ENFOQUES PARA EVALUAR EL DESARROLLO Y LA UTILIDAD ENFOQUE DEL PROCESO U OPERATIVO.

.- analiza la administracin desde el punto de vista de lo que hace el administrador para merecer ese nombre. Ejemplo, un organigrama. ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO.- enfoca el comportamiento de cada uno en cuanto a sus relaciones con los dems y su efecto en la administracin. ENFOQUE PSICOLOGICO.- estudia el sistema social, diferentes culturas y su efecto en la administracin, tomando en cuenta consideraciones eticas, la influencia de la comunidad, sinidcatos, etc. ENFOQUE SISTEMATICO.- para que un sistema se d es necesario que sea consecuencia de otro. ENFOQUE CUANTITATIVO.- la administracin expresada en trminos numricos da por resultado respuestas a problemas administrativos definidos. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR !"#E"$ %$&"#'("$ )'$'&'$ *%+',"$ -+"..'#& )E!E&"/'%# /%#+$%! En los hoteles econmicos o 0budget hotels0 obtienen sus ingresos en un 1223 de las habitaciones !os hoteles casino obtienen 423 del casino, 523 de las habitaciones y 523 de los servicios !os hoteles de servicios completos obtienen un 423 de las habitaciones y el resto de "67. )E "+"*E#+% )E "*" )E !!",EEs el departamento con mayor n8mero de empleados en el hotel. -e encarga de la limpieza del hotel, habitaciones, pasillos, oficinas, reas comunes, etc. .9#/'%#E1.: LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO.5.: ENTRENAMIENTO DE PERSONAL.- cada empleado del hotel debe ser entrenado para relacionarse con sus compa;eros, relacionarse con otros departamentos del hotel y con los clientes. <.: SUMINISTROS Y EQUIPOS.- pedidos, almacenaje, control, re:ordenar, ama de llaves junto con el contralor puede tener un patrn de la vida 8til de los equipos usados. =.: TRABAJO DE OFICINA.- son todos los reportes que se deben llevar. El ms voluminoso es el de horario para llevar un buen record del pago dada la gran cantidad de empleados. CANTIDAD DE TRABAJO vs CALIDAD DE TRABAJO -i los estndares de desempe;o son altos, es decir, se exige un alto grado de calidad en el trabajo realizado, entonces la cantidad de trabajo que puede realizar un empleado es muy baja. -i por el contrario, estos estndares son bajos, entonces un mismo empleado podr realizar una gran cantidad de trabajo. NIVELES DE INVENTARIO >ay que asegurarse de que los empleados cuenten con los equipos necesarios para realizar sus funciones asi como suministros. En los inventarios tenemos dos tipos de articulos? reciclables y no reciclables. )E "$+"*E#+% )E $E-E$,"/'%#EEl departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinacion con el personal del departamento de recepcion y ama de llaves. Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas. El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempe;o del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicacion, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tout operadoras, manejar el dinero proveniente de los depositos correspondientes para garantizar las reservas. %$&"#'&$"*" )E! )E "$+"*E#+% )E-/$' /'%# )E 9E-+%&E$E#+E )E $E-E$,"/'%#E- ? @ /ontrola y coordina todas las reservaciones @ *antiene el control sobre la exactitud de la informacion dada por los agentes de reservas @ ,igila y controla los cupos de los suplidores Aagentes de viajeB para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoria. @ *antiene relaciones coordiales con los suplidores @ $evisa y modifica las tarifas de las habitaciones segun las instrucciones de los departamentos competentes. @ "segura que la base de datos del centro de computos este actualizada @ "segura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo dia

