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CAPITULO I INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL

GENERALIDADES
Microsoft Excel es una aplicacin del tipo hoja de clculo, integrada en el entorno Windows, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo, junto a los procesadores de texto, son las aplicaciones informticas de mayor uso. La versin que se va a presentar a continuacin, es la versin aparecida a mediados de 1997, de ah el nombre de la aplicacin. Una hoja de clculo es el documento principal que se utiliza en Microsoft Excel para almacenar y manipular datos. sta se encuentra formada por celdas organizadas en columnas y filas, a modo de tabla. Las celdas de una hoja de clculo pueden contener: - Texto (tambin denominado rtulo). - Valores numricos, fechas y datos horarios. - Frmulas y funciones, con las que se pueden realizar determinados clculos. Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo. Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo (siempre que la memoria del ordenador lo permita) agrupndose para formar un fichero denominado libro de trabajo. Pero adems de hojas de clculo, un libro de trabajo puede contener grficos, mdulos, hojas de dilogos y formularios. Un libro de Excel se guarda en un archivo con extensin .xls. Tener en cuenta que Excel permite abrir libros creados en versiones anteriores como Excel 2000, 2007,XP, 5.0 y 7.0. Cada hoja puede contener hasta 65.536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante nmeros (1, 2, 3, ..., 65.536). Una celda se forma por la interseccin de una columna con una fila y se la identifica con la letra indicadora de la columna seguida del nmero indicativo de la fila, por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc. Con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas. Dicho programa permite adems presentar rpidamente datos numricos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otra hoja del libro de trabajo. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de lneas, de sectores, etc.) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar anlisis de sensibilidad de forma rpida, recalculando toda la hoja, al mnimo cambio que se efecte en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo, generar aplicaciones a la medida del usuario (Macros) ya que cuenta con un lenguaje propio de programacin (Excel Visual Basic). La utilizacin de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante el ratn (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado (haciendo uso de distintas teclas, tales como las flechas para los 2

desplazamientos, la tecla <Intro> para accionar, <Alt> + la letra subrayada de cada men o comando para seleccionar, etc.).

ACCESO A MICROSOFT EXCEL 97

Para ingresar a la aplicacin Microsoft Excel , uno de los caminos a seguir puede ser: - Hacer clic en el botn localizado en la barra de tareas de Windows. - En el men que se despliega, posicionarse sobre la opcin Programas. - Posteriormente y dependiendo de cmo estn configurados los grupos de programas, puede existir una opcin de men que agrupe las aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, posicionarse sobre dicha opcin la que desplegar un nuevo men en el que se localiza una opcin para Microsoft Excel; y sobre sta, hacer clic para su ejecucin. - Tambin se puede acceder a Excel, a travs de un icono de programa que se localice sobre el escritorio de Windows. En tal caso, hacer doble clic sobre el mismo para ejecutar la aplicacin.

Si en el Explorador de Archivos de Windows se realiza doble clic sobre un archivo asociado a esta aplicacin (representado por el icono que indica el tipo de archivo), Excel se ejecutar abriendo dicho

archivo, o sea presentndolo en pantalla para su posterior manipulacin.

CAPITULO I DESCRIPCIN DEL AMBIENTE DE TRABAJO

Excel muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En esta se pueden observar distintos elementos denominados barras, las que se describen a continuacin.

BARRA DE TTULO

La barra de ttulo contiene los siguientes elementos: Men de control, que contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar

una ventana. - Nombre de la aplicacin; en este caso Microsoft Excel seguido del nombre del libro que se encuentra en uso. Botn Minimizar; convierte la aplicacin en un botn sobre la barra de tareas. Botn Restaurar; restaura el tamao de la ventana al tamao estndar. Cuando la ventana no est maximizada, en lugar de este botn aparece el botn de Maximizar Botn Cerrar; elimina la aplicacin de la memoria RAM. .

