Centro de documentacin El centro de documentacin es una unidad de informacin que rene, gestiona y difunde la documentacin de un rea del conocimiento

determinado o la producida por un organismo o institucin a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a la explosin documental, principalmente de contenido cientfico-tcnico. Presenta similitudes con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas de sus funciones, en especial el anlisis documental de contenido, para lograr una mejor recuperacin de la informacin, utilizando las nuevas tecnologas de la informacin. En resumen podramos decir que se trata de unidad de informacin especializada adscrita a un organismo (propietario de este centro), donde se encuentran conservados y almacenados los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio o una actividad de la propia institucin o empresa, y cuya finalidad es servir de referencia y ayuda a los profesionales o investigadores. Contenido

1 Objetivos 2 Funciones 3 Estructura interna 4 Tipos de Centros de documentacin 5 Vase tambin 6 Enlaces externos

Objetivos Tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz las necesidades de informacin de sus usuarios, que en general son investigadores en un rea especfica del conocimiento, a travs de informacin precisa. Cumple el rol de intermediario entre el usuario y el conocimiento. Su fin es ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al investigador y la empresa. Funciones Un centro de documentacin tiene como funciones seleccionar, analizar, recuperar y difundir la informacin. Utiliza las nuevas tecnologas para realizar el tratamiento de la informacin y para el acceso en lnea a otras bases de datos y documentos electrnicos. Estructura interna Para cumplir sus funciones se estructura en diversas unidades.

Unidad de fondos documentales: se estudian los fondos existentes, elaboran catlogos y publicaciones del centro.

Unidad de anlisis documental: se efectan tareas de clasificacin, catalogacin, indizacin y resmenes entre otras tareas. Unidad de tratamiento informtico: se ingresan datos en la en el sistema informtico para su posterior recuperacin. Unidad de recuperacin y difusin: se realizan bsquedas retrospectivas y difusin selectiva de la informacin. Unidades auxiliares: se elaboran reprografas, traducciones, etc. Unidad de gestin informtica: se actualizan y mantienen aquellas reas que se encuentran automatizadas dentro del centro.

Tipos de Centros de documentacin

Centros de Documentacin Especializados: Proporcionan servicios de calidad y documentos muy especficos, sus usuarios son tcnicos y cientficos. Centros de Documentacin Nacionales: En general dependen de organismos estatales, recogen y coordinan informacin generada en un pas. Centros de Documentacin Internacionales: Son centros documentales que realizan tareas en reas especficas e intentan unificar la informacin generada en esa rea a nivel regional o internacional. Servicios de documentacin: Dependen de organismos pblicos o privados y trabajan principalmente para ellos. Al conocer el perfil de sus usuarios pueden brindar ayuda individualizada.

http://es.wikipedia.org/wiki/Centro_de_documentaci%C3%B3n Auge de los Sistemas de Informacin y Documentacin en las Organizaciones

(Acerca del Juan Ros Garca

libro

de

James

A.

Senn)

El libro de Senn (1) pone de manifiesto el auge que los sistemas de Informacin y Documentacin tienen en las Organiza-cio-nes, en la Administracin, y trae a la palestra algunos temas fundamenta-les que deben ser abordados, desde el punto de vista acadmico y docente, como son la gestin de esa informacin en las organizaciones y las polticas de informacin, tanto dentro de las organizaciones como en la propia textura del aparato estatal y administrativo. Definir los Sistemas de informacin es, en general, una tarea complicada, porque se compone de mltiples procesos que son, al mismo tiempo, actores en otros subsistemas de la organizacin, y, porque el Sistema de Informacin participa de toda actividad que se desarrolla en esa organizacin (2).