@ "segura la exactitud en la preparacion de los informes? forecast, ocupacion, etc. dando especial atencion a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda. "&E#+E )E $E-E$,"/'%#E-? @ -u principal objetivo es vender habitaciones @ +oma las reservas y las computa. @ *antiene actualizado el centro de computos para un forecast lo mas proximo a la realidad posible. @ Elabora los reportes del departamento @ "poya al gerente de reservaciones en sus actividades? atencion de suplidores, huespedes, etc. @ "tiende las sugerencias y quejas de huespedes en el hotel en cuanto a la asignacion de habitaciones y reservaciones. %+$"- .9#/'%#E- )E! )E "$+"*E#+% ostear los cargos por depositos de reservas *onitorear la disponibilidad de habitaciones "sistir al personal de recepcion en el proceso de checC inD checC out cuando sea necesario repara la lista de llegadas para recepcion )E "$+"*E#+% )E $E/E /'%# %$&"#'&$"*" )E! )E "$+"*E#+% )E-/$' /'%# )E 9E-+%&E$E#+E )E $E/E /'%# ? @ )efine funciones de puestos @ 'nterviene en el proceso de reclutamiento de personal. @ -upervisa el trabajo de sus subalternos @ articipa en las reuniones diarias con los demas jefes de departamentos @ Elabora los horarios de trabajo del personal de recepcion @ $evisa la facturacion de las cuentas de los huespedes. @ *antiene actualizada la capacitacion del empleado. ara ser un gerente de recepcion es necesario contar con una serie de cualidades importantes ? E /apacidad de laneacion E ,ision E 7uen manejo de recursos humanos E !iderazgo E %bservacion E /apacidad de resolver imprevistos -9 E$,'-%$ )E $E/E /'%# ? @ /oordina y supervisa las labores del personal de recepcion @ "segura que se logre la satisfaccion total del cliente @ *antiene informado al personal de las actividades y disposiciones de la gerencia @ -e asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas @ "poya al personal en la solucion de problemas @ $evisa los reportes para asegurar que sean correctos $E/E /'%#'-+" ? @ $ecibe a los huespedes @ ,ende y asigna habitaciones @ )a informacion general del hotel @ >ace el registro de entrada del huesped @ $evisa el reporte de habitaciones hecho por ama de llaves @ !leva el control de entradaDsalida de huespedes @ $eporta a ama de llaves las habitaciones checC out para fines de limpieza @ !leva el control de las llaves de la habitacion 0#'#%- *"!/$'")%- )E $E/E /'%#0 !!",E- )E !"- >"7'+"/'%#E/"F"- )E -E&9$')") ' SAFETY AND SECURITY 0safety0 se refiere a las condiciones actuales en un ambiente de trabajo. 0seguridad0 se refiere a la prevencion de robo, incendios y otras emergencias. !os departamentos del hotel en donde existe un mayor riesgo de accidentes son? mantenimiento y ama de llaves.

!os gerentes del hotel deben conocer todo lo que respecta a las leyes que regulan el ambiente de trabajo en cuanto a seguros de accidentes y medicos, instalaciones, etc. !os gerentes deben tambien entrenar a los empleados para que sean capaces de reconoces aquellas situaciones que son potencialmente peligrosas. Existen < reglas que los empleados pueden aplicar para contribuir a tener un ambiente de trabajo seguro? +omar el tiempo adecuado.: ningun trabajo es tan urgente que tenga que hacerse de forma insegura y apresurada. /orregir las condiciones inseguras inmediatamente.: >acer las cosas correctamente desde el primer momento.: En un dia de trabajo, el personal de ama de llaves y mantenimiento levantan objetos pesados, suben escaleras, utilizan maquinarias y peligrosos quimicos de limpieza. +odas estas actividades representan situaciones potencialmente peligrosas. !evantando Escaleras? cuando se va a seleccionar una escalera para realizar un trabajo se deben inspeccionar sus condiciones, altura y base. !as escaleras de metal nunca deben usarse cerca de equipos electricos. )eben ser lo suficientemente altas como para que quien las use pueda realizar el trabajo sin necesidad de empinarse o extenderse demasiado. )eben ser colocadas de modo que la base este al menos un cuarto de la altura de la escalera separada de la pared. #unca deben apoyarse de ventanas o superficies irregulares *aquinarias ? todos los empleados deben ser entrenados y autorizados para usar las maquinas. )eben suplirseles los equipos de proteccion que sean necesarios. &E$E#+E )E $E-E$,"/'%#E/E#+$% EFE/9+',% "&E#+E )E $E-E$,"7otones +elefonistas $ecepcionistas y cajeros /onserges -upervisor de telefonos /apitan de 7otones -9 E$,'-%$ )E $E/E /'%# &E$E#+E )E $E/E /'%#

FORMULARIOS QUE SE UTILIZAN EN RECEPCIN .'/>" )E $E-E$," '#)',')9"!

