp|o de p|ar de c|as|l|cac|r para ura
orgar|zac|r er Frarc|a que se ocupa de
so||dar|dad |rlerrac|ora|:
EJEHFL0$ E FLAN E 0LA$|F|0A0|0N
A Co|ecc|r de docurerlos
|rsl|luc|ora|es: eslalulos, elclera.
8 Co|ecc|r de orgar|graras.
0 Exped|erles de rgaros eslalular|os
corgresos, asaro|eas
gerera|es, corsejos}: r|rulas, aclas.
Exped|erles de| pres|derle ] de|
secrelar|ado gerera|.
E Serv|c|o jurid|co.
F 0esl|r de |os recursos uraros.
0 0esl|r de |as l|rarzas ]
corlao|||dad.
h Corur|cac|r |rlerra: oo|elir de |a
orgar|zac|r.
| Corur|cac|r exlerra.
J Exped|erles de acc|r de a]uda
|rlerrac|ora|.
Por cada ura de esas ser|es a|laol|cas a]
que delerr|rar cu|es sor |os exped|erles
produc|dos por |a 0h0.
Por ejerp|o, er |a ser|e J, e| l|po de
|rlerverc|ores, per|od|c|dad, seclor geo
grl|co, pueder dar |ugar a suoser|es a| |rler|or
de| p|ar de c|as|l|cac|r. Los exped|erles er
|as ser|es o suoser|es pueder ser c|as|l|cadas
segr ur order croro|g|co o a|laol|co
carparas por aros, exped|erles de
persoras}, o coro|rardo e| order a|laol|co ]
reld|co |a c|as|l|cac|r geogrl|ca es ur
aspeclo de |a c|as|l|cac|r reld|ca}. Por
cuesl|ores de corod|dad de |a orgar|zac|r,
poderos crear a cada suoser|e, suo suoser|es
er lurc|r de| l|po de soporle carpelas,
r|crocop|as, arc|vos aud|ov|sua|es, arc|vos
e|eclrr|cos o v|s|o|es por corpuladora}. Asi
por ejerp|o, |os eslalulos de ura orgar|zac|r
pueder ser a |a vez corservados oajo soporle
de pape|, e|eclrr|co o r|crol||re, pero esos
lres docurerlos deoer ser c|as|l|cados er |a
ser | e ' A Co| ecc| r de docurerl os
|rsl|luc|ora|es.
Los exped|erles de docurerlac|r, de
|rlorrac|r ] de corur|cac|r pueder
corsl|lu|r ser|es especil|cas er lurc|r de|
orgar|grara de |a asoc|ac|r serv|c|o de |a
corur|cac|r, por ejerp|o, ercargado de
corur|cac|r}, de| |ugar er dorde ar s|do
corservados ex|slerc|a de ura lololeca, de
ura l||roleca, er e| sero de |a asoc|ac|r, elc.}
o ercorlrarse er var|os espac|os a |a vez er |os
exped|erles a lilu|o de docurerlos de apo]o
es |rporlarle dejar|as ai ] ro desrerorar e|
exped|erle para corsl|lu|r ura corp||ac|r
ad]acerle}, o er e| sero de| serv|c|o cargado
de |a corur|cac|r ] de |a docurerlac|r. Er
esle |l|ro caso, se deoe adaplar e| rarco de
c|as|l|cac|r a |as lurc|ores delecladas er e|
orgar|grara.
Es pos|o|e adoplar e| s|slera dec|ra| que
perr|le d|sporer de 10 rreros, de| 0 a| 9, ]
que se pueder suod|v|d|r er grupos de 10
suogrupos. Esle rlodo de c|as|l|cac|r a
s|do creado para |a c|as|l|cac|r de |as ooras
er |as o|o||olecas coroc|do coro C0u}, ]
||r|la a 10 e| rrero de |as grardes ser|es de|
rarco de c|as|l|cac|r erlre |os cua|es pueder
reparl|rse |os exped|erles de arc|vos que
corresporder a |as d|lererles acl|v|dades de |a
0h0.
Ejerp|o:
Las grardes ser|es se del|rer por ur rrero
erlero
100 Acmiristracicr
200 Cesticrcel perscral
500 Acccnes
Los rreros sor corp|elados para |rd|car |as
suoser|es:
510 Actvdadesde urgenca
36.
ATP|8u|P uNA $|0NATuPA FAPA L00AL|ZAP
HEJ0P EL 00uHENT0
520 Act|v|dadesde desarrcllc
Yasi er ade|arle:
511 Actvdadesde urgencaen A|rca
512 Actvdadesde urgencaen Asa
Se pueder suod|v|d|r eslas suoser|es
erp|eardo ura s|graluraer dos parles:
511-1 Actvdades de urgenca en A|rca del
$ahara
511-2 Actvdades de urgenca en A|rca
$ubsaharana
Por reg|a gerera| para |os arc|vos, e| s|slera
a|larurr|co coro|rac|r de |elras ]
rreros} olrece rs l|ex|o|||dad.
Ejerp|o:
La |elra de ser|e corresporde a |os grardes
leras de c|as|l|cac|r:
J Accicres ce sclicaricacirterracicral
La c|lra co|ocada de|arle de |a |elra perr|le
corsl | l u| r suoser | es rel d| cas que
corresporder a leras parl|cu|ares o a l|pos de
docurerlos:
1 J Irtervercicres ce urercia
2 J Prcramas ce cesarrcllc
8 J Pacrirazcce rircs
E| rrero que se ercuerlra despus de |a |elra
correspordea| exped|erle.
