FICACIA AL INSTANTE

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FICACIA AL INSTANTE

MANUAL DE BUENAS
PRCTICAS.
CALIDAD DE VIDA PARA TODOS.

ESTE MANUAL BUSCA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA LABORAL DE LOS

COLABORADORES DE LA EMPRESA DIDCTICA SDIP S.A.S

FICACIA AL INSTANTE
MANUAL DE BUENAS PRCTICAS
CALIDAD DE VIDA PARATODOS

Asesoras:
GMEZ

GUERRERO DORA MILENA

ALEJANDRA
PREZ KATTHERINE VIVIANA
OFICINA 80008

PALOMINO ROJAS DAILY

VALERO

Presentado a:
SDIP S.A.S
BLANCA NATHALIE CANTOR VANEGAS
Gerente

Asesorado por Instructores:

CASTILLO GONZLEZ RUTHCARDENAS PINZN MIGUEL ANGELCRUZ
PINEDA PAUL NDRESFERNANDZ RODRGUEZ ANA MIREYAGARZN
CAICEDO ROSANAHERAZO ROMERO JSE HIRAN
MNDEZ ROS DIANA CAROLINA
MERA MARTNEZ HAROL IVAN
ESTRADA MONTOYA GABRIEL ANTONIO

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA C.G.A.

BOGOTA D.C
DICIEMBRE DEL 2013

Contenido

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INTRODUCCIN
El s que permitira el fortalecimientode la empresa didctica de SDIP S.A.S en los
procesos de Preseleccin, Servicio al cliente, Factores de riesgos laborales,
coordinar el proceso de evaluacin cde desempeo de los colaboradores,
procesar la informacin y promover la interaccion idnea,mantener los registros,
conocimentos experiencias de capacitacin.
La presente propuesta surge de las necesidades que se encontraron en la
aplicacin del diagnstico, en donde se evidencia la necesidad de fortalecer de
los procesos anteriormente mencionados. Para ello, se encontraran una serie
de soportes y ayudas estrategicos con principios, objetivos, politicas, teniendo en
cuenta la normatividad vigente y las polticas organizacionales internas.
En cada uno de los procesos se definir brevemente su importancia, su beneficio
y se estructura normativa. Se tendr en cuenta por ejemplo las normas de
calidad ISO 9000, NCGP-CP 1000,
GTC34, GTC 45, OHSAS1805 y
reglamentacin nacional,la ley archivistica 524 del 2000, el decreto 18 del 2008
de 22 de enero.
Finalmente, se presentar una propuesta que desarrolla metodologas y
procesos documentados para fortalecer las estrategias de los servicios ofrecidos
en la organizacin.

JUSTIFICACIN
La presente propuesta se desarrolla teniendo en cuenta los resultados
encontrados en los dignosticos aplicados en la empresa didctica SDIP S.A.S.,
en el cual se evidencia la necesidad de desarrollar algunas herramientas
prcticas que aporten al fortalecimiento.
Por ello, es importante brindar herramientas de documentacin y estructuracin
de procesos como el de Preseleccionar candidatos en el cual brindaremos una
herramienta que fortalezca la preseleccin. Por otra parte, brindaremos
elementos de saberes sobre los riesgos laborales que afectan la salud de los
colaboradores. Igualmente se reforzara sobre la aplicacin de la evaluacin de
desempeo en los colaboradores de la misma, continuando con una
presentacin del protocolo de servicio al cliente mejorando la prestacin de los
servicios a los clientes internos y externos de la empresa, tambien se
desarrollarn pautas de convivencia con pricipios ticos y fundamentales,
finalmente se realiza el proceso de gestin documental dando buen uso a los
archivos manejados.
Esta propuesta se presenta empleando estrategias asertivas para el
mejoramiento de la empresa, para mejorar su calidez humana, productividad y
aumente sus estndares de calidad de acuerdo a la normatividad vigente y las
polticas organizacionales con la implementacin de buenas prcticas.

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OBJETIVO GENERAL
Disear un manual de buenas prcticas para la empresa Didctica SDIP S.A.S
de acuerdo con la metodologa establecida. Para el mejoramiento de los
procesos.

OBJETIVO ESPECIFICO
-

Aplicar el instrumento de diagnstico para la identificacion de necesidades

de la empresa didctica SDIP en las competencias de: Preseleccion,
factores de riesgo,servicio al cliente, etica y fundamento universales
segn la metodologa establecida

Tabular y analizar la informacin recolectada de acuerdo con la

metodologa y el plan de trabajo establecido.

Sistematizar la informacion teniendo encuenta los organismos de control y

politica de la empresa.

Planear las buenas practicas deacuerdo ala necesidad de la organizacin.

Mejorar el ambiente laboral de la organizacin y sus colaboradores.

CARTA ESTRATGICA
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
La empresa SDIP S.A.S es la encargada de prestar servicios a las pymes
asesorndolas en procesos de talento humano.
Se encuentra ubicada en la avenida caracas 13-88, edificio de Centro Gestin
Administrativa en el rea de talento humano piso No. 7. Ambiente 710 Telfonos:
59255555- 5461500
Se encuentra a cargo de las gerentes:

NATHALIE CANTOR VANEGAS

Gerente Tarde

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ALEXANDRA CATALINA FAJARDO

Gerente Maana

Lderes (cinco)5
Supervisores de Oficina (seis) 6
Coordinadores (treinta y uno) 31
Auxiliares (tres)3
Analistas (ciento nueve) 109

UBICACIN.

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MARCO INSTITUCIONAL.
SENA
El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, creado en 1957 como resultado de
la iniciativa conjunta de los trabajadores organizados, los empresarios, la iglesia
catlica y la Organizacin Internacional del Trabajo, es un establecimiento
pblico del orden nacional, con personera jurdica, patrimonio propio e
independiente y autonoma administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y
Seguridad
Social
de
la
Repblica
de
Colombia.
El 9 de febrero de 1994 entra en vigencia la Ley 119, por la cual se reestructura
el SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.
LEY 119 DE 1994
Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga
el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
CAPITULO I
NATURALEZA, MISIN, OBJETIVOS Y FUNCIONES
ARTICULO 1. Naturaleza. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, es un
establecimiento pblico del orden nacional con personera jurdica, patrimonio
propio e independiente, y autonoma administrativa, adscrito al Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.
ARTICULO 2. Misin. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, est
encargado de cumplir la funcin que corresponde al Estado de invertir en el
desarrollo social y tcnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y
ejecutando la formacin profesional integral, para la incorporacin y el desarrollo
de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social,
econmico y tecnolgico del pas.
ARTICULO 3. Objetivos. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tendr los
siguientes objetivos:

