Manual de Excel

Sunhi Park

FACULTAD DE PSICOLOGA
October 14, 2013 Authored by: Sunhi Park

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INICIO
El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la informacin copiada o cortada de una aplicacin Windows. Cada vez que se copia o corta informacin, el portapapeles reemplaza la informacin que haba por la nueva informacin.

Esta, es la de formato. En ella encontramos el color de letra, si se puede poner en negrita, cursiva, subrayado o subrayado doble (como su nombre lo dice, en lugar del subrayado normal, aparece una segunda lnea de subrayado).

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Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Algunas de las opciones de alineacin de texto son: Alineacin del texto Horizontal: Que son: GENERAL, IZQUIERDA (Sangra):, CENTRAR, DERECHA (Sangra):, LLENAR, JUSTIFICAR, CENTRAR EN LA SELECCIN. Alineacin del texto Vertical: Superior,centrar, inferior y justificar.

"Estilos" representa la modificacin de la tabla en la hoja de clculo. No despliega un cuadro de dilogo, pero contiene opciones claras sobre el formato que corresponde. Sus funciones son similares a las que conlleva la opcin "Celdas", a excepcin que stas involucran lo que es la tabla en general. De derecha a izquierda, las opciones son Formato Condicional, Dar Formato como Tabla, y por ltimo est Estilos de Celdas.

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La Opcin Celdas es la sexta opcin incluida dentro de la pestaa Inicio de la Banda de Opciones de Excel. En ella se encuentran las opciones referentes a la manipulacin de cualquiera de las celdas de la hoja de clculo (Insertar, Eliminar y Dar Formato)

La ltima ficha corresponde a modificar, en este casillero, del lado izquierdo se pude observar que se encuentra "Autosuma", "rellenar" y "borrar". Del lado derecho se encuentra la opcion nueva y diferente de los otros anteriores office excel, que es el botn de "Ordenar y filtrar", esto como su nombre lo dice, ordena de orden ascendente o

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descendente los caracteres seleccionados y tambin tiene la caracteristica de poder filtrarlos. "Buscar y seleccionar" es la otra opcion del casillero "Modificar".

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Como lo dice el nombre ,se encuentran las opciones del programa q sirven para insertar tablas las cuales las creas seleccionando cuantas columnas y filas quieres para la tabla tambin imgenes las cuales el programe te permite buscarlas libremente tambin sonidos o pelculas por defecto q vienen con el programa, grficos q explican los procedimientos colocados en la hoja tambin figuras geomtricas pueden ser en 3D(igual el grafico) etc.

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Para insertar una imagen prediseada en una hoja de clculo, anda a la ficha Insertar, en el grupo ilustraciones, haz clic en la opcin Imagen prediseada, luego selecciona una imagen prediseada en el panel con el mismo nombre que aparece a la derecha de la hoja de clculo.

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Una grfica es una representacin de datos, generalmente numricos, mediante lneas, superficies o smbolos, para ver la relacin que guardan entre s. Una grfica es una representacin de datos, generalmente numricos, mediante lneas, superficies o smbolos, para ver la relacin que guardan entre s.

La hoja de informe de Power View en Microsoft Excel (o la vista en SharePoint) es de tamao fijo, similar a una diapositiva de Microsoft PowerPoint de Microsoft Office, a diferencia de otras hojas de clculo de Excel. De forma predeterminada, la hoja cabe en la ventana y cambia de tamao a medida que se abren ms paneles. Por ejemplo, si se muestra el rea de filtros, la hoja se reduce para ajustarse al resto de la ventana.

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Ficha Informes: permite la exploracin de datos, la visualizacin y la presentacin

interactivas para todos los niveles de experiencia. Rene los datos en tablas, matrices y diversos grficos en una vista interactiva que dinamice sus datos. Muchas de las caractersticas ahora disponibles en Power View en Excel 2013 estaban en Power View en SharePoint 2010.

Ficha Minigraficos: Permite ingresar grficos con columnas, en una celda, tambin se pueden ingresar grficos de perdidas y ganancias.

Ficha Filtros: permite ingresar una segmentacin de datos para filtrarlos de manera interactiva. Facilita y agiliza las funciones de cubos o tablas dinmicas.

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Ficha vnculos: Permite crear un vinculo con una pagina Web, imagen, correo electrnico o programas.