1 J 85 Terremctcer XXX
2 J 1 0crstruccicr ce ura materricac er tal
pas
8 J 208 Expecierte ce pacrirazcce tal rirc
Las ||slas de lodos |os docurerlos sor
|rd|spersao|es para eslao|ecer vircu|os erlre
e| corler|do de |os arc|vos por ura parle ] su
ul|||zac|r prcl|ca o acadr|ca por |a olra.
laga ura ||sla de lodos |os docurerlos,
rera|os segr e| p|ar de c|as|l|cac|r,
37.
E$0P|8|P FAPA 00HuN|0AP HEJ0P
eslao|ezca ur d|reclor|o de lorra rarua| o
|rlorrl|ca ] rea||ce aclua||zac|ores per|d|
cas. Asegrese que lodos |os r|eroros de |a
orgar|zac|r saoer de |a ex|slerc|a de esla
||sla] de que |a usar
Cor e| l|r de perr|l|r osquedas avarzadas er
sus arc|vos por raler|a, pa|aoras c|ave,
rorores de persoras ] rorores geogrl|cos,
puede corsl|lu|r ura oase de dalos a red|da
de |a c|as|l|cac|r de |os exped|erles. Para
e|eg|r |as pa|aoras c|ave, puede ul|||zar ur
d|cc|orar|o de s|rr|ros se|ecc|orardo |os
lrr|ros que correspordara sus acl|v|dades.
Ex|sler rorras |rlerrac|ora|es que corv|ere
corocer er ura perspecl|va de |rlercaro|o ]
corpal|o|||dad erlre |os s|sleras de
|rlorrac|r ] que ap||car larlo a |os arc|vos
er pape| o lorralo e|eclrr|co:
|a rorra |rlerrac|ora| de descr|pc|r
arc|visl|cao rorra lSA0/0;
|a rorra |rlerrac|ora| soore |os eslrdares
de aulor|dad arc|visl|cos re|al|vos a |as
corur|dades, a |as persoras ] a |as lar|||as o
rorra lSAAR/CPF.
Eslas rorras sor d|spor|o|es er e| s|l|o Weo
de| Corsejo lrlerrac|ora| de |os Arc|vos
WWW.|ca.org.
La corpra de ur prograra |rlorrl|co de
0El0E perr|le corsl|lu|r ura oase de dalos
que corlao|||ce |os arc|vos. Es pos|o|e asoc|ar
|a d|g|la||zac|r de docurerlos de relererc|a
de |a asoc|ac|r ] ul|||zar|a laro|r para |a
c|rcu|ac|r] |a lrarsr|s|rde |a |rlorrac|r.
38.
Si. S| o|er a|guros docurerlos produc|dos por
ura 0h0 sor ecos para d|lurd|rse er grar
esca|a ] s|r derora, coro puo||cac|ores o
|rlorres de r|s|r, olros deoer ser oojelo de
prrrogas ] cond|c|ones de acceso para su
d|lus|r, ]a sea porque sor de uso |rlerro er |a
orgar|zac|r d|lus|r ||r|lada}, o deo|do a su
carcler corl|derc|a|.
Se lrala er parl|cu|ar de:
Exped|erles cu]a puo||cac|r pud|era darar
|a v|da pr|vada ] oror de |as persoras, la|
coro arlecederles pera|es, adopc|ores, o
exped|erles rd|cos dorde se rerc|orer
rorores de persoras, elclera;
Exped|erles que corlergar |rlorrac|r que
pueda porer er pe||gro |a segur|dad de a|gura
persora, coro relug|ados po|il|cos, elclera;
Exped|erles de| persora| de |a orgar|zac|r;
Exped|erles corl|derc|a|es de |os respor
sao|es.
0u se puede acer cor eslos docurerlos?
ho deoer ser deslru|r|os ]a que |a |rlorrac|r
que corl|erer puede ser va||osa er e| luluro.
Es recesar|o proleger|os ] eslao|ecer po|il|cas
c|aras para su acceso, asi coro p|azos de
reserva ro s|r arles corsu|lar ur arc|v|sla
proles|ora|.
E| acceso a |os arc|vos sororos preserla
a|guras parl|cu|ar|dades. slas l|erer que ver
espec|a|rerle cor |a prop|edad |rle|eclua| de|
erlrev|slador ] e| dereco de| erlrev|slado a
lerer corlro| de su |rager ] su pa|aora.
As|r|sro |os arc|vos aud|ov|sua|es sor
proleg|dos por |os derecos de aulores ]
derecos corexos ] ro pueder ser s|ro oojelo
de ur uso |rlerro.
39.
Para saoer rs, e aqui a|guros s|l|os Weo:
lrsl|lulo hac|ora| de| Seclor Aud|ov|sua|, lhA,
WWW.|ra.lr; Asoc|ac|r lrlerrac|ora| de |os
Arc|vos Sororos ] Aud|ov|sua|es lASA}
WWW.|asa.org.
Crear er e| d|sco duro d|reclor|os ]
suod|reclor|os que correspordar a |as grardes
d|v|s|ores o suod|v|s|ores de| rarco de
c|as|l|cac|r. La rarera de rororar eslos
d|reclor|os deoe ser |drl|ca a |a ul|||zada er |a
eslruclura de| p|ar de c|as|l|cac|r. 0el|r|r ura
rarera de rororar |os l|ceros que pueda ser
adoplada por lodos er |a orgar|zac|r ] que
perr|la ver drde se s|lar |os l|ceros er |a
eslruclura de| p|ar de c|as|l|cac|r, la| coro |a
s|gralura de ur exped|erle er pape|, ]
reg|slrar |os l|ceros er e| suo l|cero
correspord|erle.