Dar formacin profesional integral a los trabajadores de todas las actividades

econmicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formacin, para aumentar por
ese medio la productividad nacional y promover la expansin y el desarrollo
econmico y social armnico del pas, bajo el concepto de equidad social
redistributiva.
Fortalecer los procesos de formacin profesional integral que contribuyan al
desarrollo comunitario a nivel urbano y rural, para su vinculacin o promocin en
actividades productivas de inters social y econmico.
Apropiar mtodos, medios y estrategias dirigidos a la maximizacin de la
cobertura y la calidad de la formacin profesional integral.
Participar en actividades de investigacin y desarrollo tecnolgico, ocupacional y
social, que contribuyan a la actualizacin y mejoramiento de la formacin
profesional integral.
Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformacin y operacin
de un sistema regional de formacin profesional integral dentro de las iniciativas
de integracin de los pases de Amrica Latina y el Caribe.
Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedaggica,
tecnolgica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los
cambios y exigencias de la demanda de formacin profesional integral.
ARTICULO 4. Funciones. Son funciones del Servicio Nacional de Aprendizaje,
SENA, las siguientes:
Impulsar la promocin social del trabajador, a travs de su formacin profesional
integral, para hacer de l un ciudadano til y responsable, poseedor de valores
morales ticos, culturales y ecolgicos.
Velar por el mantenimiento de los mecanismos que aseguren el cumplimiento de
las disposiciones legales y reglamentarias, relacionadas con el contrato de
aprendizaje.
Organizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formacin profesional
integral, en coordinacin y en funcin de las necesidades sociales y del sector
productivo.
Velar porque en los contenidos de los programas de formacin profesional se
mantenga la unidad tcnica.
Crear y administrar un sistema de informacin sobre oferta y demanda laboral.

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Adelantar programas de formacin tecnolgica y tcnica profesional, en los
trminos previstos en las disposiciones legales respectivas.
Disear, promover y ejecutar programas de formacin profesional integral para
sectores desprotegidos de la poblacin.
Dar capacitacin en aspectos socios empresariales+
A los productores y comunidades del sector informal urbano y rural.
Organizar programas de formacin profesional integral para personas
desempleadas y subempleadas y programas de readaptacin profesional para
personas discapacitadas.
Expedir ttulos y certificados de los programas y cursos que imparta o valide,
dentro de los campos propios de la formacin profesional integral, en los niveles
que las disposiciones legales le autoricen.
Desarrollar investigaciones que se relacionen con la organizacin del trabajo y el
avance tecnolgico del pas, en funcin de los programas de formacin
profesional.
Asesorar al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en la realizacin de
investigaciones sobre recursos humanos y en la elaboracin y permanente
actualizacin de la clasificacin nacional de ocupaciones, que sirva de insumo a
la planeacin y elaboracin de planes y programas de formacin profesional
integral.
Asesorar al Ministerio de Educacin Nacional en el diseo de los programas de
educacin media tcnica, para articularlos con la formacin profesional integral.
Prestar servicios tecnolgicos en funcin de la formacin profesional integral,
cuyos costos sern cubiertos plenamente por los beneficiarios, siempre y cuando
no se afecte la prestacin de los programas de formacin profesional.

CAPITULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 48. Revisin de las especialidades de formacin profesional. El

Consejo Directivo Nacional, previas las recomendaciones del Comit Nacional
de Formacin Profesional y de los Consejos Regionales, determinar
anualmente las especialidades en las cuales el SENA ofrecer programas de
formacin profesional integral, considerando entre otros criterios, la demanda del
sector productivo y social, la oferta existente y los requerimientos de calidad.
ARTICULO 50. Educacin formal. El Gobierno Nacional podr sealar los
requisitos necesarios para que los egresados del SENA puedan ingresar a los
programas de educacin superior.

RESEA HISTRICA.

SDIP SAS., es una empresa didctica establecida por el grupo 69034

Aprendices de Gestin Del Talento Humano Del SENA CGA, quienes atendiendo
a los nuevos requerimientos de las directrices del SENA, las

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cuales establecieron desde ese entonces como nuevo mtodo pedaggico la
formacin por proyectos y competencias
Para dar inicio a dicho mtodo se realiz una pequea convocatoria de
iniciativas de proyecto de empresas didcticas, fue en este proceso eliminatorio
donde SDIP es escogido como proyecto lder en el rea de sistemas de
informacin en la coordinacin de Gestin de Talento Humano, en el Centro de
Gestin Administrativo del Distrito Capital, fue as como SDIP se posiciono para
el mes de Noviembre del ao 2010 como empresa constituida legalmente.
Actualmente cuenta con nueve oficinas divididas en cinco reas que asesoran
aproximadamente 30 PYMES de la Ciudad de Bogot D.C. ubicadas en los
sectores primario y terciario de la economa del pas.

LOGO-SLOGAN

Representan sus colores es Colombia. :

Amarillo: Analizar
Azul: Arrancar
Rojo: Parar
D: Emprendimiento empresarial

MISIN.

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Es una fuente de solucin efectiva en cuanto al manejo de las TICS en la
implementacin de los procesos de gestin de talento humano para las PYMES
de Bogot D.C, contamos con sistemas de informacin oportunos,
automatizados, de excelente calidad y eficacia, para brindarles siempre a
nuestros clientes reserva y seguridad en su informacin.

VISIN.

En el ao 2015 seremos la empresa lder en sistemas de informacin mediante

la aplicacin de las ms modernas herramientas tecnolgicas garantizando la
implementacin de gestin por competencias con una cobertura para las pymes
de Bogot DC con proyeccin a nivel nacional

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Nuestros Objetivos Corporativos, son los Siguientes:

Disear estrategias que permitan mejorar el desarrollo de los sistemas de
informacin.
Apoyar con tecnologa el sistema de informacin de su Empresa

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

CONFIDENCIALIDAD ORGANIZACIONAL: Defendemos y aplicamos la

confidencialidad como valor esencial en el desarrollo de nuestra actividad
profesional.
MEJORAMIENTO CONTINUO: La mejora continua y un excelente desempeo,
aumentan la satisfaccin al cliente y otras partes interesadas.
RESPONSABILIDAD SOCIAL: Implementar transparencia en cada decisin y
actividad que impacten en la sociedad y en el medio ambiente.
EFICACIA: Cumplimos nuestras funciones de servicio, buscando el resultado de
la accin y la realizacin efectiva, real de los objetivos programados y deseados.
EFICIENCIA: Poseemos la capacidad de utilizar de mejor forma cada recurso
para llegar nuestro objetivo empresarial

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VALORES ORGANIZACIONALES

TRABAJO EN EQUIPO:
Cada miembro de nuestra organizacin, aporta de manera sustancial con sus
labores, al logro de la excelencia empresarial.
RESPONSABILIDAD
Cumplimos con firmeza los compromisos que se adquieren y se llevan a feliz
trmino las metas que se proponen.
TOLERANCIA
Nuestro ambiente es favorable para conocer mejor a los dems y aceptarlos
como son, respetando su pensamiento e individualidad.
Nuestro ambiente es favorable para conocer mejor a los dems y aceptarlos
como son, respetando su pensamiento e individualidad.

POLITICAS
Reglas o polticas de cada una de las reas.
rea de Seleccin y contratacin:

Ser innovadores, eficientes, constantes a la hora de trabajar en equipo.

Cumplir con los trabajos designados por la gerente y reunin de las
dems reas
A la hora de haber diferencias resolverlas a tiempo para no tener
mayores inconvenientes.
Dirigirnos con respeto y buena comunicacin con los diferentes
integrantes de todas las reas que componen nuestra empresa.

rea de Mantenimiento y desarrollo:

Llevar el compromiso de cada una de las actividades para un bien comn.

