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EMPRESA CLIENTE

Documento de Visin - Modelo de
Seguimiento de Procesos



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.: Declaracin de la Oportunidad de Proyecto

La Oficina de Tecnologa de Informacin y Desarrollo Organizacional, OTIDO,
de la Empresa Cliente ha venido desarrollando un plan de formalizacin y
documentacin de todos sus procesos internos y externos, para as poder mejorar
cualitativamente el funcionamiento de la institucin, a travs de cambios y mejoras
a los procesos, ahora formalizados.

Para la OTIDO, el trabajo realizado en la formalizacin y documentacin de
los procesos es muy valioso, pero su entendimiento y practica por parte de los
miembros de la institucin es el objetivo primordial. Para que esto ocurra, la
OTIDO expresa que los procesos deben trasladarse del papel a un elemento
utilizable por los miembros de la institucin y gestionable por los responsables de
dichos procesos, ya que de otra forma los procesos quedarn como una referencia
escrita del funcionamiento de la empresa, ms no la prctica comn.

Los documentos de procedimientos tambin presentan serios problemas con
las actualizaciones, as como con la distribucin de dichas modificaciones entre los
miembros de la empresa. Los documentos tambin tienen problemas de
paralelizacin y sincronizacin, ya que es difcil que varias personas actualicen el
mismo documento al mismo tiempo.

Todo esto se puede evitar, implementando lo siguiente:

1. Un Modelo de Seguimiento de Procesos: este define como se debe
gestionar un proceso desde su definicin, pasando por su actualizacin y
terminando en su eliminacin. Esto incluye definicin de roles, normas y
procedimientos para la gestin de procesos.

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2. Un sistema de Gestin de Procesos: permite implementar en una
aplicacin los procesos de una organizacin. Estos sistemas se
caracterizan por permitir la administracin y ejecucin de procesos o
flujos de trabajo, donde solo se almacenan datos y archivos, no se
ejecuta ningn tipo de procesamiento o transformacin.

El modelo, junto con el sistema, debe permitir la fcil implementacin de
procesos de distintos tipos, pudindose definir los pasos a seguir (actividades) y
los responsables de cada paso. Esto permitira a la OTIDO poner en prctica los
procesos definidos, y hacer seguimiento de sus ejecuciones. El seguimiento es
muy importante, ya que esto permite cuantificar el funcionamiento de los procesos
de la empresa a travs de indicadores de gestin, que si bien el sistema no los
incluye, se pueden calcular con la informacin recabada por el mismo.

.: Objetivos del Proyecto

1. Establecer mecanismos de ejecucin, control y monitoreo de los
procedimientos organizativos. El modelo de seguimiento y el sistema
de gestin de procesos permitir definir cmo se ejecuta un proceso y
quienes pueden o deben ejecutarlos. As mismo, debe permitir auditar
todas las ejecuciones en curso y las histricas.

2. Independizar el mtodo y flujo de trabajo del personal de la
empresa. El sistema de gestin de procesos permitir a una persona
inexperta a ejecutar un proceso sin entrenamiento previo sobre dicho
proceso. El sistema de gestin obligar al personal a seguir los pasos
definidos por los expertos.

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3. Asegurar el auto aprendizaje y la transferencia de conocimientos
organizacionales. El personal estar obligado a seguir los pasos
definidos para los procesos en el sistema de gestin, y por ende, a
medida de que vaya ejecutando procesos con el sistema, el personal ir
conociendo el funcionamiento de la empresa sin necesidad de una
persona experta que lo entrene.

4. Facilitar los procesos de reingeniera de procesos organizacionales
y cambio institucional. El sistema permitir modificar o reemplazar
procesos y hacer pblicos estos cambios de forma automtica. El personal
de la empresa encargado de la ejecucin de los procesos siempre tendr
a su disposicin las modificaciones realizadas por los administradores del
sistema de gestin.

.: Solucin Propuesta

Nuestra experiencia en la definicin, formalizacin y automatizacin de
procesos organizacionales nos permite recomendar la definicin de un Modelo de
Seguimiento de Procesos basado en una herramienta informtica de Gestin de
Procesos, ya que sin este sistema de gestin, el Modelo de Seguimiento terminara
siendo otro documento ms, cuyo cumplimiento es difcil de imponer por parte de la
gerencia.

