ORGANIZACIN DEL EVENTO En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonoma para autorizar

gastos y un comit organizador conformado por cada uno de los responsables de los comits definidos, quienes conjuntamente asignarn funciones y elaborarn el plan general de trabajo, como mnimo con cuatro meses de anticipacin, el cual servir de base para el plan individual de cada comit. COMIT DE ADMINISTRACIN Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripcin) y el apoyo logstico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalacin y clausura, sitios de reuniones, recursos fsicos: mesa principal, micrfonos, sonido, fax, computadores, mquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelgrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros. COMIT ACADMICO Se encargar de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepcin de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harn parte de las memorias del evento. Deber acordar con el subcomit de Recepcin y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas. COMIT DE RELACIONES PBLICAS Aun cuando el xito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comits, ste es quizs el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promocin, divulgacin y atencin directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomits as: PROMOCIN Y DIVULGACIN Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratgicos y con la debida anticipacin los afiches del evento, previamente definidos tambin por este comit. As mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, segn anlisis realizado, folletos con toda la informacin, los cuales deben contener como mnimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa acadmico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y direccin de la inscripcin, fecha mxima de confirmacin e integrantes del comit organizador. Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipacin, hasta la realizacin del evento. Cuando sea necesario har los contactos con la radio, la prensa y la televisin, para su divulgacin por estos medios. Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratgicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunin y de la impresin del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitacin, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelera que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilizacin. a. INSCRIPCIONES En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y gil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trmites son confusos y

desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultar el desarrollo normal del evento. El sitio de la inscripcin debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen nmero de asistentes. Segn el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribucin de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabtico. Hoy da la utilizacin del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripcin. b. ESCARAPELAS Y MATERIALES La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la informacin relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organizacin, copia de las conferencias, programacin acadmica y social, tarjetas de invitacin para las actividades sociales, gua turstica y gua de espectculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de inscripcin, el cual servir a su vez para la elaboracin del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripcin, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos. c. RECEPCIN, ALOJAMIENTO E INFORMACIN Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmacin para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento. Son tambin los integrantes de este comit quienes se encargan de la recepcin de los asistentes en el aeropuerto, si as los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; adems, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomit de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles. Cuando los asistentes de otras regiones sea un nmero considerable, es aconsejable ubicar un puesto de informacin en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepcin, adems de suministrar la primera informacin y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes. Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomit, quien se encargar de agilizarlo concerniente a hospedaje y estar en condiciones de dar informacin particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmacin del vuelo de regreso. d. TRANSPORTE Es el responsable de coordinar la movilizacin de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratacin de vehculos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organizacin y coordinacin del evento, y transporte colectivo para los asistentes, segn programacin definida. Adems de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.

e. ACTOS SOCIALES Corresponde a este subcomit la coordinacin del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalacin y clausura, actos culturales, visitas a sitios tursticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el mximo de atencin y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo men, contratar la animacin segn el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los dems subcomits. f. PROTOCOLO Vela por la elaboracin anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentacin necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organizacin de la mesa principal, la ubicacin de las personas y la colocacin de sus nombres, para cada uno de los eventos. Est pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable adems de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesisticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguracin y clausura del evento. Coordinar adems en envo de flores, a la habitacin del hotel, para las seoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecucin de souvenirs para los asistentes. SECRETARA DEL EVENTO Es el comit responsable de la recoleccin, elaboracin de originales, correccin, impresin, armada, distribucin y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboracin de las memorias. Atiende adems el eventual diligenciamiento, envo, recibo y tramitacin de correspondencia de los asistentes al evento, as como la recepcin y realizacin de llamadas de los participantes. Son funciones tambin elaborar circulares de promocin e invitacin al evento, actualizacin de listas y confrontacin de direcciones, elaborar fichas de inscripcin, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y dems trabajos mecanogrficos que surjan durante el evento. Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del saln de conferencias, toda la informacin que aparece en los diarios sobre el evento, as como el programa del da y los cambios en la programacin. Segn la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comits como el de prensa, publicaciones, stand de exhibicin y servicios generales. ETAPA POST-EVENTO El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluacin y como pauta para futuros eventos. La manera ms objetiva de realizarlo es a travs de una reunin con todos los integrantes de los comits.