Nombre completo Fecha llegada: Direccin Telfono: Fecha salida: Reserva Deposito Fecha lmite Cantidad N de Rubro Tipo habitacin N pa : !bcervaciones Tarifa:

Funcionario:

Fecha:

.'/>" $E-E$," )E &$9 %

Nombre grupo: Nombre conductor: Paga: "a#ores "enores Total N PAX $%& CAN .HA!. A$IFA Obcer&acione#: T'N

Fecha in: Hora: Fecha out: Hora:

SI NO Cta. Extra por pax:

"(T ()T!* ()T!+ Cta. "ae#tra: P%an a%im.:

SI NO

'I!$O (E $ESE$)AS FECHA: de PE$SONA N HA!. NO"!$E FECHA FECHA IN O* IPO HA!. O!SE$)ACION CON AC O C'IEN E de

C+C*NA "ES: nhab. , - . / 0 1 2 3 4 ,5 ,, ,- ,. ,/ ,0 ,1 ,2 ,3 ,4 -5 ,5, ,5,5. ,5/ ,50

,51 -5, -5-5. -5/ -50 -51 .5, .5.5. .5/ .50 .51 /5, /5/5. /5/ /50 /51 05, 0505. 05/ 050 051 565, 565565. 565/ 5650 5651 ,55, ,55,55. ,55/ ,550 ,551 C!",N-C(C-.N D/ "/N$(0/$ 1(234 R!!"

)(R(4T!: D/ 4 FR!": Favor de llamar 4 )lease to call "/N$(0/: 5olver6 a llamar 4 5ill call bac7

1ora 4 Time

Fecha 4 Date

/mpleado 4 /mplo#er

HO$A HA!I ACI7N 0:55 89: 0:,0 0:.5 0:/0 1:55 *:; <:+ 1:,0 1:.5 1:/0 N e8uipa9e#: N habitaci:n: Fecha ,5, ENTRADAS DE EQUIPAJE N HA!. FECHA: N !*' OS HO$A F*NCIONA$IO O!SC. N e8uipa9e#: N habitaci:n: Fecha ,5,

$R3 Cambia de la habitacin: a la habitacin: !bcervaciones:

Fecha Recepcin:

Telfonos (ma de llaves (( = 22

!a reserva de grupos debe realizarse con bastante anticipacin a la fecha de llegada. El horel debe solicitar lista de integrantes, confirmar fechas y servicios y cantidad de banitaciones. #o solo se debe tomar nota del plan de alojamiento que contrat el grupo, sino que ademasdebe constar que tipo de servicio es Abuffet, continental, etc.B. -i incluye coffe breaCe, vino, etc. Especificar el precio por persona de cada servicio. El grupo debe presentar al hotel rooming list y distribucin de los pasajeros.

http://www.xalapa.net/lamariquinta/esp/reservar.htm

El planning es una de las gestines ms utilizadas en .Hotel, muestra de una forma grfica el estado actual de cada una de las habitaciones del hotel y la previsin para fechas futuras. +ambin se le ha dotado de interactividad, siendo posible cambiar el estado de limpieza de las habitaciones, acceder a las fichas de reservas y estancias, cambiar fechas e incluso hacer efectiva una entrada AchecC:inB de viajeros.
I te!"!et#$%& 'el "l# % (

El planning se presenta en forma de tabla o &rid donde cada fila representa cada una de las habitaciones de nuestro hotel y cada columna representa un dGa. !os eventos de las habitaciones aparecern en la fila de la habitacin que corresponda y ocupando las columnas del margen temporal que tengan asignado. ara diferenciar unos eventos de otros, reservas, estancias, estancias finalizadas, bloqueos ... etc, estos son representados con difrentes colores cuya descripcin puede ser consultada haciendo clic sobre el botn !EHE#)" Aarriba a la izquierdaB.

En el planning tambin se representa con colores el estado de limpieza de las habitaciones Aa la izquierdaB, rojo indicar que la habitacin est pendiente de limpieza mientras que verde informar que la habitacin est limpia.
Mo)%e 'o* +%lt!# 'o e %,"!%,%e 'o el "l# % (

)ado que el planning es una representacin temporal, se puede 0mover0 entre fechas. En la parte superir del planning puedrs encontrar dos campos desplegables para seleccionar meses y a;os, al cambiar los valores el planning mostrar los datos de fechas anteriores o previsiones seg8n la seleccin. " la izquierda de los campos de fechas tambin se encuentra el campo desplegable que filtra el planning mostrando solamente los datos del tipo de habitacin seleccionado. H aunque no sea la mejor medida ecolgica, si, tambin se puede imprimir el planning Apiensa bien si es necesarioB, en la parte superior derecha encontrars el botn para lanzar la impresin.
O"e!#$%o e- -o.!e el "l# % ( / - A$$e'%e 'o # l#- +%$0#- 'e !e-e!)#- 1 e-t# $%#-

"cceder a las fichas de reservas y estancias desde el planning es trivial, simplemente haz doble:clic sobre el recuadro que representa la reserva o estancia y . Hotel acceder y te mostrar su ficha correspondiente.
O"e!#$%o e- -o.!e el "l# % ( 2 - C#,.%o- 'e +e$0#- 1 'e 0#.%t#$%&