40.
uNA 8uENA 0E$T|0N E L0$ AP0h|V0$
ELE0TP0N|00$

E| r|sro proced|r|erlo ] reg|as ap||car para
|os arc|vos e|eclrr|cos que para |os
docurerlos que eslr er pape|. Es |rporlarle
acer regu|arrerle |a ||rp|eza de |a
corpuladora; deslru|r |os correos e|eclrr|cos
que sear s|rp|es preparac|ores de c|las, |os
rersajes persora|es, |as pr|reras vers|ores
de |os docurerlos, la| ] coro se deslru|riar s|
esluv|eraer soporle de pape|.
41.
Eso deperde de |as reces|dades de |a 0h0 ]
de sus r|eroros er cuarlo a |a osqueda de |a
|rlorrac|r. S| o|er por razores ergorr|cas
a|guros prel|erer lraoajar soore docurerlos
er pape|, er rurerosos casos es l|| corservar
|a vers|r e|eclrr|ca para lac|||dad de acceso,
corsu|la ] lrarsr|s|r.
42.
Los docurerlos e|eclrr|cos deoer prole
gerse corlra |os r|esgos de s|r|eslros, p|raleria,
v|rus, |rc|derle lcr|co o error er su
rar|pu|ac|r. Su acceso deoe ser reservado a
a|guros usuar|os aulor|zados red|arle e| uso
de ura corlrasera ] se deoer aclua||zar
regu|arrerle |os prograras arl|v|rus. Es
recesar|o acer cop|as de segur|dad er c|rlas
ragrl|cas, v|deo, C0 u olros soporles
corver|erles, ] a|racerar|os er |oca|es
d|lererles de |a sede ] er |rrueo|es
proleg|dos.
43.
Es recesar|o saoer qu docurerlos rerecer
corservarse |rdel|r|darerle ] gararl|zar que
e| ruevo s|slera pueda |eer o corverl|r |os
arc|vos e|eclrr|cos que ex|sler er |a
asoc|ac|r, ]a sear d|squeles, oardas
e|eclroragrl|cas o C0s. Es recesar|o
corverl|r lodos |os correos e|eclrr|cos ] |as
44.
oases de dalos a| ruevo s|slera e |rpr|r|r|os,
s| luese pos|o|e, ] sa|var|os oajo ur lorralo
e|eclrr|cour|versa|.
45.
Er lodos |os casos er |os cua|es ro esl
seguro de poder|os corverl|r ac|a ur ruevo
s|slera. Aders er rucos paises, a|guros
docurerlos deoer corservarse lola|rerle er
lorralo de pape| por razores |ega|es. Es pues
|rporlarle |rlorrarse soore |a |eg|s|ac|r
v|gerle cuardo se e|aoora ur cuadro de
c|as|l|cac|rde docurerlos e|eclrr|cos.
le aqui a|guros s|l|os que puede corsu|lar; ro
o|v|de que pueder corlaclar |as d|recc|ores de
arc|vos po||cos de su pais ]a que |os r|sros
pr|rc|p|os se ap||car a |os arc|vos po||cos ]
pr|vados er cuarlo a |a corservac|r de |os
arc|vos e|eclrr|cos.
En francs:
0irecticr ces Arcnives ce Frarce
llp://WWW.arc|vesdelrarce.cu|lure.gouv.lr/lr/
arc|v|sl|que/0AFdoce|.lr|
En |ng|s :
Tne Arcnives cf Drtaric Carada}
llp://WWW.arc|ves.gov.or.ca/erg||s/r|rdocs
/|rdex.lr|
Puclic Feccrcs Dffice Victcria Auslra||a}:
llp://WWW.prov.v|c.gov.au/vers/slardards/sla
rdards.lr#adv|ce
Naticral Licrary cf Australia Preservir
Access tc 0iital Irfcrmaticr
lllp://WWW.r|a.gov.au/pad|/|rdex.lr|
46.
0ada |a |rporlarc|a que a lorado |a
|rlorrl|ca ] |as redes de le|ecorur|cac|r er
rueslras soc|edades, |a corservac|r de |os
docurerlos preserlados e|eclrr|carerle
ser uro de |os grardes purlos que eslarr er
juego er cuarlo a |a arc|visl|ca de| s|g|o XXl.
0e eco, |a rap|dez de| caro|o lecro|g|co
ace que ]a ro esleros seguros de que a corlo
p|azo podreros |eer |os docurerlos
e|eclrr|cos arc|vados. Aqui se proporer lres
so|uc|ores:
La corvers|r: cors|sle er porer a| dia |os
arl|guos l|ceros para lrarsler|r|os a s|sleras
rs aclua|es. E| |rcorver|erle es que es
recesar|olralar cada l|ceropor separado.
La eru|ac|r: cors|sle er corl|gurar er ura
corpuladora rec|erle e| lurc|orar|erlo de
ura corpuladora rs arl|gua; eslo perr|le
asi ul|||zar sus prograras |rlorrl|cos ] |eer
|os arl|guos l|ceros. E| |rcorver|erle es que
ro se lrala s|ro de ura s|ru|ac|r, aders, es
recesar|o aclua||zar perrarerlererle |os
eru|adores adaplrdo|os a |as ruevas
p|alalorras.
La ercapsu|ac|r: es ur rlodo er p|ero
desarro||o. Cors|sle er reg|slrar ro s|o |os
dalos de ur l|cero, s|ro laro|r |a |rlorrac|r
que descr|oe su orgar|zac|r; e| oojelo d|g|la| ]
su rlodo de erp|eo. E| |ir|le de esla so|uc|r
es su corp|ej|dad, s| o|er es lc|| ap||car|o para
|os docurerlos er lexlo, es ruco rs
de||cadopara|os l|ceros de |rgeres u olros.
0u deoe acer erlorces e| usuar|o
prored|o?