DISEO Y PLANEACION: El men de tu Restaurante es la columna vertebral del negocio de l depende en gran medida el exito de tu desempeo dentro del giro gastronmico. Aqu te proporcionamos las herramientas claves que necesitas para planear , costear y disear tu men de forma muy prctica y sencilla. Antes de abrir un restaurante es importante definir el tipo de comida que quieres ofrecer dependiendo del nicho de mercado al que piensas dirigirte o alguna especialidad que hayas elegido, por ejemplo es aconsejable concentrarte en especialidades o tipos de comida especficos como puede ser comida japonesa, comida italiana, comida mexicana, mariscos, etc o bien pueden ser desayunos, una cafetera o algn tipo de comida rpida que van desde hot dog, hamburguesas o pizzas. Elegir el tipo de platillos es indispensable porque de eso dependen tu inventario y tus insumos para prepararlos, entre ms extenso sea el men, ms extenso deber de ser tu inventario y por lo tanto mayor el capital de operacin para poder ofrecer un excelente servicio y no tener demasiadas mermas; por eso te recomendamos que te especialices en una sola categoria sobre todo al inicio y con el tiempo vayas conociendo cuales son los platillos que ms tienen rotacin y poder ir adaptando el men segn las necesidades de tu clientela. El men de tu Restaurante es el reflejo de tu negocio debe tener los colores y diseo de acorde al tipo de Restaurante ya sea formal o informal, comida rpida o una cafetera debe estar diseado de tal forma de que sea agradable y funcional para tu clientela, a continuacin te mostramos los pasos bsicos que debes de seguir para disear y planear el men para un restaurante, recuerda no importa el tamao de tu negocio siempre debes de transmirtir profesionalismo empezando por una buena imagen. Paso 1.- Fijar los precios de los platillos de tu men: Que precio el pongo a este platillo?es una pregunta frecuente para quien se in icia en el negocio de los restaurantes, pero la respuesta no la debes de dejar a tu instinto o apreciacin, definir el costo de cada platillo que ofreces en el men es primordial para una operacin exitosa y poder fijar el precio de venta para tus clientes. Debes de considerar el costo de la materia prima de cada platillo en forma individual de una manera precisa, para eso debes partir de los ingredientes de cada receta para poder obtener cuanto te cuesta elaborar los platillos de tu men. Puedes apoyarte en esta Herramienta de Control de Costos es una gua muy prctica que te ayuda a llevar un registro y un control exacto de los costos de tu men. Una vez definido el costo de cada platillo debers de considerar tus otros costos que no estn dentro de tu materia prima como servicios, pago al personal, rentas, gastos administrativos, etc. una adecuada planeacin de tus finanzas te ayudar a lograr buenos resultados, tan bien es importante que el precio que fijes en tu men este dentro del mercado es decir que cheques los precios de tu competencia para que ests dentro de esos precio o bien tengas una excelente justificacin para poder ofrecerlos a un precio ms alto y lo principal es ofrecer un excelente servicio y calidad Paso 2.- Secciones del Men: Echa un vistazo a un men de cualquier otro restaurante y te dars cuenta que de alguna forma se organiza secuencialmente: entradas, para botanear, aperitivos, sopas y ensaladas, platos principales, las especialidades, postres y bebidas. Es importante contar con secciones claramente identificadas, por diferentes colores, tipos de letra o resaltar los ttulos de cada seccin. debes

