UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA SEDE QUITO

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Tesis previa a la obtencin del ttulo de: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA

TEMA:
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO- FINANCIERO Y CONTABLE PARA LA EMPRESA IMPORTADORA REPRESENTACIONES RIANTEX

AUTORA: JENNY BELN VALLEJOS LPEZ

DIRECTORA: LIC. GRACE MOREANO

QUITO, NOVIEMBRE 2011

DECLARATORIA

Yo, VALLEJOS LPEZ JENNY BELN, declaro bajo juramento que el trabajo aqu descrito es de mi autora; que no ha sido previamente presentada para ningn grado o calificacin profesional y las conclusiones del presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad del autor.

A travs de la presente declaracin, cedo mis derechos de propiedad intelectual correspondiente a este trabajo a la Universidad Politcnica Salesiana, segn lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad vigente.

Quito, 7 de noviembre de 2011

(f)________________________________ VALLEJOS LPEZ JENNY BELN

DEDICATORIA

A mi madre, Jenny Lpez, quien con su cario, sabidura y apoyo incondicional, ha velado cada uno de los momentos de mi vida, legndome de la mejor herencia que se puede recibir, la educacin; a mi madre le debo todo lo que hoy soy, gracias a ella he logrado culminar con xito una de las etapas ms importantes de mi vida.

A mi padre, Luis Vallejos, por ser ste el fruto de su esfuerzo y trabajo, porque de sus manos tuve todo en la vida para poder educarme, por su preocupacin y cario, por apoyarme en todo momento de mi vida.

A ellos por su profundo amor, fortaleza infinita, por ser mi ejemplo, mi ms grande orgullo y a quienes amo con toda mi alma.

A mis hermanas, por su ayuda absoluta, su amor, amistad, preocupacin, comprensin, apoyo incondicional, y quienes me han dado fuerza para seguir adelante.

ii

AGRADECIMIENTOS

A Dios, por haber sido mi gua, por iluminar mi camino recorrido hasta hoy y haberme dado el mejor regalo de la vida, mis padres, a quienes les agradezco por apoyarme en cada paso que doy, dndome su amor y consejos, los cules han sabido fortalecerme como persona para alcanzar cada una de mis metas..

A mis queridas hermanas, por haber estado siempre a mi lado apoyndome, por su inmenso e incondicional cario.

A mi Directora de Tesis, Lic. Grace Moreano, quien a travs de su profesionalismo, me brind sus conocimientos que orientaron el buen desarrollo de este trabajo.

iii

NDICE

Declaratoria Dedicatoria Agradecimientos ndice Introduccin

i ii iii iv ix

CAPTULO I

1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO Concepto del Control Interno Objetivos del Control Interno Caractersticas del Control Interno Importancia del Control Interno Clasificacin del Control Interno 1 3 4 5 5 6 6 8 13 16 24 24 24 24 24 24 24 24 25

1.5.1. Por el momento 1.5.2. Por el lugar en el que se realiza 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. Componentes y Elementos del control Interno Principios del Control Interno Mtodos de Evaluacin del Control Interno Procedimientos del Control Interno

1.9.1. Concepto 1.9.2. Objetivos 1.9.3. Alcance 1.9.4. Polticas 1.9.5. Documentacin 1.9.6. Descripcin 1.9.7. Representacin Grfica 1.10. Evaluacin del Riesgo

iv

CAPTULO II

2. 2.1. 2.2. 2.3.

DIAGNSTICO SITUACIONAL Antecedentes Situacin Actual Base Legal 27 27 36 36 37 37 37 37 38 39 39 39 40 40 40 41 41 42 42 42 43 43 43 43 44 44 44 45 45

2.3.1. Ley de Rgimen Tributario Interno 2.3.1.1. 2.3.1.1.1. 2.3.1.1.2. 2.3.1.1.3. 2.3.1.1.4. 2.3.1.2. 2.3.1.2.1. 2.3.1.2.2. 2.3.1.2.3. 2.3.1.2.4. 2.3.1.2.5. 2.3.1.2.6. Impuesto a la Renta Objeto Sujetos Tarifas Retencin en la Fuente del Impuesto a la Renta Impuesto al Valor Agregado (IVA) Objeto Hecho Generador Sujetos Base Imponible Tarifas Retencin en la Fuente del IVA

2.3.2. Cdigo de Trabajo 2.3.2.1. 2.3.2.2. 2.3.2.3. 2.3.2.4. 2.3.2.4.1. 2.3.2.4.2. 2.3.2.4.3. 2.3.2.4.4. 2.3.2.4.5. 2.3.2.4.6. 2.3.2.4.7. Tipos de Contratacin Obligaciones del Empleador Obligaciones del Trabajador Derechos del Trabajador Remuneracin Unificada Remuneracin por horas suplementarias y extraordinarias Dcimo Tercera remuneracin o Bono Navideo Dcimo Cuarta remuneracin o Bono Escolar Vacaciones Anuales Fondo de Reserva Participacin de utilidades para los trabajadores

2.3.3. Ley de Seguridad Social 2.3.4. Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIFs) para Pequeas y Medianas empresas (PYMES)
v

46

2.3.5. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) 2.4. Anlisis FODA

51 55 56 56 56 56 57 57 59

2.4.1. Factores Internos 2.4.1.1. 2.4.1.2. Fortalezas Debilidades

2.4.2. Factores Externos 2.4.2.1. 2.4.2.2. 2.5. Oportunidades Amenazas

Evaluacin del Riesgo

CAPITULO III

3. 3.1.

PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Mejoramiento Administrativo 71 71 71 71 72 73 73 83 83 83 92 110 119 126 128 135 140 147 147 157 162
vi

3.1.1. Misin 3.1.2. Visin 3.1.3. Objetivos 3.1.4. Principios 3.1.5. Estructura Organizacional 3.1.6. Principales Funcionarios y Funciones 3.2. Procedimientos

3.2.1. Administrativos 3.2.1.1. 3.2.1.2. 3.2.1.3. 3.2.1.4. 3.2.1.5. 3.2.1.6. 3.2.1.7. 3.2.1.8. Seleccin y Reclutamiento Contratacin Capacitacin Supervisin Control de asistencia y permanencia Control de Permisos Control de Vacaciones Nmina

3.2.2. Financieros 3.2.2.1. 3.2.2.1.1. 3.2.2.2. Bancos Caja Chica Arqueo de Caja Chica

3.2.2.2.1. 3.2.2.3. 3.2.2.3.1. 3.2.2.4. 3.2.2.5. 3.2.2.5.1. 3.2.2.6. 3.2.2.6.1. 3.2.2.7. 3.2.2.8. Ventas

Conciliacin Bancaria Inventarios Inspeccin Fsica de Inventario Compras Locales Importaciones Liquidacin de Importacin Activos Fijos Baja de Activos Fijos

173 178 191 196 201 211 216 223 231 242 247 247 252 257

Cobranza

3.2.3. Contables 3.2.3.1. 3.2.3.2. 3.2.3.3. Registros de la informacin Elaboracin y presentacin de Estados Financieros Anlisis Financiero

CAPTULO IV

4.

METODOLOGA PARA IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DE

LA PROPUESTA 4.1. 4.2. Metodologa para implementacin Requerimientos para la implementacin 261 262 262 263 263 263 265 267 267 267 279

4.2.1. Recursos Humanos 4.2.2. Recursos Materiales 4.2.3. Recursos Tecnolgicos 4.2.4. Recursos Financieros 4.3. 4.4. Plan de accin Evaluacin de la propuesta

4.4.1. Indicadores e ndices 4.4.1.1. 4.4.1.2. Indicadores ndices

vii

CAPTULO V

5. 5.1. 5.2.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones 286 288

BIBLIOGRAFA

289

viii

INTRODUCCIN

El control interno se define como un plan de organizacin ejecutado por la gerencia con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera y promover la eficiencia de las operaciones. Adems de prevenir el fraude, garantiza el control de los procesos existentes dentro de la organizacin. La empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX, no cuenta con un sistema de control interno definido, que le permita optimizar sus procesos. Es por esto que los directivos, junto con las personas encargadas de administrar la empresa, deben considerar ciertos aspectos fundamentales en la seleccin y reclutamiento, contratacin, capacitacin, supervisin, control de asistencia, permisos, vacaciones, nmina, caja chica, bancos, inventarios, compras, importaciones, activos fijos, ventas, cobranza, registro de la informacin, elaboracin y presentacin de Estados Financieros, y anlisis financiero.

Para solucionar esta problemtica se ha desarrollado un sistema de control interno y se ha preparado este documento con el siguiente contenido:

El Captulo I: Para el diseo del sistema de control interno, se presenta su concepcin, objetivos, caractersticas, importancia, clasificacin, componentes, y se explica los principios que lo rigen, adems de los mtodos de evaluacin que se necesitan para la obtencin de informacin.

El Captulo II: Contiene la informacin general sobre la empresa y de la situacin actual de Representaciones RIANTEX, permitiendo conocer las principales caractersticas de la entidad, los procesos ms relevantes que se realizan en el rea administrativa-financiera, contable, y la base legal a la que se rige para realizar sus actividades, concluyendo este captulo con la realizacin del anlisis FODA.

El Captulo III: Se establecen la misin, visin, objetivos, principios, se define la estructura organizacional de la entidad y las funciones de los empleados. Contiene la propuesta de los procedimientos administrativos, financieros y contables.
ix

El Captulo IV: Presenta la metodologa, los recursos humanos, materiales, tecnolgicos, financieros, y el diseo de un plan de accin, que se utilizarn para la implementacin del sistema de control interno, concluyendo el captulo se evala la propuesta a travs de indicadores administrativos y financieros.

Finalmente se indican las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado en base al desarrollo de la investigacin realizada.

CAPTULO I

GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

Al inicio de la Revolucin Industrial, las operaciones se hicieron complejas por el volumen de transacciones; debido a esto, los propietarios de los negocios delegaron funciones dentro de la organizacin conjuntamente con la creacin de sistemas que disminuyeran fraudes o errores. Como consecuencia de esto, se establecieron sistemas de control interno con el objetivo de asegurar que las actividades de la empresa se desarrollen eficientemente.

1.1.- CONCEPTO Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa1

Plan

de

Organizacin.-

Desarrollo

de

actividades

establecimiento

de

responsabilidades a las distintas personas de la empresa.

La Contabilidad.- Que tendr por objeto registrar tcnicamente todas las operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y confiable, al efecto se implantar un sistema de registro y de contabilidad apropiado y prctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa.2 Funciones de empleados.- Distribucin en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisin.3

PERDOMO MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Sptima edicin, Thomson Learning, Mxico, 2000, p. 3 2 IDEM, p.3 3 IDEM, p. 3

~1~

Procedimientos coordinados.- Procedimientos contables, estadsticos, fsicos, administrativos, etc. Armonizadas entre s para la mejor consecucin de los objetivos establecidos por la empresa.4 Empresa pblica, privada o mixta.- Empresa pblica u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc. cuyo objetivo natural es la presentacin de servicios a la colectividad.5

Obtener informacin confiable.- La informacin oportuna y segura, sirve para la toma de decisiones de la empresa.

Salvaguardar sus bienes.- Para evitar fraudes, robos y manejos indebidos.

El control interno es un plan de organizacin ejecutado por la gerencia con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera y promover la eficiencia de las operaciones. Adems de prevenir el fraude, garantiza el control de los procesos existentes dentro de la organizacin.

El Informe COSO define al control interno como: Un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del personal de la entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la Informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.6

4 5

PERDOMO MORENO, Abraham, Op. Cit., p. 3 IDEM, p. 4 6 COOPERS & LYBRAND, Los Nuevos Conceptos del Control Interno (Informe COSO), tercera edicin, Madrid 1997, p. 16

~2~

En conclusin el control interno es un proceso efectuado por el personal en todos los niveles, proporcionando una seguridad razonable, dirigindose al logro de los objetivos, y obtencin de los resultados con eficiencia, eficacia y economa en la gestin de la entidad.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Conjunto ordenado, concatenado e interactuante de los objetivos que persigue el control interno para el logro de la misin y objetivos ms importantes de la entidad.7

Segn las Normas Internacionales de Auditora y Aseguramiento de la Informacin, definen al sistema de control interno como:

Las polticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar tanto como sea factible la conduccin ordenada y eficiente de su negocio incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros contables y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable.8 Se puede concluir que el sistema de control interno es el conjunto de elementos en donde se involucran las personas, sistemas de informacin, supervisin, procedimientos, para promover la eficiencia, efectividad, de la informacin, de los procesos administrativos, financieros-contables y asegurar el logro de los objetivos y metas.

1.2.- OBJETIVOS

Para conseguir un control interno eficaz se debe establecer polticas, normas, procedimientos para prevenir riesgos y mejorar las operaciones de la organizacin, dando como resultado una administracin transparente.
7

SANTILLANA GONZALEZ, Juan Ramn, Establecimiento de Sistemas de control interno, primera edicin, Editorial Color, Mxico 2001, p. 2 8 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORA, NIA 400

~3~

Los objetivos ayudan a la Direccin a alcanzar las metas previamente establecidas, permitiendo una adecuada conduccin de la gerencia, tales como: Eficiencia en las operaciones. Las polticas son la base de la organizacin, deben identificar las metas, objetivos, estndares de las actividades bsicas, para medir la eficiencia y economa de las operaciones, de esta manera obtener resultados ptimos con una metodologa eficiente. Proteger y salvaguardar los activos de la entidad. Se debe establecer normas claras, especficas que indiquen el buen manejo, cuidado, las correspondientes autorizaciones y responsabilidades de los activos. Obtener

informacin

administrativa-financiera-contable

confiable

oportuna. La informacin financiera es importante para conocer el desempeo y situacin real de la entidad, por lo que se debe asegurar la razonabilidad, confiabilidad e integridad tanto de los registros como reportes contablesfinancieros- administrativos, ya que es fundamental para la toma de decisiones y presentacin a terceros.

1.3.- CARACTERSTICAS

El control interno presenta las siguientes caractersticas: Est orientado a la consecucin de metas y objetivos establecidos por la entidad. Debe ser adecuado a la naturaleza, estructura, misin y objetivos de la entidad. Los procesos contables-financieros- administrativos son parte integrante de la estructura del control interno.

~4~

 Cada empleado de la organizacin es responsable del control de las reas y bienes que custodie. Todas las operaciones de la entidad deben ser registradas en forma adecuada, exacta y oportuna, de tal forma que permita preparar, presentar reportes financieros-contables-administrativos a tiempo.

1.4.- IMPORTANCIA

El control interno es fundamental porque permite medir la eficiencia y la productividad de la entidad; en especial si se centra en las actividades administrativas-financieras y contables, pues a partir de esto se conocer la situacin real. Dentro de la organizacin el proceso administrativo comprende las funciones de organizacin, planeacin, direccin y control. El proceso financiero-contable abarca los recursos materiales, financieros y refleja razonablemente el resultado de sus operaciones.

Si los controles se aplican de una forma ordenada, adecuada, con fluidez, seguridad y responsabilidad, existir una interrelacin entre s, constituyendo un sistema de control efectivo, protegiendo los recursos contra el fraude, el desperdicio, el uso inadecuado.

La importancia de un sistema de control interno radica en llevar las operaciones de manera eficiente, previniendo y detectndose riesgos de una manera oportuna, para alcanzar los objetivos deseados.

1.5.-CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO

El control interno se clasifica por el momento y por el lugar en el que se realiza.

~5~

1.5.1.- POR EL MOMENTO

Previo.- Es el control que se desarrolla antes de una transaccin, operacin o procedimiento.

Concurrente.- Se desarrolla en el momento en que se efectan las transacciones, operaciones o procedimientos.

Posterior- Se desarrolla despus de ejecutada una transaccin, operacin o procedimiento.

1.5.2.- POR EL LUGAR EN EL QUE SE REALIZA

Control interno administrativo.El control administrativo es el conjunto de mtodos, medidas y procedimientos relacionados con el proceso de decisin que lleva a la autorizacin de las transacciones por parte de la direccin.9

Es realizado por las dependencias administrativas, orientadas a evaluar la gestin administrativa, la eficiencia y la efectividad de los procesos u operaciones.

El control administrativo comprende procesos coordinados e integrados a las actividades de la entidad para alcanzar un nivel razonable de confianza y seguridad en las decisiones que llevan a la autorizacin de las transacciones, por parte de la direccin de la entidad.

Este tipo de control asegura: La eficiencia de producir los mximos resultados con los menores recursos. La eficacia de cumplir las actividades dentro de los parmetros establecidos.
9

J. CASHIN, Neuwrith, Enciclopedia de la Auditora, 2003, p. 78

~6~

 La efectividad de poder satisfacer las demandas planteadas.

Control interno contable

El control contable comprende un conjunto de procedimientos para registrar, clasificar y resumir las transacciones que realiza la empresa.

Tiene como objetivo salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros contables. Este tipo de control tiene como objetivo: Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el perodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de percibir la preparacin de Estados Financieros y mantener el control contable de los activos.10

Control interno financiero

El control financiero determina el control de las operaciones. Incluye los procesos de proyeccin de ventas, ingresos, etc., para la realizacin de Estados Financieros, los cuales sirven para la toma de decisiones y la forma de satisfacer los requerimientos financieros.

Implica decisiones sobre las metas y elaboracin de presupuestos, pronsticos para cada rea significativa de las actividades de la empresa.

Este tipo de control tiene los siguientes objetivos: Las operaciones se realicen de acuerdo con las autorizaciones de la Direccin. Se acceda a los activos de la entidad con debidas autorizaciones.

10

ESTUPIN, Rodrigo, Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales: anlisis del Informe COSO I y II, Segunda Edicin, Bogot 2006, p. 7

~7~

1.6.- COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El Informe COSO plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de gestin:

a) Ambiente de Control b) Evaluacin de riesgos c) Actividades de control d) Informacin y comunicacin e) Supervisin

a) Ambiente o entorno de control.Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura [] tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos.11

Los factores del ambiente de control incluyen: Integridad y Valores ticos. El desempeo de las actividades del personal depende de la conducta y valores de cada uno, es importante la participacin de la direccin para evitar conductas adversas a los valores ticos como: inexistencia de controles, debilidad de la funcin de auditora, etc. Compromiso con la competencia. Son importantes los conocimientos y habilidades del personal, para cumplir con sus obligaciones, adems la direccin deber supervisar y capacitar adecuadamente al personal.

11

MANTILLA, Samuel, Control interno: Informe COSO, Cuarta Edicin, ECOE Ediciones, Bogot 2005, p. 25

~8~

 Consejo de Administracin. Es necesario que el personal, que involucra el consejo, cuente con la experiencia, dedicacin y resolucin a los problemas, adems que interacten auditores internos y externos. Filosofa de la direccin. Esto se refleja en la forma de administrar la organizacin, los factores ms relevantes son las actitudes mostradas y el procesamiento hacia la informacin financiera, los principios, criterios contables.

Estructura organizacional. Es la base para dirigir y controlar las operaciones, dependiendo de la naturaleza y tamao de la entidad, se define las vas adecuadas de comunicacin, adems de establecer las responsabilidades del personal.

Cada uno de estos factores marca una pauta de funcionamiento de los sistemas de informacin y supervisin en general, que influye al personal con respecto al control de sus actividades, el establecimiento de los objetivos y la minimizacin de los riesgos.

b) Evaluacin de Riesgos.-

Es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas, industriales, reguladoras y de operacin continuarn cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.12 Es importante establecer los objetivos y metas para todos los niveles de organizacin, ya que la administracin puede identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias.

El riesgo de una entidad puede darse por factores externos e internos como: Cambios en el ambiente operativo de la organizacin. Cambios del personal.

12

MANTILLA, Samuel, Op. Cit., p. 39

~9~

 Sistemas de informacin nuevos o modernizados. Crecimiento rpido de la organizacin. Cambios de la tecnologa que afectan los procesos de produccin o los sistemas de informacin. Nuevos modelos de negocios, productos o actividades. Reestructuraciones corporativas. Expansin o adquisicin de empresas extranjeras.13

c) Actividades de control.Son las normas y procedimientos (que constituyen las acciones necesarias para implementar las polticas) que pretenden asegurar que se cumplen las directrices que la direccin ha establecido con el fin de controlar los riesgos. 14

Las actividades de control existen a travs de toda la organizacin en todos los niveles y funciones, incluyen procesos como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, segregacin de funciones, etc. Adems son importantes porque es la manera de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos.

Existen diferentes tipos de actividades de control: Anlisis efectuados por la direccin.- La Direccin realizar un anlisis y comparacin de los resultados obtenidos del presente ejercicio con el de ejercicios anteriores, presupuestos, etc., con el fin de evaluar la consecucin de los objetivos. Gestin directa de funciones de actividades.- Los responsables de las diversas funciones o actividades revisan los informes sobre los resultados alcanzados.15

13

ARENS, Alvin; y otros, Auditora: un enfoque integral, Pearson Education, 2007, p. 218 COOPERS & LYBRAND, Op. Cit., p. 67 15 IDEM, p. 69
14

~ 10 ~

 Proceso de informacin.- Se realiza controles para las transacciones de la entidad, los procesos son analizados por la direccin para evitar riesgos. Controles fsicos.- Se mantiene un recuento fsico de los activos de la entidad, para comparar su existencia con los registros. Indicadores de rendimiento.- La direccin utiliza los indicadores de rendimiento para la toma de decisiones operacionales y controla el seguimiento de los resultados del sistema de informacin financiera. Segregacin de funciones.- Debe existir

una adecuada segregacin de

funciones y cuidar que un mismo empleado no realice las funciones que sean objeto de fraude o desfalco. Se debe separar las funciones de autorizacin, registro y custodia.

d) Informacin y comunicacin.-

Es necesario recoger y comunicar la informacin relevante de un modo y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir sus responsabilidades. Los sistemas de informacin generan informes, que recogen informacin operacional, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la direccin y el control del negocio. Dichos informes contemplan, no slo, los datos generados internamente, sino tambin informacin sobre incidencias, actividades y condiciones externas, necesaria para la toma de decisiones y para formular informes financieros.16 Informacin.- La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin de informacin adecuada y oportuna. La entidad debe contar con informacin eficiente de origen interno o externo, orientada a producir informes operativos o financieros para as lograr su manejo y control. La informacin debe ser captada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales.

16

COOPERS & LYBRAND, Op. Cit. p. 81

~ 11 ~

 Comunicacin.- La informacin debe poseer unos adecuados canales de comunicacin que permitan conocer a cada uno de los integrantes de la organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Tambin son necesarios canales de comunicacin externa que proporcionen informacin a los terceros como: autoridades, proveedores, clientes, etc.

e) Supervisin o Monitoreo.Resulta necesario realizar una supervisin de los sistemas de control interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomar la forma de actividades de supervisin continuada, de evaluaciones peridicas o una combinacin de las dos anteriores.17

Existen dos actividades de supervisin: Actividades de supervisin continuadas.- Comprenden actividades corrientes de gestin y supervisin, comparaciones, conciliaciones y otras tareas rutinarias.18

El personal debe comunicar sobre las deficiencias y debilidades, con el fin de que se aplique las correcciones necesarias oportunamente. Evaluaciones puntuales.- Se realizan para determinar la calidad y eficacia de los controles en una etapa predefinida de los procesos y operaciones de la entidad. El rango y la frecuencia de las evaluaciones puntuales dependern de la valoracin de riesgos y de la efectividad de los procedimientos permanentes de seguimiento.19

17 18

COOPERS & LYBRAND, Op. Cit., p. 93 IDEM, p. 95 19 FONSECA LUNA, Oswaldo, Vadecum Contralor 2008, ICCO, Primera edicin, Per 2008, p.120

~ 12 ~

La direccin debe evaluar continua y peridicamente la eficacia de los procesos para determinar si se est cumpliendo de acuerdo a lo previsto.

La supervisin o monitoreo consiste en evaluar si los riesgos se estn considerando adecuadamente para el logro de los objetivos de control. La gerencia o direccin toma las acciones correctivas en el caso de que el sistema no sea efectivo.

Es necesario tomar oportunamente medidas de correccin cuando sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditora interna es un factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios de revisin interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos prescritos.

1.7.-PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO 1) Responsabilidad delimitada.- Debe de existir lneas de responsabilidad y autoridad perfectamente definidas por escrito a travs de manuales de organizacin y organigramas.20

2) Separacin de funciones de carcter incompatible.- Debe existir una adecuada segregacin de funciones y evitar que un mismo funcionario realice todo un proceso, ya que pueden existir funciones que pueda prestarse a malas interpretaciones o que sean objeto de fraude. Se debe separar las funciones de autorizacin, registro y custodia.

3) Ninguna persona debe ser responsable por una transaccin completa .- Evitar que una misma persona se encargue de un ciclo de operaciones, ya que puede ser objeto de fraudes o errores.

20

NEWTON, E. Fouder, Tratado de Auditora, Ediciones contabilidad Moderna, Tomo I, Buenos Aires 1979, p. 145

~ 13 ~

4) Contabilidad por partida doble.- Este principio es el pilar de la contabilidad y debe ser acorde con la prctica de la profesin del contador.

5) Instrucciones por escrito.- Todas las disposiciones, resoluciones dadas dentro de la entidad deben ser emitidas por escrito para tener evidencia y poder sancionar.

6) Aplicacin de pruebas continas de exactitud.- Se debe revisar aritmtica, contable y administrativamente las funciones que realiza una persona, ya que permiten que los errores que se cometan, sean detectados oportunamente, tomando medidas para corregirlos y evitarlos.

7) Control y uso de comprobantes prenumerados.- Debe emplearse numeracin consecutiva en los formularios y documentos, para el control y registro de las operaciones.

8) Evitar el uso de dinero en efectivo.- No se deber manejar efectivo, todos los ingresos deben ser depositados inmediatamente y todo pago se deber realizar con cheque, a excepcin del fondo de Caja Chica- Fondo Rotativo.

9) Uso de cuentas de control.- Deben usarse cuentas de control para comprobar la exactitud de los movimientos financieros, por ejemplo: cuentas de mayor general, auxiliares y subcuentas.

10) Depsitos inmediatos e intactos.- Todos los ingresos que la entidad reciba deben ser depositados inmediatamente.

11) Uso de equipos mecnicos con dispositivos de control y prueba.- Se debe utilizar dispositivos de control que garanticen un control adecuado del uso de equipos informticos o electrnicos y que permitan la comprobacin de las operaciones ejecutadas.

~ 14 ~

12) Rendicin de cuentas.- Todo el personal que maneje recursos humanos, financieros y tecnolgicos, debe presentar reportes de gestin, as como tambin informacin financiera de las operaciones ejecutadas.

13) Utilizacin de indicadores de desempeo y rendimiento.- Se debe verificar y evaluar el desempeo y rendimiento de los recursos humanos, fsicos y financieros, mediante el uso de indicadores, los mismos que permitirn la correccin de problemas.

14) Documentacin de respaldo.- Se debe documentar todas las transacciones de la entidad, para evaluar los resultados obtenidos, justificando las decisiones tomadas.

15) Registro de control para actividades importantes.- Se debe realizar un registro para controlar las actividades y procedimientos que realice el personal, para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

16) Supervisin de actividades crticas o riesgosas.- Se deber supervisar toda actividad que implique riesgo de carcter crtico para la gestin de la entidad, ya sea fsico, econmico, financiero, etc.

17) Fianzas.- Las personas que tienen que ver con el manejo o custodia de bienes y valores deben presentar una garanta o caucin, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias. 18) Seleccin de personal capacitado.- Debe escogerse personal de calidad y apto para las funciones que debe asumir tanto en el futuro inmediato como en el mediato.21

21

NEWTON, E. Fouder, Op. Cit, p. 146

~ 15 ~

19) Capacitacin continua.- Se deber programar la capacitacin del personal en las distintas reas, para fortalecer el conocimiento y garantizar la eficiencia de la entidad.

20) Conducta tica de funcionarios y empleados.- Los funcionarios deben seguir los principios ticos, por encima de cualquier inters personal, ya que constituyen el fundamento de la conducta moral y profesional.

21) Rotacin de personal.- Debe promoverse la rotacin de puestos y obligar a los empleados, a cargo de tareas en las que las posibilidades de cometer irregularidades sean mayores, a tomar vacaciones anuales.22

22) Coordinacin entre unidades organizacionales.- Todas las reas que conforman la empresa deben organizarse y trabajar conjuntamente, para que el control sea efectivo y alcanzar las metas de la entidad.

23) Legalidad y legitimidad de los actos.- Los actos que realicen los empleados, deben enmarcarse en el cumplimiento de las disposiciones legales vigente y deben ser legtimos.

24) Establecimiento de polticas, objetivos y metas.- Se debe enmarcar en los estatutos las polticas, objetivos y metas, los mismos que deben establecerse en relacin a la misin de la entidad, y se deber comunicar a todo el personal de la empresa.

1.8.- MTODOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

La evaluacin del control interno de la empresa define sus fortalezas y debilidades mediante los siguientes mtodos:
22

NEWTON, E. Fouder, Op. Cit., p. 146

~ 16 ~

a) Mtodo Descriptivo b) Mtodo Grfico c) Mtodo de Cuestionario a) Mtodo Descriptivo.- Es la descripcin detallada de los procedimientos y de las caractersticas de sistema en cada rea. Comenta documentos, archivos, que se utilizan en un rea.23

Consiste en la narracin de las diferentes actividades, funciones, procedimientos, controles de departamentos, empleados y registros contables, que comprenden el control interno. Una descripcin adecuada de los procesos de control relacionados incluye las siguientes caractersticas: Origen de cada documento y registro en el sistema. Cmo se efecta el procesamiento. Disposicin de cada documento y registro en el sistema. Indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la evaluacin de los riesgos de control.24

El mtodo descriptivo se utiliza para recoger, organizar, presentar, analizar los resultados de las operaciones, para dar una idea clara de una determinada situacin. La informacin se obtiene y se prepara por departamentos, operaciones, procesos, adems se debe detallar por escrito los mtodos contables, administrativos; mencionando los registros contables utilizados por la empresa y empleados. La descripcin debe hacerse de tal manera que las actividades sigan el curso en todas las unidades o departamentos que intervienen.

Una desventaja de utilizar este mtodo es que pueden pasar inadvertidas algunas situaciones anormales.
23

30 de abril de 20105, carreras/carreras/contaduria/AUDITORIA.pdf. 24 ARENS, Alvin; y otros, Op. Cit., p. 285

Auditora,

http://www.uaim.edu.mx/web-

~ 17 ~

Ejemplo:

rea: Compras y recepcin de materias primas.