>aciendo clic con el botn derecho del ratn sobre el recuadro de una reserva o estancia nos aparecer un men8 contextual con las operaciones que podemos hacer con ella. "l seleccionar la opcin 0/ambio de fecha0 .Hotelnos pedir las nuevas fechas de la reserva D estancia, el programa comprobar si la habitacin est disponible para las fechas seleccionadas y en caso afirmativo har efectivo el cambio. "l seleccionar la opcin 0/ambio de habitacin0 .Hotel nos mostrar una lista de habitaciones disponibles del mismo tipo y en las mismas fechas que la actual, selecciona la nueva habitacin y el cambio se har efectivo.
O"e!#$%o e- -o.!e el "l# % ( 3 - E t!#'#- 1 -#l%'#-

El el mismo men8 contextual Aal hacer clic con el botn derecho del ratnB, aparecen las opciones de checC:in Aen el caso de reservaB y de checC:out Aen el caso de estanciaB, son accesos directos hacia las gestiones de entradas y salidas de .Hotel, selecciona la opcin y se iniciar el proceso correspondiente.
O"e!#$%o e- -o.!e el "l# % ( 4 - E-t# $%#- +% #l%5#'#-

-i tenemos desmarcada la casilla 0#% *ostrar Estancias .inalizadas0 veremos en el planning las estancias ya finalizadas. odremos acceder a su ficha al igual que las reservas y estancias sin finalizar mediante un doble clicC. !as fichas de estancias finalizadas son de slo lectura, asG que si deseamos realizar alg8n cambio podremos hacerlo accediendo al men8 contextual AclicC con el botn derecho del ratnB sobre la estancia situada en el planning y

haciendo clicC con el botn izquierdo sobre la opcin 0)eshacer checCout0 volveremos a la estancia sin finalizar en la que podremos modificar datos de la misma.

http://mhotel.sysme.net/index.php?id_articulo=6

Impresos del departamento de telfonos. Nota de cargo o vale de servicio: Una vez cumplimentado este impreso, se enva a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de telfono, prestados a un determinado cliente. Los datos que figuran en la nota de cargo o vale de servicio telefnico son los siguientes: * Anagrama del otel * !as " ciudad a donde se a efectuado la llamada de telfono o donde se a enviado un fa# o tele#. * N$mero de telfono, fa# o tle#. * Nom%re de la persona comunicada. * &irma del encargado del departamento de telfonos. * Nom%re del cliente que efect$a la comunicacin. * N$mero de la a%itacin. * 'iempo de duracin de la llamada o envo. * &ec a en la cual se efect$a la llamada o en el envo. * (mportancia de la llamada o envo. * N$mero de orden.

&ic a de telfonos " fa#

)n este impreso se a de registrar todas las notas de cargo o vales de servicio telefnico " fa# a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se inclu"en son el anagrama del otel, la fec a " en forma de columna, el n$mero de a%itacin, el n$mero de cuota de cargo o vale la po%lacin de destino, el n$mero de telfono o fa# del destinatario, los pasos del contador, el importe real, el %eneficiario, el crdito si lo u%iese " el importe total.

RESERVAS.

*!odemos definir *+eservas* como: *la accin mediante la cu,l una persona en su nom%re, cliente o en nom%re de otra, solicita el alquiler de una o m,s a%itaciones, de caractersticas determinadas durante unas fec as concretas, cont,ndose las mismas por mdulos de -. oras, %a/o un preciodeterminado de antemano.

Las funciones de este departamento son: La venta correcta de a%itaciones.

)l control de las ventas realizadas. Atender la correspondencia. La utilizacin " el control del tele#, fa# " arras. Los impresos que se utilizan son La o/a de reservas:

0uele ser utilizada en los grandes oteles " cadenas oteleras en vez del Li%ro de +eservas empleado en los peque1os oteles. )n ella se anotan estos datos: Fechas: da en que se ace la reserva, fec a de llegada " fec a de salida. Cantidad y tipo de habitaciones. Servicios contratados: a%itacin, a%itacin " desa"uno, media pensin, etc. Nombre y datos de las personas que acen la reserva, que se van a alo/ar " del empleado que toma la reserva. Observaciones: si tiene o no arras, tratamiento del cliente, descuentos, etc.

0lip o 'ar/eta de reservas:

)s una peque1a tar/etita que contiene la sntesis de la reserva " se utiliza para actualizar " confeccionar el rac2 de reservas. Los datos que de%e contener son: # Apellidos y nombre del cliente. # Fecha de llegada y de salida. # Cantidad y tipo de habitaciones. # Quin ha e ectuado la reserva.