Y as, para Langefors (3), Sistema de Informacin es un sistema incluido en otro sistema ms grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin. Los principales elementos de un S.I. son informaciones y procesos de informacin. El Sistema de Informacin puede ser definido como una coleccin de personas, procedimientos y equipos diseados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar informacin (4). Sin embargo, para Senn, un Sistema de Informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto (5). El "nfasis en sistemas significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Estas incluyen las operacio-nes diarias de la empresa, la comunicacin de los datos e informes, la administra-cin de las actividades y la toma de decisiones". Expone, a continuacin, Senn el caso de McDonald's, cmo organiz su informacin acerca de los gustos de los clientes, etc, etc. Dise el proceso de elaboracin de los comestibles y dispuso el producto final. El sistema operativo se bas en el sistema de informacin. Hoy los sistemas de informa-cin de dicha empresa son un instrumento vital para mantenerse en contacto con los clientes, los productos y el funcionamiento de los restauran-tes. Evidentemente los Sistemas de Informacin a los que se refiere Senn son los que Lpez Yepes (6) incluye dentro del modelo B (subsistema dentro de las organizacio-nes) y, dentro de l, el MIS (Management Information System) que, en general, trata de ayudar a las decisiones de la direccin mediante modelos informticos que facilitan datos. La precisin que introduce Lpez Yepes es contestada tericamente por Senn cuando se plantea la cuestin de si un Sistema de Informacin requiere de computadoras, pues, aunque afirma que no necesita estar basado en computadoras, con frecuencia lo estn. Y, aunque dice que "si un sistema del tipo normal de procedimien-tos y personas puede ejecutar un trabajo eficientemente y sin error, habr pocos motivos para utilizar computadoras. Sin embargo, a menudo, cuando crece el volumen de trabajo los procedimientos aumentan en complejidad, o las actividades llegan a estar ms interrelacionadas, obtenindose grandes mejoras al introducir la ayuda de un sistema de cmputo" (7). Recientemente, en un viaje realizado a Per, hemos podido comprobar cmo el sistema de billetes, reservas, asigna-cin de plazas en los distintos vuelos nacionales, listas de pasajeros, etc., se hacen de forma manual, y casi diramos que artesanal. Si el avin, por ejemplo, tiene sesenta plazas, la azafata de tierra dispone de unas etiquetas adhesivas, numeradas en filas, ventana o pasillo, que va pegando en la tarjeta de embarque de cada pasajero. Acabadas las etiquetas, se supone que no quedan asientos. Con todo, a pesar de parecer primitivo y rudimentario, nunca vimos que dos pasajeros tuviesen el mismo asiento, cosa que, alguna vez, s ocurre en compaas con sistemas ms sofisticados.

Quiere, pues, nuestro autor ceirse principalmente a los Sistemas de Informacin que ayuden en la Administracin,en la toma de decisiones. Aduce como ejemplo bsico un sistema de informacin que ayude en la toma de decisiones en el mundo de la economa, como es el caso de un banco. La informacin recabada a un solicitante de un prstamo (status financiero, status laboral, detalles del prstamo), unida a la informacin sobre fondos de prstamo en ese momento en el Banco, financiamiento del prstamo, tendencias de la economa, tasas de inters, etc., son elementos fundamentales que deben ayudar al encargado de tomar la decisin a conceder, o no, los prstamos (8). Qu hace un Sistema de Informacin?. Las operaciones fundamenta-les pueden reducirse a tres:

Recibe datos (informacin). Acta sobre ellos y genera informacin. Salida de la informacin al usuario ( que puede ser un gerente, un administra-dor o un directivo).

Volando en Aviaco se observa la aparicin, en el ltimo ao, de una tarjeta de la compaa en la que informan de servicios, comida, atenciones, tratos especiales, desayunos, etc. y pide al usuario que lo que desee y no est all, o necesite un tiempo especial, lo solicite. Es decir solicita informacin. Una amplia variedad informativa ayudar a decidir tipos de comida, bebidas, etc. Senn, en su estudio, propone el ejemplo de las lneas areas. "Considrese parte de la informacin y de las bases de datos que respaldan un solo vuelo en el sistema:

Informacin sobre los boletos del pasaje, incluyendo lugar y fecha de la compra y forma de pago. Lista de pasajeros. Asignacin de los asientos. Requisitos especiales (Sillas de ruedas, acompaan-tes, comidas especiales). Horarios de salida y llegada. Asignacin de la tripulacin. Asignacin del equipo aeronutico. Historial del mantenimiento de la naves. Peso total del avin (basado en el peso combinado del aparato, equipaje, carga comercial, pasajeros, combustible, personal de a bordo). Adems los pilotos deben registrar los planes de vuelo y mantenerse informados de las condiciones climticas de la ruta, etc," (9).

Este tipo de sistemas de informacin lo observamos actualmente no slo en nuestras grandes compaas Iberia, Renfe, sino en otras de carcter ms reducido, Bancotel, Meli, etc. En estos sistemas de informacin se combinan ( al igual que ocurre en las tarjetas comerciales VISA, AMERICAN EXPRES, Cor-te Ingls, etc.,) los sistemas de informacin

gerencial y los sistemas de apoyo para la decisin (10) que Senn incluye dentro de los diversos tipos de sistemas de informacin:

Sistemas de procesamiento de transacciones. Sistemas de informacin gerencial. Sistemas de apoyo para la decisin. Sistemas de informacin para la oficina.