Los almacenes de produccin determinan, en base a la revisin semanal de sus fichas de existencias, que debe adquirirse determinada materia prima, emite un formulario de requisicin de materia prima. En base a este formulario, la seccin compras procede a pedir cotizaciones a por lo menos tres proveedores, tomados de sus archivos. Una vez recibidas las cotizaciones, compras emite la correspondiente orden de compra, de la que enva copias a almacenes y contadura, adems de archivar una copia en la carpeta de rdenes de compra pendientes. En el momento de recibirse la mercadera, recepcin procede a su recuento y prepara un formulario de recepcin de materia prima, pasa a control de calidad la mercadera y una vez conforme con lo recibido, entrega la mercadera a almacenes junto con uno de los formularios de recepcin. Otra copia de ese formulario es enviado a cuentas a pagar, que lo adjunta a la copia de la orden de compra que oportunamente haba recibido de compras. Por su parte compras recibe otra copia de formulario de recepcin con la que elimina la orden de compra de su carpeta de pendientes. Por ltimo, cuando cuentas a pagar recibe la factura del proveedor, la controla con la nota de recepcin y la orden de compra y pasa la documentacin completa para su contabilizacin.25 b) Mtodo Grfico.- Es la descripcin de un procedimiento a travs de smbolos. Consiste en la preparacin de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada proceso. Seala donde se establecen las medidas de control. Su estructura debe incluir las principales funciones, los canales de supervisin y la funcin del personal encargado en cada rea. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad las debilidades de control, proporciona una mayor visualizacin de la estructura del negocio.

El mtodo grfico constituye: El resguardo de los procedimientos aplicados y de la evidencia recogida.

25

NEWTON, E. Fouder, Op. Cit., p. 156

~ 18 ~

 Permiten la realizacin del trabajo de forma ordenada y sistemtica facilitando la delegacin y supervisin de tareas.26 Sirven de base para la realizacin de trabajos futuros

A continuacin se detalla la simbologa utilizada en los diagramas de flujo:

INICIO Y FINAL DEL FLUJO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar; se utiliza para indicar una unidad administrativa, o persona que recibe o proporciona informacin. PROCESO/ ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempean procedimiento. DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. DECISIN O ALTERNATIVA: Representa el hecho de realizar una seleccin o la toma de decisin especfica de accin. ARCHIVO: Indica que se guarda un documento. las personas involucradas en el

CONECTOR: Indica que intervendr un tercero que no es parte del proceso o entidad. LNEAS DE FLUJO: Indica la direccin que va tomando el proceso. CONECTOR DE PGINA: Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
26

30 de abril de 20105, carreras/carreras/contaduria/AUDITORIA.pdf.

Auditora,

http://www.uaim.edu.mx/web-

~ 19 ~

DOCUMENTO CON COPIA: Documento original con copias.

INTERCONEXIN: Representa la conexin con otro procedimiento. DATOS: Representa cualquier tipo de introduccin de datos en la memoria desde los perifricos o registro de informacin procesada en un perifrico. DEPSITO PROVISIONAL O ESPERA: Indica demora en el desarrollo de los hechos.

TARJETA: Representa cualquier tipo de tarjeta perforada que se utilice en el procedimiento. TRANSPORTACIN: Indica el movimiento de

personas, material o equipo. OPERACIONES MANUALES: Constituye la

realizacin de una operacin o actividad en forma especficamente manual. OPERACIN E INSPECCIN: Indica la verificacin o supervisin durante las fases del proceso, mtodo o procedimiento de sus componentes.

Ejemplo: Ciclo de adquisiciones y pago. Ver Figura 1.

~ 20 ~

FIGURA 1. CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGO

Fuente: ARENS, Alvin, y otros, Auditoria: Un enfoque integral, Pinnacle Manufacturing ciclo de adquisicin y pago

~ 21 ~

c) Mtodo de Cuestionario.- Se realiza una serie de preguntas relativas al rea de trabajo y que abarcan todos los aspectos sustanciales y formales del conjunto de operaciones que se realizan en esa rea.27

Estos cuestionarios estn elaborados de forma estndar y son comunes, generalmente a todas las auditoras. El objeto de estas preguntas es buscar evidencias a travs de preguntas concretas. Los cuestionarios se estructura en forma de listado, con diversas columnas, para las preguntas, otra para las respuestas si / no / n/s y otra de observaciones.

Los cuestionarios incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las operaciones y quien tiene a su cargo las funciones, determinando las debilidades y fortalezas del control interno. Las preguntas deben ser contestadas por parte de los responsables de distintas reas, de esta manera se obtendr una evidencia para constatar la eficiencia de los procedimientos de control.

Ejemplo: Ver figura 2.

27

30 de abril de 20105, carreras/carreras/contaduria/AUDITORIA.pdf.

Auditora,

http://www.uaim.edu.mx/web-

~ 22 ~

AUDITORES ANDINOS LTDA. Auditores y Consultores Empresariales CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE DISPONIBLE CLIENTE: AUDITORIA A: OFIMUEBLES LTDA. Diciembre 31 de 2.00A No. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES Las entradas de disponible se controlan mediante prenumeracin, relacin de cobros etc.? 2 Los ingresos por aprovechamientos se reportan en forma oportuna a contabilidad? 3 Los ingresos diarios de disponible se depositan a primera hora del siguiente da hbil en la misma especie recibida? 4 Todos los egresos de disponible se realizan por medio de cheque? 5 Los giros de disponible se hacen siempre a nombre del primer beneficiario y se prohbe el giro al portador? 6 El giro de fondos por cheque se hace con restricciones como de pguese al primer beneficiario, para depositar en cuenta solamente? 7 Las cuentas bancarias son conciliadas en forma mensual y se realizan los ajustes necesarios al mes siguiente? 8 Los cheques se giran usando como mnimo dos firmas? 9 Los dineros en poder de la empresa se mantienen en caja fuerte? 10 Los talonarios de cheques y su secuencia numrica son controlados por la persona responsable? 11 Los soportes que respaldan el giro de cheques se anulan con un sello de Pagado donde se describa el nmero de cheque y cuenta? 12 Las trasferencias de fondos entre un banco y otro quedan debidamente documentadas con las respectivas autorizaciones? 13 Existen restricciones para transferencias electrnicas de fondos? Fondos Fijos para gastos menores La creacin del fondo fijo se realiza mediante resolucin de gerencia en la cual: 14 Se determina el monto mximo a girar por cada pago? 15 Se prohbe fraccionar facturas? 16 Se determina claramente los pagos que se pueden realizar y los que estn prohibidos? 17 Se establece el momento de realizar el reembolso? 18 Se fija fianza para el responsable del fondo? 19 Se obliga al reembolso al final del ejercicio? 20 Se prohbe hacer prstamos con los dineros del fondo? ELABORADO POR FECHA REVISADO POR FECHA 1

FIGURA 2. Fuente: Fccea.unicauca.edu.ec, Control Interno, 2003 ~ 23 ~

1.9.- PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

1.9.1.- CONCEPTO Breve descripcin de cada procedimiento que comprende el control interno.

1.9.2.- OBJETIVOS Propsitos, metas o finalidades que se propone cumplir con cada uno de los procedimientos.

1.9.3.- ALCANCE Extensin que cubren los procedimientos administrativos, financieros contables dentro del sistema de control interno.

1.9.4.- POLTICAS Determinacin de responsabilidades dentro de cada procedimiento administrativo, financiero contable, para un adecuado control, y evitar riesgos.

1.9.5.- DOCUMENTACIN Se sustentar todos los procedimientos y actividades, que se realice en la entidad, en formularios, registros, etc., para llevar un mayor control y contabilizacin de las actividades.

1.9.6.- DESCRIPCIN Explicacin de forma detallada y ordenada de procedimientos dentro de la entidad.

1.9.7.- REPRESENTACIN GRFICA Descripcin de los procedimientos a travs de smbolos.

~ 24 ~

1.10. EVALUACIN DEL RIESGO

Es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes de la administracin para la preparacin de los informes de conformidad con las normas, leyes y procedimientos aplicables.

Es importante definir el riesgo de auditora como: la posibilidad de formular una opinin de auditora incorrecta acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros. Este riesgo tiene tres componentes:

1.- Riesgo Inherente: Es la posibilidad de que ocurra errores importantes generados por las caractersticas, naturaleza, estructura y actividad de la empresa.

2.- Riesgo de Control: Es la posibilidad de que una exposicin errnea pudiera ocurrir en la informacin de carcter significativo y que no sea evitado, detectado y corregido con oportunidad por el sistema de control interno.

3.- Riesgo de Deteccin: Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una exposicin errnea que existe en la informacin que podra ser de carcter significativo. Es aquel que se asume por parte de los auditores y estn vinculados con fallas en el planeamiento y la ejecucin de la auditora interna.

Al determinar el riesgo tambin se pueden establecer las medidas preventivas y correctivas a los diferentes procesos, y se establecen criterios para la evaluacin del riesgo:

Bajo: Control Interno es efectivo.

~ 25 ~

Moderado: Control Interno es moderadamente efectivo, nfasis en prevencin o deteccin y corrige los errores significativos.

Alto: Control Interno es inefectivo, no previene, no detecta ni corrige errores significativos.

~ 26 ~

CAPTULO II

DIAGNSTICO SITUACIONAL

2.1. ANTECEDENTES REPRESENTACIONES RIANTEX es una empresa unipersonal calificada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) como persona natural obligada a llevar contabilidad, la conform el Ing. Mario Checa, gerente y propietario, el mismo que responde ante sus obligaciones sociales.

La empresa inici sus operaciones en el ao 2001, su domicilio principal est ubicado en la provincia de Pichincha, Cantn Quito, Parroquia La Magdalena, Calle Lino Curima OE5-56 y Pio Dure, primer piso, Oficina 1.

La actividad econmica a la que se dedica es a la venta al por mayor y menor de Maquinaria y Equipos de Construccin e Ingeniera Civil. Esta empresa nace con la finalidad de mecanizar el proceso de la construccin de pisos en el pas.

Inicialmente la empresa contact a proveedores en Estados Unidos, para representarlos en el pas, importando pequeas cantidades de maquinaria, equipos y herramientas para la construccin de pisos, el trabajo fue realizndose puerta a puerta. La importacin de maquinaria se lo hizo bajo pedido y con el 50% de anticipo.

2.2.- SITUACIN ACTUAL

La actividad principal de la empresa es la distribucin de maquinaria y equipos para la construccin, teniendo la representacin de prestigiosas marcas americanas e italianas. Actualmente cuenta con una oficina Matriz en Quito.

~ 27 ~

La empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX cuenta con activos como vehculos, oficinas administrativas, adems de personal altamente capacitado.

El proceso de crecimiento de la empresa ha sido paulatino y actualmente distribuye sus productos a nivel nacional, lo que determina otras necesidades dentro de la actividad relacionada con el uso del concreto. La importacin de maquinaria pesada abarca usuarios de la construccin (todo tipo de obras en hormign).

Por la necesidad de tecnologa en el pas, la empresa sacar al mercado nuevos productos como son tintes para el hormign y selladores acrlicos, los mismos que permitirn dar un mejor acabado al cemento, utilizados en la construccin de pisos.

Entre los productos principales que ofrece la empresa se tiene:

a) Pavimentadora de hormign de rodillo o formato deslizante para la construccin de va en pavimento rgido.

b) Reglas Vibratorias tipo cercha o de codal para el extendido del hormign.

c) Allanadoras sencillas, dobles con aspas de acabado, combinacin y platos de flotacin para el alisado de pisos

d) Maquinarias para el nivelado y alisado de pisos:

a. Bombas escarificadoras de curador para la aplicacin de qumicos y ayudan al adecuado fraguado del hormign.

b. Herramientas manuales con: flotador, cortador de puntos alto, barras de chequeo, entre otros, que se utilizan en la colocacin del concreto.

~ 28 ~

e) Equipo para preparacin de superficie:

a. Cortadora de concreto de empuje o auto propulsados para realizar el corte de juntas en pavimento rgido con pisos industriales, as como tambin cortadoras para ser usadas en obras cortes en ladrillos, bloques, adoqun o cermica.

b. Pulidora de hormign para preparar superficies, si el constructor va a colocar un recubrimiento superficial sobre la losa, sea este pintura epxica, mortero epxico en general todo piso polimrico.

c. Escarificadoras que se utilizan para remover agresivamente los recubrimientos superficiales desgastados y mejorarlos. Se las puede utilizar tambin para remover lneas de grfico o crear surcos en reas donde necesiten que el piso sea antideslizante.

d. Allanadoras para mortero epxico, a diferencia de las que se utilizan para el nivelado y alisado de pisos, estas mquinas no son muy veloces pero si tienen mayor torque, ventaja que se requiere cuando se desea aplicar como recubrimiento superficial un mortero epxico.

f) Qumicos para la proteccin de equipos. Se dispone de varios productos que encajan en cada grupo de los cuales se puede mencionar:

a. Removedor de Hormign b. Antiadherente de Hormign c. Endurecedores lquidos d. Tintes para el concreto e. Sellador acrlico para el concreto

~ 29 ~

g) Sistema de pisos pulidos. Es nueva tecnologa que se ha desarrollado con el objeto de lograr pisos arquitectnicos y estticos con sello verde, en los Estados Unidos, este tipo de pisos tiene compensaciones econmicas del gobierno a las constructoras de las mismas. Para realizar estos acabados se utiliza:

a. Pulidor de alta velocidad, b. Bordeadores, c. Sistema de aspiracin d. Rociadores de endurecedor e. As como tambin tintes para el acabado, entre otros.

h) Pisos estampados. El sistema de pisos estampados es una actividad que no es muy conocida en nuestro pas, a pesar de ser una actividad de muy fcil aprendizaje y totalmente manual, aun no ha sido implementada por las constructoras. Se puede realizar vas, aceras, patios, reas sociales, sin tener limitaciones en su uso, se coloca el hormign y an estando fresco se realiza mediante el uso de hules el estampado sobre el concreto dando as la apariencia de bloques, ladrillos, etc. Se puede adicionar color, sea integral o mediante tientes para embellecer la superficie, para este sistema no se necesita herramientas.

Proveedores

La empresa a lo largo de los aos, ha alcanzado un lugar importante dentro de la distribucin de maquinaria y equipos para la construccin, siendo representantes de las marcas ms prestigiosas americanas e italianas tales como: ALLEN ROJO.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Allanadoras dobles Allanadoras sencillas ~ 30 ~

 Reglas vibratorias Vibradores Flotadores EDCO.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Cortadoras de hormign Escarificadoras Pulidoras WAGMAN.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Platos de flotacin Paletas de acabado Paletas de combinacin Herramientas manuales Peinetas de textura ORU.- Es una marca Italiana. Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Plantas de hormign Camiones hormigonera SC.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Materiales para pisos estampados, texturizados o decorativos PERMA SHINE.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos:

~ 31 ~

 Pisos pulidos para reas comerciales o residenciales. SCANMASKIN.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Mquinas para pulir hormign PULMAN ERMATOR.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Aspiradoras para trabajos en hormign PNA.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Sistema Diamond dowel para construccin de pisos ALLEN AMARILLO.- Dentro de esta lnea se tiene los siguientes productos: Maquinaria para pavimento rgido

Clientes La empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX se ha caracterizado por ofrecer a sus clientes distribucin oportuna, seriedad y calidad en sus productos.

La empresa mantiene clientes a nivel nacional, adems considera importante analizar e identificar el mercado potencial de consumidores, generando bases de datos constantemente, siendo segmentados como: constructoras de carretera, constructoras de pisos industriales, personas naturales (Ingenieros, arquitectos, etc.) y dems involucrados en construccin de pisos. A continuacin se detalla los clientes ms importantes:

~ 32 ~

 Constructoras de carreteras: Compaa Verd Hidalgo & Hidalgo Equitesa Constructora Hidrobo Estrada FOPECA Constructora de Caminos Cuerpo de Ingenieros del Ejrcito Ecuatoriana de Construcciones Constructoras de pisos industriales CEMDEPOT HPS Hormisuelos Arce Construcciones Fizamaq SIKAPLICA SIKA

Competencia

Actualmente la empresa es representante exclusivo en el Ecuador de las mejores marcas americanas e italianas, existen empresas que se dedican a la comercializacin de herramientas para la construccin como taladros, caladoras, etc., pero no se especializan en el manejo y preparacin de acabados.

~ 33 ~

Anlisis Organizacional

La empresa presenta una estructura organizacional que parte de la Presidencia, seguido por la Gerencia General, al mismo reportan tres grandes reas que son: AdministrativoFinanciero, Operaciones y Ventas.

Presidencia

La Presidencia delega atribuciones entre el personal administrativo, financiero- contable, realiza las funciones de cobranzas y pagos, distribucin de cartas de presentacin, busca de nuevos clientes, facturacin y roles de pagos.

Gerencia General

La

Gerencia

General

toma

decisiones,

implementa

polticas,

estrategias

procedimientos dentro de la empresa, contacta proveedores y la importacin directa de la mercadera.

Administrativo- Financiero

La empresa cuenta con una rea administrativa-financiera que est bajo la direccin del gerente de la compaa, el departamento que la conforma es contabilidad, y es el encargado de coordinar las actividades econmicas, centraliza la informacin financiera de las operaciones mediante un sistema contable que le permite procesar las operaciones comerciales, obtener informacin contable y financiera para preparar los Estados Financieros y cumplir con las obligaciones tributarias.

Operaciones

El rea de operaciones administra, controla el movimiento, ubicacin y disponibilidad del inventario de maquinaria, herramientas y equipos de la empresa. ~ 34 ~

Los departamentos que conforman el rea de logstica son:

a) El Departamento de Bodega, encargado de la recepcin, custodia, entrega de maquinaria y equipo adquirido por la empresa manteniendo el control de los mismos.

b) El Departamento de Importacin, encargado de la planificacin y compras de maquinarias, herramientas y equipos, que permitan el normal funcionamiento de las operaciones.

c) El Departamento de Produccin, responsable del control de la materia prima en la produccin de tintes y selladores acrlicos para el concreto.

Ventas

El departamento de ventas es el encargado de otorgar un servicio eficaz a cada cliente, tomando en cuenta sus condiciones particulares de crdito y descuento, aplicando tcnicas y polticas de ventas.

~ 35 ~

Organigrama

Fuente: Representaciones RIANTEX

2.3.- BASE LEGAL La empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX se rige a las siguientes leyes, reglamentos, cdigos, resoluciones, normas, etc.

2.3.1.- Ley de Rgimen Tributario Interno

La Ley de Rgimen Tributario Interno regula la forma en el que el contribuyente debe responder ante la autoridad tributaria.

Se encuentran obligadas a llevar contabilidad todas las sociedades y personas naturales nacionales y extranjeras que realizan actividades econmicas y que tengan ingresos mayores a $100.000, o que inician con un capital propio mayor a $60.000, o sus costos y gastos han sido mayores a $80.000.

~ 36 ~

La ley establece que estn obligadas a llevar contabilidad, bajo la responsabilidad y con la firma de un contador pblico legalmente autorizado e inscrito en el Registro nico de Contribuyentes (RUC), por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dlares de los Estados Unidos.

2.3.1.1.- Impuesto a la Renta

2.3.1.1.1.- Objeto

El Impuesto a la Renta es aquel que se aplica sobre los ingresos que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades sean nacionales o extranjeras. El ejercicio impositivo comprende del 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

Para efectos del impuesto se considera renta: Los ingresos de fuente ecuatoriana provenientes del trabajo, consistentes en dinero o servicios. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el pas o por sociedades nacionales.

2.3.1.1.2.- Sujetos Sujeto activo del Impuesto a la Renta es el Estado y lo administrar a travs del Servicio de Rentas Internas (SRI). Sujetos pasivos son las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades que obtengan ingresos gravados.

2.3.1.1.3.- Tarifas Las tarifas del impuesto a la renta para personas naturales y sucesiones indivisas se basan en la siguiente tabla de ingresos anual: ~ 37 ~

Impuesto a la Renta - Ao 2011 Fraccin Bsica Exceso Hasta 0.00 9.210 11.730 14.670 17.610 35.210 52.810 70.420 93.890 9.210 11.730 14.670 17.610 35.210 52.810 70.420 93.890 En adelante Impuesto Fraccin Impuesto Fraccin Bsica 0 0 126 420 773 3.413 6.933 11.335 18.376 Excedente 0% 5% 10% 12% 15% 20% 25% 30% 35%

Fuente: SRI, Tarifas de Impuesto a la Renta, 2011 La tarifa de impuesto a la renta para sociedades es del veinte y cuatro por ciento (24%) sobre su base imponible.

Para calcular el impuesto que debe pagar un contribuyente, se toma en cuenta la totalidad de los ingresos gravados se restar las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales ingresos. Este resultado es la base imponible.

Los plazos para la presentacin de la declaracin, varan de acuerdo al noveno dgito de la cdula o RUC, de acuerdo al tipo de contribuyente.

2.3.1.1.4.-Retencin en la Fuente del Impuesto a la Renta

La retencin en la fuente es un mecanismo de cobro anticipado del impuesto a la renta, mediante el cual la Administracin Tributaria obliga a retener una parte del impuesto a la renta causado por el contribuyente, con cargo a los ingresos que perciba por ventas de bienes y prestacin de servicios.

~ 38 ~

La empresa actuar como agente de retencin del Impuesto a la Renta, est obligado a entregar el respectivo comprobante de retencin, dentro del trmino no mayor a cinco das de recibido el comprobante de venta. La base imponible para la retencin en la fuente del impuesto a la renta, se aplicar sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisicin de bienes muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra, en estos casos se procede sobre el pago superior a cincuenta dlares de los Estados Unidos.

Entre los porcentajes de retencin ms importantes se tiene: Retencin del 1%.- Servicios de publicidad y comunicacin, transporte, transferencia de bienes muebles de naturaleza corporal, arrendamiento mercantil, entre otras. Retencin del 2%.- Servicios donde predomina la mano de obra, servicios entre sociedades, por rendimientos financieros, entre otras. Retencin del 8%.- Servicios donde predomina el intelecto, arrendamiento de bienes muebles, entre otras. Retencin del 10%.- Honorarios profesionales y dietas.

2.3.1.2.- Impuesto al Valor Agregado (IVA)

2.3.1.2.1.- Objeto

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) grava al valor de la transferencia de dominio o a la importacin de bienes muebles de naturaleza corporal, y al valor de los servicios prestados.

2.3.1.2.2.-Hecho Generador

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) se causa en el momento que en el que se transfiere el dominio de los bienes o prestacin de servicios, por lo que se emite factura ~ 39 ~

o nota de venta. En el caso de la importacin, el impuesto se da en el momento de su despacho por la aduana. El Servicio de Rentas Internas (SRI) administrar el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

2.3.1.2.3.- Sujetos Sujeto activo del Impuesto al Valor Agregado (IVA) es el Estado y lo administrar el Servicio de Rentas Internas (SRI). Sujetos pasivos son las personas naturales y las sociedades que efecten transferencia de bienes o presten servicios gravados con una tarifa.

2.3.1.2.4.- Base Imponible La base imponible de las compras locales, es el valor total de los bienes muebles de naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten. En las importaciones, la base imponible es el resultado de sumar al valor CIF (del costo, seguro y flete) los impuestos, aranceles, tasas, etc. y otros gastos que figuren en la declaracin de importacin y en los dems documentos pertinentes.

La liquidacin del Impuesto al Valor Agregado (IVA) se efectuar en la declaracin de importacin y su pago se realizar previo al despacho de los bienes por parte de la oficina de aduanas correspondiente.

2.3.1.2.5.- Tarifas

Existen bsicamente dos tarifas para este impuesto que son 12% y tarifa 0%. Los sujetos pasivos del Impuesto al Valor Agregado (IVA), declararn el impuesto de las operaciones mensualmente dentro del mes siguiente de realizarlas.

~ 40 ~

2.3.1.2.6.- Retencin en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

La Retencin en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (IVA) es la obligacin que tiene el agente de retencin, o sea el comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor total gravado de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos. Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente.

Como agente de retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA) estar sujeto a las obligaciones y sanciones establecidas para los agentes de retencin del Impuesto a la Renta.

Los porcentajes de Retencin en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado (IVA) son los siguientes: Retencin del 30%.- para adquisicin de bienes. Retencin del 70%.- para adquisicin de servicios. Retencin del 100%.-las entidades del Estado y en ciertos casos las sociedades retendrn por concepto de adquisicin de bienes, servicios o por arrendamiento de bienes inmuebles por parte de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.

2.3.2.- Cdigo de Trabajo

El Cdigo de Trabajo es un mecanismo que regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, y se aplican a diversas modalidades y condiciones del trabajo.

El Trabajador es quien se obliga a prestar servicios o ejecutar obras para la empresa y empleador es a quien se presta servicios o se ejecuta la obra.

~ 41 ~

2.3.2.1.- Tipos de contratacin.- Entre los contratos ms utilizados se puede mencionar: Por tiempo fijo, por tiempo indefinido.- se celebra cuando sea de naturaleza estable o permanente, el contrato por tiempo fijo tiene un ao como mnimo de duracin y el contrato por tiempo indefinido no tiene tiempo de duracin. A prueba.- cuando el contrato se celebra por primera vez se podr establecer un tiempo de prueba, de una duracin mxima de noventa das. Vencido este plazo, se entender que contina por el tiempo que faltare para completar el ao. Eventuales.- se realizan para satisfacer exigencias circunstanciales del empleador, tales como reemplazo, vacaciones, maternidad, etc. Ocasionales.- se realizan para la atencin de necesidades emergentes o extraordinarias, no vinculadas con la actividad habitual y no tendr una duracin de ms de treinta das en un ao. De temporada.- son los que se realizan en cada temporada que se requiera. Individual.- es el cual una persona se compromete con otra a prestar sus servicios, bajo dependencia y por una remuneracin fijada.

2.3.2.2.- Obligaciones del empleador.- Entre los ms importantes se puede mencionar:

a) Pagar las cantidades acordadas en el contrato. b) Se sujetar a las medidas de prevencin, seguridad e higiene del trabajo y dems disposiciones legales y reglamentarias. c) Indemnizar a los trabajadores por los riesgos provenientes del trabajo. d) Llevar un registro de los trabajadores. e) Proporcionar oportunamente a los trabajadores los materiales para la ejecucin del trabajo.

2.3.2.3.- Obligaciones del trabajador.- Entre los ms importantes se puede mencionar:

a) Ejecutar el trabajo en los trminos del contrato. ~ 42 ~

b) Restituir al empleador los materiales no utilizados. c) Cumplir las disposiciones del reglamento interno. d) Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo. e) Sujetarse a las medidas preventivas e higinicas que impongan las autoridades.

2.3.2.4.- Derechos de los trabajadores

2.3.2.4.1.- Remuneracin Unificada

El salario bsico unificado (SBU) para el Trabajador en General (incluidos los trabajadores de la pequea industria, agrcolas y de maquila); Trabajador/a del servicio domstico; Operarios de artesana y colaboradores de la Microempresa, a partir del 1 de enero del 2011, es de USD 264,00 (Doscientos sesenta y cuatro 00/100 dlares) mensuales.

2.3.2.4.2.- Remuneracin por Horas Suplementarias y Extraordinarias

La jornada mxima de trabajo ser de ocho horas diarias. Las horas suplementarias no podrn exceder de doce en la semana, si las horas fueren durante el da hasta las 24h00 se le pagar al trabajador un recargo del 50% y si fuere entre las 24h00 y 06h00, los das sbados, domingos y das de descanso obligatorio, tendr derecho al recargo del 100%.

2.3.2.4.3.- Dcimo Tercera Remuneracin o Bono Navideo Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen, hasta el veinticuatro de diciembre de cada ao, una remuneracin equivalente a la doceava parte de las remuneraciones que hubieren percibido durante el ao calendario.28

El registro de pago en la Direccin del Trabajo, se lo har hasta el 8 de enero de cada ao. La decimotercera remuneracin no se toma en cuenta para aportes del Instituto
28

MINISTERIO DE TRABAJO Y EMPLEO, Cdigo de Trabajo, Ecuador 2005, p.53

~ 43 ~

Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), no grava impuesto a la renta, ni fondo de reserva, ni jubilaciones, ni vacaciones, ni para el pago de indemnizaciones laborales.

2.3.2.4.4.- Dcimo Cuarta Remuneracin o Bono Escolar

Los trabajadores percibirn una bonificacin anual equivalente a una remuneracin bsica mnima unificada, que ser pagada hasta el 15 de agosto. Para el pago de esta bonificacin se observar el rgimen escolar adoptado en cada una de las circunscripciones territoriales.

2.3.2.4.5.- Vacaciones Anuales

Todo trabajador tendr derecho a gozar anualmente de un perodo ininterrumpido de 15 das de descanso, incluido los das no laborables. Los trabajadores que hubieren prestado servicios por ms de cinco aos en la misma empresa o al mismo empleador, tendrn derecho a gozar adicionalmente de un da de vacaciones por cada uno de los aos excedentes o recibirn en dinero la remuneracin correspondiente a los das excedentes.29

La liquidacin para el pago de vacaciones se lo realizar computando la veinticuatroava parte de lo percibido por el trabajador durante un ao completo de trabajo, tomando en cuenta lo pagado al trabajador por horas extras y cualquier otra retribucin.

2.3.2.4.6.- Fondo de Reserva

Todo empleador de carcter privado y pblico tiene la obligacin de abonar, al trabajador que preste servicios por ms de un ao, el valor equivalente a la doceava parte del salario percibido por el trabajador por cada ao completo posterior al primero de sus servicios.
29

MINISTERIO DE TRABAJO, Op. Cit., p. 41

~ 44 ~

Las cantidades que el empleador deba por concepto de fondos de reserva sern depositadas mensual o anualmente en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).

2.3.2.4 .7.- Participacin de utilidades para los trabajadores

La empresa reconocer, a sus trabajadores, el 15% de las utilidades lquidas, de las cuales 10% ser en funcin del tiempo laborado y el 5 % ser entregado en proporcin a sus cargas familiares, al cnyuge, hijos menores de 18 aos y los hijos minusvlidos de cualquier edad.

Se pagar dentro del plazo de quince das contados a partir del 31 de marzo de cada ao.

2.3.3.- Ley de Seguridad Social

La ley de Seguridad Social es la que garantiza el derecho de la salud, la asistencia mdica y los servicios sociales necesarios para el bienestar de las personas.

Todas las personas que perciben ingresos por la ejecucin de una obra o la prestacin de un servicio fsico o intelectual, con o sin relacin laboral; estarn obligados a la proteccin del seguro general, en calidad de afiliados.

Para el clculo de aportaciones se entender que la materia gravada es todo ingreso regular, el sueldo ms los valores percibidos (compensaciones, horas suplementarias, etc.). No se constituye como materia gravada los gastos de alimentacin, atencin mdica, provisin de ropas de trabajo, herramientas, etc.

Las aportaciones obligatorias, individuales y patronales del trabajador, se calcularn sobre la materia gravada, lo cual le dan derecho al afiliado a las prestaciones de salud,

~ 45 ~

asistencia mdica, quirrgica, farmacutica, de rehabilitacin, adems de un subsidio monetario, en caso de enfermedad.

2.3.4.- Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) para pequeas y medianas empresas (PYMES)

Las Normas Internacionales de Informacin Financiera para pequeas y medianas empresas son emitidas por el International Accounting Standars Boards (IASB), basan su utilidad en la presentacin de informacin consolidada en los Estados Financieros.

Constituyen los Estndares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya que en ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable a nivel internacional.

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha emitido las Normas Internacionales de Informacin Financiera para pequeas y medianas empresas divididas en 35 secciones.