Er pr|rer |ugar, persar er ul|||zar lorralos de
l|ceros corr|erles, |eg|o|es por var|os
prograras | rl orrl | cos soore var| as
p|alalorras. Para |os lexlos, se puede c|lar e|
0uE E$ L0 0uE E$TA EN JuE00 EN LA
00N$EPVA0|0N E L0$ 00uHENT0$
ELE0TP0N|00$
lorralo RTF R|c Texl Forral}, pero se puede
lerer a|guras sorpresas lrarsl|r|erdo ur
docurerlo de ur lorralo de lexlo a ur olro...
E| lorralo rs d|lurd|do er lrlerrel o], ] que
parece aoerse corverl|do er ura rorra
para arc|var docurerlos, es e| lorralo P0F
Porlao|e 0ocurerl Forral} oasado soore e|
|erguajePoslScr|pl.
ho a] que o|v|dar que e| proo|era de
corservac|r se preserla laro|r para e|
soporle raler|a|: d|squele, d|sco duro, C0
R0V, elc. Er eleclo, s| a corlo p|azo eslos
soporles lurc|orar o|er, qu ser er 10
aros, ] rs ar er ur s|g|o? Los soporles
d|g|la|es C0, 0V0} parecer ser |os rs
el|caces. S| usled deoe s|r eroargo corservar
d|squeles, p|erse er reragrel|zar|os,
s|rp|ererle |rserlrdo|os er ur |eclor ]
ac|rdo|os lurc|orar regu|arrerle.
lrlerverc|ores urgerles er ura s|luac|r que
derarda ura acc|r |rred|ala pueder
produc|r arc|vos lragrerlados. hurerosas
acc|ores rea||zadas cor urgerc|a pueder
laro|r ro aoer dejado raslros er |os
exped|erles. le aqui a|guros corsejos que
deoer ap||carse.
Rera |os arc|vos escr|los d|spersos.
8usque |os lesl|ror|os de |os veleraros de |a
orgar|zac|r para recorsl|lu|r |a lrara de |a
|slor|a, e| desarro||o croro|g|co, |a evo|uc|r,
|os rorerlos |rporlarles de su orgar|zac|r.
0elecle |as luerles er |a prersa ] er |os
red|os de corur|cac|r; |os arc|vos po||cos
47.
PE0uFEPAP LA HEH0P|A FEP|A
o |os de olras orgar|zac|ores. Er esle order de
|deas, p|erse er |a corsl|luc|r ] corservac|r
de art|cu|os de prensa soore su 0h0: sor
|rporlarles ]a que laro|r pueder gararl|zar,
er auserc|a de cua|qu|er olro docurerlo, |a
corservac|r de |a reror|a de |os pequeros
ecos. Por olro |ado perr|ler corocer |as
re|ac|ores de |a asoc|ac|r cor |a prersa, |as
op|r|ores de |os per|od|slas soore |as
acl|v|dades de |a orgar|zac|r ] dar prueoa de
|a |rager ] de su evo|uc|r er |os red|os de
corur|cac|r.
Er cuarlo a |os docurerlos que su 0h0
pud|era rec|o|r de olras orgar|zac|ores
eslud|os, |rv|lac|ores a everlos, elc.}, sor ur
|rd|cador de |a red de sus re|ac|ores er ur
rorerlo dado.
Loca||ce ] exp|ore |os |ugares er dorde puedar
ercorlrarse docurerlos que |rlereser a |a
0h0: co|ecc|ores de docurerlos pe|icu|as,
carle|es, lologralias, elc.} ] |os exped|erles
docurerla|es que a veces pueder corsl|lu|rse
er or gar| sros espec| a| | zados er
docurerlac|r o|o||olecas, cerlros de
docurerlac|r, ererolecas, elc.} |os cua|es
deoer cors|derarse coro luerles de
|rlorrac|rcorp|ererlar|as.
0rac|as a sus corlr|ouc|ores, pueder perr|l|r
|a corsl|luc|rde ur lordo corr de arc|vos.
Pueder a]udar a s|luar er e| l|erpo ] er e|
espac|o |os docurerlos, recordardo cro,
drde, er qu c|rcurslarc|as ] er qu leca se
produjeror; pueder |derl|l|car |as persoras,
lecas ] |ugar dorde lueror loradas |as
lologralias.
48.
Los docurerlos que perlerecer a persoras
pr|vadas pueder ser r|ras de |rlorrac|r, a
veces r|cas, soore |as acl|v|dades de |a 0h0.
La corresporderc|a erlre r|eroros, rolas
persora|es de reur|ores, d|ar|os persora|es
que descr|oer |rpres|ores a| paso de |os dias
] |as aclas de |as reur|ores ] r|s|ores er |as
que se parl|c|pa, agerdas persora|es er
dorde se l|erer er cuerla a|guras rel|ex|ores
o que dar prueoa de |as redes |rlerpersora|es.
Taro|r |os correos d|r|g|dos por e| pres|derle
o |os r|eroros de |os Cor|ls, |as cor|s|ores
de vo|urlar|os, |as preparac|ores de acc|ores
o pro]eclos.
Los prospeclos o carle|es de |os pr|reros aros
de |a 0h0 a veces perrarecer er |a
prop|edad de cada uro. Arl|guos resporsao|es
o vo|urlar|os de 0h0 s|erler a veces |a
reces|dad de escr|o|r su |slor|a persora| ]
ul|||zar eslos docurerlos. lrc|uso s| ro
qu|erer desacerse de sus arc|vos, es
|rporlarle que sus prop|elar|os agar saoer
de |a ex|slerc|a de eslos docurerlos,
perr|lar |a reproducc|r para |os arc|vos de
|a 0h0, ] lorer red|das para preservar|os
despus de su ruerle.
49.
50.