En caso de no cumplir con el compromiso o que exista falta de gravedad,
se proceder al estudio del caso para su debida sancin.
Constante participacin en todas las decisiones para el proceso de
organizacin de proyectos.
rea de bienestar y salud ocupacional:

Excelente aseo y presentacin personal.

Ser estrictos en cuestiones de aseo en el ambiente laboral.
Manejar y darle uso razonable a cada una de las herramientas con las
que cuenta nuestra organizacin.
Mejorar constantemente las relaciones personales.
rea de compensacin:

Hacer nfasis en las actividades y el cumplimiento de horarios (entrada,

break, salida).
Evaluar el rendimiento de las funciones de cada uno de los trabajadores.
Identificar inconvenientes y darles control en cuanta inconformidad a la
hora de pagos de nmina.

rea de comunicacin y relaciones corporativas:

Tener buenos canales de informacin y comunicacin sin filtros.

Ser responsables con las diferentes actividades por pequeas que sean
para la unin y el alcance de un objetivo conjunto preciso.
Ser tolerantes ante la exposicin, opinin y diferencia de ideas.
Como lderes en el rea de recursos humanos prestar la adecuada
atencin y solucin a los problemas (comunidad).
Basados en nuestras fortalezas como gestores crear estrategias
constantes para explotar al mximo nuestras actitudes y conocimientos.

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ORGANIGRAMA.

GLOSARIO.

A
Administracin De Recursos Humanos: la administracin de recursos
humanos tiene como fin una de sus tareas proporcionando las capacidades
humanas requeridas por una organizacin, desarrollar aptitudes y habilidades
del individuo para ser lo ms satisfactorio as mismo y a la colectividad que se
desenvuelva.
Anlisis: accin de dividir una cosa o un problema en tantas partes como sea
posible para reconocer la naturaleza de las partes relacionadas entre estas y
obtener conclusiones objetivas del todo.
Anlisis funcional: es la primera fase del procedimiento para recoger la
informacin disponible sobre el proceso a realizar
Aplicacin: Emplear o ejecutar algo a lo cual se le atribuye cierta
responsabilidad
Aptitud: capacidad y buena disposicin para ejercer o desempear una
determinada tarea, funcin
Auto Evaluacin: consiste en valorar uno mismo su propia capacidad que se
dispone para realizar una tarea cual quiera que tenga relacin con nosotros.

C
Cambio estructural: proceso estratgico que persigue proporcionar un
conjunto de transformaciones en la estructura econmica y en la participacin
social, otra vez de cambios de fondos que corrijan desequilibrios estructurales
de la parte productiva y distributiva.
Capacitacin: es una herramienta fundamental para la administracin de
recursos humanos procesos planificados sistemtico y organizado que busca
modificar mejorar y ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del
personal nuevo y actual, como consecuencia de su natural proceso de cambio,
crecimiento y adaptacin a nuevas circunstancias internas y externas.
Cargo: conjunto de funciones tareas y atribuciones previamente determinadas
en la estructura organizacional

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Cliente interno: son todos aquellos que estn dentro de la empresa que de una
u otra manera reciben algn servicio o producto para su labor, que contribuye as
la satisfaccin de necesidades.
Cliente externo: es aquel cliente que no pertenece a la empresa, adquiere y
compran productos para satisfacer sus necesidades estos cuentan con toda la
facultad de cambiar de proveedores.
Competencia laboral: es la capacidad de una persona para desempear
funciones producidas en contexto variables, con base a los estndares
establecidos por el sector productivo.
Competencia organizacional: Se refiere a las capacidades que debe mostrar
cada miembro de una organizacin.
Competencia: Conjunto de comportamientos directamente observables en
realidad y permiten responder de forma eficaz y eficientes a las exigencias que
plantea un determinado trabajo
Compromiso: esfuerzo permanente hacia el objetivo, lo cual implica un alto
grado de integracin de la discapacidad fsica, intelectual y emocional.
Coordinar: Acto de intercambiar informacin entre las partes de un todo.
Asegurando un rumbo armnico y sincronizado.
Conocimiento: Es un elemento adquirido por medio de la experiencia o la
educacin con el fin de aprender ms informacin til para desenvolverse en
diferentes aspectos de la vida cotidiana.
Control Administrativo: Es la funcin administrativa que consiste en medir y
corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos
se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.
Competencia: Es la capacidad, habilidad, destreza para desarrollar al
especifico.
Creatividad: Se puede definir como un concepto constructivo y original el cual
puede hacer distinguir a una persona de otra haciendo reflejar sus capacidades.

Cultura organizacional: Se denomina como un conjunto de hbitos,

costumbres y valores que identifican a una organizacin y la diferencia de las
otras, su funcin principal es guiar los comportamientos de las personas
pertenecientes de los objetivos ya planteados .

D
Debilidades: Son las limitaciones y carencias de habilidades, conocimientos
informacin y tecnologa que presenta un gobierno.
Desempeo: El desempeo se define como la forma de trabajar de una
persona ,se conforma por conocimientos, experiencias y competencias las
cuales aplica en su labor cotidiana y as beneficiar a una organizacin
dependiendo de la responsabilidad que este tome ante su trabajo.
Desventajas: Caracterstica que hace que una persona, cosa o situacin sea
peor que otra con la que se compare.
Destreza: Son las habilidades que constituyen a una persona que va apropiando
con la prctica y la tcnica.
Direccin administrativa: Es la accin de dirigir la relacin interpersonal en la
cual una persona influye en otra para que trabajen juntos voluntariamente en
tareas, con un enfoque especial que vendran siendo los objetivos para as
cumplirlos y mejorar el desempeo y productividad de la organizacin
Direccionamiento estratgico: Es el instrumento metodolgico por medio del
cual establecemos los logros esperados y los indicadores para controlar ,
identificar los procesos crticos dentro de la gestin, los enfoques y dems reas
importantes que tengan concordancia con la misin, la visin, los valores
corporativos y los objetivos establecidos.
Disear: Actividad creativa tcnica encaminada a idear objetos tiles y estticos
que puedan llegar a producirse en serie.

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Empresa: Organizacin institucin dedicada a actividades de fines econmicos
o comerciales para satisfacerlas necesidades bienes o servicios
de los
demandantes.
Evaluacin: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y
eficiencia de un trabajador y la forma con que han sido empleados los recursos
destinados a alcanzar los objetivos, detectando las necesidades y la adopcin de
medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
planteadas.
Evaluar: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un
momento. Buscar las causas de su comportamiento entender las medidas
correctivas oportunas
Evidencia: La evidencia es la certeza clara y manifiesta de una cosa, de tal
manera que nadie podr ponerla en duda o hasta negarla .
Estructuracin: Disposicin y orden de las partes de un todo.