BARRA DE MEN

La barra de mens, contiene la lista de mens propios de Excel. Cada men contiene una lista de diversos comandos que se utilizarn en la resolucin de cada caso. Opciones del men Archivo Por ejemplo, seleccionando (hacer un clic con el botn izquierdo del ratn) la opcin Archivo del men principal, se despliega un nuevo men mostrando algunos comandos, entre los que se observan: Nuevo: Permite seleccionar el tipo de documento que bajo Excel se va a desarrollar (puede ser un libro de clculo normal, una hoja de clculo preparada para un uso especfico, etc.), creando el correspondiente libro en blanco y sin nombre Abrir: Abre archivos que han sido creados previamente, cargndolos directamente desde el disco duro o desde algn disquete. Se ofrece la posibilidad de abrir el libro en modo Solo lectura, de forma que se evita la posibilidad de modificar accidentalmente el contenido del archivo original. Cerrar: Cierra el libro en uso. Antes de cerrar el archivo, si el usuario ha realizado algn tipo de modificacin en l, Excel abre un cuadro de dilogo y le pregunta si desea guardar dichos cambios; de esta forma se evita perder informacin de forma involuntaria. Guardar: Actualiza en el disco la informacin del libro en el que se est trabajando, sin opcin a modificarle el nombre o a cambiarlo de ubicacin. Guardar como: Crea un nuevo archivo por lo que es necesario especificar nombre y ubicacin, y/o a elegir un formato diferente. Configurar pgina: Este principales caractersticas tamao y orientacin del encabezamientos y pies de otras, etc. comando abre un cuadro de dilogo mltiple en el que se pueden fijar las del libro, de cara a su impresin posterior, entre las que se distinguen: papel, mrgenes, factor de zoom de impresin, caractersticas de la impresora, pgina, posibilidad de dibujar o no las lneas que separan unas celdas de

rea de Impresin: Es muy frecuente que slo se desee imprimir una parte de la hoja de clculo con la que se est trabajando. Con este comando se pueden especificar con todo detalle las celdas que se desea imprimir. Tambin se muestra la forma de anular el rea de impresin seleccionada previamente. Vista Preliminar: Este comando es similar al de Word y de otras muchas aplicaciones, el que permite ver en pantalla, como quedar el libro una vez impreso. En este modo aparecen en la pantalla algunos botones tiles para proceder a imprimir la informacin, para modificar la configuracin de la pgina, o para hacer aparecer los mrgenes de la pgina y de las celdas. Esta ltima posibilidad es muy til para modificar interactivamente con el ratn dichos mrgenes, colocando el puntero sobre las lneas de trazos que aparecen y arrastrando. Imprimir: Con este comando se procede a la impresin de una parte o del libro completo. Previamente aparece un cuadro de dilogo en el que se puede elegir la impresora; decidir si se quiere imprimir toda la hoja o slo la parte que est seleccionada en ese momento, aunque no coincida con lo establecido en rea de impresin; las pginas concretas que se desea imprimir, etc. A la derecha de alguna de estas opciones, se muestra la combinacin de teclas que ejecutan de forma directa algunos de estos comandos.

BARRA DE HERRAMIENTAS

La barra de herramientas es la barra o las barras que por lo general se encuentran debajo de la barra de mens. Estas contienen botones de acceso rpido, que son opciones del men abreviadas. Excel dispone de varias barras de herramientas que pueden utilizarse para fines diversos. Las barras de herramientas disponibles se muestran al seleccionar la opcin Barra de Herramientas del men Ver, o bien al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la zona de barras en la pantalla. En ambos casos se despliega un men contextual que muestra las barras de herramientas disponibles y las barras de herramientas activas (marcadas en el margen izquierdo de dicho men). Las barras que aparecen con o sea verificadas, son las barras activas. Para mostrar una de las barras no verificadas, hacer clic sobre el nombre de la misma, con esto se activar. Si se hace clic sobre una ya marcada, la misma se desmarca, con esto se desactivar. Las barras pueden arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de la pantalla e inclusive pueden dejarse de forma flotante, como una ventana sobre la misma. Es recomendable dejar nicamente visibles las barras de herramientas Estndar y Formato; tener otras barras visibles de modo innecesario, resta espacio de pantalla para trabajar sobre la hoja de clculo. Para ver el nombre de un botn de la barra de herramientas, situar el puntero del ratn sobre el botn (sin hacer clic) y esperar unas dcimas de segundo hasta que aparezca su nombre. Adems las barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario segn sus necesidades.