Si, pero la| lraoajo es corp|ejo ] |e
corresporde a ur |rvesl|gador espec|a||zado
er c|erc|as uraras ] er |rvesl|gac|r
soc|o|g|ca o elro|g|ca. | deoe |rsl|lu|r
prev|arerle |a e|aoorac|r de ur cuesl|orar|o
de |rvesl|gac|r ] ur rode|o de l|||ac|r que
|rp||que |rlorrac|ores oojel|vas |rvar|ao|es
recesar|as para |a del|r|c|r, lralar|erlo ]
ap||cac|r de cada erlrev|sla: leca, |ugar,
|derl|dad de| lesl|go, e|ererlos o|ogrl|cos ]
de carrera, s|luac|r de| lesl|go er e| rorerlo
de |a erlrev|sla, |os leras que deoer
aoordarse, e| rorore ] ca| | dad de|
|rvesl|gador, elclera.
la] r|l|p|es verlajas er ouscar asoc|ac|ores
ru|l|d|sc|p||rar|as para ||evar a caoo la|es
prograras.
V|. UN LUGAR PARALOS ARCHIVOS
Er pr|rer |ugar, |a corservac|r de |os
ar c| vos deoe r e| ac| orar se cor | a
resporsao|||dad de |a 0h0 ] ro cor |as
persoras que |a adr|r|slrar; e| |oca| ro deoe
pues s|luarse er e| dor|c|||o persora| de eslas
|l|ras.
E| |oca| e|eg|do ro deoe serv|r de oodega:
ex|slerc|as de docurerlos ro ul|||zados,
raler|a| |rcrodo o |rl||, elclera.
ho deoe ser de ||ore acceso: cada |rd|v|duo ro
deoe arc|var sus exped|erles coro |e
parezca ] recuperar|os er caso de reces|dad.
Se deoe ||rp|ar regu|arrerle.
La lerperalura aro|erle deoe rarlererse
corslarle, superv|sada cor ur lerrrelro ]
ur | gr rel r o. Las cord| c| ores de
a|racerar|erlo de |a ra]oria de |os arc|vos
|rp||car ura lerperalura que ro soorepase
|os 18C ] ur grado de uredad |rler|or a|
0.
51.
Sor rurerosos ] deoer ser o|er |derl|l|cados
para poder eva|uar |os r|esgos ] red|r |as
corsecuerc|as E| po|vo, e| agua ] |a uredad,
e| luego, |a |uz so|ar, |urar ] arl|l|c|a|, |os
roedores, |os |rseclos vo|arles ] rarparles,
|os orgos, |rc|uso persoras ra| |rlerc|ora
das o d|slraidas pueder corsl|lu|r ura
areraza para |os arc|vos.
52.
Los red|os de prolecc|r adaplados para cada
r|esgo ex|sler: lrale de ul|||zar|os er |a red|da
de |o pos|o|e.
Empague|os exped|entesadecuadamente:
ul|||ce, s| se puede, soores de pape| reulro de
carlr ro c|dos.
ho doo|e |os per|d|cos r| |os carle|es;
gurde|os s|r arrugar|os.
0uarde |os arc|vos sororos de rarera
verl|ca| er ur espac|o, |ejos de carpos
ragrl|cos, por ejerp|oooc|ras.
Ev|le |os l|ceros p|sl|cos, asi coro |os
raler|a|es que se degradar o que se ox|dar
coro |os c||ps o cajas de rela|. Ev|le laro|r
e|sl|cos que se secar ] rorper ] grapas que
se ox|dar.
Frot[a|os contra e| agua y |a humedad gue
atraen mohos:
A|racere |os exped|erles a rs de 15 cr. de|
sue|o para proleger|os corlra |a |rurdac|r.
Superv|se|a uredad aro|erle.
Asegrese de que |as cara||zac|ores de agua
rurca paser soore |as eslarlerias de |os
arc|vos. Superv|se |a |rperreao|||dad de |os
lecos.
Frot[a|oscontra|os hongos:
0eserpo|ve regu|arrerle|os docurerlos.
Ais|e de| sue|o |os arrar|os ] |as eslarlerias.
ul|||ce arrar|os ] cas|||eros que lergar ur
lordo ] que ro sear uecos.
Frot[a|oscontrae| fuego:
lrlrrese soore |as rorras v|gerles re|al|vas
a |a prolecc|r corlra |os |rcerd|os de| pais er
dorde se corservar |os arc|vos.
53.
Ev| le que eslr cerca de produclos
|rl|arao|es. Ver|l|que e| s|slera e|clr|co de|
|oca|.
Prevea que ex|slar exl|rlores rarua|es de
po|vo seco o C02 er e| |oca|.
Proioa lurar er e| |oca|.
Frot[a|os contra |a |uz so|ar o |unar y |a |uz
art|f|c|a| gue deter|ora |os pape|es
modernosy desco|ora|as t|ntas:
Equ|pe |as verlaras de pers|aras, pare|es o
corl|ras gruesas.
ul|||ceur a|uroradored|o er e| |oca|.
Frot[a|os contra |os roedores [ratones,
ratas, ratonescampes|nos):
Ap||que lralar|erlos a |os e|ererlos de
radera derlro de| |ugar.
Prevea ura desral|zac|rregu|arrerle.
Se||e|as sa||das.
Asegurase de |a |rperreao|||dad de |os
corduclos exler|ores.
Frot[a|os contra |os |nsectos vo|antes y
rampantes:
Equ|pe |as verlaras de rejas l|ras o
rosqu|leros.
ul|||ceur a|uroradoralura| rir|ro.
Verl||ee| |oca|.