Este Modelo de Seguimiento definir los mecanismos de creacin,
modificacin y eliminacin de procesos organizacionales, as como su distribucin
entre los miembros de la empresa para su uso. Este Modelo de Seguimiento, ms
que una documentacin, es la definicin de roles, usuarios y permisos en la
herramienta de Gestin de Procesos. Por ende, el Modelo de Seguimiento propuesto
consta de tres (3) elementos fundamentales:

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1. Documento con el Modelo Conceptual de Seguimiento
2. Configuracin de una herramienta de Gestin de Procesos apegado al
modelo conceptual.
3. Taller de Transferencia de Conocimiento al personal de la empresa, del
modelo conceptual y de la herramienta de gestin.

Para la herramienta, se recomienda la instalacin de un Sistema
Automatizado de Gestin de Procesos Organizacionales, ya desarrollado y probado
por nuestra organizacin, con las siguientes caractersticas:

! Configurable. La creacin y modificacin de los procesos en el
sistema puede ser realizado por personal sin conocimientos tcnicos de
programacin. Por ende no se requieren cambios en el cdigo fuente
para la implementacin de procesos.
! Ejecutable. Los procesos definidos en el sistema pueden ser
ejecutados por los usuarios del sistema y cada una de estas
ejecuciones pueden ser auditadas por los administradores.
! Seguro. El sistema permite definir permisos de acceso al mismo, as
como establecer las polticas de visualizacin y ejecucin de los
procesos.
! Arquitectura Web. De fcil acceso y distribucin entre los usuarios de
la empresa. El nico requisito para usar al sistema es contar con una
computadora con acceso a la red interna de la empresa o Internet.
! Estndar Abierto. Todos los requerimientos tcnicos, como base de
datos, servidor de aplicaciones y sistema operativo, son de cdigo
abierto o de licencias libres, por lo cual la empresa no incurrir en
gastos adicionales ni recurrentes en licencias para la implementacin
del sistema.

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Fig. 1 Modelo de Seguimiento y Gestin de Procesos

Para probar este Modelo de Seguimiento y su implementacin en el sistema
de Gestin de Procesos se propone implementar un pequeo grupo de procesos
medulares de la empresa. Esta implementacin se ejecutar en conjunto con el
personal de la empresa, para reforzar la transferencia de conocimiento. Una vez
implementado, se probar la ejecucin del mismo junto con un grupo de usuarios
finales de la empresa, para que validen su implementacin y se entrenen en su
ejecucin.

.: Alcance de la Solucin Propuesta
! El Modelo de Seguimiento Conceptual es un documento digital que definir
roles, responsabilidades y polticas para el mantenimiento de procesos
organizacionales (creacin, edicin y eliminacin).
! El Sistema de Gestin es una aplicacin previamente desarrollada y
probada, que ser configurada para satisfacer los requerimientos del
Modelo de Seguimiento conceptual.

Manuales
de
Procedimientos
Modelo
de
Seguimiento
Sistema de Gestin
Datos
Indicadores
de Gestin
Usuario Final

Administrador
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! Los Procesos Medulares son procesos ejemplos previamente definidos y
formalizados en documentos de la empresa. En dicho documento estn
expresados los roles, actividades, datos y artefactos involucrados. Estos
procesos sern implementados en el Sistema de Gestin y probados por un
grupo de usuarios de la empresa en "ambiente de pruebas.
! La Transferencia de Conocimiento se realizar a travs de un taller y la
entrega de manuales. Se aconseja a la empresa involucrar al personal a
ser entrenado desde el principio del proyecto para que el taller y los
manuales sean entendidos con mayor efectividad.