Seccin 1. Pequeas y Medianas Entidades Las pequeas y medianas entidades son las que:

a) no tienen obligacin pblica de rendir cuentas, y b) publican Estados Financieros con propsito de informacin general para usuarios externos. Son ejemplos de usuarios externos los propietarios que no estn implicados en la gestin del negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificacin crediticia.30

30

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (IASB), Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) para Pequeas y Medianas Entidades (PYMES), Reino Unido 2009, p.14

~ 46 ~

Seccin 3. Presentacin de Estados Financieros

Un conjunto completo de Estados Financieros de una entidad incluir todo lo siguiente: a) Un estado de situacin financiera a la fecha sobre la que se informa. b) Una u otra de las siguientes informaciones: 1. Un solo estado del resultado integral para el perodo sobre el que se informa que muestre todas las partidas de ingresos y gastos reconocidas durante el perodo incluyendo aquellas partidas reconocidas al determinar el resultado (que es un subtotal en el estado del resultado integral) y las partidas de otro resultado integral, o 2. Un estado de resultados separado y un estado del resultado integral separado. Si una entidad elige presentar un estado de resultados y un estado del resultado integral, el estado del resultado integral comenzar con el resultado y, a continuacin, mostrar las partidas de otro resultado integral. c) Un estado de cambios en el patrimonio del perodo sobre el que se informa. d) Un estado de flujos de efectivo del perodo sobre el que se informa. e) Notas, que comprenden un resumen de las polticas contables significativas y otra informacin explicativa.31

Se puede presentar un Estado de Resultados sino hay tems de otros resultados integrales (ORI). Los nicos tems para Otros Resultados Integrales bajo Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) para pequeas y medianas entidades (PYMES) son:

a) Algunas prdidas o ganancias de moneda extranjera. b) Algunos cambios en el valor razonable de instrumentos de cobertura. c) Algunas ganancias o prdidas actuariales

31

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (IASB), Op. Cit., p. 29

~ 47 ~

Seccin 10. Polticas contables, estimaciones y errores

Si no se encuentra una poltica en las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) para pequeas y medianas entidades (PYMES) se debe elegir la poltica que genere informacin ms relevante y creble.

Los cambios en las polticas contables deben ser retrospectivas (desde la primera fecha que sea practicable, como si se hubiese aplicado siempre), y solo se cambiar si es requerido por las Normas Internaciones de Informacin Financiera (NIIF) o d lugar a que los Estados Financieros suministren informacin fiable y ms relevante sobre los efectos de las transacciones, otros sucesos o condiciones sobre la situacin financiera.32 Un cambio en una estimacin contable es un ajuste al importe en libros de un activo o de un pasivo33. Si existen cambios en las estimaciones contables, stas sern prospectivas (estimar el efecto del cambio sobre uno o ms perodos futuros). Son errores de perodos anteriores las omisiones e inexactitudes en los Estados Financieros de una entidad correspondientes a uno o ms perodos anteriores, que surgen de no emplear, o de un error al utilizar, informacin fiable.34 Se corregir en forma retroactiva.

Seccin 13. Inventarios Inventarios son activos mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones, en proceso de produccin con vistas a esa venta, o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de produccin, o en la prestacin de servicios.35

32 33

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (IASB), Op. Cit., p. 55 IDEM, p. 57 34 IDEM, p. 57 35 IDEM, p. 81

~ 48 ~

La frmula de clculo de costo de inventarios, se puede utilizar el mtodo de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. El mtodo ltima entrada primera salida (LIFO) no est permitido.

Seccin 17. Propiedad, Planta y Equipo Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que: (a) se mantienen para su uso en la produccin o suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros o con propsitos administrativos, y (b) se esperan usar durante ms de un periodo.36

Las piezas de repuestos se registrarn como inventarios, y se reconocen en el resultado del perodo cuando se consumen. Sin embargo las piezas de repuestos importantes y el equipo de mantenimiento permanente son propiedad, planta y equipo cuando la entidad espera utilizarlas durante ms de un perodo.

La depreciacin de un activo comenzar cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista. Los mtodos posibles de depreciacin incluyen el mtodo lineal, el mtodo de depreciacin decreciente y los mtodos basados en el uso.37

Seccin 27. Deterioro del Valor de los Activos Una prdida por deterioro se produce cuando el importe en libros de un activo es superior a su importe recuperable.38

La entidad evaluar si existe algn indicio del deterioro del valor del activo y estimar el importe recuperable del mismo. Se considerar los siguientes indicios:

36 37

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (IASB), Op. Cit., p.97 IDEM, p. 100-101 38 IDEM, p. 166

~ 49 ~

a) El valor del mercado de un activo ha disminuido significativamente. b) Cambios significativos referentes al entorno legal, econmico, tecnolgico. c) El importe en libros de los activos netos de la entidad es superior al valor razonable estimado. d) Obsolescencia o deterioro fsico.

Seccin 28. Beneficios a los Empleados. Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de contraprestaciones que la entidad proporciona a los trabajadores, incluyendo administradores y gerentes, a cambio de sus servicios.39

La entidad reconocer el costo de todos los beneficios a los empleados a los que stos tengan derecho como resultado de servicios prestados a la entidad durante el periodo sobre el que se informa:

a) Como un pasivo, despus de deducir los importes que hayan sido pagados directamente a los empleados o como una contribucin a un fondo de beneficios para los empleados. b) Como un gasto.

Los beneficios a corto plazo a los empleados comprenden:

a) Sueldos, salarios y aportaciones a la seguridad social. b) Ausencias remuneradas a corto plazo. c) Beneficios no monetarios a los empleados actuales, tales como: asistencia mdica, alojamiento, automviles, etc.

El mtodo de la unidad de crdito proyectada es un mtodo de valoracin actuarial (a veces denominado mtodo de los beneficios acumulados en proporcin a los servicios
39

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (IASB), Op. Cit., p.174

~ 50 ~

prestados, o mtodo de los beneficios por ao de servicio) que contempla cada ao de servicio como generador de una unidad adicional de derecho a los beneficios, y que mide cada unidad de forma separada para conformar la obligacin final.

2.3.5.- Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). La empresa Representaciones RIANTEX se basa en las siguientes normas:

NIC 1.- Presentacin de Estados Financieros

Establece bases y requerimientos para la presentacin de Estados Financieros, que permitan evaluar los objetivos, polticas y procesos.

Los Estados Financieros suministrarn informacin acerca de los siguientes elementos de una entidad:

a) Activos; b) Pasivos; c) Patrimonio; d) Ingresos y Gastos, en los que se incluyen las ganancias y prdidas; e) Aportaciones de los propietarios y distribuciones a los mismos en su condicin de tales; y f) Flujos de efectivo.

Los Estados Financieros tambin muestran el resultado de la gestin realizada por los administradores, incluir lo siguiente:

a) Balance de Situacin Financiera b) Estado de Resultados c) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto d) Estado de Flujo de Efectivo ~ 51 ~

e) Notas Explicativas

A parte se puede presentar un anlisis financiero elaborado por la gerencia, describiendo y explicando las principales caractersticas del desempeo de la entidad.

Los usuarios de los Estados Financieros son los inversores, los empleados, los proveedores, los clientes, etc.

NIC 2.- Existencias

Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.

Las existencias deben ser valoradas al coste o al valor neto realizable, el menor de los dos. La valoracin debe comprender: precio de compra, aranceles de importacin y otros impuestos que no sean recuperados por la empresa.

Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirn al determinar el precio de adquisicin.

En los Estados Financieros, se debe incluir: las polticas contables adoptadas para la valoracin de existencias, el valor total en libros, los importes de las rebajas, reversiones, etc.

NIC 16.- Propiedades, Planta y Equipo

Describe el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de tal manera que se conozca la informacin acerca de la inversin.

~ 52 ~

Depreciacin es la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida til.

El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podra obtener actualmente por la disposicin del elemento, despus de deducir los costos estimados por tal disposicin, si el activo ya hubiera alcanzado la antigedad y las dems condiciones esperadas al trmino de su vida til.

Los elementos de propiedad, planta y equipo se calificarn como activos cuando la empresa obtenga beneficios econmicos de ellos y su coste pueda ser medido con suficiente fiabilidad. Deben ser valorados al precio de adquisicin.

Las revalorizaciones debern realizarse con regularidad y en funcin de los cambios de valor que experimenten los activos. Todos los activos que pertenezcan a una misma clase debern ser tratados del mismo modo.

NIC 18.- Ingresos Ordinarios

Regula el tratamiento contable de los ingresos. El ingreso es reconocido cuando los beneficios econmicos futuros fluyan a la empresa y estos puedan ser medidos contablemente.

Ingreso de actividades ordinarias es la entrada bruta de beneficios econmicos, durante el perodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada d lugar a un aumento en el patrimonio, que no est relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.

Se contabiliza las actividades procedentes de:

a) Venta de bienes b) La prestacin de servicios; y ~ 53 ~

c) El uso, por parte de terceros, de activos de la entidad que produzcan intereses, regalas y dividendos.

Los ingresos deben ser medidos por el valor razonable del valor del activo recibido o por recibir. La empresa deber informar y desglosar, en los Estados Financieros, las polticas contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos.

NIC 19.- Retribuciones a los empleados Los beneficios a los empleados comprenden la forma en que los empleadores deben tratar contablemente y revelar informacin acerca de las retribuciones a los empleados.40

La norma requiere que la entidad reconozca: a) Un pasivo cuando el empleado ha prestado servicios a cambio de los cuales se le crea el derecho de recibir pagos en el futuro; y b) Un gasto cuando la entidad ha consumido el beneficio econmico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios en cuestin.

Una empresa puede financiar un plan de prestaciones por jubilacin mediante el pago de primas de seguros.

La empresa deber contabilizar aquellas obligaciones implcitas derivadas de prcticas que aunque no estn formalizadas, son seguidas habitualmente.

Se deber dar a conocer en los Estados Financieros la siguiente informacin referida a los planes de prestacin definida:

a) Poltica contable para reconocer resultados actuariales

40

s/a, Norma Internacional de Contabilidad N 19 (NIC 19) Retribuciones a los Empleados, www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC19.pdf

~ 54 ~

b) Conciliacin de los activos y pasivos reconocidos en el balance c) Gasto total reconocido en la cuenta de resultados

NIC 36.- Deterioro del valor de los activos

Trata de establecer los procedimientos que se aplicarn para asegurarse de que los activos estn contabilizados por un importe que no sea superior a su importe recuperable.

El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dar de baja en cuentas: a) Por su disposicin; o b) Cuando no se espere obtener beneficios econmicos futuros por su uso o disposicin.

El valor de un activo estar deteriorado cuando su valor en libros exceda a su importe recuperable. El importe recuperable de un activo es el mayor entre su valor razonable menos los costes de venta y su valor en uso, cuando no sea posible estimar el valor razonable, la entidad tendr que utilizar su valor en uso para determinar el deterioro.

2.4.- ANLISIS FODA

FODA es una herramienta que le permite a la empresa examinar sus Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Fortalezas,

El anlisis FODA consta de dos partes: factores internos y externos. Los factores internos tienen que ver con las fortalezas y debilidades de la empresa. Los factores externos analizan sus oportunidades y amenazas.

~ 55 ~

2.4.1.- FACTORES INTERNOS

Los directivos de la empresa se basan en los factores internos para poder dirigir o ejercer una poltica correcta.

2.4.1.1.- Fortalezas Importacin de Maquinaria y Equipos de Ingeniera Civil de reconocidas marcas extranjeras y de excelente calidad. Mano de obra calificada. Aos de experiencia en la importacin de maquinaria. Garanta de los productos. Diversidad de productos Atencin personalizada, gil y oportuna.

2.4.1.2.- Debilidades Inexistencia de Control Interno en las reas: administrativa, financiera y contable. No existe un plan estratgico definido. No se realiza un estudio o anlisis adecuado de los clientes al momento de otorgar un crdito. Inadecuada asignacin de funciones y responsabilidades. Deficiente comunicacin e integracin entre reas. Insuficiente espacio fsico para atender ciertas reas.

2.4.2.- FACTORES EXTERNOS

Los factores externos son aquellos que conforman el entorno de la empresa y sobre los cuales la direccin no puede ejercer una poltica concreta. Dentro de los cuales se tiene las oportunidades y amenazas.

~ 56 ~

2.4.2.1.- Oportunidades Acceso a recursos econmicos y tecnolgicos. Incrementar la distribucin a nivel nacional. Crecimiento de la industria de la construccin. Creacin de nuevos productos afines a la demanda del mercado.

2.4.2.2.- Amenazas Inestabilidad econmica, poltica y jurdica del pas. Competencia desleal. Creacin de nuevos productos, para el concreto, por otras empresas. Desarrollo de estrategias de empresas competidoras que superen a las de RIANTEX.

~ 57 ~

RESUMEN F.O.D.A POSITIVOS FORTALEZAS FACTORES INTERNOS Importacin de Maquinaria y Equipos de Excelente calidad Mano de obra calificada. Garanta de los productos. Diversidad de productos. Atencin personalizada, gil y oportuna. DEBILIDADES Inexistencia del control Interno administrativa, financiera y contable. No existe un plan estratgico definido. Deficiente comunicacin entre reas. Inadecuada asignacin de funciones y en las reas: NEGATIVOS

responsabilidades. Insuficiente espacio fsico para atender ciertas reas.

OPORTUNIDADES FACTORES EXTERNOS Acceso a recursos econmicos y

AMENAZAS Inestabilidad econmica, poltica y jurdica del pas. Competencia desleal. la Creacin de nuevos productos, para el concreto, por otras empresas. Desarrollo de estrategias que superen a las de RIANTEX.

tecnolgicos. Incrementar la distribucin a nivel nacional. Crecimiento construccin. Creacin de nuevos productos afines a la demanda del mercado. de la industria de

~ 58 ~

2.5. EVALUACIN DEL RIESGO

Para poder evaluar el riesgo se debe conocer cules son las funciones, procedimientos de la entidad y como deben ser realizadas por lo que debe existir un plan de accin que regule las diferentes actividades para la administracin y evaluacin del control interno.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PREGUNTAS

RESPUESTAS SI NO N/A

COMENTARIOS

ORGANIZACIN 1 Cuenta con polticas por escrito o manuales de procedimientos que detallen las funciones que se deben realizar? Cuenta con un documento o diagrama de 2 flujo que permita observar que actividades se estn realizando en la empresa? Cuenta con una estructura organizacional definida? SELECCIN Y RECLUTAMIENTO 4 Se realiza el reclutamiento de postulantes a travs de una publicacin en algn medio de comunicacin? Se realiza la seleccin del personal en 5 base al perfil ocupacional del puesto correspondiente? ~ 59 ~ X X X X

Se realiza a travs de una publicacin en los diarios de mayor circulacin.

CONTRATACIN Cumple con las disposiciones legales 6 para la contratacin del personal? Existe un formulario en el que se registre 7 los datos del cargo que va a desempear el personal contratado? CAPACITACIN 8 Existe planes anuales de capacitacin para los empleados? La 9 empresa celebra convenios con X X X X

centros u organismos para la capacitacin del personal? SUPERVISIN Existe una supervisin del desempeo

10

laboral, personal?

actitudes

habilidades

del

11

Existe un registro sobre la supervisin del personal? CONTROL DE ASISTENCIA Y

PERMANENCIA 12 Se cuenta con un medio electrnico para el cmputo adecuado y confiable de la asistencia del personal? Se supervisa la permanencia del personal 13 en su lugar de trabajo? X X

No se controla la asistencia personal del

~ 60 ~

CONTROL DE PERMISOS Existe algn mecanismo para controlar la 14 salida y reingreso del personal por motivo de permisos? Los permisos solicitados son autorizados por el responsable? CONTROL DE VACACIONES 16 Se programan anualmente las vacaciones del personal? Existe un formulario para solicitar X X

15

17

vacaciones? NMINA

18

La nmina es debidamente verificada con respecto a horas, salarios, clculos, etc.? El Gerente General autoriza el pago de nmina despus que el contador la revis? Se entrega al empleado un comprobante de pago del sueldo recibido?

19

20

ELABORADO POR: Jenny Vallejos REVISADO POR: Ing. Mario Checa

~ 61 ~

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONTABLES

PREGUNTAS CAJA CHICA Existe un fondo para caja chica

RESPUESTAS SI NO N/A

COMENTARIOS

autorizado por el Gerente Administrativo- X Financiero? El fondo de caja chica se utiliza para Se X utiliza para

gastos de menor cuanta que no sean previsibles o de urgencia? Se realizan arqueos sorpresivos de caja chica? BANCOS

pagos de urgencia y servicios peridicos

Existen firmas mancomunadas para el pago por medio de cheque? Los cheques o transferencias son

El Gerente General firma los cheques.

previamente autorizados? Existe un control de ingresos y egresos de la cuenta bancaria? Se elaboran Conciliaciones Bancarias mensualmente? INVENTARIOS

Se realiza el ingreso y egreso de inventario de bodega? ~ 62 ~

La inspeccin fsica 9 Se realizan revisiones fsicas peridicas? X se realiza de forma sorpresiva. La recepcin de productos se verifica con 10 las caractersticas sealadas en los pedidos al proveedor? COMPRAS LOCALES 11 Se solicitan cotizaciones para la compra de suministros, equipos de oficina, etc.? Las adquisiciones se realizan por medio 12 de rdenes de Compra, prenumerados y debidamente autorizadas? IMPORTACIONES 13 Se realiza un reporte de existencias para solicitar la importacin de la mercadera? Cumple con la documentacin requerida 14 por la aduana para la nacionalizacin de la mercadera? Se realiza un formulario para la X X X X X

15

liquidacin de la importacin? ACTIVOS FIJOS

16

Existe un registro detallado para cada tipo de activo fijo?

17

Se mantiene un sistema de identificacin por cdigo para los activos fijos?

~ 63 ~

Se verifica fsicamente los activos fijos 18 para determinar su estado? VENTAS Existen expedientes de las ventas a 19 crdito, que evidencien su otorgamiento y autorizacin? Se emite un informe sobre las ventas realizadas? COBRANZAS 21 Se programa la recaudacin de la cartera? Existe y se aplica polticas para cuentas incobrables o de difcil recuperacin? REGISTRO DE LA INFORMACIN 23 Los registros realizados son respaldados por documentos fuente? Se verifica la validez de los documentos que respaldan las transacciones? Los registros contables son aprobados por el Gerente Administrativo-Financiero? ELABORACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS 26 Se preparan Estados Financieros X Se necesitan 5 das para su preparacin X X X X

20

Se

programa

semanalmente X

22

24

X Se necesitan 2 das X para el registro de la informacin

25

mensuales? Se presentan Estados Financieros bajo las NIIF para PYMES? ~ 64 ~

27

Los Estados Financieros son aprobados 28 por la Junta General de Socios? ANLISIS FINANCIERO 29 Se realiza un anlisis financiero, a travs de ndices? Se realiza un informe sobre el desempeo 30 de la empresa, a travs de la interpretacin de ndices? ELABORADO POR: Jenny Vallejos REVISADO POR: Ing. Mario Checa X X X

~ 65 ~

EVALUACIN DEL RIESGO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CONTROLES CLAVES 1.- ORGANIZACIN Pregunta 1 Pregunta 2 Pregunta 3 2.SELECCIN Y

POND. PREG.

POND. CONTROL 30

CALIF. PREG.

CALIF. CONTROL 0

10 10 10 20 10 10 20 10 10 20 10 10 20 10 10 DE Y 20

0 0 0 20 10 10 10 10 0 0 0 0 0 0 0

RECLUTAMIENTO Pregunta 4 Pregunta 5 3.- CONTRATACIN Pregunta 6 Pregunta 7 4.- CAPACITACIN Pregunta 8 Pregunta 9 5.- SUPERVISIN Pregunta 10 Pregunta 11 6.CONTROL

ASISTENCIA PERMANENCIA Pregunta 12 Pregunta 13

10

10 10 20 10 10 ~ 66 ~

0 10 10 0 10

7.- CONTROL DE PERMISOS Pregunta 14 Pregunta 15

8.-

CONTROL

DE

VACACIONES Pregunta 16 Pregunta 17 9.- NMINA Pregunta 18 Pregunta 19 Pregunta 20 SUMAN 10 10 10 10 10

20 10 0 30 10 10 10 200

10

30

90

~ 67 ~

PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS CONTABLES

CONTROLES CLAVES 1.- CAJA CHICA Pregunta 1 Pregunta 2 Pregunta 3 2.- BANCOS Pregunta 4 Pregunta 5 Pregunta 6 Pregunta 7 3.- INVENTARIOS Pregunta 8 Pregunta 9 Pregunta 10 4.- COMPRAS LOCALES Pregunta 11 Pregunta 12 5.- IMPORTACIONES Pregunta 13 Pregunta 14 Pregunta 15 6.- ACTIVOS FIJOS Pregunta 16 Pregunta 17 Pregunta 18 7.- VENTAS Pregunta 19 Pregunta 20

POND. PREG.

POND. CONTROL 30

CALIF. PREG.

CALIF. CONTROL 20

10 10 10 40 10 10 10 10 30 10 10 10 20 10 10 30 10 10 10 30 10 10 10 20 10 10 ~ 68 ~

10 0 10 30 0 10 10 10 20 10 0 10 10 10 0 20 10 10 0 10 0 10 0 0 0 0

8.- COBRANZAS Pregunta 21 Pregunta 22 9.REGISTRO DE LA 10 10

20 10 0 30 10 10 10 Y DE 30 10 10 10

10

INFORMACIN Pregunta 23 Pregunta 24 Pregunta 25 10.ELABORACIN

30

PRESENTACIN ESTADOS FINANCIEROS Pregunta 26 Pregunta 27 Pregunta 28

30

10 10 10 20 10 10 300

10 10 10 0 0 0 180

11.- ANLISIS FINANCIERO Pregunta 29 Pregunta 30 SUMAN

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

CONTROLES CLAVES PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS- CONTABLES TOTAL

POND. CONTROL 200

CALIF. CONTROL 90

300 500

180 270

~ 69 ~

ANLISIS DE LA EVALUACIN DEL RIESGO

1 NIVEL DE CONFIANZA ALTO 76 - 95% NIVEL DE RIESGO BAJO

2 MODERADO 56 75% MODERADO

3 BAJO 5 -55% ALTO

Fuente: ROCHA, Doris, Diseo de una Auditora de Gestin para el rea de Recursos Humanos de la empresa Importadora Ferretero Trujillo Ca. Ltda.

NC= Nivel de Confianza NR= Nivel de Riesgo

PT= Ponderacin Total CT= Calificacin Total

ANLIS DE LA EVALUACIN DEL RIESGO

NC =

CT PT 270 500 54%

x 100

NC =

x 100 Nivel de Confianza Bajo Nivel de Riesgo Alto

NC =

Conclusin:

Como resultado de la evaluacin realizada al Sistema de Control Interno de los procedimientos administrativos, financieros y contables se obtuvo una calificacin de 270 puntos de una ponderacin de 500 puntos, lo que determina que exista un nivel de confianza bajo y un nivel de riesgo alto. Por lo que se puede concluir que el Sistema de Control Interno no est adecuadamente diseado, y no se mantiene con eficiencia en las operaciones de la empresa.

~ 70 ~

CAPTULO III

PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1. MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO

3.1.1. MISIN

Ser reconocido en la industria de la construccin, por ser una empresa honesta, integra y responsable con los clientes en la distribucin de sus productos.

3.1.2. VISIN

Ubicarse como representantes exclusivos de las mejores marcas americanas e italianas de maquinaria y equipo para la construccin, brindando productos de calidad y asistencia tcnica para la satisfaccin de los clientes, convirtindose en una moderna y eficiente organizacin.

3.1.3. OBJETIVOS

Objetivos Generales Posicionar los productos distribuidos por la compaa, para obtener una mayor participacin y reconocimiento del mercado. Atraer clientes estratgicos y crecimiento de servicios. Maximizar la rentabilidad de la empresa.

Objetivos Especficos Establecer a RIANTEX como una Compaa legalmente constituida en el Ecuador. ~ 71 ~

 Convertir a RIANTEX en el aliado estratgico de las pequeas y grandes empresas constructoras del pas brindando asesoramiento en la ejecucin de sus proyectos de construccin. Formar a nivel de pas una red de distribucin de los productos y servicios de RIANTEX, capaz de solventar las necesidades inmediatas del cliente. Introducir al pas equipos de alta tecnologa para mejorar los procesos relacionados con la construccin de pisos industriales, vas, puentes y dems proyectos relacionados con el manejo del concreto. Aumentar el volumen de ventas, a travs de la fidelizacin de los clientes, con campaas promocionales de descuentos. Captar clientes a travs del lanzamiento de tintes para el concreto e incrementar la vinculacin con clientes actuales. Establecer polticas y normas para el manejo adecuado de los procedimientos administrativos, financieros y contables. Minimizar costes en la utilizacin de recursos.

3.1.4. PRINCIPIOS

Los Principios orientan y regulan el comportamiento del personal dentro de la organizacin. La empresa REPRESENTACIONES RIANTEX se basa en los siguientes principios: Innovacin al servicio de los clientes, La empresa est comprometida con la satisfaccin del cliente. tica e Integridad, Se respeta las leyes, normas, reglamentos, etc. del pas, se acta en concordancia a los valores y se asume una gestin profesional. Responsabilidad, Todas las personas que conforman la empresa estn comprometidas en cumplir con el trabajo asignado. Honestidad y Honradez, Cumplir con el correcto desempeo del cargo con el mejor esfuerzo y esmero, entregando informacin confiable y segura. ~ 72 ~

 Lealtad en el manejo de recursos, Fidelidad al compromiso de la administracin de recursos financieros y humanos.

3.1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3.1.6. PRINCIPALES FUNCIONARIOS Y FUNCIONES

a) Denominacin del cargo: Junta General de Socios Depende / reporta a: No Aplica Supervisa a: Presidente. Naturaleza del puesto: rgano supremo de la compaa, aprueban y toman decisiones sobre el desarrollo de la empresa.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Nombrar al presidente y gerente de la compaa. ~ 73 ~

2. Aprobar los Estados Financieros que presente el Gerente General. 3. Aprobar la admisin de nuevos socios. 4. Decidir acerca del aumento o disminucin del capital. 5. Resolver la creacin o supresin de sucursales, agencias, representaciones, establecimientos y oficinas de la compaa. 6. Acordar la venta bienes inmuebles de la compaa. 7. Aprobar los reglamentos de la empresa. 8. Resolver acerca de la disolucin anticipada de la empresa.

b) Denominacin del cargo: Presidente Depende / reporta a: Junta General de Socios Supervisa a: Gerente General. Naturaleza del puesto: subroga al Gerente General en caso de ausencia o impedimento.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Convocar y presidir las sesiones de la Junta General de Socios y suscribir las actas. 2. Vigilar la marcha de la compaa y desempeo de los servidores de la misma. 3. Velar por el cumplimiento de los objetivos y por la aplicacin de polticas de la compaa. 4. Reemplazar al Gerente General en caso de ausencia temporal, definitiva o impedimento, con todas las atribuciones, conservando las propias mientras dure su ausencia o hasta que la Junta General de Socios designe un reemplazo. 5. Extender junto con el Gerente General los certificados de aportacin.

c) Denominacin del cargo: Gerente General. Depende / reporta a: Presidente. Supervisa a: Gerente Administrativo-Financiero, Gerente de Operaciones y Gerente de Ventas.

~ 74 ~

Naturaleza del puesto: Representacin legal, judicial y extrajudicial de la compaa.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Representar a la compaa judicial y extrajudicialmente. 2. Cumplir y hacer cumplir las leyes, normas, reglamentos, resoluciones, etc. 3. Conducir la gestin de los negocios y la marcha administrativa de la compaa. 4. Dirigir la gestin econmica de la empresa. 5. Gestionar, planificar, coordinar y ejecutar las actividades de la compaa. 6. Desarrollar una planeacin estratgica de la organizacin. 7. Llevar los libros de actas y expedientes de cada sesin de Junta General. 8. Manejar cuentas bancarias segn sus atribuciones. 9. Presentar a la Junta General de Socios un informe sobre el desempeo de la compaa, as como la distribucin de beneficios segn la ley. 10. Supervisar que no existan errores u omisiones en el proceso de contabilizacin de las actividades de la Compaa. 11. Aprobar la adquisicin de cualquier clase de bienes muebles o inmuebles. 12. Presentar ante la Junta General de Socios los Estados Financieros. 13. Hacer cumplir las resoluciones de la Junta General de Socios.

d) Denominacin del cargo: Gerente Administrativo- Financiero. Depende / reporta a: Gerente General. Supervisa a: Encargado de Recursos Humanos y Contador. Naturaleza del puesto: Manejo ptimo de los recursos humanos, financieros y fsicos, dando soporte administrativo-financiero a la Gerencia General.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Establecer normas, procedimientos, manuales de organizacin, instrumentos de uso administrativo- financiero. ~ 75 ~

y dems

2. Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo transparente de los recursos. 3. Dirigir el proceso de seleccin de personal, de acuerdo a las necesidades de la empresa. 4. Dirigir los programas de motivacin e integracin del personal. 5. Disear, evaluar y controlar, el cumplimiento de la Capacitacin, asegurndose que involucre a todo el personal. 6. Mantener actualizados los registros contables, as como la documentacin de soporte de los mismos, para la consolidacin de los Estados Financieros. 7. Disponer que se maneje una informacin actualizada referente a las disponibilidades y compromisos financieros. 8. Revisin de Estados Financieros. 9. Autorizar los pagos a proveedores, obligacin financiera de la compaa. y personal, as como de cualquier otra

e) Denominacin del cargo: Gerente de Operaciones. Depende / reporta a: Gerente General. Supervisa a: Encargado de Importaciones/Adquisiciones, Encargado de

Inventario/Bodega, y Encargado de Produccin. Naturaleza del puesto: Programar, organizar, supervisar las funciones y organizacin de las reas encargadas de producir bienes, de las importaciones, adquisiciones.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Aprobar las rdenes de compra de maquinaria, equipos, etc. 2. Supervisar el proceso de importacin de la mercadera. 3. Revisar y entregar la documentacin necesaria para la importacin de mercadera. 4. Contratacin de seguros que cubran cualquier contingencia en la importacin de la mercadera. 5. Seguimiento de los trmites en la aduana. ~ 76 ~

6. Coordinar los inventarios peridicos sobre los activos fijos y existencias en la bodega, y proponer los equipos a dar de baja. 7. Velar que las instalaciones, mquinas, equipos, vehculos y otros se encuentren en ptimas condiciones operativas. 8. Coordinar reclamos de garanta a proveedores. 9. Coordinar el alquiler de herramientas y equipos cuando sea necesario. 10. Establecer un cronograma de la produccin de tintes y selladores. 11. Realizar control de calidad de los tintes y selladores.

f) Denominacin del cargo: Gerente de Ventas. Depende / reporta a: Gerente General Supervisa a: Encargado de Crdito y Cobranzas, Vendedor. Naturaleza del puesto: Administracin eficiente del recurso humano de ventas y del mercado potencial de clientes.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Realizar planes de mercadeo, que permitan modificaciones y adaptaciones. 2. Publicitar y promocionar los diferentes productos que ofrece la empresa. 3. Definir estrategias de comercializacin. 4. Supervisar los procesos de ventas. 5. Disponer la elaboracin de informes a los vendedores a su cargo. 6. Seleccin y vinculacin de clientes potenciales.

g) Denominacin del cargo: Encargado de Recursos Humanos. Depende / reporta a: Gerente Administrativo-Financiero. Supervisa a: No tiene personal a su cargo Naturaleza del puesto: Desarrollo de procesos administrativos relacionados con la gestin de recursos humanos.