MODIFICAR LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

Es posible y fcil modificar las barras de herramientas, aadiendo o quitando botones en cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir Personalizar en el men contextual, y se abre el cuadro de dilogo que permitir realizar estas acciones. Dentro de la opcin Comandos, se muestran a la izquierda todas las categoras de botones que existen; seleccionado una de ellas, aparecen a la derecha todos los botones de esa categora. 6

Al hacer clic sobre el botn Descripcin, aparece una pequea descripcin de su funcin. Para aadir un botn a una barra de herramientas basta seleccionarlo en el cuadro de dilogo y arrastrarlo hasta la barra correspondiente; para eliminarlo

basta seleccionarlo sobre la

BARRAS DE HERRAMIENTAS ESTNDAR Y FORMATO

Los siguientes botones representan las principales opciones de las barras de herramientas Estndar y Formato: Botones modelos de formato: Permiten controlar formatos como los smbolos para unidades monetarias, el de uso habitual, tales

formato de porcentaje (%), disponer de un separador de millares, o el aumento o disminucin de cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo con sus necesidades.

Botn de auto-suma: Suma automticamente una fila o una columna de nmeros, introduciendo en la celda activa la funcin SUMA con el rango de celdas con contenido numrico ms cercano y continuo a la celda activa (precediendo el rango ubicado por encima de dicha celda). Si se quiere modificar ese rango establecido, basta editarlo en la barra de referencia o indicarlo arrastrando con el ratn sobre las celdas correspondientes de la hoja de clculo. Si por ejemplo se desea sumar los nmeros de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 se deber editar la celda en la barra de referencia indicando dicho rango de la forma =SUMA(C4:F6), mediante el teclado o directamente sealndolo con el ratn. Botones de negrita, cursiva y subrayado: Permiten cambiar el formato de textos y nmeros en la forma habitual de estas opciones. Botones de alineacin: Permiten centrar o alinear textos y nmeros a la izquierda o a la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto a la izquierda y los nmeros a la derecha. El cuarto botn se llama Combinar y Centrar, y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de varias celdas previamente seleccionadas. Botn Asistente de Grficos: Permite llamar al Asistente de Grficos con objeto de preparar un grfico, a partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de clculo (esta seleccin es el punto ms importante en el proceso de crear un grfico). El grfico se ubicar sobre la propia hoja como objeto, con la posicin y tamao que se determine, o en una nueva hoja de clculo ocupando la totalidad de la misma.

BARRA DE FRMULAS

La barra de frmulas, que se encuentra generalmente inmediatamente debajo de las barras de herramientas, se puede activar o desactivar a travs de la opcin de men Ver. Dada su importancia en la introduccin y edicin de datos, es imprescindible que siempre se encuentre visible. Dicha barra presenta los siguientes sectores: El sector de la izquierda (indicador de celda activa o referencia a nombres) muestra la ubicacin de la celda activa, indicando la columna y la fila en que se encuentra. Ms adelante se vern otras aplicaciones de este sector. El sector central indica que se est en modo de edicin (es decir, introduciendo nombres, funciones, nmeros, etc..), slo en ese caso se harn visibles los botones anular e introducir. Botn Cancelar; permite anular el cambio que se est realizando en el contenido de la celda, equivalente a pulsar la tecla <Esc>. Botn Introducir; permite confirmar un ingreso, equivale a pulsar la tecla <Intro>. Botn Modificar frmula; permanece siempre visible, es equivalente a llamar al Asistente de Funciones , el que permitir modificar la frmula contenida en una celda. Excel no permite ejecutar ningn comando mientras este sector se encuentre activo. El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa. Para modificar este contenido, puede hacerse tanto en este sector (haciendo clic sobre alguna parte del mismo), como en la propia celda (haciendo doble clic en la misma).

BARRA DE NOMBRE DEL LIBRO ACTIVO

La barra de nombre del libro es similar a la barra de ttulo, y contiene el nombre del archivo sobre el cual se est trabajando o sea el libro activo en ese preciso memento. Esta barra presenta en la parte derecha los tres botones tpicos de cualquier aplicacin de Windows 95, que permiten minimizar, maximizar y cerrar el libro. Si se maximiza esta ventana, el nombre del libro de trabajo aparecer en la barra de ttulos, a continuacin del nombre de la aplicacin, tal cual se muestra en la imagen.

En la parte derecha e inferior de la ventana de aplicacin se aprecian las barras de desplazamiento vertical y horizontal respectivamente, que permiten visualizar cualquier parte de la hoja de clculo activa, y por ende, acceder a cualquier celda de la misma.

BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de la hoja de clculo aparece la barra de estado, la que presenta una breve informacin acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo.

Por encima de esta barra, pueden verse tambin los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de clculo, las que constituyen el libro de trabajo en el que se est trabajando. Adems, a la derecha de stos se observan las etiquetas de hoja las que muestran el nombre de las mismas. Estos controles se explicarn ms adelante en otras secciones de este manual.