.: Metodologa de Trabajo

Para este proyecto se ejecutar un subconjunto de las actividades definidas
en la metodologa holstica de Business Process Management (BPM), aunque
despus de terminado el proyecto, la empresa seguir haciendo uso del modelo
de seguimiento y del sistema de gestin basados en la metodologa BPM. El ciclo
de vida de esta metodologa comprende de los siguientes grupos de actividades
(no todas se ejecutarn en el proyecto):
1. Diseo. Identificacin de los procesos actuales y diseo de los
procesos nuevos.
2. Modelaje. Anlisis de escenarios donde los procesos diseados
pudieran funcionar.
3. Ejecucin. Implementacin en una aplicacin de los procesos y su
puesta en productivo.
4. Monitoreo. Anlisis del desenvolvimiento de un subconjunto de
ejecuciones.
5. Optimizacin. Reingeniera de los procesos basados en el anlisis de
las ejecuciones.

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Fig. 2 Metodologa Business Process Management

.: Desarrollo de la Solucin Propuesta
Apegndose a la metodologa BPM, la siguiente planificacin permitir llevar a
cabo el proyecto de creacin e implementacin del Modelo de Seguimiento de
Procesos:

.: Fase I:
DISEO Y DEFINICIN DEL MODELO DE SEGUIMIENTO (CONCEPTUAL).
Duracin: 15 das hbiles (aproximadamente)
Descripcin: El Modelo de Seguimiento debe apegarse a la realidad de la
empresa, por lo cual se requiere hacer un levantamiento de informacin
sobre la estructura y componentes de la OTIDO, ente responsable del
mantenimiento de los procesos y los sistemas de gestin que los sustentan.
Una vez recolectada dicha informacin se proceder a disear un Modelo de
Seguimiento conceptual, en un documento a ser entregado a la OTIDO
como referencia. Este documento ser revisado por ambas partes en
mximo dos (2) iteraciones.
Entregables:
! Modelo de Seguimiento de Procesos (Conceptual)

.: Fase II:
IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE SEGUIMIENTO (SISTEMA DE GESTIN).
Duracin: 20 das hbiles (aproximadamente)
MONITOREO OPTIMIZACIN

DISEO

MODELAJE

EJECUCIN
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Descripcin: El Modelo de Seguimiento ser implementado en una
herramienta de Gestin de Procesos previamente implementada. Las tareas
principales de esta fase comprenden la configuracin y adaptacin del
sistema de gestin al Modelo de Seguimiento desarrollado en la Fase I. El
sistema, una vez configurado y adaptado, ser probado por ambas partes
en un mximo de dos (2) iteraciones. Para la prueba, se implementar en el
sistema un proceso ficticio, que ejemplifique el uso de la herramienta.
Entregables:
! Sistema de Gestin de Procesos (Instalado y configurado)

.: Fase III:
IMPLEMENTACIN DE PROCESOS MEDULARES EN LA HERRAMIENTA.
Duracin: 20 das hbiles (aproximadamente)
Descripcin: Se realizar un taller para determinar cul de los procesos
previamente formalizados por la OTIDO son considerados medulares por la
organizacin. La finalidad de este taller es llegar a un acuerdo entre las
partes sobre cuales procesos se van a implementar en el sistema para
utilizarlos como piloto o prototipo. Una vez alcanzado el acuerdo, se
implementarn los procesos en el sistema de gestin. Esta implementacin
ser probada por ambas partes en un mximo de dos (2) iteraciones.
Entregables:
! Procesos modulares implementados en el Sistema de Gestin.

.: Fase IV:
TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
TCNICO y USUARIOS FINALES DEL SISTEMA DE GESTIN EN LA
EMPRESA.
Duracin: 5 das hbiles (aproximadamente)
Descripcin: Se impartir el entrenamiento en forma de curso prctico
sobre la administracin del sistema (Personal Tcnico) y sobre su utilizacin
(Usuarios Finales). Adems se proceder a redactar los manuales de usuario
y de administracin para que el curso sea replicable por el mismo personal
de la empresa. Este curso se le impartir a personas claves, las cuales
tendrn la responsabilidad de entrenar al resto de la empresa.
Entregables:
! Cursos impartidos al personal clave.
! Manual de Administracin del Sistema de Gestin.
! Manual de Usuario del Sistema de Gestin.