~ 77 ~

Descripcin de funciones y actividades:

1. Gestionar los procesos relacionados con la incorporacin, mantenimiento y desvinculacin del personal. 2. Legalizar los contratos en el Ministerio de Trabajo. 3. Mantener actualizado el archivo del personal. 4. Definir e impulsar el desarrollo y crecimiento del personal dentro de la organizacin. 5. Informar a contabilidad de los valores a reconocer en nmina. 6. Autorizar las salidas a vacaciones, permisos, etc. de los empleados. 7. Realizar los roles de pago. 8. Realizar un plan de motivacin para el personal. 9. Dirigir, disear y elaborar un plan de capacitacin anual. 10. Evaluar el desempeo del personal.

h) Denominacin del cargo: Contador. Depende / reporta a: Gerente Administrativo- Financiero. Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Responsable de que la informacin contable sea confiable y oportuna para la toma de decisiones.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Mantener la custodia de documentos de soporte de las transacciones econmicas y financieras. 2. Revisar y registrar diariamente todas las transacciones contables de la empresa. 3. Realizar el registro y liquidacin de importaciones. 4. Revisar que la documentacin contable este correcta y cumpla con los requisitos legales. 5. Manejar los asuntos tributarios de la empresa. 6. Cancelar los valores por concepto de servicios bsicos, a proveedores y acreedores. ~ 78 ~

7. Responsable de enviar la informacin y valores a pagar correspondientes para el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y al Servicio de Rentas Internas (SRI). 8. Contabilizar los Roles de Pago emitidos por Recursos Humanos. 9. Supervisin de Activos Fijos. 10. Elaborar los Estados Financieros.

i) Denominacin del cargo: Tesorero Depende / reporta a: Gerente de Administrativo- Financiero. Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Responsable de los fondos puestos a su cargo

Descripcin de funciones y actividades:

1. Manejar un fondo de caja chica para gastos menores de la empresa. 2. Mantener la custodia de los recibos y desembolsos. 3. Realizar una solicitud de reposicin de caja chica adjuntando los comprobantes que lo respalden. 4. Realizar depsitos bancarios de los fondos que recibiere de otros departamentos. 5. Verificar y controlar los depsitos realizados por terceros. 6. Planificacin de pagos a proveedores y acreedores. 7. Emitir cheques en base a los saldos disponibles y flujo de caja diario, semanal, mensual y anual. 8. Preparar y presentar diariamente un flujo de caja diario. 9. Cancelar los valores por concepto de servicios bsicos.

j) Denominacin del cargo: Encargado de Importacin/Adquisiciones. Depende / reporta a: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Optimizar el proceso de importacin de mercadera.

~ 79 ~

Descripcin de funciones y actividades:

1. Solicitar cotizacin de la maquinaria, equipos, etc., a proveedores extranjeros. 2. Emisin de rdenes de compra. 3. Gestionar la autorizacin de los documentos de importacin. 4. Emisin de documentos de importacin (traduccin de facturas, cartas de no seguro, documentacin de embarques, entre otros formatos propios de la gestin). 5. Garantizar que las compras requeridas lleguen oportunamente con la calidad requerida. 6. Coordinar el transporte de la mercadera cuando el Agente Afianzado de Aduana no lo haga. 7. Contratacin de seguros que cubrirn cualquier contingencia en la importacin de la mercadera. 8. Actualizar catlogos y precios. 9. Realizar informes sobre las importaciones realizadas en el mes. 10. Mantener actualizado el archivo sobre las importaciones realizadas.

k) Denominacin del cargo: Encargado de Inventario/ Bodega. Depende / reporta a: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Definir procedimientos sobre el ingreso, egreso y control de mercadera, adquiridos y custodiados en la bodega.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Entrega/ recepcin de herramientas, equipos y maquinarias. 2. Revisar la mercadera con la gua de transporte y orden de compra. 3. Realizar el ingreso de la mercadera tanto por compras locales como importaciones. 4. Registro de egreso de la mercadera. 5. Preparar la mercadera para su despacho por cada factura que se emita. 6. Coordinar el transporte para envo de la mercadera a los clientes. ~ 80 ~

7. Emitir informes de las novedades de conteo fsico de la mercadera. 8. Revisar la informacin ingresada al sistema con la documentacin.

l) Denominacin del cargo: Encargado de Produccin. Depende / reporta a: Gerente de Operaciones Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Desarrollo de la produccin de tintes y selladores para el hormign.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Determinar los costos de los insumos a utilizarse en la produccin. 2. Determinar materia prima a utilizarse en la elaboracin de los productos. 3. Ejecutar las actividades para elaborar los productos de acuerdo a un cronograma. 4. Elaborar tintes y selladores acrlicos para el hormign. 5. Realizar informes sobre el rendimiento de la utilizacin de materiales empleados en tintes y selladores. 6. Maneja y archiva orden de pedidos.

m) Denominacin del cargo: Encargado de Crdito y Cobranzas Depende / reporta a: Gerente de Ventas. Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Autorizacin y anlisis de crditos a clientes, as como control de cobros.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Establecer las polticas de crdito, plazos mnimos y mximos. 2. Estudio de la informacin socio econmica de los clientes, para conceder crdito. 3. Autorizacin de crdito pedido por ventas. 4. Realizar un reporte de cartera de clientes, para entregarlos a los vendedores. ~ 81 ~

5. Realizar planificacin de visitas semanales para cobro de facturacin segn el reporte de cartera de clientes. 6. Informar a los clientes de sus deudas entregando Estados de Cuenta. 7. Recibir cancelacin de clientes y entregar a Tesorera.

n) Denominacin del cargo: Vendedor. Depende / reporta a: Gerente de Ventas. Supervisa a: No tiene personal a su cargo. Naturaleza del puesto: Obtencin de clientes potenciales para maximizar las ventas de la empresa.

Descripcin de funciones y actividades:

1. Vender la mercadera disponible de la empresa. 2. Comunicar adecuadamente la informacin acerca de los productos de la empresa. 3. Asesorar a los clientes sobre la utilizacin de los productos. 4. Planificar, fijar objetivos, disear estrategias y decidir con anticipacin las actividades que realizar y los recursos que utilizar. 5. Mantener a los clientes informados sobre novedades que existan sobre la mercadera, posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo. 6. Realizar cotizaciones de los productos que soliciten los clientes.

~ 82 ~

3.2. PROCEDIMIENTOS

3.2.1. ADMINISTRATIVOS

3.2.1.1. SELECCIN Y RECLUTAMIENTO

Concepto

Proceso orientado a escoger aspirantes que renan los requisitos de conocimientos, formacin acadmica, valores y cualidades requeridas para un determinado cargo.

Objetivos Determinar las necesidades de la empresa, con el fin de contar con aspirantes capacitados para cubrir las vacantes. Definir las actividades y lineamientos para la seleccin y reclutamiento de personal, a fin de asegurar que el aspirante cumpla los requisitos definidos en la descripcin y perfil de puesto correspondiente.

Alcance

El procedimiento de seleccin y reclutamiento de personal ser de aplicacin para la identificacin de necesidades de personal hasta la seleccin de los mismos.

Polticas

1. El reclutamiento de postulantes se llevar a cabo informando a todo el personal de la empresa y al pblico en general, a travs de una publicacin en los diarios de mayor circulacin.

~ 83 ~

2. Todos los postulantes sern sometidos necesaria y obligatoriamente al proceso de seleccin. 3. El perfil ocupacional del puesto vacante constituye la base tcnica sobre la cual se desarrollar la seleccin, deber contener las funciones del puesto, sus requisitos de instruccin, experiencia y conocimientos, as como las aptitudes y caractersticas de personalidad requeridas. 4. La seleccin y reclutamiento de personal, se efectuar en un marco de estricta tica, adjudicando los mritos de los postulantes.

5. El Encargado de Recursos Humanos es responsable de la conduccin del proceso de seleccin, el mismo que comprender el anlisis de las calificaciones de los postulantes, la aplicacin de pruebas prcticas, tcnicas y la verificacin de sus condiciones aptitudinales, de personalidad y salud. 6. En los procesos de seleccin no podrn aplicarse exmenes que tengan carcter invasivo y/o discriminatorio, tales como pruebas de embarazo. 7. Se deber informar de los resultados del proceso de seleccin y reclutamiento a todos los candidatos que acudieron a entrevista mediante llamado telefnico o correo electrnico.

Personas que intervienen Gerente General. Gerente Administrativo Financiero. Gerente de rea. Encargado de Recursos Humanos.

~ 84 ~

Documentacin

La documentacin que se va a utilizar en el proceso de seleccin y reclutamiento:

a) Solicitud de Personal

Formulario en el que se detalla la informacin del personal a contratar en las diferentes reas de la empresa.

b) Perfil del Cargo

Formulario en el que se describen los requisitos y las funciones que va a desempear el aspirante dependiendo del cargo.

~ 85 ~

SOLICITUD DE PERSONAL

SOLICITUD DE PERSONAL INFORMACIN DEL SOLICITANTE NOMBRE: DEPARTAMENTO: LUGAR Y FECHA DE EMISIN: INFORMACIN DEL PERSONAL SOLICITADO CARGO SOLICITADO: JUSTIFICACIN DEL CARGO (INDIQUE TRABAJO A REALIZAR, SI ES O NO UN REEMPLAZO, LUGAR DE TRABAJO): CARGO:

PARA USO GERENCIA GENERAL FECHA RECIBIDO: OBSERVACIONES: FIRMA: PARA USO JEFE DE RECURSOS HUMANOS FECHA RECIBIDO: OBSERVACIONES: FIRMA:
~ 86 ~

APROBACIN:

FECHA APROBACIN:

PERFIL DE CARGO

PERFIL DEL CARGO FECHA: DEPARTAMENTO: 1. IDENTIFICACIN DEL CARGO Nombre del Cargo: Jornada de Trabajo: Asignacin Salarial: Tipo de Contrato: 2. OBJETO GENERAL DEL CARGO

3. REQUISITOS MNIMOS 3.1 FORMACIN Y NIVEL PROFESIONAL

3.2 EXPERIENCIA LABORAL

4. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES FUNCIONES PERIODICIDAD

5. COMPETENCIAS 1 Personalidad Valores Actitudes Talentos Inherentes Conocimientos especficos Herramientas informticas Conocimiento de idiomas

Metodolgicas

~ 87 ~

Descripcin

N 1

Descripcin Solicita que se cubra una vacante, para lo cual se llena el formulario de Solicitud de Personal Recibe el formulario revisa y enva a Gerencia General para su aprobacin Recibe el formulario para la aprobacin. Si aprueba, lo

Responsable Gerente de rea Encargado de Recursos Humanos

firma y enva a Recursos Humanos para que proceda con la seleccin y reclutamiento, caso contrario lo rechaza.

Gerente General

Recibe el formulario firmado lo revisa y entrega al Gerente de rea el formulario Perfil de Cargo Recibe el formulario Perfil de Cargo y llena los datos correspondientes y entrega a Recursos Humanos. Recibe el formulario Perfil de Cargo y lo revisa. Realiza la publicacin del vacante, en los diarios de mayor circulacin. Recepcin de las carpetas de candidatos.

Encargado de Recursos Humanos Gerente de rea Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Gerente AdministrativoFinanciero Gerente AdministrativoFinanciero Encargado de Recursos Humanos

Selecciona las carpetas de los candidatos idneos. Informa al Gerente de rea sobre los candidatos idneos y enva Hojas de Vida. Recibe y revisa las Hojas de Vida de los candidatos idneos. Determina candidatos a evaluar e informa a Recursos Humanos. Procede a tomar pruebas psicolgicas y tcnicas a los candidatos. ~ 88 ~

10

11

12

13

Determina los candidatos que mejor se acercan al perfil 14 requerido y enva un listado con los nombres de los mismos. 15 Recibe la lista de candidatos a entrevistar. Entrevista a los candidatos seleccionados. Determina al 16 candidato idneo y lo enva a una entrevista con el Gerente General. 17 Entrevista al candidato y dispone la contratacin.

Encargado de Recursos Humanos Gerente Administrativo Financiero Gerente Administrativo Financiero Gerente General

~ 89 ~

Representacin grfica:

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN Y RECLUTAMIENTO

~ 90 ~

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN Y RECLUTAMIENTO (CONTINUACIN)

~ 91 ~

3.2.1.2. CONTRATACIN

Concepto

Procedimiento en el cual se define los parmetros para contratar personal capacitado y garantizar los intereses, derechos tanto de la empresa como del trabajador.

Objetivos Contratar personal altamente capacitado para cubrir las vacantes que se presenten en cada una de las reas de la entidad. Establecer las condiciones de trabajo y responsabilidades entre el trabajador y la empresa.

Alcance

El procedimiento de contratacin ser de aplicacin desde la revisin de documentacin que proporciona el candidato hasta la legalizacin del contrato.

Polticas: 1. Son trabajadores de la empresa REPRESENTACIONES RIANTEX, todas las personas que previa la suscripcin de un contrato de trabajo, laboren bajo su dependencia, acatando las disposiciones y leyes laborales que regulan su actividad productiva. Los tipos de contrato que se van a manejar en la empresa son:

a. Contrato individual.- Es el convenio en virtud del cual una persona se compromete para con otras u otras a prestar sus servicios lcitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneracin fijada por convenio, la ley.

~ 92 ~

b. Contrato a prueba.- Todos los trabajadores que ingresen a laborar en REPRESENTACIONES RIANTEX, debern pasar un tiempo de prueba con una duracin mxima de noventa das, vencido este plazo, automticamente se entender que continua en vigencia por el tiempo que faltare para completar el ao, durante el plazo a prueba, cualquiera de las partes podrn dar por terminado libremente, sin ninguna responsabilidad para con la otra.

c. Contrato Temporal, Ocasionales y/o Eventuales.- Con el fin de suplir la ausencia transitoria del personal, que est impedido, por cualquier causa, ya sea por maternidad, vacaciones, enfermedad, etc., de desempear sus funciones, disponiendo que su duracin ser aquella que comprenda el perodo de ausencia del profesional reemplazado.

d. Contrato Indefinido.- Se entiende como contrato indefinido, toda actividad laboral de carcter estable o permanente. Todos aquellos contratos que luego de una Evaluacin de desempeo, un mes antes de la terminacin del mismo, resultaren para el puesto, sern automticamente considerados como contratos indefinidos.

2. Los contratos sern registrados en el Ministerio de Relaciones Laborales y contendrn claramente determinadas clusulas que dispone el Cdigo de Trabajo:

a. La clase o clases de trabajo objeto del contrato. b. La manera como ha de ejecutarse el trabajo. c. La cuanta y forma de pago de la remuneracin. d. Tiempo de duracin del contrato. e. Lugar en que debe ejecutarse el trabajo. f. La declaracin de si se establece o no sanciones, y en caso de establecerse la forma de determinarlas y las garantas para su efectividad.

~ 93 ~

3. Para ser admitido como trabajador de la empresa se requiere:

a. Contrato Bajo Relacin de Dependencia Laboral.- para este contrato se necesita: Copia legible de la cdula de identidad Copia del ltimo certificado de votacin Hoja de vida que incluya copia de todos los ttulos obtenidos y/o de todos los cursos asistidos. Certificados de honorabilidad otorgados por personas de reconocida probidad y honestidad. Certificado Mdico y resultado de exmenes de acuerdo al cargo a desempear. Carn ocupacional en el caso de personal extranjero. Dos fotografas tamao carnet actualizadas. Solicitud de apertura de cuenta en la entidad Bancaria que se utiliza para la acreditacin de los valores constantes en roles, debidamente llenada y firmada, adjuntando requisitos (Copia de papeleta de votacin y Original de pago de agua, luz o telfono de donde vive el empleado). Partida de matrimonio, en el caso de ser necesario. Partidas de nacimiento de hijos, de ser el caso.

b. Contrato de Servicios Profesionales.- para este contrato se necesita: Copia legible de la cdula de identidad y RUC. Formulario de Hoja de Datos Personales Dos fotografas tamao carnet actualizadas. Hoja de vida que incluya copia de todos los ttulos obtenidos y/o de todos los cursos asistidos.

~ 94 ~

4. Causas para la terminacin del contrato: Las legalmente previstas en el Cdigo de Trabajo.

Personas que intervienen Gerente General. Encargado de Recursos Humanos.

Documentacin:

La documentacin que se va a utilizar en el proceso de contratacin:

a) Contrato de Trabajo a Prueba

Documento en el que se establece, al momento de la contratacin, un perodo de prueba de tres meses.

b) Contrato de Trabajo a Plazo Fijo

Documento que firma el empleado despus de que haya aprobado el perodo de prueba, el contrato tiene una duracin de un ao.

c) Contrato de Trabajo a Plazo Indefinido

Documento que el empleado firma luego de transcurrir el ao del contrato y se entender que tiene plazo indefinido.

~ 95 ~

d) Registro de Personal

Formulario en el cual se registra los datos del cargo que va a desempear el personal contratado.

e) Hoja de Datos Personales

Formulario en el que se registra los datos personales del personal contratado, en caso de ser por honorarios profesionales.

~ 96 ~

CONTRATO DE TRABAJO A PRUEBA

Comparecen, ante el seor Inspector del Trabajo, por una parte ____________, a travs de su representante legal, ________________ (en caso de personas jurdicas); en su calidad de EMPLEADOR y por otra parte el seor __________________ portador de la cdula de ciudadana # ___________su calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de _______ y capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar un contrato de trabajo a Prueba con sujecin a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes clusulas. El EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se las denominar conjuntamente como Partes e individualmente como Parte. PRIMERA.- ANTECEDENTES.El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su actividad necesita contratar los servicios laborales de ________________, revisados los antecedentes del(de la) seor(a)(ita) ______________, ste(a) declara tener los conocimientos necesarios para el desempeo del cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, El EMPLEADOR y el TRABAJADOR (A) proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo. SEGUNDA.- OBJETO. El TRABAJADOR (a) se compromete a prestar sus servicios lcitos y personales bajo la dependencia del EMPLEADOR (a) en calidad de ______________ con responsabilidad y esmero, que los desempear de conformidad con la Ley, las disposiciones generales, las rdenes e instrucciones que imparta El EMPLEADOR, dedicando su mayor esfuerzo y capacidad en el desempeo de las actividades para las cuales ha sido contratado. Mantener el grado de eficiencia necesaria para el desempeo de sus labores, guardar reserva en los asuntos que por su naturaleza tuviere esta calidad y que con ocasin de su trabajo fueran de su conocimiento, manejo adecuado de documentos, bienes y valores del EMPLEADOR y que se encuentran bajo su responsabilidad. TERCERA.- JORNADA ORDINARIA Y HORAS EXTRAORDINARIAS.El TRABAJADOR (a) se obliga y acepta, por su parte, a laborar por jornadas de trabajo, las mximas diarias y semanal, en conformidad con la Ley, en los horarios establecidos por El EMPLEADOR de acuerdo a sus necesidades y actividades. As mismo, las Partes podrn convenir que, el EMPLEADO labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las circunstancias lo ameriten y tan solo por orden escrita de El EMPLEADOR.

~ 97 ~

CUARTA.- REMUNERACIN.El EMPLEADOR pagar al TRABAJADOR (a) por la prestacin de sus servicios la remuneracin convenida de mutuo acuerdo en la suma de ________________ DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD$ __,oo). El EMPLEADOR reconocer tambin al TRABAJADOR las obligaciones sociales y los dems beneficios establecidos en la legislacin ecuatoriana. QUINTA.- DURACIN.El tiempo de duracin del presente Contrato ser por un perodo probatorio de noventa (90) das en el que, cualquiera de ellas lo puede dar por terminado libremente; vencido dicho perodo se entender prorrogado por el tiempo que faltare para completar el ao. Este contrato podr terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Cdigo de Trabajo. SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO.El TRABAJADOR (a) desempear las funciones para las cuales ha sido contratado en las instalaciones ubicadas en ____________, en la ciudad de ___________, provincia de ________ para el cumplimiento cabal de las funciones a l encomendadas. SPTIMA.- Obligaciones de los TRABAJADORES Y EMPLEADORES: En lo que respecta a las obligaciones, derecho y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Cdigo de Trabajo en su Captulo IV de las obligaciones del empleador y del trabajador, a ms de las estipuladas en este contrato. Se consideran como faltas graves del trabajador, y por tanto suficientes para dar por terminadas la relacin laboral. OCTAVA.- LEGISLACIN APLICABLE En todo lo no previsto en este Contrato, cuyas modalidades especiales las reconocen y aceptan las partes, stas se sujetan al Cdigo del Trabajo. NOVENA.- JURISDICCIN Y COMPETENCIA.En caso de suscitarse discrepancias en la interpretacin, cumplimiento y ejecucin del presente Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo amistoso entre las Partes, estas se sometern a los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, as como al procedimiento oral determinados por la Ley.

~ 98 ~

DCIMA.- SUSCRIPCIN.Las partes se ratifican en todas y cada una de las clusulas precedentes y para constancia y plena validez de lo estipulado firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor, en la ciudad de _______ el da ___ del mes de _____del ao ___________.

EL EMPLEADOR

ELTRABAJADOR (a) C.C.

~ 99 ~

CONTRATO A PLAZO FIJO Comparecen, ante el seor Inspector del Trabajo, por una parte _________, a travs de su representante legal, ____________ (en caso de personas jurdicas); en su calidad de EMPLEADOR y por otra parte el seor _______________________ portador de la cdula de ciudadana # ___________su calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de ________ y capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar un contrato de trabajo a PLAZO FIJO con sujecin a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes clusulas:. El EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se las denominar conjuntamente como Partes e individualmente como Parte. PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su actividad necesita contratar los servicios laborales de ________, revisados los antecedentes del(de la) seor(a)(ita) ____________, ste(a) declara tener los conocimientos necesarios para el desempeo del cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, el EMPLEADOR y el TRABAJADOR (a) proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo. SEGUNDA.- JORNADA ORDINARIA Y HORAS EXTRAORDINARIAS.El TRABAJADOR (a) se obliga y acepta, por su parte, a laborar por jornadas de trabajo, las mximas diarias y semanal, en conformidad con la Ley, en los horarios establecidos por el EMPLEADOR de acuerdo a sus necesidades y actividades. As mismo, las Partes podrn convenir que, el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las circunstancias lo ameriten y tan solo por orden escrita del EMPLEADOR. TERCERA.- REMUNERACIN.El EMPLEADOR pagar al TRABAJADOR (a) por la prestacin de sus servicios la remuneracin convenida de mutuo acuerdo en la suma de _______________ DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD$ ___,oo). El EMPLEADOR reconocer tambin al TRABAJADOR las obligaciones sociales y los dems beneficios establecidos en la legislacin ecuatoriana. CUARTA.- DURACIN DEL CONTRATO: El presente contrato tendr una duracin de _______________ (Puede estipularse un plazo no inferior a un ao ni superior a dos aos). (Es facultativo estipular un periodo de prueba de hasta 90 das conforme lo establecido en el Art. 15 del Cdigo de Trabajo). ~ 100 ~

Este contrato podr terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Cdigo de Trabajo en cuanto sean aplicables para este tipo de contrato. QUINTA.- LUGAR DE TRABAJO.El TRABAJADOR (a) desempear las funciones para las cuales ha sido contratado en las instalaciones ubicadas en __________, en la ciudad de _________, provincia de _________ para el cumplimiento cabal de las funciones a l encomendadas. SEXTA.- Obligaciones de los TRABAJADORES Y EMPLEADORES: En lo que respecta a las obligaciones, derecho y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Cdigo de Trabajo en su Captulo IV de las obligaciones del empleador y del trabajador, a ms de las estipuladas en este contrato. Se consideran como faltas graves del trabajador, y por tanto suficientes para dar por terminadas la relacin laboral. SPTIMA. LEGISLACIN APLICABLE En todo lo no previsto en este Contrato, cuyas modalidades especiales las reconocen y aceptan las partes, stas se sujetan al Cdigo del Trabajo. OCTAVA.- JURISDICCIN Y COMPETENCIA.En caso de suscitarse discrepancias en la interpretacin, cumplimiento y ejecucin del presente Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo amistoso entre las Partes, estas se sometern a los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, as como al procedimiento oral determinados por la Ley. NOVENA.- SUSCRIPCIN.Las partes se ratifican en todas y cada una de las clusulas precedentes y para constancia y plena validez de lo estipulado firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor, en la ciudad de _________el da ___ del mes de _____del ao ___________

EL EMPLEADOR

ELTRABAJADOR (a) C.C.

~ 101 ~

CONTRATO A PLAZO INDEFINIDO Comparecen, ante el seor Inspector del Trabajo, por una parte _________, a travs de su representante legal, ___________ (en caso de personas jurdicas); en su calidad de EMPLEADOR y por otra parte el seor _______________________ portador de la cdula de ciudadana # ___________su calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de _________ y capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar un contrato de trabajo a PLAZO INDEFINIDO con sujecin a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes clusulas. El EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se las denominar conjuntamente como Partes e individualmente como Parte. PRIMERA.- ANTECEDENTES.El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su actividad necesita contratar los servicios laborales de ____________, revisados los antecedentes del(de la) seor(a)(ita) _____________, ste(a) declara tener los conocimientos necesarios para el desempeo del cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, El EMPLEADOR y el TRABAJADOR (A) proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo. SEGUNDA.- OBJETO.El TRABAJADOR (a) se compromete a prestar sus servicios lcitos y personales bajo la dependencia del EMPLEADOR (a) en calidad de ______________ con responsabilidad y esmero, que los desempear de conformidad con la Ley, las disposiciones generales, las rdenes e instrucciones que imparta El EMPLEADOR, dedicando su mayor esfuerzo y capacidad en el desempeo de las actividades para las cuales ha sido contratado. Mantener el grado de eficiencia necesaria para el desempeo de sus labores, guardar reserva en los asuntos que por su naturaleza tuviere esta calidad y que con ocasin de su trabajo fueran de su conocimiento, manejo adecuado de documentos, bienes y valores del EMPLEADOR y que se encuentran bajo su responsabilidad. TERCERA.- JORNADA ORDINARIA Y HORAS EXTRAORDINARIAS.El TRABAJADOR (a) se obliga y acepta, por su parte, a laborar por jornadas de trabajo, las mximas diarias y semanal, en conformidad con la Ley, en los horarios establecidos por El EMPLEADOR de acuerdo a sus necesidades y actividades. As mismo, las Partes podrn convenir que, el EMPLEADO labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las circunstancias lo ameriten y tan solo por orden escrita de El EMPLEADOR.

~ 102 ~

CUARTA.- REMUNERACIN.El EMPLEADOR pagar al TRABAJADOR (a) por la prestacin de sus servicios la remuneracin convenida de mutuo acuerdo en la suma de _________________ DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD$ ___,oo). El EMPLEADOR reconocer tambin al TRABAJADOR las obligaciones sociales y los dems beneficios establecidos en la legislacin ecuatoriana. QUINTA.- DURACIN DEL CONTRATO: El presente contrato tiene un plazo indefinido. Este contrato podr terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Cdigo de Trabajo en cuanto sean aplicables para este tipo de contrato. SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO.El TRABAJADOR (a) desempear las funciones para las cuales ha sido contratado en las instalaciones ubicadas en ____________, en la ciudad de ___________, provincia de _________ para el cumplimiento cabal de las funciones a l encomendadas. SPTIMA.- Obligaciones de los TRABAJADORES Y EMPLEADORES: En lo que respecta a las obligaciones, derecho y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Cdigo de Trabajo en su Captulo IV de las obligaciones del empleador y del trabajador , a ms de las estipuladas en este contrato. Se consideran como faltas graves del trabajador, y por tanto suficientes para dar por terminadas la relacin laboral. OCTAVA.- LEGISLACIN APLICABLE En todo lo no previsto en este Contrato, cuyas modalidades especiales las reconocen y aceptan las partes, stas se sujetan al Cdigo del Trabajo. NOVENA.- JURISDICCIN Y COMPETENCIA.En caso de suscitarse discrepancias en la interpretacin, cumplimiento y ejecucin del presente Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo amistoso entre las Partes, estas se sometern a los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, as como al procedimiento oral determinados por la Ley. DCIMA.- SUSCRIPCIN.Las partes se ratifican en todas y cada una de las clusulas precedentes y para constancia y plena validez de lo estipulado firman este contrato en original y dos ejemplares de ~ 103 ~

igual tenor y valor, en en la ciudad de ________ el da ___ del mes de _____del ao ___________

EL EMPLEADOR

EL TRABAJADOR (a) C.C.

~ 104 ~

REGISTRO DE PERSONAL

REGISTRO DE PERSONAL

Nmero: 2) Apellidos y nombre del empleado: 5) Acciones: CONTRATO A PRUEBA: ASCENSO: AUMENTO DE SUELDO: TRASLADO: VACACIONES: LICENCIA: PERMISO: RENUNCIA: AMONESTACIN ESCRITA: 7) ASCENSO CARGO: REA: PUESTO: CLASE: LUGAR DE TRABAJO: SUELDO MENSUAL: 3) Cdula de Identidad:

Fecha: 4) Rige a partir de:

MULTA: SUSPENSIN: SUPRESIN PUESTO: HORARIO TRABAJO: OTROS:

6) SITUACIN ACTUAL CARGO: REA: PUESTO: CLASE: LUGAR DE TRABAJO: SUELDO MENSUAL: HORARIO DE TRABAJO:

HORARIO DE TRABAJO:

8) FIRMA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

~ 105 ~

HOJA DE DATOS PERSONALES

HOJA DE DATOS PERSONALES

1.- DATOS PERSONALES

Fotografa

APELLIDO PATERNO N CDULA

APELLIDO MATERNO FECHA DE NACIMIENTO: (dd/mm/aa) TIPO DE SANGRE ESTADO CIVIL CELULAR:

NOMBRES LUGAR DE NACIMIENTO: Pas Provincia N CARNET IESS DIRECCIN Ciudad EDAD

N LIBRETA MILITAR H M TELEFONO DOMICILIO: CORREO ELECTRNICO: EN CASO DE EMERGENCIA COMUNICAR A: NOMBRE DEL CNYUGUE SEXO TIENE HIJOS? SI NO

NOMBRES Y TELFONO OCUPACIN DEL CNYUGUE TELFONO N DE HIJOS 2.- EDUCACIN

CICLO SECUNDARIA SUPERIOR CURSOS

NOMBRE DE LA INSTITUCIN

CIUDAD

TTULO

AO

NOMBRE DE LA INSTITUCIN

CIUDAD

DURACIN

AO

~ 106 ~

DOMINIO DE SI NO OTRO IDIOMA

CUALES? (Porcentaje)

IDIOMA

HABLA

ESCRIBE

LEE

3.- REFERENCIAS PERSONALES DATOS DEL ULTIMO TRABAJO EMPRESAS Actividad/Giro Comercial: Cargo que desempeaba: Funciones que desempeaba: Nombre del jefe inmediato: Direccin de la empresa: Tiempo de permanencia: Motivos de la salida: 4.- DATOS DE INGRESO A LA COMPANIA

FECHA DE INGRESO: (dd/mm/aa) DEPARTAMENTO: CARGO INICIAL: CARGO ACTUAL:

~ 107 ~

Descripcin

N 1

Descripcin Solicita y revisa informacin del candidato a contratar. Si la informacin est completa verifica referencias, caso contrario informa al candidato. Si el contrato es bajo relacin de dependencia registra los datos en el formulario Registro de Personal, caso contrario registra en el formulario Hoja de datos personales.