F
Factores de riesgos: Se entiende bajo esta denominacin la existencia de
elementos, fenmenos, ambiente y acciones humanas que encierran una
capacidad potencial de producir lesiones o daos materiales, y cuya probabilidad
de ocurrencia depende de la eliminacin y/o control del elemento agresivo.
Flujo grama: Grafica que muestra el flujo y nmero de fracciones secuenciales
de un proceso o procedimientos para generan un bien o servicio. Pertenece a la
ingeniera de sistemas y tambin algoritmo
Foda: Tcnica de valoracin de potencialidades, personales, organizacionales,
respecto a la toma de decisiones y el medio que afecta. Significa fortalezas
oportunidades y amenazas

Funciones: Una funcin se refiere a la actividad o al conjunto de actividades

que pueden desempear uno o varios elementos a la vez, obviamente de
manera complementaria, en orden a la consecucin de un objetivo definido.

G
Gerencia: Funcin mediante la cual las empresas y el estado logran resultados
para satisfacer sus respectivas demandas.
Gestin de la calidad: La Gestin de Calidad es una filosofa adoptada por
organizaciones que confan en el cambio orientado hacia el cliente y que
persiguen mejoras continuas en sus procesos diarios.
La organizacin
considera a sus empleados como el recurso ms importante del que dispone y
demuestra respeto por sus conocimientos y creatividad.

GTC 45: Gua para la identificacin de los peligros y la valoracin de los

riesgos en seguridad y salud ocupacional

H
Heteroevaluacin: Es la evaluacin que realiza una persona a otra con
respecto de su trabajo, actuacin, rendimiento, etc.
Honestidad: Ser honesto es ser real, acorde con la evidencia que presenta el
mundo y sus diversos fenmenos y elementos; es ser genuino, autntico y
objetivo.

I
Informe: Documento que presenta informacin accin de difundir a noticiar.
Explicando los pasos y las conclusiones al respecto.
Innovacin: Es introducir un nuevo proceso, producto, o de gestin de mercado,
o a las practicas del negocio. Desde mi perspectiva la innovacin es crear algo

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nuevo, que pueda crear motivacin y un buen cambio para beneficio de todos
dentro de la organizacin
Instrumento: Es un aparato diseado para ser empleado a una actividad
concreta y sirve para logra un objetivo determinado.

J
Juicio evaluativo: Es lo que podemos evaluar de una persona ya sea bueno, o
malo, un factor muy importante es la actitud como llevamos a fondo este juicio.

L
Liderazgo: Es la capacidad de comunicarse con un grupo de personas, influir en
sus emociones para que se dejen dirigir, compartan las ideas del grupo,
permanezcan en el mismo, y ejecuten las acciones o actividades necesarias
para el cumplimiento de uno o varios objetivos.

M
Manual De Funciones: Es un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
persona en las actividades laborales, cumpliendo los procedimientos de la
organizacin.
Medicin: Es un proceso bsico que sirve para calcular la magnitud de algn
evento en cualquier contexto con el fin de estandarizar un nivel que ha sido
obtenido de la situacin.

Ocupacin: Es una accin o funcin que se desempea en una organizacin,

es decir un puesto de trabajo el cual tiene definido un rol con tareas y
actividades a realizar para obtener resultados beneficiosos tanto para la persona
o trabajador o empresa satisfecho con lo realizado en un tiempo determinado.
Organizacin Administrativa: Se refiere a los procedimientos o herramientas
utilizadas para optimizar los resultados, es decir una mejora esencial en los
procesos y procedimientos administrativos relacionados a las industrias o
negocios con la finalidad de obtener una mejor situacin para el negocio u
organizacin de trabajo.

P
Perfil: conjunto de rasgos peculiares de un puesto de trabajo engloba nivel de
educacin y experiencia habilidades fsicas intelectuales de una persona.
Perfil Ocupacional: Definicin como destrezas saberes habilidades que
adquieren despus de graduarse por los aos de empleo, cambios que exige el
entorno donde labore.
Planeacin: es el proceso donde se determinan estrategias y objetivos para
llegar a un fin explicito que imponga la organizacin
Planeacin Administrativa: Es fijar un curso de accin completo con una
secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para
su realizacin teniendo un enfoque de progreso para la organizacin y para sus
trabajadores como tal para evidenciar un desarrollo continuo.
Planeacin Estratgica: La planeacin estratgica es quizs la herramienta
administrativa ms importante, de la que depende el xito de cualquier empresa.
Por ejemplo, sin ella las organizaciones no tendrn futura, debido a que
realmente es la parte de seguimiento con proyeccin.
Planificacin: proceso racional y sistmico de prever, organizar los recursos
escasos para lograr objetivos y metas sociales econmicas en un tiempo
determinado.

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Poltica: conjunto de estrategias, normas y parmetros de una organizacin
.Que orientan la actuacin de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y
metas en un lugar y plazos dados.
Proceso: es un conjunto de actividades o eventos organizados que se realizan
o suceden bajo ciertas circunstancias.
Productividad: Es la relacin entre la cantidad de productos obtenida por un
sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha produccin con el
fin de obtener un progreso beneficioso para la organizacin y de esta forma
proyectarse objetivos y cumplirlos mediante el esfuerzo.

Producto: es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible

a que conduce a una actividad realizada.
Programa: conjunto armnico de objetivos, polticas, metas actividades a
realizar en un tiempo y espacio dado con determinados recursos.
Proyecto: conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y actividades a
realizar en un tiempo y espacios.
Puesto: conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona
que posee determinados requisitos a cambio de remuneracin.

R
Recursos humanos: conocimientos, habilidades, capacidades, De cualquier
tipo que tienen las personas pero que no debe confundirse con las personas
mismas. Tales capacidades, habilidades, son consideradas como verdadero
recursos cuya utilizacin o accesibilidad es objeto de relacin intercambio.
Principal activo de las empresas
Reclutamiento: Conjunto de procedimientos que se utiliza para atraer hojas de
vida de posibles candidatos y poder hacer preseleccin

Responsabilidades: Es compromiso u obligacin de tipo moral que surge de la

posible equivocacin cometida por un individuo en un asunto especfico. La
responsabilidad es la obligacin de reparar un error y compensar los males
ocasionados cuando la situacin lo amerita.
Retroalimentacin: Se produce cuando se ha aprendido algo es decir, que
despus de un proceso que se ha llevado a cabo la informacin regresa para ser
aprovechada en diferentes situaciones o contexto para resolver problemas y
tomar decisiones de forma clara y concisa.

T
Trabajo: Actividad o dedicacin que requiere un esfuerzo fsico o mental.

FICACIA AL INSTANTE
Trabajo En Equipo: Es un proceso en el cual un conjunto de personas
establecen una meta y en grupo resuelven los problemas y trabajan en el
proceso para llegar a cumplir lo deseado, de esta forma sentirse satisfecho con
un buen resultado obtenido y proponiendo nuevas ideas para futuros proyectos.
Trabajo Individual: Es un proceso en el que una sola persona trabaja de forma
responsable y resuelve los problemas por s mismo con el fin de cumplir una
meta y de esta forma alcanzar un objetivo establecido en un tiempo
determinado.
Transparencia: Es cuando una persona deja ver sus habilidades y sus
fortalezas internas a las dems personas con el fin de destacar sus destrezas y
capacidades para tomar decisiones y realizar un trabajo o actividad
predeterminada.