Estos temas son analizados prolijamente en los captulos 11, 12, 13 y 14 respectivamente (11). Senn ha elaborado un grueso volumen de desigual valoracin en contenido, estructurado en veinte captulos ; pues, mientras en algunos se introduce en temas de capital importan-cia, a nuestro modo de ver, tales como Concepto de Sistema (cap. 3) concepto de informacin administrativa y gerencial (cap. 2), sistemas de informacin en la organizacin (cap 4), o los ya sealados 11 al 14, hay otros que, sin dejar de ser curiosos e incluso entretenidos, tienen ms de instrumen-tal (cap. 5), sobre computadoras, manejo de computadoras (cap. 6), software (cap. 7), y sus correspondientes suplementos. Igualmente archivos (cap. 8), administracin de bases de datos (cap. 9 ) y comunica-cin de datos (cap. 10 ). Los captulos 16 al 20 estn dedicados al anlisis de necesidades (cap. 15) con su estructuracin y costo, estructura-cin del diseo de sistemas (cap. 16), usuarios finales (cap. 17), puesta en marcha de los Sistemas de Informacin (cap. 18) impacto de los Sistemas de Informacin en la estrategia colectiva (cap. 19) para terminar con una optimista proyeccin de mirada hacia el futuro, lo que era futuro en 1987, que ya es presente o casi pasado, sistemas expertos de inteligencia artificial. Decamos que los captulos 5 al 10, los consideramos como instrumentales, necesarios, fundamentales, pero instrumenta-les. Por decirlo con palabras de Senn "los sistemas de informa-cin son la base de muchas actividades que ocurren en las organizacio-nes y en la sociedad. Las organizaciones con xito generalmente han aprendido cmo utilizar la informacin como un instrumento eficaz para la administracin. Y han desarrollado sistemas de informacin que responden a las necesidades de las personas". Los sistemas de informacin se clasifican en cuatro clases diferentes, pero relacionadas entre s: sistemas de procesamiento de transacciones, de informacin para la gerencia, -de apoyo para la decisin y de informacin para oficinas. Cada modalidad de sistema desempea un importante papel en el control y la coordina-cin de muchas partes o componentes de una organiza-cin o empresa. Los sistemas de computacin y el procesamiento de datos basado en computadoras han alterado en forma significativa la capacidad de las empresas para procesar transacciones y tomar decisiones. Los diferentes tipos de sistemas incluyen macrocompu-tadoras, minicomputadoras y maxicomputadoras. Sin tomar en consideracin su tamao, las computadoras estn controladas por conjuntos de instrucciones denominados programas. Los programas sealan a la unidad central de procesamiento cmo operar con los datos de entrada, cmo procesarlos y a dnde y cmo enviar o manifestar los resultados de salida.