Responsable Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos

Archiva los documentos en la carpeta del empleado. Si es renovacin de contrato informa a Gerencia

Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos

General para su aprobacin, caso contrario redacta el contrato con dos copias.

Si aprueba informa a Recursos Humanos para que redacte el nuevo contrato, caso contrario rechaza. Redacta contratos y hace firmar al candidato.

Gerencia General Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Gerente General Gerente General Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos

8 9 10 11

Enva con copias a Gerencia General. Recibe contrato con copias y revisa. Firma contrato con copias y enva a Recursos Humanos. Recibe contrato con copias y los enva al Ministerio de Relaciones Laborales para su legalizacin. Recibe y archiva los contratos legalizados.

12

~ 108 ~

Representacin grfica:

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN

~ 109 ~

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN (CONTINUACIN)

3.2.1.3. CAPACITACIN

Concepto

El procedimiento de capacitacin est orientado a proporcionar a los empleados el conocimiento y las habilidades necesarias para desempear su trabajo.

Objetivos Identificar las necesidades de capacitacin de los empleados. Mejorar los conocimientos, las habilidades y actitudes del personal.

~ 110 ~

Alcance

Este procedimiento inicia con la identificacin de necesidades de capacitacin y llega hasta la evaluacin de la misma.

Polticas

1. REPRESENTACIONES RIANTEX establecer planes anuales de capacitacin para sus empleados, con el objeto de actualizar sus conocimientos, aptitudes y habilidades que les permita elevar su nivel profesional. El plan ser elaborado de acuerdo a las necesidades de cada departamento.

2. La empresa procurar celebrar convenios con Centros u Organismos especializados, pblicos o privados con el propsito de otorgar capacitacin y adiestramiento a sus empleados.

3. El nivel directivo procurar que la capacitacin se proporcione a sus empleados dentro de la empresa o fuera de ella, por instructores contratados u organismos especializados.

4. Los empleados que participen en el proceso de capacitacin estn obligados a:

a. Cumplir con el plan de actividades que forme parte del evento. b. Socializar a sus compaeros la temtica del curso en que particip.

5. El Departamento de Recursos Humanos se responsabilizar de proporcionar el material didctico y equipo necesario para la realizacin de las capacitaciones internas que organice la empresa.

~ 111 ~

6. Recursos Humanos difundir obligatoriamente, en forma oportuna a todas las dependencias de REPRESENTACIONES RIANTEX, la realizacin de eventos de capacitacin.

Personas que intervienen Gerente General. Gerente Administrativo Financiero. Gerente de rea. Encargado de Recursos Humanos

Documentacin

La documentacin que se va a utilizar en el proceso de capacitacin:

a) Plan de Capacitacin

Formulario en el que se identifican las necesidades de capacitacin de cada departamento: Administrativo Financiero, Operaciones y Ventas.

b) Registro de Asistencia

Formulario en el que el instructor de la capacitacin registra la asistencia de los participantes.

c) Evaluacin de la Capacitacin

Formulario en el que el personal registra la evaluacin de la capacitacin recibida.

~ 112 ~

PLAN DE CAPACITACIN
PLAN DE CAPACITACIN

AO:

ACTUALIZADO POR: OBJETIVO CAPACITACIN INSTITUCIN O PERSONAS QUE PUEDAN DICTAR

FECHA:

CURSO

PARTICIPANTES

TOTAL

INTERNA

EXTERNA

PROGRAMADO EJECUTADO

ADMINISTRATIVA - FINANCIERA

OPERACIONES

VENTAS

FECHA RECIBIDO: OBSERVACIONES:

PARA USO GERENCIA ADMINISTRATIVA APROBACIN: FECHA APROBACIN: FIRMA:

FECHA RECIBIDO: OBSERVACIONES:

PARA USO GERENCIA GENERAL APROBACIN: FECHA APROBACIN: FIRMA:

~ 113 ~

REGISTRO DE ASISTENCIA

REGISTRO DE ASISTENCIA

REGISTRO DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIN TEMA: N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 NOMBRES Y APELLIDOS

FECHA: _____/_____/_____ REA:

NMERO DE CDULA

FIRMA

INSTRUCTOR (Firma)

~ 114 ~

EVALUACIN DE LA CAPACITACIN

EVALUACIN DE LA CAPACITACIN

PERODO EVALUADO: CURSO (S): FUNCIONARIO:

EVALUADOR:

CARGO:

1. EVALUACIN DE LA CAPACITACIN RECIBIDA EVALUE CADA ASPECTO DESCRITO A CONTINUACIN EN UNA ESCALA DE: 5=EXCELENTE, 4=MUY BUENA, 3= BUENA, 2=REGULAR, 1=MALO. 1.1. CONTENIDO Los temas revisados son aplicables a su actividad laboral Los temas revisados respondieron a sus intereses y expectativas El tiempo utilizado fue suficiente 1.2. METODOLOGA La capacitacin fue clara y comprensible Se desarroll el tema adecuadamente 1.3. INSTRUCTORES Dominio y conocimiento del tema Capacidad para transmitir las ideas Solucin de preguntas Organizacin de los temas TOTAL De los temas tratados durante la capacitacin cul le llam ms la atencin y porqu? CALIFICACIN

CALIFICACIN

CALIFICACIN

En qu otro tema le interesara recibir capacitacin?

Sugerencias o comentarios adicionales relacionados con la capacitacin

FIRMA EVALUADOR:

FECHA:

~ 115 ~

Descripcin

N 1 2

Descripcin Identifica necesidades del personal de la empresa. Elabora Plan de Capacitacin. Enva Plan de capacitacin al Gerente AdministrativoFinanciero para su aprobacin. Recibe Plan de Capacitacin. Si est de acuerdo firma

Responsable Gerente de rea Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Gerente AdministrativoFinanciero Gerente General

y entrega al Gerente General, caso contrario informa a Recursos Humanos. Recibe Plan de Capacitacin, firma y enva a Recursos Humanos. Recibe Plan de Capacitacin. Si existe personal interno

que pueda dar la capacitacin, informa al Gerente Administrativo-Financiero, caso contrario se contacta a un instructor calificado. Informa al empleado encargado de dictar el curso

Encargado de Recursos Humanos

Gerente AdministrativoFinanciero

internamente y al personal de su participacin en la capacitacin. Si la capacitacin es interna, entrega al instructor el formulario Registro de Asistencia para anotar la

participacin del personal, caso contrario se solicitar la entrega de copias de certificados de la capacitacin recibida. Recibe formulario de Registro de Asistencia y certificados u otras evidencias de la capacitacin. Proporciona, al Gerente de rea, el formulario Evaluacin de la Capacitacin Recibe formulario Evaluacin de la Capacitacin y entrega al personal. ~ 116 ~

Encargado de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Gerente de rea

10

11

Revisa los formularios evaluados por el personal y emite 12 un informe sobre la evaluacin de la capacitacin y entrega a Recursos Humanos. 13 Recibe formulario Evaluacin de la Capacitacin, el informe, y los archiva. Encargado de Recursos Humanos Gerente de rea

~ 117 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIN

~ 118 ~

3.2.1.4. SUPERVISIN

Concepto:

El procedimiento de Supervisin est orientado a definir los parmetros para vigilar las actividades que se realicen.

Objetivos: Describir claramente los procedimientos a seguir y tratar a cada empleado con equidad y justicia. Supervisar que los empleados de los diferentes departamentos de la empresa realicen sus funciones correctamente en tiempo y forma.

Alcance:

El procedimiento de Supervisin es de aplicacin desde la identificacin de objetivos de cada departamento hasta la evaluacin del desempeo del personal.

Polticas:

1. Recursos Humanos deber entregar permanentemente a los Gerentes de rea el documento de Registro de Observaciones del Personal, en el que informar sobre las novedades acerca del desempeo laboral.

2. El Gerente de rea deber informar y comunicar de cualquier observacin al Encargado de Recursos Humanos.

3. Es responsabilidad del empleado, obedecer las indicaciones del Gerente de rea en materia de asignacin de tareas y responsabilidades.

~ 119 ~

4. El Gerente de rea deber evaluar el entorno laboral continuamente, aplicando tcnicas de supervisin tales como entrevistas, observacin, investigacin documental, etc.

5. El Encargado de Recursos Humanos determinar acciones de acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluacin de desempeo, tales como: aumento de sueldo, ascenso, bonificacin, etc.

6. El Gerente de rea informar, al personal, sobre las decisiones y medidas tomadas.

Personas que intervienen Gerente de rea. Encargado de Recursos Humanos.

Documentacin:

La documentacin que se va a utilizar en el proceso de supervisin:

a) Registro de Observaciones del Personal

Formulario en el que se registra las novedades durante la jornada laboral.

b) Evaluacin del Desempeo

Formulario en el que se registra la evaluacin del desempeo laboral, actitudes y habilidades del empleado.

~ 120 ~

REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL PERSONAL

REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL PERSONAL

DEPARTAMENTO:__________________________ CARGO: ____________________ NOMBRE TIPO DE OBSERVACIN PERSONA QUE CUBRE EL REEMPLAZO DE SER NECESARIO FIRMA DEL JEFE INMEDIATO DEPARTAMENTO:__________________________ CARGO: ____________________ NOMBRE TIPO DE OBSERVACIN PERSONA QUE CUBRE EL REEMPLAZO DE SER NECESARIO FIRMA DEL JEFE INMEDIATO DEPARTAMENTO:__________________________ CARGO: ____________________ NOMBRE TIPO DE OBSERVACIN PERSONA QUE CUBRE EL REEMPLAZO DE SER NECESARIO FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FECHA:

FECHA:

FECHA:

~ 121 ~

EVALUACIN DE DESEMPEO

EVALUACIN DE DESEMPEO

EMPLEADO: DEPARTAMENTO: MOTIVO DE LA EVALUACIN: Anual Mritos Desempeo insatisfactorio

PUESTO: EVALUADOR:

Promocin Fin del perodo de prueba Otros________________

Fecha en la que el empleado ocup el cargo:____/___/___ Fecha de la ltima evaluacin:____/___/___ Instrucciones: Evale con cuidado el desempeo laboral del empleado en relacin con los requisitos actuales del puesto. Marque N/A si no es aplicable. Asigne puntos para cada estimacin. Despus sume los puntos y saque un promedio que representar la calificacin total IDENTIFICACIN DE LAS ESTIMACIONES 5: EXCELENTE 2: REGULAR 4: MUY BUENO 1: MALO 3: BUENO N ACTIVIDADES DESEMPEO LABORAL 1 Responsabilidad 2 Exactitud y Calidad de Trabajo 3 Cumplimiento de fechas estimadas / pautadas 4 Productividad - Volumen y cantidad de trabajo 5 Orden y claridad de trabajo 6 Planificacin de Trabajo 7 Documentacin que genera 8 Reporta avances de tareas 9 Cumplimiento de los procedimientos existentes 10 Grado de Conocimiento Tcnico
~ 122 ~

EVALUACIN

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

FACTOR HUMANO/ACTITUDINAL Actitud hacia la empresa Actitud hacia los compaeros Actitud hacia el cliente Cooperacin con el equipo Capacidad de aceptar crticas Capacidad de gerenar crticas constructivas Presentacin personal Predisposicin Puntualidad HABILIDADES Iniciativa Creatividad Adaptabilidad (temas, grupos, funciones, etc.) Respuesta bajo presin Capacidad de manejar mltiples tareas Coordinacin y Liderazgo Potencialidad - Capacidad de aprendizaje

TOTAL PROMEDIO INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS: 5 = EXCELENTE 3 = BUENO 1 = MALO 4= MUY BUENO 2 = REGULAR

FIRMA EVALUADOR

FIRMA EVALUADO

PARA USO DE RECURSOS HUMANOS ACCIONES PERSONALES Aumento de Sueldo Capacitacin Transferencia Progreso de Carrera Promocin Despido OBSERVACIONES:

~ 123 ~

Descripcin:

N 1 2 3 4

Descripcin Definir objetivos del departamento. Comunicar objetivos a los empleados. Verifica asistencia fsica del personal. Registra novedades en el formulario Registro de Observaciones del Personal Entrega el formulario Registro de Observaciones del Personal a Recursos Humanos. Recibe el formulario Registro de Observaciones del Personal y archiva en la carpeta personal del empleado.

Responsable Gerente de rea Gerente de rea Gerente de rea Gerente de rea

Gerente de rea

Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Gerente de rea Gerente de rea

7 8 9

Determina acciones correctivas e informa al Gerente de rea sobre las mismas. Aplica acciones correctivas. Supervisa que se apliquen las acciones correctivas. Si existen errores aplica medidas inmediatas para la

10

solucin, caso contrario evala el desempeo de cada empleado. Registra la evaluacin en el formulario Evaluacin del Desempeo. Entrega el formulario Evaluacin del Desempeo. Recibe el formulario Evaluacin del Desempeo, archiva en la carpeta personal de cada empleado. Realiza un informe, sobre los resultados obtenidos en

Gerente de rea

11 12 13

Gerente de rea Gerente de rea Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos

14

la evaluacin, para determinar acciones sobre la competencia de cada empleado.

~ 124 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIN

~ 125 ~

3.2.1.5. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA

Concepto:

El procedimiento est orientado a regular la asistencia y permanencia del personal en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos.

Objetivos: Establecer las normas y procesos de control de asistencia, permanencia y puntualidad del personal de la empresa. Supervisar la permanencia y realizar reportes en base a las marcaciones registradas a travs de un reloj biomtrico para el control de asistencia y horas extras del personal.

Alcance:

Este procedimiento inicia con el registro de entrada a la empresa, la supervisin de la permanencia del personal y llega hasta el registro de salida del mismo.

Polticas:

1. La Jornada Laboral de los empleados es ocho horas diarias de lunes a viernes, en horario de 8:30 a.m. a 5:30 p.m., en dicha jornada tendrn derecho de una hora de refrigerio.

2. El sistema de control de asistencia y puntualidad en el trabajo ser a travs de un reloj biomtrico. Los trabajadores debern registrar personalmente su hora de entrada y salida en el sistema de asistencia.

~ 126 ~

3. Para el registro de entrada los trabajadores tendrn una tolerancia mxima de diez minutos a partir de la hora sealada para el inicio de la jornada.

4. El personal deber permanecer en su lugar de trabajo durante el horario de labores.

5. El Gerente de rea supervisar la permanencia del personal, una vez por semana o cada vez que lo crea necesario.

Personas que intervienen Gerente de rea. Encargado de Recursos Humanos.

Documentacin:

Se utilizar los reportes del sistema de asistencia (reloj biomtrico).

Descripcin:

N 1

Descripcin Registra la hora de ingreso a la empresa, en el reloj biomtrico. Informa al Gerente de rea sobre las observaciones registradas en el sistema de control de asistencia. Revisa las observaciones y supervisa la permanencia del personal. Registra la hora de salida de la empresa, en el reloj biomtrico. Prepara un reporte que proporciona el sistema de control de asistencia.

Responsable Empleado Encargado de Recursos Humanos Gerente de rea

Empleado Encargado de Recursos Humanos

~ 127 ~

Representacin grfica:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA

3.2.1.6. CONTROL DE PERMISOS

Concepto:

Procedimiento orientado a regular los permisos y licencias durante la jornada laboral.

Objetivos: Establecer normas de control para los permisos y licencias de los trabajadores. Autorizar al personal para ausentarse y controlar que el permiso est debidamente justificado.

~ 128 ~

Alcance:

El procedimiento de control de permisos es de aplicacin desde la solicitud de licencia, registro de la hora de salida y retorno.

Polticas:

1. Todo empleado que deba suspender sus labores para cumplir con el servicio militar obligatorio podr regresar a la misma ocupacin luego de terminado el tiempo, en el caso de enfermedad, maternidad o en cualquier otra situacin anloga. Pero si el trabajador no regresare despus de treinta das de haber ocurrido la licencia o el permiso, perder todo derecho.

2. Los permisos los concede el Gerente de rea, y pueden ser en casos de enfermedad, calamidad domstica y alguna situacin especial que requiera de horas laborables.

3. El personal podr pedir permiso de la siguiente manera:

a. Permiso por horas a descontar segn el caso. b. Permiso de un maana o tarde con cargo a vacaciones. c. Permiso de un da o ms a descuento en rol. d. El departamento de Recursos Humanos har llegar un formulario para autorizacin de Licencia con el objeto de registrar permisos, faltas y actualizar la nmina de vacaciones.

4. Para una falta justificada se considerar lo siguiente:

a. Falta de una maana o tarde, de un da o ms se descontar. b. Falta por enfermedad, se aceptar el permiso del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), en este caso no pierde la remuneracin.

~ 129 ~

c. La concesin de permisos para no asistir al trabajo o no cumplir con la jornada completa sern concedidos por motivos justificados.

5. Una falta injustificada se considera de la siguiente manera:

a. Falta de un medio da, pierde un da de remuneracin. b. Falta de un da completo, pierde dos das de remuneracin. c. Falta de dos das o ms, solo recibir los das trabajados sin derecho a remuneracin de la semana integral. d. Falta de ms de tres das o ms, la empresa podr solicitar el visto bueno al Ministerio de Relaciones Laborales.

6.

Se considera calamidad domstica y debern justificarse ante el Departamento de Recursos Humanos, dentro de los tres das de producidas, lo siguiente:

a. El fallecimiento del conyugue o conviviente, de los familiares del trabajador hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad. b. Accidente grave del conyugue o conviviente, padres o hijos del trabajador. c. Hechos o situaciones que afectan directa o significativamente los bienes del trabajador y que sean debidamente calificados por el Encargado de Recursos Humanos.

7. Permiso remunerado.- Se concedern permisos remunerados adicionalmente a los siguientes casos y caractersticas:

a. Necesidad de atender una cita mdica, El tiempo justificado ser el que registre el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) con el documento que confiere al empleado de las horas utilizadas para este efecto. b. Por descanso mdico autorizado por un mdico del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) preferentemente, el trabajador est obligado a reportar a su Jefe inmediato de este particular. ~ 130 ~

c. La ausencia por maternidad y lactancia se justificar mediante la certificacin de un examen mdico otorgado por un facultativo del IESS, y, a falta de este por otro profesional.

8. Los permisos se otorgarn necesariamente por escrito, con la firma del Gerente de rea y no se admitirn en otra forma.

Personas que intervienen Gerente de rea. Encargado de Recursos Humanos.

Documentacin:

La documentacin que se utilizar en el procedimiento de control de permisos:

a) Autorizacin de Licencia o Permiso

Formulario en el que se registra los motivos de licencia o permiso que solicita el empleado.

~ 131 ~

AUTORIZACIN DE LICENCIA O PERMISO

AUTORIZACION DE LICENCIA O PERMISOS

FECHA:___________________ APELLIDOS Y NOMBRES:________________________________ CI._______________ CARGO: ____________________________ DEPARTAMENTO:_______________________ MOTIVO POR: Enfermedad Calamidad Domstica Vacaciones TOTAL DIAS SOLICITADOS: Desde: ____________________ A DESCONTAR EN ROL: Fundamentacin: Hasta: ______________ CON CARGO A VACACIONES: Fundamentacin: Asunto Personal: Comisin Otro: ________________________

TOTAL HORAS SOLICITADAS: Hora de Salida:_______________ A DESCONTAR EN ROL: Fundamentacin: Hora de Retorno:______________ CON CARGO A VACACIONES: Fundamentacin:

SOLICITANTE

VISTO BUENO GERENTE DE REA

AUTORIZADO ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

~ 132 ~

Descripcin:

N 1 2 Solicita permiso

Descripcin Proporciona al empleado el Formulario Autorizacin de Licencia o Permiso. Llena y firma el formulario de Autorizacin de Licencia o Permiso. Entrega el formulario Autorizacin de Licencia o Permiso al Gerente de rea. Recibe el formulario Autorizacin de Licencia. Si autoriza firma el formulario y entrega a Recursos Humanos, caso contrario rechaza la autorizacin. Recibe el formulario Autorizacin de Licencia o Permisos, firma, archiva y comunica al empleado. Registra hora de salida y de retorno, de ser el caso, en el reloj biomtrico.

Responsable Empleado Encargado de Recursos Humanos Empleado

4 5 6

Empleado Gerente de rea Gerente de rea Encargado de Recursos Humanos Empleado

~ 133 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PERMISOS

~ 134 ~

3.2.1.7. CONTROL DE VACACIONES

Concepto:

Procedimiento orientado a controlar las vacaciones del personal.

Objetivos: Definir actividades para programar y autorizar las vacaciones a las que tiene derecho el personal. Llevar un control acerca de las vacaciones del personal.

Alcance:

El procedimiento de control de vacaciones es de aplicacin desde el anlisis y planificacin de las vacaciones hasta el registro de salida.

Polticas:

1. Se deber programar anualmente las vacaciones del personal.

2. Si el trabajador no puede hacer uso de sus vacaciones en el perodo programado, el Gerente de rea deber informar a Recursos Humanos por escrito.

Personas que intervienen Gerente de rea. Encargado de Recursos Humanos.

~ 135 ~

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de control de vacaciones:

a) Solicitud de Vacaciones

Formulario en el que registra la solicitud de vacaciones que le corresponden al trabajador.

~ 136 ~

SOLICITUD DE VACACIONES

SOLICITUD DE VACACIONES

FECHA:___________________ APELLIDOS Y NOMBRES:________________________________ CI._______________ CARGO: ____________________________ DEPARTAMENTO:_______________________ Solicito autorizacin para tomar_______________________ das de vacaciones. A partir del (dd/mm/aa) ___________________ hasta___________________

SOLICITANTE

VISTO BUENO GERENTE DE REA

AUTORIZADO ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

~ 137 ~

Descripcin:

N 1 2 3 4 5 6 7

Descripcin Analiza y planifica el perodo de vacaciones del personal. Informa al empleado el perodo de vacaciones que le corresponde. Llena el formulario Solicitud de Vacaciones. Entrega el formulario al Gerente de rea. Recibe el formulario Solicitud de Vacaciones. Firma y enva a Recursos Humanos Recibe, el formulario Solicitud de Vacaciones, Firma, archiva el formulario Solicitud de Vacaciones y comunica al empleado. Registra salida.

Responsable Gerente de rea Gerente de rea Empleado Empleado Gerente de rea Gerente de rea Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Empleado

8 9

~ 138 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE VACACIONES

~ 139 ~

3.2.1.8. NMINA

Concepto:

El procedimiento de nmina est orientado a coordinar la recepcin, registro y control de la documentacin correspondiente al pago de remuneraciones de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Objetivos: Contar con los mecanismos sistematizados para la elaboracin de la nmina. Establecer lineamientos para el pago oportuno y correcto de remuneraciones.

Alcance:

El procedimiento de Nmina es de aplicacin desde la emisin del informe del reloj biomtrico para el clculo de nmina del personal hasta la entrega del comprobante de rol de pagos al empleado.

Polticas:

1. El Departamento de Recursos Humanos se encargar de analizar la informacin, registros, controles y clculos sobre la nmina del personal.

2. Se solicitar al empleado, la apertura de una cuenta bancaria para el pago de nmina mediante transferencia.

3. El personal de la compaa recibir la remuneracin en su cuenta bancaria, mediante transferencia mensual.

~ 140 ~

4. Las firmas electrnicas para el pago de nmina sern del Gerente General y del Gerente Administrativo- Financiero.

5. La elaboracin de nmina se realizar en un tiempo mximo de 2 das.

Personas que intervienen Gerente Administrativo - Financiero. Encargado de Recursos Humanos. Tesorero.

Documentacin: La documentacin que se utiliza en el procedimiento de nmina:

a) Informe sobre el personal.

Documento, que se imprime del sistema de reloj biomtrico, en el que se detalla la asistencia del personal, sueldo, horas extras, etc., para realizar el rol de pagos.

b) Rol de Pagos

Formulario en el que se detalla los ingresos, descuentos y el total del sueldo a pagar al empleado.

c) Rol de Provisiones

Formulario en que se detalla el Dcimo Tercero, Dcimo Cuarto, Vacaciones y Aporte Patronal a pagar al empleado.

d) Comprobante de Rol de Pagos

Formulario que se entrega al empleado como comprobante de pago del sueldo. ~ 141 ~

ROL DE PAGOS

ROL DE PAGOS
TOTAL DE INGRESOS

MES:___________ AO:___________

N Das pagados

INGRESOS Horas Extras SueldoFondos Salario Comisin de H.Supl. H. Extr. Unificado Reserva

EGRESOS Aporte Prstamo Prstamo Impuesto IESS IESS Empresa a la Renta

Trabajador

TOTAL

REALIZADO POR ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

~ 142 ~

AUTORIZADO POR GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

TOTAL LQUIDO RECIBIDO

Cargo

ROL DE PROVISIONES
MES:___________ AO:___________

ROL DE PROVISIONES

TOTAL DE INGRESOS

Trabajador

Dcimo Tercero

Dcimo Cuarto

Vacaciones

Aporte Patronal

TOTAL

REALIZADO POR ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

AUTORIZADO POR GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

~ 143 ~

TOTAL

Cargo

COMPROBANTE DE ROL DE PAGOS

COMPROBANTE DE ROL DE PAGOS

MES:_______ AO:_______

NOMBRE:___________________

CI: __________________

CARGO:______________

DEPARTAMENTO:__________________ N DE CUENTA:____________FECHA DE PAGO:______________

Sueldo: Horas Suplementarias Horas Extraordinarias INGRESOS Salario Unificado: Horas Extras: Comisin: PROVISIONES Dcimo Tercer Sueldo: Dcimo Cuarto Sueldo: Vacaciones: TOTAL INGRESO:

N Das trabajados

DESCUENTOS Aporte IESS: Prstamo al IESS: Prstamo a la Empresa: Impuesto a la Renta: TOTAL DESCUENTOS: TOTAL A RECIBIR:

ELABORADO POR ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

RECIBI CONFORME EMPLEADO

~ 144 ~

Descripcin:

Descripcin Emite informe sobre personal, del sistema de reloj

Responsable Encargado de Recursos Humanos Encargado de Recursos Humanos Gerente AdministrativoFinanciero Gerente AdministrativoFinanciero Tesorero

biomtrico y revisa documentos de descuentos en carpeta del empleado.

Realiza Rol de Pagos del personal, firma y entrega al Gerente Administrativo- Financiero para su revisin. Recibe Rol de Pagos del personal, revisa. Si esta

correcto aprueba y firma, caso contrario informa a Recursos Humanos.

Enva a Tesorera el Rol de Pagos. Recibe y realiza transferencia bancaria a la cuenta del empleado. Enva dos copias de la transferencia, una a Contabilidad y la otra a Recursos Humanos. Recibe copia de transferencia, registra en el sistema, imprime comprobante y archiva. Recibe copia, archiva y entrega comprobante del Rol de Pagos al empleado. Recibe comprobante del Rol de Pagos y revisa.

Tesorero

Contador Encargado de Recursos Humanos Empleado Empleado Encargado de Recursos Humanos Empleado

8 9

10 Firma Rol de Pagos y entrega. 11 Recibe Rol de Pagos firmado, archiva y entrega una copia del Comprobante.

12 Recibe copia Comprobante de Rol de Pagos.

~ 145 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE NMINA

~ 146 ~

3.2.2. FINANCIEROS

3.2.2.1. CAJA CHICA

Concepto:

El procedimiento de caja chica est orientado para atender los gastos menores de carcter no previsible y urgente, a travs de un fondo asignado.

Objetivos: Atender pagos menores por medio de los fondos asignados. Establecer los lineamientos para el manejo y administracin de los fondos asignados.

Alcance:

El procedimiento de caja chica es de aplicacin desde la creacin de caja chica hasta la reposicin de la misma.

Polticas:

1. La creacin del Fondo de Caja Chica debe ser autorizada por el Gerente Administrativo Financiero.

2. El fondo de caja chica tendr una asignacin mxima de $350,00 (Trescientos cincuenta 00/100 dlares americanos).

3. La reposicin de la caja chica deber ser tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, aproximadamente el 75% del monto total autorizado. ~ 147 ~

4. El Tesorero ser responsable del manejo de Caja Chica, adems llevar un control y registro de los documentos que respalden el mismo.

5. La Caja Chica se utilizar para atender gastos de menor cuanta que no sean previsibles y que por razones de urgencia deban ser atendidos de inmediato, tales como: a) Mantenimiento de equipos de oficina, vehculos, elementos de seguridad, etc. b) Fotocopias, fletes, artculos de limpieza, tiles de oficina, accesorios y repuestos en general. c) Gastos de servicio de comunicaciones: fax, correos, Internet (siempre que no se trate de abonos peridicos), cuando por razones de urgencia no puedan ser realizados.

6. No se podr utilizar el fondo de caja chica para:

a) Gastos personales de empleados y funcionarios. b) Servicios peridicos como agua potable, energa elctrica, telefona, impuestos, etc. c) Cambios de cheques personales o de terceros. d) Otorgamiento de prstamos personales o anticipos de sueldo y viticos.

7. Todos los formularios que se utilicen dentro del proceso de Caja Chica debern estar prenumerados.

8. Los cheques o transferencias bancarias, para reembolsar el fondo de caja chica, debern emitirse a nombre del custodio o responsable.

~ 148 ~

Personas que intervienen Gerente General. Gerente Administrativo Financiero. Contador. Tesorero.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de caja chica:

a) Vale de Caja Chica

Formulario que se emite por el encargado del fondo de caja chica, al momento de que el personal solicite efectivo para gastos de carcter que sean imprevisibles o de urgencia.

b) Liquidacin de Gastos de Caja Chica

Formulario que se utiliza para solicitar la reposicin de los gastos de caja chica.

~ 149 ~

VALE DE CAJA

VALE DE CAJA CHICA

N 001

DATOS GENERALES Fecha: Quito, IMPORTE $__________________ Recib la cantidad de dlares americanos Concepto del Gasto:

DATOS DEL SOLICITANTE Nombres y Apellidos Cargo Departamento

FIRMAS

SOLICITANTE

TESORERO

~ 150 ~

LIQUIDACIN DE GASTOS DE CAJA CHICA

LIQUIDACIN DE GASTOS DE CAJA CHICA N_____

Perodo: Del__

al________ de (mes)_______ (ao)__________. FACTURA N DE VALE DE CAJA CHICA NOMBRE DE LA EMPRESA

FECHA SERIE N

DESCRIPCIN

VALOR

TOTAL RESUMEN Monto asignado (-) Gastos Saldo en Caja Valor a reponer FORMA DE REPOSICIN Cheque: Efectivo: Transferencia:

TESORERO

VTO. BUENO GERENTE ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

~ 151 ~

Descripcin:

Creacin de Caja Chica N 1 2 3 4 5 6 7 8 Descripcin Responsable

Realiza Oficio para la creacin de caja chica y Gerente Administrativoentrega. Recibe Oficio, aprueba, firma y enva. Recibe Oficio aprobado y entrega al Tesorero. Recibe Oficio y emite el cheque. Entrega cheque para sus firmas. Recibe, firma y entrega el cheque. Recibe, firma y entrega el cheque. Recibe cheque firmado y cambia en efectivo. Financiero Gerente General Gerente AdministrativoFinanciero Tesorero Tesorero Gerente AdministrativoFinanciero. Gerente General Tesorero

Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica N 1 2 3 Descripcin Llena y firma Vale de Caja Chica para la solicitud de dinero para gastos imprevisibles o de urgencia. Entrega Vale de Caja Chica al Tesorero. Recibe Vale de Caja Chica, firma y entrega la cantidad solicitada. Recibe el efectivo y entrega facturas que respalden el gasto. Recibe facturas y archiva junto con el Vale de Caja Chica. Responsable Empleado Empleado Tesorero

Empleado

Tesorero

~ 152 ~

Reposicin de Caja Chica N 1 Chica. Adjunta Vales de Caja Chica y facturas que respaldan los gastos. Entrega al Gerente Administrativo- Financiero para su revisin. Recibe el formulario Liquidacin de Gastos de Caja Chica, Vales de Caja Chica y Facturas. Revisa, firma y entrega al Tesorero. Recibe formulario Liquidacin de Gastos de Caja Chica aprobado y emite cheque. Entrega cheque para firmas. Descripcin Llena el formulario Liquidacin de Gastos de Caja Responsable Tesorero

Tesorero

Tesorero Gerente AdministrativoFinanciero Gerente AdministrativoFinanciero Tesorero Gerente AdministrativoFinanciero Gerente AdministrativoFinanciero Gerente General Tesorero

8 9

Recibe cheque, firma y entrega al Gerente General. Recibe cheque, firma y entrega al Tesorero.