V
Validacin: Cuando alguien valida una cosa es darle la firmeza, como
comprobar si quieres algo ms general, validar es comprobar algo. Por ejemplo,
en la ciencia, comprobar por medio de experimentos lo que uno cree acerca de
un fenmeno, la validacin es el proceso de verificar que la ejecucin de un
sistema en su entorno especificado no crea problemas de tipo operacional.
Valoracin: La valoracin es la prctica de asignar valor econmico a un bien o
servicio con el propsito de ubicarlo en el mercado de compra y venta. Es un
proceso continuo de autoconocimiento, auto concepto, autoevaluacin, auto
aceptacin y auto respeto con el fin de mejorar la comunicacin consigo mismo y
con el entorno.
Verificar: Es el proceso que se realiza para revisar si alguna determinada cosa,
se est cumpliendo con los requisitos propuestos.

S
SAS: Sociedad Acciones simplificadas

Servicio: Organizacin, con su personal y medios, que se encarga de realizar

un trabajo que satisface determinadas necesidades de una comunidad
SDIP: Sistema de informacin pymes

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CAPITULO I
PRESELECCIN.

MARCO TERICO.
La preseleccin tiene como objetivo filtrar la poblacin reclutada, eliminando las
candidaturas poco interesantes o las que no se ajustan a los requerimientos del
puesto. Este primer filtro se realiza con un estudio objetivo de la hoja de vida del
aspirante.
Es un sistema formalizado, se recomienda que la organizacin estructure un
documento denominado solicitud de empleo, especialmente til para los
aspirantes a puestos de grado inferior que se utiliza cuando se prev un gran
nmero de solicitantes para cualquier puesto. Ofrece la ventaja de que se
obtienen los mismos datos de todos los candidatos, lo que facilita su
comparacin y eventual tabulacin.

Se trata de un breve estudio del cumplimiento o no de las condiciones bsicas

requeridas para el puesto (edad, experiencia y conocimientos), de acuerdo con
la requisicin que internamente se est manejando; as como alguna otra
informacin sobre la personalidad del candidato.

Para reducir la subjetividad en la valoracin de las hojas de vida o de los

impresos de solicitud de empleo se podra utilizar algunos de los siguientes
sistemas.
Separacin en tres grupos:
Claramente aptos: son los que cumplen y sobrepasan los requisitos.
Dudosos: son aquellos que generan inquietud frente a los certificados,
referencias.
Claramente no aptos: son los que no cumplen con los requerimientos
establecidos.
Una vez realizada la clasificacin en tres grupos, se convoca al de claramente
aptos
y
se
desechan
los
no aptos. El grupo de dudosos ser convocado o no en funcin de las
circunstancias y en pleno consenso con el jefe inmediato.
Establecimiento de las claves de valoracin.
Sistema de juicios globales. Exige establecer de antemano algunos criterios:

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Excelente: Rene todos los requisitos esenciales de formacin, experiencia,

edad, etc.
Bueno: Le falta alguno de los requisitos esenciales, pero lo compensa por la
excelencia en otros aspectos.
Regular: Rene slo algunos requisitos bsicos.
Malo: Apenas rene alguno de los requisitos exigibles.
Sistema de puntos:
Siguiendo un parmetro predeterminado, se punta al candidato en funcin de
sus caractersticas. La puntuacin mxima se establece segn unos aspectos
cuantitativos (estudios bsicos y profesionales, cursos especiales, experiencia
profesional). Los factores cualitativos (trayectoria profesional, tiempo invertido en
la formacin, razones del cambio de empresas u otros) son de difcil valoracin y
no suelen considerarse vlidos en sentido positivo, sino negativo.

FLUJOGRAMA.
PRESELECCIN

QUIN?

DIRECTIVA

ADMINISTRATIVA

OPERATIVA

INICIO
Identificar la
necesidad
Formato de
requisicin

Elaborar
Anlisis y descripcin del
cargo.
Elaboracin del perfil de
acuerdo al requerimiento de la
organizacin

Seleccin medios

Publicar la
convocatoria en
medios
Se reciben Hojas de
vida

Fuentes y canales de
publicacin

Cumple
NO

SI

Definicin de criterios

Anlisis y evaluacin de
acuerdo con los criterios
definidos.

Informe final

Elaborar base de
datos con resultados

FIN

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS
PRCTICAS.

Las buenas prcticas son conocidas como el

conjunto de buenas acciones que contribuyen
a mejorar la prestacin de un servicio de calidad

Para realizar unas buenas prcticas en la

organizacin
durante
el
proceso
de
preseleccin del personal es fundamental
identificar la necesidad requerida

FICACIA AL INSTANTE

El anlisis del cargo es

fundamental para que el
reclutamiento del personal sea
exitoso.

El perfil debe ser

preciso con las
caractersticas que
requiere el cargo.

Los medios seleccionados

para publicar la
convocatoria deben ser
los ms apropiados para
atraer personal.

FICACIA AL INSTANTE

Hoja de vida.
Al momento de evaluar
las Hojas de vida es
necesario verificar que
cumplan con los
criterios inicialmente
establecidos

Ya cuenta con las hojas de vida de las personas idneas, evaluar en lo

posible en consenso con las personas interesada, por lo cual es necesario
verificar cada una de estas y que la persona cumpla con lo requerido.

Al culminar el proceso de anlisis se requiere generar un informe final del

proceso, donde se presentan resultados y recomendacin para continuar el
proceso de seleccin

FICACIA AL INSTANTE

Si se cumpli con el proceso de preseleccin en cuanto lo requerido

por la organizacin, por lo cual se realiz el informe para continuar
con el proceso. Se puede decir que se realiz una buena prctica
durante el desarrollo del proceso.

PROPUESTA DE PRESELECCIN.

HOJ A DE VIDA
SDIP.docx

FORMATO DE
ANALISIS Y
REQUISICION SDIP.docx
DESCRIPCION DEL CARGO SDIP S.A.S.docx

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO II

MARCO TERICO.
Para mantener y proteger la salud laboral de los colabores, se hace necesario
disponer de la mejor manera las actividades laborales, es importante y necesario
verificar que las condiciones ambientales y el puesto de trabajo cuenten con los
elementos de proteccin, de acuerdo con las funciones y tareas que el
trabajador deba desarrollar.
El propsito en general es identificar los riesgos o peligros que puedan
perjudicar el bienestar, o empeorar la salud de los trabajadores, como tambin
clasificar y valorar la dimensin de esos riesgos, para implementar en momento
oportuno los controles que aminoren los efectos perjudiciales para la salud de
los colaboradores.
Todos los colaboradores debern se capacitados para que ellos directamente
sepan identificar los posibles riesgos asociados con su rea de trabajo, a su vez
los jefes deben evaluar los riesgos a los que se encuentran asociadas las
actividades laborales de su rea, para determinar las medidas de prevencin y
control que se deben tomar para establecer y mantener la seguridad y salud de
los colaboradores y la organizacin.
La Organizacin Mundial de la Salud (OMS) define la salud como un completo
estado de bienestar en los aspectos fsicos, mentales y sociales y no solamente
la ausencia de enfermedad. Esta definicin forma parte de la Declaracin de
principios de la OMS desde su fundacin en 1948. En la misma declaracin
Se reconoce que la salud es uno de los derechos fundamentales de los seres
humanos, y que lograr el ms alto grado de bienestar depende de la cooperacin
de individuos, naciones y de la aplicacin de medidas sociales y sanitarias.
Aplicando la definicin acordada por la OMS al campo del trabajo, la salud
laboral se preocupa de la bsqueda del mximo bienestar posible en el trabajo,
tanto en la realizacin del trabajo como en las repercusiones de ste, en todos
los planos, fsicos, mentales y sociales.
De acuerdo con lo anterior se valoran los riesgos en una matriz riesgos, segn
lo estipula la GTC 45, describiendo los niveles que afectan al trabajador y
alertando frente a las previsiones que se deben tomar para evitar que los riesgos
existentes perjudiquen la salud de los colaboradores dentro o de la organizacin.