Ficha Texto: Permite insertar cuadros de texto, encabezado y pie de pgina, Word Art (texto decorado), insertar objetos y lnea de firma.

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Ficha Smbolos: Permite insertar ecuaciones matemticas comunes o crear las propias. Tambien podemos insertar smbolos que no son parte del teclado, como copyright, marca registrada, etc.

Formula
Esta Ficha de Formula provee todas las herramientas necesarias para poder crear una hoja electrnica ms completa y amigable con los clculos a manejar en ella se tienen varias opciones como lo demuestra la presentacin abajo detallada la cual se ir detallando modulo a modulo.

Desde esta opcin se puede hacer uso de formulas matemticas, trigonomtricas, se puede trabajar la opcin de fecha y hora, los cambios o modificaciones de texto, as como tambin guas de planteamientos lgicos a las formulas que se puedan usar.

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Desde esta opcin podr asignarle un nombre a todas y cada una de las celdas para su mejor identificacin, esto lo puede hacer por rangos, de la A a la C en cuanto a columnas y de la lnea 1 a la 20 por ejemplo. Utilizando esta herramienta podr referirse a los nombres como referencias a celtas, esto lo hace desde el administrador de nombres.

Esta es una herramienta desde la cual se puede apoyar el usuario para poder identificar de que celda a que celda est afectando una formula, y lo hace desplegando con flechas de sealizacin para una mejor comprensin, as como rastrear las formulas dependientes, al momento de formular una hoja si no funciona como se espera tambin puede comprobar los posibles errores lgicos, y evala las formulas en la hoja de trabajo.

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Si se van a realizar cambios en la hoja en esta opcin se pueden ver las supervisiones en cada una de las celdas, estos valores se mostraran en una ventana aparte que se mantendr siempre visible.

La ficha datos, nos brinda la posibilidad de obtener datos externos, es decir de otros libros de Excel o de otras aplicaciones relacionadas como Microsoft Acces, Word o desde la Web. De igual manera se puede trabajar con filtros de datos, subtotales, anlisis de datos; este ltimo es lo que tiene que ver con los complementos de Excel, como Solver, VBA, Escenarios, entre otras opciones avanzadas.

OBTENER DATOS EXTERNOS

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Desde Access; Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access. Desde Web; Importa datos desde una pagina Web. Desde texto; Importa datos desde un archivo de texto. De otras fuentes; de otros orgenes de datos Importa datos . Conexiones existentes; Conecta a un origen de datos externo seleccionado de una lista de orgenes de datos usados frecuentemente.
CONEXIONES

Actualizar todo; Actualiza la informacin del libro que provenga de una fuente de datos. Conexiones; Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos son vnculos a datos externos al libro que se pueden actualizar si los datos de origen cambian. Propiedades del rango de datos; Especifica la manera en que se actualizaran las celdas conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostraran y la manera en la que se controlaran los cambios en el numero de filas o columnas en el origen de datos.

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Editar vnculos; Muestra todos los archivos a los que esta vinculado esta hoja de calculo para que se actualice o quite los vnculos
ORDENAR Y FILTRAR

Ordenar de A a Z; Ordena la seleccin para que los valores mas bajos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordena de la Z a A; Ordena la seleccin de los valores para que los mas altos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordenar; Inicia el cuadro de dialogo para ordenar los datos basados en varios criterios a la vez. Filtro; Una vez activado el filtrado, haga clic en la flecha del encabezado de la columna para elegir un filtro. Borrar; Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos. Volver a aplicar; Vuelve a aplicar el filtro y ordena el intervalo actual. No se filtraran ni ordenaran los datos nuevos o modificados en la columna hasta que haga clic en Volver aplicar. Especifica criterios complejos para clasificar los registros que se incluirn en el conjunto de resultados de una consulta.

HERRAMIENTAS DE DATOS

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Texto en columnas; Divide el contenido de una celda en Excel en varias columnas. Por ejemplo puede dividir una columna que tenga nombres y apellidos en dos columnas distintas para los nombres y los apellidos. Quitar duplicados; Elimina filas duplicadas de una hoja. Puede especificar las columnas en las que se buscara la informacin duplicada. Validacin de datos; Evita la entrada de datos no validos en una celda. Por ejemplo puede rechazar fechas o nmeros no validos superiores a 1.000. Tambin puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable. Consolidar; Combina valores de varios rangos en un nuevo rango. Anlisis y si; Prueba varios valores para las formulas de la hoja. Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos. Buscar objetivo; Buscara la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.