10 Recibe cheque firmado y lo cambia en efectivo.

~ 153 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA (Creacin de Caja Chica)

~ 154 ~

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA (Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica)

~ 155 ~

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA (Reposicin de Caja Chica)

~ 156 ~

3.2.2.1.1. ARQUEO DE CAJA CHICA

Concepto:

El procedimiento de arqueo de caja chica permite la validacin del fondo a travs de conteo fsico del efectivo y comprobantes.

Objetivos: Verificar que los valores que constan en los comprobantes, que respaldan las transacciones, sean iguales con los que se encuentran fsicamente en caja chica. Comprobar la eficiencia y adecuado uso del fondo de caja chica.

Alcance:

El procedimiento de arqueo de caja chica es de aplicacin desde la solicitud de documentacin y el dinero para la verificacin, hasta el descuento en nmina o cobro de multa en caso de existir diferencias.

Polticas:

1. El tesorero est obligado a mantener al da, en forma ordenada, los registros y documentacin que respaldan las actividades para el control de caja chica.

2. El arqueo de caja chica se puede realizar semanal o mensualmente de forma sorpresiva.

3. En caso de existir diferencias en el arqueo realizado, se cobrar una multa del 10%, al encargado, el mismo que se descontar va nmina.

4. Cuando exista faltante en caja chica, se descontar al responsable va nmina. ~ 157 ~

5. El tesorero debe estar presente durante el arqueo de caja chica, para solventar las observaciones que se deriven del mismo.

Personas que intervienen: Gerente Administrativo-Financiero. Encargado de Recursos Humanos. Tesorero.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de arqueo de caja chica:

a) Arqueo de Caja Chica

Formulario en el que se registra los resultados de la verificacin de los saldos de caja chica.

~ 158 ~

ARQUEO DE CAJA CHICA

ARQUEO DE CAJA CHICA N_____

Responsable de Fondo: Valor del fondo asignado: VALES DE CAJA CHICA Fecha N Concepto VALOR

Fecha de Arqueo: Hora de Arqueo: EFECTIVO/ CHEQUES Billetes/Monedas/ Cheques Cantidad Numeracin Valor Valor Total

(A) SUMAN

(B) SUMAN (A+B) Saldo Actual de Caja Chica Saldo segn registros FALTANTE SOBRANTE

OBSERVACIONES:

ARQUEO REALIZADO POR GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

ENCARGADO DE CAJA CHICA TESORERO

~ 159 ~

Descripcin:

N 1 2 3

Descripcin Solicita las facturas y Vales de Caja Chica. Entrega lo solicitado. Recibe documentacin, procede al conteo

Responsable Gerente AdministrativoFinanciero Tesorero y Gerente AdministrativoFinanciero

confirmacin del saldo. Chica.

Registra el conteo en el formulario Arqueo de Caja Gerente AdministrativoFinanciero.

Registra las novedades en el formulario y entrega al Gerente AdministrativoTesorero para que firme. Recibe formulario, firma y entrega al Gerente Administrativo-Financiero. Recibe el formulario Arqueo de Caja Chica y firma. Financiero Tesorero

Si existen diferencias se informa a Recursos Humanos caso contario se archiva.

Gerente AdministrativoFinanciero Encargado de Recursos Humanos.

Cobra una multa al empleado por las diferencias y se descuenta en nmina.

~ 160 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA CHICA

~ 161 ~

3.2.2.2. BANCOS

Concepto:

El procedimiento de Bancos permite registrar las operaciones financieras y controlar los fondos que la empresa mantiene en una cuenta bancaria.

Objetivos: Definir los pasos necesarios para el correcto manejo de las cuentas bancarias. Determinar los saldos disponibles en las cuentas bancarias para tener control sobre las mismas.

Alcance:

El procedimiento de Bancos es de aplicacin desde el ingreso de dinero y depsito en la cuenta bancaria hasta el registro de desembolsos.

Polticas:

1. Debe existir un control de los ingresos y egresos de la cuenta bancaria.

2. Los pagos se realizarn por las siguientes razones: Por la compra de bienes tales como suministros, mercadera etc. Por la adquisicin de servicios tales como energa elctrica, agua potable, telefona bsica y celular, impuestos, honorarios, etc.

3. Los pagos se harn por medio de cheques, con firmas mancomunadas, del Gerente Administrativo- Financiero y del Gerente General, o por medio de transferencias bancarias. ~ 162 ~

4. Los cheques o transferencias que se emitan debern estar debidamente respaldados por facturas y comprobantes de egresos, previamente autorizados.

5. No se expedirn cheques al portador.

6. Conciliar mensualmente los Estados de Cuenta Bancarios con los saldos contables.

7. Todos los cobros a clientes, ventas en efectivo y otros ingresos sern depositados diariamente en la cuenta bancaria de la empresa.

Personas que intervienen Gerente Administrativo- Financiero. Gerente General. Contador. Tesorero. Encargado de Importaciones/Adquisiciones.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de Bancos:

a) Comprobante de Ingreso

Formulario que en el que se registra la suma de dinero recibido en efectivo o cheque.

b) Orden de Pago

Formulario que se utiliza para solicitar el pago para un proveedor o beneficiario.

~ 163 ~

c) Comprobante de Egreso

Formulario en el que se registra el desembolso de dinero.

~ 164 ~

COMPROBANTE DE INGRESO

COMPROBANTE DE INGRESO

N__________

FECHA: RECIBIDO DE: POR CONCEPTO DE:

VALOR

LA SUMA DE:

Cheque N

Banco

Efectivo FIRMA Y SELLO

CONTABILIZACIN Cuenta Dbitos Crditos

FIRMA CI: Recibido Contabilizado

TESORERO

CONTADOR

~ 165 ~

ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

N __________

FECHA DE SOLICITUD REA SOLICITANTE: TIPO DE PAGO: CANTIDAD $

(dd/mm/aa)

NMERO A FAVOR DE CONCEPTO DATOS DEL BENEFICIARIO Razn Social Direccin Telfono

LETRAS

N Factura

EN CASO DE TRANSFERENCIA ANOTAR LOS DATOS DEL BANCO Banco Cta. Bancaria OBSERVACIONES

ENCARGADO DE IMPORTACIONES/ ADQUISICIONES

TESORERO

GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

~ 166 ~

COMPROBANTE DE EGRESO

COMPROBANTE DE EGRESO

N__________

FECHA: PAGADO A: POR CONCEPTO DE:

VALOR

LA SUMA DE:

Cheque N Cuenta

Banco CONTABILIZACIN Dbitos Crditos

Efectivo RECIBI CONFORME

FIRMA CI: Elaborado Aprobado Contabilizado

TESORERO

GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

GERENTE GENERAL

CONTADOR

~ 167 ~

Descripcin: Ingresos N 1 2 3 Descripcin Recibe dinero, deposita en la cuenta bancaria de la empresa y entrega Comprobante de Depsito. Recibe Comprobante de Depsito. Registra depsito e imprime el formulario Comprobante de Ingreso. Firma y enva al Gerente Administrativo-Financiero para su revisin. Recibe el formulario Comprobante de Ingreso, revisa, firma y enva. Recibe y archiva el formulario Comprobante de Ingreso junto con el depsito. Responsable Tesorero Contador Contador

Contador Gerente AdministrativoFinanciero Contador

Egresos N 1 Descripcin Llena, enva formulario Orden de pago y facturas. Responsable Encargado de Importaciones/Adquisiciones Gerente AdministrativoFinanciero Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero

2 3 4 5 6

Recibe la orden, aprueba, firma y entrega. Recibe Orden de pago aprobada y firma. Realiza giro con cheque o transferencia bancaria. Emite formulario Comprobante de Egreso y firma. Entrega cheque y formulario Comprobante de Egreso para sus firmas. Si el pago es en cheque, lo recibe, firma y enva al

Gerente General, caso contrario recibe copia de transferencia y el formulario Comprobante de Egreso.

Gerente AdministrativoFinanciero

~ 168 ~

Recibe

cheque

copia

de

transferencia

Comprobante de Egreso, firma y enva. Recibe cheque o copia de transferencia y el formulario Comprobante de Egreso firmado. Entrega cheque o transferencia y Comprobante de Egreso. Si es pago en cheque, recibe con el formulario

Gerente General

Tesorero

10

Tesorero

11 Comprobante de Egreso, firma y entrega, caso contrario recibe transferencia y confirma. 12 Recibe Comprobante de Egreso firmado y enva a contabilidad para su registro junto con las facturas. Recibe Comprobante de Egreso y facturas, registra y emite un Diario General. Firma el Diario General, archiva junto con el formulario Comprobante de Egreso y facturas.

Beneficiario

Tesorero

13

Contador

14

Contador

~ 169 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE BANCOS (Ingresos)

~ 170 ~

PROCEDIMIENTO DE BANCOS (Egresos)

~ 171 ~

PROCEDIMIENTO DE BANCOS (Egresos) (Continuacin)

~ 172 ~

3.2.2.2.1. CONCILIACIN BANCARIA

Concepto:

El procedimiento de conciliacin bancaria permite la verificacin de los valores que la empresa tiene registrados en la contabilidad, con los que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Objetivos: Conciliar los movimientos contables con el extracto bancario proporcionado por la Institucin Financiera, para identificar las posibles diferencias. Registrar las operaciones no contabilizadas, errores u omisiones, para obtener confiabilidad y seguridad sobre la liquidez de la empresa.

Alcance:

El procedimiento es de aplicacin desde que se recibe los Estados de Cuenta Bancarios hasta el archivo de la conciliacin bancaria.

Polticas:

1. El Contador registrar diariamente los depsitos efectuados por las ventas, cobros y otros ingresos.

2. La Conciliacin Bancaria ser elaborada por el Contador, se realizar el cruce del Libro de Bancos con el Estado de Cuenta, proporcionado por la Institucin Financiera y presentar novedades al Gerente Administrativo-Financiero.

3. El Contador registrar los respectivos ajustes que existan por las diferencias encontradas durante la Conciliacin Bancaria. ~ 173 ~

4. La elaboracin de la Conciliacin Bancaria deber ser mensual.

5. Los cheques cancelados pagados por el Banco, se archivarn en orden numrico, separados por mes.

6. Las Conciliaciones Bancarias deben ser archivadas en un expediente conjuntamente con los Estados de Cuenta de los Bancos.

Personas que intervienen: Gerente Administrativo- Financiero. Tesorero.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento:

a) Conciliacin Bancaria

Formulario en el que se registra la verificacin de los saldos entre los Estados de Cuenta, proporcionados por la Institucin Financiera, con los valores contables que tiene registrado la empresa.

~ 174 ~

CONCILIACIN BANCARIA
CONCILIACIN BANCARIA N__________

BANCO: Expresado en: Correspondiente al mes de: Saldo segn extracto bancario Saldo segn libros

Cuenta Corriente N:

Diferencia 1.- DETALLE DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS Fecha N Beneficiario

Valor

TOTAL 2.- DETALLE DE DEPSITOS EN TRNSITO Fecha Motivo Valor

TOTAL 3.- NOTAS DE DBITO NO CONTABILIZADAS Fecha Motivo Valor

TOTAL 4.- NOTAS DE CRDITO NO CONTABILIZADAS Fecha Motivo Valor

TOTAL EXPLIACIN DE LA DIFERENCIA Cheques girados y no cobrados Depsitos en trnsito Notas de Dbito Notas de Crdito DIFERENCIA CONCILIADA

CONTADOR

GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

~ 175 ~

Descripcin:

N 1 2 3

Descripcin Recibe Estados de Cuenta del Banco y enva. Recibe Estados de Cuenta y emite auxiliar de bancos. Realiza y registra datos en el formulario Conciliacin Bancaria. Firma Conciliacin Bancaria y enva al Gerente

Responsable Tesorero Contador Contador

Administrativo-Financiero para su aprobacin y conocimiento. Recibe el formulario Conciliacin

Contador

Bancaria, Gerente AdministrativoFinanciero Gerente AdministrativoFinanciero Contador Contador

aprueba y firma. Entrega formulario al Contador. Recibe Conciliacin Bancaria y archiva. Registra lo que no est contabilizado, imprime Diario General y archiva.

6 7 8

~ 176 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIN BANCARIA

~ 177 ~

3.2.2.3. INVENTARIOS

Concepto:

El procedimiento de inventarios est orientado a la compra, venta y control de los productos que estn disponibles para la venta, materiales, suministros, etc.

Objetivos: Establecer un proceso de control y registro de los inventarios, a travs de la adecuada distribucin de tareas, responsabilidades, etc. Mantener la cantidad necesaria de inventarios disponibles para la venta, produccin y para utilizacin de suministros.

Alcance:

El procedimiento de inventarios es de aplicacin desde el reporte de la compra hasta el registro de la salida de la mercadera.

Polticas:

1. El control de inventarios se llevar a cabo en forma mensual, mediante una inspeccin fsica.

2. El Encargado de Inventarios ser el responsable de registrar, oportuna y permanentemente, las actividades que se desarrollen durante el control de productos, suministros, etc.

3. La recepcin de productos deber efectuarse previa verificacin de las caractersticas sealadas en los pedidos a los proveedores.

~ 178 ~

4. Toda recepcin de inventario deber soportarse con las Facturas y Notas de Ingreso a Bodega/Inventario.

5. Se deber asignar el costo de los inventarios de productos utilizando el mtodo promedio.

6. Se deber evaluar los inventarios permanentemente para determinar el deterioro, ya sea por dao, obsolescencia, etc. Adems se comparar el importe en libros con su precio de venta menos los costos en que se incurrieron para la misma.

7. Se valorar y se contabilizar los inventarios al importe menor entre el costo o valor neto realizable.

Personas que intervienen Gerente de rea Contador Encargado de Importaciones/Adquisiciones Encargado de Inventario/Bodega. Empleado.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de inventarios:

a) Nota de Ingreso a Bodega/Inventario

Formulario que se utiliza para registrar el ingreso de la mercadera a la Bodega/ Inventario.

~ 179 ~

b) Requisicin de Suministros o Mercadera

Formulario en el que se solicita la entrega de suministros para consumo interno, o mercadera disponible para la venta.

c) Nota de Egreso de Bodega/Inventario

Formulario que se utiliza para registrar la autorizacin y salida de la mercadera de la Bodega/ Inventario.

d) Control de Inventario

Formulario en el que se registra los ingresos y egresos de la mercadera, controlando la misma.

~ 180 ~

NOTA DE INGRESO A BODEGA/ INVENTARIO

NOTA DE INGRESO A BODEGA/ INVENTARIO

N_________

Quito: (dd/mm/aa)______________________ PROVEEDOR: FACTURA N: ORDEN DE COMPRA N_________________ GUA DE REMISIN N__________________ CODIGO DESCRIPCIN CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

FORMA DE PAGO VENCIMIENTO OBSERVACIONES

ENCARGADO DE IMPORTACIN/ADQUISICIN

ENCARGADO DE BODEGA/INVENTARIO

_______________________ VTO. BUENO GERENTE DE OPERACIONES

~ 181 ~

REQUISICIN DE SUMINISTROS O MERCADERA

REQUISICIN DE SUMINISTROS O MERCADERA FECHA: SOLICITANTE: CARGO: CANTIDAD CDIGO DESCRIPCIN

N_________

OBSERVACIONES:

SOLICITADO POR

APROBADO POR

EMPLEADO/VENDEDOR

GERENTE DE REA/ GERENTE DE VENTAS

~ 182 ~

NOTA DE EGRESO DE BODEGA/INVENTARIO

NOTA DE EGRESO DE BODEGA/ INVENTARIO

N_________

Quito: (dd/mm/aa)______________________ SOLICITANTE: CARGO: ORDEN DE PEDIDO N_________________ CODIGO DESCRIPCIN CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

OBSERVACIONES

ENCARGADO DE BODEGA/INVENTARIO

VTO. BUENO GERENTE DE REA

_______________________ SOLICITANTE

~ 183 ~

CONTROL DE INVENTARIO

CONTROL DE INVENTARIO

N______________

PRODUCTO: CDIGO: RESPONSABLE: DOCUMENTO FECHA SOPORTE DETALLE DE LA OPERACIN

MES: AO: ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA VALOR VALOR VALOR VALOR VALOR VALOR CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL

ENCARGADO DE INVENTARIO/BODEGA
~ 184 ~

Descripcin:

Entrada de Inventario N 1 Descripcin Reportar al Encargado de Inventario/Bodega, la compra o ingreso de productos y enva facturas. Recibe facturas, productos y verifica que est correcto. Si estn correctos los productos de acuerdo con lo 3 que se solicit, se llena formulario Nota de Ingreso a Bodega/Inventario, caso contrario informa al Encargado de Importaciones/Adquisiciones. Si el producto tiene cdigo registra en la base de 4 datos y en el formulario Control de Inventario, caso contrario asigna un cdigo. Entrega a Contabilidad el formulario Nota de 5 Ingreso a Bodega/Inventario, Facturas y Orden de Compra. 6 Recibe documentos y registra en el sistema contable. Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega Responsable Encargado de Importaciones/Adquisiciones Encargado de Inventario/Bodega

Encargado de Inventario/Bodega Contador

Salida de Inventario (Utilizacin de Suministros y Materiales) N 1 2 3 Descripcin Llena el formulario Requisicin de Suministros o Mercadera, firma y entrega. Recibe formulario, aprueba, firma y entrega. Recibe formulario Requisicin de Suministros o Mercadera. Si hay en existencia los productos o suministros llena el 4 formulario Nota de Egreso de Bodega/Inventario, caso contrario informa al Encargado de Importaciones/ Encargado de Inventario/Bodega Responsable Empleado Gerente de rea Encargado de Inventario/Bodega

Adquisiciones. ~ 185 ~

Entrega Nota de Egreso de Bodega/Inventario y los materiales o suministros al empleado. Recibe los productos o suministros, firma recibido el formulario Nota de Egreso de Bodega/Inventario y entrega. Recibe Nota de Egreso de Bodega/Inventario, firma y registra en el formulario Control de Inventario. Entrega formulario Nota de Egreso de Bodega/Inventario a Contabilidad. Recibe Nota de Egreso de Bodega/Inventario y registra en el sistema.

Encargado de Inventario/Bodega

Empleado

Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega Contador

Salida de Inventario (Venta de Mercadera) N Descripcin Llena el formulario Requisicin de Suministros o 1 Mercadera, firma y entrega junto con la Orden de Pedido del Cliente. 2 Recibe formulario, Orden de Pedido, aprueba, firma y entrega. Recibe formulario Requisicin de Suministros o Mercadera y Orden de Pedido. Si hay en existencia la mercadera llena el formulario Nota 4 de Egreso de Bodega/Inventario, caso contrario informa al Encargado de Importaciones/ Adquisiciones. 5 Entrega Nota de Egreso de Bodega/Inventario y la mercadera al vendedor. Recibe la mercadera, firma recibido el formulario Nota de Egreso de Bodega/Inventario y entrega. Realiza factura y entrega junto con la mercadera. Recibe Nota de Egreso de Bodega/Inventario, firma registra en el formulario Control de Inventario. ~ 186 ~ Gerente de Ventas Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega Vendedor Vendedor Encargado de Inventario/Bodega Vendedor Responsable

6 7 8

Entrega formulario Nota de Egreso de Bodega/Inventario a Contabilidad. Recibe Nota de Egreso de Bodega/Inventario y registra en el sistema.

Encargado de Inventario/Bodega Contador

10

~ 187 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS (Entrada de Mercadera)

~ 188 ~

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS (Salida de Suministros y Materiales)

~ 189 ~

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO (Salida - Venta de Mercadera)

~ 190 ~

3.2.2.3.1. INSPECCIN FSICA DE INVENTARIO

Concepto:

Este procedimiento est orientado a verificar fsicamente el inventario con el que cuenta la entidad, con el fin de determinar su existencia real.

Objetivos: Verificar fsicamente los productos disponibles para la venta, suministros, etc., que se encuentran en inventario. Establecer documentacin necesaria y polticas para el adecuado control del inventario.

Alcance:

El procedimiento de inspeccin fsica de inventario es de aplicacin desde que se solicita el informe sobre las existencias hasta el registro de la verificacin en el sistema y archivo.

Polticas:

1. Los inventarios debern encontrarse en la bodega de acuerdo al cdigo asignado, con el objeto de facilitar la inspeccin fsica.

2. Programar los horarios para la toma de inventarios, y determinar los materiales, artculos, productos, etc., que debern ser verificados.

3. Realizar revisiones fsicas semestrales y verificar con el registro.

~ 191 ~

4. Informar al responsable, por medio de memorando, sobre la inspeccin fsica de inventario.

5. En caso de existir novedades en el conteo fsico del inventario, se cobrar una multa al responsable del 5% sobre las diferencias encontradas, la misma que ser descontada va nmina.

6. Para el conteo fsico, los artculos o mercadera daada u obsoleta sern separadas, y se debern dar de baja del importe en libros.

7. Para dar de baja los inventarios se realizar una declaracin juramentada legalizada ante un juez o notario, indicando la destruccin o donacin, y deber constar las firmas del Representante Legal, del Contador y del Encargado de Inventario/ Bodega.

8. Se emitir informes sobre las novedades que exista durante el conteo fsico.

Personas que intervienen: Gerente Administrativo-Financiero. Contador. Encargado de Inventario/Bodega.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de inspeccin fsica de inventarios:

a) Inspeccin Fsica de Inventario

Formulario en el que se registra la inspeccin en unidades y valoradas en dlares, adems de las novedades que se encontraron durante la toma fsica de la mercadera. ~ 192 ~

INSPECCIN FSICA DE INVENTARIO

INSPECCIN FSICA DE INVENTARIO RESPONSABLE: CARGO: FECHA: UBICACIN:

N___________

HORA:

CODIGO DE LA UNIDAD DE SALDO EN CONTEO FSICO DIFERENCIAS (Unidades) COSTO DESCRIPCIN MERCADERA MEDIDA SISTEMA (Unid.) (Unidades) FALTANTE SOBRANTE UNITARIO

DIFERENCIAS (Dlares) OBSERVACIONES FALTANTE SOBRANTE

TOTAL

ENCARGADO DE INVENTARIO/BODEGA

_______________________________ GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

~ 193 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Entrega informe sobre las existencias del sistema.

Responsable Encargado de Inventario/Bodega

Recibe informe impreso sobre las existencias y procede Gerente Administrativoa inspeccionar fsicamente. Inspeccin Fsica de Inventario, firma, entrega. Recibe formulario Inspeccin Fsica de Inventario, firma y entrega. Recibe el formulario, si existe novedades realiza un Financiero

Registra conteo y diferencias en el formulario Gerente AdministrativoFinanciero Encargado de Inventario/Bodega Gerente AdministrativoFinanciero Encargado de Recursos Humanos Contador

informe y entrega a Recursos Humanos, caso contrario entrega a Contabilidad.

Recibe informe sobre novedades y descuenta la multa en nmina, al responsable, informa a contabilidad. Recibe formulario Inspeccin Fsica de Inventario registra en el sistema y archiva.

~ 194 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIN FSICA DE INVENTARIO

~ 195 ~

3.2.2.4. COMPRAS LOCALES

Concepto:

El procedimiento de compras permite el control en la adquisicin de suministros, materiales para uso interno y mercadera disponible para la venta.

Objetivos: Garantizar la adecuada adquisicin de suministros, materiales y mercadera, para la realizacin de las actividades en la empresa. Establecer lineamientos para controlar la adquisicin de insumos de la compaa.

Alcance: El procedimiento de compras es de aplicacin desde la elaboracin de Requisicin de Suministros/Materiales hasta el registro contable.

Polticas:

1. El Encargado de Importaciones/Adquisiciones ser responsable de solicitar cotizaciones a los proveedores y elaborar las rdenes de Compra. 2. Las rdenes de Compra debern soportarse por el formulario de Requisicin de Suministros/Materiales, el mismo que ser aprobado por el Gerente de rea.

3. El Gerente de Operaciones considerar por lo menos dos cotizaciones de proveedores para autorizar la adquisicin de suministros o materiales.

4. Toda adquisicin de suministros o materiales deber soportarse por una Orden de Compra y las facturas correspondientes. ~ 196 ~

Personas que intervienen: Gerente de Operaciones. Encargado de Importaciones/Adquisiciones. Encargado de Inventario/Bodega. Contador.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de compras:

a) Requisicin de Suministros o Mercadera

Formulario que entrega el Encargado de Inventario/Bodega al Encargado de Importaciones/Adquisiciones, solicitando la entrega de suministros para uso interno, o para comercializar mercadera.

b) Orden de Compra

Formulario que se entrega al proveedor y en el que se solicita los materiales o insumos que necesita la empresa.

c) Nota de Ingreso a Bodega/Inventario

Formulario que se utiliza para registrar el ingreso de la mercadera a la Bodega/ Inventario.

~ 197 ~

ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA

N_______________

PROVEEDOR:___________________________ RUC:___________________________________ FACTURAR A:__________________________ MONEDA:______________________________ ITEM CODIGO DESCRIPCIN

FECHA:_______________________ ORIGEN:______________________ FORMA DE PAGO:_____________ TIEMPO DE ENTREGA:_________ CANTIDAD PRECIO PRECIO UNITARIO TOTAL

OBSERVACIONES:

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

ENCARGADO DE IMPORTACIONES/ ADQUISICIONES

GERENTE DE OPERACIONES

~ 198 ~

Descripcin: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES N 1 2 3 Descripcin Llena el formulario Requisicin de Suministros o Mercadera, firma y entrega. Recibe formulario, aprueba, firma y entrega. Mercadera. Elabora Orden de Compra y enva Recibe Orden de Compra, aprueba, firma y enva. Responsable Encargado de Inventario/Bodega Gerente de rea

Recibe formulario Requisicin de Suministros o Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Gerente de Operaciones

4 5 6

Recibe Orden de Compra aprobada, enva a los Encargado de Importaciones/ proveedores. Recibe Orden de Compra, entrega factura y suministros. Adquisiciones Proveedor

Recibe factura, suministros, verifica y entrega al Encargado de Importaciones/ Encargado de Inventario/Bodega. Recibe, factura, suministros y registra. Realiza y entrega Nota de Ingreso de Bodega/ Inventario. Recibe formulario Nota de Ingreso de Bodega/ Inventario, registra en el sistema y archiva. Adquisiciones Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega Contador

10

11

~ 199 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES

~ 200 ~

3.2.2.5. IMPORTACIN

Concepto:

El procedimiento de importacin permite la introduccin legal de las mercancas extranjeras para uso y comercializacin.

Objetivos: Preparar la documentacin necesaria para la importacin y nacionalizacin de la mercadera. Realizar la importacin de mercaderas con oportunidad para atender los requerimientos de ventas.

Alcance:

El procedimiento de Importaciones es de aplicacin desde la elaboracin de la Orden de Compra hasta el ingreso de la mercadera a la bodega.

Polticas:

1. El Encargado de Inventario/Bodega debe revisar semanalmente los mximos y mnimos de existencia preestablecidos de cada uno de los productos, para solicitar mercadera importada con oportunidad.

2. Las transferencias bancarias o cheques para pago de importaciones e impuestos que se derivan de stas, sern aprobados por el Gerente General.

3. Para la nacionalizacin de la mercadera se necesita la documentacin exigida por la Aduana, conocimiento de embarque y seguro de transporte.

~ 201 ~

4. El transporte de la mercadera se realizar por medio areo con destino a la ciudad de Quito, dependiendo de la urgencia y costo, o martimo en Guayaquil, tomando en cuenta el peso y volumen, podr ser en carga suelta, consolidada o en contenedores.

Personas que intervienen Gerente General. Gerente Administrativo-Financiero. Gerente de Operaciones. Tesorero Encargado de Importaciones/Adquisiciones. Encargado de Inventario/Bodega.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el procedimiento de importaciones:

a) Reporte de existencias.

Formulario realizado por el Encargado de Inventario/Bodega, en el que consta el saldo de las existencias de inventario.

b) Orden de Compra

Formulario en el que se registra el requerimiento de existencias que necesita la empresa.

c) Nota de Pedido

Formulario en el que se especifica los datos de la transaccin, se enva a la Aduana y Aseguradora, para los respectivos trmites.

~ 202 ~

d) Declaracin Aduanera nica (DAU).

Formulario diseado por la Corporacin Aduanera Ecuatoriana, en el que se detallan las mercaderas a ser desaduanizadas o nacionalizadas.

e) Declaracin en Aduana del Valor (DAV).

Documento, soporte de la Declaracin Aduanera nica (DAU), es un juramento de que el valor consignado es el verdadero. f) Declaracin Aduanera nica (DAU) C

Documento que entrega la aduana para autorizar la entrega de la mercadera.

~ 203 ~

NOTA DE PEDIDO
NOTA DE PEDIDO/PURCHASE ORDER N__________________

IMPORTADOR BUYER EXPORTADOR SUPPLIER Pas de Origen/Contry of Pto Embarque/Port of Shipment Va Transporte/Ship Forma de Pago/Payments Terms ITEM CANTIDAD/ QUANTYTY

RUC: DIRECCIN DIRECCIN TELFONO Lugar de Entrega/ Delivery Address: Negociacin/Negotiation Moneda/Money DESCRIPCIN PRODUCTO/ DESCRIPTION PESO NETO/ NET WEIGHT (KG)

TELFONO FAX FAX

PRECIO UNIT/ PRECIO TOTAL/ UNIT PRICE TOTAL VALUE

TOTAL Cantidad/Quantyty Peso Neto/Net Weight Peso Bruto/Gross Weight MARCAS/MARKS Valor FOB/FOB Value Flete/Freight Seguro/Insurance Valor Total/Total Value

_________________________________ IMPORTADOR/ BUYER FIRMA AUTORIZADA

~ 204 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Elabora Orden de Compra y enva

Responsable Encargado de Inventario/ Bodega Encargado de

Recibe Orden de Compra, revisa, firma y enva. Recibe Orden de Compra, aprueba, firma y enva. Recibe Orden de Compra aprobada, enva a los proveedores va mail. Recibe Orden de Compra y enva Orden de Confirmacin de los productos disponibles. Recibe Orden de Confirmacin y enva indicaciones de embarcacin. Recibe indicaciones de embarcacin y enva copia de Factura. Recibe copia de Factura. Si es pago por adelantado, llena y enva Orden de Pago, caso contrario informa a Contabilidad sobre el crdito para su registro. Recibe formulario Orden de Pago, aprueba, firma y entrega para su pago. Recibe el formulario, realiza la transferencia y enva una copia de la misma.