Er caso de que e| c||ra geogrl|co sea
prop|c|o para lerr|las o po||||as, lore
corc|erc|a de que |as oodegas er e| slaro
sor |os peores |ugares para corservar
arc|vos Las lerr|las lerer a |a |uz de| dia
Frot[a|oscontrarobos:
Prevea ||aves o cardados para |a puerla de
erlrada de| |oca| ] c|errecor ||ave.
ho corlie esla c|ave rs que a ura o dos
persoras resporsao|es de| |oca|.
Se||e, s| es pos|o|e, cada pape| corler|do er su
arc|vo, o er su deleclo, cada pape| cor
s|derado coro sers|o|e o docurerlo
lurdarerla| para |a orgar|zac|r ur se||o a
l|rla es sul|c|erle cor e| |ogol|po de |a
orgar|zac|r}.
lrsla|e ur |ugar de corsu|la especil|co ]
superv|sado.
Frot[a|os contra |a desapar|c|n o e|
desorden:
ho presle rurca or|g|ra|es a| exler|or, aga de
prelererc|alolocop|as.
Er caso de luerza ra]or, e|aoore ura ||sla
prec|sa de |os docurerlos preslados asi coro
|a leca de su resl|luc|r ] aga que l|rre e|
preslalar|o. ho o|v|de |rserlar ura l|ca er e|
exped|erle a| |ugar de| docurerlo preslado o
exlraido de| exped|erle.
54.
Prevea |a ex|slerc|a de ur soporle de
relererc|a, ||arado or|g|ra| de segur|dad
rasler}, que gararl|za|a perpelu|dad.
Rea||ce cop|as de corsu|la er ura lorra
corver|erle ] ecorr|ca, por ejerp|o er
s|slera aud|ov|sua| ara|g|co o ura cop|a de
prolecc|r er 8elacar] ura cop|a desl|rada a
|a corsu|la er VlS. 0esde e| desarro||o de |as
lecro|ogias de |a |rlorrac|r, |o rejor es usar
cada vez rs e| C0 o e| 0V0, soporles cu]a
perpelu|dades cada vez rs l|ao|e.
Ev|le que eslr cerca de lodo carpo
ragrl|co.
55.
0eoer laro|r a|racerarse er ur espac|o s|r
|uz, s|r carpos ragrl|cos ] |os soporles
deoer ser acord|c|orados er cajas adapladas
para ev|lar loda delorrac|r o areraza a su
|rlegr|dad.
56.
ho ul|||ce c|rla ades|va para reparar ur
docurerlo rasgado: para |os pequeros
rasgores, se puede ul|||zar pape| c|ra
preerco|ado.
ho uredezca rurca ur pape|: qu|le e| po|vo
r|carerle cor ur lrapo seco o cep|||osuave.
Seque |os docurerlos rojados acc|der
la|rerle erlre dos ojas de pape| aosoroerle,
] cro|e|o er cuarlo a]ar aosoro|do ura
sul|c|erlecarl|dad de uredad.
57.
ura vez que |as cajas ] soores que corl|erer
|os arc|vos lergar ura s|gralura para
c|as|l|car|os ] ercorlrar|os lc||rerle, se
puede escoger e| rlodo rs aprop|ado para
guardar|os er e| |oca|.
For ser|es:
E| order raler|a| de |os exped|erles reproduce
e| p|ar de c|as|l|cac|r de |os arc|vos. Esle
rlodo ex|ge ura s|gralura e|aoorada pueslo
que cada ser|e o suoser|e esl represerlada
por ur s|gro rreros ] |elras} que precede a|
rrero de exped|erle. Eslo preserla ro
ooslarle ur |rcorver|erle: oo||ga a dejar
espac|os vacios para aurerlar arc|vos
posler|orrerle. Eslos |l|ros sor d|lic||es de
prever ] pueder ||evar|o a acer relroceder o
desp| azar ser| es de caj as soore | as
eslarlerias.
E| order puede ser laro|r s|r |rlerrupc|r, es
dec|r, por order de erlrada de |as cajas de
arc|vos er e| |oca|. Esle s|slera es ru]
ecorr|co desde e| purlo de v|sla de| espac|o
s| se l|ere ur grar rrero de exped|erles que
guardar. Cada caja es |derl|l|cada por ur
s|rp|e rrero de order croro|g|co. Es
|rd|spersao|e lerer a| dia ur l|cero rarua| o
|rlorrl|co para lac|||lar |a osqueda ] |a
|oca||zac|r de |os exped|erles, ]a que e| order
|rle|eclua| eslao|ec|do se d|soc|a de| rarco de
c|as|l|cac|r] de| order raler|a|.
Prec|se per|d|carerle ur p|aro de |a
|oca||zac|rde |os exped|erles er e| |oca|.
ura ouera adr|r|slrac|r de sus arc|vos
||eva a garar l|erpo ] ace rs el|c|erle e|
lraoajo... pero |rp||ca |rvers|ores er persora|
] equ|par|erlos, asi coro ur |oca| de
corservac|r ] er corsecuerc|a es recesar|o
cors|derar ur presupueslo especil|co.
Es pos|o|e as|r|sro, corl|ar |os exped|erles
que ro l|erer rs ul|||dad corr|erle a ur
orgar|sro espec|a||zado er |a corservac|r de
arc|vos.
La e|ecc|r de esla so|uc|r |e corresporde a
cada orgar|zac|r ] puede acerse coro parle
de ur pro]eclo cu|lura| de va|or|zac|r de |a
reror|a|slr|cade su orgar|zac|r.
58.
Ex|sler 0h0s que pueder a]udar|e cor
corsejos, |rc|uso, cor co|aooradores, aders
de |os serv|c|os de arc|vos po||cos o
asoc|ac|ores proles|ora|es de arc|v|slas er
su pais.
V||. PUEDE SER UTIL
59.