destacar las especialidades de la casa con una estrella u otras insignias, puedes incluir los postres ah mismo o bien generar otro men ms pequeo al centro de la mesa (caballete) para promocionar tus postres o bebidas, o promociones temporales que hagas de ciertos platillos esta es una muy buena Herramienta de Marketing a muy bajo costo. Dependiendo del tamao de men de tu restaurante, puedes poner los platillos en 1 2 columnas esto hace que el diseo resulte atractivo. Procura que este bien distribuido y no sea cansado para la vista. El orden es importante procura en cada seccin poner los de mayor precio en la parte de arriba y los de menor precio ms abajo. Pas 3.- Descripcin del Men: El nombre del platillo debe ser descriptivo o puede ser algo creativo del Restaurante o el nombre de su creador, una pasta Alfredo por ejemplo puede ser muy bien reconocida pero es mejor que abajo del nombre de cada platillo en el men de tu restaurante lo acompae una descripcin corta pero altamente efectiva para que el cliente se saboree y se le haga agua la boca, no tengas miedo de explicar lo que hay en el plato usa frase cortas de 1 2 renglones mximo y utiliza palabras provocativas que inviten a elegir ese platillo no te limites con ningn platillo a cada uno ponle tu toque personal debes estar seguro de lo que ofreces ya que en este punto debes estar confiado de la seleccin que hiciste para tu men. Paso 4.- Diseo y Presentacin: En este punto ya debes de estar listo y revisado una y otra vez los platillos y la descripcin de tu men te recomendamos que lo escribas en Word, en tu computadora para que vas definiendo los ltimos toques para pasar a la etapa de diseo y presentacin. Es necesario crear el diseo perfecto del men para tu restaurante. Esto suena fcil, pero un diseo de men eficaz es algo ms que imprimir una lista de platillos y ya debes de elegir y apoyarte de colores, fuentes e imgenes que son parte integral del diseo de un men efectivo. Los colores y las tipografas utilizadas en un men debe de reflejar el tema de tu restaurante. Por ejemplo, si va a abrir un restaurante de comida mexicana, los colores vibrantes como el rojo, turquesa, morado y verde seran una buena opcin para un men. Estos mismos colores se veran fuera de lugar en el men de un restaurante bistro francs o italiano. Lo mismo ocurre con el tipo de letra. Una cafetera puede tener un tipo de letra de escritura clsica , mientras que un bar, o restaurante informal, podra tener una fuente menos formal y colores ms llamativo. A la hora de elegir el tipo de presentacin debes de considerar los altos costos de impresin de tu men adems que una vez impreso en alguna imprenta no podrs cambiar precios o platillos a tu antojo, tendrs que solicitarlo a tu diseador o impresor y eso conlleva costos extras de impresin y tiempo para poder usar tu men, por eso te recomendamos utilizar los recurso disponibles de las Plantillas de Mens para Restaurantes muy econmicas y fciles de utilizar donde puedes tener control total de tus mens, los puedes imprimir a color en tu impresora de inyeccin de tinta desde tu computadora o en cualquier centro de impresin o copiado digital a muy bajo costo, la presentacin ideal para el men de tu restaurante por sus bajos costos de impresin es tamao carta ya sea que se impriman por un slo lado y las metas en carpetas protectoras transparentes para tu men, las hay de diferentes colores y materiales o bien que imprimas el men de tu restaurante por ambos lados y los lamines con plstico (mica trmica o plstico de contacto), una opcin ms presentable es tener de 4 a 6 pginas incluyendo la portada y engargolarlas (es decir ponerles arillo metlico ) esta opcin es muy duradera y de fcil limpieza para tu men. Todo depende de tu presupuesto pero

ten en cuenta que en estas pocas debes ganarle al tiempo y reducir costos, elige una plantilla de men para tu restaurante y ahorra tiempo y dinero. Paso 5.- Revisin peridica del Men: El men de tu restaurante ya est listo y ha empezado a agradarles a tus clientes, con una buena seleccin de platillos, un buen costeo, un excelente diseo y presentacin es momento de seguir hacia adelante para llevar tu negocio al selecto grupo de restaurantes exitosos. Pero Cuidado!, el men como parte de la estructura elemental de tu restaurante, es necesario darle seguimiento y hacer revisiones peridicas principalmente de tus costos, checar constantemente con las compras diarias los incrementos en los insumos y revisar que tanto se dispara el costo y en que momento debes de tomar la decisin de cambiar los precios, tambin es importante llevar un registro de los movimientos de tus platillos es decir los ms pedidos y los menos pedidos, es donde hay que hacer un alto y tomar decisiones contundentes de desaparecer algunos platillos de tu men , agregar unos nuevos y promocionar con diferentes estrategias el men de tu restaurante, todo esto es posible en corto tiempo y a muy bajo costo porque cuentas con las herramientas de Control de Costos para el men de tu restaurante as como las plantillas de diseo de diseo para men.