Importaciones/ Adquisiciones

Gerente de Operaciones Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Proveedor Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Proveedor Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Gerente AdministrativoFinanciero Tesorero Encargado de

10

11 Recibe copia de la transferencia y enva al proveedor.

Importaciones/ Adquisiciones

12 Recibe copia de transferencia y despacha mercadera. ~ 205 ~

Proveedor

13

Elabora el formulario Nota de Pedido y enva para su firma.

Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Gerente General Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Agente Afianzado de Aduana Agente Afianzado de Aduana Tesorero Tesorero Agente Afianzado de Aduana

14 Recibe Nota de Pedido, firma y enva. Recibe Nota de Pedido y enva junto con la copia de Factura, DAU-A, DAU-B, DAV

15

16 Recibe documentacin y presenta a la Aduana. Indica valores a pagar por concepto de impuestos de la importacin.

17

18 Recibe indicacin de valores a pagar por impuestos. 19 Realiza pago y entrega comprobante. 20 Recibe Comprobante de Pago. Si la mercadera llega a Guayaquil retira y entrega a la Aseguradora de Transporte, la misma que enva al 21 Encargado de Inventario/ Bodega, caso contrario informa al Encargado de Importaciones/

Agente Afianzado de Aduana

Adquisiciones, para que retire en Quito y entregue la mercadera. Recibe mercadera, revisa. Si est correcta realiza 22 Nota de Ingreso a Bodega/Inventario, caso contrario informa al Inspector de Seguros para que registre el siniestro. Encargado de Inventario/Bodega

~ 206 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE IMPORTACIN

~ 207 ~

PROCEDIMIENTO DE IMPORTACIN (Continuacin)

~ 208 ~

PROCEDIMIENTO DE IMPORTACIN (Continuacin)

~ 209 ~

PROCEDIMIENTO DE IMPORTACIN (Continuacin)

~ 210 ~

3.2.2.5.1.- LIQUIDACIN DE IMPORTACIN

Concepto:

El procedimiento de liquidacin de importacin est orientado a ajustar las cuentas pendientes que se abrieron durante este proceso.

Objetivos: Determinar el costo unitario de la mercadera ingresada a bodega.

Alcance:

El procedimiento de liquidacin de importacin es de aplicacin desde que se ingresa la mercadera a Bodega hasta la verificacin y registro del costo de los inventarios.

Polticas:

1.

La mercadera que ingrese a Bodega se verificar junto con el Inspector de Seguros y en caso de existir alguna novedad, el Inspector registrar los siniestros.

2. El Contador, durante la importacin, utilizar la cuenta de activo corriente MERCADERAS EN TRNSITO para registrar los costos y gastos relacionados con la importacin. 3. Se utilizar la cuenta de activo corriente INVENTARIO DE MERCADERAS para absorber el valor total de la importacin una vez que la mercadera ha ingresado a la bodega.

4. Se mantendr carpetas para cada importacin, que facilite el archivo de la documentacin y registro de la liquidacin. ~ 211 ~

Personas que intervienen: Gerente Administrativo-Financiero. Encargado Inventario/Bodega. Contador.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza en el proceso de liquidacin de importacin:

a) Nota de Ingreso a Bodega/Inventario

Formulario que se utiliza para registrar el ingreso de la mercadera a la Bodega/ Inventario.

b) Control de Inventario

Formulario en el que se registra los ingresos y egresos de la mercadera, controlando la misma.

c) Liquidacin de Importacin

Formulario en el que se calcula y se registra el costo unitario que se debe asignar a la mercadera, en el momento que ingresa a Bodega.

~ 212 ~

LIQUIDACIN DE IMPORTACIN
LIQUIDACIN DE IMPORTACIN FECHA: PROVEEDOR: VA DE TRANSPORTE: FORMA DE PAGO: IMPORTACIN DE MERCADERA CANTIDAD COSTO COSTO (Q) UNITARIO TOTAL (A) / N_______ /

DESCRIPCIN DE LA MERCADERA

PRORRATEO (A/B)

TOTAL (B)

COSTOS ASOCIADOS A LA IMPORTACIN CONCEPTO COSTO TOTAL

TOTAL COSTO DE IMPORTACIN ( C) CLCULO DE LA LIQUIDACIN COSTO ASOC. COSTO PRORRATEO DISTRIB. TOTAL (D) (D*C)=E (A+E)=F

DESCRIPCIN DE LA MERCADERA

NUEVO COSTO (F/Q)

TOTAL OBSERVACIONES:

ELABORADO POR

APROBADO POR

RECIBIDO POR

CONTADOR

GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

ENCARGADO DE INVENTARIO/BODEGA

~ 213 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Recibe facturas y documentacin de la importacin realizada. Recibe mercadera y verifica. Si est correcta la mercadera se llena formulario

Responsable Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega

Nota de Ingreso a Bodega/Inventario, caso contrario informa al Inspector de Seguros para el registro de siniestro. Entrega formulario Nota de Ingreso a Bodega/ Inventario y documentacin de importacin. Recibe formulario, documentacin y verifica con los registros. Determina el costo unitario de la mercadera y llena el formulario Liquidacin de Importacin. Entrega al Gerente Administrativo- Financiero, para su aprobacin. Recibe Liquidacin de Importacin, aprueba, firma y enva. Recibe Liquidacin de Importacin, registra en el sistema, imprime Diario General y archiva Enva una copia del formulario Liquidacin de Importacin. Recibe copia Liquidacin de Importacin, registra

Encargado de Inventario/Bodega

Encargado de Inventario/Bodega Contador

Contador

Contador Gerente AdministrativoFinanciero Contador

10

Contador

11 la mercadera, en la base de datos, en el formulario Control de Inventario y archiva.

Encargado de Inventario/Bodega

~ 214 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE LA IMPORTACIN

~ 215 ~

3.2.2.6.- ACTIVOS FIJOS

Concepto:

El procedimiento de activos fijos est orientado a controlar y registrar los bienes de la empresa.

Objetivos: Establecer lineamientos para la utilizacin, preservacin y ubicacin de los activos fijos. Garantizar la adecuada adquisicin de los activos que ingresen a la compaa, asegurando el cuidado y salvaguarda de los mismos.

Alcance:

El procedimiento de activos fijos es de aplicacin desde la entrega del formulario Orden de Compra de Activos Fijos hasta el registro de la compra del bien en el sistema.

Polticas:

1. El Gerente General considerar por lo menos tres cotizaciones de proveedores para autorizar la adquisicin de los activos fijos.

2. Mantener un archivo actualizado con la informacin de los activos fijos, personas responsables de la custodia y unidades administrativas donde se encuentran.

3. Se llevar un registro auxiliar de control de activos fijos, el cual deber compararse frecuentemente con el Mayor General de contabilidad.

~ 216 ~

4. El Encargado de Inventario/Bodega, establecer y mantendr un sistema de identificacin por cdigo para los activos fijos.

5. Los cambios de ubicacin o reubicacin interna de los activos fijos, deben ser autorizados por el Gerente General.

6. El Encargado de Inventario/Bodega llevar a cabo el control de activos fijos, efectuando en forma peridica, una vez al ao, la verificacin de su existencia y condiciones fsicas.

7. Cada empleado al tomar posesin de su cargo recibir del Encargado de Inventario/Bodega los bienes mediante acta firmada.

8. La custodia directa de los activos fijos ser responsabilidad del trabajador desde el momento en que le hayan sido asignados para ejercer las actividades inherentes a su cargo.

9. Se deber reportar cualquier situacin que implique cambio de estatus y ubicacin de los activos fijos por parte del custodio.

10. El trabajador responder por prdidas, daos, o mal uso de los activos que le fueron asignados.

11. Cuando el empleado entregue su cargo se verificar el estado fsico de los activos fijos que le fueron asignados y se dejar un acta como constancia.

Personas que intervienen: Gerente General. Encargado de Importaciones/Adquisiciones. Encargado de Inventario/Bodega. ~ 217 ~

 Gerente de rea. Contador.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de activos fijos:

a) Orden de Compra

Formulario en el que se registra el requerimiento de existencias que necesita la empresa.

b) Control de Activos Fijos

Formulario que se utiliza para registrar la informacin de los activos fijos que tiene la empresa.

c) Control Contable de Activos Fijos

Formulario que se utiliza para controlar contablemente las depreciaciones, avalos, etc. de los bienes.

c) Nota de Ingreso a Bodega/Inventario

Formulario que se utiliza para registrar el ingreso del bien a la Bodega/ Inventario.

~ 218 ~

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

N________________

MES: DEPARTAMENTO: Cdigo Descripcin Marca

AO: Fecha de Serie/ Placa Adquisicin Costo de Adquisicin Responsable Asignado

Modelo

Observaciones

ENCARGADO DE INVENTARIO/BODEGA ~ 219 ~

CONTROL CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS

CONTROL CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS

N_________________

MES: DEPARTAMENTO: Cdigo Descripcin

AO: Factura Fecha de Fecha de N Adquisicin Avalo Costo de % de Depreciacin Depreciacin Prdida por Avalo adquisicin (a) Depreciacin del Ejercicio Acumulada (b) deterioro ( c) Valor en libros (a)-(b)-(c )

CONTADOR ~ 220 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Realiza Orden de Compra y enva. Recibe el formulario Orden de Compra, firma y enva Recibe Orden de Compra, aprueba y enva. Reporta la compra del activo fijo y entrega junto con la copia factura. Recibe el bien, copia de factura que respalda la adquisicin y verifica que este correcto. Si las caractersticas del bien estn correctas, se llena formulario Nota de Ingreso a Bodega/Inventario, caso contrario informa al Adquisiciones. Encargado de Importaciones/

Responsable Gerente de rea Encargado de

Importaciones/ Adquisiciones

Gerente General Encargado de Importaciones/ Adquisiciones Encargado de Inventario/Bodega

Encargado de Inventario/Bodega

Asigna cdigo, coloca la etiqueta de identificacin y registra en el formulario Control de Activos Fijos. Realiza un acta de entrega- recepcin, firma y enva. Recibe el bien, el acta, firma y entrega. Recibe el acta, archiva, entrega Nota de Ingreso a

Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega Gerente de rea Encargado de Inventario/Bodega

8 9

10 Bodega/Inventario y factura a contabilidad para su registro. Recibe Nota de Ingreso a Bodega/Inventario, revisa, 11 llena el formulario Control Contable de Activos Fijos y registra en el sistema contable.

Contador

~ 221 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

~ 222 ~

3.2.2.6.1.- BAJA DE ACTIVOS FIJOS

Concepto:

El procedimiento de baja de activos fijos permite establecer el trmite necesario para retirar un bien de la empresa de los registros contables.

Objetivos: Identificar y evaluar en forma oportuna los bienes que presentan las condiciones para que sean dados de baja contablemente. Establecer polticas para la baja de los activos fijos.

Alcance:

El procedimiento de baja de activos fijos es de aplicacin desde la determinacin del bien en mal estado hasta el registro contable del mismo.

Polticas:

1. Verificar fsicamente los activos fijos para determinar si su estado es ptimo, los bienes que no estn aptos para su uso se deben dar de baja.

2. Se dar de baja un activo cuando no se espere obtener beneficios econmicos futuros por su uso.

3. Las causales para dar de baja a un activo fijo son: Mal estado u Obsoletos Venta. Donacin. ~ 223 ~

 Destruccin. Siniestro. Robo, hurto o prdida.

4. Para autorizar la baja correspondiente de activos fijos se requerirn los siguientes documentos: Informe Tcnico. Solicitud de Baja de Activos Fijos.

5. Para la baja de activos fijos se solicitar la evaluacin de los bienes y un Informe realizado por un Tcnico especializado.

6. Para dar de baja los activos fijos se realizar una declaracin juramentada legalizada ante un juez o notario, indicando la destruccin o donacin, y deber constar las firmas del Representante Legal, del Contador y del Encargado de Inventario/ Bodega.

Personas que intervienen: Gerente General. Gerente de Operaciones. Contador. Encargado de Inventario/Bodega. Custodio del bien.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de baja de activos fijos:

~ 224 ~

a) Informe Tcnico

Formulario en el que un tcnico especializado, registrar la evaluacin de los activos fijos, con el objeto de tramitar, si corresponde, la baja de los bienes.

b) Solicitud de Baja de Activos Fijos

Formulario para solicitar, que los bienes que de acuerdo al Informe Tcnico no se encuentran en condiciones ptimas sean separados de las actividades de la empresa y contablemente.

c) Declaracin Juramentada para la Baja de Activos Fijos

Documento legalizado ante un Juez o Notario, indicando la destruccin o donacin del activo fijo, deber constar las firmas del Representante Legal, del Contador y del Encargado de Inventario/ Bodega.

~ 225 ~

INFORME TCNICO

INFORME TCNICO

FECHA:

1) INDENTIFICACIN DEL TCNICO ESPECIALIZADO Nombre/Razn Social: Direccin: Factura N 2) DETALLE DE BIENES Alternativas para veredicto tcnico 1.-Obsoleto 3.- Destruccin 2.- Para Venta 4.- Comprar repuestos N 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 3) OBSERVACIONES CDIGO RUC:

5.- Reparacin no Rentable 7.- Enviar serv. tc. especializ. 6.-Reasignar bienes buen estado 8.-Otros DIAGNSTICO TCNICO REPARABLE SI NO

DESCRIPCIN DEL BIEN (Tipo, marca, modelo, color, etc.)

Certifica este Informe: TCNICO ASIGNADO

FECHA:
~ 226 ~

SOLICITUD DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

SOLICITUD DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

FECHA:

1) DETALLE DE BIENES Y DESTINO SUGERIDO Alternativas para sugerir un destino 1.-Obsoleto 3.- Donacin 2.- Venta 4.- Destruccin N CDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 2) OBSERVACIONES 7.-Otros

5.- Siniestro 6.-Robo o Prdida

DESCRIPCIN DEL BIEN UBICACIN RESPONSABLE DESTINO (Tipo, marca, modelo, color, etc.)

Solicitado por: Visto Bueno ENCARGADO DE GERENTE DE OPERACIONES INVENTARIO/ BODEGA

Aprobado por: GERENTE GENERAL

FECHA:

~ 227 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Detecta activo fijo que no resulta til o est en mal estado. Informa mediante oficio al Encargado de Inventario/ Bodega. Recibe oficio y contacta a un tcnico especializado para revisin del bien. Entrega formulario Informe Tcnico. Recibe formulario, evala el bien, registra los resultados y entrega. Recibe formulario, revisa, llena Solicitud de Baja de Activos Fijos. Firma, entrega formularios Solicitud de Baja de Activos Fijos e Informe Tcnico. Recibe, revisa, firma y entrega formularios. Recibe formularios, registra en observaciones la decisin sobre el bien, firma y entrega.

Responsable Custodio del bien

Custodio del bien Encargado de Inventario/ Bodega Encargado de Inventario/ Bodega Tcnico Especializado Encargado de Inventario/ Bodega Encargado de Inventario/Bodega Gerente de Operaciones Gerente General Gerente AdministrativoFinanciero

7 8 9

10 Recibe formularios, revisa y entrega. Recibe formularios, realiza una Declaracin

11 Juramentada para la Baja de Activos Fijos y hace notarizar. 12 Realiza la cancelacin de los activos fijos en sus registros contables, archiva y entrega. Recibe Declaracin Juramentada para la Baja de Activos Fijos. Realiza la cancelacin de registros en Control de Activos Fijos y archiva formularios ~ 228 ~

Contador

Contador Encargado de Inventario/Bodega Encargado de Inventario/Bodega

13

14

15

Retira los activos de Bodega y entrega para su venta o donacin.

Encargado de Inventario/Bodega

~ 229 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

~ 230 ~

3.2.2.7.- VENTAS

Concepto:

El procedimiento de ventas est orientado a mantener las relaciones comerciales con los clientes y satisfacer sus necesidades.

Objetivos: Establecer lineamientos para la comercializacin de la mercadera. Desarrollar polticas para determinar las condiciones de pago.

Alcance:

El procedimiento de ventas es de aplicacin desde que se contacta al cliente telefnicamente hasta el registro de la venta en el sistema y archivo de la documentacin.

Polticas:

1. Mantener una base de datos actualizada de los clientes.

2. El Gerente de Ventas realizar la bsqueda de clientes potenciales y mantendr su fidelizacin a travs de las relaciones comerciales.

3. Los vendedores recibirn una comisin del 3% sobre las ventas a partir de montos iguales o superiores a $5000,00.

4. El plazo de crdito ser de 30 das sin intereses.

5. Los requisitos que los clientes deben presentar para optar por un crdito son: ~ 231 ~

 Copia de la cdula o Ruc. Breve informe de la situacin econmica de la empresa Proyeccin de Ingresos y Gastos, en caso de ser Persona Natural. Dos referencias comerciales y personales.

6. El cliente que desee optar por una venta a crdito debe realizar un pago inicial al momento de la transaccin y el saldo restante despus de 30 o 60 das calendario.

7. El Gerente de Ventas mantendr un expediente para cada cliente, con los datos del mismo, detalle de la transaccin, forma y plazos de pago.

8. Los vendedores deben informar a los clientes sobre los requisitos a presentar para obtener crdito.

9. El cliente debe revisar su mercadera al momento de la entrega para comprobar su estado y avalar la garanta sobre la misma.

10. El Gerente de Ventas supervisar y emitir un informe trimestral sobre las ventas realizadas, adems de un anlisis del vencimiento de pagos.

11. Las facturas deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible, una vez el pago total y efectivo de la misma, de ser una venta a crdito, se entregar un Comprobante de Pago.

Personas que intervienen: Gerente de Ventas. Encargado de Inventario/Bodega. Encargado de Crdito y Cobranza. Contador. ~ 232 ~

 Tesorero. Vendedor.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de ventas:

a) Proforma de Venta

Formulario que se entrega al cliente para dar a conocer, sobre los precios de los productos que ste desea adquirir.

b) Solicitud de Crdito

Formulario que se entrega al cliente para llenar los datos solicitados para acceder al crdito.

c) Factura

Documento, preestablecido por la empresa, que se entrega al cliente como comprobante de la venta efectuada.

d) Comprobante de Pago

Formulario que se entrega al cliente una vez cancelado el valor total de la venta a crdito.

~ 233 ~

PROFORMA DE VENTA

PROFORMA DE VENTA

N__________

FECHA: Empresa: Funcionario: Cargo: Direccin e-mail:

Telfono:

Estimado(a) En atencin a su solicitud, me permito enviarle la cotizacin correspondiente a los productos de su inters. ITEM DESCRIPCIN CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

SUBTOTAL IVA (12%) TOTAL OBSERVACIONES:

Esperando que el contenido de la presente sea de su utilidad, estar a sus rdenes para cualquier duda o aclaracin al respecto. Atentamente,

VENDEDOR

~ 234 ~

SOLICITUD DE CRDITO
SOLICITUD DE CRDITO Fecha de la Solicitud: PARA USO DE LA EMPRESA SOLICITANTE Nombre o Razn Social: C.I. o RUC.: Domicilio: Ciudad: Telfono Fecha de Constitucin: Actividad Econmica: REPRESENTANTE LEGAL Nombre: C.I.: Telfono: GERENTE GENERAL Nombre: C.I.: REFERENCIAS BANCARIAS Institucin Finanaciera: Direccin: Institucin Finanaciera: Direccin: REFERENCIAS COMERCIALES Nombre: Domicilio: Nombre: Domicilio: Nombre: Domicilio: N____________

Telfono:

Telfono: Telfono:

Telfono: Telfono: Telfono:

PARA USO EXCLUSIVO DE RIANTEX Perodo de pago: Saldo a la fecha: APROBADO: RECHAZADO: OBSERVACIONES: DATOS VERIFICADOS POR: Cobros Judiciales: FECHA:

APROBADO POR:

ENCARGADO DE CRDITO Y COBRANZAS

GERENTE DE VENTAS

~ 235 ~

COMPROBANTE DE PAGO

COMPROBANTE DE PAGO

N FECHA: RECIBI DE: CI/ RUC VALOR $ La cantidad de POR CONCEPTO DE Factura N Descripcin dlares / /

Valor

TOTAL RECIBIDO POR FIRMA Y SELLO

ENCARGADO DE CRDITO Y COBRANZA

CLIENTE

~ 236 ~

Descripcin:

Venta al contado N 1 2 3 4 Descripcin Solicita una proforma al vendedor. Prepara el formulario Proforma de Venta y enva. Recibe formulario, elabora una Orden de Pedido y enva. Recibe Orden de Pedido, realiza Requisicin de Suministros o Mercadera y entrega. Recibe Requisicin de Suministros o Mercadera, la Orden de Pedido y procede a despachar la mercadera. Realiza factura y entrega junto con la mercadera. Recibe Factura y mercadera, cancela el valor total al Vendedor. Recibe dinero y entrega al Tesorero. Recibe dinero, deposita y entrega copia del Comprobante de Depsito a Contabilidad. Responsable Cliente Vendedor Cliente Vendedor Encargado de Inventario/ Bodega Vendedor Cliente Vendedor Tesorero Contador Contador

5 6 7 8 9

10 Recibe Comprobante de Depsito y registra en el sistema. 11 Imprime Diario General y archiva.

Venta a Crdito

N 1 2

Descripcin Solicita una proforma al vendedor. Prepara el formulario Proforma de Venta y enva Solicitud de Crdito. Recibe formularios, elabora una Orden de Pedido, llena Solicitud de Crdito y enva. Recibe Orden de Pedido y Solicitud de Crdito, entrega al Encargado de Crdito y Cobranzas.

Responsable Cliente Vendedor

Cliente

Vendedor

~ 237 ~

Recibe Solicitud de Crdito y verifica los requisitos. Si 5 los datos son correctos entrega al Gerente de Ventas para su aprobacin, caso contrario lo rechaza. 6 Realiza Requisicin de Suministros o Mercadera y enva. Recibe los formularios Requisicin de Suministros o 7 Mercadera, Solicitud de Crdito, revisa, aprueba y enva. 8 9 Recibe formularios y procede al despacho de la mercadera. Realiza factura y entrega junto con la mercadera.

Encargado de Crdito y Cobranzas Vendedor

Gerente de Ventas

Encargado de Inventario/ Bodega Vendedor Cliente Tesorero Tesorero Contador Contador

10 Recibe Factura y mercadera, entrega pago inicial. 11 Recibe dinero y entrega Comprobante de Pago al cliente. 12 Deposita dinero y entrega copia del Comprobante de Depsito a Contabilidad.

13 Recibe Comprobante de Depsito y registra en el sistema. 14 Imprime Diario General y archiva.

~ 238 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE VENTAS (Al Contado)

~ 239 ~

PROCEDIMIENTO DE VENTAS (A Crdito)

~ 240 ~

PROCEDIMIENTO DE VENTAS (A Crdito) (Continuacin)

~ 241 ~

3.2.2.8.- COBRANZA

Concepto:

El procedimiento de cobranza est orientado a controlar la cartera de clientes y disear estrategias para alcanzar el cobro de crditos otorgados.

Objetivos: Administrar y controlar la cartera de clientes. Determinar acciones encaminadas a recuperar los crditos otorgados a clientes.

Alcance:

El procedimiento de cobranza es de aplicacin desde la entrega de Estado de Cuenta al cliente hasta el registro y archivo del Depsito por las ventas recaudadas.

Polticas:

1. Mantener un expediente por cada cliente, el mismo deber constar: Nombre Direccin Telfonos Referencias Informacin sobre los crditos otorgados.

2. El Encargado de Crdito y Cobranzas programar semanalmente la recaudacin de la cartera.

~ 242 ~

3. El Encargado de Crdito y Cobranzas realizar un reporte de los crditos otorgados y recordar telefnicamente a los clientes.

4. El Gerente de Ventas realizar un anlisis de vencimientos de la cartera para informarle al Gerente General.

5. Se debe enviar Estados de Cuentas mensuales a los clientes, va mail o fax, para que puedan verificar los saldos y abonos.

6. El proceso jurdico de recuperacin se da a partir del da 91 de atraso, antes deben agotarse todas las acciones de cobranza por parte del encargado.

Personas que intervienen. Encargado de Crdito y Cobranzas. Contador.

Documentacin:

La documentacin que se utiliza el procedimiento de cobranza:

a) Estado de Cuenta de Clientes

Formulario que se entrega a los clientes, en el que consta el valor a pagar.

~ 243 ~

ESTADO DE CUENTA DE CLIENTES

ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE

N________________

Periodo del_____________al____________ DATOS DEL CLIENTE Nombre: CI/RUC: Direccin:

Telfono: INFORMACIN DEL MOVIMIENTO DE LA CUENTA

Fecha

Factura N

Detalle Operacin

Crditos

Pagos

Saldo

TOTAL TOTAL A PAGAR FECHA MXIMA DE PAGO REALIZADO POR VTO. BUENO APROBADO POR

ENCARGADO DE CRDITO Y COBRANZAS

GERENTE DE VENTAS

GERENTE GENERAL

~ 244 ~

Descripcin:

N 1 2 3

Descripcin Entrega Estado de Cuenta de Clientes para recordar el vencimiento de pagos. Recibe Estado de Cuenta de Clientes. Verifica el vencimiento, realiza llamadas para recordar el pago. Verifica los pagos. Si est depositado actualiza la base de datos, caso contrario visita al cliente. Realiza el pago pendiente. Recibe dinero, entrega al Tesorero. Recibe dinero, deposita y entrega Comprobante de Depsito. Recibe Comprobante de Depsito, actualiza la base de datos y enva. Recibe Comprobante de Depsito y registra en el sistema

Responsable Encargado de Crdito y Cobranza Cliente Encargado de Crdito y Cobranza Encargado de Crdito y Cobranza Cliente Encargado de Crdito y Cobranza Tesorero Encargado de Crdito y Cobranza Contador Contador

4 5 6

8 9

10 Imprime Comprobante de Ingreso y archiva.

~ 245 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

~ 246 ~

3.2.3.- CONTABLES

3.2.3.1.- REGISTRO DE INFORMACIN

Concepto:

El procedimiento de registro de informacin est orientado a llevar un control sobre las transacciones, en forma cronolgica y ordenada, en trminos monetarios, para proporcionar informacin que permite la elaboracin de Estados Financieros.

Objetivos: Captar y registrar oportunamente las operaciones econmicas. Proporcionar informacin confiable y segura.

Alcance:

El procedimiento de registro de informacin es de aplicacin desde que se recibe los documentos fuente hasta el registro de ajustes contables y elaboracin del Balance de Comprobacin Ajustado.

Polticas:

1. El contador registrar diariamente, en los libros contables, todas las transacciones que se puedan expresar en trminos monetarios, referentes a la actividad comercial de la empresa.

2. El registro de las operaciones debern efectuarse de acuerdo a las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) para Pequeas y Medianas empresas (PYMES).

~ 247 ~

3. Toda transaccin deber estar respaldada por documentos fuente, que representarn las operaciones realizadas por la empresa.

4. El Contador verificar la validez de los documentos que respalden las transacciones.

5. El Gerente Administrativo- Financiero revisar y aprobar los registros contables que efecte el Contador.

6. El registro de la informacin se realizar en un tiempo mximo de 2 das.

Personas que intervienen: Gerente Administrativo-Financiero. Contador.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de registro de informacin:

a) Diario General

Documento preestablecido por la empresa, en el que se registra las operaciones contables en forma cronolgica.

b) Mayor General

Documento preestablecido por la empresa, que contiene las cuentas que se han registrado en el Diario General.

~ 248 ~

c) Auxiliares

Documento preestablecido por la empresa, en el que se registran los movimientos de las subcuentas.

d) Balance de Comprobacin

Documento en el que se resume el movimiento de todas las cuentas que intervienen en el proceso contable.

e) Balance de Comprobacin Ajustado

Documento en el que se resume el movimiento de todas las cuentas y los ajustes contables.

~ 249 ~

Descripcin:

N 1 2 3 4

Descripcin Recibe documentos fuente de informacin contable. Revisa la validez de los documentos. Si los documentos estn correctos analiza las cuentas que intervienen, caso contrario devuelve. Registra en el formulario Diario General, firma y enva. Recibe formulario Diario General, aprueba, firma y enva. Recibe Diario General y archiva con los documentos fuente. Registra en el formulario Mayor General, firma y archiva. Realiza Balance de Comprobacin y determina saldos. Registra ajustes en el Diario General, actualiza el Mayor General y realiza Balance de Comprobacin Ajustado.

Responsable Contador Contador Contador Contador Gerente AdministrativoFinanciero Contador

7 8

Contador Contador

Contador

~ 250 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INFORMACIN

~ 251 ~

3.2.3.2.- ELABORACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

Concepto:

El procedimiento de elaboracin y presentacin de Estados Financieros est orientado a suministrar informacin confiable sobre la situacin financiera, el rendimiento econmico, flujos de efectivo de la entidad, y cambios en las polticas, para facilitar la toma de decisiones.

Objetivos: Generar Estados Financieros con informacin razonable, confiable y oportuna. Proporcionar la situacin financiera y rendimiento econmico como resultado de la administracin llevada a cabo por la gerencia.

Alcance:

El procedimiento de elaboracin y presentacin de Estados Financieros es de aplicacin desde la impresin del Mayor General hasta el archivo de los Estados Financieros.

Polticas:

1. Para la elaboracin de los Estados Financieros, se tomarn en cuenta todos los registros de las operaciones que se produjeron durante el perodo.

2. El Contador realizar los Estados Financieros, los mismos que incluirn: Estado de Situacin Financiera. Estado de Resultado Integral. Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de Flujo de Efectivo. ~ 252 ~

 Notas a los Estados Financieros.

3. Los Estados Financieros sern aprobados por la Junta General de Socios.

4. La entidad mantendr la uniformidad en la presentacin y clasificacin de las partidas en los Estados Financieros de un perodo a otro, para que la informacin pueda ser comparable.

5. La elaboracin y presentacin de los Estados Financieros se realizar en un tiempo mximo de 5 das.

Personas que intervienen: Gerente General. Gerente Administrativo-Financiero. Contador.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de elaboracin y presentacin de Estados Financieros:

a) Estado de Situacin Financiera.-

Balance que presenta los activos, pasivos y patrimonio, en una fecha especfica.

b) Estado de Resultado Integral.-

Estado que presenta el rendimiento financiero, las partidas de ingreso y de gastos reconocidas en el perodo.

~ 253 ~

c) Estado de Cambios en el Patrimonio.-

Presenta los efectos de los cambios en las polticas contables, las correcciones de errores, los importes de las inversiones, los dividendos y otras distribuciones recibidas.

d) Estado de Flujo de Efectivo.-

Proporciona informacin sobre los cambios en el efectivo y equivalentes, mostrando por separado los cambios segn procedan de actividades de operacin, actividades de inversin y actividades de financiacin.

e) Notas a los Estados Financieros.-

Presentan informacin a revelar adicional, proporcionan descripciones narrativas de las polticas contables utilizadas que sean relevantes para la comprensin de los Estados Financieros.