FICACIA AL INSTANTE

FLUJOGRAMA.
SALUD LABORAL

QUIN?

DIRECTIVA

ADMINISTRATIVA

OPERATIVA

INICIO

Determinar las caractersticas

demogrficas de los
colaboradores

Realizar el diagnostico
de identificacin de los
riesgos laborales

Desarrollar el panorama
general de los factores
de riesgo
Realizar el anlisis e
interpretacin de los
riesgos identificados

Anlisis del diagnostico

Clasificar los riesgos

Elaborar el plan de
acciones correctivas o
preventivas

FICACIA AL INSTANTE

Actividades preventivas
No
Desarrollar las acciones
correctivas

Si

Evaluar los resultados

de las actividades
preventivas
Doc.

Realizar Informe de
Gestin del Proceso

Fin

BUENAS PRCTICAS.

1. Las caractersticas demogrficas de los

colaboradores son: sociales y de salud.

2. Despus de saber las

caractersticas del
colaborador es necesario
realizar un diagnstico
que nos permita
identificar los riesgos a
los cuales se encuentra
expuesto el trabajador.

FICACIA AL INSTANTE

3. Al ya contar con el diagnstico es necesario realizar el panorama

desarrollar la visin de los aspectos de los riesgos a los cuales se
encuentran expuesto los colaboradores.

4. Al contar con el panorama y el

diagnstico se realiza un anlisis
detallado por medio del cual se
detectar los riesgos a los cuales se
encuentran expuestos los
colaboradores.

FICACIA AL INSTANTE

Establezca estrategias para combatir los riesgos a los que se encuentran

expuestos los trabajadores.

5. Los pasos anteriores nos permitirn clasificar los riesgos en un orden para

poder, tomar medidas correctivas y preventivas en la organizacin segn la

necesidad de la organizacin permitiendo la mejora continua.

FICACIA AL INSTANTE

6. Las medidas correctivas se establecen en busca de la calidad de trabajo de los

colaboradores y el medio organizacional en el que se desenvuelven.

7. Al tener identificados los riesgos tendremos claro los aspectos

a mejorar para as brindar un ambiente organizacional cmodo
para laborar.

8. Es aconsejable lavarse las manos

constantemente para prevenir la
propagacin de enfermedades o virus

FICACIA AL INSTANTE

9. Tambin se aconseja tener

algunas
Medidas de prevencin.
10. Elabore una matriz de riesgos donde identifique los
riesgos a los cuales se encuentran expuestos

los

colaboradores y llevar registros de las medidas

preventivas a tomarse para prevenir los mismos.

11. Si se ponen en prctica estas recomendaciones se puede lograr un

mejor clima organizacional.

Matriz de Riesgo
SDIP SAS.xlsx

CAPITULO III EVALUACIN DE DESEMPEO

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
Es un sistema utilizado para comprobar el grado del cumplimiento de las metas
planteada a nivel individual de las conductas laborales de los empleados.
Ademas, proporciona facilidad para la identificacin de las deficiencias que
presente el empleado en la organizacin, dando a conocer las falencias del
personal evaluado como son fortalezas, posibilidades y capacidades que los
caracteriza; la evaluacin de desempeo normalmente se realiza anual o
semestral, en el caso de la empresa didctica trimestralmente, con el fin de
mejorar los resultados de la produccin o labor desempeada por el empleado.
Metdo de evaluacin 180 grados( feedback).
Este mtodo de evaluacin , en el cual se evala todo su entorno como jefe del
jefe y dos o tres pares. Es un esquema actualmente sofisticado, este mtodo de
evaluacion permite incluir a otras personas como los clientes. En cuanto mas
evaluadores haya, se adquiere mas objetividad para el xito de la empresa.
Se debe realizar el acorde diseo, utilizacin, junto con el sistema integrado de
gestin de competencia. Este mtodo tiene similitud con la evaluacion 360
grados ya que esta vinculado al tratamiento fundamental tomando en cuenta los
puntos importantes como uso del formulario, instrucciones y recomendaciones
necesarias, deben entregarlo personalmente al evaluado es preferible que lo
califique un asesor externo.
Este mtodo es preferiblemente que lo desarrollle con experiencia especializada
que entienda la evaluacion con criterio y conocimientos tcnicos sobre las
herramientas a utilizar .
Coevaluacin
Heteroevaluacin
Autoevalucin.
Su aplicacin se realiza en grupos e individual, por areas de acuerdo a su
ocupacin.Este proceso tiene una etapa de analisis para obtener el maximo
resultado esperado, en el cual se implementan capacitaciones sobre los temas
especificos.Se interpreta y se hace correlacin de la conducta con el grado que
define el nivel el desarrollo del empleado, en relacin a la competencia ejemplo
A, B, C, D o no desarrollada.
Es importante que la evaluacin se aplique cuando la empresa tenga definido
realizar una evaluacin por competencia.

EVALUACIN DE DESEMPEO
QUIN?

FLUJOGRAMA.

OPERATIVO

ADMINISTRATIVO

DIRECTIVO

||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INICIO
Definir
perfil
Verificar el manual
evaluar
en
funciones
colaboradores

Definir
el
mtodo
evaluacin a aplicar
a
de
los

Verificar
la
NO
competencia a evaluar
Existe un formato
en los colaboradores
de nevaluacin

de

Revisar el cargo a evaluar

con
la
competencia
Perfil de una persona
asociada al colaborador
es concreto que tiene
ciertos factores que
busca la organizacin.
Conocimientos tcnicos
habilidades, actitudes,
Disear
el
aptitudes,
formacin
instrumento de
edad
etc.
aplicacin
Efectuar cambios
al instrumento

SI
Validar el
instrumento para
su aplicacin

Programar capacitaciones a
los evaluadores

FICACIA AL INSTANTE

http://www.definicionabc.com/?s=Perfil

Formato de
cronograma de
actividades,
diagrama.

Informe de los
resultados de las
evaluaciones

Anlisis del formato de

evaluacin de desempeo
Plan de accin para los
colaboradores

CUMPLE
SI

NO

Aplicar la
evaluacin de
desempeo.
Informe final
de la
evaluacin

Seguimiento de las
acciones de resultados
FIN

BUENAS PRCTICAS.