!lanning:

)s un estadillo o gr,fico que permite planificar las reservas. Los plannings pueden ser: a3 Numricos. 0on los realizados en funcin del n$mero de a%itaciones. %3 Nominales. 0on los realizados seg$n los apellidos del cliente. c3 4i#tos o Numricos5Nominales. )n ellos se emplean el n$mero de a%itaciones " los apellidos del cliente a la vez. )stos tres tipos de plannings son propios de oteles con pocas a%itaciones, con un rgimen administrativo de tipo familiar, una clientela a%itual " unturismo vacacional. d3 &ore 6ast. )s el m,s utilizado en oteles medianos " en oteles con gran n$mero de a%itaciones, de%ido a la operatividad que permite una ma"or agilidad. )l &ore 6ast se divide en columnas:

!abitaciones o acumulativo. Cancelaciones del acumulativo. "ntradas. Cancelaciones de entradas. Salidas. Cancelaciones de salidas. )n los oteles que tra%a/an con grupos se ace un control riguroso de los mismos. )n este caso los datos que de%en figurar en el planning son: 7 Nom%re del grupo. 7 &ec a de llegada " salida. 7 6antidad " tipo de a%itaciones. 7 0ervicios contratados por el grupo.

Lista de llegadas previstas:

)s el documento %ase para que el mostrador realice la planificacin de las a%itaciones. 0e ace utilizando el *rac2 de reservas* como ndice, "a que al mismo tiempo que se anotan las reservas en el impreso, se va agrupando ladocumentacin de cada reserva. Los datos que contiene la lista de llegadas son: Fecha. "spacio en blanco# donde el departamento de +ecepcin anota el n$mero de a%itacin que se otorga al cliente a la ora de registrarse. Apellidos y nombre del cliente. Cantidad y tipo de habitaciones reservadas. Servicios contratados. Fecha de salida prevista. Quin e ectu$ la reserva. 5 Arc ivos. !ueden ser divididos en dos grupos a partir de la fec a de llegada prevista: 89: A priori: antes del da de la llegada. )n ellos se arc iva por orden cronolgico la documentacin que se reci%e de cada una de las reservas. -9: A posteriori: despus de la llegada. 0e dividen en tres: A5 Clientes llegados: comprende los clientes que llegaron en la fec a prevista " que "a a%andonaron el otel. :5 Clientes no llegados: clientes que no llegaron en la fec a prevista " no an notificado la modificacin o anulacin de la reserva.

65 Clientes nulos: clientes que modifican o anulan su reserva antes de la fec a prevista de llegada.

MANO !ORRIEN"E

4ano5corriente es uno de los su%departamentos que configuran el departamento de recepcin /unto con el de 6a/a. )l origen de su nom%re procede del francs %ain&courrante, nom%re que reci%a el impreso en el que se anota%an manualmente los gastos diarios realizados por los clientes en los distintos departamentos, as como el control del pago de las facturas. )l equivalente de %ain&courrante en castellano reci%e el ttulo de 6uenta corriente de clientes, "a que sta es la actividad " funcin diaria que realiza este su%departamento. )ste su%departamento tra%a/a las veinticuatro oras del da en tres turnos, ma1ana, tarde " noc e, los cuales guardan un paralelismo lgico con las actividades " funciones realizadas por el mostrador de recepcin, es decir, la ma1ana se caracteriza por las salidas, la tarde por las entradas " la noc e por el turno ma"or de responsa%ilidad " tra%a/o administrativo a la vez, " es el tiempo en que se realiza ma"or n$mero de controles. La autonoma o independencia de este su%departamento que configura parte de :ac25 office est, en funcin de diversos factores:

'ipo de esta%lecimiento. 6ategora. ;rado de mecanizacin o automatizacin. Mano corriente: manual # mec$nica

)l departamento de 4ano5corriente es el punto de enlace " de control entre el departamento de recepcin " todos los departamentos de servicios con que cuenta el otel. )ste su%departamento es especialmente importante en los oteles de paso de%ido al gran volumen de entradas " salidas diarias " a la rapidez impuesta por los clientes cuando solicitan su factura a la ora de su salida. 0in em%argo, en los esta%lecimientos vacacionales o de larga estancia, el orario " dinamismo de este su%departamento se reducen. La organizacin de 4ano5corriente puede ser manual o mecanizada. 7 4ano5corriente manual )l impreso de 4ano5corriente manual se puede dividir en tres grandes apartados: 89 6omprende, en columnas, los datos concernientes del cliente " de la a%itacin. 'ales datos son los siguientes:

N$mero de a%itacin. N$mero de factura a%ierta. Apellidos " nom%re del cliente. 6antidad de personas registradas en la a%itacin < algunos esta%lecimientos acen desglose entre adultos " ni1os, " distinguen el tipo de cliente= grupo, particular3. >a de entrada. >a de salida.