~ 254 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Selecciona datos del Balance de Comprobacin, genera Estados Financieros y entrega. Recibe Estados Financieros y verifica. Si existen inconsistencias en los datos de los Estados

Responsable Contador Gerente AdministrativoFinanciero Gerente AdministrativoFinanciero Gerente General

Financieros informa sobre ajustes al Contador, caso contrario presenta al Gerente General.

Recibe Estados Financieros, firma y presenta. Recibe Estados Financieros. Si aprueban, firman y

entregan, caso contrario lo devuelven para su correccin

Junta General de Socios

Recibe Estados Financieros y archiva.

Contador

~ 255 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

~ 256 ~

3.2.3.3.- ANLISIS FINANCIERO

Concepto:

El procedimiento de anlisis financiero est orientado a evaluar la situacin econmica y financiera de la empresa para la toma de decisiones.

Objetivos: Evaluar la posicin financiera y los resultados de las operaciones a travs de indicadores. Interpretar los resultados obtenidos al aplicar los indicadores para facilitar la toma de decisiones de la Junta General de Socios y la Administracin.

Alcance:

El procedimiento de anlisis financiero es de aplicacin desde que se entrega los Estados Financieros hasta la toma de decisin sobre la marcha de la empresa y archivo del informe.

Polticas:

1. El Gerente Administrativo-Financiero realizar el anlisis financiero a travs de ndices.

2. Para realizar el anlisis se tomar en cuenta los Estados Financieros de perodos consecutivos.

3. La Junta General de Socios se basar en el anlisis financiero para la toma de decisiones y definicin de polticas.

~ 257 ~

4. El Gerente General, presentar a la Junta General de Socios un informe sobre el desempeo de la empresa, a travs del anlisis e interpretacin de los ndices.

5. El anlisis financiero, a travs de indicadores, se realizar en un tiempo mximo de 5 das.

Personas que intervienen: Junta General de Socios. Gerente General. Gerente Administrativo-Financiero. Contador.

Documentacin:

La documentacin que utiliza el procedimiento de anlisis financiero:

a) Estados Financieros

Documentos que sirven para realizar el anlisis financiero.

b) Informe sobre el desempeo de la empresa.-

Documento en el que se indica el anlisis e interpretacin de los ndices y se presenta a la Junta General de Socios para la toma de decisiones.

~ 258 ~

Descripcin:

N 1

Descripcin Entrega Estados Financieros al Gerente AdministrativoFinanciero. Recibe Estados Financieros, realiza anlisis financiero y entrega. Recibe anlisis financiero e interpreta. Realiza un informe sobre el desempeo de la empresa, firma y entrega a la Junta de Socios. Recibe el informe sobre desempeo de la empresa, aprueban, toman decisiones, definen polticas y envan. Recibe informe, hace cumplir las polticas y archiva documento.

Responsable Contador Gerente AdministrativoFinanciero Gerente General Gerente General

3 4

Junta de Socios

Gerente General

~ 259 ~

Representacin Grfica:

PROCEDIMIENTO DE ANLISIS FINANCIERO

~ 260 ~

CAPTULO IV

METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DE LA PROPUESTA

4.1.- METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN

Para la implementacin del sistema de control interno se recopil informacin a travs de entrevistas con los funcionarios de la empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX, permitiendo establecer las principales caractersticas, determinar la estructura organizacional, conocer sobre los principales procesos, base legal a la que se rige, examinar sus factores internos y externos a travs de un anlisis FODA.

A partir del anlisis del FODA se establece un mejoramiento administrativo definiendo misin, visin, objetivos generales y especficos de la compaa, luego se desarrollan los principios para regular el comportamiento del personal dentro de la empresa. Se reestructura el organigrama, se definen funciones y responsabilidades para los empleados.

Para mejorar los procesos de la empresa se desarrollan procedimientos administrativos, financieros y contables, definiendo en cada uno el concepto, objetivos, alcance, polticas, personas que intervienen, documentacin, descripcin y representacin grfica del mismo.

Entre los procedimientos administrativos que se establecen en la propuesta estn: seleccin y reclutamiento, contratacin, capacitacin, supervisin del personal, control de asistencia y permanencia, control de permisos, control de vacaciones y nmina.

Los procedimientos financieros que se establecen en la propuesta son: caja chica, bancos, inventarios, compras, importaciones, activos fijos, ventas y cobranza.

~ 261 ~

Entre los procedimientos contables que se establecen en la propuesta estn: registro de la informacin, elaboracin, presentacin de los Estados Financieros, y anlisis financiero.

Adicionalmente se determinan los recursos humanos, materiales, tecnolgicos y financieros que se necesitan para la implementacin del sistema de control interno. En los recursos humanos se establece el personal requerido a contratar para desarrollar las actividades propuestas. Entre los recursos materiales se establecen los insumos y equipos de oficina que necesita el personal para el desempeo de sus funciones. Entre los recursos tecnolgicos se propone la adquisicin de un sistema biomtrico para el control de asistencia, permisos, vacaciones, horas extras, etc. del personal. En los recursos financieros se establece la disponibilidad econmica que se necesita para implementar la propuesta, de acuerdo a los recursos humanos, materiales y tecnolgicos, previamente definidos.

Finalmente se propone un monitoreo del sistema de control interno, que se analiza a travs de indicadores e ndices, los que permitirn mantener un mejoramiento continuo.

4.2.- REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIN

Para la implementacin del sistema de control interno se necesita de recursos humanos, materiales, tecnolgicos y financieros.

4.2.1.- RECURSOS HUMANOS

Los recursos humanos que se necesitarn para la implementacin del sistema de control interno son: Encargado de Recursos Humanos Tesorero. Encargado de Crdito y Cobranzas

~ 262 ~

4.2.2.- RECURSOS MATERIALES

Los recursos materiales que se necesitarn para que el personal desempee sus labores diarias son: Escritorios de Oficina Sillas Computadoras tiles de oficina

4.2.3.- RECURSOS TECNOLGICOS

Los recursos tecnolgicos que se necesitan para implementar la propuesta es la adquisicin del sistema biomtrico: MULTIMEDIA FINGERPRINT TIME

ATTENDANCE, que facilitar el control de asistencia del empleado, permisos, vacaciones, horas extras, etc.

4.2.4.- RECURSOS FINANCIEROS

Los recursos financieros que se necesitar para la implementacin del sistema de control interno es:
RECURSOS HUMANOS (Proyeccin Mensual) SUELDO APORTE DESCRIPCIN MENSUAL PATRONAL Encargado de Recursos Humanos $ 300,00 $ 36,45 Tesorero Encargado de Crdito y Cobranzas TOTAL $ 300,00 $ 300,00 $ 900,00 $ 36,45 $ 36,45 $ 109,35

~ 263 ~

DESCRIPCIN Encargado de Recursos Humanos Tesorero Encargado de Crdito y Cobranzas TOTAL

RECURSOS HUMANOS (Proyeccin Anual) SUELDO APORTE DCIMO DCIMO ANUAL PATRONAL TERCERO CUARTO $ 3.600,00 $ 437,40 $ 300,00 $ 264,00 $ 3.600,00 $ 437,40 $ 300,00 $ 264,00 $ 3.600,00 $ 10.800,00 $ 437,40 $ 1.312,20 $ 300,00 $ 900,00 $ 264,00 $ 792,00

VACACIONES $ 150,00 $ 150,00

TOTAL $ 4.751,40 $ 4.751,40

$ 150,00 $ 4.751,40 $ 450,00 $ 14.254,20

RECURSOS MATERIALES COSTO COSTO UNIDAD DESCRIPCIN UNITARIO TOTAL 3 Escritorio de Oficina $ 150,00 $ 450,00 3 Sillas Metlicas Giratorias $ 35,00 $ 105,00 3 Computadoras $ 650,00 $ 1.950,00 tiles de Oficina $ 200,00 $ 200,00 TOTAL $ 1.035,00 $ 2.705,00

RECURSOS TECNOLGICOS COSTO DESCRIPCIN TOTAL MULTIMEDIA FINGERPRINT $ 450,00 TIME ATTENDANCE TOTAL $ 450,00

RECURSOS FINANCIEROS (ANUAL) COSTO DESCRIPCIN TOTAL Recursos Humanos $ 14.254,20 Recursos Tecnolgicos $ 450,00 Recursos Materiales $ 2.705,00 TOTAL $ 17.409,20

~ 264 ~

4.3.- PLAN DE ACCIN

N 1 2 3

Descripcin Recopilacin de informacin a travs de entrevistas con los funcionarios de la empresa. Rediseo de la estructura organizacional. Definir funciones y responsabilidades de los empleados. Definir los procedimientos administrativos: Seleccin y Reclutamiento. Contratacin. Capacitacin.

Tiempo (das) 4 das 1 da 3 das

3 das 3 das 4 das 3 das 3 das 3 das 3 das 3 das

Supervisin. Control de Asistencia y Permanencia. Control de Permisos. Control de Vacaciones. Nmina. Definir los procedimientos financieros: Caja Chica. Arqueo de Caja Chica. Bancos. Conciliacin Bancaria. Inventario. Inspeccin Fsica de Inventario. Importacin. Liquidacin de Importacin. Activos Fijos. Baja de Activos Fijos. Ventas. Cobranza. ~ 265 ~

5 das

5 das

5 das

6 das

5 das 3 das 3 das

Definir los procedimientos contables: Registro de la Informacin. 6 Elaboracin Financieros Anlisis Financiero 7 Definir los recursos humanos para la implementacin de la propuesta. Solicitar cotizaciones para definir los recursos materiales para la implementacin de la propuesta. Solicitar cotizaciones para la adquisicin del sistema biomtrico. TOTAL y Presentacin de los Estados 5 das 5 das 5 das 3 das

3 das

3 das 89 das

~ 266 ~

4.4.- EVALUACIN DE LA PROPUESTA

La evaluacin de la propuesta del sistema de control interno administrativo, financierocontable se realizar a travs de indicadores administrativos y financieros.

4.4.1.- INDICADORES E NDICES

4.4.1.1.- INDICADORES

1.- Indicador: Cumplimiento de Requerimientos para la Contratacin

Objetivo del Indicador: Identifica si el personal seleccionado cumpli con los requisitos. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de personal idneo.- Nmero de personas que cumplen los requisitos para ocupar con su cargo. Total de personas contratados.- Nmero de personas que se han contratado.

Aplicacin del indicador:

Cumplimiento de requerimientos para la contratacin

Nmero de personal idneo Total de personas contratadas

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de personal que cumple con los requerimientos establecidos para suplir la necesidad del rea.

~ 267 ~

2.- Indicador: Contratacin legalizada

Objetivo del Indicador: Identifica si el personal cuenta con la firma del contrato de trabajo y este se encuentra legalizado. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de contratos legalizados.- Nmero de contratos que se han legalizado. Total de contratos firmados.- Nmero de contratos firmados.

Aplicacin del indicador:

Contratacin legalizada =

Nmero de contratos legalizados Total de contratos firmados

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de contratos que se encuentran legalizados, para evidenciar si se est cumpliendo a cabalidad con las disposiciones legales.

3.- Indicador: Capacitacin

Objetivo del Indicador: Si el personal se encuentra capacitado para el desarrollo de sus funciones. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de empleados que estn capacitados.- Nmero de empleados que recibieron capacitacin para el desarrollo de las funciones. Total de empleados.- Nmero de empleados que laboran en la empresa.

~ 268 ~

Aplicacin del indicador:

Capacitacin =

Nmero de empleados capacitados x 100 Total empleados

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de empleados que se encuentran capacitados para el desarrollo de sus funciones.

4.- Indicador: Supervisin

Objetivo del Indicador: Identifica el nmero de empleados que han sido evaluados en el desempeo de su labor. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de empleados evaluados.- Nmero de empleados que han sido evaluados. Total de empleados.- Nmero de empleados que laboran en la empresa.

Aplicacin del indicador:

Supervisin =

Nmero de empleados evaluados x 100 Total de empleados

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de empleados que han sido evaluados en el rendimiento y desempeo de sus labores.

~ 269 ~

5.- Indicador: Permisos Autorizados

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de permisos que han sido autorizados durante la jornada laboral. Determinndose como resultado ptimo 70%.

Definicin de variables: Nmero de permisos autorizados.- Nmero de permisos que han sido debidamente autorizados. Total de permisos.- Nmero total de permisos solicitados.

Aplicacin del indicador:

Permisos autorizados

Nmero de permisos autorizados x 100 Total de permisos

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de permisos que han sido justificados y debidamente autorizados.

6.- Indicador: Preparacin de Nmina

Objetivo del Indicador: Identifica el cumplimiento en la elaboracin de nmina establecido por la empresa. Determinndose como resultado ptimo del 100%.

Definicin de variables: Nmero de das utilizados en la preparacin de nmina.- Das utilizados para la elaboracin de la nmina.

~ 270 ~

 Nmero de das programados para la preparacin de nmina.- Das establecidos para la elaboracin de la nmina.

Aplicacin del indicador:

Preparacin de Nmero de das utilizados en la preparacin de nmina = x 100 Nmina Nmero de das programados para la preparacin de nmina

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de eficiencia en la elaboracin y pago de nmina del personal.

7.- Indicador: Reposicin de Caja Chica

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de reposiciones de caja chica justificadas con documentos de respaldo. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de reposiciones con documentos de respaldo.- Nmero de reposiciones de caja chica efectuadas con documentos de respaldo. Total de reposiciones de caja chica.- Nmero total de reposiciones de caja chica efectuadas en el perodo.

Aplicacin del ndice:

Reposicin de Nmero de reposiciones con documentos de respaldo = caja chica Total de reposiciones de caja chica

x 100

~ 271 ~

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de eficiencia y control en las reposiciones de caja chica respaldadas por los documentos correspondientes.

8.- Indicador: Bancos

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de desembolsos econmicos realizados con el respectivo comprobante. Determinndose como resultado ptimo 100%

Definicin de variables: Nmero de egresos con documentos de respaldo.- Nmero de desembolsos econmicos realizados con documentos de respaldo. Total de Egresos.- Nmero total de desembolsos econmicos realizados en el perodo.

Aplicacin del ndice:

Bancos =

Nmero de egresos con documentos de respaldo Total de Egresos

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de cumplimiento en los egresos realizados con documentos de respaldo.

9.- Indicador: Inventarios

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de tems en los que no se encuentran diferencias en la verificacin fsica. Determinndose como resultado ptimo del 95%. ~ 272 ~

Definicin de variables: Nmero de tems que no se encuentran diferencias en la verificacin fsica.Nmero de tems del inventario que no se encuentran diferencias en la inspeccin fsica. Total de tems.- Nmero total de tems que conforman el inventario.

Aplicacin del ndice:

Inventario =

Nmero de tems que no se encuentran diferencias en la verificacin fsica Total de tems

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de tems que se no se encuentran diferencias en la verificacin fsica.

10.- Indicador: Compras locales

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de compras realizadas previa requisicin de suministros o mercadera efectuada por el Encargado de

Inventario/Bodega. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de compras realizadas previa requisicin de suministros o mercadera.- Nmero de compras que se realizaron con la requisicin de suministros o mercadera del Encargado de Inventario/Bodega. Total de compras.- Nmero total de compras efectuadas en el perodo.

~ 273 ~

Aplicacin del ndice:

Inventario =

Nmero de compras realizadas previa requisicin de suministros o mercadera Total de compras

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de eficiencia de las compras realizadas previa requisicin de suministros o mercadera del Encargado de Inventario/Bodega.

11.- Indicador: Importaciones

Objetivo del Indicador: Identifica la eficiencia de las importaciones realizadas para atender los requerimientos solicitados por el cliente, en una fecha pactada con el mismo. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Nmero de importaciones cumplidas en las fechas previstas.- Nmero de importaciones realizadas oportunamente y entregadas al cliente en una fecha determinada. Total de importaciones.- Nmero total de importaciones efectuadas en el perodo.

Aplicacin del ndice:

Importaciones =

Nmero de importaciones cumplidas en las fechas previstas x 100 Total de importaciones

~ 274 ~

Interpretacin de resultados:

El resultado determina la efectividad de las importaciones realizadas.

12.- Indicador: Activos Fijos

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de activos fijos que han sido verificados fsicamente. Determinndose como resultado ptimo del 100%.

Definicin de variables: Nmero de activos fijos constatados.- Nmero de activos fijos verificados fsicamente. Total de activos fijos.- Nmero total de activos fijos.

Aplicacin del ndice:

Activos Fijos

Nmero de activos fijos constatados Total de activos fijos

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de control en los activos fijos y cumplimiento con las polticas de la empresa.

13.- Indicador: Ventas

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de ventas realizadas con la autorizacin del responsable. Determinndose como resultado ptimo 100%.

~ 275 ~

Definicin de variables: Nmero de ventas con autorizacin del responsable.- Nmero de ventas efectuadas con autorizacin del responsable. Total de ventas.- Nmero total de ventas efectuadas en el perodo.

Aplicacin del ndice:

Ventas

Nmero de ventas con autorizacin del responsable x 100 Total de ventas

Interpretacin de resultados:

El resultado determina la eficiencia de las ventas efectuadas con autorizacin del responsable.

14.- Indicador: Cobranzas

Objetivo del Indicador: Identifica el porcentaje de cobros efectuados en la fecha correspondiente. Determinndose como resultado ptimo 90%.

Definicin de variables: Nmero de cobros efectuados en la fecha prevista.- Nmero de cobros efectuados en la fecha determinada. Total de cobros.- Nmero total de cobros efectuados en el perodo.

Aplicacin del ndice:

Cobranza

Nmero de cobros efectuados en la fecha prevista Total de cobros

x 100

~ 276 ~

Interpretacin de resultados:

El resultado determina la efectividad de los cobros realizados.

15.- Indicador: Registro de la informacin.

Objetivo del Indicador: Identificar la eficiencia para registrar la informacin en el tiempo establecido. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Das utilizados para registrar informacin.- Nmero de das en los que se registra la informacin contablemente. Das establecidos para registrar informacin.- Nmero de das establecidos por la empresa para registrar la informacin contablemente.

Aplicacin del Indicador:

Registro de la informacin

Das utilizados para registrar informacin Das establecidos para registrar informacin

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de eficiencia con el cumplimiento de polticas para el registro de la informacin contablemente.

16.- Indicador: Elaboracin de Estados Financieros.

Objetivo del Indicador: Identificar la eficiencia para la elaboracin y presentacin de Estados Financieros segn las polticas establecidas por la empresa. Determinndose como resultado ptimo 100%. ~ 277 ~

Definicin de variables: Das utilizados para la elaboracin Estados Financieros.- Nmero de das en los que se elabora Estados Financieros. Das establecidos para elaboracin de Estados Financieros.- Nmero de das establecidos por la empresa para elaborar los Estados Financieros.

Aplicacin del Indicador:

Elaboracin de Estados Das utilizados para elaborar Estados Financieros = x 100 Financieros Das establecidos para elaborar Estados Financieros

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de eficiencia con el cumplimiento de polticas para la elaboracin de Estados Financieros.

17.- Indicador: Elaboracin del Anlisis Financiero.

Objetivo del Indicador: Identificar la eficiencia para la elaboracin del anlisis financiero, a travs de indicadores, segn las polticas establecidas por la empresa. Determinndose como resultado ptimo 100%.

Definicin de variables: Das utilizados para elaborar anlisis financiero.- Nmero de das en los que se desarrolla el anlisis de los Estados Financieros. Das establecidos para elaborar anlisis financiero.- Nmero de das establecidos por la empresa para desarrollar el anlisis de los Estados Financieros.

~ 278 ~

Aplicacin del Indicador:

Elaboracin de Anlisis = Financiero

Das utilizados para elaborar anlisis financiero Das establecidos para elaborar anlisis financiero

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de eficiencia con el cumplimiento de polticas para la elaboracin anlisis de los Estados Financieros.

4.4.1.2.- NDICES

1.- ndice: Solvencia o Razn Corriente

Objetivo del ndice: Identifica las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para pagar los compromisos o deudas. Determinndose como resultado ptimo de 1.5 a 2.5

Definicin de variables: Activo Corriente.- Monto de las cuentas que conforman el activo que se esperan convertir en efectivo a corto plazo. Pasivo Corriente.- Monto de las obligaciones que conforman el pasivo, las cuales debern cancelarse a corto plazo.

Aplicacin del ndice:

Solvencia =

Activo Corriente Pasivo Corriente

~ 279 ~

Interpretacin de resultados:

El resultado determina la capacidad que tiene la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo, a partir de sus activos corrientes

2.- ndice: Rotacin de Inventarios

Objetivo del ndice: Identifica el nmero de veces que el inventario de mercadera se ha renovado como resultado de las ventas efectuadas en un perodo determinada.

Definicin de variables: Ventas Netas.- Valor de las ventas del perodo. Promedio de Inventarios.- Promedio de sumar el inventario inicial ms el inventario final.

Aplicacin del ndice:

Rotacin de inventarios

Ventas Netas Promedio deInventarios

Interpretacin de resultados:

El resultado determina las veces que convierte sus inventarios de mercaderas a efectivo.

3.- ndice: Prueba cida

Objetivo del ndice: Identifica la disponibilidad de la empresa, para cancelar sus obligaciones corrientes.

~ 280 ~

Definicin de variables: Activo Corriente.- Monto de las cuentas que conforman el activo que se esperan convertir en efectivo a corto plazo. Inventario.- Monto de la cuenta de inventario. Pasivo Corriente.- Monto de las obligaciones que conforman el pasivo, las cuales debern cancelarse a corto plazo.

Aplicacin del ndice:

Prueba cida =

Activo corriente- Inventario Pasivos Corriente

Interpretacin de resultados:

El resultado determina la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes pero sin depender de la venta de sus inventarios.

4.- ndice: Rentabilidad sobre los Activos Fijos o Rentabilidad Econmica.

Objetivo del ndice: Identifica la participacin del activo fijo en la rentabilidad econmica.

Definicin de variables: Utilidad Neta del Ejercicio.- Valor de la utilidad del ejercicio despus de impuestos y participaciones. Activos Fijos.- Valor de los Activos Fijos.

~ 281 ~

Aplicacin del ndice:

Rentabilidad sobre los Activos Fijos

Utilidad Neta del Ejercicio Activos Fijos

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de los activos fijos que contribuyen a la rentabilidad econmica.

5.- ndice: Rentabilidad sobre Ventas

Objetivo del ndice: Identifica la utilidad por cada dlar vendido. Determinndose como resultado ptimo superior a 10%

Definicin de variables: Utilidad Neta del Ejercicio.- Valor de la utilidad del ejercicio despus de impuestos y participaciones. Ventas.- Valor de las ventas durante el perodo.

Aplicacin del ndice:

Rentabilidad sobre Ventas =

Utilidad Neta del Ejercicio Ventas

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de utilidad por cada unidad monetaria vendida.

~ 282 ~

6.- ndice: Rotacin de Cuentas por cobrar

Objetivo del ndice: Identificar el nmero de veces que las cuentas por cobrar rotan y la eficiencia en la recuperacin de la cartera durante el perodo.

Definicin de variables: Ventas a crdito.- Valor de ventas a crdito. Promedio cuentas por cobrar.- Valor promedio de las cuentas por cobrar al inicio y al final del perodo.

Aplicacin del ndice:

Rotacin de Cuentas por Cobrar =

Ventas Netas a Crdito Promedio de Cuentas por Cobrar

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el nmero de veces que ha rotado la cartera, y cuanto tarda la empresa en recuperar sus cuentas por cobrar a clientes.

7.- ndice: Solidez

Objetivo del ndice: Identificar la participacin de los acreedores, en la financiacin de la empresa, ya sea bancos, proveedores, empleados, etc. Determinndose como resultado estndar 50%.

Definicin de variables: Pasivo Total.- Valor total de los recursos que financian los activos de la empresa. ~ 283 ~

 Activo Total.- Valor total de los rubros del activo de la empresa.

Aplicacin del ndice:

Solidez

Pasivo Total Activo Total

x 100

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el porcentaje de la participacin de los acreedores en la financiacin de la empresa, y la capacidad de endeudamiento adicional.

8.- ndice: Apalancamiento financiero

Objetivo del ndice: Identificar la estructura, cantidad y calidad de la deuda que tiene la empresa y la proporcin que existe en el origen de la inversin con relacin del capital.

Definicin de variables: Pasivo Total.- Valor total de los recursos que financian los activos de la empresa. Patrimonio.- Valor total de los bienes, derechos y obligaciones.

Aplicacin del ndice:

Apalancamiento Financiero =

Pasivo Total Patrimonio

~ 284 ~

Interpretacin de resultados:

El resultado determina el grado de compromiso del patrimonio de los socios para con los acreedores de la empresa e indica que los activos financiados produzcan rentabilidad superior a los intereses que se adeudan.

~ 285 ~

CAPTULO V

CONLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1.- CONCLUSIONES La fundamentacin terica del sistema de control interno establece las necesidades con respecto a la proteccin de activos que estn debidamente protegidos, los registros contables no tengan errores, que la actividad que realiza la empresa se desarrolle eficazmente, y que se cumplan los procedimientos marcados por la gerencia.

Se llega a establecer que la empresa tiene una inadecuada estructura organizacional, para el desarrollo de los principales procedimientos de la compaa lo que dificulta la consecucin de los objetivos.

La carencia de un Sistema de Control Interno, ha generado problemas en el funcionamiento de la empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX, a partir de un anlisis FODA se determina las principales caractersticas y se establece las actividades que se realizan en la empresa: seleccin y reclutamiento, contratacin, capacitacin, supervisin, control de asistencia, permisos, vacaciones, nmina, caja chica, bancos, inventarios, compras, importaciones, activos fijos, ventas, cobranza, registro de la informacin, elaboracin y presentacin de Estados Financieros, y anlisis financiero.

Se observ que no existe una determinada metodologa condescendiente a la aplicacin del plan de accin y mejora continua de los procesos en vista de que no existe una difusin adecuada.

~ 286 ~

 Se determin que no existe parmetros de evaluacin que generalmente se realiza a travs de indicadores de gestin e ndices financieros.

~ 287 ~

5.2.- RECOMENDACIONES Utilizar la fundamentacin terica a los Sistemas de Control Interno, que se prepara para las diferentes organizaciones, permitiendo mantener un control en los procedimientos marcados por la gerencia, eficiencia en las operaciones, proteccin, salvaguarda de los activos, y obtencin de informacin confiable. Aplicar la estructura organizacional propuesta ya que en ella se fundamenta los nuevos procedimientos, funciones y responsabilidades, tendientes a mejorar la gestin de la entidad, proporcionando informacin oportuna, y eficiente para la toma de decisiones gerenciales.

Emplear el sistema de control interno diseado en el presente trabajo en el que se incluyen polticas, procedimientos, formularios, llevados a cabo por la empresa Importadora REPRESENTACIONES RIANTEX, y realizar una evaluacin constante a travs del FODA.

Utilizar la metodologa y requerimientos, a travs de un plan de accin, para la implementacin del sistema de control interno.

Aplicar los indicadores e ndices propuestos que permitan una evaluacin continua y por consiguiente el mejoramiento institucional.

~ 288 ~

BIBLIOGRAFA SANTILLANA GONZALEZ, Juan Ramn, Establecimiento de Sistemas de control interno, primera edicin, Editorial Color, Mxico, 2001 PERDOMO MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Sptima edicin, Thomson Learning, Mxico, 2000 OCEANO/ CENTRUM, Enciclopedia de la Auditora, Edicin espaola original, 2003 BENJAMIN, Franklin, Auditora Administrativa, primera edicin, McGRAWHILL Interamericano Editores, Mxico, 2005 BENJAMIN, Franklin, Organizacin de la empresa, segunda edicin, McGRAW-HILL Interamericana Editores, Mxico, 2004 BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Sptima edicin, Editora Nuevoda, Ecuador, 2007 ARENS, Alvin A. y LOEBBECKE, James, Auditora un Enfoque Integral, Decimo primera edicin, 2007 BESLEY, Scott, Fundamentos de Administracin Financiera, Doceava edicin, McGRAW-HILL Interamericana Editores, Mxico, 2001 ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Control Interno y Fraudes. Anlisis de Informe COSO, Segunda edicin, Eco Ediciones, Bogot, 2002 MATA, Mara Fernanda, Control interno para compaas de Seguros en el Ecuador, Tesis P.U.C.E Facultad de Ingeniera Comercial, Quito, 1998 ~ 289 ~

DURANGO VELA, Mara, Estudio de auditora, Control interno, Normas y procedimientos de Auditora, Tesis P.U.C.E Facultad de Ingeniera Comercial, Quito, 1977 ODEH, Basem Bader, Estudio y Evaluacin del Control Interno en una empresa Industrial, Tesis P.U.C.E Facultad de Ingeniera Comercial, Quito,1981 COOPERS & LYBRAND, Manual de Auditora, tercera edicin, Bilbao, Ediciones Deusto, 1985 THIERAUF, Robert, Auditora Administrativa, tercera Edicin, Editorial Limusa, Mxico, 1990 HOLMES, Arthur, Principios bsicos de Auditora, Editorial Continental, Mxico, 1975 SANCHEZ, Catalina, Diseo de un sistema de Control Interno para Cooperativas de ahorro y crdito, tesis P.U.C.E facultad de Ciencias Administrativas, Quito, 1998 Federacin Nacional de Contadores del Ecuador, NEA (Normas Ecuatorianas de Auditora), Federacin Nacional de Contadores del Ecuador, Quito-Ecuador, 2000

NIIF (Normas Internacionales de Informacin Financiera), Herrera Carvajal & Asociados Ca. Ltda., Ecuador, 2009 HOLMES, Arthur, Auditora: principios y Procedimientos, Editorial Unin Tipogrfica Hispano americana, Mxico, 1973

~ 290 ~

KINICKI,

Angelo,

Comportamiento

organizacional,

Primera

edicin,

McGRAW-HILL Interamericana Editores, Mxico, 2003 BROOKS, L.H, Fundamentos de auditora, Editorial El Coloquio, Argentina, 1977 DIAZ RAZO, Andrea Francisca, Modelo de Control Interno Financiero previo a la ejecucin de una auditora Externa en el Ecuador, Tesis P.U.C.E Facultad de Ingeniera Comercial, Quito, 2008 CATCORA C., Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial MC Graw Hill, Venezuela 2002.

ROCHA RODRGUEZ, Doris Elizabeth, Diseo de una Auditora de Gestin para el rea de Recursos Humanos de la Empresa Importadora Ferretero Trujillo Ca. Ltda., Tesis UPS Facultad de Ciencias Administrativas y Econmicas, Quito, 2010.

REFERENCIAS DE INTERNET:

<http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml#CONCLU>

<http://www.iess.gob.ec/site.php?content=1287-fondos-de-reserva>

<http://www.lacamaradequito.com/index.php?option=com_content&task=view& id=468&Itemid=102>

<http://www.monografias.com/trabajos37/control-interno/controlinterno2.shtml>

~ 291 ~

<http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlinterno.ht m>

<http://www.safi-software.com.ec/pdf/SAFITOOLSANALISIS%20FINANCIERO.pdf>

<http://www.inosanchez.com/files/mda/fpenf/i_02_indices_financieros_w.pdf>

~ 292 ~