EL 00N$EJ0 |NTEPNA0|0NAL E L0$
AP0h|V0$
0 ca||edes Frarcs8ourgeo|s 75003 Paris, Frarc|a
Correo e|eclrr|co: |ca@|ca.org
S|l|o Weo: http://WWW.arch|vesdefrance.
cu|ture.gouv.fr/fr/|nternat|ona|/|ndex.htm|
Es ura orgar|zac|r ro guoerrarerla| creada
er 1948 oajo |os ausp|c|os de |a uhESC0 que
l|ere por r|s|r |a proroc|r de |a
corservac|r de| palr|ror|o arc|visl|co
rurd|a| grac|as a |a cooperac|r |rlerrac|ora|
erlre arc|vos. Rere arc|v|slas prole
s|ora|es, asoc|ac|ores e |rsl|luc|ores de
arc|vos que corparler coroc|r|erlos,
per|lajes ] exper|erc|as.
T|erer regu|arrerle ser|rar|os de lorrac|r,
la||eres, ercuerlros de raras reg|ora|es e
|rlerseclor|a|es, pero laro|r a aque||os de
orgar|zac|ores |rlerrac|ora|es, coro es e|
caso de |os corgresos cualr|arua|es que se
ce|eorar regu|arrerle er lodas |as reg|ores
de| rurdo ] que rorra|rerle eslr ao|erlos a
lodos.
Er corex|r cor |as |rsl|luc|ores ] |as
asoc|ac|ores arc|visl|cas de lodas parles er
e| rurdo, e| lCA lavorece |os |rlercaro|os de
|rlorrac|r, |rvesl|gac|r e ul|||zac|r de
|ireas d|recl|vas ] rorras para lodos |os
aspeclos de |a prcl|caarc|visl|ca.
Sus pro]eclos por |o que se rel|ere a |os 0lh0s
cors|sler er rea||zar ura guia de |os arc|vos
de |os 0lh0s ] ura guia |rlerrac|ora| de |as
luerles de |a |slor|a de |as v|o|ac|ores de |os
derecos uraros.
La secc|r de |as asoc|ac|ores proles|ora|es
l|ere ur pro]eclo ||arado Arc|vos s|r
lrorleras. Esle pro]eclo l|ere por oojelo
coord|rar |os esluerzos er |a corur|dad
arc|visl|ca |rlerrac|ora| para rea||zar
pro]eclos de as|slerc|a er e| exlrarjero, cor e|
l|r de desarro||ar |as errar|erlas ] e| per|laje
recesar|os para |as corur|dades er vias de
desarro||o] para aque||as er lrars|c|r.
Er e| s|l|o de| Corsejo lrlerrac|ora| de |os
Arc|vos se l|ere acceso a |as rorras
|rlerrac|ora|es de descr|pc|r arc|visl|ca, ] a
corsejos er cuarlo a corservac|r, gesl|r de
|os docurerlos e|eclrr|cos, eva|uac|r,
elclera.
LA uN|0N E LA$ A$00|A0|0NE$
|NTEPNA0|0NALE$ [uA|)
Ca||e was|rglor 40, 81050, 8ruse|as, 8|g|ca.
Te|: 32240.18.08 Fax: 32243.1.99
Correo e|eclrr|co: u|au|a.be
S|l|o Weo: http://WWW.u|a.org/
Es ura orgar|zac|r |rdeperd|erle, ro
guoerrarerla|, s|r r|ro de |ucro, apo|il|ca.
Su prograra se or|erla corp|elarerle ac|a
|a corur|dad de |as asoc|ac|ores |rler
rac|ora|es a |as que a]uda cor eslud|os,
|rvesl|gac|ores ] acl|v|dades. La uAl lue |a
pr|rera asoc|ac|r |rlerrac|ora| que se
oerel|c| de |a |e] oe|ga de| 25 de ocluore de
1919 que |o eslao|ece.
leredera de ur r|co palr|ror|o docurerla| er
ur ro|lo poco eslud|ado de |as asoc|ac|ores
|rlerrac|ora|es ro guoerrarerla|es, |a uAl
or|erla sus acl|v|dades er ura doo|e d|recc|r:
|a aclua||zac|r de |a |rlorrac|r, e| ar||s|s ]
|a |rvesl|gac|r rs a|| de |os dalos
descr|pl|vos. Erlre sus rurerosas puo||cac|o
res se ercuerlrar e| earccck cf Irterracicral
Drari zati crs, ] | a rev| sla o| reslra|
Trarsracicral Asscciaticrs / Ascciacicres
Trarsracicrales que se preocupa por |os
proo|eras adr|r|slral|vos, lcr|cos ] po|il|cos
er serl|do arp||o que erlrerlar |as
orgar|zac|ores |rlerrac|ora|es ro guoerra
rerla|es, |rdeperd|erlererle de |os l|res
especil|cos que cada ura de e||as pros|gue.
LA uNE$00
P|aza de Forlero], 75352, Paris
S|l|oWeo: http://WWW.unesco.org
Esla orgar|zac|r se cre er 1945 cor e| l|r de
corlr|ou|r a| rarler|r|erlo de |a paz ] |a
segur|dad eslrecardo, a lravs de |a
educac|r, |a c|erc|a ] |a cu|lura, |a
co|aoorac|r erlre rac|ores, cor e| l|r de
gararl|zar e| respelo ur|versa| de |a jusl|c|a, de
|a |e]; de |os derecos uraros ] de |as
||oerlades lurdarerla|es para lodos; s|r
d|sl|rc|r de raza, sexo, |ergua o re||g|r, que
|a Carla de |as hac|ores ur|das recoroce a
lodo e| pueo|o.
Apo]a prograras er raler|a arc|visl|ca
lcr|ca l|rarc|ardo r|s|ores de aud|loria,
per|laje] as|slerc|a.