(mporte de la a%itacin. (mporte cama supletoria.

-9 !ara refle/ar en cantidades los importes de los servicios consumidos por los clientes " en forma de columnas, figuran todos los departamentos " servicios con que cuenta el otel:

!ensin alimenticia. >esa"uno. +estaurante almuerzo. +estaurante comida. +estaurante e#tras. ;rill almuerzo. ;rill comida. 'elfono " tle#. Lavandera. :ar. 0ala de fiestas. )#tras pisos. 4ini5%ar a%itaciones. ?arios. )tc.

@9 +ecoge los datos correspondientes a la cancelacin de la factura, arrastres " o%servaciones:

'otal da. 'otal anterior. 0u%total. (?A. 'otal general. >escuentos. 6omisiones. 6a/a. 6rdito. 'otal a seguir o total a cuenta nueva. A%servaciones.

Los datos contenidos tanto en el primero como en el tercer apartado pueden ser comunes a cualquier esta%lecimiento que utilice este sistemaorganizativo= los datos contenidos en el

segundo apartado admiten variaciones en funcin del tipo " categora de los esta%lecimientos. Ba" que tener en cuenta que cada esta%lecimiento confecciona su o/a de 4ano5corriente "a que no a" ninguna norma que esta%lezca el formato est,ndar o que tipifique el impreso, si %ien la lgica ace que la ma"ora de los oteles empleen los mismos datos. Cuiz,s de los tres apartados, el tercero sea el que ma"ores pro%lemas de comprensin presente, por lo que vamos a dar una e#plicacin de los datos contenidos en el mismo: 'A'AL >DA: se o%tiene mediante la suma en orizontal de todos los importes correspondientes a los servicios consumidos por el cliente, "a que en la 4ano5corriente cada rengln equivale a una a%itacin= por lo tanto al finalizar el da se a%r, anotado en aquellas columnas que refle/an el servicio o departamento utilizado por el cliente el importe correspondiente. 'A'AL AN')+(A+: es la cantidad *acumulada* por el cliente desde el da que se registr en el otel asta esa fec a. )sto significa que, salvo que sea una segunda estancia, el primer da de estancia en el otel el cliente no tendr, refle/ada cantidad alguna en dic a columna. )l segundo da el cliente tendr, en dic a columna, salvo que pague directamente en cada departamento o cancele diariamente su factura en la ca/a de recepcin, lo que gast durante su primer da de estancia. 0U:'A'AL: recoge la suma de los importes de las columnas de total da " total anterior. (?A: se calcula so%re la cantidad que figura en el su%total, pero solamente en el momento en el que el cliente va a efectuar su salida o pagar su factura. 'A'AL ;)N)+AL: es la suma de las cantidades que aparecen tanto en el su%total como en la columna de (?A. >)06U)N'A0: refle/a en importes las cantidades a descontar de la factura del cliente, partiendo de la %ase de que no se de%e facturar por el importe neto, sino que se factura, por el importe %ruto, " cuando se marc a o paga el cliente es cuando se efect$a el descuento. 6A4(0(EN: cantidad que otorga el esta%lecimiento otelero a agencias de via/es o compa1as emisoras de tar/etas de crdito o de pago, en concepto de gratificacin. La comisin se calcula so%re los importes totales netos. 6AFA G 6+H>('A: recogen respectivamente los importes correspondientes a las facturas que an sido canceladas en efectivo, %ien sea con dineroespa1ol o en divisa, o por medio de %onos de agencias o tar/etas de crdito o de pago. 'A'AL A 0);U(+: se recoge el importe perteneciente a una serie de operaciones que se realizan con las cifras que figuran en las columnas procedentes, tal " como se e#pone a continuacin: Al finalizar todas " cada una de las operaciones de todas las a%itaciones, " una vez realizados los cierres " controles por departamentos, conceptos, etc., las cantidades que figuran en el total a seguir se traspasar,n autom,ticamente a la columna de total anterior. )n la 4ano5corriente manual las operaciones que como mnimo a" que realizar son las siguientes: calcular " cuadrar las producciones por departamentos= esto se realiza sumando en sentido vertical todas las cantidades que figuran en cada columna por separado. Adem,s de los vales de cadaventa, todos los departamentos an de confeccionar de una forma independiente la liquidacin que es el %alance o estadillo donde figuran todas lasventas que se an realizado en el servicio, turno, etc. !ara cuadrar la produccin las cantidades que figuran en la columna