Las buenas prcticas de la evaluacin de desempeonos permite llevar un

proceso de calidad.

FICACIA AL INSTANTE

Manual de funciones:
1. Para realizar una buena prctica en la evaluacin de desempeo es
necesario que se encuentre conforme al manual de funciones respecto al
cargo desempeado por el colaborador.

2. COMPETENCIA
Tambin es necesario tener en
cuenta las caractersticas de
las personas que demuestran
una relacin con el desempeo
del colaborador en su trabajo.

FICACIA AL INSTANTE

3. Igualmente es aconsejable tener en

cuenta la organizacin al momento de definir
el mtodo de evaluacin de desempeo a
aplicar

4. Se recomienda tener
En cuenta el cargo a
Evaluar y las funciones a
desempear.

FICACIA AL INSTANTE

5. As mismo es
necesario capacitar a los
evaluadores para que
desarrollen el proceso
con xito.

6. Al momento de aplicar la
evaluacin es necesario crear
un ambiente de confianza con
el colaborador.

FICACIA AL INSTANTE

7. Para la aplicacin de la evaluacin a los colaboradores es necesario, resolver

las dudas e inquietudes que se tengan sobre la misma ya que as se pude tener
xito en la aplicacin de la evaluacin

8. Igualmente al empleado haber

presentado9.laDnde
evaluacin,
es necesario
se establecen
analizarla, y sicompromisos
presenta algunas
en
entrefalencias
el
las conductas laborales,
es ynecesario
aplicar
colaborador
el jefe
10. Es recomendable hacer el seguimiento al colaborador
para verificar
si cumpli con lo
un plan de accin oinmediato.
mejora del colaborador
acordado en cuanto sus labores desempeadas.

Para mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo del

colaborador se puede emplear un plan de accin o
mejora.

FICACIA AL INSTANTE

11. Al momento de obtener los

resultados de la evaluacin, se
realiza un informe sobre el
procedimiento desarrollado con los
colaboradores donde se
encontraran las conclusiones y
recomendaciones del proceso
desarrollado.

FICACIA AL INSTANTE

Si la evaluacin tuvo los resultados requeridos

realizo unas buenas prcticas.

LISTA DE CHEQUEO.

LISTA DE
CHEQUEO.xlsx

CAPITULO IV SERVICIO AL CLIENTE.

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
Son estrategias que las compaas disean para satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes internos externos siendo mejor que los
competidores, ser til a travs de la venta de un servicio contemplar valores trato
a la persona conocimiento del producto y de hacer del producto.

El servicio al cliente tiene caractersticas muy especiales que lo diferencian de

otros productos.
Segn el autor Humberto serna Gmez dice que el concepto tradicional que se
tena del servicio al cliente era la satisfaccin de las necesidades y expectativas
del cliente, fundamentalmente el cliente amabilidad, atencin.
En la actualidad se tiene un nuevo concepto de servicio y dice que es una
estrategia empresarial orientada hacia la anticipacin de las necesidades del
valor agregado de los clientes, buscando la seguridad lealtad y permanencia de
los clientes actuales como la atraccin de los clientes nuevos.
La norma ISO 9004 es del conocimiento del cliente, conocer la competencia
evangelizar capacitar educar a los clientes internos como externos,
adicionalmente se propone resolver y contestar PQRS es decir preguntas,
quejas reclamos, solicitudes de los usuarios con respuestas asertivas generando
siempre solucin.
A travs de la lnea del tiempo las organizaciones se actualizan, mejoran la
actitud, comunicacin y esfuerzo al cliente el cual el momento de verdad es la
primera impresin positiva o negativa que se lleva el cliente de la organizacin
siempre escuchar al cliente el 80% sin interrumpir generando comprensin,
informacin, expresin corporal, posturas etc. No es vender por vender el
producto o servicio si no ofrecer de acuerdo a la necesidad solicitada para
impactar atraer clientes impulsando la fidelidad de estos mismos.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS PRCTICAS

Las buena prcticas de servicio al cliente tienen que impresionar a los

clientes tantos internos como externos para que se sientan satisfechos
en todos sentidos.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO V PAUTAS DE CONVIVENCIA.

MARCO TERICO.
El presente manual de convivencia tiene el propsito de fundamentar los
principios ticos universales para un mejor ambiente familiar personal y laboral,
que garantizan deberes y derechos de los colaboradores bajo normas y
disciplinas constitucionales, el cual disponen el bienestar comunitario.
Establecer este Manual de Convivencia nos garantiza el comportamiento,
actitudes y aptitudes siendo capaces de ser responsables y coherentes con sus
actos frente a la empresa y en lo cotidiano.

Principios, valores y fundamentos ticos universales que se basa en criterios de

disciplina, con comportamientos adecuados en la convivencia laboral.

NORMAS DE CONVIVENCIA:
Las normas de convivencia son aquellas reglas que se deben seguir en
compaa de diferentes personas, con diferentes modos de pensar y actuar bajo
diferentes circunstancias.
Para contar con un excelente clima organizacional es necesario crear relaciones
que se ajusten a las conductas, tareas y actividades del colaborador.
Las normas son diseadas con el fin de fomentar, el respeto, la cortesa,
autonoma, confianza, empoderamiento y el respeto por el clima organizacional.
Todo esto nos facilita desarrollar nuestro trabajo con calidad en mbitos
saludables, creando un ambiente de compaerismo.
CORTESA:

FICACIA AL INSTANTE

Es hacer sentir bien al que habla,

prestndole la debida atencin, mirando
a los ojos, que al aplicarlo a la empresa
permitir mejorar las relaciones entre los
colaboradores.

AUTONOMA:
Dignidad se explica en buena medida por la
autonoma propia del ser humanohace
referencia a que las personas deben
valorarse y hacerse responsable de sus
acciones y actos.

DC

Es orientar normas o lineamientos para regirse por

sus propias normas y decisiones, sin influencia de
los dems; a excepcin de que estas lo afecten
dejando de lado, cuestionando las actitudes
heternomas.

CONFIANZA:

FICACIA AL INSTANTE

Es la impresin o saber firme que se tiene

de s mismo sobre algo o alguien,
desarrollando expectativas en la empresa y
colaboradores adquiriendo cercana y
sinceridad de acuerdo a la accin personal,
familiar y laboral.

EMPODERAMIENTO:

Los colaboradores sern involucrados

en la informacin y toma de decisiones
por medios democrticos, reconociendo
las habilidades, potencialidades, esfuerzos
y destrezas que aporta cada uno, as
mismo la motivacin e incentivos para
mayor y mejor desempeo, compromiso y
eficacia.

RESPETAR LA PALABRA DEL QUE HABLA:

Prestarle la atencin al que habla

asumiendo actitud crtica, propositiva y
argumentativa demostrando, respeto por s
mismos y por los dems.

HABLAR:

Se desarrollan saberes y pensamientos de

acuerdo a las acciones o conductas de los
colaboradores adecuadas frente algn
problema.