Posee ur serv|c|ode arc|vos prop|o:
Te|.: 01.45.8.19.45 o 19.4}
S|l|o Weo: http://WWW.uNE$00.org/genera|
/fre/|nfoserv/arch|ves
Es pos|o|e corsu|lar su ouscador ] ul|||zar|o
oajo a|guras cord|c|ores:
http://WWW.u|cc.ca.uK/uNE$00/
LA$ |PE00|0NE$ E AP0h|V0$ Y LA$
A$00|A0|0NE$ FP0FE$|0NALE$ E
AP0h|V|$TA$ E $u FA|$
Es |rd|spersao|ecorlaclar|as para:
lrlorrar|e soore lodos |os lexlos de |e]es ] |as
rorras er v|gor er cuarlo a arc|vos.
lrlorrar|e soore |as pos|o|||dades que olrecer
para rec|o|r arc|vos pr|vados por corlralos de
deps|lo, gararl|zrdo|e |a prop|edad a |a 0h0
] rarler|rdo|os proleg|dos.
0r|erlar|o soore |os proveedores de raler|a|
espec|a||zado.
Ercorlrar sus d|recc|ores ] vircu|os ac|a
sus s|l|os Weo oajo |a pg|ra de |a uhESC0.
uhESC0 Arc|ves Porla|:
http://porta|.unesco.org/c|/ev/php
LA$ 0|N0$ u 0N0$ 0uE T|ENEN YA
EXFEP|EN0|A EN EL TPATAH|ENT0 E
AP0h|V0$
Puede laro|r |rlorrarse er |a secc|r de |as
orgar|zac|ores |rlerrac|ora|es de| Corsejo
lrlerrac|ora| de |os Arc|vos. Su s|l|o Weo esl
a|oergadoer e| s|l|ode |a uhESC0:
http://WWW.uNE$00.WebWor|d/|ca_s|o/
Por olro |ado, ur s|l|o Weo pr|vado, er |rg|s, de
|rlercaro|os ] corsejos para |as asoc|ac|ores
urar|lar|as corl|ere pg|ras ru] |rleresar
les soore e| Feccrcs maraemert.X
Y |a d|recc|r de eslas pg|ras es |a
s|gu|erle:
http://WWW.a|dWorkers.neto/mano.htm|
http://WWW.a|dWorkers.net/adm|n/records.htm|
0|rijase a |a d|recc|r de arc|vos o a |a
asoc|ac|r proles|ora| de arc|v|slas de su
pais.
60.
V||. FuEE $EP uT|L
Preurta 59
E| Corsejo lrlerrac|ora| de |os Arc|vos
La ur|r de |as Asoc|ac|ores
lrlerrac|ora|es uAl}
La uhESC0
Las d|recc|ores de arc|vos ] |as asoc|ac|ores
proles|ora|es de arc|v|slas de su pais
Las 0lh0s u 0h0s que l|erer ]a
exper|erc|a er e| lralar|erlo de arc|vos
Preurta 0

CONTENIDO
Para quienes?
|. hA |0h0 0N0?
Las 0h0s: ura rueva preserc|a,
Cor d|lererles perl||es rac|ora|es,
Asoc|ac|ores: ur pa|saje var|ado
,Pero o] sor recoroc|dos por |a
corur|dad |rlerrac|ora|
Por que?
||. L0$ AP0h|V0$,
$EH|LLA$ E HEH0P|A?
Los arc|vos: |as ser|||as de |a
reror|a,
,0u|res arc|var |a acl|v|dad de |os
orores a lravs de |os l|erpos,
,Y que ro se exc|u]a r|rgura lorra
de soporle lis|co
Preurtas 1-8
Preurta 4
Preurtas 5-10
|||. L0$ AP0h|V0$ E LA$ 0N0s,
uN FuENTE ENTPE EL FPE$ENTE
Y EL FuTuP0
Recuperac|r de |a |rlorrac|r
ura oase para |a reror|a
ura luerle para |os eslud|os c|erlil|cos
A|guros leras de eslud|o pos|o|es
Preurta 11
Preurtas 12-18
Preurta 14
Preurta 15
Como?
|V. 00T||ANAHENTE:
uN 8uEN TPATAH|ENT0
E L0$ EXFE|ENTE$
E| ouer lralar|erlo de ur exped|erle
T|lu|ar ur exped|erle
0rgar|zar raler|a|rerle
Preurtas 1-21
ur pro]eclo er desarro||o puede
requer|r var|os exped|erles
C|c|o de ura acl|v|dad ] su l|po|ogia
docurerla|
Preurtas 22-25
Preurtas 2-28
V. A LAP00 FLAZ0:
hA0A EL |NVENTAP|0
Y 0P0AN|0E $u$ AP0h|V0$
0escuora de drde prov|erer
|os docurerlos
Preurtas 29-81
C|as|l|car |os arc|vos
Preurtas 82-85
Ejerp|os de p|ar de c|as|l|cac|r
Alr|ou|r ura s|gralura para |oca||zar
rejor e| docurerlo
Preurta 8
0escr|o|r para corur|car rejor
Preurtas 87-89
ura ouera gesl|r de |os arc|vos
e|eclrr|cos
Preurtas 40-4
0u es |o que esl er juego er |a
corservac|r de |os docurerlos
e|eclrr|cos
Recuperar |a reror|a perd|da
Preurtas 47-50
V|. uN Lu0AP FAPA L0$ AP0h|V0$
Preurtas 51-58
4
4
4
5
5

7
8
11
11
12
13
13
14
14
15
18
20
17
21
21
22
23
24
24
2
27
28
30
33
33
33
34
34
34
33
34