de la o/a de 4ano5corriente " en la liquidacin del departamento correspondiente de%er,n ser las mismas. 6uadradas las producciones por departamentos o servicios, al sumar dic as cantidades o%tenemos un importe que a de ser el mismo que la suma en vertical de la columna total del da= con esta operacin se efect$a el primero de los controles so%re la o/a de facturacin " las ventas. A:0)+?A6(AN)0: se anota toda informacin que facilita " diligencia la confeccin de la factura " el trato con el cliente <por e/emplo si la a%itacin es do%le para uso individual3. 7 4ano5corriente mecanizada La 4ano5corriente mecanizada ofrece una ma"or variedad "a que e#isten m,quinas que tienen saldo deudor " otras con saldo deudor " acreedor. )n la 4ano5corriente mecanizada el tenedor de cuenta corriente de clientes est, continuamente cargando vales de departamento o facturas de departamento seg$n se va produciendo, de tal forma que la m,quina va acumulando en memoria los importes correspondientes. As, en el momento de finalizar el turno o el servicio el facturista o ca/ero entrega la liquidacin en 4ano5corriente, " el mano5correntista ace una lectura " cuadra laproduccin o venta. La actividad m,s importante de la 4ano5corriente mecanizada es el cierre diario que es el momento en que se efect$a el cierre administrativo del da, recopilando todas las operaciones efectuadas durante el da, no admitindose la posi%ilidad de que departamento alguno quede sin cuadrar o de de/ar alg$n error sin cuadrar o corregir. )n las m,quinas registradoras, el (?A se carga cuando el cliente va a acer efectiva la factura carg,ndose de una sola vez o %ien puede e#istir tam%in la posi%ilidad de que todos los precios tengan "a incorporado su (?A correspondiente, por lo que no sera necesario volver a realizar esta operacin. Los pasos a seguir en este tipo de cierre diario, " siguiendo una secuencia, seran: 7 6argados todos los vales de todas las a%itaciones, as como el importe de stas, se ace una *lectura* de todas " cada una de las *teclas 5 cuentas* por las que se an cargado los vales de departamento. 7 A dic o su%total se le descuenta de una forma autom,tica mediante una lectura de correcciones el importe de todos aquellos errores que se a"an podido realizar durante el da. 7 0e ace un su%total cu"a cantidad sea la suma de las ventas realizadas por todos los departamentos. 7 0e vuelve a efectuar un su%total, o%teniendo de esta forma la produccin %ruta real del da. 7 A la cantidad anterior se le incrementa la cantidad que a quedado pendiente de co%rar del da o das anteriores. 7 'ras un su%total, a la cantidad resultante de las operaciones anteriores se le descuenta la cantidad que se a producido por las cuentas de deducciones, comisiones, ca/a " crdito. 7 0e da al su%total " se efect$a una lectura de las cuentas de a%onos " cargos, que son cuentas de transferencias de una factura a otra, no de%iendo afectar, si todas las operaciones que se an ec o empleando las teclas o cuentas de a%onos " cargos se efectuaran por la misma cantidad, mismo departamento " misma fec a, al restar a%onos e incrementar cargos no inciden.

7 0e totaliza, quedando una cantidad que ser, el saldo vie/o para el da siguiente, equivalente al total a seguir o total a cuenta nueva en la 4ano5corriente manual. )sta cantidad de%er, coincidir con la suma de todos los $ltimos saldos de todas las facturas que est,n a%iertas " sin cancelar. )n el sistema manual " mecanizado a" una gran diferencia, que radica fundamentalmente en la rapidez " agilidad en el tra%a/o, sin olvidar la comodidad, limpieza " fia%ilidad del mismo. Atra diferencia es que en la 4ano5corriente manual primero se ace el impreso general " luego de a se acen las anotaciones en las facturas, cerr,ndose a continuacin el da administrativamente. )n la 4ano5mecanizada primero se cargan en la factura los servicios consumidos por el cliente " al final del da se ace el cierre o resumen, que equivale, en cierto modo, a la o/a manual.