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO VI GESTIN DOCUMENTAL.

GESTIN DOCUMENTAL

FICACIA AL INSTANTE
Es el conjunto de normas tcnicas y aquellas prcticas usadas para la
administracin de todo tipo de documentos en cualquier organizacin tano
pblicas como privadas. Esta actividad es tan antigua como la escritura, nace
con la necesidad de documentar, para dar fe de los hecho sucedidos estos
fueron plasmados principalmente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergamino y papel esta se fue haciendo mucho ms compleja y sencilla a
medida que fueron incrementando los fondos de los documentos o archivos.
Esta nos permite almacenar eliminar guardar y recuperar los documentos en su
tiempo real; gestin documental tiene que ver principalmente con actividades
administrativas, con las tcnicas tendientes a la planificacin , manejo y
organizacin de los documentos recibidos y producidos desde su origen hasta
su final con el objetivo principal de su conservacin y fcil utilizacin
garantizando la transparencia y el control de la gestin pblica en garanta de
sus derechos individuales y colectivos .
Segn la ley 594 del 2000 en el artculo 22 hace referencia de los procesos
archivsticos estableciendo que dentro del archivo total comprende los
procesos de documentar los procesos de su origen segn su origen,
produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y la
disposicin de los documentos.
Para su mayor eficacia es de suma importancia la organizacin de los
documentos para que puedan ser usados en la organizacin entre la parte de
administrar, la parte de registrar y todo lo referente a la presentacin del
servicio.

FLUJOGRAMA.
GESTIN DOCUMENTAL
DIRECTIVO

ADMINISTRATIVO

OPERATIVO

FICACIA AL INSTANTE

INICIO

Registros y archivos
de informacin

Organizacin de
documentos
Fsico

Archivos

Registros

Tipos de

Conceptos

Conceptos

Material
Funcional

Clase de registros

Funciones

Orgnica

Contenido de registro

Clases de
archivos

Electrnico

Archivos de
gestin

Derecho de acceso

Conservacin de
informacin

Funciones

Clases
Documentos de la
organizacin

Permanente
Temporal

Informes
Instructivos
Fin
Llamado de
atencin

Notificacione
s
Memorandos
Despliegue
de pago

BUENAS PRCTICAS.

1. Los archivos y su mantenimiento son necesarios

para una organizacin

2. Se aconseja tener en cuenta al momento

Del manejo de los documentos
De la organizacin la ley 594 del 2000.

RECOMENDACIONES.
Por el trabajo desarrollado nos vemos en la necesidad de realizar las siguientes
recomendaciones en:
PRESELECCIN
Por lo anterior se propone el diseo del formato estructurado de anlisis y
descripcin de cargo, para identificar de una manera tcnica los perfiles; un

instrumento para evaluar cualitativamente y cuantitativamente las hojas de vida

de los potenciales candidatos a preseleccionar en la organizacin.
As se lograra un proceso de buenas prcticas del proceso de preseleccin en la
empresa.

EVALUACIN DE DESEMPEO

Se recomienda a la empresa SDIP S.A.S implementar la lista de chequeo

para poder tener un control de la evaluacin de desempeo, para la
aplicacin de la misma en la empresa; involucrando a sus colaboradores.

Llevar controles sobre la calidad del trabajo del colaborador.

En la revisin de los formatos de evaluacion de desempeo no se amerita

modificarlos, sino actualizarlos cada trimestre.

SERVICIO AL CLIENTE.
Implementar protocolo de servicio al cliente a los clientes internos y externos de
la organizacin.

PAUTAS DE CONVIVENCIA.
Si se logra desarrollar poner en prctica, se podr adquirir un ambiente
organizacional, donde se tomen en cuenta las normas de convivencia y
los valores requeridos en la vida.
El Manual de Convivencia puede generar relacin, ms pacfica y estable

como sujetos ticos entre la empresa y los colaboradores.

Es importante conocer las dificultades que sufre la Empresa para as

poder crear un manual de convivencia, acorde a las necesidades que

requiere la misma.
Los fundamentos ticos deben estar basados, argumentados acorde al

tiempo actual de la Empresa.

 Para elaborar un buen Manual de Convivencia es necesario consultar

diferentes fuentes de informacin ya que es de gran ayuda para su

elaboracin.
En este proceso se formar cultura social que conlleva al cuidado del

medio ambiente, promoviendo un desarrollo sostenible, prctico y

ecolgico.
GESTIN DE DOCUMENTAL.
Seguir los lineamientos de la ley de archivo 594 del 2000.
Archivar los documentos por orden cronolgico.
Clasificar los archivos segn su origen y rea perteneciente.

BIBLIOGRAFA.
CHIAVENATO Idalberto, evaluacin de desempeo, 2011, administracin de
recursos humanos [consulta: mircoles 6 de noviembre de 2013]

CIBERGRAFA.
GALLARDO
Andrea
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de
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180
grados,
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imgrc=rYM9o83rymeWrM%3A%3BDyZdkHfzvoOaxM%3Bhttp%253A%252F
%252F [consulta jueves 7 de noviembre de 2013]
,www.teacupapps.com%252Fimages%252Fservicios%252Fmantenimiento.png
%3Bhttp%253A%252F%252F[consulta jueves 7 de noviembre de 2013]
www.teacupapps.com%252Fservicio%252Fmantenimiento
%3B300%3B344[consulta jueves 7 de noviembre de 2013]
http://www.google.com.co/imgres?imgurl=&imgrefurl=http%3A%2F%2F[consulta
jueves 7 de noviembre de 2013]
http://www.istas.net/web/index.asp?idpagina=1233; salud laboral [consulta
viernes 22 de noviembre 2013].
HTTP://WWW.MONOGRAFIAS.COM/TRABAJOS82/TEORIASMOTIVACIONALES-ORGANIZACION/TEORIAS-MOTIVACIONALESORGANIZACION.SHTML#DOUGLASMCA#IXZZ2EMMFDZ3X;
servicio
cliente; [consulta jueves 21 de noviembre 2013]

al

ANEXOS.

MATRIZ
FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

Lo primero para la empresa es el

servicio al cliente.

La empresa cuenta con el

protocolo y portafolio de servicio al
cliente.

La empresa sigue las debidas

instrucciones a seguir con sus
clientes.

La empresa cuenta con mtodos

de darse a conocer con mtodos
de presentacin.

La empresa
prometido.

La empresa responde con rapidez

los mensajes y llamadas de sus
clientes.

Para la empresa es importante de

que cada cliente interno tenga
sentido de pertenencia con la
organizacin.

cumple

FODA

con

Brindan confianza a sus clientes

Buen servicio a sus clientes

Darse a conocer con los clientes

externos.

Ms eficacia en cuanto la atencin al

cliente.

Es mayor la responsabilidad
y
compromiso por parte de los clientes
internos.

lo

DEBILIDADES

No tienen en cuenta la edad o

jerarqua de los clientes

No clasifican a los clientes segn

sus necesidades.

AMENAZAS

Que los clientes de mayor edad se

sientan insatisfechos o excluidos por la
empresa.

Negligencia en atender a los clientes,

con demora.