ESQUEMA

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Agrupar; Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas. Desagrupar; Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente. Subtotal; Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automticamente subtotales y totales para las celdas proporcionadas. Mostrar detalle; Expande un grupo de celdas contrado. Ocultar detalle; contrae un grupo de celdas.

REVISAR
La ficha de men Revisar Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y sirve para revisar la ortografa y gramtica, buscar una palabra en un diccionario de sinnimos, revisar marcas o cambios realizados por otras personas y comparar documentos. La ficha Revisar permite proteger las hojas de clculo y libros de trabajo mediante contrasea.

REVISIN

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Ortografa: Comprueba la ortografa del texto.

Referencia: Abre el panel de tareas de referencia y busca en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traduccin. Sinnimos: Sugiere otras palabras con un significado parecido a las palabras que ha seleccionado.

TRADUCIR

Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

COMENTARIOS

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Nuevo comentario: Agrega un comentario sobre la seleccin.

Eliminar comentario: Elimina el comentario seleccionado.

Anterior: Selecciona el comentario anterior de la hoja.

Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario del documento.

Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda seleccionada.

Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios de la hoja.

Mostrar entradas manuscritas: Muestra u oculta cualquier anotacin manuscrita de la hoja.

CAMBIOS

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Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja especificando la informacin que se pueda cambiar.

Proteger libro: Restrinja el acceso al libro impidiendo que se creen nuevas hojas u otorgando acceso slo a determinadas personas.

Compartir libro: Permite que varias personas trabajen en un libro al mismo tiempo.

Proteger y compartir libro: Comparte el libro y lo protege con una contrasea al mismo tiempo.

Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos.

Control de cambios: Controla todos los cambios realizados en el documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.

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Comprar Vista de libro

Desde las opciones de Vistas del Libro, podremos ver nuestro libro desde diferentes opciones, desde la vista Normal, en diseo de pagina, salto de pginas, personalizadas y a Pantalla Completa Vista normal:

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Vista Normal de Nuestro libro

Vista Diseo:

Podremos ver la composicin del Libro Vista Previa de Salto de Pagina:

Podremos ver y controlar las opciones de Salto de Pagina.

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Vistas Personalizadas:

Nos permite Crear, cambiar o eliminar, vistas personalizadas de nuestro libro, que nosotros hemos creado. Vista a Pantalla Completa:

La Ventana del Libro se ajustara a la medida de Nuestro Monitor.

Mostrar

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Opciones para ocultar o ver diferentes partes del Libro

Ver Lneas de la Cuadricula: Marcando veremos las lneas y desmarcado se ver todo blanco o del color del fondo

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. Ver Barra de Frmulas: Con esta opcin podremos ver la barra de formulas, es importante ver esta barra.

Ver Ttulos: Los Ttulos nos permiten diferencial claramente las celdas que estamos utilizando. Adems de poder conocer los datos de las columnas, que nos servirn para conocer la celda en la que nos encontramos ejemplo

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Zoom

En la mayoria de los casos, tambin se pueden utilizar los controles de zoom en la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el documento.

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Zoom Opciones:

Diferentes opciones de Zoom, para ver ms o menos ampliado el Libro. Ampliar Seleccin:

Al Pulsar ampliar seleccin, se ampliara la zona que tengamos seleccionada.

Ventana

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Nos muestra diferentes opciones para poder ver la colocacin de las ventanas y areas de trabajo: Nueva ventana- Abre otra ventana Organizar todo Coloca en Mosaico las ventanas Inmovilizar paneles- permite ver siempre los nombre de columnas o filas. Dividir- divide el rea de trabajo Mostrar- muestra las ventas Guardar rea de trabajo- Guarda tu colocacin del libro.

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Cambiar ventanas- Cambia de una venta a otra.

Macros

Opciones para ver o Grabar Macros. Las Macros son opciones de cdigo VBA, que nos sirven para hacer cosas diferentes a las normales del programa.

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Ver Macros Creadas

Grabar Macros.

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Desde la Ventana Macros podremos ver o modificar las macros creadas. Desde Grabar Macros podremos grabar acciones que vamos haciendo, para utilizarlas despus.