Como se ver los sistemas de computa-cin son una parte integral de los sistemas de informacin. No obstante, la computadora por s sola ocupa un lugar secundario respecto de la informacin que brinda a los administradores y a otros usuarios" (12). Lgicamente Senn parte, para el anlisis de los sistemas de Informacin, del concepto de Informacin. Cabe recordar lo dicho por el Profesor Lpez Yepes (13), considerando la informacin como a) bien econmico, b) como proceso, modo y medio informativo, c) como mensaje informativo, d) como proceso documental y e)como elemento del proceso del conocimiento. Senn analiza muy somera-mente la "explosin" de la informacin (14), para definir la informacin gerencial o administrativa como "conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al receptor" (15). La carencia de informacin produce incerti-dum-bre, y deben proporcio-nar una informacin de apoyo, de avance, de advertencia, de planeacin, de operaciones internas, confiden-cial, e informacin difundida al exterior. De excepcional importancia nos parece el cap. 12, sistemas de manejo de informacin (MIS), y el estudio que hace de sistemas de informacin para mercadotecnia ( pg. 48 y ss. ). Parte Senn del concepto de que "las organizaciones son sistemas que consisten en subsistemas como divisin, departamen-to, reas funcionales y estaciones de trabajo". Todos los subsistemas deben ajustarse entre s de tal manera que cada una de las rea se desempee segn lo esperado. Los subsistemas deben trabajar en conjunto para lograr los objetivos comunes a toda la organiza-cin. (pgs. 452/453). La lnea de flujo de informacin debe coordinar las funciones de la organizacin de tal forma que una decisin sectorial de un rea especfica, afecte normalmente a otras reas de la empresa y hace que, en situaciones complejas, sirva para ayuda en la toma de decisiones. Analiza el autor el diseo de los sistemas de informa-cin y se pregunta sobre la conveniencia de un nico MIS para la empresa. Afirma que "la experiencia ha demostrado que no funciona el enfoque del sistema total del MIS", y, partiendo de la base de que "un punto de vista mucho ms prctico sabe que un sistema ideal no puede ser diseado", llega a la conclusin de que "un MIS es, por lo tanto, una coleccin de sistemas de informacin un conglomerado de sistemas de informacin de negocios, relacio-nados pero independientes, que interactan unos con otros, si bien operan separadamente. Un MIS podra ser considerado como una "federacin" de sistemas o un "supersistema" en el que cada sistema es un bloque integrante de una organizacin mayor de MIS. Un MIS est compuesto de los Sistemas de Informacin del rea funcional en la organizacin.Esta estructura permite que los especialistas recolecten la informacin que mejor conocen. (pgs 462/63). De nuevo parece gravitar sobre Senn la sombra de Toffler (16) en captulos como la venta mundial (pg. 393), el supermercado inteligente (pg. 133), etc. Senn termina su libro con una serie de estudios de casos, ficticios, artificiales, creados para trabajar en clase pero que tienen la virtud de ir recordndonos, insconcientemente primero, conscientemente despus, casos que conocemos, empresas a las que aplicaramos esos sistemas de informacin.

Sistemas de informacin que, puros o mezclados con sistemas gerenciales, estn cada vez ms presentes en las empresas, en las organizaciones. Antes de terminar este artculo he contratado con Iberdrola y Cegas, que, con un sistema gerencial, computarizado el primero y manual el segundo, me proporciona-rn luz y gas. He acompaado a mi mujer al supermercado donde un lector ptico me ha recordado el artculo de Toffler, ya citado, y, al pagar las camisas de mi tienda de caballeros, en la parte inferior de la factura he ledo "Sistemas de Control". Notas (1) SENN, James A. Sistemas de informacin para la Adminis-tracin. Grupo Editorial Iberoamrica. Mxico. D. F. 1990. Traduccin espaola del original Informations systems in management. Wadsworth Publishing Company Inc. 1987. (2) TARDIEU, H., NANCI, D., PASCOT, D. Conception d'un systme d'information. Paris 1979. p. 22,23. (3) LANGEFORS, Borja. Teora de los sistemas de informacin. Ed. El Alene-ro. l973.pg.27. (4) TEICHROEW, D. Information Systems. Encyclopedie of Computer science. 1976. (5) SEEN, J. O. c. pg 2. (6) LPEZ YEPES, J. El Desarrollo de los Sistemas de Informacin y Documentacin. Cuadernos E. U. D. B.Complutense. Vol.I. n 2 .1991. pg 30. (7) SEE, J. O.c. pg 6. (8) Lo mismo puede decirse respecto a las polticas de informacin aunque en este caso estaramos en un sistema de informacin del tipo C definido por Lpez Yepes, J. O.c. pg 31. (9) SEEN,J.O.c. pg. 4-5. (10) Vase TRICKER, R. I. Sistemas de Informacin y control gerencial. Compaa Editorial Continental S. A. Mxico 1980. Principalmente la parte III: Sistemas de informacin para la gerencia. pgs. 245 y ss. (11) SENN,J. O.c. pgs 11 y ss. (12) SENN, J.O. c. pg 21. (13) LPEZ YEPES,J.O.c. pgs 25-28

(14) SEEN,J.O.C.Pg 6. (15) SEEN,J.O.c. pg 29. (16) TOFFLER, Alvin. El cambio de poder. Plaza y Jans 1991. http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num2/jros.html

Definicin del Servicio de Centro de Informacin y Documentacin

DEFINICIN: Espacio fsico y virtual donde se brindan servicios, recursos y productos informativos apoyados en la tecnologa con la finalidad de generar conocimiento y promover la investigacin en los usuarios y por lo tanto, apoyarlos en sus procesos educativos y formativos. http://www.ifb.edu.pe/0/modulos/JER/JER_Interna.aspx?ARE=0&PFL=0&JER=318