%acturaci&n: contado # crdito

La facturacin comprende todo el proceso de valoracin " confeccin de vales de departamento o facturas, es decir, el proceso comienza desde que se toma la comanda al cliente " finaliza con el cuadre de liquidacin, pasando por la confeccin " valoracin de la factura. )l primer paso es acer la comanda, que es el impreso donde figura lo solicitado por el cliente, pero que no est, valorada. >espus a" que confeccionar la factura, tarea realizada por el ca/ero o facturista del departamento, mientras que la comanda la toma el personal de servicio. La factura refle/a de una forma "a valorada lo solicitado por el cliente. )n los oteles los vales de todos los departamentos se centralizan en 4ano5corriente, por lo que los ca/eros de%en entregar en este departamento la liquidacin para la realizacin en el cuadro de produccin, siendo la liquidacin el %alance o estadillo donde se refle/an todas las ventas realizadas durante el turno o servicio. 6uando el cliente solicita la cuenta o minuta del servicio consumido en el departamento, ste tiene dos opciones para cancelar el importe del mismo: acerlo efectivo en cu"o caso reci%e el nom%re de *contado* " el original de la factura se lo podr, quedar el cliente o %ien firmando el vale o factura para que se pase a 4ano5corriente " se lo cargue en la factura general del otel, en cu"o caso se denomina crdito " el original de%e ser firmado por el cliente " enviado a 4ano5corriente. )l crdito de una factura general o el crdito en el departamento de 4ano5corriente se puede producir en los siguientes casos: !A+ 6+H>('A !)+0ANAL: se puede producir tanto a nivel individual " particular de un cliente, como a nivel de empresas privadas " p$%licas. Lasempresas oteleras no admiten c eques personales ni conceden crditos a no ser que a"a alguien de la empresa que se responsa%iliza del co%ro de los mismos. 'A+F)'A >) 6+H>('A A >) !A;A: son admitidas en la ma"ora de los esta%lecimientos "a que permite a los turistas via/ar sin llevar dinero en efectivo adem,s de suponer una seguridad para el otel en cuanto al co%ro de las facturas. !ara ello se esta%lece un contrato %ilateral entre am%as empresas en el que se determina el perodo " secuencia de presentacin " entrega de facturas " vouc er, comisiones, etc. :ANA >) A;)N6(A: es el documento que emite la agencia de via/es a nom%re de un cliente, responsa%iliz,ndose del pago de una serie de servicios, de una cierta cantidad o simplemente para efectuar una reserva sin acerse cargo de pago alguno. Los %onos de agencias pueden ser:

%ono de reserva o %ono descuento reserva, %ono depsito, %ono de paquete turstico, %ono full crdit o todo incluido. ' !A(A: )l su%departamento de ca/a es el $ltimo esla%n del proceso de entrada " a" oteles en los que se considera como un componente de la +ecepcin. )n oteles de m,#ima categora, de I a . estrellas, el departamento de ca/a de +ecepcin tiene como funciones m,s importantes las siguientes:

6o%ro de facturas: en efectivo o a crdito <moneda nacional o e#tran/era, c eques de via/e, %onos de agencias de via/es, comisiones3. 6am%io de divisas. 6ontrol de cofres de seguridad.

Estructura departamental u or)ani)rama

La recepcin en realidad es el con/unto de . su%departamentos que son:

+eservas. 4ostrador. 4ano56orriente o 6uenta 6orriente de 6lientes: departamento. de Administracin " conta%ilidad. 6a/a

Utilizando un peque1o organigrama radial funcional se representara de la siguiente forma:

Relaci&n con otros departamentos

Atra funcin de la +ecepcin es la relacin interdepartamental <entre los departamentos del otel3. Adem,s el su%departamento de reservas de%e relacionarse con las agencias de via/es, empresas " otros oteles con los que tra%a/a o realiza contratos. Los supdepartamentos de reservas " mostrador llevan a ca%o sus funciones de cara al cliente <&+AN' A&&(6)3, " los su%departamentos de mano5corriente " ca/a realizan sus funciones de manera que el cliente no pueda verlas <:A6J5A&&(6)3. )l su%departamento de ca/a es el $ltimo esla%n del proceso de entrada " a" oteles en los que se considera como un componente de la +ecepcin. )n oteles de m,#ima categora, de I a . estrellas, el departamento de ca/a de +ecepcin tiene como funciones m,s importantes las siguientes:

6o%ro de facturas: en efectivo o a crdito <moneda nacional o e#tran/era, c eques de via/e, %onos de agencias de via/es, comisiones3. 6am%io de divisas. 6ontrol de cofres de seguridad.

<total da K total anterior3 K (?A L total general

total general 5 <descuentos K comisiones K ca/a Kcrdito3 L total a seguir