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Fig. 3 Diagrama de Gantt preliminar, con duracin y entregables
.: Riesgos del Proyecto

! Levantamiento de informacin en la OTIDO con datos contradictorios
o definiciones ambiguas. Como se trata de definir un modelo con roles y
responsabilidades nuevas, es muy comn que la informacin recolectada y
las responsabilidades impuestas sean ambiguas y/o contradictorias, lo que
atenta contra la satisfaccin del cliente. Esta insatisfaccin usualmente se
traduce en retraso en el cronograma del proyecto hasta que se llegue a un
acuerdo entre las partes.
Mitigadores:
1. El resultado del levantamiento de informacin se realizar por escrito,
donde cada uno de los participantes firmar hacindose responsable
por su aporte. Las contradicciones entre la informacin dada por el
personal sern resueltas por el lder asignado al proyecto por parte de
DISEO
IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA
IMPLEMENTACIN DE
PROCESOS
CURSOS
15 das hbiles
20 das hbiles
20 das hbiles
5 das hbiles
Modelo de
Seguimiento
Sistema de Gestin
Configurado
Procesos en el
Sistema de Gestin
Manuales
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la OTIDO, y ser plasmado por escrito en el resultado nombrado
anteriormente.
2. El Modelo de Seguimiento se revisar en mximo dos (2) iteraciones
por el lder de proyecto asignado por el cliente. Una vez aceptado el
Modelo de Seguimiento, este no se podr cambiar en las otras fases
del proyecto.

! Seleccin e Implementacin de los procesos medulares muy larga o
compleja. Determinar cules son los procesos modulares de la empresa
puede ser una tarea difcil, se pueden presentar desde opiniones encontradas
como luchas de intereses. Luego, si los procesos seleccionados son muy
complejos o involucran demasiados departamentos o personas, puede
complicar el prototipo y hacer una evaluacin preliminar, que es el objetivo
del proyecto, se hara muy complicado.

Mitigadores:
1. La seleccin de los procesos medulares solo debe ser realizado con
personal clave de la empresa, en un taller de no ms de 32 horas (4
das). Si al finalizar el taller no se ha llegado a ningn acuerdo, el lder
de proyecto por parte de la empresa escoger los procesos a ser
implementados sin la necesidad del consenso del resto de la empresa,
a ms tardar 8 horas (1 da) despus de haber finalizado el taller.
2. Se deben escoger mximo tres (3) procesos medulares, y estos deben
involucrar a mximo dos (2) departamentos y no ms de diez (10)
personas. El nmero de actividades a implementar es ms flexible,
pero un proceso de ms de veinte (20) actividades o pasos ya es
considerado complejo.
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! El impacto de los cursos no es suficiente para entrenar al personal de
la empresa. Los cursos magistrales o prcticos pueden no tener los efectos
deseados.
Mitigadores:
1. Se impartirn dos cursos separados: uno para administradores y uno
para usuarios finales.
2. Los cursos tendrn un mximo de ocho (6) participantes.
3. El curso ser completamente prctico, por lo cual se requieren seis (6)
computadoras con acceso al Sistema de Gestin.
4. Los seis (6) administradores a entrenar deben participar desde el
principio en el proyecto, y deben participar en la prueba de todas las
fases. As ya llegarn familiarizados con la herramienta al curso.
NOTA: Se considera a los mitigadores como condiciones para el xito del proyecto.
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.: Condiciones generales de la propuesta
! La aceptacin de esta propuesta se debe formalizar a travs de una
comunicacin escrita (usualmente denominada "Acta de inicio de Proyecto)
firmada por ambas partes. En esta comunicacin se establecer la fecha de
inicio de las actividades del proyecto.
! Cualquier actividad que la empresa solicite ejecutar que no est expresada
en la siguiente propuesta, estar sometida a revisin por parte del Gerente
de Proyecto. Si este considera que las actividades no estn dentro del
alcance del proyecto, se le notificar por escrito al cliente dicha conclusin
junto a una propuesta de solucin que incluya la inversin econmica
requerida. La aceptacin de esta nueva propuesta condiciona la ejecucin de
dichas actividades.